Путевой лист г. Путевые листы легкового автомобиля: образец заполнения

Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17

Как известно, в порядке оформления путевых листов в 2017 году предусмотрено несколько нововведений. Теперь в этом документе следует указывать сведения о предрейсовом контроле тех. состояния автомобиля. Об этом мы рассказывали в нашем материале «Что именно изменилось в порядке оформления путевых листов в 2017 ». Сегодня подробнее остановимся на правилах заполнения путевых листов по новым требованиям.

Новые требования обязательны для всех?

Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17 (далее - Приказ №17), вступившего в силу 26 февраля 2017 года.

Внесение информации в путевые листы о предрейсовом контроле состояния транспорта определено правилами безопасности, начавшими действовать еще в июле 2014 года, согласно пункту 29 приказа Минтранса РФ от 15.01.2014 №7. Однако до 2017 года данный реквизит не был предусмотрен в унифицированных формах путевых листов, поэтому компании такую отметку не делали.

Приказ №17 оставил неясным один момент - для кого новое требование обязательно, а кто может им пренебречь? Чиновники Минтранса РФ высказали пока только в устной форме, но четкое мнение на этот счет: отметку о предрейсовом контроле должны проставлять все компании, эксплуатирующие транспортные средства. А значит, новые требования касаются как организаций, деятельность которых связана с перевозкой пассажиров и транспортировкой грузов, так и компаний, имеющих просто служебный транспорт, на котором ездят сотрудники по рабочим вопросам. Не исключено, что в скором времени поступят и письменные разъяснения от специалистов ведомства по данному вопросу.

Исходя из этого, стоит понимать, что при выявлении нарушений в части несоблюдения новых требований, проверяющие могут наложить штрафные санкции на компанию (ИП) в размере 30 тысяч рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также, не делая данную отметку, ставшую теперь обязательной в путевом листе, налоговики могут признать документ заполненным неверно и не подтвердить по нему затраты на топливо. Избежать разногласий с контролерами помогут внесенные приказом изменения в учетную политику учреждения, касающиеся применения новой формы путевого листа. Конечно, при этом требуется обновить путевые листы, применяемые компанией.

В программе «Бухсофт: Путевые листы» вы можете скачать актуальный бланк путевого листа легкового автомобиля .

Также напоминаем, что новая форма листа не требует обязательного проставления круглой печати. Места для оттиска на бланке нет вовсе. Поэтому печать не нужно ставить всем: и тем, кто ее не использует, и тем, кто применяет оттиск в своей работе.

Правила заполнения путевых листов 2017

Путевые листы - обязательный документ для каждого эксплуатируемого транспортного средства. Это требование касается и юридических лиц, и к коммерсантов.

Документ формируется ежедневно, а при невозможности работы в подобном режиме - в срок не свыше одного календарного месяца.

Наименованием документа служит тип транспорта, на который оформляется лист. Нумерация ведется в хронологическом порядке в заголовке листа, согласно принятому в компании порядку о нумерации документов.

Руководитель компании (предприниматель) должен назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за указание в листе таких реквизитов как: дата и время выезда автомобиля со служебной стоянки и его возвращения, показания одометра на момент выезда и по возвращении транспортного средства. Записи ответственного должны быть подтверждены штампом либо подписью данного лица с расшифровкой фамилии и указанием инициалов имени и отчества.

Если ИП не имеет возможности назначить ответственное лицо, а также, если он сам выступает в качестве водителя, заполнение данных реквизитов возлагается на него самого.

В случаях, когда машина эксплуатируется многими водителями в разные смены, допустимо подготавливать несколько путевых листов на каждого из них. При этом то дату, время и данные с одометра проставляет водитель, открывший первую смену, то есть первый, покинувший стоянку. Соответственно, дату, время и показания одометра при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени ставит водитель, закрывающий последнюю смену на автомобиле.

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждается штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Предрейсовый контроль тех. состояния транспорта должен производить контролер, прошедший аттестацию транспортной инспекции на данный вид деятельности.

Такой аттестат может получить водитель, главный механик или мастер. Однако за отдельную плату отметки могут проставлять и контролеры в специализированных центрах техобслуживания.

Если машина соответствует требованиям эксплуатации, контролер сделает в листе запись: «Предрейсовый контроль технического состояния пройден», поставит дату, время и свою подпись с фамилией и инициалами. При обнаружении поломок и исправностей данный реквизит лучше оставить незаполненным.

Путевые листы регистрируются в специальном журнале учета и хранятся в течение не менее пяти лет.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: что изменилось

Изменения в путевых листах в 2019 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования		0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Согласно Закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Форма путевого листа грузового автомобиля № 4-С используется организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П (путевой лист грузового автомобиля) — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении.

Бланк путевого листа грузового автомобиля: скачать бесплатно форму № 4-П

Скачать бесплатно форму № 4-С

Новое в оформлении путевых листов грузового автомобиля

Минтранс России в приказах от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017) и от 07.11.2017 № 476 закрепил перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в Уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевого листа грузового автомобиля 2019 года:

1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного месяца.
3. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП для частников).
4. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
5. Информация о транспорте: госномер, марка.
6. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.
7. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
8. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр.
11. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в . Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет, такие требования прописаны в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Как разработать свой бланк путевого листа

Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.

Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.

Новые реквизиты

Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:

1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;

2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов

Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.

1. Название - путевой лист.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике автомобиля.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак.
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
12. Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.

Путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца. Если путевой лист оформляется на месяц, то следует указать первое и последнее число месяца, на который выдан этот лист. Например - с 1 марта 2017 года по 31 марта 2017 года. Если автомобиль посменно используется несколькими водителями, то оформляется несколько путевых листов: для каждого водителя свой.

Путевой Лист автомобиля

Путевые листы

Изменения в путевых листах вступили в силу в декабре 2017 (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476).

В путевой лист с 2018 года теперь обязательно вносится ОГРН и данные о предрейсовом техосмотре.

Отменена круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

Наименование документа, номер и дата его выдачи (при проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию);

Срок действия путевого листа (максимальный период — один месяц);

Информация о собственнике автомобиля с обязательным указанием ОГРН;

Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения);

Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка);

Данные спидометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж;

Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку;

Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время;

Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;

Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр;

Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).

Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения или уполномоченные руководителем лица.

Если компания использует печать, то путевой лист скрепляется печатью.

Путевой лист составляется в одном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу для подписи.

Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Он нужен водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза.

Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Правила заполнения путевого листа

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года.

Вид ТС	Путевой лист, бланк		Особенности в заполнении
	Форма	ОКУД
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
Спецмашины			Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
Такси легковое			Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования	№ 6-СПЕЦ		Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Путевой лист необходим, чтобы:

Списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;

Подтвердить реальность сделки по перевозке грузов .

Как часто оформлять путевые листы

Периодичность составления путевых листов зависит от того считается компания автотранспортным предприятием или нет.

Автотранспортные компании оформляют путевые листы ежедневно и они действительны в течение одного дня (смены).

На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках . Тогда водитель сам записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ и как минимум один раз в месяц.

Форма путевого листа

Если компания не автотранспортное предприятие, то она может оформить путевые листы по унифицированной форме или по самостоятельно разработанной форме.

Путевые листы оформляются независимо от того свой автомобиль или арендованный .

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Если унифицированные образцы путевых листов не подходят компании (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), то она может сама разработать бланк.

Собственный бланк должен соответствовать требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Применение собственных путевых листов фиксируется в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Заполнение Путевых Листов

При выезде автомобиля и после возвращения в гараж, путевой лист проверяет механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию. Он смотрит показания спидометра, расход топлива и т. д., заверяет его подписью или штампом.