Права фигуранта докладной записки. Образец докладной записки. Нюансы составления докладной

В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.

Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.

Предназначение данного документа – сообщение о сложившихся обстоятельствах организациям, курирующим решение подобных вопросов. Формируется внешняя бумага в случае невозможности решения вопроса внутри предприятия.

Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.

Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.

В чем разница между докладными и служебными записками – смотрите в этом видео:

Отличия документа от внутренней записки

Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:

• Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
• Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
• В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
• В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.

Кто является составителем

Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:

• Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется – читайте по ссылке;
• Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
• Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
• Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
• Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.

Форма и реквизиты внешней докладной

Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:

• Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
• Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
• Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины () или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.

Вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.

Образец заполнения внешней докладной.

Но в целом внешняя форма документа должна содержать:

• Наименование организации, в которую направляется документ с полными реквизитами и ФИО руководителя;
• Сведения о составителе – ФИО, должность;
• Место составления и дату;
• Исходящий регистрационный номер;
• Название записки с основанием, в котором отчасти раскрывается тема написания;
• Изложение сути;
• Требования к принятию мер или предложение по устранению недочетов;
• Перечень имеющихся приложений;
• Дата и подпись с расшифровкой руководителя предприятия.

Пошаговая инструкция составления

Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.

По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.

Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны. Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.

Совет: при этом не стоит использовать пафосных, громоздких и неграмотно построенных фраз, недопустимо употребление нецензурной лексики или излияние своего негодования.

Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.

Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.

При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.

Как избежать ошибок

Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.

Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.

Пример заполнения внешней докладной записки.

Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.

Важно: составленная докладная записка с ошибками или не по форме считается юридически ничтожной, и не имеет оснований для побуждения начальства к действиям.

Пример внешней докладной записки

ООО «АЛМАЗ» Генеральному директору ЗАО «Альтернатива»

Отдел продаж Петрову Ивану Васильевичу

Докладная записка №5 «О недостаче»

Довожу, до Вашего ведома, что 1.01. 2017 года при инвентаризации склада были обнаружены неучтенные ящики с моторами для пусконаладочной установки на сумму 1 млн. рублей.

Прощу издать указ об инвентаризации склада уполномоченной комиссией, на основании приложенных документальных доказательств.

С уважением

Директор по продажам ООО «АЛМАЗ»

Антонец Егор Егорович (подпись)

3.02.2017 года

Заключение

В целом докладная записка любого типа составляется практически одинаково, разница лишь появляется в адресате, подписях документа и ее виде, ведь она может иметь, как негативный характер, так и положительный.

При этом форма и бланки документа – одинаковых вариантов для направления в любое вышестоящее учреждение.

Какие дисциплинарные взыскания могут быть использованы после получения докладной записки – смотрите тут:

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка , и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

«шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

информационно-уведомительной части - раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

резолютивной части - часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В. »

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание - замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф. »

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию - оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П. »

Ошибки в написании приведенного образца:

не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание - выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины - появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

• шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
• в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

Порядок написания

1. Шапка документа.
2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• , которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

Докладная записка — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Видео — в чем разница между докладными и служебными записками:

Руководить, то есть принимать решения о распределении ресурсов, можно только на основе достоверной и своевременной информации. Эта информация должна быть корректной и поступать достаточно оперативно. Именно для этого и служит официальный документ под названием «докладная записка», о которой вы узнаете далее.

Что это за записка?

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.

Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства. Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.

Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

• Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
• , в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:

Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом. Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.

Виды докладной записки

Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

• Отчетные . Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
• Инициативные . Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
• Информативные . Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

Вне зависимости от тематики, документ может быть:

• Внутренним . Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
• Внешним . Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

1. Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
2. Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
3. Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
4. Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
5. Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
6. С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
7. С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
8. С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
9. Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить .

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

• вынесено (выговор);
• понижение сотрудника в должности;
• запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
• открыто судебное разбирательство.

Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать .

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

• невыплата премии;
• штраф;
• выговор;
• понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить .

Сотрудник вправе подать в суд на работодателя, если посчитает наказание несправедливым или чрезмерным, поэтому при составлении докладной необходима точность формулировок и выверенность предъявляемых требований, например, со ссылкой на внутренний распорядок работ.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно .

Как составить внешнюю докладную?

Такие документы оформляются на фирменном бланке с обязательным указанием реквизитов и контактных данных компании. Эмблема на бланке поможет получателю быстрее понять, с кем он имеет дело. Для подтверждения достоверности документа должна быть поставлена синяя печать предприятия.

Так как деловая бумага будет отправляться во внешний мир, то требования к ее наполнению такие:

1. Название организации-получателя. Сокращения и пропуски не допускаются (справа вверху).
2. Должностное лицо, которому направляется документ (обычно «Генеральному директору» или нечто подобное) – под предыдущей частью.
3. Название организации-отправителя, также без сокращений и пропусков (слева вверху).
4. Полное официальное название документа (докладная записка о командировании сотрудника, например) – в центре документа.
5. Суть дела, что излагается в деловой форме кратко и ясно.
6. Должность, сигнатура и инициалы руководителя организации-отправителя (в центре нижней части).
7. Данные об исполнителе – должность, инициалы, номер контактного (служебного) телефона (ниже предыдущей части).

Вот образец такой записки:

5 требований к форме докладной

Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:

1. Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.
2. Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
3. Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
4. При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации. Несущественные мелочи можно не упоминать.
5. В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.

Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки.

Каких-либо закрепленных законодательством норм написания докладной записки не существует. Однако, некоторые нормативные акты упоминают данный документ. В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-9 3 можно встретить код унифицированной формы N 0286041 применительно лишь к .

Существующие требования к бланку документа

Рассмотрим подробно, как оформляется докладная бумага.

• 2 см – левое, верхнее и нижнее;
• 1 см – правое.

Бланки разделяют в зависимости от типа расположения реквизитов на угловые и продольные. Угловыми являются те бланки, все строки реквизитов на которых начинаются от левого края. В продольных же блинках каждая строка реквизитов равноудалена от краев документа.

При оформлении докладной записки на двух и более листах, каждая страница нумеруется в обязательном порядке в правой части сверху арабскими цифрами.

Как правильно написать записку?

Отчетная докладная записка всегда составляется на имя вышестоящего руководителя от лица подчиненного. Текст пишется от первого лица единственного числа. Изложение ведется в прошедшем времени.

Форма и структура содержательной части

Для того, чтобы грамотно составить документ, необходимо ознакомиться с некоторыми рекомендациями. Рекомендации по правилам оформления управленческой документации изложены в ГОСТе 6.30-2003.

Там перечислены общие требования ко всем возможным документам, поэтому желательно опираться именно на эти данные.

Текст докладной записки, как правило, состоит из нескольких частей. В связи с этим можно выделить следующую структуру докладной записки:

Подробно о том, как правильно написать докладную записку на имя директора, если начальник не прав, мы рассказывали , а из вы узнаете о причинах составления докладной записки на сотрудника.

Готовый образец

Прежде чем писать документ, следует ознакомиться с представленной ниже информацией, которую можно перенести как в word, так и в другой формат.

Отдел кадров Ген. директору ООО «Восток»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Караваеву И.Д.

14.03.2016 № 45

О привлечении сотрудников

на производство

Прошу одобрить привлечение на производство новых сотрудников в связи с большим объемом работ. Собеседование с новым персоналом предлагаю провести с 20 по 30 марта 2016г.

Начальник отдела кадров Смаков /А.Б. Смаков/

Как избежать ошибок при составлении бумаги?

Из наиболее распространенных ошибок можно выделить следующие:

1. Не соблюдается официальный тон деловой переписки. Важно не использовать в письме сленговые выражения, заимствованные слова или малоизвестные речевые обороты. Также автору не стоит описывать эмоциональное состояние, а опираться лишь на факты.
2. Неверное оформление. В связи с тем, что в законодательстве не закреплено четкой формы докладной записки, то внутри компании следует утвердить шаблон данного документа. Это позволит привести все письма в единый вид и избежать наиболее распространенных ошибок (больше о правилах оформления внутренней докладной записки мы писали ).
3. Не полное раскрытие возникшей ситуации. Особенно это важно, если автор докладной просит руководство принять какое-либо решение. Подробное освещение фактов и событий только поспособствует грамотному разрешению ситуации.
4. Излишне длинный или не информативный текст. В деловой переписке стоит придерживаться только точных данных. Каждая фраза должна нести смысловую нагрузку.

   Заключение

   Следует составлять грамотно с соблюдением всех рекомендаций, прописанных в законодательстве. Данный документ может быть затребован сторонними организациями, рассмотрен в суде или налоговой, поэтому его оформление должно быть максимально компетентно.