Порядок установления сроков хранения документов. Новое в хранении документов. Хранение документов в архиве учреждения

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу	75 лет	ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
годовые	постоянно
квартальные	5 лет
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 лет
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 лет	ЭПК
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет	ЭПК
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
годовые	Постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 лет
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет	в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)	5 лет
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 лет
гарантийные письма	5 лет
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет	ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников	75 лет	ЭПК
положения о премировании работников	5 лет	ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)	5 лет	Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной платы	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость
депонентов по депозитным суммам; доверенностей	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

• штатные расписания - постоянно;
• подтверждающие происшествие несчастного случая - 45 лет;
• подтверждающие возникновение профессионального заболевания - 75 лет;
• личное дело работника - 75 лет;
• все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда - 75 лет.

Финансовые документы:

• имеющие информацию об исчислении и уплате налогов - 4 года;
• подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника - в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
• подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков - в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
• подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды - 6 лет;
• сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата ;
• принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении - 5 лет;
• бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность - 5 лет;
• кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами - 5 лет;
• паспорт версии ККТ - в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.

История делопроизводства в России

Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:

1. Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
2. Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
3. Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.

Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.

Хранение документов на предприятии

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Понятия “номенклатура дел” и “дело”

Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:

• Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
• Указывает индексацию документов и дел.
• Определяет сроки хранения документов.
• Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
• Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
• Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
• Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).

Виды номенклатур на предприятиях

Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

Основные нормы хранения документации

Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.

Базовым законодательным актом в этой сфере является закон "Об архивном деле в РФ", вступившим в силу с момента опубликования - 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.

Бухгалтерские документы

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.

Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов

Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года - такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.

Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.

Сроки хранения документации на предприятии

Срок хранения документов - это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

• временными до десяти лет;
• временными свыше десяти лет;
• постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.

Экспертиза ценности документов - это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:

• Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
• Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
• Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
• Установление сроков хранения документов, изменение их.

Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Способы организации хранения бумаг на предприятии

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

1. Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
2. Специальный электронный архив - специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус - услуга платная.
3. В облаке - перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности - был бы только доступ в сеть.

Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"), в том числе Перечнями:

• типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень N 558);
• типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, далее - Перечень 1182);
• типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988).

В число указанных нормативных правовых актов входит и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, далее - Положение N 03-33/пс).

Общие сроки

Бухгалтерским и налоговым законодательством РФ, а также законодательством РФ о страховых взносах установлены общие сроки хранения документов. Их несоблюдение может как привести к штрафным санкциям, которые установлены КоАП РФ, так и поспособствовать наложению штрафа за нарушения налогового законодательства и законодательства о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

Сроки хранения , установлены п. п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", вступившего в силу с начала текущего года.

Так, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В подразделе 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня N 558 приведены 113 позиций документов (с 351 по 463) с указанием сроков их хранения. Им, в частности, установлены следующие сроки хранения:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность годовая должна храниться постоянно, квартальная - пять лет, месячная - один год (поз. 351);
• регистры бухгалтерского учета, и приложения к ним - пять лет (поз. 361, 362);
• договоры по залогу имущества организации - 10 лет после истечения срока действия договора (поз. 451);
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей - 10 лет после закрытия счета (поз. 374);
• реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников - 75 лет (поз. 397, 413).

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне N 558, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 разд. I "Общие положения" Перечня N 558).

Пример 1. В июне 2013 г. организацией получено положительное судебное решение по имущественному иску к контрагенту.

Документы о порядке востребования имущества хранятся 15 лет после вынесения окончательного судебного решения (поз. 426 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Соответственно, судебное решение организации надлежит хранить до 31 декабря 2028 г.

Примечание. Постоянно хранятся:

- передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (поз. 353);

- документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации (поз. 429);

- договоры по лизингу имущества (поз. 449);

- документы по залогу недвижимого имущества (поз. 451).

В Перечне N 558 имеется еще и подраздел 4.2 "Статистический учет и отчетность", в котором приведены 17 позиций документов (с 464 по 480).

Сроки хранения кадровых документов, связанных с приемом, перемещением (переводом), увольнением работников, указаны в подразделе 8.1 Перечня N 558 (поз. 648 - 695). Так, личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации хранятся постоянно, личные дела работников - 75 лет (поз. 656). Те же 75 лет должны храниться книги учета (поз. 695):

• приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
• личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
• выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

Командировочные удостоверения надлежит хранить 5 лет (поз. 668).

Личные карточки хранятся 75 лет (поз. 658 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Карточку, соответственно, надлежит хранить до 31 декабря 2088 г.

В подразделе 13.3 "Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД" Перечня N 1182 приводятся сроки хранения документов, связанных с электронным документооборотом. Договор между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа ЭЦП должен храниться 10 лет (поз. 1959), акт сдачи в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП хранится постоянно (поз. 1969).

В разд. II Положения N 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.

Среди обязанностей налогоплательщиков, перечисленных в п. 1 ст. 23 НК РФ, законодатель указал и обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после календарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ). Минфин России в Письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 уточнил, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Указанный срок хранения - четыре года - установлен абз. 4 пп. 1 п. 19 ст. 1 Федерального закона от 09.07.1999 N 154-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации". Первоначальной же редакцией первой части НК РФ налогоплательщику вменялась обязанность по хранению указанных документов в течение трех лет.

На необходимость обеспечения сохранности индивидуальным предпринимателем в течение четырех лет первичных учетных документов, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, указано и в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. совместным Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430). Финансисты при этом разъяснили, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-02-08/45).

Налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов по исчислению, удержанию и перечислению налогов в тот же четырехлетний срок (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Документы, связанные с исчислением и уплатой НДС:

• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• книга продаж, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• книга покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• дополнительные листы к книге продаж и книге покупок (приведены соответственно в разд. I Приложений N N 3, 4, 5 и в разд. III Приложений N N 4 и 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137), - хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи (абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, приведены в разд. II Приложений N N 3, 4, 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137).

В течение этого же срока необходимо хранить не регистрируемые в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур документы, перечень которых приведен в п. 15 Правил ведения журнала.

Ранее же действовавшие Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) обязывали налогоплательщиков сохранять указанные документы в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. п. 15 и 27 Правил). Как видим, в следующем своем Постановлении по вопросам учета счетов-фактур, ведения журнала их учета, книг продаж и покупок Правительство РФ, устанавливая сроки хранения документов, исходило из сроков, прописанных в первой части НК РФ.

Плательщики страховых взносов в государственные внебюджетные фонды должны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Перечень же N 558 предлагает хранить годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в Фонд социального страхования постоянно (поз. 390).

Порядок исчисления сроков по страховым взносам установлен ст. 4 Закона N 212-ФЗ. И он идентичен порядку, применяемому в налогообложении.

Первичные учетные документы, бухгалтерские и налоговые регистры необходимы проверяющим для целей контроля за соблюдением:

• налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) - законодательства РФ о налогах и сборах;
• страхователями - законодательства РФ о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

И требуют они их обычно при проведении выездных проверок. Иной раз проверяющие могут потребовать отдельные документы и при проведении камеральных проверок. За непредставление в установленный срок в налоговые органы документов или иных сведений на налогоплательщика могут быть наложены штрафные санкции в соответствии со ст. 126 НК РФ (Письмо Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288). Штраф составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07 указал, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов достоверно не определено налоговым органом. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо.

Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов (копий документов), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влекут взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

Напомним, что в рамках выездной проверки как налоговики, так и страховщики могут проверить период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении (п. 4 ст. 89 НК РФ, п. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

Особые моменты начала отсчета срока хранения

На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством. Но это связано с тем, что момент начала отсчета полагающихся для хранения четырех лет исчисляется не с окончания периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчетности, а с иного события. В определенных случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.

Налогоплательщики, понесшие убыток, исчисленный в соответствии с гл. 25 НК РФ, в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного ими убытка или ее часть (перенести убыток на будущее). Срок переноса убытка на будущее не должен превышать 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 283 НК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшать налоговую базу на сумму полученного убытка только в течение десяти лет после убыточного года.

Напомним, что убытком в налоговом учете признается отрицательная разница между доходами, определяемыми в соответствии с гл. 25 НК РФ, и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном гл. 25 НК РФ (п. 8 ст. 274 НК РФ).

При переносе убытков на будущее налогоплательщик в силу п. 4 ст. 283 НК РФ обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Налоговым законодательством не разъяснено, какие именно документы подтверждают объем убытка.

Финансисты в свое время разъяснили, что к таким документам относится вся первичная документация, которая подтверждает полученный финансовый результат (Письмо Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).

Президиум ВАС РФ в Постановлении от 24.07.2012 N 3546/12 подчеркнул, что убыток представляет собой финансовый результат хозяйственной деятельности организации, на размер которого влияет сумма произведенных в налоговом периоде расходов, которые учитываются при определении налогооблагаемой прибыли при условии соответствия их требованиям, перечисленным в ст. 252 НК РФ. Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок документального оформления затрат предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

В случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ, по мнению высших судей, не соблюдается.

Поскольку возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер и на налогоплательщика возложена обязанность доказать их правомерность и обоснованность, при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несет риск неблагоприятных налоговых последствий.

Обязанность по сохранению рассматриваемых документов в течение всего срока списания убытков с налогоплательщика не прекращается даже в том случае, если за период, в котором понесены убытки, или периоды, в которых он учитывался, фискалами проведены налоговые проверки (Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276). Финансисты при этом в обоих случаях подчеркивали, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

И некоторые арбитражные суды приходят к такой же позиции (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2012 N А56-70108/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.06.2010 N А33-12338/2009 (Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-9926/10 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 24.08.2012 N А20-3689/2011 указано, что при отсутствии надлежащих документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться положениями ст. 283 НК РФ, так как соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (Определением ВАС РФ от 13.11.2012 N ВАС-14298/12 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Судьи же ФАС Поволжского округа уточнили, что акт выездной налоговой проверки не является документом, подтверждающим правомерность учета убытков (Постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 N А12-5807/2011).

Правом переноса убытков на будущее могут воспользоваться в том числе и налогоплательщики - правопреемники реорганизованных организаций, которые прекратили свою деятельность. Они вправе в порядке правопреемства уменьшать налоговую базу на сумму убытков, полученных реорганизуемыми организациями до момента реорганизации (п. 5 ст. 283 НК РФ, Письма Минфина России от 02.05.2012 N 03-03-06/1/215, от 26.06.2008 N 03-03-06/1/368). Перенести сумму убытков на будущее правопреемник вправе только на основании первичных документов, подтверждающих величину убытков за убыточный год. Президиум ВАС РФ в упомянутом Постановлении N 3546/12 указал, что в отсутствие первичных учетных документов реорганизованной организации, подтверждающих размер понесенного ею убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном предприятием размере.

Как видим, при переносе убытка на будущее необходимо наличие первичных учетных документов, подтверждающих его образование. Такие первичные документы налогоплательщик должен хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на их суммы. И только с завершением налогового периода, в котором убыток окончательно перенесен на будущее, начинается отсчет общих четырех лет, установленных для хранения документов частью первой НК РФ.

Аналогичные положения по хранению документов, подтверждающих объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка, установлены для плательщиков:

• УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ),
• ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);
• НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Следовательно, плательщики указанных налогов должны хранить первичные учетные документы, подтверждающие его образование и перенос на будущее, в течение всего срока, когда они уменьшают облагаемую базу по соответствующему налогу текущего налогового периода на их суммы, и еще четырех лет, исходя из общего срока их хранения.

Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных отчислений, установлен общий срок четыре года. Сумма амортизации определяется исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества, способа ее начисления и срока полезного использования, установленного согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1).

Следовательно, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому их срок хранения с учетом требований ст. 252 НК РФ, по мнению финансистов, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

Первоначальная стоимость основных средств, как известно, определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором объект пригоден для использования (п. 1 ст. 257 НК РФ). И она указывается в акте приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), акте о приеме-передаче здания (сооружения), акте приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Пример 3 . Организация в июле 2013 г. ввела в эксплуатацию сервер, первоначальная стоимость которого в налоговом учете - 48 680 руб. Налогоплательщиком в налоговом учете используется линейный способ начисления амортизации по амортизируемому имуществу.

Средства вычислительной техники по Классификации основных средств отнесены ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно. При вводе сервера в эксплуатацию организацией установлен срок полезного использования 25 месяцев.

Последним месяцем начисления амортизации по серверу будет август 2015 г. Исходя из этого четырехлетний срок хранения первичных документов, подтверждающих его первоначальную стоимость, начнет течь с января 2016 г. и окончится в декабре 2019 г.

Выше приводилось, что упомянутый Перечень N 558 обязывает хранить документы об определении амортизации основных средств постоянно.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Законодателем при учете расходов на указанное обучение установлено ограничение: если трудовой договор между указанным физическим лицом и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала действия договора обучения, налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку соответствующего физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы (абз. 1 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Выполнение контроля за данным ограничением повлекло за собой необходимость установления специального срока для хранения документов, подтверждающих расходы налогоплательщика на обучение работника по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку. Он установлен на весь срок действия такого договора обучения и одного года работы данного физического лица, но не менее четырех лет (абз. 2 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Для признания же в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением могут служить:

• договоры на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги;
• копия лицензии (копия лицензии не понадобится, если в договоре на обучение имеется на нее ссылка);
• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
• акт на оказанные услуги, в котором есть ссылка на договор, а также указаны Ф.И.О. лица, прошедшего обучение, наименование курса, место и время проведения обучения;
• документ, выданный слушателю курсов или образовательной программы (диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т.п.).

Расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика в силу пп. 28 п. 1 ст. 264 включаются в прочие его расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Учитываются они в соответствии с положениями п. 4 ст. 264 НК РФ.

Федеральным законом от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе" установлен срок хранения рекламных материалов или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоров о производстве, размещении и распространении рекламы. Указанные документы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров (ст. 12 Закона N 38-ФЗ). Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников, хотя возможно сохранять и их копии.

Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого территориальными органами ФАС России (п. 1 ст. 33 Закона N 38-ФЗ, п. 3 Положения о государственном надзоре в области рекламы, п. 1 Положения о Федеральной антимонопольной службе, утв. соответственно Постановлениями Правительства РФ от 20.12.2012 N 1346 и от 30.06.2004 N 331).

Статьей 12 Закона N 38-ФЗ допускается также возможность существования иных сроков хранения документов, если они предусмотрены иными федеральными законами. В первую очередь это приведенные выше нормы п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Следовательно, указанный в ст. 12 Закона N 38-ФЗ срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен быть определяющим для организаций - заказчиков рекламы в целях бухгалтерского учета и налогообложения. Ведь перечисленные в Законе N 38-ФЗ документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А таковые подлежат хранению не менее четырех лет.

Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

Данное требование к хранению документов связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учетом положений ст. 87 НК РФ начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ).

Как видим, приведенные в п. 2 ст. 346.42 НК РФ сроки хранения документов являются обеспечительной мерой реализации положения п. 1 этой статьи, которым снимается ограничение периода, охватываемого выездной налоговой проверкой при выполнении соглашений. При отсутствии обязанности хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, более четырех лет теряла бы смысл норма, допускающая проведение выездной налоговой проверки за период более трех календарных лет, предшествовавших году ее проведения.

Дебиторскую задолженность можно списать в прочие расходы в бухгалтерском учете и уменьшить на ее величину налогооблагаемую прибыль, в частности при истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ, абз. 2 ст. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Общий срок исковой давности, после которого необходимо списать задолженность, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Для некоторых обязательств ГК РФ установлены специальные сроки исковой давности, которые могут быть и короче, и длиннее общего срока (трех лет) (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

В частности, установлен специальный сокращенный срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, который равен одному году с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ). Срок исковой давности предъявляемых требований в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда, составляет также один год (п. 1 ст. 725 ГК РФ).

Срок исковой давности (как общий, так и специальный) может прерываться, причем неограниченное число раз. Если должник письменно признает долг, то срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Так, при подписании должником акта сверки, получении от должника гарантийного письма, в котором он признает свою задолженность, при частичной оплате задолженности, при подаче заявления о зачете взаимных требований, при предъявлении иска о взыскании долга в установленном порядке срок исковой давности начинает течь заново (п. п. 15, 20 совместного Постановления Пленума ВС РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18, Письма Минфина России от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955).

Для признания долга безнадежным, как было сказано выше, достаточно истечения срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ; Письма Минфина России от 04.03.2013 N 03-03-06/1/6313, от 18.05.2012 N 03-03-06/1/250; Определения ВАС РФ от 06.05.2008 N 4786/08, от 06.03.2008 N 2883/08). Дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, надлежит учесть во внереализационных расходах либо списать за счет резерва сомнительных долгов, если организация создавала его в налоговом учете. Списание долга должно происходить в периоде, когда истекает срок исковой давности.

В налоговом учете документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечения срока ее исковой давности, хранятся в общем порядке - не менее четырех лет.

В бухгалтерском же учете при списании долга в прочие расходы не происходит аннулирование задолженности. Данная задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета). Поэтому она учитывается на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Исходя из этого отсчет положенных для хранения пяти лет для рассматриваемых документов начинается после истечения пяти лет с момента ее списания.

Ответственность за нарушение срока хранения

Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.

Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета, в частности:

• нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
• несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям влечет наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

на должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.;

• нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 10 000 до 20 000 руб.;

на должностных лиц - от 1000 до 2000 руб.;

• нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, влечет наложение административного штрафа (ст. 19.31 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 20 000 до 200 000 руб.;

на должностных лиц - от 2000 до 10 000 руб.;

• неисполнение акционерным обществом - профессиональным участником рынка ценных бумаг обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ):

на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.;

• неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 200 000 до 300 000 руб.;

на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.

Бухгалтерские документы: первичные учетные документы, кассовые документы и бухгалтерские регистры - должны храниться пять лет после отчетного года. Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета. такие как учетная политика - хранятся не менее пяти лет после окончания года. в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности.

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом N 212-ФЗ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации.

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Вид документа	Срок хранения
Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры	Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности. Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - самортизировано; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения
Регистры налогового учета и налоговая отчетность	Пять лет после окончания периода, за который они составлены
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним
Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п.	Документы, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
Кассовые документы на выдачу зарплаты	Пять лет после окончания года, в котором составлен документ. Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся: - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания;

Срок хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее

Завершается очередной финансовый год. Пришло время для подведения итогов. Организации оценивают удачным ли он был с точки зрения финансовых показателей. Одним из самых наглядных индикаторов успеха является финансовый результат. Он может быть как положительным - получена прибыль, так и отрицательным - получен убыток.

Убытком признается отрицательная разница между доходами и расходами, исчисленными в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса РФ. В целях налогообложения прибыли убытки учитываются в порядке, предусмотренном статьей 283 НК РФ.

Общий порядок переноса убытков

Общий порядок переноса убытков закреплен в статье 283 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой организации, понесшие убыток, могут уменьшить базу по налогу на прибыль в текущем налоговом периоде на всю сумму убытка. Также часть полученного убытка можно перенести на будущее.

Стоит отметить, что переносимый убыток на будущее приводит к возникновению вычитаемой временной разницы.

Это важно

Под временными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, а налоговую базу по налогу на прибыль - в другом или в других отчетных периодах.

Организации имеют право переносить убытки в течении десяти лет, следующих за годом, в котором получен убыток. При этом их можно учитывать как в полной сумме, так и частично. То есть учет убытков можно «растянуть» на последующие годы, но только в пределах 10 лет.

Однако у организаций нет гарантий, что в ближайшие годы больше не возникнет убытков и предприятие будет стабильно приносить прибыль. Может сложиться ситуация, при которой уже через 2 или 3 года фирма опять «уйдет в минус».

В такой ситуации у предприятия не будет возможности уменьшить убытки, поскольку прибыль им получена не будет. На этот случай законодательством предусмотрена возможность переноса убытков на ближайший год, в котором он получит положительную разницу между доходами и расходами.

А как же быть, если убыток получен не в одном налоговом периоде, а в нескольких?

В данном случае перенос таких убытков на будущее производится в той очередности, в которой они возникли.

Пример 1

ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели:

За 2008 год получен убыток 468900 рублей

За 2009 год получен убыток 351300 рублей

За 2010 год получен убыток 112600 рублей

За 2011 год получена прибыль 695800 рублей

При исчислении налога на прибыль за 2011 год ООО «Альфа» учитывает убытки полученные в прошлые налоговые периоды в хронологическом порядке в сумме, равной налоговой базе за 2011 год, то есть 695800 рублей.
В итоге убыток за 2008 год будет считаться погашенным полностью: 695800 руб. - 468900 руб. = 226900 руб. Остаток 226900 рублей налогоплательщик также может учесть для погашения задолженности, но уже за 2009 год.
Убыток за 2009 год будет считаться погашенным частично: 351300 руб. - 226900 руб. = 124400 руб. Разница 124400 рублей это оставшийся непокрытой убыток. Данная разница и убыток за 2010 год в сумме 112600 рублей может быть направлен на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в будущие налоговые периоды. При этом часть убытка за 2009 год (124400 руб.) можно будет учесть до 2019 года включительно, а убыток 2010 года (112600 руб.) до 2020 года. По истечении указанного срока убытки за эти годы нельзя будет признать в целях налогообложения.

Специалисты финансового ведомства в своем письме от 19 апреля 2010 № 03-03-06/1/276 отметили, что перенос убытков на будущее возможен не только по итогам налогового периода, но и по итогам отчетных периодов. Другими словами, организации могут учитывать полученные убытки уже начиная с первого квартала следующего года, а не дожидаться итогов налогового периода. Это возможно только при условии, что предприятие будет работать с прибылью.
Согласно порядку заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (утв. Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 № ММВ-7-3/730@) в этом случае необходимо оформить Приложение № 4 к листу 02 декларации, где рассчитывается сумма убытка, уменьшающая налоговую базу.

Указанное Приложение не представляется по итогам полугодия и девяти месяцев. А поскольку убыток (или его часть) можно перенести и на эти отчетные периоды, то сумму убытка (части) нужно отразить по строке 110 листа 02 налоговой декларации.

В бухгалтерском учете полученные убытки учитываются целиком в отчетном периоде. При этом убытки в целях бухгалтерского и налогового учета могут признаваться по разному. Поэтому целесообразно в налоговом учете использовать специальный налоговой регистр для отражения переноса убытков на будущее. Для наглядности рассмотрим пример.

Пример 2

На начало 2012 года ООО «Альфа» имеет неучтенные убытки за 2009 год и 2010 год в размере 395695 рублей и 232481 рубль соответственно. Отчетными периодами являются первый квартал, полугодие и девять месяцев.
ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели за 2011 год:

Первый квартал - получена прибыль 128439 рублей;
- полугодие - получена прибыль 215317 рублей;
- девять месяцев - получена прибыль 349941 рубль;
- четвертый квартал - получена прибыль 479672 рубля.

Поскольку ООО «Альфа» в первом квартале получена прибыль, то можно перенести убыток на данный отчетный период. В таком случае по итогам первого квартала у ООО «Альфа» налоговая база будет равна 0 рублей за счет переноса убытка за 2009 год в сумме 128439 рублей. Размер неучтенного убытка за 2009 год уменьшится до 267256 рублей (395695 руб. - 128439 руб.).

По итогам полугодия налоговая база составила 215317 рублей, то есть по сравнению с первым кварталом увеличилась на 86878 рублей. За счет перенесенного остатка убытка 2009 года налоговая база также составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года уменьшится до 180378 рублей (267256 руб. - 86878 руб.).

По итогам 9 месяцев налоговая база составила 349941 рубль, то есть увеличилась на 134624 рубля. Размер налоговой базы, с учетом неперенесенного убытка 2009 года, составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года составит 45754 рубля (180378 руб. - 134624 руб.).

По окончании 2011 года налоговая база составила 479672 рубля, то есть возросла еще на 129731 рубль. ООО «Альфа» уменьшает налоговую базу на неперенесенный убыток 2009 года (45754 руб.) и начинает переносить убыток 2010 года на сумму 83977 рублей (129731 руб. - 45754 руб.)

Таким образом налоговая база за 2011 год составит 0 рублей. Остаток неперенесенного убытка 2010 года будет равен 148504 рубля.

Перенесем полученные результаты расчетов в образец регистра налогового учета.

В данном регистре логично предусмотреть графу для отражения изменений величины отложенного налогового актива (далее - ОНА) в связи с переносом в налоговом учете убытка на будущее.
Внимание: Отложенный налоговый актив это сумма, на которую можно уменьшить исчисленный налог на прибыль в следующем отчетном периоде (периодах).

На начало 2011 года величина ОНА - 125635,20 рублей ((395695 руб. + 232481 руб.) x 20%). Переносимая в первом квартале сумма убытка уменьшит ее на 25687,80 рублей (128 439 руб. x 20%). Следовательно, на начало второго квартала значение ОНА составит 99 947,40 рублей (125635,20 руб. - 25687,80 руб.). По окончании каждого следующего квартала происходит уменьшение ОНА. На начало 2012 года значение отложенного налогового актива уменьшается до 29700,80 рублей (99947,40 руб. - 17375,60 руб. - 26924,80 руб. - 25946,20 руб.), где 17375,60 рублей (86878 руб. x 20%), 26924,80 рублей (134 624 руб. x 20%), 25946,20 рублей (129731 руб. x 20%) - уменьшаемые значения ОНА, рассчитанные по окончании второго, третьего и четвертого кварталов 2011 г.

Уменьшаемые суммы ОНА заносятся в соответствующую графу налогового регистра.

Образец заполнения налогового регистра «перенос убытков на будущее»

Период	Период возникновения убытка	Остаток неперенесенного убытка, руб.	Налогооблагаемая база, руб.		Учтенный убыток, руб.		Сумма ОНА, руб.
			За квартал	Нарастающим итогом	За квартал	Нарастающим итогом
Начало 2011	2009 2010	395695 232481	-	-	-	-	125635,2
1 квартал	2009	395695	128439	128439	128439	128439	125635,2 - 25687,8
полугодие	2009	267256	86878	215317	86878	215317	99947,4 - 17375,6
9 месяцев	2009	180378	134624	349941	134624	349941	82571,8 - 26924,8
2011 год	2009 2010	45754 232481	129731	479672	129731	479672	55647 - 25946,2
Начало 2012	2010	148504	-	-	-	-	29700,8

Вместе с тем, если предприятие по итогам отчетных периодов получало прибыль и уменьшало ее на сумму ОНА, а по итогам года оно получило отрицательный финансовый результат, то учтенные убытки становятся непогашенными автоматически. Это происходит из-за того, что сумма убытка, учитываемого при исчислении налога на прибыль по итогам отчетных периодов, является промежуточной. Окончательный результат определяется по итогам налогового периода, то есть года.

Сроки хранения документов

Общий порядок хранения документов обязывает налогоплательщиков хранить бухгалтерские документы в течение четырех лет. В Законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ указано, что первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет.

В свою очередь, при переносе убытков на будущие налоговые периоды, фирмы обязаны хранить документы в течение всего срока списания. Таким образом, если организация переносит убытки прошлых лет в течение 10 лет, то и документы она обязана хранить в течение всего этого срока. То есть существует особый порядок хранения документов при переносе убытков, отличный от общих правил, закрепленных в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

Понятно, что документы, подтверждающие убытки, надо хранить столь длительный срок для подтверждения расходов, в случае проведения выездной налоговой проверки. А что делать с документами, если выездная проверка тех периодов, в которых учитывались убытки прошлых лет уже была проведена?

По данному вопросу специалисты финансового ведомства разъясняют, что хранить документы необходимо в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых получены убытки, проводились налоговые проверки (письмо Минфина России от 23 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/276). Также в письме было отмечено, что Налоговый кодекс не предусматривает прекращение обязанности по хранению документов, подтверждающих убытки, в связи с проведенной налоговой проверкой. Поэтому дальнейшее списание убытков возможно только при наличии этих документов.

В целом такая точка зрения подтверждается и арбитражными судьями. При этом они отмечают, что если в ходе выездной проверки налоговый орган проверял правильность исчисления полученного убытка, он не вправе требовать подтверждающие документы вновь при следующей выездной налоговой проверке, проводимой в период списания этого убытка (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05 сентября 2007 г. № Ф04-5962/2007(37734-А45-40) и ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2007 г. по делу № А56-22363/2006).

Таким образом, если налоговые проверки не проводились и отсутствуют документы, подтверждающие убытки, то налогоплательщики не имеют права переносить убытки на будущее в связи с тем, что в этом случае ими нарушен пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2 и ФАС Дальневосточного округа от 15 августа 2008 г. № Ф03-А51/08-2/3204).

Перенос убытков при реорганизации

Некоторые организации в течение нескольких лет подряд могут приносить только убытки. Наиболее простым вариантом было бы закрыть фирму. Однако становится жаль сил и средств, вложенных в дело. В данной ситуации многие собственники проводят реорганизацию предприятий. Пытаются всеми доступными способами сохранить бизнес.

Законодательством о налогах и сборах предусмотрена возможность также переносить убытки на будущие налоговые периоды в случае реорганизации. Об этом сказано в пункте 5 статьи 283 Налогового кодекса.

Реорганизация предприятий может происходить в различных формах. При этом в ходе таких мероприятий всегда есть организация-правопреемник и реорганизуемое юридическое лицо.

Организация-праоприемник может уменьшать свои доходы на суммы убытков. При этом понесенные убытки должны быть подтверждены документально и отраженны в налоговых декларациях реорганизуемым лицом. Переносить организация-правоприемник может убытки только в течение оставшегося срока, за который реорганизуемое предприятие их не учитывало (письмо Минфина России от 07 июня 2011 г. № 03-03-06/1/328).

Однако в случае реорганизации при выделении нового предприятия из реорганизуемого, учесть убытки выделившемуся лицу не удастся. Так в письме Минфина России от 24 июня 2010 г. № 03-03-06/1/428 отмечено, что при реорганизации в форме выделения реорганизуемая организация не прекращает деятельности, в связи с чем убыток реорганизованного общества не может быть перенесен на будущее выделившимися организациями в порядке, установленном статьей 283 Налогового кодекса.

Переход на УСН

Налогоплательщики вправе с начала нового налогового периода перейти на применение упрощенной системы налогообложения. При этом оно должно соответствовать ряду критериев, определенных Главой 26.2 Налогового кодекса.
Если предприятие перешло на упрощенный режим налогообложения, то списать убытки прошлых лет в период применения общей системы налогообложения нельзя. Напомним, что перенос убытков касается налогоплательщиков, выбравших в качестве объекта обложения «доходы минус расходы».

Вместе с тем, в данном случае возможность переносить убытки не исчезает совсем. Она просто прерывается до момента, когда предприятие вновь вернется на общий режим налогообложения. При этом не стоит забывать о том, что убытки можно переносить только в течение 10 лет. Другими словами в этот срок будут входить и годы, когда предприятие применяло УСН. Такая позиция отражена в письме Минфина России от 28 января 2011 г. № 03-11-11/18. Также стоит отметить, что убыток, полученный в период применения УСН при переходе на общий режим налогообложения не может быть перенесен.

Налогоплательщики при применении УСН имеют право сменить объект налогообложения. Как в данной ситуации учитывать убытки, полученные в годы применения объекта «доходы минус расходы», при переходе к исчислению налогов с доходов?

В данной ситуации перенос производится аналогично порядку, предусмотренному при смене режимов налогообложения. Такое мнение выражено в письме Минфина России от 16 марта 2010 г. № 03-11-06/2/35.
Также стоит упомянуть, что при применении УСН, полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. ФНС России считает, что неуплата авансового платежа по « упрощенному» налогу в данном случае неправомерна (письмо от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701@).

Мнение ФНС

При применении УСН полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. Столь неприятный вывод был сделан чиновниками ФНС России в письме от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701.

В соответствии с пунктом 1 статьи 346.19 Налогового кодекса налоговым периодом для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, является календарный год.

При этом авансовые платежи исчисляются по итогам отчетного периода, а налоговую базу « упрощенец» вправе уменьшить только по итогам налогового периода (календарного года). Следовательно, при расчете авансовых платежей налогоплательщик не вправе учесть сумму убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах.

В письме от 01 апреля 2011 г. № 03-11-06/2/42 Минфин России указал, что порядок уплаты налога и авансовых платежей по налогу обязателен для всех « упрощенцев» , в том числе и для налогоплательщиков, которые по итогам предыдущих налоговых периодов получили убытки.

Ставка 0 процентов

С 1 января 2011 года статья 283 Налогового кодекса была дополнена новым абзацем. Начиная с указанной даты налогоплательщики не вправе переносить на будущее убытки, полученные от деятельности облагаемой налогом на прибыль поставке 0%.

Отметим, что налоговую базу по прибыли, облагаемой по ставке, отличной от ставки 20%, надлежит определять отдельно. При этом ему следует вести раздельный учет доходов (расходов) по операциям, по которым в соответствии с Главой 25 Налогового кодекса предусмотрен отличный от общего порядок учета прибыли и убытков (письмо Минфина России от 25 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/740).

Налоговая ставка 0% применяется к следующим видам доходов.

По доходам, полученным российскими организациями в виде дивидендов. При этом должны выполняться следующие условия:

• получатель дохода должен в течение 365 дней непрерывно владеть на праве собственности 50% уставным капиталом организации-источника выплаты дивидендов;
• получатель дохода должен владеть депозитарными расписками, дающими право на получение не мене 50% всех выплачиваемых дивидендов.

По доходу в виде процентов по государственным и муниципальным облигациям, выпущенным до 20 января 1997 года включительно, а также по облигациям государственного валютного облигационного займа 1999 года серии III.
Отметим, что убыток от получения дивидендов или процентов по ценным бумагам налогоплательщик получить не может, а упомянутые доходы фактически формируют отдельную налоговую базу, которая может иметь только положительную величину. Следовательно, организации, получающие подобные доходы и применяющие по ним ставку налога на прибыль 0%, не могут утратить с 2011 года право на признание убытка по прошлым налоговым периодам.

Прибыль, полученная Банком России от деятельности, связанной с выполнением им функций, предусмотренных Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ.

Для сельскохозтоваропроизводителей, по деятельности, связанной с реализацией произведенной ими сельскохозяйственной продукции, а также с реализацией произведенной и переработанной данными организациями собственной сельскохозяйственной продукции до конца 2012 года.

Начиная с 2013 года размер ставки для них возрастает до 18%. В этот период они и утратят право переносить на будущее сумму убытков, полученных от соответствующих видов деятельности за предыдущие налоговые периоды, когда ими использовалась ставка 0%.

Прибыль, полученная организацией, получившей статус участника проекта «Сколково». Таким образом, у организаций, которые будут признаны участниками проекта « Сколково» и у которых указанная прибыль будет облагаться по ставке 0%, отсутствует возможность переноса налоговых убытков на будущее, которые могут образоваться в период налогообложения доходов по ставке 0%.

Деятельность обслуживающих производств и хозяйств

С начала 2011 года серьезные изменения притерпел порядок налогообложения обслуживающих производств и хозяйств (далее - ОПХ). Соответственно изменился и порядок учета убытков и перенос их на будущие периоды.

Особые правила

Организации, в состав которых входят подразделения обслуживающих производств и хозяйств, должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно. Убыток от деятельности конкретного подразделения ОПХ погашается только прибылью, полученной именно этим подразделением.

Налогоплательщики, в состав которых входят подразделения ОПХ должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно.

Для признания убытка от деятельности ОПХ необходимо соблюдение следующих условий:

• стоимость товаров (работ, услуг) объектов ОПХ должна соответствовать стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями осуществляющие аналогичную деятельность;
• расходы на содержание объектов ОПХ не должны превышать обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов специализированными организациями, для которых эта деятельность является основной;
• условия оказания услуг (выполнения работ) существенно не отличаются от условий на которых осуществляют деятельность специализированные организации.

Если хотя бы одного из этих условий не выполняется, то убыток по объектам ОПХ можно перенести на срок, не превышающий 10 лет. Направить на погашение этого убытка можно только прибыль, полученную при осуществлении деятельности объектами ОПХ. Другими словами, убыток от деятельности, например столовой, может погашаться только прибылью, полученной этой же столовой.

Налогоплательщики, численность работников которых составляет не менее 25% численности работающего населения соответствующего населенного пункта и в состав которых входят структурные подразделения ОПХ, начиная с 1 января 2011 года вправе принять для целей налогообложения фактически осуществленные расходы на содержание указанных объектов.

Если организация не подходит по этим критериям, то полученный убыток может быть учтен при расчете налоговой базы только при соблюдении вышеперечисленных условий. В ином случае перенос убытка производится в порядке описанному выше.

Чем регламентируются сроки хранения документов в организации

В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:

« Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации

Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.

Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа.

Пример:

Если документ закончили использовать в сентябре 2013 года, на хранение его рекомендуется передать 1 января 2014 года.

Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать - временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.

Среди управленческих документов, которые требуется хранить 75 лет - личные дела сотрудников и журналы регистрации несчастных случаев на производстве.

В целом документы по сроку хранения делятся на группы:

• документы с ограниченным периодом хранения
• документы постоянного хранения
• хранения до минования надобности
• хранения до замены новыми документами

Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно - в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство.

Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования».

Одной из важнейших задач руководителя компании и кадрового департамента - это обязанность гарантировать безопасность персональных данных каждого работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Определенных требований к помещению, в котором хранятся персональные дела работников, законодательством не установлено.

В сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши. Эти документы входят в список документов строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются строгие правила.

Первичные документы, бухгалтерские отчеты и регистры подлежат передаче в архив, это регулируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР от 29.07.1983 № 105):

Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. (Статья № 85 ТК РФ)

В Положении также регламентируется порядок хранения бухгалтерской документации - первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов:

6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Ответственность за сохранность документов организации

За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации:

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере 300-500 рублей:

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).

Таблица: «Сроки хранения документов организаций»

Cогласно федеральным законам и иным нормативно-правовым актам РФ.

Вид документа	Срок хранения	Законодательное обоснование
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Не менее 5 лет	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования	Не менее 45 лет	Согласно Трудовому Кодексу РФ
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве	Не менее 45 лет	Постановление Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73
Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования
Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования
Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования	Не менее 75 лет	Постановление Правительства РФ от 15.12.2000 № 967
Эксплуатационные журналы	Не менее 3 лет	Постановление Минтруда РФ от 22.12.2000 № 92
Информация о платежах, в том числе об их уточнении	Не менее 5 лет	Правила оказания Федеральным казначейством информационных услуг по учету начислений и фактов оплаты физическими и юридическими лицами государственных пошлин, денежных платежей (штрафов) и сборов, утв. Приказ Казначейства РФ от 29.06.2011 № 252
Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи)	В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур	Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Порядок выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде	Не менее 4 лет	Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «Правила ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость
Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа	Не менее 4 лет	Налоговый кодекс РФ
Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок	Не менее 5 лет	Приказ Росалкогольрегулирования от 24.06.2010 № 42н «Порядок учета федеральных специальных марок, а также уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок организацией, осуществляющей производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации»
Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию
Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок
Журналы учета акцизных марок	Не менее 3 лет	Постановление Правительства РФ от 20.02.2010 № 76 «Правила изготовления акцизных марок для маркировки ввозимой на таможенную территорию Российской Федерации табачной продукции, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных акцизных марок»
Журналы учета специальных марок	Не менее 3 лет	Постановление Правительства РФ от 26.01.2010 № 27 «Правила изготовления специальных марок, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных специальных марок»
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность	Не менее 5 лет	Федеральный закон от 06.12.2012 № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете»
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования)
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи
Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств		Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н «Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств»
Единая форма бухгалтерского учета гуманитарной помощи (содействия) № ГП-1 (вместе с документами, относящимися к поставке гуманитарной помощи)		Постановление Госкомстата РФ № 21, Минфина РФ № 29н от 03.04.2001 «Указания по заполнению единой формы бухгалтерского учета гуманитарной помощи»
Рабочие документы	Не менее 5 лет	Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Правила (стандарта) № 2 «Документирование Аудита»»
Документы, свидетельствующие о функционировании системы контроля качества	В течение времени, достаточного для того, чтобы лица, осуществляющие мониторинг, могли оценивать соблюдение принципов и процедур контроля качества услуг аудиторской организации, или в течение более длительного срока, если этого требуют нормативные правовые акты РФ	Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Контроль качества услуг в аудиторских организациях»
Информация об уведомлениях, направленных клиенту и полученных от клиента	Не менее 3 лет	Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ « О национальной платежной системе»
Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт)	Не менее 5 лет	Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники»
Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно- аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации	Не менее 5 лет с даты окончания их использования	Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Положения о регистрации и применении контрольно- кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями»
Контрольные ленты, книга кассира- операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами)	Не менее 5 лет	Постановление Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 «Положения по применению контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»
Формы синтетического и аналитического учета: - ведомость остатков по счетам кредитной организации; - лицевые счета; - отчет о прибылях и убытках	Не менее 5 лет	Указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»
Расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде
Мемориальные ордера
Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента (вносителя, получателя): - приходный кассовый ордер 0402008, который не содержит подписи клиента (вносителя); - расходный кассовый ордер 0402009, который не содержит подписи клиента (получателя)
Ведомости открытых и закрытых счетов
Кассовый журнал по приходу
Кассовый журнал по расходу
Реестр операций с наличной валютой и чеками
Реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей
Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам
Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт
Кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность	Не менее 5 лет	Положение Банка России от 26.03.2007 № 302-П «Правила ведения Бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»
Текст для дела (сшива) с кассовыми документами (код по ОКУД 0402433)	Не менее 5 лет	Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «Порядок ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»
Отчетность на бумажном носителе	Не менее 5 лет	Указание Банка России от 16.01.2004 № 1375-У «Правила составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации»
Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического): - в депозитарии до передачи в архив; - в архиве	Не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи Не менее 5 лет с момента передачи в архив	Приказ Банка России от 25.07.1996 № 02-259 «Правила ведения учета депозитарных операций кредитных организаций в Российской Федерации»
Информация о закрытых счетах депо: - до передачи ее в архив; - в архиве	Не менее 3 лет с момента закрытия Не менее 5 лет с момента передачи в архив
Принятые поручения депозитария: - в картотеке поручений депозитария; - в архиве	В течение 3 лет после завершения операции Не менее 5 лет после приема в архив
Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы	Постоянно (после завершения ликвидационных процедур)	Приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т «Размещение архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций»
Документы о приеме и передаче филиалов
Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности	Сроки хранения приведены в приложении
Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами
Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации
Документы кредитной организации по кадровой работе
Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами
Документы по валютным операциям
Документы по кредитной работе
Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами	3 года (после завершения ликвидационных процедур)
Кредитные истории	В течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории	Статья Федерального закона от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях»
Электронные документы	Не менее 5 лет	Приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 № 10-21/пз-н «Порядок организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по Финансовым рынкам»
Экземпляр бумажной формы отчетности и копии файлов электронной формы отчетности (электронного документа)	Не менее 5 лет	Приказ ФСФР РФ от 19.11.2009 № 09-49/пз-н «Порядок и Срок представления отчетности профессиональными участниками рынка ценных бумаг»
Отчеты контролера о проверке выявленного нарушения профессиональным участником рынка ценных бумаг требований законодательства РФ, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, и внутренних документов профессионального	Не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ	Приказ ФСФР РФ от 21.03.2006 № 06-29/пз-н «Положение о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг»
Документы, являющиеся основанием для записи в регистрах внутреннего учета, и иные документы внутреннего учета, включая копии отчетов клиентам	В течение 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ	Постановление ФКЦБ РФ № 32, Минфина РФ № 108н от 11.12.2001 «Порядок ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами»
Документы, связанные с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг	В течение 5 лет, если иное не установлено законодательством РФ	Приказ ФСФР РФ от 28.12.2010 № 10-78/пз-н «Положение о деятельности по организации торговли на рынке ценных бумаг»
Копии первичных документов, касающихся прав на имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений), в том числе передаточных актов или иных документов о передаче указанного имущества	Не менее 3 лет	Постановление Правительства РФ от 16.04.2008 № 269 «Положение об особенностях деятельности специализированного депозитария негосударственного пенсионного фонда»
Копии документов, подтверждающих право на недвижимое имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов, а также отчетов об оценке указанного недвижимого имущества
Копии договоров доверительного управления средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений), заключенных фондом с управляющими компаниями фонда, копии изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров
Копии договоров, на основании которых осуществляется размещение средств пенсионных резервов (инвестирование средств пенсионных накоплений), изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров
Копии пенсионных правил фонда и внесенных в них изменений, зарегистрированных в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом
Поручения и иные документы, получаемые или составляемые специализированным депозитарием в отношении имущества, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений)
Копии документов, подтверждающих предварительное согласие специализированного депозитария на распоряжение средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений)
Копии документа, определяющего учетную политику, принятую фондом, а также документов о ее изменении
Документы по пенсионным счетам: - негосударственного пенсионного обеспечения; - накопительной части трудовой пенсии	В течение 3 лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору В течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством РФ	Федеральный закон от 07.05.1998 № 75-ФЗ «Негосударственные пенсионные фонды»
Журнал, содержащий сведения о выявленных нарушениях, а также сведения об их устранении	В течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ	Приказ ФСФР РФ от 03.06.2008 № 08-23/пз-н «Требования к правилам организации и осуществлении внутреннего контроля в негосударственном пенсионном фонде»
Отчеты контролера по результатам проверок
Подлинники документов, подтверждающих информацию, раскрытую в соответствии с Положением	Не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены федеральными законами или иными правовыми актами РФ	Приказ ФСФР РФ от 22.06.2005 № 05-23/пз-н «Положение о требованиях к порядку и срокам раскрытия информации, связанной с деятельностью акционерных инвестиционных фондов и управляющих компаний паевых инвестиционных фондов, а также к содержанию раскрываемой информации»
Документы, относящиеся к системе ведения реестра владельцев ценных бумаг или депозитарного учета, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги	Не менее 5 лет с даты их поступления держателю реестра владельцев ценных бумаг или депозитарию и совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения	Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ «Рынок ценных бумаг»
Не переданные оригиналы документов, на основании которых осуществлялись операции в реестре владельцев ценных бумаг	В течение 5 лет после прекращения действия договора на ведение реестра	Приказ ФСФР РФ от 23.12.2010 № 10-77/пз-н «Положение о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг»
Документы и информация системы ведения реестра владельцев ценных бумаг: - на бумажном носителе; - в электронном виде (за исключением переданных в саморегулируемую организацию)	Не менее 5 лет В течение всего периода действия лицензии регистратора на ведение реестра
Электронные документы, связанные с ведением реестров владельцев ценных бумаг, переданные регистраторами	В течение всего срока своей деятельности
Документы, на основании которых были проведены операции в реестре владельцев именных ценных бумаг	Не менее 5 лет	Приказ ФСФР РФ от 29.07.2010 № 10-53/пз-н « Некоторые вопросы ведения реестра владельцев ценных бумаг»
Документы на бумажном носителе, представленные лицами, обратившимися за заверением подлинности подписи	В течение 5 лет либо в течение срока, установленного договором, на основании которого на профессионального участника рынка ценных бумаг возлагается заверение подлинности подписи физических лиц на документах о переходе прав на ценные бумаги и прав, закрепленных ценными бумагами	Приказ ФСФР РФ от 18.02.2010 № 10-10/пз-н «Положение о порядке заверения подлинности подписи профессиональными участниками рынка ценных бумаг»
Испорченные, недействительные и невостребованные полисы и временные свидетельства	Не менее 3 лет	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 28.02.2011 № 158н «Правила обязательного медицинского страхования»
Экземпляры или электронные версии публикаций информации, указанной в п. 182 Правил
Опись уничтоженных документов	3 года	Приказ Минфина РФ от 29.12.2010 № 193н «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов»
Документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов на каждую отчетную дату по каждому договору, относящемуся к страхованию иному, чем страхование жизни	Не менее 5 лет с даты полного исполнения обязательств по договору	Приказ Минфина РФ от 11.06.2002 № 51н «Правила формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни»
Документы и материалы по проводимым валютным операциям	В течение не менее 3 лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора	Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «Валютное регулирование и валютный контроль»
Заверенные копии подтверждающих документов, представленных резидентами и нерезидентами при осуществлении валютных операций	Не менее 3 лет со дня представления резидентом или нерезидентом подтверждающих документов (копий документов) и информации	Постановление Правительства РФ от 17.02.2007 № 98 «Правила представления резидентами и нерезидентами подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций агентам валютного контроля, за исключением уполномоченных банков»
Документы, представляемые резидентом и нерезидентом в уполномоченный банк при осуществлении валютных операций	Не менее 3 лет с даты помещения документа в материалы валютного контроля	Инструкция Банка России от 15.06.2004 № 117-И «Порядок представления резидентами и нерезидентами, уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок»
Документы, помещенные в досье по паспорту сделки	Не менее 3 лет со дня закрытия паспорта сделки
Акты и Протоколы испытаний количества и качества экспортируемых из РФ товаров	В течение 3 лет	Приказ ВЭК РФ от 06.05.1999 № 88 «Положение о порядке проведения экспертной оценки количества и качества товаров, экспортируемых из Российской Федерации»
Документы, содержащие сведения, указанные в ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации личности		Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»
Документы, полученные в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления		Распоряжение Правительства РФ от 10.06.2010 № 967-р «Рекомендации по разработке организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма
Документы, полученные в результате идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, а также документы, относящиеся к деятельности клиента (в том числе документы переписки и иные документы по усмотрению организации)	В течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом	Приказ Росфинмониторинга от 17.02.2011 № 59 «Положение о требованиях к идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения клиентом операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма»
Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, а также документы, подтверждающие направление организациями (лицами) сведений об операциях в Росфинмониторинг, на основании статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ	Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом	Приказ Росфинмониторинга от 05.10.2009 № 245 «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»
Сообщения, направленные организацией (лицом) в Росфинмониторинг
Документы, касающиеся противодействия отмыванию денег	Не менее 5 лет	от 30.10.2000 «Всеобщие директивы по противодействию отмыванию доходов в частном банковском секторе (Вольфсбергских принципов)»
Анкета (досье) клиента	Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом	Банк России 19.08.2004 № 262-П «Положение об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации(отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»
Уведомления, полученные от кредитных организаций: - о принятии кредитной организацией решения о ненаправлении сведений о подозрительной операции, полученных от своего филиала, в уполномоченный орган; - о принятии (непринятии) уполномоченным органом представленных филиалом сведений, предусмотренных Федеральным законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ и относящихся к операциям, которые были выявлены в указанном филиале кредитной организации (в этом случае вместо уведомления кредитная организация может направить в филиал копию извещения в виде электронного сообщения (ИЭС))	Не менее 5 лет со дня их получения	Банк России от 29.08.2008 № 321-П «Положение о порядке представления кредитными организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных Федеральным законом « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»
Направленные кредитной организацией в уполномоченный орган ОЭС, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС территориального учреждения и ИЭС уполномоченного органа, полученные кредитной организацией в ответ на данный ОЭС (в электронном виде)
Копии документов, полученных на основании Федерального закона « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и Положения Банка России № 262-П, которые могут быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе, Сообщения, а также иные документы и деловая переписка	Не менее 5 лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом	Письмо Банка России от 13.07.2005 № 99-Т «Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»
Отчеты арбитражных управляющих и иные документы, утвержденные решением общего собрания членов саморегулируемой организации	В течение 5 лет с даты представления соответствующего документа	Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «Несостоятельности (банкротстве)»
Акты проверок деятельности своих членов в качестве арбитражных управляющих со всеми приложениями	В течение всего периода их деятельности	Постановление Правительства РФ от 25.06.2003 № 366 «Правила проведения саморегулируемой организацией арбитражных управляющих проверки деятельности своих членов»
Заявки на участие в открытых торгах и иные документы, представленные заявителями, участниками торгов, а также протоколы о результатах проведения открытых торгов (в электронной форме)	В течение 10 лет с даты утверждения протокола о результатах проведения открытых торгов	Приказ Минэкономразвития РФ от 15.02.2010 № 54 «Требования к электронным площадкам и операторам электронных площадок при проведении открытых торгов в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве»
Информация, внесенная в реестр сертификатов	В течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ	Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Электронная подпись»
Информация, указанная в ч. 1 ст. 15 Федерального закона « Об электронной подписи»
Сертификат ключа подписи в форме электронного документа: - после его аннулирования - в режиме архивного хранения	Не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Не менее чем 5 лет	Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Электронная цифровая подпись»
Информация, внесенная в реестр квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи	В течение всего срока	Деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ Приказ Минкомсвязи РФ от 05.10.2011 № 250 «Формирование и ведение реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров»
Регистрационный журнал	Не менее 1 года с даты последней записи в нем	Закон РФ от 27.12.1991 № 2124-1 «Средства массовой информации»
Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы (кроме документов, в отношении которых законодательством РФ установлено иное)	В течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров	Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «Реклама»
	До дня вступления в силу принимаемого соответствующим нормативным правовым актом технического регламента	Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «Техническое Регулирование»
Полученные в письменной форме замечания заинтересованных лиц	До утверждения национального стандарта
Декларация о соответствии и доказательственные материалы	В течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом
Зарегистрированная декларация о соответствии вместе с документами, на основании которых она была принята	Не менее 3 лет после окончания срока ее действия	Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 766 «Порядок принятия декларации о соответствии и ее регистрации»
Тарная этикетка на дезинфекционные средства	Весь период хранения (реализации) дезинфекционного средства	Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 09.06.2003 № 131
Копия сертификата соответствия и документы, послужившие основанием для его получения	В течение не менее чем 2 лет после окончания срока его действия	Федеральный закон от 12.06.2008 № 88-ФЗ «Технический регламент на молоко и молочную продукцию»
Техническая документация, включая документы, подтверждающие соответствие на территории государств- членов Таможенного союза: - на газоиспользующее оборудование; - партию газоиспользующего оборудования (единичное изделие)	В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Оборудования В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии	Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 875 «Безопасность аппаратов, работающих на газообразном топливе»
Комплект документов на продукцию легкой промышленности: - на продукцию, выпускаемую серийно; - на партию продукции	В течение не менее 5 лет со дня снятия (прекращения) с Производства продукции легкой промышленности В течение не менее 5 лет со дня реализации последнего изделия из партии	Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 876 «Безопасность продукции легкой промышленности»
Декларация о соответствии и входящие в состав доказательственных материалов документы	В течение 10 лет со дня окончания действия декларации о соответствии вследствие снятия продукции с производства или реализации последнего изделия из задекларированной партии средств индивидуальной защиты	Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 «Безопасность средств индивидуальной защиты»
Комплект документов на: - средство индивидуальной защиты; - партию средств индивидуальной защиты	В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства данного средства индивидуальной защиты. В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии
Комплект документов на: - техническое средство; - партию технических средств	В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Технического средства В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии	Комиссия Таможенного союза от 09.12.2011 № 879 «Электромагнитная совместимость технических средств»
Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля		Федеральный закон от 18.07.1999 № 183-ФЗ «Экспортный контроль»
Учетные журналы и учетные документы	Не менее 3 лет, если более длительный срок их хранения не установлен законодательством РФ	Приказ ФСТЭК РФ от 31.03.2010 № 165 «Порядок учета внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля»
Документация, связанная с проведением экспертиз	В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством РФ	Постановление Правительства РФ от 21.06.2001 № 477 «Положение о проведении независимой идентификационной экспертизы товаров и технологий в целях экспортного контроля»
Приходно-расходные документы, указанные в абз. 5 п. 3.5 Инструкции	Не менее 3 лет	Приказ Росгидромета от 26.02.2007 № 58 «Инструкция о порядке учета, хранения и передачи средств активного воздействия одной специализированной организацией другой специализированной организации»
Маркшейдерская документация, перечисленная в п. 428 Инструкции	В течение 3 лет со дня окончания отображенных в ней работ	Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 73 «Инструкция по производству маркшейдерских работ»
Журналы вычислений, послужившие основой составления чертежей, указанных в п. 428 Инструкции, а также материалы фотометрической съемки - снимки (негативы) и списки координат опорных точек, использованных для ориентирования (корректирования) стереомоделей	Не менее 3 лет
Чертежи, перечисленные в п. 429 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления	До ликвидации отдельных объектов и до погашения горных выработок
Чертежи, перечисленные в п. 430 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления	До ликвидации горного предприятия
Чертежи, перечисленные в п. 431 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления	Постоянно (уничтожению не подлежат)
Документация по отгрузке товарного сырья	В течение операционного года	Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 71
Карточки учета индивидуальных доз облучения персонала		Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 12.03.2003
Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А, работающего с лучевыми досмотровыми установками (ЛДУ)	В течение 50 лет после увольнения работника	Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 37
Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А	В течение 50 лет	Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 36, и приложения № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10, № 11 к ним
Журналы, формы которых приведены в приложениях № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10 и № 11 к СанПиН 2.6.1.2368-08	Постоянно
Договоры на оказание сыскных услуг и акты на выполнение работ	В течение 5 лет	Закон РФ от 11.03.1992 № 2487-1 «Частная детективная и охранная деятельность в Российской Федерации»
Документы, подтверждающие приобретение специальных средств	До принятия руководителем частной охранной организации решения об их уничтожении, продаже (передаче)	Постановление Правительства РФ от 14.08.1992 № 587 «Правила приобретения, учета, хранения и ношения специальных средств, приобретения и обращения огнестрельного оружия и патронов к нему, применяемых в ходе осуществления частной охранной деятельности»
Дела с учетными документами, реестры, книги и журналы учета оружия	В течение 10 лет (либо до письменного разрешения органа внутренних дел, осуществляющего контроль за деятельностью данного юридического лица на их уничтожение)	Приказ МВД РФ от 12.04.1999 № 288 «Инструкция по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации»
Данные самопишущих приборов	Не менее 3 месяцев	Постановление Госгортехнадзора РФ от 24.04.2003 № 24
Технологические журналы	До капитального ремонта установки
Полученные в результате проведения экспертизы опасного объекта материалы (договор, заключение экспертизы опасного объекта, переписка, другие документы)	В течение срока действия договора обязательного страхования гражданской ответственности владельца опасного объекта	Приказ МЧС РФ от 30.12.2011 № 807 «Методические рекомендации по проведению экспертизы опасного объекта, а также взаимодействию владельцев опасных объектов, страховщиков, специализированных организаций и специалистов, осуществляющих экспертизу опасных объектов»
Отчеты экспертов	В течение всего срока действия лицензии	Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.11.1998 № 64
Акты, оформленные по установленной форме по результатам спуска обсадной колонны и ее цементированию, наряду с заключениями геофизических организаций о фактическом состоянии цементного камня за обсадными колоннами	На протяжении всего периода эксплуатации скважины (хранятся в деле скважины)	Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 56
Декларация о соответствии автомобильного и авиационного бензина, дизельного и судового топлива, топлива для реактивных двигателей и топочного мазута (вместе с доказательственными материалами)	В течение 3 лет с момента окончания срока ее действия	Приказ Ростехрегулирования от 25.12.2008 № 743-ст
Документы и материалы, подтверждающие сертификацию указанной продукции	Не менее чем срок действия сертификата
Документация по строительству скважин на площадях залегания калийных солей	Постоянно	Постановление Госгортехнадзора РФ от 04.02.2002 № 8
Результаты анализа, оформленные в виде отчетов	На весь период разработки месторождения и проведения ликвидационных работ
Заключения, радиографические снимки, магнитные ленты или диаграммы	В течение года после сдачи газопровода в эксплуатацию	Постановление Госгортехнадзора РФ от 18.03.2003 № 9, и приложение № 3 к ним
	В течение всего срока эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации)
Наряды-допуски	Не менее 1 года с момента его закрытия
Наряды-допуски, выдаваемые на первичный пуск газа, врезку в действующий газопровод, отключения газопроводов с заваркой наглухо в местах ответвления	Постоянно (хранятся в исполнительно- технической документации на данный газопровод)
Журнал регистрации нарядов-допусков на производство газоопасных работ	Не менее 5 лет
Проектная и исполнительная документация	В течение всего срока Эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации)	Постановление Госгортехнадзора РФ от 27.05.2003 № 40
Наряды-допуски	Не менее 1 года
Наряды-допуски, выдаваемые на первичный слив газа, производство ремонтных работ с применением сварки на элементах технологических газопроводов и резервуаров в земле	Постоянно (хранятся в исполнительно-технической документации объекта СУГ)
Журналы регистрации нарядов-допусков	Не менее 5 лет
Журнал контроля работы стационарной дегазационной станции (ДС) (мобильной дегазационной установки (ДУ))	Весь период эксплуатации ДС (ДУ)	Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 679 «Инструкция по дегазации угольных шахт»
Журнал проведения вакуумно-газовых съемок дегазационной сети	Весь период эксплуатации дегазационной сети шахты
Журнал учета работы дегазационных скважин	Весь период эксплуатации выемочного участка
Журнал осмотра и ремонта дегазационных газопроводов	Весь период эксплуатации дегазационной системы шахты
Акт приемки подземных дегазационных скважин	Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины
Акт приемки дегазационных скважин, пробуренных с поверхности	Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины.
Параметры работы главных вентиляторных установок, характеризующие ее как элемент вентиляционной системы шахты, переданные в систему аэрогазового контроля (АГК)	Не менее 1 года	Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 678 «Положение об аэрогазовом контроле в угольных шахтах»
Данные, характеризующие проветривание тупиковых выработок
Данные о состоянии шлюзов
Письменное указание начальника участка о временной блокировке автоматического отключения электроснабжения при закорачивании вентилляционных струй воздуха в шлюзах
Данные о контролируемых параметрах работы газоотсасывающих установок
Данные от систем контроля вакуум- насосной станции и дегазационных трубопроводов и эффективности работы дегазационной системы
Сведения от датчиков, используемых для выявления пожаров и обнаружения начальных стадий возникновения пожаров
Данные, получаемые от датчиков основных измерительных каналов
Данные обо всех измерениях программного обеспечения (конфигурация, технологические программы, настройки, прикладные технологические программы для подземных устройств контроля и управления), связанные с алгоритмами измерения, АГК и автоматической газовой защиты (АГЗ)
Документация по системе АГК шахты	Не менее 1 года после Прекращения эксплуатации контролируемого объекта
Наряд-путевки	Не менее 6 месяцев	Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 50
Протокол испытаний и техническая документация	В течение периода действия сертификата, но не менее 5 лет	Постановление Госстандарта РФ от 04.04.1997 № 7 «Правила проведения сертификации продукции в системе сертификации металлообрабатывающих станков»
Протокол оценки производства
Руководство по эксплуатации изделия	Не менее 5 лет
Журналы регистрации в ОС
Отчеты ОС
Протоколы испытаний ИЛ (ИЦ)
Журналы регистрации ИЛ (ИЦ)
Государственный реестр Системы сертификации ГОСТ Р, который ведет ОС и который содержит основные сведения, входящие в сертификаты соответствия
Ведомости выдачи сертификатов соответствия в ОС
Ведомости выдачи копий сертификатов соответствия в ОС
Ведомости выдачи лицензий на применение знака соответствия в ОС
Сводные отчеты о работе ОС и ИЛ (ИЦ) и копии сертификатов соответствия, направляемые в Госстандарт России
Сводная информация о работе ОС и ИЛ (ИЦ), направляемая в Центральный орган Системы сертификации металлообрабатывающих станков (ЦОС)
Журнал учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции и содержания в них денатурирующих веществ	Не менее 5 лет после окончания его заполнения	Приказ Росалкогольрегулирования от 30.04.2010 № 30н «Порядок ведения журнала учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции, и содержания в них денатурирующих веществ»
Один экземпляр диссертации, принятой к защите, и два экземпляра автореферата	Бессрочно (хранятся в библиотеке, на правах рукописи)	Приказ Минобрнауки РФ от 12.12.2011 № 2817 «Положение о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук»
Второй экземпляр аттестационного дела соискателя	В течение 10 лет (хранится в диссертационном совете)
Один экземпляр автореферата и диссертации (при отрицательном результате защиты диссертации)	В течение 10 лет (хранятся в диссертационном совете)
Журналы регистрации выданных дипломов доктора наук и кандидата наук		Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 37 «Порядок оформления и выдачи дипломов и дубликатов дипломов доктора наук и кандидата наук, а также замены дипломов»
Журналы регистрации выданных аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности	Постоянно (хранятся как документы строгой отчетности)	Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 38 «Порядок оформления и выдачи аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности и их дубликатов»
Аттестационные дела: - отложившиеся до 1945 г. включительно; - дела лиц, утвержденных в ученом звании профессора, отложившиеся до 1991 г. включительно; - аналогичные дела, отложившиеся после 1991 г.; - дела лиц, утвержденных в ученых званиях доцента и старшего научного сотрудника (вне зависимости от периода утверждения)	Постоянно Постоянно 10 лет ЭПК 5 лет ЭПК	Росархив от 05.12.2008 № 4/2191 «Сроки хранения аттестационных дел лиц, утвержденных в ученом звании доцента, старшего научного сотрудника, профессора»
Корешки Медицинских свидетельств о рождении	В течение 1 календарного года после окончания года, когда было выдано Медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи)	Минздравсоцразвития РФ от 19.01.2009 № 14-6/10/2-178
Корешки Медицинских свидетельств о смерти
Корешки Медицинских свидетельств о перинатальной смерти
Корешки бланков листков нетрудоспособности	В течение 3 лет	Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004 «Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения»
Испорченные бланки листков нетрудоспособности
Экземпляр заключительного акта	В течение 50 лет	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н «Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований)работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»
Второй экземпляр акта медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством (форма № 307/у-05)	В течение 3 лет	Приказ Минздрава РФ от 14.07.2003 № 308 «Инструкция, приведенная в приложении № 3, и п. 7 Инструкция, приведенная в приложении № 4»
Заполненный журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами (форма № 304/у)
Третий экземпляр заключения независимой экспертизы вместе с представлением, протоколом заседания комиссии, копиями запрошенных документов, рассмотренных при производстве независимой экспертизы, особыми мнениями экспертов (при их наличии)	В течение 50 лет	Постановление Правительства РФ от 28.07.2008 № 574
Индивидуальная карта пациента при применении вспомогательных репродуктивных технологий (форма № 111-1/у-03)	50 лет	Приказ Минздрава РФ от 26.02.2003 № 67 «Применение вспомогательных репродуктивных технологий (ВРТ) в терапии женского и мужского бесплодия»
Индивидуальная карта донора спермы (форма № 158/у-03)
Индивидуальная карта донора ооцитов (форма № 158-1/у-03)
Журнал учета, хранения и использования спермы пациентов (форма № 158-2/у-03)
Журнал учета, хранения и использования спермы доноров (форма № 158-3/у-03)
Журнал учета, хранения и использования ооцитов пациенток (форма № 158-4/у-03)
Журнал учета, хранения и использования ооцитов доноров (форма № 158-5/у-03)
Журнал учета, хранения и использования криоконсервированных эмбрионов (форма № 158-6/у-03)
Журнал проведения искусственных инсеминаций (форма № 158-7/у-03)
Акт о несчастном случае на производстве	Не менее 3 лет	Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.03.2008 № 15
Оконченные журналы (карты)	Не менее 3 лет	Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 24.08.2007 № 61
Все документы на серию каждого медицинского иммунобиологического препарата (МИБП): - на препараты, вводимые человеку; - на другие препараты	Не менее 2 лет по окончании срока годности Не менее 6 месяцев по окончании срока годности	Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.04.2003 № 60
Оконченные журналы (карты) учетных форм, перечисленных в пунктах 3.2.1, 3.2.2 и 3.2.6 СП 1.2.036-95	В течение 3 лет	Постановление Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.08.1995 № 14
Санаторно-курортная карта	В течение 3 лет	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 № 256

По материалам: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru