Главная » Права » Порядок предоставления документов в налоговую по требованию. Требование о предоставлении документов: delete или выбросить в корзину

Порядок предоставления документов в налоговую по требованию. Требование о предоставлении документов: delete или выбросить в корзину

Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы

Кочетков Юрий Владимирович. генеральный директор «Бурмистр.ру»

Любые мероприятии налогового контроля, проводимые налоговиками – неприятная для налогоплательщика процедура. Ведь в данном случае происходит столкновение двух совершенно противоположных «желаний». Налоговики всеми способами пытаются что-то найти в учете налогоплательщика, заваливая его требованиями о представлении документов. При этом, в требованиях зачастую поименованы не относящиеся к проверяемым налогам и сборам документы. Налогоплательщики, в свою очередь, всеми силами стараются представить налоговикам минимальное количество документов, которые не могут навредить, появившись в решении по результатам налоговой проверки. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы налогоплательщиков, возникающие при получении из налогового органа требования о представлении документов.

Вопрос 1. В каких случаях быть получено требование о представлении документов.

Требование о представлении документов может быть получено налогоплательщиком при проведении налоговой проверки (п.1 ст.93 НК РФ) и при проведении «встречной» проверки контрагента и иных лиц, располагающих документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Налоговым кодексом предусмотрено 2 вида налоговых проверок – камеральные и выездные (п.1 ст.87 НК РФ)

Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основании представленных налогоплательщиком налоговых деклараций (расчетов) и документов, а также иных документов имеющихся у налогового органа (п.1 ст.88 НК РФ).

Камеральная проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) (п.2 ст.88 НК РФ). При этом продления срока камеральной налоговой проверки и её приостановление Налоговым кодексом не предусмотрено.

При камеральной проверке НК РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов:

В случае применения компанией налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ)

При желании организации вернуть НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ)

При проведении камеральной проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ)

Если налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Никаких иных оснований для истребования документов в рамках проведения камеральной проверки не предусмотрено.

Выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа (п.1 ст.89 НК РФ).

Длительность проведения проверки не может превышать двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев. (п.6 ст.89 НК РФ)

В случае приостановления выездной налоговой проверки все действия налогового органа по истребованию у налогоплательщика документов приостанавливаются, следовательно вручение требования в данный период будет неправомерным (п.9 ст.89 НК РФ).

Налоговый орган вправе истребовать документы у контрагента проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Таким образом: истребование документов у налогоплательщика может производится:

В рамках проводимой камеральной проверки поданной в налоговый орган декларации, исключительно в случаях предусмотренных НК РФ и в течении срока проведения камеральной проверки, то есть не позднее 3 месяцев с момента подачи декларации.

В рамках проводимой выездной налоговой проверки исключительно в период фактического проведения проверки, а никак не в период, когда проверка приостановлена по решению налогового органа

В рамках проведения встречной налоговой проверки

Вопрос 2. В течение какого срока должны быть представлены документы

Налоговым кодексом предусмотрены следующие сроки для представления документов по требованиям налогового органа (обращаем внимание, что сроки исчисляются в рабочих днях (п.6 ст.6.1 НК РФ):

В течение 10 дней со дня вручения требования в рамках выездной и камеральной проверки (п.3 ст.93 НК РФ).

В течение 5 дней со дня получения требования в рамках «встречной» проверки. Если документов, запрошенных налоговым органом, у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом налоговому органу также в течение 5 дней (п.5 ст.93.1 НК РФ).

При этом налогоплательщик может письменно уведомить проверяющих о невозможности представить запрошенные в требовании документы в определенный Налоговым кодексом срок. В письменном уведомлении налогоплательщик обязан указать причины, по которым документы не могут быть представлены в отведенный срок и сроки, в течение которых они могут быть представлены (п.3 ст.93 НК РФ).

Образец письменного уведомления:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

Объем запрошенных для проверки документов составляет более 5000 страниц. В штате нашей организации всего один человек занимающийся ведением бухгалтерского и налогового учета, а именно - Главный бухгалтер Петрова Маргарита Васильевна. Другие сотрудники организации доступа к бухгалтерским и налоговым регистрам не имеют.

С 10.05.2010 года главный бухгалтер находится на больничном (копию больничного листа прилагаем), ввиду чего подготовить запрошенный налоговым органом комплект документов в требуемый срок не представляется возможным.

В связи с этим на основании п. 3 ст. 93 НК РФ просим продлить срок представления документов до 10.06.2010 включительно.

Приложение:

1. Копия больничного листа главного бухгалтера Петровой Маргариты Васильевны на 1 л. в 1 экз.

Решение о продлении срока представления документов по требованию может быть принято (может быть и не принято) руководителем (заместителем) налогового органа в течение двух дней со дня получения уведомления от налогоплательщика представлены (п.3 ст.93 НК РФ), в результате чего выносится отдельное решение.

Минфин России в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 указал, что при рассмотрении вопроса о продлении срока учитываются:

Причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы

Объем истребованных документов

Факт частичной передачи документов

Сроки, в которые проверяемый может представить документы.

Отсутствие ответа налогового органа на направленное ему письменное уведомление о продлении срока представления документов может быть основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности за несвоевременное предоставление налоговому органу документов. Правда освобождения этого придется добиваться в судах, которые часто встают на сторону налогоплательщика (см. например, Постановление ФАС Московского округа от 31.01.2008 N КА-А40/14787-07).

Таким образом: рекомендуем Вам не ждать ответа налогового органа о продлении срока, так как ответ может быть и отрицательным, а значит, время на подготовку документов может быть безнадежно потеряно. Необходимо с момента получения требования предпринять все усилия по подготовке документов и их последующему представлению налоговому органу. Даже частичное представление документов позволит минимизировать штраф, а в совокупности с направленным в инспекцию уведомлением возникнет весомый аргумент в судебных разбирательствах.

Вопрос 3. Как поступать в ситуации, когда запрошенные налоговым органом документы отсутствуют.

Очень часто налоговики, не зная особенностей хозяйственной деятельности налогоплательщика или используя «шаблоны» требований о представлении документов запрашивают у налогоплательщика документы, которые у него попросту не ведутся.

Кроме этого, часть документов может отсутствовать в момент проведения налоговой проверки в силу ряда причин, среди которых могут быть:

Передача документов по требованию органам власти

Изъятие документов правоохранительными органами

Уничтожение документов в результате пожара, наводнения и других чрезвычайных обстоятельств

Уничтожение вследствии истечения срока хранения

Хищения документов.

В данной ситуации необходимо в первый же день после получения требования уведомить налоговую инспекцию о невозможности представления документов (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). К данному уведомлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих отсутствие запрошенных налоговиками документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Образец уведомления налогового органа о невозможности представления документов в силу их физического отсутствия у налогоплательщика:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

о невозможности своевременного представления документов

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы журналы учета полученных и выставленных книг счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также счета-фактуры за 2008-2009 годы.

Данные документы не могут быть представлены налоговому органу, так как ООО «Рога и копыта» применяет упрощенную систему налогообложения, а значит в силу п.2 ст.346.11 НК РФ не исчисляет и не уплачивает налог на добавленную стоимость.

Кроме этого, налоговым органом запрошены лицензии на эксплуатацию взрывопожароопасных объектов, действовавшие в течение 2008-2009 годов.

Данные документы так же не могут быть представлены, так как ООО «Рога и копыта» деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных объектов в проверяемый период не осуществляло, следовательно, лицензии за данный период отсутствуют.

Приложение:

1. Копия заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения с отметкой налогового органа на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Однако, на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

В качестве примера можно привести:

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

Вопрос 4. Могут ли налоговые органы запросить документы повторно

Требовать у налогоплательщика документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, налоговые органы не вправе (п.5 ст.93 НК РФ).

Исключением в данном случае являются ситуации, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, а также случаи, когда представленные в налоговый орган документы были утрачены вследствие непреодолимой силы.

В ситуации, когда налоговый орган повторно запросил у вас документы, рекомендуем направить на имя руководителя проверяющей налоговой инспекции уведомление о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее. К данному уведомлению обязательно приложите копии реестров ранее переданных документов с отметками налогового органа.

Пример такого уведомления приведен ниже:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

от Общества с ограниченной

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы:

Акты выполненных работ за 2008-2009 годы

Учетная политика за 2008-2009 годы

Устав организации

Сообщаем Вам, что копии запрошенных налоговым органом документов в количестве 2 500 листов были представлены ранее в ответе на требование N 520/20-А от 11.01.2010 года (перечень переданных ранее документов приведен в приложении к данному письму).

В силу п.5 ст.93 НК РФ требование налогового органа о повторном представлении документов, ранее представленных налоговому органу в рамках камеральных и выездных налоговых проверок неправомерно.

Приложение:

1. Ответ на требование налогового органа N 520/20-А от 11.01.2010 года с приложением описи переданных налоговому органу копий документов на 50 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Вопрос 5. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при камеральной проверке

В рамках проводимой налоговым органом камеральной налоговой проверки могут быть запрошены лишь документы, относящиеся к поданной налоговой декларации. Это следует из п.1 ст.88 НК РФ.

Оштрафовать по п.1 ст.126 НК РФ за непредставление документов, которые непосредственно не относятся к предмету проводимой проверки налоговый орган не вправе. Такой позиции придерживается ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07. Аналогичная позиция содержится и в решениях федеральных арбитражных судов.

В качестве примера также можно привести:

Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

В качестве превентивной меры по запросу налоговиками не относящихся к проверке документов можно написать на имя руководителя инспекции информационное письмо. Если же налоговики всё таки оштрафуют налогоплательщика, данное письмо можно будет использовать как дополнительный аргумент при рассмотрении дела в арбитражном суде.

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

от Общества с ограниченной

ответственностью Рога и копыта,

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

о том, что запрошенные налоговым органом документы не относятся к проверяемой в рамках камеральной проверки декларации

В требовании налогового органа указано, что документы истребуются в рамках проведения камеральной проверки поданной налоговой декларации по налогу на прибыль организаций за 2009 год.

В то же время в Требовании о представлении документов поименованы книги покупок и книги продаж за 2008 и 2009 годы. Данные документы никак не связаны с камеральной проверкой представленной декларации по налогу на прибыль, кроме этого книга покупок и книга продаж за 2008 год относятся к другому налоговому периоду.

В силу всего вышесказанного считаем требование в части представления книг покупок и книг продаж за 2008-2009 годы неправомерным.

Приложение:

1) Постановление ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).

2) Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

3) Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

4) Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Вопрос 6. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при выездной проверке

В отношении выездной налоговой проверки Налоговый кодекс не содержит конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговиками. В кодексе сказано лишь, что могут быть потребованы необходимые для проверки документы (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

Фактически такая формулировка Налогового кодекса дает налоговикам право требовать у налогоплательщика любые документы.

Ограничение в данном случае одно – документы должны быть необходимы для проверки (абз.2 п.12 ст.89, п.1 ст.93 НК РФ), то есть относиться к тем налогам и сборам, которые поименованы в решении о проведении выездной налоговой проверки (п.2 ст.89 НК РФ).

В любом случае определять необходимость документов будут специалисты налогового органа, а никак не налогоплательщик, ведь зачастую один документ может использоваться для исчисления различных налогов.

Вопрос 7. Необходимо ли нотариальное заверение документов

В нотариальном заверении документов перед отправкой в налоговый орган или представлением налоговым инспекторам необходимости нет. Ведь в п.2 ст.93 НК РФ четко обозначено, что « не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ».

Копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Заверение производится подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п.2 ст.93 НК РФ). Уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, которая составлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Вопрос 8. Как лучше оформить документы перед отправкой в налоговые органы

Каких либо требований об оформлении документов перед отправкой в налоговый орган, за исключением их заверения руководителем организации (иным уполномоченным на основании доверенности лицом) Налоговый кодекс РФ не содержит.

Учитывая тот факт, что количество запрошенных налоговым органом документов на практике обычно составляет сотни и тысячи копий заверять каждый документ очень трудоемкий процесс, попросту не имеющий смысла.

Ввиду этого рекомендуем прошивать однотипные документы в количестве 100-200 штук вместе с описью документов. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На первых листах указывается реестр передаваемых в налоговый орган документов. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие стопку, листком бумаги, на котором поставить подпись лица имеющего право заверения данных документов и печать организации.

Также на последнем листе указывается количество копий содержащихся в стопке.

Вопрос 9. Могут ли налоговые органы требовать документы в электронном виде

На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.

Такое требование неправомерно, поскольку из смысла п. 2 ст. 93 НК РФ и формы требования о представлении документов явно следует, что документы могут быть истребованы только в виде заверенных соответствующим образом копий. Поэтому, если вы сочтете невозможным представить электронные копии, вы имеете полное право ограничиться представлением заверенных копий истребуемых документов.

Вопрос 10. Когда лучше отправлять документы в инспекцию

Документы, запрошенные налоговым органом в требовании, должны быть представлены в течение срока установленного Налоговым кодексом (10 или 5 рабочих дней).

Точную дату представления документов, в рамках законодательно установленного срока, устанавливает сам налогоплательщик. Однако, принимая такое решение, следует помнить о том, что чем быстрее налоговый орган получит от налогоплательщика документы, тем быстрее у него возникнут дополнительные вопросы к налогоплательщику.

В итоге налогоплательщик, проявив инициативу и представив документы сразу, может получить новое требование на представление документов.

Исходя из практики, налогоплательщики представляют документы в последний день установленного Налоговым кодексом срока.

Вопрос 11. Могут ли налоговые органы запрашивать документы в момент приостановления выездной налоговой проверки

Нет, не могут.

На период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика, которому в этом случае возвращаются все подлинники, истребованные при проведении проверки, за исключением документов, полученных в ходе проведения выемки, а также приостанавливаются действия налогового органа на территории (в помещении) налогоплательщика, связанные с указанной проверкой (п.9 ст.89 НК РФ).

Письмо о продлении срока предоставления документов, необходимых для проведения дополнительных мероприятий налогового контроля

В Инспекцию ФНС РФ _________________

от ______________, ИНН ____________,

местонахождение ____________________

Объем перечисленных выше документов очень велик в связи с тем, что ________________________.

Настоящим _____________ (наименование организации) представляет первичные документы, подтверждающие ____________ за ___________ (указать период).

По вышеизложенным причинам не представляется возможным представить первичные документы за ________________ (указать период).

На основании изложенного, в соответствии с п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ ______________ (наименование организации) просит продлить срок предоставления документов, указанных в требовании о предоставлении документов N ______ от "___"________ ___ г. на ______________ дней.

Генеральный директор ____________/_____________/

Cопроводительное письмо к документам

Сопроводительные письма подготавливают для отправки документации с отсутствующей на них адресной частью, то есть в тех случаях, когда невозможно указать получателя. Их составляют на официальном бланке в произвольной форме при соблюдении стандартных требований делопроизводства.

Образец сопроводительного письма при поиске работы

Основные положения сопроводительного письма:

Содержание должно включать, какие документы направлены получателю и что они действительно направлены. Письмо является доказательством отправки требуемого.
По ходу текста необходимо высказать просьбы, а также сделать пояснения. Все комментарии касаются только отправляемых документов. При необходимости отправки сообщения по иному вопросу необходимо оформить другое письмо.
При наличии приложения под основным текстом ставится отметка (проставляют всегда). Она нужна для упрощения обработки почты адресату и уменьшения вероятности потери приложений. Если по тексту указывают отправляемые документы, то в отметке прописывают количество листов в них и экземпляров. Если нет – перечисляют наименования. При отправке документации одному получателю (в письме указаны несколько адресов), отметка содержит уточнение кому именно.
На письме проставляют дату регистрации и исходящий регистрационный номер, что облегчает доказательство факта не только отправки, но и обозначения конкретного срока.

За своевременную подготовку сопроводительных писем отвечает непосредственный исполнитель, а за организацию отправки документации – служба делопроизводства.

Образец сопроводительного письма к договору скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 3 894)

Сопроводительное письмо в налоговую образец скачать (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 2 759)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Сопроводительное письмо в налоговую

Сопроводительное письмо, как правило, прикладываются к документам при их отправке различным адресатам – клиентам, партнерам, различным инстанциям и учреждениям. В данной статье предлагаем скачать образец сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов.

Налоговая инспекция может прислать запрос на предоставление определенных документов, например, при проведении какой-либо проверки. Получив запрос, организация должна в установленные сроки отправить документы в налоговую, при этом к документам прикладывают сопроводительное письмо. в котором объясняют, зачем эти документы направляются, и указывают номер и дату запроса налоговой.

Сопроводительное письмо помогает получателю сориентироваться и понять назначение полученной документации.

Предлагаем скачать образец сопроводительного письма:

Как написать сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговую?

Письмо составляют в свободной форме с учетом правил оформления деловой переписки.

На бланке указывают дату оформления, исходящий номер, указывает номер и дату запроса налогового органа, в ответ на который предоставляются документы.

В правом верхнем углу следует указать должность и ФИО налогового специалиста, которому направляется документация.

В тексте сопроводительного письма указывают, что в адрес ИФНС направляются документы, согласно запросу №__ от ______. Указывается причина предоставления документов, например, проверка правильности исчисления налоговой базы по налогу на прибыль или проверка обоснованности возврата НДС из бюджета.

В тексте уместно привести перечень направляемых в налоговую документов с указанием количества листов, экземпляров.

Сопроводительное письмо подписывается руководителем организации или другим лицом, имеющим на то право. Далее документы вместе с сопроводительным письмом направляются в налоговую инспекцию.

Для того чтобы при необходимости налоговый специалист мог связать с лицом, подготовившим документы, оставляют контактные данные.

Сопроводительное письмо о предоставлении документов образец - скачать.

ИНТЕРНЕТ-КОНФЕРЕНЦИЯ

23.06.2015 - 30.06.2015

НДС-вопросы решаем вместе

Ответ на требование налоговой по ТКС: сроки

— Добрый день! Как правильно определить срок ответа на Требование пояснений/ документов по НДС, полученное налогоплательщиком по ТКС, с учетом наличия у налогоплательщика обязанности передать налоговому органу квитанцию о приеме документов по ТКС в течение шести дней (п.5.1 ст.23 НК РФ) ? Так, например, если указанная квитанция передана на 6-ой день, то срок ответа на требование начинает течь только с этого 6-го дня. Соответственно, общий срок для ответа на требование может составить 6дн+5дн(10дн). Верно ли такое понимание? и как его можно аргументировать?. Спасибо.

«Главная книга»:

— В рамках камеральной проверки (при обнаружении ошибок и/или противоречий) инспекция может затребовать у налогоплательщика представления необходимых пояснений (документов). Выполнить это требование нужно в пятидневный срок <п.3 ст.88 НК РФ>.
По общему правилу, установленному Налоговым кодексом, течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало <п.2 ст.6.1 НК РФ>.
При этом срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях (если он не установлен в календарных) <п.6 ст.6.1 НК РФ>.
Следовательно, вы должны представить пояснения, необходимые налоговому органу, в течение пяти рабочих дней. Отсчет этого срока начинается на следующий день после получения вами требования, который определяется по дате квитанции о приеме, переданной по ТКС в налоговый орган <подп. 12, 13 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168, ст. 19 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ>.
На то, чтобы отправить квитанцию в инспекцию, Налоговый кодекс дает 6 рабочих дней со дня отправки требования налоговым органом <п.5.1 ст.23, п.2, 6 ст.6.1 НК РФ>. К примеру, инспекция направила вам по ТКС требование в понедельник 22 июня. Со вторника 23 июня по вторник следующей недели (30 июня) вы обязаны направить в инспекцию квитанцию о приеме этого требования. Со дня, следующего за датой отправки такой квитанции, начинает течь пятидневный срок для представления самих сведений. К примеру, вы отправили квитанцию в последний день - 30 июня. В этом случае именно 30 июня считается датой получения вами требования инспекции. Представить ей пояснения/документы вы должны в течение 5 рабочих дней: с 1 июля по 7 июля включительно. Таким образом, на требование, отправленное инспекцией по ТКС 22 июня, вы можете на законных основаниях дать требуемые пояснения вплоть до 7 июля. Итого - более двух недель.
Однако учтите, что теперь многие спецоператоры так настроили свои программы, что требование невозможно прочитать пока вы не отправите квитанцию о его приеме. А некоторые инспекции иногда высылают требование по ТКС, прописывая в нем, что если в течение дня не будет сформирована квитанция о приеме, то требование будет направлено по почте. Напомним, что при направлении требования по почте оно считается полученным по истечении шестидневного срока с даты направления заказного письма <п. 1 ст. 93 и п. 4 ст. 93.1 НК РФ>.
Напомним также, что с 2015 года налоговый орган может приостановить операции по счетам налогоплательщика в банке в случае, если по ТКС не передана квитанция о приеме какого-либо из следующих документов:
(и) требования о представлении документов <п. 1 ст. 93 НК РФ, п. п. 2, 4 ст. 93.1 НК РФ>;
(и) требования о представлении пояснений <п. 3 ст. 88 НК РФ>;
(и) уведомления о вызове в налоговый орган <пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ>.
Руководитель налогового органа (его заместитель) может принять соответствующее решение в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока для передачи такой квитанции <подп.2 п.3 ст.76 НК РФ>.

Налоговый контроль – это очень важная и в то же время самая конфликтная часть работы налоговых органов. Прежде всего это касается проверок самого налогоплательщика, но некоторые обязанности, за неисполнение которых предусмотрена налоговая ответственность, могут возникать при этом и у их контрагентов.

Речь идет об обязанности налогоплательщика предоставить по требованию налогового органа документы и информацию о его контрагенте (). Это правило появилось в НК РФ летом 2006 года и вступило в силу с 1 января 2007 года (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ " "), однако почти семилетний срок его применения не избавил от некоторых двусмысленностей при толковании положений .

Суть вопроса

Проблем на практике несколько, но все их можно объединить в две группы. Первая касается выяснения вопроса о наличии правонарушения в действиях контрагента проверяемого налогоплательщика, а вторая – в квалификации нарушения и определении подлежащей применению нормы, и здесь есть некоторые нюансы.

Как видим, поправками была разграничена ответственность в зависимости от объекта запроса налоговой инспекции, а также конкретизирован круг субъектов , на которых может быть наложен штраф в соответствии со – напомним, актуальная редакция этой статьи распространяется только на организации. На то, что разница между документами и информацией как истребуемыми объектами имеет значение для квалификации правонарушения, указывали ранее и суды в своих решениях (см., например, ФАС ПО от 17 января 2013 г. № Ф06-10424/12 по делу № А65-10975/2012).

Внимание к деталям

Рассмотрим некоторые спорные ситуации, которые могут возникнуть на практике при истребовании документов и информации о проверяемом налогоплательщике у его контрагента.

1. Вправе ли инспекция затребовать любую информацию о проверяемом налогоплательщике? Суды приходят к выводу, что информация о проверяемом налогоплательщике должна иметь отношение к предмету проверки. Например, если проверяется правильность исчисления и уплаты налогоплательщиком транспортного налога, земельного налога, налога на имущество организаций, НДФЛ, то у его контрагента нельзя требовать платежные поручения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, товарные накладные, договоры (контракты, соглашения), книги продаж и покупок, акты сверки расчетов с поставщиками (покупателями) и т.д. ( ФАС СКО от 6 февраля 2013 г. № Ф08-33/13 по делу № А15-1092/2012).

2. Какие именно документы имеет право истребовать налоговая? никаких строгих правил по поводу перечня документов о налогоплательщике, которые можно истребовать у его контрагента, не содержит. Вместе с тем, суды неоднократно подчеркивали, что документы, единственной целью которых является систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, не могут быть истребованы. К таким документам были отнесены карточки бухгалтерских счетов, регистры бухгалтерского учета, выписки из книги покупок и книги продаж и т. п. ( ФАС ЗСО от 29 ноября 2011 г. № Ф07-20/11 по делу № А42-1789/2011, ФАС ВСО от 13 августа 2013 г. № Ф02-3644/13 по делу № А10-2526/2012). Как отмечается в судебных решениях, эти документы не могут свидетельствовать о факте совершения хозяйственной операции и возникновении договорных обязательств проверяемого налогоплательщика и не являются документами (информацией), служащими основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документами, подтверждающими правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.

Кроме того, судьи приходят к выводу о недопустимости истребования книги покупок и книги продаж в полном объеме, а не выписок из них ( ФАС ПО от 26 августа 2013 г. № Ф06-7345/13 по делу № А65-25346/2011, ФАС ПО от 16 апреля 2013 г. № Ф06-2639/13 по делу № А65-19324/2012).

3. Может ли налоговая истребовать документы, относящиеся не к проверяемому налогоплательщику, а к какому-то третьему налогоплательщику? Нередко суды дают отрицательный ответ на этот вопрос на том основании, что неисполнение требования о представлении документов, не относящихся к деятельности проверяемого налогоплательщика, не может являться основанием для привлечения лица к налоговой ответственности, предусмотренной ( ФАС ВВО от 5 мая 2009 г. по делу № А29-7381/2008, ФАС ВВО от 17 сентября 2013 г. № Ф01-10796/13 по делу № А43-28655/2012). Отказывается в удовлетворении требований и в том случае, если были истребованы документы, подтверждающие приобретение товара, реализованного впоследствии проверяемому налогоплательщику, а на самом деле приобретались не товары, а сырье ( ФАС ВВО от 5 апреля 2011 г. № Ф01-1033/11 по делу № А43-10932/2010).

Вместе с тем, встречаются и противоположные решения, в которых суды ссылаются на положения , позволяющие налоговым органам истребовать необходимые документы и информацию по конкретной сделке вне рамок налоговой проверки (постановление Девятнадцатого апелляционного арбитражного суда от 26 октября 2011 № 19АП-4837/11, постановление ФАС ВВО от 16 ноября 2009 г. по делу № А43-12347/2009).

Если же налоговая действует по поручению другой инспекции, в которой зарегистрирован проверяемый налогоплательщик, то запрашивать у его контрагента дополнительные документы сверх указанных в поручении, она не имеет права ( ФАС МО от 26 марта 2009 г. № КА-А40/2089-09).

4. Какие требования предъявляются к реквизитам истребуемых документов? Контрагенты проверяемого налогоплательщика довольно часто пытаются оспорить привлечение к налоговой ответственности на том основании, что требование инспекции не позволяет с точностью определить, какие именно документы необходимо предоставить. Если не соблюдаются требования и приказа ФНС России от 25 декабря 2006 г. № САЭ-3-06/892@ "Об утверждении форм документов, применяемых при проведении и оформлении налоговых проверок; оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки; порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов; требований к составлению акта налоговой проверки " (отсутствует полное наименование проверяемого налогоплательщика, не указан перечень истребуемых документов, отсутствуют сведения, позволяющие идентифицировать возможные сделки (стороны, предмет, условия совершения сделок, период, в который они были заключены и исполнены и т.д.) с проверяемым лицом и т. д.), суды, как правило, встают на сторону контрагента проверяемого налогоплательщика ( Шестого арбитражного апелляционного суда от 19 ноября 2012 г. № 06АП-4349/12). Примером может служить ситуация, когда налоговый орган требует предоставить документы информацию не по конкретной сделке, а в целом по взаимоотношениям с проверяемым налогоплательщиком, например, за год – объем копий истребуемых документов может достигать в этом случае нескольких тысяч листов ( ФАС ВВО от 9 августа 2013 г. № Ф01-10101/13 по делу № А82-12445/2012).

Однако в отношении первичных документов бухгалтерского учета суды делают исключения, указывая, что налоговый орган не располагал информацией о том, какие конкретно первичные документы и когда оформлены налогоплательщиком при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и следовательно, не мог указать в требовании конкретное наименование каждого истребованного документа, их реквизиты и количество ( Четвертого арбитражного апелляционного суда от 25 июня 2012 г. № 04АП-1618/12, ФАС ЦО от 7 декабря 2012 г. по делу № А48-865/2012). Кроме того, контрагент проверяемого налогоплательщика не может требовать уточнения мероприятия налогового контроля (периода камеральной налоговой проверки) ( Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16 декабря 2011 г. № 04АП-4795/11,

5. С какого момента исчисляется срок, предоставленный для направления истребуемых документов и информации? Этот вопрос актуален не столько в случае вручения требования лично под расписку законному или уполномоченному представителю либо в электронном виде, сколько при направлении его заказным письмом. Напомним, в соответствии с в случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма. Контрагенты проверяемого налогоплательщика нередко опираются на эту норму при определении момента отсчета тех пяти дней, в течение которых они должны выполнить требование налогового органа о направлении документов или информации ().

Суды однако чаще всего подчеркивают, что пятидневный срок должен исчисляться с момента фактического получения требования инспекции, а не со дня, когда лицо считается получившим заказное письмо ( ФАС ЗСО от 29 апреля 2013 г. № Ф04-1089/13 по делу № А03-13461/2012, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 29 июня 2012 г. № 04АП-2238/12). Хотя встречаются и противоположные решения (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Удмуртской Республики от 3 июля 2012 г. по делу № 33-2090/12).

ВАС РФ указывает на то, что шестидневный срок предполагаемой даты получения требования о представлении документов (информации), предусмотренный , представляет собой юридическую презумпцию, подлежащую применению только в тех случаях, когда такое требование фактически не получено или дата его получения не известна ( ВАС РФ от 24 мая 2013 г. № ВАС-6231/13 "Об отказе в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации").

Вместе с тем, в 2011 году Минфин России дал разъяснение по этому поводу, подчеркнув, что требование о представлении документов, направленное по почте заказным письмом, считается полученным на основании по истечении шести дней с даты направления заказного письма. При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования ( Минфина России от 6 мая 2011 г. № 03-02-07/1-159).

6. Возможно ли повторное истребование документов, подтверждающих ведение совместной с проверяемым налогоплательщиком деятельности? Первоначально запрет на истребование документов, которые ранее уже предоставлялись в налоговый орган, был установлен в и вступил в силу с 1 января 2010 года, но только в рамках проверки правильности исчисления и уплаты налогов самим налогоплательщиком (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ " ").

Для контрагентов проверяемых налогоплательщиков аналогичное правило в отношении истребуемых документов начало действовать несколько позже, с 1 января 2011 года (Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования ").

7. Можно ли попросить у налогового органа отсрочку исполнения требования о предоставлении документов? Налоговое законодательство не обязывает инспекцию удовлетворять подобное ходатайство, но даже в случае отказа суд может признать контрагента проверяемого налогоплательщика невиновным при наличии объективных препятствий для своевременного направления документов или информации ( ФАС УО от 18 июня 2012 г. № Ф09-5281/12 по делу № А71-9114/2011).

Финансовые документы - бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Вид представление документов

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

лично, представителем;
заказным письмом;
в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

при отчетности в налоговые органы;
при передаче дел в суде;
при сдаче документов в архив;
при подаче на участие в тендерах;
при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

степлер и скобы;
иголка, шило и нитки;
специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

наименование документа;
дату составления описи;
небольшую аннотацию;
опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
количество листов прописью и цифрами;
подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой - до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

игла;
шило;
клей канцелярский;
шпагат, капроновая нить;
чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу - «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

Повторяют все операции еще раз.
С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага - папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов - использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

хорошо читается содержание, визы, даты;
со всех листов легко делаются копии;
прошивка не разлетается при чтении;
страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие - нижнее - среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие - крайнее нижнее отверстие - второе нижнее отверстие - второе верхнее - крайнее верхнее - второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу - змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
в доверенности;
в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.

Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Камеральная проверка – вид налоговой проверки, проводимой по местонахождению налоговой инспекции на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных организацией, а также других документов о ее деятельности, имеющихся у налоговой инспекции (п. 1 ст. 88 НК РФ).

Камеральная налоговая проверка начинается после того, как организация подаст в инспекцию декларацию (расчет). Ее проводят сотрудники налоговой инспекции, уполномоченные на это своими должностными обязанностями. Специального разрешения от руководителя налоговой инспекции на проведение камеральной проверки им не требуется. Об этом говорится в пункте 2 статьи 88 Налогового кодекса РФ.

Налоговая инспекция проводит камеральную проверку на основе:

налоговых деклараций (расчетов) и дополнительных документов, представленных организацией вместе с отчетностью;
других документов о деятельности проверяемой организации, которые имеются у налоговой инспекции.

Как не пропустить требование (уведомление) по ТКС

На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.

В какой срок нужно отреагировать на требование? Посмотрите дату в требовании. В течение шести рабочих дней после этой даты вы должны отправить в налоговую инспекцию квитанцию о получении этого требования. Либо в тот же срок отказаться от получения, если требование пришло не по адресу.

Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.

Важно! Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.

Требования инспекции при проверке

В ходе камеральной проверки налоговая инспекция может потребовать:

1) у проверяемой организации:

представить документы;
представить письменные пояснения о выявленных ошибках (противоречиях) или устранить их;
представить устные пояснения;

2) у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков) - представить документы (сведения) о проверяемой организации.

к меню

Срок исполнения требований о предоставлении документов в налоговую

Исполнить требование о представлении документов организация обязана в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз. 1 п. 3 , п. 6 ). Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.

Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме ().

Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ).

Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168 . В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования. При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма ().

к меню

Как заверять копии документов для налоговой инспекции

В каком случае на «бумажных» документах, сдаваемых в ИФНС, не ставится печать

Если у организации отсутствует печать, налоговые инспекторы не могут требовать проставлять ее оттиск в декларациях, а также на копиях документов, запрошенных в ходе контрольных мероприятий. Такой вывод следует из письма Минфина России от 30.08.18 № 03-01-10/61983 .

Специалисты ведомства отметили, что поддерживают свою позицию, изложенную в письме от 06.08.15 № 03-01-10/45390 . А в этом письме было разъяснено следующее. С апреля 2015 года организации (ООО и АО) вправе, но не обязаны использовать круглые печати, в которых указаны наименование и местонахождение компании (за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом).

ФНС утвердила правила, как заверять копии на бумаге с 2019 года

С 4 января 2019 года копии бумажных документов представляйте в налоговую инспекцию по новым правилам. Требования, как заверять копии, ФНС впервые утвердила в приложении 18 к приказу от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628 .

Копии нужно объединять в тома максимум по 150 листов в каждом. Если документ больше 150 листов, делить его на разные тома не нужно. После того как сгруппируете копии документов по томам, нужно:

пронумеровать листы сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы;
прошить листы прочной нитью, концы которой вывести на оборотную сторону последнего листа и связать;
приклеить бумажную наклейку и сделать на ней заверительную надпись – наименование должности, подпись, Ф.И.О., количество листов арабскими цифрами и прописью, дату. Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку, ставить печать не требуется.

Прошитые и заверенные копии надо надежно скрепить, чтобы подшивка не распадалась при изучении и копировании. Все листы в подшивке должны свободно читаться и копироваться. Представить тома с копиями в инспекцию надо с сопроводительным письмом. В письме или приложении к нему должна быть опись представленных документов.

До 2019 года не было единых правил, как заверять и сшивать копии документов для камеральной, выездной и встречной проверок. На практике все руководствовались письмом Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, которое ФНС довела до сведения инспекторов письмом от 05.11.2015 № ЕД-4-2/19237. Требований к копиям было больше. Наклейка должна была быть размером 40–60 мм на 40–50 мм. Концы нити не могли выходить за наклейку более чем на 2–2,5 см. Заверить копии требовалось печатью (письмо УФНС по Москве от 14.08.2018 № 24-15/176045). ФНС и Минфин в более ранних разъяснениях требовали заверять каждую копию документа в подшивке отдельно, а не всю подшивку целиком (письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 и ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459).

С новыми правилами заверять копии документов для инспекции станет проще. Требования, которые не прописаны в приказе ФНС, можно не соблюдать. Например, требование ГОСТ Р 7.0.97-2016 ставить на заверительной наклейке слово «Верно».

Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе

В случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию (например, в ходе встречной проверки), оформить передаваемый пакет документов лучше по рекомендованным Минфином правилам.

Примечание : Письмо Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и приказ ФНС РФ от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

1. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:

обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов. Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

к меню

Порядок представления документов в инспекцию

Федеральная налоговая служба выпустила письмо от 04.12.15 № ЕД-16-2/304 , в котором разъяснила некоторые вопросы, связанные с представлением документов в рамках налоговых проверок и иных мероприятий налогового контроля. В частности, чиновники сообщили, что инспекторы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, которые ранее тот уже представлял по конкретным сделкам вне рамок налоговой проверки. Также авторы письма ответили, должна ли инспекция мотивировать свое решение об отказе продлить срок представления документов, и можно ли передать в инспекцию сканы документов на дисках или флешках.

В случае, когда по каким-либо причинам сделать это вовремя невозможно, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, должен письменно уведомить инспекцию согласно разработанной форме о невозможности исполнения требования в срок с указанием причин и сроков, когда документы (информация) могут быть представлены.

Уведомление может быть подано в налоговый орган лично, через представителя, передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика». Лица, на которые в соответствии с п. 3 Налогового кодекса РФ не возложена обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме, могут направить уведомление по почте заказным письмом.

к меню

Можно ли в инспекцию представить скан «первички» вместо бумажного подлинника

Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657@ .

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником . Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.

Замена подлинника его электронным скан-образом, пусть даже заверенным сторонами сделки при помощи усиленных квалифицированных электронных подписей, в данной ситуации не допускается, и соответственно, приравнивается к непредставлению затребованной документации, что грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Затрат на изготовление копий документов для ИФНС можно избежать

Даже если затребованная инспекцией документация изначально была составлена на бумажном носителе, тратить время и/или деньги на копирование этих документов необязательно. Их можно отсканировать и отправить в ИФНС в электронном виде по установленным форматам.

Налогоплательщик может избежать затрат на копирование и другим путем: договориться с проверяющими, что вместо копий истребуемых документов он представит в инспекцию для ознакомления их оригиналы.

Примечание : Обратная замена (налоговики затребовали бумажные оригиналы, а компания представила скан-копии) невозможна

к меню

Просмотров