Порядок движения документов в организации. Маршрут движения документов Примеры движения документов в организации

Регистрация документов включает:

– проставление даты;

– проставление регистрационного номера;

– запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), создаваемые и используемые внутри организации и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц.

Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы директора по основной деятельности, приказы директора по кадрам, приказы и распоряжения вышестоящей организации, бухгалтерские сводки, отчеты и др.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются, помимо валового номера, дополнительные буквенные индексы.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.

Регистрационный номер ставят на самом документе и в регистрационной форме учета документов.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел.

На практике используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальнаяформа регистрации документов используется в организациях, где документооборот менее 600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать. На этой же странице или на бумажном квадрате делают надпись, заверяющую правильность оформления:

В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 90 (девяносто) листов.

Надпись заверяет личной подписью лицо, ответственное за делопроизводство,

указывая должность и расшифровывая подпись.

После окончания записей в журнале делают надпись, которую также заверяют подписью:

В данном журнале зарегистрировано 437 документов с № 1 по № 437. Случайно пропущены номера 99 и 236.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: наименование организации, название журнала, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Примерные формы журналов регистрации поступающих, отправляемых документов и приказов приведены в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1). При необходимости возможно введение дополнительных граф в журналы регистрации (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и др.).

Журнальная форма регистрации документов имеет определенные недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Регистрация документов может осуществляться с применением единых регистрационно-контрольных карточек.

Карточки изготавливают типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 ´ 210 мм) или А6 (105 ´ 148 мм). Для быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов (например: входящие документы – зеленый бланк, исходящие – синий, внутренние – желтый).

Регистрационные графы на карточке, в журнале и при компьютерной системе регистрации документов существенных различий не имеют.

Помимо указанных реквизитов регистрационно-контрольной карточки, образовательное учреждение в Инструкции по делопроизводству может устанавливать и дополнительные реквизиты, необходимые для регистрации.

Достоинствами картотечной формы регистрации документов являются:

– однократность регистрации;

– возможность механизации процессов работы с картами.

Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и схемой движения.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, являющиеся основой справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека состоит из двух частей:

– карточки на неисполненные документы, то есть направленные на исполнение;

– карточки на исполненные документы.

Первая часть может содержать группы карточек, сформированных: по корреспондентам, по исполнителям, по срокам исполнения.

Схемой систематизации карточек второй группы может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации образовательного учреждения. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел, а главный поисковый признак документа – его содержание.

Карточки неисполненных документов по мере исполнения с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику картотеки исполненных документов.

На некоторые группы документов можно заводить отдельные картотеки (например, картотека приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.).

Работа с картотеками включает:

– своевременную регистрацию документов;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о перемещении документа, об исполнении);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

Картотеки, как и журналы регистрации, включают в номенклатуру дел организации.

Компьютерная форма учета документов строится по аналогии с картотечной. При этом сортировка документов на неисполненные и исполненные, а также систематизация по разделам и рубрикам происходит автоматически. Кроме того, компьютерная форма учета документов значительно упрощает их поиск и экономит время.

Инструкция по выполнению заданий:

Оформите маршрутную схему движения (оперограмму) и блок-схему исходящего письма, соблюдая правила и принципы документооборота.

Отчёт должен содержать: Маршрутную схему (оперограмму) и блок-схему движения исходящего письма.

Время на выполнение задания: 2 часа

Условия выполнения задания:

Исходные данные:

Технологические операции: Принятие управленческого решения о разработке документа. Передача задания на исполнение. Разработка исполнителем проекта документа. Контроль в процессе исполнения. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов. Проверка правильности оформления документа. Визирование согласованного со специалистами документа.

Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя. Подписание документа руководителем. Составление списка рассылки документа. Тиражирование документа. Регистрация исходящего документа в РКФ. Обработка отправляемой корреспонденции (сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи). Оформление отметки об исполнении. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.

Исполнители: руководитель организации, секретарь руководителя, канцелярия, руководитель структурного подразделения, исполнитель, специалисты, экспедиция.

МАРШРУТНАЯ СХЕМА

Движения исходящего письма

Технологическая операция (этапы работы с документами)	Исполнители

Основные сведения

Исходящие документы– это документы, разработанные внутри организации и отправленные за её пределы по различным каналам связи.

К ним относятся документы, адресованные:

Органам управления – доклады, отчёты об исполнении распоряжений, приказов;

органам законодательной, исполнительной и судебной власти – иски, кассации;

Партнёрам предприятия – проекты планов, договоров, протоколы согласования;

Общественным организациям – ответные письма на обращения, запросы;

Гражданам – ответные письма на заявление, жалобу, просьбу.

Работа с исходящими документами включает в себя следующие этапы:

1. Разработка исполнителем проекта документа по поручению руководителя.

2. Проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ.

3. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации.

4. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов (если есть необходимость).

5. Визирование согласованного со специалистами документа.

6. Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю.

7. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя (если есть необходимость).

8. Подписание документа руководителем.

11. Тиражирование документа.

12. Регистрация в РКК или Журнале исходящих документов.

13. Окончательная проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ: наличие подписи, даты, заголовка, правильности адресования, отметки об исполнителе, всех страниц документа и приложений.

13. Обработка отправляемой корреспонденции (ИД): сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи.

14. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.

Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.

Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации.

Электронные документы отправляются с сопроводительным письмом.

Обработка исходящих факсограмм включает в себя следующие операции: проверка правильности их оформления, проверка наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документа, включение факсимильного аппарата, установление связи с адресатом, передача документа, отключение факсимильного аппарата.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ

ПО ТЕМЕ 2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Вы можете воспользоваться следующими источниками:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.

2. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. ГОСТ Р ИСО 15489-11-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-СТ).

4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К 0 », 2010. – 348 с.

5. ИПС «ГАРАНТ"

6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.

7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.

Практические занятия № 1,2

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Инструкция по выполнению задания

Отчёт должен содержать: зарегистрированные в журналах входящий, исходящий и внутренний документ организации; перечень документов подлежащих и не подлежащих регистрации; документ с проставленными реквизитами регистрации: отметкой о поступлении документа в организацию и резолюцией; документ, зарегистрированный с использованием регистрационно-контрольной карточки.

Время на выполнение задания: 4 часа

Условия выполнения задания: Задания должны быть оформлены на ПК и распечатаны на принтере.

Задание 1: Оформите приложение к Инструкции по делопроизводству «Перечень нерегистрируемых документов организации» в соответствии с требованиями к оформлению приложений. (Приложение 1).

Задание 2: Рассортируйте документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации:

а) приказ Министерства образования РК,

б) заявка на материально-техническое оборудование для учебной лаборатории, сообщение о заседании педагогического совета,

в) график дежурства работников в праздничные дни,

г) служебное письмо о сроках предоставления статистических отчетов,

д) акт приема-передачи,

е) приказ об увольнении преподавателя,

ж) докладная записка о нарушении работником правил внутреннего трудового распорядка,

з) учебный план и программа для подготовки по специальности «Документационное обеспечение управления и архивное дело»,

и) приказ директора о проведение аттестации по теоретическому обучению,

к) командировочное удостоверение,

л) телефонограмма,

м) факсимильное сообщение (факсограмма),

н) нормы расходов материалов.

Задание 3: Оформите регистрационный номер отправляемого письма, если;

3.1. Письмо подготовлено структурным подразделением, имеющим согласно штатному расписанию, код 02;

3.2. Письмо будет подшито в дело «Переписка по организационным вопросам», имеющее номер по номенклатуре дел 41.

3.3. Письмо имеет порядковый номер 143 в своем массиве.

Задание 4: Оформите регистрационную карточку (Приложение 2) в соответствии с

Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных форм (РКФ)

(Приложение 3)

Исходные данные:

На имя директора «СКСиС» 10.12.2013 поступило письмо от 01.12.2013 №2054-02/ из Министерства образования РК, в котором заключалась просьба о предоставлении в адрес Минобразования РК информации об обеспеченности студентов колледжа местами в общежитии.

Директор «СКСиС» поставил резолюцию о подготовке справки (номер дела «Справки по основной деятельности СКСиС» согласно номенклатуре дел- 30) по данному письму заведующему общежитием «СКСиС» (код структурного подразделения - 12) до 05.12.2013. Справка была подготовлена и отправлена электронным письмом 04.12.2013. Письмо Минобразования РК направлено на хранение в дело 02-36.

Задание 5: Провести предварительное рассмотрение документов и зарегистрировать входящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 4).

Задание 6: Зарегистрировать исходящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 5).

Задание 7: Подготовить документ для рассмотрения руководителю по существу содержащихся вопросов, оформить результаты рассмотрения (составить и оформить резолюцию) и внести данные сведения в журнал регистрации (Приложение 6)

Основные сведения

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, представления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационная поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации - придание юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, учебные, бухгалтерские и т.д. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты (прайс-листы), нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству, но может разрабатывать как самостоятельный документ.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа №72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1 - 5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т.д. Например, № 72-БМ включает

72 - порядковый номер документа;

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например, И-211, М-561.

К индексам приказов по личному составу допускается добавление букв «л/с» или «к».

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрируемые формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.) или в случаях минимального объема документооборота. Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью ПЭВМ.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма РКК (Приложение1) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 *210) или А6 (105*148).

Все графы лицевой карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретную причину задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются с документами по истечении срока их хранения в

текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки.

Учебные планы, программы.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

Объяснительные записки.

Приложение 2

Форма регистрационной карточки

Лицевая сторона карточки

Оборотная сторона карточки

Приложение 3

П Р А В И Л А

ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Реквизиты

Какие потоки документов есть в организации

Кто в организации участвует в направлении документопотоков

Как можно оптимизировать документопоток

3 потока документов

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ - документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. Главная особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

Основной вид входящего документа - письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему. Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• прием и первичное рассмотрение;
• регистрация;
• передача на рассмотрение;
• вынесение резолюции;
• исполнение.

Исходящие документы - это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• подписание;
• регистрация;
• отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, - входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
• подписание;
• регистрация;
• вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
• исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов - внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Маршрут движения - направление движения документов, этапы и инстанции движения документов. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба ДОУ может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: разработка проекта документа - согласование документа -доработка документа-отправка (или сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания. Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем. Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы. Именно за счет СЭД происходит сокращение бумажной переписки. Для составления и редактирования документов пользуются текстовыми редакторами, например Word 2007.Документы создаются на основе типовых форм, заранее введенных в память компьютера и содержащих трафареты. Передача документов в электронном виде осуществляется в компьютерной локальной сети, входящих и исходящих документов - с помощью электронной почты и сети Интернет. Запись о входящих и исходящих документах вносится в регистрационную карточку и вводится однократно. При регистрации входящего документа заполняют следующие поля: дата получения документа; регистрационный номер; наименование подразделения, получившего документ; корреспондент; дата документа; номер документа; количество листов документа; количество листов приложений; вид документа и краткое содержание. При регистрации исходящих документов: название подразделения, подготовившего документ; исходящий номер; дата; адресат; исполнитель; контрольная дата(если ожидается ответ); номер дела. Контроль исполнения ведет служба ДОУ. Постановка на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» в регистрационной карточке. Отметка о контроле ставится в левом верхнем углу. Контролю подлежат все документы. Хранение документов на компьютере осуществляется в виде файлов, хранящихся на жестком диске. Файлы раскладываются по папкам. Название папки начинается с вида документа, затем следуют отметки об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы. Сроки хранения зависят от ценности содержащейся в файлах информации. Документы хранятся в электронном архиве, куда направляются сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это обеспечивает сохранность документа, быстрый поиск и распределенный доступ к документам при помощи локальной сети или удаленного доступа.

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ, которые, как правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки проекта документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· подписание или утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.