Главная » Права » Ошиблась в трудовой книжке как исправить. Исправляем ошибки прежних работодателей в трудовой книжке. Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения

Ошиблась в трудовой книжке как исправить. Исправляем ошибки прежних работодателей в трудовой книжке. Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .

Исправления могут вноситься следующими способами:

Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Читайте также: Оформление вкладыша в трудовую книжку

Запись можно признать недействительной двумя способами:

Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

Организацией, допустившей ошибку.
Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте также: Что делать, если утеряна трудовая книжка: руководство к действиям

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

Сегодня вы узнаете:

Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
Как исправляются ошибки в датах.

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
На титульнике должна быть печать организации.
Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.

Признание трудовой недействительной

Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:

Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
Нет печати организации на титульнике;
Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.

Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке

Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.

Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:

Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.

Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.

Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.

Кто обладает правом внесения исправлений

Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.

Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:

Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.

Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.

Типы допускаемых ошибок в трудовой

Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.

Ошибки, выявленные после увольнения

Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.

Алгоритм действий таков:

В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.

Титульный лист и ошибки в его заполнении

На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.

Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.

Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.

Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:

Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
На свободном месте прописываем новую фамилию;
Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.

Ошибочно указанная дата

Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.

Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.

Для этого нужно:

На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.

В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.

Ошибки в реквизитах

Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.

Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.

Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.

Ошибки в данных о награждении

Информацию о за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.

Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.

Внести исправления можно следующим образом:

Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
Вносят новую информацию;
Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.

Ошибки в названии должности

Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.

Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек . Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

А значит, нужно:

Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Ошибки в заполнении вкладыша

Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.

Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:

Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.

Аннулирование информации

Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.

Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:

Открываете новую запись под новой нумерацией;
Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
Ставите подпись и печать кадрового отдела.

Образец исправлений в трудовой книжке

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

Указывается номер по порядку;
Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
Ставим число.
Уполномоченное лицо заверяет запись.
Проставляется следующий номер.
Та же фраза указывается в отношении второй записи.
Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Другие неточности

Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.

Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Заключение

Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка

Работа кадровика связана с оформлением большого количества бумаг, в том числе таких важных, как трудовая книжка. Степень ее значимости сложно переоценить: несмотря на разговоры о переходе на электронный учет, в настоящее время стаж работника все еще подтверждается бумажной трудовой книжкой. Поэтому даже незначительная на первый взгляд ошибка, допущенная при заполнении документа, нередко приводит к печальным последствиям: некорректному расчету стажа, проблемам с назначением пенсионного или больничного пособия, необходимости собирать дополнительные справки для ПФР.

Найдите все ошибки в трудовой книжке с помощью тренажера от журнала «Кадровое дело»

Конечно, в идеале никаких неточностей в трудовой книжке быть не должно. Но следует принимать во внимание человеческий фактор: как сказано выше, кадровику приходится изо дня в день заполнять множество документов, а от ошибок в рутинных процедурах никто не застрахован.

Допустим, вы завели трудовую книжку новому работнику и неправильно указали фамилию или имя. Или правильно заполнили титульный лист, но забыли свериться со штатным расписанием, оформляя запись о приеме на работу, и вписали не ту должность. Более того, вы могли все сделать правильно, но в процессе оформления столкнуться с погрешностями, допущенными предыдущими работодателями. Как быть, если выявлена ошибка в трудовой книжке, как исправить неверную запись?

Кто обязан внести изменения в трудовую книжку при ошибке или изменении данных

Понять, как исправить запись в трудовой книжке и кто конкретно должен этим заниматься, помогут нормативные документы:

Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Если неправильные данные внес кадровик по новому месту работы, он должен исправить свою ошибку сразу же, как только ее обнаружит. Для исправления неточных или неверных записей, внесенных по одному из прежних мест работы, можно обратиться как к работодателю, допустившему ошибку, так и по новому месту работы (п. 27,28 Правил №225).

Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке

Скачать шпаргалку вы можете >>

Практика показывает, что лучше вносить все коррективы в трудовую книжку по месту актуального трудоустройства. Так экономится время, и права работника не ущемляются. Тем более что прежний работодатель, неправильно оформивший запись, к этому моменту уже может быть ликвидирован или реорганизован. А нового работодателя закон наделяет полным правом вносить необходимые данные и признавать прежние недействительными, если в его распоряжении есть необходимые подтверждающие документы: приказы, договоры, выписки.

Внесение исправлений в трудовую книжку: образец и инструкция по каждому типичному случаю

Каждый кадровик должен знать, как внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибки. Но есть один случай, когда неверная запись не корректируется. При первичном оформлении трудовой новому работнику исправления на титульном листе не допускаются (п. 42 Правил №225).

Это значит, что в случае ошибки бланк придется признать недействительным и заменить новым, не взимая с работника плату за испорченный экземпляр. В остальных ситуациях требуется исправление ошибки в трудовой книжке (образец корректирующей записи с подробной инструкцией даны отдельно по каждой распространенной ошибке).

Если неправильно указано название организации:

Сделайте запись без порядкового номера в разделе «Сведения о работе». Напишите, что в названии допущена ошибка, и укажите корректный вариант.
Не заполняйте 1,2 и 4 графу. Поскольку речь идет об исправлении неточности, не связанной с профессиональной деятельностью работника, и никакой подтверждающий документ в данном случае не требуется. Так будет выглядеть исправление в трудовой книжке (образец):

Исправление грамматической ошибки