Организационное обеспечение работы с кадровой документацией. Ведение кадрового делопроизводства Организация документов в делопроизводстве
| Введение………………………………………………………… ……………… |
| 1 Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами……………………… …………………………………………… |
| 1.1 Анализ деятельности кадровой службы………………………………… |
| 1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация организации работы с кадровыми документами…………………….......... |
| 2 Анализ организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…………………………………… …………………. |
| 2.1 Характеристика деятельности ТОО «Климат-техника»………….. |
| 2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…... |
| 3 Направления совершенствования организации работы с кадровыми документами ТОО «Климат-техника» |
| Заключение ………………………………………………………………….…. |
ВВЕДЕНИЕ
Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Целью написания данной курсовой работы является систематизация и расширение теоретических знаний об организации работы с кадровыми документами и формирование умений применять их для решения конкретных практических задач .
В ходе курсовой работе были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санаторий «Строитель».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление
с организационной структурой отдела
кадров;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров ОАО Санаторий «Строитель»;
выявление основных направлений работы кадровой службы;
исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в ОАО Санаторий «Строитель».
1. Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами .
- Анализ
деятельности кадровой
службы.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем: разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; учет личного состава; хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; работа по созданию резерва на выдвижение; подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
- сведения
о нарушителях трудовой дисциплины;
- копии приказов
о приеме новых работников, перемещении
внутри организации, увольнении работников;
- копии приказов
об утверждении (изменении) Правил внутреннего
трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать
от всех подразделений организации представления
необходимых для ее работы материалов;
принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении А. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000,(в ред. от 27.10.2003).
-
Законодательная и нормативно-методическая
регламентация организации
работы с кадровыми
документами.
Законодательная и нормативно- методическая
база делопроизводства – это
совокупность знаков, нормативных
правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию
создания документов, их обработки,
хранение и использование в
текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводств:
ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
Высшей юридической силой обладает
Конституция РФ, принята на всенародном
голосовании 12 декабря 1993г. (с поправками
от 30 декабря 2008), как самый главный закон
страны, где ст.37 посвящена праву на труд
и отдых, где каждому "работающему по
трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность
рабочего времени, выходные и праздничные
дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".
Среди законов важное место
занимают кодифицированные акты-кодексы.
Кодекс – это единый, логически
и юридически цельный закон,
который обеспечивает обобщенное
и системное регулирование определенной
группы общественных отношений. Трудовой
кодекс РФ принятый 12.12.2001, устанавливает
обязательность применения каждой организацией
независимо от ее организационно – правовой
формы ряда локальных правовых актов:
коллективного договора, правил внутреннего
трудового распорядка, должностных инструкций
и др. В ТК РФ названы документы, которыми
документируется прием, перевод, увольнение,
командирование, поощрение взыскания
работника.
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ
прописаны соподчиненность законодательных
и нормативных правовых актов, главенство
и их иерархия, что должно учитываться
работником кадровой службы.
Особую значимость для работников кадровых
служб имеет ст.14 "Исчисление сроков".
В ней указано, что "прекращение трудовых
прав и обязанностей начинается на следующий
день после календарной даты, которой
определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями,
истекают в соответствующее число последнего
года, месяца или недели срока. В срок,
исчисляемый в календарных неделях или
днях, включаются и нерабочие дни. Если
последний день срока приходится на нерабочий
день, то днем окончания срока считается
ближайший следующий за ним рабочий день".
Надо подчеркнуть также важность для работника
кадров ст.65, в которой перечислены документы,
предъявляемые поступающим на работу.
В ст.283 указаны
документы, предъявляемые при приеме
на работу по совместительству.
Основным документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работы, согласно Трудовому
кодексу, остается трудовая книжка. Ей
посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определены случаи
и порядок составления документов, впервые
включено описание содержания важнейших
из них, в частности трудового договора,
коллективных договоров и соглашений,
даны сроки ознакомления работника с документами
(приказом о приеме на работу (ст.68), приказом
о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок
выдачи копий документов (ст.62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений требует
сбора персональных данных о работнике.
Понятие персональных данных также дано
в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена
"информация, необходимая работодателю
в связи с трудовыми отношениями и касающаяся
конкретного работника".
Поэтому, оформляя
трудовые правоотношения путем составления
кадровых документов, необходимо прежде
всего обращаться к соответствующим
статьям Трудового кодекса.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс
РФ, подчеркивает конфиденциальность
персональных данных. На основании этого
Закона служба кадров организации разрабатывает
свое положение о работе с персональными
данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ
"О коммерческой тайне" (в ред. от
18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности
информации в рамках трудовых отношений
(ст.11), положения которого обязательно
учитываются при оформлении на должности,
предполагающей работу с конфиденциальной
информацией, в том числе с персональными
данными.
В Законе четко определены права и обязанности
обладателя информации, права физических
и юридических лиц на доступ к информации
и одновременно ст.9 говорит об ограничении
доступа к информации. В этом Законе персональным
данным прямо посвящен лишь один пункт
в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный
закон "О персональных данных".
Для организаций, имеющих право помещать
изображение герба на бланках и печатях,
важен Федеральный конституционный закон
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном
гербе Российской Федерации".
В соответствии со ст.4 Закона Государственный
герб Российской Федерации воспроизводится
на документах, удостоверяющих личность
гражданина Российской Федерации, а также
на иных документах общегосударственного
образца, выдаваемых федеральными органами
государственной власти. Статья 10 Закона
указывает, что "порядок изготовления,
использования, хранения и уничтожения
бланков, печатей и иных носителей изображения
Государственного герба Российской Федерации
устанавливается Правительством Российской
Федерации". В соответствии с этой статьей
надо обратиться к Постановлению Правительства
РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации",
в котором указано, "что изготовление
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации
осуществляют только полиграфические
и штемпельно-граверные предприятия, имеющие
сертификаты о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного
вида продукции на должном качественном
уровне".
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим
процесс документирования, следует отнести
и Закон Российской Федерации от 25 октября
1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской
Федерации" (в ред. Федеральных законов
от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный
закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном
языке Российской Федерации". Они регулируют
использование государственного языка
при составлении и оформлении служебных
документов. Прежде всего напомним, что
ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным
языком Российской Федерации на всей ее
территории является русский язык".
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов
Российской Федерации" посвящены использованию
языка в официальном делопроизводстве,
в том числе при оформлении кадровой документации,
а ст.3 Федерального закона "О государственном
языке Российской Федерации" устанавливает
требование идентичности содержания и
технического оформления текстов, выполненных
на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится
иметь дело с обращениями граждан, надо
знать и руководствоваться Федеральным
законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации", в котором дается определение,
что понимается под обращением, предложением,
заявлением, жалобой. В нем изложены требования
к составу содержания письменного обращения:
наименование адресата (наименование
государственного органа или органа местного
самоуправления) либо должность или должность,
фамилия, имя, отчество должностного лица,
почтовый адрес, по которому может быть
дан ответ, суть обращения (заявления),
личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре
текста обращения фактически строятся
требования службы кадров к заявлениям,
подаваемым работниками при поступлении
на работу, увольнении, перемещении по
должности, отпуске и т.д. Такие заявления
обязательно содержат те же составляющие
части: кому, от кого, о чем, подпись и дата,
за исключением указания адреса, если
работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы
с обращениями: регистрация (по ст.8 "в
течение трех дней с момента поступления
в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу"),
обязательность рассмотрения (в срок до
30 дней с момента регистрации и может быть
увеличен на срок до 30 дней в случае проверки),
контроль за исполнением. Важен для кадровой
службы и установленный в Законе порядок
приема граждан.
Следовательно, чтобы правильно оформлять
кадровые документы, необходимо иметь
полный пакет законодательных правовых
актов, особенно затрагивающих трудовые
отношения в организации вашего типа,
и ими руководствоваться при оформлении
трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой
кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими
документами, в которых описывается методика
работы, то есть, как надо выполнять ту
или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших
документа о порядке ведения трудовых
книжек, которые являются, в соответствии
со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным
документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей, утвержденные
Постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых
книжках" (в ред. Постановления Правительства
РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнению трудовых книжек,
утвержденная Постановлением Минтруда
России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных
кадровых документов унифицировано. Разработка
и утверждение альбомов унифицированных
форм первичной учетной документации
и их электронных версий была возложена
Постановлением Правительства РФ от 8
июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет
РФ по статистике с согласованием форм
с Министерством финансов РФ и Министерством
экономики РФ. Среди унифицированных форм,
перечисленных в Постановлении, к Первоочередным
были отнесены формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты.
Первый альбом этих форм был утвержден
Постановлением Госкомстата России 30
октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз
вносились изменения и дополнения. Работник
кадровой службы постоянно имеет дело
с формами, включенными в альбом, и должен
иметь их как в бумажном, так и в электронном
варианте, так как в соответствии с Постановлением
Правительства РФ они вводятся "в организациях
независимо от формы собственности, осуществляющих
деятельность на территории Российской
Федерации".
К общегосударственным нормативно-методическим
документам, регламентирующим вопросы
информационно- документационного обеспечения
управленческой деятельности в учреждении,
относятся различные правила, инструкции
и нормы.
Делопроизводство в федеральном
органе исполнительной власти
осуществляется в соответствии с
Правилами делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденными
постановлениями Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009г. N 477. На основе
указанных Правил федеральный орган исполнительной
власти по согласованию с федеральным
органом исполнительной власти в области
архивного дела издает инструкции по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами,
другими документами ограниченного доступа,
а также обработка секретной и другой
информации ограниченного доступа осуществляются
в соответствии со специальными документами.
В настоящее время Правила – единственный
нормативный документ, устанавливающий
общие требования организации работы
с электронными документами в федеральных
органах исполнительной власти. Федеральному
архивному агентству до 1 января 2010г. утвердить
методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. С утверждение
правил внесены изменения в Типовой
регламент взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти от 19.01.2005
№30 и Типовой регламент внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти
от 28.07.2005 №452.
К нормативным документам, необходимым
в работе делопроизводственной
службы, принадлежат разработки
Минтруда России, в которых закрепляются
требования к организации труда это:
- Тарифно-квалификационные
характеристики по общеотраслевым должностям
служащих от 10.11.1992 № 30 (в ред. от 20.02.2002),
назначение которого, состоит в обеспечении
рационального разделения труда и
единства определения должностных обязанностей
служащих, а также дифференциация в уровне
оплаты труда этих работников на основе
Единой тарифной сетки;
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым отраслям.
- Анализ
организации работы
с кадровыми документами
в ТОО «Климат-техника».
Санаторий «Строитель» был создан
1988 года и действует на
правах обособленного структурного
подразделения. Таким
образом, в настоящий момент
организационно- правовая форма
объекта исследования –
филиал, форма собственности
– кооперативная.
Санаторий существует более
23 лет и первоначально
строился на
средства нескольких
хозяйств одного из районов Оренбургской
области, которые являясь застройщиками
пользовались преимущественным
правом для оздоровления
своих работников. Через систему
центральных и региональных
органов управления направлялись
денежные потоки, распределялись
путевки, осуществлялось финансирование
строительства, ремонта, покупки
оборудования и инвентаря.
Санаторий
«Строитель» - многопрофильное лечебно-профилактическое
учреждение для оздоровления взрослых
и детей с трёхлетнего возраста. Расположен
в экологически чистом районе, где нет
промышленных предприятий, но в то
же время недалеко, всего в 300 метрах от
транспортной магистрали, что обеспечивает
удобное пребывание пациентов.
Санаторий
«Строитель» самый крупный санаторий
в Оренбургской области, рассчитанный
более чем на 200 мест.
Природно-климатические
условия, великолепная панорама
ландшафта приятно сочетаются с высоким
уровнем обслуживания и богатейшей лечебной
базой. За последние 3 года санаторий
в среднем за год заполнен на 75-80%.
Филиал-санаторий «Строитель» (в
дальнейшем именуемый Санаторий
«Строитель») является специализированным
лечебно-оздоровительным учреждением.
Основной вид деятельности – санаторно-курортное
лечение, основной профиль лечения
больных – болезни органов дыхания, сердечно-сосудистые
заболевания, болезни опорно-двигательного
аппарата и нервной системы;
дополнительный профиль включает другие
виды лечения и услуги.
Санаторий расположен по адресу:
г.Оренбург, ул.Мало-Восточная 1/1.Главным
врачом санатория уже более
15 лет работает заслуженный
врач РФ Левченко А.И.
Вместимость санатория – 150 койко-мест,
но фактически находятся в
эксплуатации 130
мест. Санаторий представлен
двумя спальными корпусами, лечебным
корпусом, клубом со зрительным
и танцзалами, которые соединены
теплыми переходами. Имеются все
необходимые услуги для полноценного
отдыха: сауна, бассейн, бар,
бильярдный зал. Ведется строительство
отдельностоящего корпуса с номерами
«Люкс» и «Аппартаменты».
Количество номеров:
- «Люкс» –
10;
двухместные – 65;
одноместные – 10;
Санаторий разрабатывает мероприятия по оказанию дополнительных услуг, которые могут повысить комфортность проживания и лечения.
Предприятие распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале предприятия.
Таблица 1 – Показатели уровня концентрации предоставляемых услуг.
2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ОАО Санаторий «Строитель».
В задачи кадровой службы ОАО Санаторий «Строитель» входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.
Термин делопроизводство возникает в устной речи примерно в XVII в. и означает он сам процесс решения дела. А так как в ходе решения любого дела возникают документы, подтверждающие юридическую силу договоренности (дела), то уже в XVI в. слово дело понимается, как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
Однако делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, включающую в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Без делопроизводства и качественного документооборота не может функционировать ни одно предприятие, будь то коммерческая организация или же орган власти.
Мы придерживаемся следующего определения документооборота, организация работы с документами -- это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:
прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль над исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
отправка или направление в дело.
Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, необходимо соблюдать осторожность при работе с ними. Обусловлено это тем, что данные документы закрепляют юридические права того или иного работника организации. Отношение к таким документам должно быть крайне серьезным.
Ведение кадрового делопроизводства позволит:
документально оформить кадровые отношения, формализовав тем самым кадровые процедуры;
выстроить четкую систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения между управляющим и управляемым звеньями;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности для обеих сторон трудовых отношений;
разрешать трудовые споры, возникающие в процессе трудовой деятельности.
В научной литературе рассматриваются классификации кадровые документов, вот одна из них. Классификация видов кадровых документов по основным кадровым процедурам:
Документация по приему на работу:
заявление о приеме на работу;
контракт о назначении на должность;
приказ о приеме на работу;
протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
Документация по перевод на другую работу:
заявление о переводе на другую работу;
представление о приеме на другую работу;
приказ о переводе.
Документация по увольнению с работы:
заявление об увольнении;
приказ об увольнении;
протокол общего собрания коллектива об увольнении.
Документация по оформлению отпусков:
график отпусков;
заявление о предоставлении отпуска;
приказ о предоставлении отпуска.
Документация по оформлению поощрений:
представление о поощрении;
приказ о поощрении;
протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Вышеперечисленный классифицированный список документов относится к документации, сопровождающей деятельность кадровой службы по приему работников. Существует также регламентированный перечень документов, с помощью которых регулируется трудовая деятельность самих работников предприятия, в частности государственных служащих, к таких документам относится должностная инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность и др. Ниже даются определения данным понятиям.
Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). В штатном расписании указывается количественный состав организации, наименование должностей и соответствующая тарифная ставка оплаты труда. В соответствии с трудовым кодексом штатное расписание в органах власти предоставляется только для служебного пользования.
В штатном расписании находятся наименования профессий и должностей, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах.
Под должностной инструкцией понимается локальный нормативный акт, в соответствии с которым работник исполняет свои должностные полномочия. В ней указываются основные задачи, права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности.
Как мы видим из всего вышеперечисленного, организация работы с кадровыми документами весьма сложный управленческий процесс, требующий от работников кадровой службы высокой квалификации и наличия профессиональных знаний. Обусловлено это специфическими особенностями кадровой документации, с помощью которой юридически закрепляются права и обязанности субъектов трудовых отношений.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
Вариант III «Работа с кадровыми документами»
Набережные Челны 2010
ВВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел
4 Современное деловое письмо
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?
"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.
Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:
Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;
Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;
Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;
Рассмотреть составление делового письма;
Анализ литературы по изучаемой теме.
Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1 Делопроизводство по личному составу
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.
Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.
При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.
При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.
В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).
1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)
2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)
Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.
В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.
Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.
Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.
Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.
Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.
Работа с обращениями имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Существует отдельный регламентирующий документ «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях», где прописан четкий порядок работы с обращениями, не зависимо от категории и специфики обращения.
В течение 3 дней заявление должно быть зарегистрировано. По ГОСТ Р 6.30-2003 обращению присваивается номер, состоящий и первой буквы фамилии и порядкого номера заявления, и указывается дата например, А-321 от 27.09.2010. Данный номер ставится в определенное место. Если заявление повторное, то ему присваивается очередной номер, а в карточке регистрации прописывается предыдущий номер. В правом верхнем углу карточки и самого заявления делается отметка «Повторно». Если от лица поступило одно заявление, направленное нескольким должностным лицам, то ему присваивается номер через дробь А-321/1, А-321/2 и т.д.
Если письма берутся на особый контроль, то на них проставляется отметка «К». Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям и жалобам, обобщают все обращения и в виде аналитических справок и предоставляют их своим руководителям. Затем формируется дело, куда подшивается все документация по делу, и хранится в течение 5 лет в хронологическом или алфавитном порядке. По мере необходимости экспертная комиссия с согласования руководителя может продлить этот срок хранения. Дела постоянного срока хранения и временного передаются в архив государственного учреждения через после завершения. Существуют нормы по срокам хранений обращений. После десяти лет хранения руководитель может передать в архив или уничтожить документы.
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел
Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты. Приказы по личному составу формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронология). Приказы формируются за один календарный год.
В дело включают только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем предприятия. Документы-основания для приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Эти документы хранятся 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами об отпусках и взысканиях. Служебные записки и приказы о кратковременном командировании работника так же формируются в отдельное дело. Срок хранения таких дел так же составляет 5 лет.
Личные карточки на уволенных и работающих сотрудников формируются отдельно в алфавитном порядке. Особого внимания требует хранение личных дел. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.
Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.
Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующая канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Логистика в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Внешняя логистика, 2.2 Внутренняя логистика, а для подраздела 2.1. Планирование и заказы предусмотрено деление на 2.1.1 Поставщик ЦФ Бутеон, Франция и 2.1.2. Поставщик ЦФ Фридрихсхафен, Германия.
Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.
Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет), долговременные (более 10 лет), постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет); некоторые документы не хранят (они подлежат уничтожению).
Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:
75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
Для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника;
Гарантийные письма - 3 года
Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет
Акты проверок кассы - 3 года и т.д.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.
Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по описанию на обложке наименования учреждения, номера дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, года, количества листов, сроков хранения и работы по составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия. Составляется заверительная надпись.
Для дел кратковременного хранения процедура оформления дел документы оставляют в делах скоросшивателях, листы не нумеруются, описи не составляются.
На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.
С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Выемка документов из дел допускается в исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя, например, по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование, и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную и акт о причинах изъятия подлинника. Акт о выдачи должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.
В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело, законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.
В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.
4 Современное деловое письмо
Деловая переписка – важнейшая часть взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками.
Современное деловое письмо - это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.
Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
Организовать централизованное изготовление бланков для писем;
Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
Облегчить визуальный поиск необходимой информации;
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий); 2) эмблема организации (если не государственное); 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на индекс и дату входящего документа; 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12)текст; 13) подпись; 14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя; 15) идентификатор электронной копии документа.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписании. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Например, дату 30 сентября 2010 года следует записать так: 30.09.10 (допускается и иная запись: 30.09.2010). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 1 января 1998 года записывают следующим образом: 01.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей: индекса структурного подразделения, индекса по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 3/61-9856 или 34/009.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита: На №___________ от_____________
Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. В тексте следует в вежливой форме обращаться к адресату, кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), (ФИО адресанта)». Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.
Таким образом, задача деловой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе я постаралась осветить основную работу с кадровыми документами, составление современных деловых писем, делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям, хранению документов, деловой переписке.
Цели и задачи, поставленные в начале работы были достигнуты.
Работа с кадровыми документами, делопроизводство по личному составу и по письменным и устным обращениям так же была проанализирована. Стандартизация документов, номенклатура и формирование дел в соответствии с Гостами упрощает и упорядочивает документационное обеспечение управления предприятием.
Особое внимание я уделила в своей работе деловому письму. Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела. Следует отметить, что деловое письмо с давних пор и по сей день помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.
Таким образом, правильное оформление документов является важнейшей частью обеспечения деятельности предприятия, создания соответствующего мнения о предприятия, которое также помогает правильно позиционироваться на современном рынке.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
1. ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2003.
Основная литература
1.Андреева В.И. Делопроизводство – М.: 1998.
2.Быкова Т.Д., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учебно-методическое пособие. – М.: МИФИ, 1996.
3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Управление работой отдела кадров. Основные кадровые и делопроизводственные функции службы управления персоналом.
Документирование деятельности отдела кадров. Система кадровой документации. Организация кадрового документооборота. Документопотоки кадровых документов: содержание, структура, режим, направление, объем. Маршруты кадровых документов и их визирование при оформлении трудового договора, договора о материальной ответственности, приказа об отзыве из отпуска, направлении на обучение, об утверждении штатного расписания, о награждении, о дисциплинарном взыскании, о работе на неполном рабочем дне. Электронный документооборот.
Оценка персонала. Планирование персонала. Кадровый контролинг. Работа с кадровым резервом. Работа с персоналом по обеспечению эффективности деятельности каждого работника. Документирование работы по формированию учетных массивов документов, защите персональных данных работников, защите трудовых прав работников.
Сбор и обработка кадровой документации. Аналитическая информация: текущая, тактическая, стратегическая. Стратегическая информация о кадрах по итогам года. Сроки изготовления документов.
Организация работы с кадровыми документами при приеме на работу: идентификация представленных документов, проверка на дисквалификацию, сообщение представителю нанимателя бывшего госслужащего или муниципального служащего по последнему месту его службы при приеме таких граждан на работу, нострификация диплома гражданина. Особенности работы с документами при приеме иностранного гражданина. Аутсорсинг кадрового делопроизводства.
Тема 9. Особенности делопроизводства по предложениям и жалобам граждан
Зарождение и развитие отечественного делопроизводства по обращениям граждан. Современные нормативно-методические материалы, регулирующие делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти, в учреждениях.
Классификация обращений граждан. Право граждан на обращение и получение письменного ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением.
Ведение делопроизводства по обращениям на современном этапе. Требование к письменному обращению. Реквизиты жалоб, заявлений, предложений. Порядок направления письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностным лицам.
Прием и первичная обработка жалоб, заявлений, предложений, оформление резолюций. Порядок регистрации обращений. Сроки регистрации. Реквизиты регистрационно-контрольной карточки. Передача обращений на исполнение. Уведомление заявителя о направлении документа в другие организации. Сроки направления в соответствующий орган документов, поступивших в государственные структуры, в компетенцию которых не входит решаемый вопрос. Подготовка ответов заявителям. Оформление делопроизводственных отметок на документах. Особенности регистрации повторных обращений. Документирование движения обращений.
Порядок рассмотрения жалоб, заявлений, предложений. Случаи, в которых ответ на обращения не дается. Сроки рассмотрения документов. Контроль исполнения обращений. Информационно-справочная работа по обращениям. Обработка результатов решения вопросов, поставленных в обращении. Сроки исполнения документов данной категории.
Преимущества автоматизированных систем делопроизводства. Текущее хранение обращений. Периодический анализ работы с жалобами, заявлениями, предложениями. Аналитические обзоры, оформление справок. Систематизация, экспертиза ценности документов (в том числе обращений и ответов на них). Подготовка и передача обращений в архив. Оформление дел с обращениями.
Организация работы с устными обращениями граждан. Документирование личного приема граждан. Внесение содержания устного обращения в карточку личного приема гражданина.
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок
Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.
Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:
- подготовка документов; обработка документов; хранение документов.
Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:
- Табеля форм кадровых документов; Альбома форм кадровых документов; Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов; Графика документооборота кадровой документации.
Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.
Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).
Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.
2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).
В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.
3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.
С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.
Обратите внимание!
В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.
Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).
В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:
- подготовка проекта документа; согласование документа; подписание документа; утверждение документа; регистрация документа; передача документа на исполнение; контроль исполнения документа; оперативное хранение документа; передача документа на хранение в архив организации.
В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).
5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.
8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.
Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.
9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ
В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.
Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).
В дальнейшем мы рассмотрим вопросы закрепления в Инструкции по кадровому делопроизводству порядка выполнения отдельных кадровых процедур.
Приложение 1
Пример оформления приказа о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству
Приложение 2
Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству
