Общие требования к составлению и оформлению документов. Общие правила составления и оформления документов

В результате изучения данной темы студент должен:

• – знать состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;
• – уметь проектировать бланки организаций; оформлять реквизиты управленческих документов;
• – владеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.

Требования к оформлению реквизитов управленческих документов

В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее – Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30–2003 носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Реквизит документа – элемент оформления документа . Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.

Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте.

Практические решения

Инспекторы Федеральной налоговой службы РФ по Металлургическому району г. Челябинска установили, что организация N при оказании услуг населению выдавала бланки строгой отчетности формы БО-2, в которых отсутствовали необходимые реквизиты. Предприятие было привлечено к административной ответственности по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, и ему был предъявлен штраф в сумме 30 000 рублей.

Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального формуляра документа .

Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные. Постоянными называют совокупность реквизитов, характеризующую типовой формуляр документа и присутствующую во всех видах документа одного типа. Переменными считают совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающих особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30–2003):

• 01 – Государственный герб Российской Федерации;
• 02 – герб субъекта Российской Федерации;
• 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 – код организации;
• 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 – код формы документа;
• 08 – наименование организации;
• 09 – справочные данные об организации;
• 10 – наименование вида документа;
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 – место составления или издания документа;
• 15 – адресат;
• 16 – гриф утверждения документа;
• 17 – резолюция;
• 18 – заголовок к тексту;
• 19 – отметка о контроле;
• 20 – текст документа;
• 21 – отметка о наличии приложения;
• 22 – подпись;
• 23 – гриф согласования документа;
• 24 – визы согласования документа;
• 25 – оттиск печати;
• 26 – отметка о заверении копии;
• 27 – отметка об исполнителе;
• 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 – отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа.

На рисунке 4.1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. На рисунке 4.2 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.

Правила 2009 г. содержат реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти:

• а) Государственный герб Российской Федерации;
• б) наименование федерального органа исполнительной власти;
• в) должность лица, подписавшего документ;
• г) подпись должностного лица;
• д) вид документа;
• е) место составления (издания) документа;
• ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
• з) адресат;
• и) дата документа;
• к) регистрационный номер документа;
• л) наименование документа;
• м) текст документа;
• н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
• о) отметка о наличии приложений;
• п) гриф согласования;
• р) гриф утверждения;
• с) виза;
• т) оттиск печати;
• у) отметка о заверении копии;
• ф) отметка об исполнителе;
• х) указания по исполнению документа; и) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности.

Рис. 4.1.

Рис. 4.2.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30–2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Такие реквизиты, как "Герб субъекта Российской Федерации", "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)", "Код формы документа", "Код организации", "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", "Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /

КПП), в Правилах отсутствует, поскольку не используются при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Реквизит "Резолюция" заменен на реквизит "Указания по исполнению документа", так как в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Реквизит "Заголовок к тексту" получил в Правилах название "Наименование документа". Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: "Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Правилами введен такой реквизит как "Должность лица, подписавшего документ". Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Рассмотрим реквизиты ГОСТ Р 6.30–2003 подробнее.

1. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Верховного суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ; на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений или иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на бланках органов государственной власти.

Исторический экскурс

Изображение двуглавого орла впервые было зафиксировано в качестве государственной эмблемы на печати царя Иоанна III Васильевича на меновой грамоте 1497 г. За время своего существования изображение двуглавого орла претерпевало многие изменения. В 1917 г. орел перестал быть гербом России, так как большевики воспринимали его как символ самодержавия. Однако орел был символом не самодержавия, но русской государственности. Сейчас двуглавый орел, как и прежде, символизирует могущество и единство Российского государства.

2. Герб субъекта Российской Федерации размещается па бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) самих субъектов.

Герб может быть представлен в черно-белом или цветном изображении. Его изображение на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Это интересно!

Герб города Москвы представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, и заостренный в оконечности темно-красный геральдический щит с изображением развернутого вправо от зрителя всадника – святого Георгия Победоносца в серебряных доспехах и голубой мантии (плаще), на серебряном коне с серебряной сбруей, поражающего золотым копьем черного Змия. Эталоны герба города Москвы (цветной и черно-белый рисунки), а также его описание хранятся в Музее истории города Москвы и доступны для ознакомления всем заинтересованным лицам (Закон города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы").

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) несет основную функцию по идентификации фирмы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема – символическое графическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи. Эмблема может отображать и направление деятельности организации.

Товарный знак (знак обслуживания) – это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц, от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц . Знак обслуживания по своему назначению и своим функциям аналогичен товарному знаку, но регистрируется организациями, не производящими товары, но оказывающими определенные услуги. В зависимости от числа субъектов, имеющих право на пользование товарным знаком, различают коллективные и индивидуальные товарные знаки. Индивидуальный товарный знак – это обозначение, зарегистрированное на имя отдельного юридического или физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Коллективным товарным знаком является товарный знак союза, хозяйственной ассоциации или иного добровольного объединения предприятий.

Отношения, связанные с изображением товарного знака и знака обслуживания, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ч. 4, парагр. 2). Обозначение товарным знаком или знаком обслуживания конкретного товара признается только с момента его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если па это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) помещают на левом поле документа, на уровне наименования организации или на верхнем поле документа над наименованием организации. Размеры эмблемы и знаков не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом "Наименование организации".

В случае нарушения прав на товарный знак к нарушителю владельцем знака могут быть применены по суду гражданские, административные и уголовные санкции.

Практические решения

Открытое акционерное общество обратилось в арбитражный суд с иском к издательству о защите прав на товарный знак путем удаления его с печатной продукции. В качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом.

Арбитражный суд отказал в удовлетворении исковых требований, поскольку в качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом. Ответчик использует только охраняемую часть товарного знака.

Отменяя решение, апелляционная инстанция указала, что нарушением прав на товарный знак является как использование товарного знака в целом, так и только одного охраняемого элемента.

• 4. Код организации. Код организации – автора документа (физического или юридического лица) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен типографским способом в бланк документа. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.
• 5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) – это номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. ОГРН используется в качестве номера регистрационного дела юридического лица.

Основной ОГРН указывается в бланке для писем после реквизита ОКПО.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. КПП присваивается вместе с ИНН только организациям или ИП.

ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно Свидетельству о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации по форме № 09-1-2 (утв. Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 3 марта 2004 г. № БГ-3-09/178; зарегистрирован в Минюсте РФ 24 марта 2004 г. № 5685) или, для крупнейших налогоплательщиков, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика – юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по форме № 9-КНС (утв. Приказом Министерства РФ но налогам и сборам от 31 августа 2001 г. № БГ-3-09/319) . Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

• – код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);
• – порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• – контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой РФ (С).

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. Данный код проставляется на бланках писем организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти.

• 7. Код формы документа проставляется по ОКУД и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие УСД:
  • – организационно-распорядительной документации;
  • – банковской документации;
  • – финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
  • – отчетно-статистической документации;
  • – учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  • – документации по труду;
  • – документации Пенсионного фонда РФ;
  • – внешнеторговой документации.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. Коды ОКУД могут использоваться в документах, если форма документа в них присутствует (приказ, протокол, акт и т.д.), а в остальных случаях код не проставляется.

8. Наименование организации – реквизит, являющийся собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее структурное подразделением, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах (если в уставе указано, что организация будет именоваться ООО "Сатурн", а не Общество с ограниченной ответственностью "Сатурн", то указывают на бланке первый вариант). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или рядом с полным наименованием в скобках. Реквизит "Наименование организации" (структурного подразделения) должен присутствовать в любом документе. Если организация имеет ведомственное подчинение, то над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Можно наименование вышестоящей организации печатать более мелким шрифтом по сравнению с наименованием организации – автора документа.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного и национальный язык, печатают на двух языках на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

Пример из практики

Федеральная антимонопольная служба Западно-Сибирского округа в Постановлении от 8 сентября 2010 г. по делу № А46-3232/2010 рассмотрела дело по иску налогового органа к организации ЗЛО "Русказаххлебопродукт" о понуждении к изменению фирменного наименования. По результатам рассмотрения суд указал, что инспекцией не представлено бесспорных доказательств, подтверждающих, что в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится сокращение, производное от официального наименования иностранного государства, в том числе Республики Казахстан. При таких обстоятельствах суд первой инстанции правомерно принял решение об отказе в удовлетворении заявленных инспекцией требований. В обоснование своих доводов налоговая инспекция ссылалась на Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный Постановлением Госстандарта России № 529-ст., где указано, что официальным наименованием страны Казахстан является Республика Казахстан. Следовательно, в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится слово "казах", производное от официального наименования иностранного государства Республика Казахстан. По мнению инспекции, иные слова с содержанием корня "казах", не являющиеся производными от указанного наименования Республики Казахстан, отсутствуют.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке в отличие от национального располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Следует помнить, что если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках, а на чистом листе

бумаги. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. В случае оформления документов организаций одного райка, их наименования располагают на одном уровне. Учитывая современный уровень развития средств вычислительной техники, можно подготовить совместный бланк двух и более организаций.

Законодательство

Из п. 4 ст. 54 ГК РФ следует, что законодатель различает понятие "фирменное наименование организации" и "наименование организации" и вводит обязательное требование к тому, чтобы оба эти названия были включены в устав организации.

• 9. Справочные данные об организации – реквизит, который содержит важные для организации сведения при информационных контактах и проставляется только на бланках для писем. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" (утв. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование области, края, автономного округа республики, страна, почтовый индекс (например, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012) . В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
• 10. Наименование вида документа проставляется на всех бланках, кроме бланка для писем (т.е. наименование вида документа "Письмо" не указывается). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов документов, издаваемых руководителем организации, регламентируется уставом (Положением об организации). Полный перечень видов документов, которыми пользуется организация для реализации своих функций, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место под наименованием организации, в бланке конкретного вида документа, этот реквизит впечатывается типографским способом прописными буквами.
• 11. Дата документа. В любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату в бланк проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании, либо сотрудник службы делопроизводства, регистрирующий документ. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.) датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

ГОСТ установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также в финансовых документах, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 декабря 2014 г. или 4 октября 2014 г.), а в остальных случаях цифровой способ (04.10.2014, 14.10.2014).

12. Регистрационный номер документа (индекс) – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа, придающее ему юридическую силу и предназначенное для учета, контроля за своевременным исполнением и поиском поступающих или создаваемых в организации документов. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения . В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков – арабские цифры. Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в заголовочной части документа.

При индексации документов используются:

• – список структурных подразделений с их условными обозначениями;
• – перечень документов, не регистрируемых службой ДОУ;
• – классификаторы постоянных корреспондентов;
• – номенклатура дел.

Список (классификатор) структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли (холдинге) может создаваться типовой классификатор структурных подразделений, для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами организаций. При разработке в холдинге типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования. Систематизация объектов в классификаторе структурных подразделений сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Классификатор структурных подразделений включает также общественные организации, общества, союзы.

При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая нс регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре .

Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из:

• – условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
• – номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
• – порядкового номера документа при регистрации.

Например, индекс отправляемого документа 05-01/41, где 05 – индекс структурного подразделения, 01 – номер дела по номенклатуре, 41 – порядковый номер. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации, и проставляется сотрудником службы документационного обеспечения управления.

Индекс письма может состоять из порядкового номера, который при необходимости может быть дополнен буквенными обозначениями.

Расположение составных частей индекса, принятое в конкретной организации, должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д.

• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только на бланках для писем и располагается строкой ниже даты и индекса (На №__________от____________). Сведения в реквизит переносятся исполнителем или сотрудником службы ДОУ с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса. Наличие этого реквизита в бланках для писем исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает от чисто вспомогательной, справочной информации. Таким образом, отметка для этого реквизита должна быть проставлена при подготовке бланка для писем, а заполнение ее будет происходить только при наличии ответа на запрос.
• 14. Место составления или издания документа указывают только в общем бланке (бланке организации), так как в бланке для писем этот реквизит указан в почтовом адресе организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые географические сокращения. Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Лыткаринский оптико-механический колледж, но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа будет место нахождения организации, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и правилами русского языка сокращение "г" в этом реквизите не ставится при обозначении "Москва", а также при написании названий городов, оканчивающихся на "-град" и "-бург" .

15. Адресат является одним из основных реквизитов документа. Существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит "Адресат" располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке.

Документ может быть адресован руководителю организации. В этом случае в наименование должности руководителя будет включено наименование организации, например:

– Генеральному директору ООО "Вымпел";

Председателю Совета акционеров страховой компании "Русский стандарт";

• – Ректору государственного университета управления;
• – Главному редактору газеты "Известия".

Адресат оформляется с правой стороны на уровне реквизита "дата" на продольном бланке.

Государственный стандарт Р 6.30–2003 разрешает центрировать "адресат" относительно самой длинной строки в пределах отведенного ГОСТ места.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия при подготовке докладных, служебных и объяснительных записок.

Если документ адресуется на имя руководителя структурного подразделения или должностного лица, то в отличие от первого случая, необходимо сначала указать наименование организации, куда адресуется документ, затем указать должность, инициалы и фамилию, например:

Начальнику отдела кадров

А.В. Петровой

Такой порядок адресования установлен в связи с тем, что при получении корреспонденции этапы обработки осуществляются в следующей последовательности:

• – определение правильности адресования (в какую организацию адресован документ);
• – раскладка корреспонденции по сортировочному устройству в соответствии с индексом структурного подразделения.

Обратите внимание!

Официального обращения в нашей стране не существует, поэтому приставка "г-ну" (господину) перед фамилией не совсем уместна. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией.

Если указать сначала наименование структурного подразделения, а затем организацию, то это может затруднить обработку корреспонденции, так как нарушается последовательность обработки входящих документов и увеличивается время на проведение данной процедуры.

Документ одного содержания может быть адресован нескольким корреспондентам одновременно (но не более четырем). В этом случае первый экземпляр копируется, первому адресату направляется подлинник, остальным – копия. Ставить отметку "копия" возле второго и последующих адресатов не следует.

Центральный банк РФ

Начальнику финансового отдела

А.В. Петрову

ОАО "Сбербанк России"

Дополнительный офис № 01106

Главному бухгалтеру

К.В. Ульяновой

Если необходимо отправить документ более, чем по четырем адресам, то составляется список рассылки.

Известно, что письма составляются в двух экземплярах (подлинник отправляется адресату, а копия остается в организации). В данном случае на копии, остающейся в организации, на месте реквизита "Адресат" ставится отметка "По списку рассылки", а список рассылки прикладывается к копии. Каждому адресату направляется подлинник с соответствующим адресом на документе, а копия письма с рассылкой остается в организации.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то в реквизите "Адресат" их указывают обобщенно, например:

Администрации

Рязанской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Последний обязательно проставляется па документах, направляемых частному лицу, например:

Колесникову М.В.

Нежинская ул., д. 3, кв. 4,

Москва, 123489

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В остальных случаях адрес указывается после названия организации или должности, например:

Председателю Банка "Открытие;

А.С. Давыдову

Мира пр-т, д. 10, стр. 4,

Москва, 129839

Государственный комитет РФ

по строительству и

жилищно-коммунальному

хозяйству

Строителей ул., д. 8, Москва, 121345

Последовательность написания адреса на почтовых отправлениях оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:

• – наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• – название улицы, номер дома, номер квартиры;
• – название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• – название области, края, автономного округа (области), республики;
• – страна (для международных почтовых отправлений);
• – почтовый индекс.

На конвертах, бандеролях, посылках адрес корреспондента пишется в правой части почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

16. Гриф утверждения документа – это способ придания документу юридического статуса . В соответствии с подп. 2.3, 2.4. ГСДОУ утверждение документа является особым способом введения его в действие в отношении определенного круга организаций, должностных лиц и граждан.

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

• – грифа утверждения;
• – издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3, 2.4).

В ГОСТ Р 6.30–2003 указано, что: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). ГОСТ не ограничивает виды документов, на основании которых может утверждаться соответствующий документ. Это может быть приказ, постановление, решение, реже протокол. Такой способ утверждения документа наиболее распространенный, хотя и не всегда оправданный. Его следует использовать: при утверждении единовременно большого количества документов (например, учебных программ по различным дисциплинам); в случае, если за процедуру ознакомления с документом назначается лицо, в должностные обязанности которого это ранее не входило; при необходимости регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а наиболее эффективной возможности ввести его в действие. Данный способ часто используется в организациях с обширной филиальной сетью .

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания

акционеров от 05.04.2013

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

В связи с, тем, что утверждаемый документ будет являться приложением к распорядительному документу необходимо это оформить специальным образом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа , например:

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 12.11.2009 №125

Обратите внимание, что в соответствии с Методическими рекомендациями но внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, если приложение одно, то оно не нумеруется. В рекомендациях также дан пример оформления текста постановления, где ссылка на утверждаемый документ указывается не в скобках, а в его тексте.

Внести изменения в организационный документ, утвержденный распорядительным документом, можно только изданием такого нового.

Другой способ утверждения документа – должностным лицом, имеющим на это право. Как правило, право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – руководитель организации. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы.

Практический опыт

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированная форма № ОС-1 ("Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)"), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств". При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами, последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Способ утверждения документа должностным лицом используется при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений.

В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. Таким образом, утверждаемый документ должен быть обязательно подписан, так как является приложением.

Для регламентации процедуры утверждения документов в каждой организации должен быть разработан их перечень. Его можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации. При этом можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 и в ГСДОУ.

Важно знать!

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• – акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• – задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• – инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• – нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.);
• – отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• – перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• – планы (производственных, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов но жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• – положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.);
• – программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• – расценки на производство работ;
• – сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• – стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);
• – структура и штатная численность;
• – тарифные ставки;
• – уставы организаций;
• – формы унифицированных документов;
• – штатные расписания и изменения к ним.

Желательно так же указывать, каким именно способом будет утверждаться документ: должностным лицом или документом. Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. При составлении перечня документов, требующих утверждения, необходимо учитывать и организационно-правовую форму юридического лица, так как законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу способа утверждения тех или иных документов.

17. Резолюция – это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей .

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

• – указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• – характеристика сути резолюции ("что должно быть сделано");
• – указание сроков ожидаемого исполнения.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Обязательное требование к резолюции – ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, контролирующего ход исполнения поручения и работу других соисполнителей, либо четко определить степень ответственности каждого исполнителя. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Петрову А.В.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является гот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки "ответственный"). Проставлять отметку "отв." или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Петрову А.В.

Иванову В.В.

Резолюция является в своем роде распорядительным документом, составленным на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

• – "информировать по истечении срока исполнения о принятом решении";
• – "дополнительно переговорить";
• – "подтвердить получение";
• – "сообщить о выполнении" и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. В случае типовой ситуации решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

• 1. Ситуация является стандартной.
• 2. Ситуация не является стандартной.
• 3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает следующие альтернативы:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу направить в командировку в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. для участия в семинаре по делопроизводству начальника канцелярии Коржакова Π. М.".

2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу командировать в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству".

Общие указания выражаются следующим образом:

• – "к руководству";
• – "к исполнению";
• – "к сведению".

Кукушкину П.А.

К исполнению

личная подпись руководителя

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Фомину И.В.

Подпись руководителя

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнителю не требовались дополнительные разъяснения руководителя. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой – от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Ведковой А.И.

Прошу подготовить

заявку на необходимые строительные материалы до 15.03.2014

Соломанину Г.Н.

Подготовить проект сводного плана работы организации

на 2014 год до 01.01.2014 Зориной Л.А.

Подготовить финансовые расчеты

к заявке на строительные материалы до 14.01.2014

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия резолюция должна содержать порядок ее выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это послужит стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Пример из практики

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который, в случае согласия с ее содержанием, лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Такая резолюция готовится на специальном бланке "Поручение", "Указание", "Резолюция". Этот способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции, так как лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Таким образом, резолюция должна включать в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения (текст резолюции), срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Хорошилову А. К.

Прошу подготовить

проект приказа о переводе

В.В. Моржова на должность

ведущего специалиста отдела

кадров с 13.01.2015.

• 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту оформляется под реквизитом "Место составления или издания документа" на общем бланке и под реквизитом "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
• 19. Отметка о контроле. Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы подлежат контролю за исполнением. Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа документа с помощью штемпеля "Контроль" или буквы "К".

Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и другие. Некоторые сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых. Например, исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и других.

Вопросы практики

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в "Табель форм документов" или "Инструкцию по делопроизводству" в виде Перечня, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в резолюции руководителя или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов путем сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30–2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером № 12–15 при печати через 1–2 интервала.

Тексты документов излагаются от:

• – 1-го лица единственного числа: "приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
• – 3-го лица единственного числа: "...Совет Федерации постановляет..."; "...коллегия постановила..."; "министерство не считает возможным...";
• – 1-го лица множественного числа: "просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение...";
• – в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем..."; "решили...".

В случае содержания в тексте нескольких поручений, решений, выводов и т.д., в нем выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа иногда включают фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

21. Отметка о наличии приложения. Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы-приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В случае, когда к документу имеются приложения, об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указывают в тексте, например: "Утвердить прилагаемую инструкцию по учету и хранению документов".

На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Существует несколько вариантов оформления приложений под текстом документа:

1. Документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, в тексте которого перечислены документы-приложения; их названия второй раз не указываются:

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте; указывают наименование приложения, число листов и количество экземпляров:

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

3. Письмо имеет несколько приложений, которые должны быть пронумерованы в валовом порядке с указанием количества листов и количества направляемых экземпляров:

Приложение: 1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз.

• 2. Справка о доходах на 1 л. в 1 экз.
• 4. В сброшюрованном приложении число листов не указывается:

Приложение: в 5 экз.

5. К сопроводительному документу прилагается документ, имеющий приложение; количество листов приложения суммируется:

Приложение: письмо Минюст России от 02.02.2014 № 123/05-02 и приложение к нему, всего на 5 л.

6. Документы-приложения направляются не во все указанные в документе адреса; в отметке о наличии приложения делают ссылку "только в первый (второй, третий) адрес":

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

22. Подпись представляет собой собственноручную роспись должностного или физического лица . При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий.

Для придания юридической силы реквизиту "подпись" она должна включать в себя три элемента:

• – должность полномочного лица;
• – собственноручную роспись должностного лица;
• – расшифровку подписи.

Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Наименование должности полномочного лица оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент "должность полномочного лица" в том случае, если документ оформляется не на бланке организации, например :

Допускается в реквизите "подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

В случае, когда документ оформлен на бланке должностного лица, наименование должности полномочного лица будет отсутствовать. Такой бланк оформляется следующим образом:

При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью, например:

В Приложении к Методическим рекомендациям по разработке инструкций но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти допускается возможность исправлений от руки наименования должности на документе, если документ уже оформлен, а должностное лицо отсутствует. Следует помнить, что понятие "отсутствует" подразумевает – командировку, отпуск или болезнь, а нс отсутствие должностного лица на один день и менее. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. В целях исключения злоупотреблений при подписании документов в организациях обязательно должны быть разработаны правила их подписания. Правила подписи могут устанавливаться в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Элемент реквизита "расшифровка подписи" включает в себя инициалы и фамилию должностного лица. Инициалы имени и фамилии печатаются без пробела, а между инициалами и фамилией ставится один пробел. Следует обратить особое внимание на то, что расшифровка подписи не указывается в скобках, а инициалы ставятся перед фамилией, которая печатается строчными буквами (кроме заглавной).

В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлены требования к подписанию конкретных видов документов. Например, постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, созданные на бумажном носителе, подписываются (утверждаются) собственноручно руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а созданные в форме электронных документов – с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Количество лиц, подписывающих документ, а также наименование их должностей зависят от степени ответственности за содержание документа. Например: в документах, составленных комиссией (акт, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии и др.) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Протокол, документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседания, подписывает председатель и секретарь данного вида заседания:

В ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указано, что достоверность данных, указанных в первичных учетных документах, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Например, гарантийные письма, а также другие документы финансового характера подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равной должности, их подписи рекомендуется располагать на одном уровне, например:

При подписании совместного документа, подготовленного двумя и более организациями, первый лист оформляют не на бланке конкретной организации, а на чистом листе бумаги с указанием реквизитов бланков организаций.

В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений ("работодатель", "работник").

Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Это интересно!

На пост министра финансов США Джек Лью был назначен в феврале 2013 г. Вскоре репортеры обратили внимание, что его подпись представляет собой несколько овалов, соединенных в цепь. В частности, подпись Лью обсуждалась в сатирических телепрограммах "Colbert Report" и "The Daily Show". Следует заметить, что подпись главы американского Министерства финансов является частью оформления долларовых купюр. Традиционно министр финансов расписывается десять раз, после чего отбирается наиболее подходящая подпись для печати на банкнотах. Министру финансов США пришлось переделать свою подпись. К этому его вынудили насмешки, утверждающие, что подпись Лью слишком неразборчивая. На сайте Министерства финансов уже опубликована новая подпись Лью. Также она появится на американских купюрах в новых тиражах.

Разновидностью подписи является электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом, связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ . Традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: собственноручная подпись используется для бумажных документов, подпись электронная – для легитимизации электронных документов.

Собственноручная подпись, будучи следом чернил или шариковой пасты, образует вместе с документом единый физический объект, и ее сравнительно тяжело убрать из документа, не оставив следов воздействия.

Электронная подпись гарантирует авторство и подлинность документа при условии, что она включена в документ или находится с документом в едином контейнере. Как только документ покидает контейнер или же электронная подпись извлекается из документа, все гарантии подлинности и неизменности документа исчезают. Возможность признания документа в электронном виде равноценным документу на бумажном носителе устанавливает ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Согласно указанной норме электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронная подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок: в случае, когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами. Например, договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с исползованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 3 ст. 847 ГК РФ).

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" предусматривает, что электронная подпись может использоваться в следующих случаях:

• – если биометрические персональные данные хранятся вне информационных систем;
• – если на материальном носителе содержится дополнительная информация, относящаяся к биометрическим данным.

Использование электронной подписи в электронных документах регламентирует также Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ΦЗ "Об электронной подписи".

Для того чтобы обеспечить возможность подписания электронных документов, были разработаны специальные технологии, названные по аналогии электронной подписью. В соответствии с законодательством существует несколько видов электронной подписи:

• – простая электронная подпись (ПЭП);
• – усиленная электронная подпись (УЭП).

Усиленная электронная подпись в свою очередь подразделяется на:

• – неквалифицированную электронную подпись (НЭП);
• – квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Применяемое программное обеспечение управленческих процессов в организации должно поддерживать использование электронной подписи.

23. Гриф согласования проставляется на служебном документе при необходимости его согласования (визирования) для оценки обоснованности документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам. Грифом согласования оформляется внешнее согласование. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в том числе различные "разрешительные" инстанции и органы, не входящие в структуру организации.

Вопросы практики

Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа.

Гриф согласования документа оформляется ниже реквизита "подпись" с левой стороны внизу листа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример:

В случае, если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, тогда в документе после реквизита "подпись" делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования (визирования документа) – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании . Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ или исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

24. Виза согласования документа – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (далее – виза) .

Виза включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример:

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу или несогласия с документом визу оформляют следующим образом:

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности. Количество согласующих лиц в каждой организации определяется самостоятельно.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Однако правила оформления визы ознакомления нормативно не закреплены и в ГОСТ Р 6.30–2003 не указаны.

Важно помнить!

В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Повторному визированию подвергается документ, если в процессе визирования в его проект вносятся существенные изменения. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути .

25. Оттиск печати. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Печать имеет круглую форму .

Наряду с термином печать часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Штамп (итал. stampa – печать) – особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, содержащих текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа и др. Иногда содержание штампа дополняется изображением национального герба. Виды штампов (по классификации организаций- изготовителей):

• – сложные (повторяющие угловой бланк организации); как правило, содержат значительное количество информации: адрес, банковские реквизиты фирмы и др.;
• – несложные штампы используют для доверенностей, копий документов, товарных чеков, входящей документации, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур и т.п.;
• – штампы со стандартными словами: "для пропусков", "оплачено", "для рецептов", "для служебного пользования" и др. Форма штампов – произвольная.

Штемпель (нем. stempel ) – то же, что печать в одном значении.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет "подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ" (Гаагская конвенция, ст. 5).

Факсимиле (лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, воспроизводящая подпись официального лица.

Предприятия, учреждения, организации пользуются печатями и штампами на основании учредительных документов, зарегистрированных управлением государственной регистрации и его территориальными отделами.

Законодательство

Необходимость наличия печати в организациях закреплена в соответствующих федеральных законах. Так, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" установлено, что акционерное общество "должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения". Аналогичные нормы закреплены и в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 декабря 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Филиалам предприятий, учреждений, организаций разрешено изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах. В этом случае в текст печати вписывается слово "Филиал".

Вопросы практики

В инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп "Входящий документ" ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп "На контроль" – на верхнем поле справа.

Организации, имеющие право на изготовление гербовой печати указаны в Федеральном Конституционном законе от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. и доп.).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом .

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя организации. Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, представлен в ГСДОУ, но может быть дополнен по усмотрению организации.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации:

• 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания; экспертизы и т.д.).
• 2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
• 3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).
• 4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
• 5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
• 6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
• 7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
• 8. Исполнительные листы.
• 9. Командировочные удостоверения.
• 10. Нормы расхода на драгоценные металлы.
• 11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
• 12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
• 13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
• 14. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк), на импорт и т.д.).
• 15. Положения о министерствах (ведомствах).
• 16. Протоколы (согласования планов поставок и т.д.).
• 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.п.).
• 18. Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.).
• 19. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
• 20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
• 21. Титульные списки.
• 22. Уставы государственных предприятий (объединений и т.п.).
• 23. Штатные расписания и изменения к ним.

История вопроса

В 2003 г. Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные: форма, размеры и технические требования".

Печать хранится до минования надобности и уничтожается в случае:

• – смены организационно-правовой формы;
• – изменения наименования организации;
• – ликвидация предприятия и пр.

Поскольку смена организационно-правовой формы, полного фирменного наименования организации и адрес места нахождения (субъект РФ) указываются в оттиске печати, то их изменение влечет необходимость изготовления новой печати.

Пакет представляемых документов об уничтожении печати будет зависеть от организации (мастерской), которая будет уничтожать печать.

Примерный состав документов, необходимых для уничтожения печатей:

• 1. Заявление (установленного образца) об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель.
• 2. Ксерокопия паспорта руководителя.
• 3. Доверенность от руководителя организации "на уничтожение печати" лицу, ответственному за ее уничтожение.
• 4. Выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия). Для государственных организаций – приказ о назначении руководителя (копия, заверенная вышестоящей организацией).
• 5. Паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати.
• 6. Документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции).
• 7. Печать, подлежащая уничтожению.

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. С этой справкой и вышеуказанным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в Регистрационном вестнике или местной печати. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом руководителя организации на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Ценный опыт

Чтобы максимально снизить риск подделки и фальсификации печатей необходимо:

• – размещать заказ на создание печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (система сертификации "ПечатьСерт"), На территории Российской Федерации сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в том числе с гербовой символикой, выдает единственная организация ВНИИ полиграфии;
• – изготавливать печати с учетом требований ГОСТ Р 51511–2001;
• – использовать водостойкую штемпельную краску, это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);
• – не использовать печать организации (простую или гербовую) на все случаи жизни;
• – вести учет печатей и штампов организации;
• – возложить контроль по хранению и использованием печатей и штампов на подразделение организации, ответственное за делопроизводство;
• – хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
• 26. Отметка о заверении копии подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица ставится на копии документа. Заверительная подпись выглядит следующим образом:

Не следует писать "копия верна", поскольку очевидно, что это – копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать.

27. Отметка об исполнителе предназначена для получения справочной информации о документе непосредственно у сотрудника, подготовившего проект документа, и проставляется практически на всех документах. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит печатают от начала строки (без абзаца) через один межстрочный интервал. Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа:

В практике работы российских организаций сложился следующий порядок написания отметки об исполнителе:

В данном случае, при обращении к исполнителю по вопросам, затронутым в документе, нет необходимости уточнять его имя и отчество.

Слова "Исполнитель", "Исп.", "Телефон", "Тел." не указываются.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на входящем или внутреннем документе с целью определить его исполнение и свидетельствует о том, что работа над документом полностью закончена.

Отметка включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Пример:

Обратите внимание!

Иногда в организациях секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено, как превышение полномочий, так как решить исполнен документ или нет, может только исполнитель или руководитель в силу своей компетенции. Однако при внедрении автоматизированных систем управления данный реквизит допустимо проставлять на документе и сотруднику службы документационного обеспечения управления, который фиксирует реквизит на документе на основании данных об исполнении документа, полученных из автоматизированной системы.

29. Отметка о поступлении документа в организацию представляет собой регистрационный штамп в правом нижнем углу. Данный реквизит проставляется службой ДОУ при регистрации входящих документов. Регистрационный штамп включает: порядковый входящий номер документа и дату поступления документа в организацию.

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию с помощью резинового штампа или ручного нумератора.

Вопросы практики

При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном итоге могут быть переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов.

30. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул) о переносе данных на машинный носитель. Такая отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату создания, местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотруднику или структурному подразделению, которому адресован документ:

Е:ОСлужебные письма 12.04.2014.

При распечатке итогового документа, выходящего за пределы организации, идентификатор удаляется.

Обратите внимание!

Государственный стандарт содержит 30 реквизитов, в числе которых отсутствует такой реквизит как "гриф ограничения доступа к документу", однако в "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" такой реквизит имеется.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек, на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации. Например:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". См.: ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13

ВВЕДЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

· о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

· чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы левого поля для печатания реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.

При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ТОО "Маяк"

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.02.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.02 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.02.02.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.

Директор предприятия Личная С.Т. Борисов

В дело 01-08

Подпись 10.01.02.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999

3. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.

4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001

Отделение ПФР в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности издает распоряжения, приказы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно- распорядительную документацию.

Документы, подготовленные в Отделении ПФР, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, тщательно отредактированными.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Office 2000 с использованием шрифтов Times New Roman размером 10-12 (для оформления табличных материалов), 13,14 через 1-2 межстрочных интервала.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов

Все виды организационно- распорядительных документов Отделения оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые совместно двумя или более организациями, а также внутренние документы Отделения оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое,

10 – правое,

20 – верхнее,

20 – нижнее.

В Отделении ПФР применяется бланк письма (приложение №1), бланк приказа (приложение №2).

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению управляющего Отделением. Соответствующие предложения вносятся руководителем группы по делопроизводству вместе с образцами предлагаемых бланков.

Требования к оформлению реквизитов документов

При подготовке организационно - распорядительных документов работники Отделения ПФР обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

«Адресат»

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, который указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221):

а) для юридического лица – полное или краткое наименование,

для гражданина – фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры,

в) название населенного пункта (города поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа, название страны (для международных почтовых отправлений),

е) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации (Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, Минздравсоцразвития России, Пенсионному фонду Российской Федерации, Управлению Пенсионного фонда Российской Федерации в Сибирском Федеральном округе) и постоянным корреспондентам (управления ПФР в городах и районах республики), а также если они адресованы руководителям республиканских министерств (Министрам).

«Заголовок к тексту документа»

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок должен состоять из одной фразы, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос « о чем?» (« о ком?»), например: « О представлении отчетности...», « Об изменении...» (без кавычек), приказ о назначении на должность; или «чего?» («кого?») должностная инструкция ведущего специалиста и т.д.

Заголовок не составляется для документов, оформленных на бумаге формата А5 (148Х210), резолюций руководства, телеграмм, телефонограмм.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

«Текст документа»

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Деловое письмо должно быть безупречно с точки зрения его внешней формы, языка и стиля. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений, а также аббревиатур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т. п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и т. п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа: комиссия установила; отдел разработал; в состав департамента входят; ведущий специалист имеет право; и т. п.

В распорядительных документах (распоряжение, приказ), а также документах, адресованных руководству Отделения ПФР или структурных подразделений, изложение должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Отделение не возражает", "Отделение считает возможным").

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12.04.99 № 08-12/99 сообщаем…), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Отделение ПФР документов.

«Подпись документа»

Подпись - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Документы от имени Отделения ПРФ подписываются управляющим или его заместителями.

Руководители структурных подразделений ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании писем руководителями структурных подразделений в составе наименования должности можно не указывать название структурного подразделения, если оно названо в тексте.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

«Согласование (визирование) документа»

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату подписания.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны (допускается на лицевой) последнего листа подлинника распорядительного правового акта.

На документе, направляемом в управления ПФР в районах, городах республики, подлинник которого остается в Отделении ПФР, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (кроме распорядительных документов)

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном Листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: « Лист согласования прилагается».

«Утверждение документа»

Документы утверждаются Управляющим Отделением ПФР, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах и руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.) или изданием распорядительного документа. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

На документах, подлежащих утверждению гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне.

Слово « УТВЕРЖДЕНО», входящее в состав грифа УТВЕРЖДЕНИЯ согласуется с наименованием утверждаемого документа в роде и числе (Положение УТВЕРЖДЕНО, состав УТВЕРЖДЕН, правила УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.).

«Приложения к документу»

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.

Отметка о наличии приложения к документу указывается в конце его текста над реквизитом « Подпись».

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их.

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте « Приложение № 1», «Приложение №2» и т.д.

Само слово « Приложение» пишется только в единственном числе.

«Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт; для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документ, изданный совместно двумя и более организациями, должен иметь единую (последнюю) дату подписания.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые на заседании Совета (протокол), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами.

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно- цифровой способ оформления даты.

Дата документа – обязательный реквизит всех видов документов. Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

«Регистрационный номер (индекс) документа»

Регистрационный номер (индекс) документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексом по номенклатуре дел, кодами структурных подразделений или корреспондентов, в зависимости от вида документа.

Регистрационный номер входящего документа из ПФР и других регионов состоит из порядкового номера. Регистрационный номер входящего документа из организаций, ведомств Республики Тыва состоит из порядкового номера и символом «РТ», который отделяется дефисом.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Отделения ПФР, состоит из буквенного индекса, присвоенного руководителю, кода структурного подразделения, подготовившего документ и порядкового номера (приложение №3).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем подразделения, состоит из кода структурного подразделения и порядкового номера.

Регистрационный номер приказа управляющего Отделением ПФР состоит из порядкового номера.

Индекс внутренних документов (полученных или подготовленных в структурных подразделениях – акты, договоры, докладные записки, справки, заключения и т.п.) состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями,состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документы (совместные нормативные документы).

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

«Отметка об исполнителе документа»

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает индекс структурного подразделения, фамилию (или имя, отчество, фамилию) исполнителя документа и номер его служебного телефона.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

«Отметка о поступлении документа»

Отметка о поступлении документа оформляется проставлением штампа экспедиции и содержит дату поступления документа, количество листов и приложений к нему. При необходимости проставляются часы и минуты.

«Резолюция»

Резолюция пишется должностным лицом на документе. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

«Отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ» и проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативными правовыми актами; индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, указанный в резолюции руководителя или в самом документе.

«Отметка об исполнении»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

«Отметка о заверении копии документов»

Отделение ПФР может выдавать сторонним организациям копии только тех документов, которые создаются самим Отделением ПФР. Снятие копий с документов, подписанных руководством Отделения ПФР, допускается только с разрешения руководителя, подписавшего документ.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

В копии документов должны быть внесены все исправления, сделанные при подписании подлинника. На копиях проставляется дата подписания документа и регистрационный номер.

Заверение копий документа производится для придания им юридической силы. Заверительная надпись проставляется от руки и удостоверяется штампами группы по ведению делопроизводства, группой по кадрам и других структурных подразделений, имеющих право заверения документов.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

«Оттиск печати»

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах гражданско-правового характера (приложение №4).

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая для финансово-хозяйственных документов) заверяет подлинность подписи должностного лица ПФР на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей (приложение №5).

На документах финансового характера и ценных бумагах печать проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом МП без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.

Структурные подразделения Отделения ПФР могут иметь печать со своим наименованием, если это предусмотрено положениями об этих структурных подразделениях.

Порядок применения и хранения гербовых печатей, а также печатей структурных подразделений определяется руководством Отделения ПФР.

«Гриф ограничения доступа к документу»

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования» и др.) проставляют без кавычек на первом листе в правом верхнем углу документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Нормативную базу подготовки и оформления документов составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права – системы охраняемых государством социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений юридических, физических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президиума России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование бланков с воспроизведением Государственного герба России – постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г.№ 1268.

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках указания мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г.№ 3520-1).

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г.№ 4-12 «О гербе и флаге города Москвы») и порядок работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ «Об использовании изображения герба города Москвы, наименований «Правительство Москвы», «Мэра Москвы», «Москва» на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения»).

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», а также государственные стандарты системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92; ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы документоа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентирует Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации.

2.2. Структура, содержание, область применения стандарта ГОСТ Р6.30-97

Основным документом, определяющим требования к оформлению документов ОРД является ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» обозначение государственного стандарта Российской Федерации состоит из индекса (ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр - года утверждения. В регистрационном номере первая цифра с точкой обозначает его принадлежность к определенному комплексу стандартов.

Наименование стандарта включает:

Групповой заголовок (Унифицированные системы документации);

Заголовок (Унифицированная система организационно-распорядительной документации);

Подзаголовок (Требования к оформлению документов).

Стандарт имеет наименование на английском языке: Unified system of managerial documentation

Структура стандарта

Стандарт включает следующие структурные элементы, установленные ГОСТ Р 1.5-92:

титульный лист;

предисловие;

наименование;

область применения;

требования;

приложения.

Стандарт имеет 5 разделов:

1. Область применения;

2. Состав реквизитов документов;

3. Требования к оформлению реквизитов документов;

4. Требования к бланкам документов и оформление документов;

5. Требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Стандарт имеет следующие приложения:

Приложение Б. Образцы бланков документов

Ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 включал 4 раздела: 1) «Оформление реквизитов», 2) «Требования к бланкам», 3) 2Требования к текстам документов», 4) «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств».

В ГОСТ Р 6.30-97 требования к текстам документов в самостоятельный раздел не выделены. Они изложены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте, посвященном реквизиту «Текст документа».

Не вошел в новый стандарт и раздел «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств». Этот раздел в ГОСТ 6.38-90 описывал технологию изготовления документов с помощью пишущих машин и связывал эти требования с жестко лимитированными технически межстрочными, размерами печатных знаков, положениями табулятора. В условиях использования современных программных и технических средств эти ограничения во многом потеряли смысл. Расположение реквизитов на бланке устанавливается в пределах отведенных для них зон, без привязки к положениям табулятора пишущей машины.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1. Виды документов и их функции

На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:

– на организационно-распорядительные (управленческие);

– отчетно-статистические;

– учебно-методические;

– плановые;

– по личному составу;

– научно-технические и т. д.

По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:

– приказы, распоряжения, инструкции;

– научные отчеты;

– акты, протоколы;

– анкеты, справки, стандарты и т. д.

По способу фиксации информации. :

– письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);

– графические;

– фото- и кинодокументы.

Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют:

– на простые;

– сложные.

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы:

– открытые (несекретные);

– документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).

По юридической силе документы подразделяют:

– подлинные – это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом);

– копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица);

– подложные документы.

По срокам исполнения документы классифицируются:

– на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);

– несрочные.

По срокам хранения:

– постоянного;

– временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет)

По степени обязательности:

– директивно-обязательные – для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

– информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации

По степени унификации:

– индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа);

– типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений);

– трафаретные – имеют заранее напечатанные текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;

– унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица – постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении.

Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.

В социальном плане любой документ полифункционален, т. е. выполняет одновременно несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

– информационная – любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа;

– социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

– коммуникативная - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

– культурная – документ как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.

К специфическим функциям документа относятся:

– управленческая – документ является средством управления, этой функцией наделены так называемые организационо-распорядительные документы;

– правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);

– функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12 – 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.
2. Общие требования к оформлению документов
Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги , используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.

Размеры бумаги

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Размеры бумаги для документов

Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей

Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:

левое – 20 – 35 мм;

правое – 10 мм и более;

верхнее – 15 мм и более;

нижнее – 20 мм и более.

Нумерация страниц

В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

– все страницы, кроме первой, нумеруются;

– если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;

– номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;

– номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».

Оформление дат

В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой – наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.

Например: 01.09.2004

Словесно-цифровой – имеет несколько разновидностей.

1. 
   На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.
2. 
   Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.
3. 
   Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2000 – 2005 гг.
4. 
   Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.

Сокращение слов

В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Примеры для наиболее распространенных случаев:

• 
  город – г.; село – с., поселок – п. и т. д.;

- перед указанием городов Москва и С- Петербург буква «г» на ставится;

Также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях :

господин – г-н;

профессор – проф.;

доцент – доц.;

начальник – нач. и т. д.

Слова при цифрах :

пункт 3 – п. 3;

подпункт 1.1. – подп. 1.1.;

рисунок 5 – рис. 5;

раздел 2 – разд.2;

Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство – м-во;

производство – пр-во;

количество – кол-во.

Помимо этого возможно использование сокращений, принятых только в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания слова или сочетания слов. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом – сокращенно не допускается.

Знаки препинания и символы

– Знаки препинания (. , ; ? !) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они поставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

– Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

– Знак «тире» может быть применен как знак дефиса. Как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса. Знак «тире» при использовании в качестве дефиса пробелами не выделяется. Например: социально-культурный . При использовании в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон. Например: туризм внутренний – путешествия в пределах....
3. Реквизиты документа
Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов:

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации .

Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица , а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04. Код организации . Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа 1 . В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).

Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Реквизит 08. Наименование организации. В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно - правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).

Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.

Реквизит 10. Наименование вида документа . Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа . Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.

Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1 .

Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом:
Гостиница «Север»

Управление средств размещения
При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:
Гостиница «Север»

Начальнику управления

Средств размещения

И. А. Петрову

При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору

издательского дома

«Путешественник»

В. И. Кириллову
При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:
Ректорам вузов
При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами , приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации или вышестоящим органом управления. Гриф утверждения располагают справа над текстом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО. Например:
УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 07.12.2004 № 4

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

А.И. Шведов

14.10.2004
Реквизит 17. Резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:
Н.Н. Иванову

Прошу подготовить реестр

забронированных мест

к 10.02.2005

подпись

28.01.2005
Реквизит 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) об увольнении

Приказ (чего?) заседания ученого совета

Должностная инструкция (кого?) секретаря

Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей 2-3 межстрочных интервала. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 19. Отметка о контроле . Проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль».

Реквизит 20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает печатать текстa документа на двух сторонах листа бумаги. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.).

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений . Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 – 4 интервала), выше реквизита «подпись». Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. В 3 экз.
Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:
Приложение: 1. Смета расходов...на 3 л. в 2 экз.

2. Список сотрудников... на 2 л. в 2 экз.
Реквизит 22. Подпись . Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителя в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержаться сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству.

Реквизит 23. Гриф согласования документа. Реквизит 24. Визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Согласование необходимо с точки зрения соответствия документа действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Реквизит 25. Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах.

Печати подразделяются на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре размещается изображение Государственного герба Российской Федерации , а по окружности – наименование организации.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура её наименования, по окружности – полное наименование организации.

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов и т. д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии. Если изготавливается копия с документов, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике в основном копируют исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии сотрудники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Надпись делается на нижнем поле первого листа документа. Например:
Подготовлено письмо № 456732 от 22.02.2005.

В дело № 08-15. Исполнитель подпись Б. Л. Петров
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на входящих документах должны быть поставлены входящий учетный номер и дата получения документа. Такая отметка может проставляться от руки или специализированным штампом.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

4. Особенности официально-делового стиля документов

При составлении документов используется официально-деловой стиль, который уместен не в любой сфере общения (например, не используется в непринужденной, фамильярной обстановке).

Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. При составлении текста его автор строя предложения, выбирая слова, не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о её важности, о том как следует реагировать на полученное сообщение.

Деловое письмо, приказ, заявление – все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что для выполнения целей деловая речь должна быть ясной и убедительной.

Рассмотрим проблемы лексического и грамматического характера, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

Лексика

• 
  Использование терминов. Термины – слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. При использовании терминов в документе должна быть уверенность в идентичном восприятии его значения автором и адресатом, либо в тексте дается расшифровка. Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной, при необходимости можно воспользоваться словарем. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

• 
  Использование иностранных слов. Иностранные слова должны использоваться только при необходимости. Если стоит выбор между двумя словами, одно из которых – заимствованное, другое – русское, надо определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у русского слова, тогда выбор будет оправдан. Например, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, однако прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла в области гостиничного хозяйства.

Менее очевиден выбор между словами «пролонгирован» и «продлен». Значение слов идентично, единственно, что сочетание «договор пролонгирован» будет звучать весомее и солиднее, чем сочетание «договор продлен». Однако в данном случае необходимо убедиться, что заимствованный термин будет правильно истолкован адресатом.

• 
  Сочетаемость слов. При составлении документа необходимо учитывать, что не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» 1 . Например, типичные для деловой речи сочетания слов: приказ – издается; контроль – возлагается на кого-либо, осуществляется; архив – создают, обрабатывают, сдают в... и т.д. А также такие словосочетания как иметь значение; играть роль не допускают перемены их компонентов.

• 
  Плеоназм (от греч. излишество) – употребление близких по смыслу, и потому излишних слов. Одна из самых распространенных проблем официально-делового стиля. Она заключается в том, что словосочетания оказываются избыточными. Например, плеонастические сочетания (выделены лишние слова):

– форсировать строительство ускоренными темпами (глагол форсировать образован от фр. forcer – ускорять темп деятельности);

– тонкий нюанс (существительное нюанс от фр. Nuance – оттенок, тонкое отличие);

– прейскурант цен (в слове прейскурант есть французский корень prix – цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

– маршрут движения (слово маршрут означает направление движения) и т. д.

Однако существуют исключения. Некоторые плеонастические сочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов , прочно вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. На сегодня стали нормой сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение».

• 
  Различение паронимов. Паронимы – родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. При работе с документами необходимо обращать внимание на паронимы. Например:

– оплатить – заплатить (оплатить что-либо, заплатить за что-нибудь);

– командированный – командировочный (командированный – тот, кого командировали, например, командированный сотрудник; но командировочное удостоверение) и т. д.

• 
  Тавтология – повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, затрудняет понимание текста. Например, польза от использования (возможно заменить польза от применения чего-либо); следует учитывать следующие факторы (необходимо учитывать следующие факторы); адресовать в адрес (направить в адрес) и т. д.

Грамматика (морфология)

К этой области относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов.

• 
  Использование предлогов. В русском языке широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Примеры использования:

– ввиду – чаще о причине, ожидаемой в будущем (ввиду предстоящего проведения конференции);

– вследствие – чаще о свершившемся факте (прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни);

– благодаря – чаще о причинах, вызвавших желаемый результат (мы справились с задачей благодаря помощи работников) и т. д.

• 
  Выбор падежа существительного при синонимичных словах. Например:

– идентичный чему-либо, сходный с чем-либо, близкий к чему – либо;

– обращать внимание на что-либо, уделять внимание чему-либо;

– основываться на чем-либо, обосновывать чем-либо;

– превосходство над чем-либо, преимущество перед чем-либо;

– уплатить за что-либо, оплатить что-либо и т. д.

Грамматика (синтаксис)

Для того чтобы сделать свой текст понятным и убедительным, необходимо умело соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. С этой целью были выработаны языковые правила, которые призваны сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.

• 
  Порядок слов. Русский язык относится к числу языков со свободным нефиксированным порядком слов. Автор, составляющий текст, может переставлять слова в предложении, при этом общий смысл не нарушается. Например: вчера подписан договор; договор подписан вчера; договор вчера подписан. Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов подчеркивается, акцентируется та или иная часть сообщения. И хотя в различных вариантах нет смыслового различия, один будет звучать более официально, чем другой.

Такие свойства русского синтаксиса требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. При этом особо следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения – в актуализированную позицию. Например:

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?»

Если вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» Надо предпочесть другой порядок слов: «Работа будет завершена к 25 сентября».

• 
  Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно, он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т. е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности: его можно употреблять только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым , осуществляются одним лицом, и когда в предложении есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Можно сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором» . Однако недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором» – это предложение безличное (есть сказуемое кажется , но отсутствует подлежащее). Неправильно: «Изучая проблемы развития туризма, нами были получены следующие сведения...». Правильно: «Изучая проблемы развития туризма, мы получили следующие сведения...».
• 
  Действительный, страдательный, безличный оборот . Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между близкими по смыслу грамматическими конструкциями. От этого зависит степень убедительности сообщения. По форме сказуемого можно выбрать активную и пассивную конструкции предложения. Например: «Мы рассмотрели ваши предложения» – активная; «Нами рассмотрены ваши предложения» – пассивная. Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность, подчеркивает факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Еще больше такую установку можно реализовать при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характерных примет официального стиля. Однако они создают впечатление, что некое лицо или предприятие избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Сегодня не исключается использование в деловых письмах пассива и безличных предложений, однако они занимают более скромные позиции по сравнению с активной конструкцией.

• 
  Структура сложного предложения. Сложными называются предложения, которые состоят из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу. Части соединяются с помощью союзов. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, а другая – придаточной. Например: «Если обязательства не будут выполнены, мы примем штрафные санкции».

Естественно, что нельзя злоупотреблять сложными предложениями в сообщении. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля – сложное предложение, состоящее из двух частей.

Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».

Правильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения».

Сегодня в распоряжении работника документной сферы находится современная техника, которая значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Также для составления текстов документов рекомендуется использовать специальные словари-справочники (см. приложение № 6).
5. Структура и композиция документа

При составлении проекта документа особое внимание стоит уделить его композиции.

Композиция – это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической и стилистической грамотностью от человека, работающего в сфере делопроизводства, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем нет логики в сочетании частей.

Например, фрагмент из предписания: «Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц» перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул», сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку».

Очевидно, что разобраться в таком предписании непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол (представить), несколько причастных оборотов и огромное число существительных. В то же время специфика данного документа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. В таком случае можно воспользоваться абзацными отступами. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните:

Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц»:

• 
  перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул»;
• 
  сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку.

При такой композиции документа достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что требуется представить два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика.

Данный пример демонстрирует , насколько важен внешний вид официального документа. И естественно, что текст без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений будет являться «слепым» и трудно воспринимаемым. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество информации , не следует загромождать документ деталями. Выделять и подчеркивать следует главное. Как уже было отмечено, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием. Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы делопроизводства высокого уровня филологической культуры и тогда общение, которое обеспечивается официальными документами, будет более плодотворным.

Необходимо также сказать об одном из важных этапов работы над документом – редактировании (проверке и исправлении текста). Документ, содержащий орфографические, стилистические или какие-либо другие ошибки, прежде всего осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или предприятия – отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства.

При оформлении оригинала документа может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки – это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347 – 76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 01.01.77 и действует по настоящее время. В данном ГОСТе корректурные знаки подразделяются на следующие группы:

• 
  знаки замены, выкидки и вставки;
• 
  знаки перестановки печатных знаков;
• 
  знаки изменения пробелов;
• 
  знаки абзацного отступа, красной строки;
• 
  знаки исправления технических дефектов набора.

1 Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П. Н. Денисова, В. В. Морковкина. М., 1983.