Образец бланка контроль исполнения документов. Формы контроля за исполнением документов. Срок исполнения поручения
Пример контрольно-регистрационной карточки
Примеры регистрационных журналов
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Лицевая сторона карточки
Оборотная сторона карточки
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:
Руководители предприятий;
Служба ДОУ;
Ответственные исполнители.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
а) типовые сроки – принятием нового акта;
б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).
Контроль исполнения включает:
Постановку документа на контроль;
Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
Проверку и регулирование хода исполнения;
Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:
Заданий последующих лет – ежеквартально;
Заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;
Заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.
Карточки контролируемых документов(контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:
Формирование картотеки контролируемых документов;
Направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
Получение информации о ходе и результатах исполнения;
Запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;
Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
Снятие документа с контроля по указанию руководителей;
Формирование картотеки исполненных документов.
В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и использования документов.
Виды контроля
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа , относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:
· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
· какие документы ставятся на контроль;
· этапы контроля исполнения документов;
· сроки исполнения документов;
· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
О сновные задачи контроля исполнения документов
Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.
На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:
● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).
Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.
Задача данной статьи – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:
● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;
● выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.
Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.
Сроки исполнения документов
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
● поступивших из других организаций – с даты их поступления;
● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.
В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.
В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.
В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.
Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
Постановка документов на контроль;
Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
Снятие документа с контроля;
Направление исполненного документа в дело;
Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.
На контроль ставятся только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).
|
Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. |
|
|
2. Наименование вида документа |
Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. |
|
3. Дата документа |
Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. |
|
4. Регистрационный номер документа |
Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. |
|
5. Дата поступления |
Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
|
6. Регистрационный номер поступления |
Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
|
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) |
Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
|
8. Резолюция |
Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
|
9. Срок исполнения |
Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
|
10. Отметка об исполнении документа |
Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
|
11. Номер дела |
Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.
■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя , поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):
· задания последующих лет – не реже одного раза в год;
· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.
■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:
Отметку "В дело";
Номер дела, в котором будет храниться документ;
Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.
Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.
■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.
■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.
Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.
Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).
Пример 3
СВОДКА
об исполнении документов по состоянию на _____________________________
СВОДКА
документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)
по состоянию на _____________________________
Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.
Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.
■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:
Общее количество документов на исполнении;
Количество исполненных документов в срок (%);
Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
Причины задержек исполнения документов.
На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.
Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).
Контроль исполнения документов и поручений - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
- контроль сроков исполнения документов.
Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).
В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.
В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.
В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).
Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.
Контроль исполнения документов включает:
- сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
- постановку документа на контроль;
- оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
- снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
- учет и обобщение результата контроля;
- информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными .
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
- запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения
- Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
- Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.
ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.
Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.
Ведение контроля исполнения документов и поручений
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Примерная форма контрольного журнала
Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Лицевая сторона
Оборотная сторона
* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.
Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
с расширенным составом реквизитов
**>Лицевая сторона
**>
Оборотная сторона
**>
В контрольной картотеке РКК систематизируются по:
- срокам исполнения документов;
- исполнителям;
- группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).
Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.
Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.
Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.
Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:
- задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
- задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
- задание текущего месяца – каждые 10 дней.
В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.
ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.
Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.
При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:
- краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
- отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год.
**>Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
для руководителя организации
СПРАВКА
об исполнении документов по состоянию на ___________
| Наименование подразделения | Документы на контроле | Из них: | |||||
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполнены в срок | исполняемые в срок | с продленным сроком исполнения | не исполненные в срок | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
руководителям структурных подразделений
СПРАВКА
об исполнении документов в ____________________ по состоянию на ___________
(наименование подразделения)
Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.
В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.
По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.
фото: www.nastol.com.ua
**>На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.
П рактически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:
- проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
- быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).
В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.
Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна - обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).
Постановка задачи исполнителям
Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга - руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.
Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:
- само поручение,
- срок исполнения,
- конкретный исполнитель.
В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.
При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения - уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.
Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:
Свернуть Показать
При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.
Срок исполнения поручения
Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором , создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом .
Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008
Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения - привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.
Пример 2
Свернуть Показать
Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.
Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».
При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас . По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».
В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).
Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю - автору поручения.
Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
Процедура контроля за исполнением поручений
Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.
Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:
- вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);
- в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;
- еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel - поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. Пример 3.
На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.
Исполнитель, получая поручение , должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.
В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соотвествует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.
Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.
«Контролем исполнения поручений по существу» обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.
Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.
В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку» выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).
Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.
Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.
Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно - это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.
Отчетность по исполнительской дисциплине
Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:
- сам исполнитель либо
- подчиненный ему секретарь,
- сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.
Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:
- отдельного должностного лица-исполнителя;
- конкретного подразделения или
- организации в целом;
- поручений, выданных определенным руководителем и др.
Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в Примере 5 и во мнении Е. Каменевой на стр. 40-41.
Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.
Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное - четко знать, что именно нужно получить на выходе.
Мнение
ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ
РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Свернуть Показать
Екатерина Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»:
Могу порекомендовать следующую форму отчетности по исполнительской дисциплине. В ней хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также очень полезна детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных.
Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.
Существует два типа контроля за исполнением документов:
1) контроль по существу решения вопроса,
2) контроль за сроками исполнения.
Очень часто в организации ограничиваются одним типом контроля, например контролем за сроками исполнения документов или за правильностью принятия решения, т.е. контроль осуществляется не на протяжении всего управленческого процесса, а только на заключительном его этапе. Организация может достичь желаемых результатов только при использовании всех видов контроля в совокупности.
1) Контроль исполнения документа по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен затронутый в нем вопрос. Такой контроль осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п. Руководители всех рангов осуществляют контроль в полном объеме своих полномочий, проверяя, как правило, общее состояние работы, качество ее исполнения, суть решаемых управленческих задач, опираясь при этом на специалистов своего аппарата.
Специалисты аппарата управления несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений. Взаимоотношения исполнителей и руководителя могут быть и более сложными, например, руководитель структурного подразделения может быть исполнителем по отношению к руководству организации и контролером по отношению к специалистам своего подразделения.
2) Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в службе ДОУ и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов. Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.
Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:
· запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;
· корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;
· информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;
· напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;
· фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;
· анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Под заданием или поручением понимается конкретное и законченное по смыслу предписание, мероприятие, указанное в тексте (пункте, подпункте, параграфе) документа, адресованное конкретному исполнителю (исполнителям) и имеющее срок исполнения. Задание (поручение) является также составной частью резолюции, которую руководитель пишет на документе.
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены на документы, контроль исполнения которых необязателен, и документы, подлежащие контролю исполнения.
Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы документационного обеспечения управления с участием юридической службы организации. В перечень документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления, с конкретными сроками исполнения.
Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и/или выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы:
· все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжениях;
· все постановления и распоряжения Правительства РФ;
· все служебные документы по линии руководства ведомства (субъекта федерации);
· запросы депутатов;
· распорядительные документы организации;
· решения коллегиальных органов управления;
· представление докладов, предложений, заключений;
· предложения, заявления и жалобы граждан;
· инициативные исходящие письма.
Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложение к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в Табеле документов. В крупных организациях документы, включенные в перечень, иногда подразделяются на ряд уровней контроля: обязательного контроля и просто контроля.
При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются 30-40% документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, так как все документы проконтролировать в этом режиме невозможно. Поэтому и появились понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль».Автоматизация контрольных операций дает возможность значительно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля.
По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства. При необходимости на контроль допускается ставить также постоянные задания, возлагаемые на руководителей и специалистов в рабочих планах, программах работы, планах организационно-технических мероприятий и иных подобных документах.
В сроковом контроле выделяют следующие виды контроля:
1) текущий,
2) предупредительный,
3) итоговый.
1) Текущий контроль предполагает ежедневную проверку ходя исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале дня выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Такой контроль часто называют контролем за исполнением поручений. Цели текущего контроля - содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и др.).
2) Предупредительный контроль отличается оттекущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и тем самым дает сотруднику возможность и время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Он должен быть ориентирован на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков; на стремление помочь, напомнить, а не уличать. Это ведет к наибольшей эффективности работы службы контроля.
Компетентность, незаменимость работника службы контроля проявляется в умелой проверке исполнения. в умении тактично, без нанесения оскорбления, напомнить, что документ должен быть исполнен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит успешность всей деятельности организации.
Если при получении документа или в ходе выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, резолюция которого имеется на документе. Он имеет право на перенос срока исполнения документа. В этом случае работник службы ДОУ вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
Перенос сроков исполнения должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос сроков исполнения задним числом не допускается и в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным сроком (несколько месяцев) исполнения, как, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в регистрационную карточку.
Часто решение вопроса требует работы над документом нескольких исполнителей или согласования документов с несколькими подразделениями. Например, договор должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется в РКК. Если появились документы с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и об этом докладывается руководителю.
3) Итоговый контроль - это аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Он проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Формой контроля является периодическое представление обобщающей отчетности по документам организации. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Документы, включенные в перечень, имеют типовые сроки исполнения.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Значительное количество типовых сроков исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления.
Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:
· поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
· указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;
· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Отдельные сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых, например:
· письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;
· протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.
В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не указанных в перечне контролируемых документов и не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах (сроки их исполнения не должны превышать 10 дней). После утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.
Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты получения документа учреждением, для других документов - с даты подписания или утверждения, если в документе не оговорен другой срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
· типовые сроки – принятием нового акта;
· индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Продлить срок исполнения может только организация или установившее его должностное лицо либо вышестоящее руководство. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.
Если срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения не может быть установлен, обычно устанавливается условный срок, корректировка которого возможна по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.
