Образец акта приема-передачи оборудования. Акт приемки-передачи оборудования образец бланк

Под оборудованием обычно понимается применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, которое необходимо для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 Технического регламента , утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). А как организации документально оформить поступление оборудования? Приведем для акта передачи оборудования образец его заполнения в нашем материале.

Акт передачи оборудования: образец

Для того, чтобы оформить и учесть поступившее на склад организации оборудование, которое в дальнейшем будет использоваться как объект основных средств, Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждена форма акта № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования». Для этого акта приема-передачи оборудования образец простой: в нем отражается информация о получателе, поставщике и изготовителе оборудования, приводятся сведения о времени приемки оборудования и о самом поступившем оборудовании (наименование, марка, вид упаковки и т.д.), результат произведенной приемки и иная необходимая информация.

Скачать форму акта № ОС-14 в форматах Excel и Word можно по ссылкам ниже:

Акт приемки-передачи оборудования: ОС-14 в Excel

Акт приема-передачи оборудования: Word

Необходимо иметь в виду, что организация для документального учета поступления оборудования использовать именно эту форму не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это означает, что при поступлении оборудования можно заполнять акт как по унифицированной форме № ОС-14, так и по самостоятельно разработанной форме. При этом важно, чтобы выбранный вариант оформления был закреплен в .

Если организация решит использовать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, некоторые указания по заполнению Акта она может найти в этом Постановлении.

В частности, предусматривается, что акт по форме № ОС-14 должен составляться в 2 экземплярах. Составлением акта должна заниматься специальная комиссия, которая была уполномочена руководителем организации на прием основных средств. Составленные комиссией акты утверждаются руководителем или иным ответственным лицом.

Если в момент поступления оборудования на склад комиссия не могла произвести его качественную приемку (например, по причине массового поступления оборудования), то составляется предварительный акт по форме № ОС-14. Оформляется он на основании не качественной приемки, а простого внешнего осмотра. Если в последующем будут выявлены как качественные, так и количественные расхождения со сведениями поставщиков, должны быть составлены отдельные акты. Аналогично необходимо актировать и выявленные факты боя и лома при приемке оборудования.

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью составлять акт приема-передачи оборудования (образец простой, но необходимо учитывать ряд особенностей, заполняя бланк). У этого документа существует три разных формы: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Но наиболее часто организациям приходится заполнять именно первый формат документа, о нем и пойдет речь в статье.

Унифицированная форма ОС-14 была введена в действие еще 21 января 2003 года. Именно тогда вышло постановление Госкомстата РФ №7. Согласно этому указу, при приемке оборудования организации должны составлять специальную бумагу. Акт приема-передачи оборудования может потребоваться и в некоторых других случаях: когда необходимо произвести монтаж или включить оборудование в фонд ОС организации.

Форма ОС-14 используется, если оборудование поступает на склад. Он обязательно составляется в двух экземплярах – для фирмы, которая передает оборудование, и для компании, которая основные средства получает.

Кто составляет и заверяет?

Не любое должностное лицо имеет право составлять акт передачи оборудования, образец которого поможет внести все данные без ошибок. Этим должна заниматься специальная комиссия. Она обязательно должна иметь полномочия в отношении оборудования, которое и принимается на склад.

Главная задача комиссии – проверить, нет ли у принимаемого оборудования каких-либо дефектов или недостатков. Если же таковые были обнаружены, то составляется дефектный акт (ОС-16). В этом документе отображаются все выявленные сколы, поломки и другие недостатки, указываются и способы их устранения.

Не всегда комиссии удается сразу заметить все дефекты. Некоторые из них можно обнаружить только при монтаже или проведении испытаний. В таких случаях дефектный акт составляется позднее.

Когда приемка заканчивается, члены комиссии проставляют свои подписи. Руководитель организации в обязательном порядке заверяет акт приема-передачи оборудования (образец поможет правильно вписать должности, фамилии и документы, в соответствии с которыми комиссия имеет полномочия на составление акта).

Использование актов приема-передачи оборудования на практике

Унифицированные акты приема передачи используются в определенной последовательности. Вначале применяется ОС-14. Он необходим для передачи оборудования на склад принимающей стороны. Только после полной первичной проверки оно может быть передано для монтажа. Тогда уже используется ОС-15.

Не всегда акт передачи оборудования ОС-14 предполагает необходимость заполнения ОС-15. Например, если монтажом занимается сторона, передающая товар, то второй документ заполнять не придется. Принимающей стороне просто нужно будет проставить подпись в форме ОС-14. Дефектная ведомость ОС-16 используется еще реже – только в случае обнаружения недостатков у оборудования.

Когда же монтаж оборудование закончен, то используют форму ОС-1 или ОС-1б. Эта бумага подтверждает, что объекты стали частью основного фонда предприятия.

Обязательные реквизиты акта приемки-передачи оборудования

Перед заполнением документа необходимо выяснить, данные о каких организациях в нем необходимо отобразить. Акт приема-передачи оборудования (образец Word схож с вариантом Excel) может содержать информацию о следующих фирмах:

• изготовитель;
• перевозчик;
• поставщик;
• приобретатель.

На титульном листе документа обязательно должны быть вписаны следующие реквизиты:

• кто изготовил оборудование;
• кто является поставщиком (потребуется не только вписать адрес, но и реквизиты в банке, ОКПО, контактные данные);
• данные о транспортировке (обязательно прописывается информация о ТС);
• информация о приобретателе (название фирмы, реквизиты в банке, ОКПО).

Перед заполнением бланка ОС-14 руководитель или другое уполномоченное лицо выпускает приказ, дает распоряжение или заключает договор о купле-продаже. Только после этого вся необходимая информация вносится в акт приемки-передачи оборудования, образец которого поможет вписать все данные в правильной форме.

В акте требуется вписать информацию об отгрузке и поступающем оборудовании. Для этого в форме ОС-14 есть 2 специальные таблицы. Уже после приемки комиссия вписывает количество фактического оборудования и сверяет с числом заявленного.

Особенности заполнения акта

Чтобы документ был действительным, нужно внести всю информацию в правильной форме. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать досадных ошибок:

Когда все сведения записаны в акт, документ обязательно подписывается всеми членами комиссии. Непременно должна быть на нем и подпись руководителя предприятия.

Уже после проверки оборудования его передают на хранение ответственному лицу. Он тоже проставляет подпись в акте. Оборудованию присваивают табельный номер, а бухгалтер вписывает информацию о заведенной инвентарной карточке, а затем тоже подписывает документ.

Заключение

Акт приема-передачи – один из важнейших первичных документов. Он необходим для принятия и проверки оборудования. Именно ОС-14 позволяет принять ОС в основной фонд организации. Он необходим для фиксации данных об оборудовании, его состоянии. Наличие информации о табельных номерах позволяет быстро понять, о каком ОС идет речь в акте.

Приемно-передаточный акт оборудования относится к документу, цель которого подтвердить передвижение оборудования для его монтажа или для запуска в эксплуатацию.

Информация в приемно-передаточные акты заносится специально созданной комиссией, с полномочиями для принятия техники на основании приказа соответствующего руководства. В составленном свидетельстве отображаются выявленные замечания, дефекты, соответствие марок и моделей механизмов проектной документации и. т.д. При обнаружении неисправностей в технических средствах заполняется дефектный акт по шаблону .

Приемно-передаточный акт оборудования является бланком, в который заносятся сведения несколькими представителями, подтверждающими действительность приема механизмов. Принятие или передача осуществляются при участии обеих сторон, а при спорных вопросах может привлекаться представитель стороннего учреждения.

Приемно-передаточный акт технических средств представляет собой бланк, заполненный в произвольной форме, с занесением данных на стандартном листе формата А4. Документ о передвижении техники печатается в 2-х экземплярах (по одному для каждой стороны) и должен отображать следующие данные:

Заполнение начинается с записи вверху по середине строки названия бланка «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОБОРУДОВАНИЯ»

Затем отображается содержательная часть бланка, где отображаются реквизиты участвующих сторон в передаче оборудования, с заполнением Ф.И.О. представителей, занимаемых должностей.

При выявлении недостатков, обнаруженных комиссией, записываются замечания с последующим составлением дефектного акта. Если замечания не найдены, записывается запись об отсутствии претензий к передающей стороне.

Завершается оформление приемно-передаточного акта подписями и печатями сторон.

Подписанный документ передается в бухгалтерию компании для утверждения руководителем и гл.бухгалтером учреждения.

Если к составленному бланку по передаче механизмов передается техническая документация, делается пометка о их передвижении.

При приемке сложной техники, возможно оформление приемочно-передаточного документа в несколько этапов, например, отдельно по качеству и количеству с отдельным подписанием каждого составленного бланка.

Заполненный бланк становится основанием для снятия или постановки на учет в бухгалтерии основных средств компаний.

Описанный ранее метод составления документации применяется во всех ситуациях, за исключением, когда передача технических средств осуществляется в особом порядке, в соответствии с условиями соглашения или на основании действующего законодательства.

В приведенном примере бланк становится документальным подтверждением выполнения договора аренды. Акт, подписанный в 2-х экземплярах, отсылается по одному экземпляру каждому участнику. К бланку могут быть приложены паспорта механизмов.

При принятии технических средств на склад, для дальнейшего использования на производстве в качестве основных средств данные заносятся в бланк передачи по форме № ОС-14, а при отправке техники для его монтажа заполняется бланк по форме № ОС-15. Иногда могут использоваться особенные правила приемки-передачи техники, соответствующие условиям заключенного соглашения.

1. Унифицированные формы № ОС-14 и № ОС-15 содержат следующие сведения:
2. Реквизиты сторон.
3. Причины создания комиссии для составления акта (соглашение, приказ).
4. Название бланка.
5. Номер, дата написания бланка и место.
6. Название производителя механизмов, поставщика, монтажного учреждения.
7. Сведения о времени приемки техники на склад.
8. Технические данные механизмов (название, заводской номер, модель, количество, цена, масса и т.д.).
9. Выводы комиссии (замечания и найденные дефекты).

Подписи участников приема-передачи (представители сторон, в том числе монтажной фирмы (при монтаже), материально-ответственного лица, несущего ответственность за хранение техники.

Заверенный бланк подается на утверждение руководителю учреждения и бухгалтеру, для постановки на учет.

Документ оформляется в 2-х экземплярах, с отсылкой одного – в бухгалтерию заказчика, другого – в бухгалтерию поставщика.

Приемно-передаточный акт технических средств – это бланк, обеспечивающий подтверждение передачи техники между различными учреждениями. Акт является добавлением к соглашению купли-продажи, договора об аренде или под монтажные работы.

Как осуществляется такое передвижение оборудования?

При заключении договора о приобретении оборудования, оба учреждения берут на себя ответственность, о выполнении условий соглашения по условиям доставки оборудования и финансовых обязательств. Факт доставки оборудования подтверждается приемно-передаточным актом. При этом надо иметь ввиду, что нельзя сразу после транспортировки груза его использовать. Каждый элемент полученного оборудования должен обследоваться обеими сторонами, а при необходимости выполнять тестирование.

В зависимости от уровня сложности получаемого груза, его прием может выполняться поэтапно:

• по количеству
• по качеству.

Если при приеме груза нельзя проверить его проверить, оборудование принимает по результатам визуального осмотра в соответствии с определенными документами и заполнением всех полей в акте.

Грамотно заполненный акт передачи оборудования отсылается в бухгалтерию, где он становиться основанием для учета основных средств учреждения.

Для приема объектов применяется три варианта акта:

Форма № ОС-14 . В бланк заносятся данные при передаче механизмов в производство. Акт оформляется членами комиссии в 2-х экземплярах и направляется руководству для утверждения.

Форма № ОС-15. В бланк заносятся данные при отправке техники под монтаж. При передаче техники монтажному учреждению в комиссии участвуют заказчик, представитель монтажного учреждения и представитель генподрядчика. Акт соответственно распечатывается в 3-х экземплярах.

Форма № ОС-16. В данной форме отображаются обнаруженные замечания и дефекты, а также возникающие разногласия между членами комиссии.

При принятии технических средств, отличающегося от приведенных вариантов приемно-передаточный акт может оформляться в произвольной форме.

В этом случае в оформленном документе должны отображаться следующие данные:

• Название бланка.
• Присвоенный номер.
• Дата написания документа и место.
• Основание (договор, соглашение).
• Реквизиты сторон, по желанию отображаются банковские реквизиты.
• Дата приема оборудования.
• Список оборудования.
• Итоги осмотра оборудования.
• Подписи членов комиссии, участвующих в операции.

По согласованию сторон в бланк могут заноситься добавочные сведения. К примеру, технические характеристики оборудования, его состояние, сведения о повреждениях и т. д. На новую технику прикладываются паспорта завода.

После окончания деятельности комиссии документ отсылается на утверждение руководителю учреждения, принявшего оборудования, с последующей передачей в бухгалтерию и второй передающей стороне.