Номенклатура по бухгалтерии. Составление и утверждение номенклатуры дел организации. Закрываем номенклатуру дел

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы... Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Определение

Дело - это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

• систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
• присвоение регистрационного номера по классификации дел;
• составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых - секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
• Руководителей структурных подразделений обеспечить по утвержденной форме.
• Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

Гендиректор Иванов Н.А.

Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

Вспомогательная документация

При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

• «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
• Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
• Инструкцию по делопроизводству.
• Перечень архивных документов.

Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

Как составить образец номенклатуры дел организации?

Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

• индекс дела;
• заголовок (тома, части);
• количество (томов, частей);
• срок хранения, номер статьи по перечню;
• примечание.

Индекс

Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 - порядковый номер отдела кадров, 06 - порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 - код финансово-экономического отдела, 03 - обозначение бухгалтерии, 08 - номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

Заголовки

Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.

Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

• название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
• автор документа или подразделения);
• адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
• краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
• название территории;
• дата/период;
• отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

Обновление списка

Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:

В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Есть два варианта разработки:

1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Работа любой организации сопряжена с множеством документов, которые отражают ее хозяйственную деятельность. Если изначально на этапе становления работы предприятия не организовать делопроизводство, то спустя время найти какой-либо документ будет сложно. С этой целью создается номенклатура дел организации. Фактически это перечень дел, в которых хранятся документы.

Для ее составления были разработаны нормативные акты. К 3 базовым относятся 2 Перечня, утвержденных Министерством культуры, о типовых управленческих документах, которые должны храниться в архивах, и номенклатуре дел, изданные в 2007 и 2010 гг. К третьему относится Акт о правилах, на основании которых необходимо строить работу архива любой организации, он был издан в 2002 г.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Примерная и типовая номенклатура может быть составлена на основании этих нормативных актов всего предприятия в целом. В каждом отделе предприятия должна быть составлена своя номенклатура дел. В этом случае делопроизводителю будет легко анализировать документы и подготавливать те, что на данный момент запрашивает руководство, контролирующий орган, другая инстанция или должностное лицо.

Организация может создать систему дел для хранения документов самостоятельно. Зачастую каждое предприятие работает по своей схеме, именно под нее должна быть настроена номенклатура. В другом случае это можно поручить за отдельную плату специальной компании.

При составлении необходимо учесть, что каждому разделу документа должен соответствовать отдел предприятия или структурное подразделение. Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.

Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам. Для составления придется воспользоваться не только уставными документами, но и , планами о работе, различными отчетами, перечнем документов, где будут указанными сроки хранения каждого, номенклатурами, которые были составлены ранее.

Что это за документ?

Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах. Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок.

Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.

Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству. Обязанность составлять номенклатуру на каждом предприятии также оговорена Правилами по делопроизводству.

Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.

В это же время структурные подразделения или отделы предприятия должны составить свою номенклатуру и согласовать ее с руководством и работником, который отвечает за ведение архива. Когда предприятие только создается, то номенклатуру дел лучше создавать сразу в начале ее деятельности.

Зачем она нужна для организации?

Для того чтобы ответить на вопрос, зачем нужна номенклатура, необходимо понять, как ее можно использовать.

С ее помощью можно:

1. Сгруппировать документы в делах в соответствии с системой, по которой работает конкретное предприятие. Это позволит не только сохранять документы, но и при необходимости быстро находить их.
2. При регистрации каждого документа присваивать ему не только регистрационный номер, но и индекс дела, в котором он впоследствии будет храниться.
3. Номенклатуру можно использовать, как основной документ, когда дела, срок хранения которых истек, отбираются для сдачи в архив и дальнейшего уничтожения.
4. Использовать, как учетную документацию для дел, которые имеют равные сроки хранения. В таком случае дополнительные описи можно не создавать.
5. Она может одновременно являться основой для составления описи к делам, требующим долговременного и постоянного хранения.
6. Создание актов для уничтожения бумаг намного облегчается при наличии номенклатуры.

Особенно важно создавать номенклатуру на муниципальных предприятиях или в государственных органах, которые обязаны сдавать документы для хранения в специальные архивы. Деятельность нотариусов, акционерных обществ, например, также требует создания номенклатуры в обязательном порядке. Даже на небольшой фирме наличие номенклатуры облегчает ее работу, тем более что в процессе деятельности объем документов на каждом предприятии только увеличивается.

Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура может быть нескольких видов:

1. Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них. Название подразделов номенклатуры должно соответствовать имеющимся на предприятии отделам. От степени важности отдела для работы всего предприятия зависит, на какой позиции в номенклатуре будет значиться его раздел. Обычно в самом низу перечня дел помещают названия отделов, которые менее значимы для работы предприятия, например:
   • в секретариате формируется большинство приказом и документов к исполнению, также здесь формируется сама номенклатура дел;
   • отдел кадров учитывает сотрудников, сюда также можно отнести приказы по назначению на должность, о приеме на работу и другие;
   • бухгалтерия занимается учетом имущества предприятия, к такому разделу номенклатуры могут относиться распоряжения относительно выдачи денег под отчет и другие;
   • охрана труда является отделом, который не приносит предприятию прибыли, но с ним могут быть связаны большие расходы, такой раздел в перечне дел предпочтительно поместить внизу.
2. При использовании производственно-отраслевого вида документы классифицируют по сферам деятельности, которой может заниматься одно предприятие. Этот вид один из самых понятных его руководству, например, перечень дел может выглядеть так:
   • производство бумаги;
   • обслуживание населения;
   • отгрузка товара сторонним организациям;
   • управление кадрами;
   • другое.

   В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным.

3. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так:
   • делопроизводство;
   • руководство;
   • и т. д.

В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.

Типовая

Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть.

Примерная

Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.

Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.

Индивидуальная

Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.

Составление подобного документа возлагается чаще всего на самих сотрудников отделов, которым приходится работать с документами. Индивидуальную форму лучше всего разрабатывать на основе типовой.

Приказ о составлении

Номенклатура дел может быть на предприятии утверждена 2 способами:

Приказ может быть сформулирован по-разному, например, когда:

• утверждается и вводится в действие номенклатура дел, прилагаемая к приказу;
• вводится в действие номенклатура дел, утвержденная директором, при этом к приказу ее прилагать не нужно.

Для составления приказа не существует унифицированной формы, но в нем должна содержаться информация о:

• сроках представления проектов документа структурными подразделениями, на основании которых будет оформлена сводная номенклатура;
• данных сотрудников, которые отвечают за разработку окончательного документа;
• дате представления сводного проекта на рассмотрение специальной комиссии, которая будет выступать от имени архивного учреждения;
• данных сотрудника, отвечающего за исполнение приказа.

Приказ заверяет руководитель предприятия, с ним знакомят должностных лиц и ответственных сотрудников.

Порядок составления и утверждения

Предприятие сможет применить новый документ в 2019 году, если он будет составлен и утвержден к его началу, а подобную работу невозможно выполнить за несколько дней.

Условно процесс разработки делится на 4 этапа:

1. Выбирается оптимальный вид номенклатуры.
2. Оформляются заголовки и подзаголовки.
3. Согласно установленным срокам хранения в форме номенклатуры располагаются заголовки и подзаголовки.
4. Документ утверждается руководством.

Процесс составления и утверждения поэтапно может выглядеть следующим образом:

1. Изучается содержание документов, которые формируются на предприятии.
2. Создается приказ для руководителей подразделений или отделов, которые ответственны за разработку проектов, в нем устанавливаются четкие сроки подачи документов.
3. Руководители отделов или структурных подразделений, в свою очередь, составляют список всех документов, которые были сформированы в процессе работы подотчетного им отдела, и составляют индивидуальную номенклатуру. Если предприятие только начинает свою работу, то это может быть проект. Документ следует заверить руководителю и передать в головной офис.
4. На основании индивидуальных документов или проектов, разработанных в отделах предприятия, создается сводная форма. Ее должна заверить экспертно-производственная комиссия и архивное учреждение.
5. После согласования сводного проекта он заверяется руководителем предприятия, после чего номенклатура приобретает юридическую силу.
6. Далее номенклатуру дел следует распечатать в 4 экземплярах – два для службы делопроизводства и по одному для ведомственного и государственного архива.
7. Затем на основании документа оформляются выписки, которые распечатываются для соответствующих отделов предприятия, как руководство для формирования дел, а также поиска необходимых документов.

Каждый раз перед началом нового календарного года номенклатуру, которая уже была ранее согласована с архивным учреждением, необходимо снова уточнять, перепечатывать и утверждать у руководителя.

Несмотря на это, государственный и ведомственный архив должны давать согласие на ее использование только 1 раз в 5 лет. Если в номенклатуре будут наблюдаться коренные изменения, ее необходимо пересогласовывать и утверждать независимо от того, на протяжении какого срока она используется.

Ответственный за оформление

Если предприятие не привлекает специалиста для составления номенклатуры, то традиционно этот вопрос поручается:

• секретариату;
• общему отделу;
• канцелярии;
• другому.

Лица, которые в силу должностных обязанностей формируют и сортируют документы, могут наилучшим образом распределить их. Никто лучшее не подберет названия разделам номенклатуры, как сотрудники, знакомые со спецификой работы предприятия. Так, руководитель предприятия может назначить ответственным за проведение важного поручения сотрудника, который руководит одним из отделов на протяжении многих лет.

Ему удастся быстрее других изучить состав документов, которые требуется расформировать по делам, а также другие бумаги предприятия. В связи с тем, что утверждается документ не только руководителем, но и архивным учреждением, для проведения работы потребуется выделить достаточно времени.

Пример и форма для скачивания

В оформлении документа нет ничего сложного, для начала можно использовать базовую форму, которую легко найти в интернете.

Документ вверху должен содержать название – «Номенклатура дел», а также:

• название предприятия;
• дату оформления;
• регистрационный номер;
• поле для руководителя с грифом «Утверждаю» и местом для подписи.

Сам документ необходимо оформить в виде таблицы, где должны быть колонки для:

1. Индексов.
2. Заголовков дел.
3. Количества единиц. Например, дело может состоять из 2–5 томов, где в каждом будет по 300 страниц.
4. Сроков, в течение которых необходимо хранить те или другие документы в данном деле.
5. Примечания.

В конце документа должна быть подпись сотрудника, который его составлял, и руководителя. Так, образец номенклатуры дел организации, занимающейся малым бизнесом, можно найти в интернете.

Из примера видно, что его номенклатура состоит всего из 2 разделов, куда вносятся различные подразделы по мере расширения деятельности компании:

Из представленного примера видно, что документы предприятия не подлежат государственному хранению, а значит номенклатура не должна согласовываться с ведомственным или государственным архивом.

Сроки хранения

Законодателем установлены сроки хранения для различных документов, которые в обязательном порядке формируются на предприятии, или в случае необходимости.

Они устанавливаются на основании Типовых перечней, в которых указаны документы:

• изданные государственными органами и местного самоуправления, муниципальными предприятиями, подлежащие хранению в течение определенного периода;
• сформированные в результате деятельности производственных предприятий, проектно-строительных организаций, а также других, которые занимаются научно-технической деятельностью.

Структура перечней продумана законодателем.

Но помимо вышеуказанных перечней на территории РФ действуют:

• ведомственные, где указаны документы, издаваемые Налоговой службой РФ, Федеральным органом, учреждениями, относящимися к уголовно-исправительной системе или образовательной, другими, имеющими государственное значение;
• указанные в отраслевых нормативных актах, издаваемых государством в виде законов, правил, инструкций;
• устанавливаемые экспертной комиссией на случай, когда руководителем предприятия или ответственным сотрудником не найден срок хранения определенных документов в нормативных актах;
• определенные генеральным директором предприятия на основании приказа при отсутствии возможности пригласить экспертов из архивного учреждения.

Сроки, указанные в нормативных актах, не могут быть уменьшены или увеличены на усмотрение конкретного предприятия. Если вдруг срок хранения документа устанавливается неодинаковый на основании разных нормативных актов, то лучше выбрать больший.

Номенклатура дел, которую должна составить каждая организация, является важным документом, призванным улучшить качество ее работы в области документооборота и делопроизводства. Составить ее несложно, а в интернете лучше скачать типовой образец.

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

01. Канцелярия
	Устав общества и учредительные документ		Постоянно	Перечень типовых управленческих архивных документов…
	Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Штатные расписания и изменения в них		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Положения о структурных подразделениях		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности		Постоянно
	Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов
	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним		Постоянно1
	Инструкция по делопроизводству		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Номенклатура дел		Постоянно
	Переписка по вопросам основной деятельности
	Резервный номер
	База данных для регистрации входящих документов			В электронной форме
	База данных для регистрации исходящих документов			В электронной форме
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции сотрудников
	Штатные расписания и изменения в них. Копии			Подлинники в деле 01-03
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии		До минования надобности	Подлинники в канцелярии в деле 01-05
	Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК
	Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

Ответственный за архив

С.П. Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним , продолжайте читать наши статьи!

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением бухгалтерии;

соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 - 5 лет;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:

• 1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.
• 2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).

Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:

в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года;

в графе 2 - указываются заголовки дел;

в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;

в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;

в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:

отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.

Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.

Наименование организации ЗАО «Романтик»

Наименование структурного подразделения

Бухгалтерия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________№___________

На ___2015___ год

бухгалтерия номенклатура индекс

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
02 - Бугхалтерия
	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности	5 лет, ст. 152
	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности	Пост., ст. 199б
	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы	5 лет, ст. 135в
	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы	Пост., ст. 135б
	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции	5 лет, ст. 150т
	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов	5 лет, ст. 150
	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей	5 лет, ст.150
	Авансовые отчеты	5 лет, ст.150
	Кассовая книга	5 лет, ст. 193д
	Договоры о материальной ответственности	5 лет, ст. 189	После увольнения материально ответственного лица
	Образцы подписей материально ответственных лиц	До минования надобности, ст. 190
	Расчетные ведомости по заработной плате	75 лет, ст. 155
	Накладные и акты от поставщиков	5 лет, ст. 150
	Материальные отчеты	5 лет, ст. 150
	Договоры поставки	5 лет ЭПК, ст. 391
	Акты о приеме выполненных работ по услугам	5 лет, ст. 188
	Акты о приеме выполненных работ по объектам	5 лет, ст. 188т
	Договоры аренды помещений	Пост., ст. 424
	Договоры на оказание услуг	5 лет, ст. 186	После истечения срока действия договора

Главный бухгалтер

Подпись Расшифровка подписи

Руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в архив