Номенклатура дел организации является документом какого хранения. Составление номенклатуры дел. Разработка номенклатуры дел

Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Как заполняется статья "Сроки хранения документов"

Обязательная часть подготовки НД - определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг. Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости. СХ бывают:

постоянными;

долговременными: свыше 10 лет;

кратковременными: до 10 лет включительно.

В каждой организации должны использоваться специальные перечни, по которым можно определить СХ деловых бумаг. Специальные правовые акты РФ также устанавливают СХ отдельных документов.

Когда перечни документов попадают в руки сотрудникам, которые составляют номенклатуру дел подразделения, они теряются и не знают, как с ними работать. И здесь важно делопроизводителям и секретарям грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями.

Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы

На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании.

Какие виды перечней помогут установить сроки

Выделяют типовые и ведомственные перечни документов.

Типовые перечни

Основной перечень при определении СХ - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов № 558).

Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий.

Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД.

Читайте также:

Ведомственные перечни

Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации - налоговых, финансовых, медицинских и т. п.

Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.

Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием СХ отменили, но не ввели вместо него новый. Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие. В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией.

Перечни удобны в работе с документами. Они помогают:

1. систематизировать деловые бумаги организации по направлениям деятельности при составлении номенклатуры дел;
2. определить СХ деловых бумаг;
3. выявить значение бумаги: юридическое или историческое;
4. отобрать документы на хранение или уничтожение ;
5. учесть особенности хранения деловых бумаг при формировании дел.

Какая структура у перечней документов

Рассмотрим структуру на примере Перечня типовых управленческих документов № 558 . Это основной список при определении СХ. Он включает четыре части:

Общие положения, в которых указывают нормативные документы, по которым составлен список, цели составления, разделы, графы и т. д.

Сам список документов.

Список сокращений.

Указатель видов бумаг по алфавитному принципу.

Список представлен в виде таблицы, которая разделена на тематические разделы - их 12. Благодаря разделам можно сразу понять, где искать тот или иной документ.

Бухгалтерия найдет необходимые деловые бумаги в разделе 4, который содержит сведения по учету и отчетности.

Один вид документа может присутствовать в разных статьях и разделах, и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать подходящий для вас.

Что касается СХ (графа 3), то в списке указан не жесткий, а минимально необходимый СХ. Организация может его увеличить

В перечне встречаются сокращения и формулировки: «Пост.», «До замены новым», «До минования надобности», «ЭПК», «5 л. ЭПК». Что они означают:

1. сокращение «Пост.» означает, что деловые бумаги хранят постоянно. Но даже в этом сокращении есть исключение. Данное сокращение для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, означает СХ не менее 10 лет;
2. формулировки «До замены новым», «До минования надобности» позволяют организациям самостоятельно определять срок хранения деловой бумаги. СХ «До минования надобности» - не менее одного года;
3. отметка «ЭПК» означает, что часть дел имеет научно-историческое значение. В таких случаях после установленного срока проводят дополнительную полистную экспертизу ценности дел. Такая экспертиза нужна для выделения бумаг, которые хранят постоянно;
4. «5 л. ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.

Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».

Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.

В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части - статьи перечня, в которых они фигурируют.

Как правильно работать с перечнем

Есть два способа работы с перечнем.

Способ № 1.

подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа - статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ.

Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки.

Способ № 1.

заключается в поиске функции, направления деятельности.

Ознакомившись с «Общими положениями» и выбрав необходимое, мы открываем таблицу, ищем раздел и знакомимся с документами.

Пример. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями. Сначала открываем «Общие положения» и ищем подходящий раздел. Наш раздел 5 «Экономические, научные, культурные и иные связи». Переходим в раздел 5 и знакомимся с документами. Находим статью 507. Она нам подходит:

Переписка об экспортных и импортных поставках:

а) с зарубежными организациями

Срок хранения переписки «15 л. ЭПК», то есть после 15 лет хранения в результате экспертизы ценности документы уничтожат или будут хранить дальше.

Что делать, если нужно изменить сроки хранения

Самостоятельно снижать СХ деловых бумаг, установленные нормативно, запрещено. ЯяыУвеличивать СХ согласно Перечню типовых управленческих документов № 558 можно в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Пример. Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой компании. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы. Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет. Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.

Совместная работа службы делопроизводства и сотрудников организации - идеальный вариант развития событий при подготовке сводной НД Кому как не специалисту, каждый день имеющему дело с конкретными документами, знать их состав, виды и разновидности в своей области. Чтобы сотрудники не отказывались взаимодействовать и не саботировали подготовку НД, организуйте семинары-совещания, во время которых вы разъясните коллегам, как пользоваться перечнями с указанием СХ. Задача службы делопроизводства - донести до сотрудников и подразделений значение такой работы.

В каких еще документах искать сроки хранения

В Федеральном законе «Об архивном деле» написано, что СХ деловых бумаг могут устанавливаться в законах, нормативными правовыми актами и перечнями. Если сроки взяты из нормативного правового акта, то тогда в НД указывается ссылка на используемый акт.

В России помимо перечней действуют правовые и подзаконные акты, которые регулируют сроки хранения деловых бумаг.

Таким образом, работа с перечнями несложная, но требует усидчивости и внимательности. Обязательно проверяйте сроки за сотрудниками подразделений. А чтобы сократить количество ошибок, перед тем как подразделения начнут составлять номенклатуру дел, проведите обучение и дайте общее понимание, как работать с перечнем, используя готовые примеры из статьи.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку-ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по-мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож-ность использования нужной информации, документы класси-фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране-ния. Специальным классификационным справочником, позво-ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено-ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране-ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

Номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено-сятся затем на обложки дел;

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об-разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

Номенклатура дел используется при построении информа-ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис-пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав-ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре .

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод-ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

Охват всех документов, получаемых и создаваемых в про-цессе деятельности организации;

Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот-ветствии со степенью важности и сроком хранения доку-ментации.

Виды номенклатур .

Различают типовые, примерные и кон-кретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од-нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв-ляется нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но-менклатур, каждая организация должна составлять свою кон-кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де-ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво-димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют-ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно-стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на-звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла-туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример-ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление номенклатуры .

Составлению номенклатуры пред-шествует изучение состава, содержания и количества докумен-тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга-низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре-ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте-ки). Но главным источником являются сами документы органи-зации. При определении сроков хранения дел основными посо-биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за-крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод-ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч-реждениями разработаны и методические пособия по составле-нию номенклатур дел.

К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при-влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по-следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа-ции — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

Определение круга документов для включения в номенк-латуру;

Составление заголовков (наименований) дел;

Разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

Определение сроков хранения дел;

Определение системы индексации и установление индексов дел;

Оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату-ру.

Основное требование к номенклатуре — охват всех доку-ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа-ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче-та, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы вре-менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон-ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во-проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк-латуру каждого года на протяжении всего срока решения во-проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по-явления в деятельности организации новых вопросов. Для та-ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри-вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни-ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел.

Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком-плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку-ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули-ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе-чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку-ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след-ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно-стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На-пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче-ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа-щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до-кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб-ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла-ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате-риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст-венным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.

Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа-бетических препаратов».

Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор-респондентами, их название в заголовке дела дается обоб-щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если однородные корреспонденты находятся на одной оп-ределенной территории (край, область, район), целесооб-разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема-тической олимпиаде».

В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во-прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку-менты, должны включать указание на вид и характер доку-ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч-но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука-зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы .

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос-нован на учете организационно-структурного построения аппа-рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор-ганов, затем — дела, содержащие организационную документа-цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола-гают дела с распорядительной документацией самого учрежде-ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол-легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано-выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме-сячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис-тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере-пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере-писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст-венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес-пондентов или географических названий, например:

Переписка с фирмой «Арбель».

Переписка с фирмой «Информсервис».

Переписка с фирмой «Регана».

Переписка с вузами Астраханской области.

Переписка с вузами Вологодской области и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе но-менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде-лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк-турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз-водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об-щественные организации или органы, действующие на общест-венных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабиль-ной структурой разделами номенклатуры являются управленче-ские функции или основные направления деятельности, напри-мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга-низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк-турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел.

Сроки хранения дел ус-танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен-тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо-гут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения-ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра-жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани-рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут ис-пользоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельно-сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государствен-ные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организа-ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче-ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми-нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер-жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране-ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку-ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до-кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел.

Для практического использования номенк-латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио-нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко-вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус-ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас-полагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто-янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Но-менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото-рая разработана архивными органами и закреплена в Государст-венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но-менклатур дел организации и структурного подразделения при-ведены в приложениях 4 и 5.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра-нения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду-смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино-вания надобности» (например, инструктивные письма выше-стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме-ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс-пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку-ментов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия но-менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе-нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но-менклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по-стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва-ется количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста-вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен-ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар-хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен-ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини-мающий дела данной организации, и только после этого утвер-ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со-ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк-турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять-ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк-земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто-рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет-вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде-ления для заведения дел.

Невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

• 
  Распределение исполненных документов в дела;
• 
  Систематизация и учет дел;
• 
  Закрепление индексов дел;
• 
  Установление сроков хранения дел;
• 
  Служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• 
  Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• 
  Является основой для составления актов на уничтожение дел, не подлежащих хранению;
• 
  Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

1.Виды номенклатуры дел.

Номенклатура дел бывает трех видов: типовая, примерная, индивидуальная (для конкретной организации).

• 
  Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом).
• 
  Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
• 
  Индивидуальная (конкретной организации) (это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке).

Номенклатура дел организации делится на:

- сводную номенклатуру дел (отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений, срок хранения – пост.)

- номенклатуру дел структурного подразделения (срок хранения – ДЗН).

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Сводная номенклатура дел:

Подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

Визируется (согласовывается) руководителем архива либо лицом, ответственным за архив;

Согласовывается с ЭК (центральная экспертная комиссия) организации;

Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);

Утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения:

Составляется работниками структурных подразделений;

Согласовывается с ДОУ и с архивом или лицом, ответственным за архив организации;

Подписывается руководителем этого структурного подразделения;

Направляется в службу ДОУ.
2.Требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел представлены Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.

Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется.

Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (с.Онгудай или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел.
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2010 № 1
г. Самара

на 2011 год

01. Канцелярия
01-01	Учредительные документы и устав общества		Постоянно ст. 50 а, 51-53	Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2010)
01-02	Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении)		Постоянно ст. 57 а	Переходящее с 2009 г.
01-03	Штатные расписания и изменения к ним		Постоянно ст. 71 а	Переходящее с 2009 г.
01-04	Положения о структурных подразделениях		Постоянно ст. 55 а	Переходящее с 2009 г.
01-05	Приказы директора по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а
01-06	Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 19 в
01-07	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним		Постоянно 1 ст. 18 и	1 Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК
01-08	Инструкция по делопроизводству		Постоянно ст. 27 а	Переходящее с 2009 г.
01-09	Номенклатура дел		Постоянно ст. 200 а
01-10	Переписка по вопросам основной деятельности		5 лет ЭПК ст. 35, 256
01-11	Резервный номер
01-12	База данных регистрации входящих документов		5 лет ст. 258 г	В электронной форме
01-13	База данных регистрации исходящих документов		5 лет ст. 258 г	В электронной форме
…	…		…
02. Отдел кадров
02-01	Должностные инструкции сотрудников		75 лет ст. 77 а
02-02	Штатные расписания и изменения к ним. Копии		3 года ст. 71 б	Подлинники в деле 01-03
02-03	Приказы директора по основной деятельности. Копии		До минования надобности ст. 19 а	Подлинники в канцелярии в деле 01-05
02-04	Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК ст. 19 б
02-05	Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков		5 лет ст. 19 б
…	…		…

Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010

Номенклатура дел составлена на основании Типовой номенклатуры дел, в соответствии с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности …..», утвержденным Министерством культуры и кино РФ от 25 октября 2010г. № 558.

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ЗАО «Большая капля»
от 22.12.2010 № 3

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

Основной части и

В первой графе таблицы проставляется индекс дела (этот же индекс проставляется на обложке дела) ;

во вторую графу записывается заголовок дела ;

третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела ;

• 
  четвертая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), перечень утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г. ;
• 
  http:// archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml

в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
3. Заполнение граф статьи номенклатуры дел.

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

структурной,

производственно-отраслевой и

функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г.».

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко , но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;

в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

временного хранения (до 10 лет включительно);

долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В связи с этим следует учесть то, что с 2010года утвержден новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), перечень утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г.; соответственно номенклатура дел с 2011года должна составляется в соответствии с новым Перечнем. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации.

- существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),

о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),

о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая).

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом (распоряжением). В приказе (распоряжении) указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Основные этапы утверждения номенклатуры дел :

• 
  визируется ответственным за архив организации,
• 
  подписывается руководителем службы делопроизводства,
• 
  согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии ,
• 
  направляется на рассмотрение соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
• 
  утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел ).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• 
  в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
• 
  в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
• 
  в архиве организации,
• 
  рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации, как уже сказано выше.

Как показывает практика, существующие номенклатуры организаций, в том числе и администраций сельских поселений, отражают не весь спектр документов, которые заводятся. Существуют «двойственные», а то и «тройственные» номенклатуры дел, что в сущности является неправильным. Я выше отметила, что номенклатура у организации должна быть одна, другое дело, что она может состоять из различных разделов и отражать весь спектр документов, образующихся в деятельности организации.

Для усовершенствования работы административного аппарата, обеспечения большей оперативности, а кроме того, для улучшения и облегчения работы организации в целом, была придумана достаточно сложная по структуре, но очень простая функционально система классификации документов, сегодня известная как номенклатура дел .

По своему характеру, номенклатура дел – это удобный и широко каталогизированный и систематизированный перечень дел , включающий всю важную информацию о них. Она позволяет не только быстро отыскать необходимый документ во время работы, но имеет огромное значение при работе с большим количеством документов в архивах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах :

• утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
• указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года . При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел , т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98) , включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

• экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
• формирование дел;
• предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
• предоставление их сохранности;
• предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата , отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации , либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Функции номенклатуры

Номенклатуру дел применяют в различных ситуациях:

1. Для классификации имеющейся документации, то есть когда номенклатура служит проектом распределения документов уже после их выполнения и, проще говоря, служит персональным архиватором для организации.
2. Номенклатура может быть архивом как для сугубо бумажных накоплений, так и для формирования, перемещения, хранения, упорядочивания и других удобных операций с информацией в электронном виде.
3. Она содержит данные о сроках сохранения документации.

Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.

4. При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
5. Оформляет индексацию в делопроизводстве - индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
6. Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
7. Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
8. Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
9. Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.

Образец бланка номенклатуры дел скачивайте бесплатно.

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации , которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом , включая все подразделения.


Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри - система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

Порядок и требования к оформлению

В качестве разделов номенклатуры выступают названия отдельных структурных подразделений компании , которые размещаются последовательно, по степени важности для предприятия. Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов.

В других случаях разделы номенклатуры могут состоять из важных руководящих должностей организации , также перечисленных в номерном порядке (1. ген. директор, 2. зам. директора и т.д.)

В основе раздела оформляются самые значимые с точки зрения работы организации документы и приказы. Уже после них прилагается второстепенная информационная документация, вроде справок и переписок.

Грамотное оформление дела позволяет успешно и своевременно найти необходимые документы, гарантирует их доступность, сохранность, а также существенно упорядочивает сам процесс документооборота, что немаловажно при делопроизводстве, где обычно проходит и реализуется немало документации.

Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате. Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.

В основной массе предприятий создание дел осуществляется согласно наименованиям типов документов (актов, указов, договоров и т.д.)

При создании дел следует придерживаться следующих условий:

• В делах размещается только исполненная и грамотно оформленная документация.
• Документация, затрагивающая проблемы, подходящие под общий раздел, размещается в общем же деле.
• В одном деле размещается только один образец документа (оригинал либо заверенная копия).
• Любой документ, введённый в дело, должен быть грамотно оформлен (обладать датой, росписью, печатью о выполнении и т.п.) в соответствии с Федеральными стандартами.
• Для обеспечения дополнительного удобства работы с номенклатурой, в одно и то же дело интегрируется преимущественно документация одного и того же года регистрации.
• Документация в самом деле размещается в хронологическом порядке (02.03.2006, 03.03.2006 и т. д.), в нумерологическом (№1, №2..) либо в алфавитном (по именам создателей документов, либо в алфавитном порядке по наименованиям учреждений-корреспондентов).
• Часто применяется временно-логическая концепция, при которой документация размещается в делах в процессе решения тех или иных проблем. Подобная система размещения документов по сути сходится с хронологической.
• Документация различного периода хранения распределяется в различные же дела.
• В деле не могут разместить документы, не соответствующие его наименованию, неверно составленные (отдают на доработку), черновые, напечатанные на копире.
• Дело не может включать более чем 250 листов, и по этой причине, если бумаг будет больше, их будут передавать в нескольких томах, указав на лицевой стороне номер тома.
• Контракты организации могут разделяться на две категории и храниться в различных делах. В одной категории находятся торговые договоры среди коммерческих организаций, в другой – рабочие (контракты) с сотрудниками.
• Указы по трудовой деятельности оформляются по отдельности от указов сотрудникам организации.
• Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, оформляются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

При создании дел с наличием корреспонденции главным условием считаются её размеры .

В случае, если размеры переписки не сильно значительные, то оформляется единственное дело, включающее в себя абсолютно все входящие и исходящие сообщения, письма, звонки, e-mail-ы и пр.

Предполагая увеличение объёмов переписки с деловыми партнерами, рациональным решением было бы приобретение отдельного дела для всей деловой переписки. При последующем возрастании размера переписки можно также входящую и исходящую переписку разбить согласно их типам: на бумажную корреспонденцию, на электронную почту и прочее.

Определение и оформление переходящих дел

Дела, не закрытые в течение года, считаются переходящими и в номенклатуре помечаются соответствующим номерным индексом. т.е. дело, которое не закрыли в 2015-м переходит на 2016-й год и так далее… Нормы и критерии переходящих дел прописаны в пунктах 3, 4, 9 ОПРАО (одобрено Росархивом 6 Февраля 2002 года).

К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ - в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.


Однако документы по личному составу – переходящие, обновляются из года в год, и останутся таковыми, пока данные сотрудники остаются работать в организации. Данную категорию дел закрывают только в случае увольнения сотрудников.

К переходящим делам могут относиться следующие категории дел:

• Переписки (в зависимости от самого дела - например, дело будет считаться переходящим, если переписка с предприятием о конкретном деле, допустим, о контракте на поставку угля не решился в данном году, и он переходит на следующий год и фиксируются как переходящий).
• Любая документация типа досье (к ним относятся личные дела, проектные дела, договорные дела и т.д.).
• Судебные дела (так, организации, часто выступающие в судебных кампаниях, могут несколько лет, на протяжении тяжб, собирать документацию в единое дело, имеющее статус “переходящего”).

Переходящие дела – это внутренние документы организации, в т.ч. нормативные акты, устав организации и другая обновляемая и поддающаяся редакции документация.

Сроки хранения таких дел определяются при отсчете от последнего подшитого документа . То есть, если перед закрытием дела документ был подшит в декабре 2016 года, то расчёт будет производиться уже с 1 числа 2017-го года.

Так как сроки всегда индивидуальны, то для каждого дела следует проводить расчёт самостоятельно: например, если срок хранения 6 лет, то данное дело должно будет подлежать уничтожению 01.01.23 г.

При оформлении дел следует указывать на факт того, что материал является переходящим. На обложке такого дела, на строке после наименования дела, справа от даты, следует поставить соответствующую пометку.

Если при завершении 2016-го года составляется номенклатура дел на 2017-й год, то в одном из заполняемых столбцов формы номенклатуры «Примечание», в деле, оформление и контроль над которым стартовал в 2016-м г, и установлено, что это продолжится в 2017 г., нужно поставить пометку о том, что дело переходит с 2016-го (с передачей всех номерных индексов) на 2017-й год.

О требованиях к составлению номенклатуры дел узнайте подробно из видео: