Номенклатура дел образец. Типовая номенклатура дел для организации - образец. Когда формируется документ

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Работа любой организации сопряжена с множеством документов, которые отражают ее хозяйственную деятельность. Если изначально на этапе становления работы предприятия не организовать делопроизводство, то спустя время найти какой-либо документ будет сложно. С этой целью создается номенклатура дел организации. Фактически это перечень дел, в которых хранятся документы.

Для ее составления были разработаны нормативные акты. К 3 базовым относятся 2 Перечня, утвержденных Министерством культуры, о типовых управленческих документах, которые должны храниться в архивах, и номенклатуре дел, изданные в 2007 и 2010 гг. К третьему относится Акт о правилах, на основании которых необходимо строить работу архива любой организации, он был издан в 2002 г.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Примерная и типовая номенклатура может быть составлена на основании этих нормативных актов всего предприятия в целом. В каждом отделе предприятия должна быть составлена своя номенклатура дел. В этом случае делопроизводителю будет легко анализировать документы и подготавливать те, что на данный момент запрашивает руководство, контролирующий орган, другая инстанция или должностное лицо.

Организация может создать систему дел для хранения документов самостоятельно. Зачастую каждое предприятие работает по своей схеме, именно под нее должна быть настроена номенклатура. В другом случае это можно поручить за отдельную плату специальной компании.

При составлении необходимо учесть, что каждому разделу документа должен соответствовать отдел предприятия или структурное подразделение. Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.

Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам. Для составления придется воспользоваться не только уставными документами, но и , планами о работе, различными отчетами, перечнем документов, где будут указанными сроки хранения каждого, номенклатурами, которые были составлены ранее.

Что это за документ?

Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах. Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок.

Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.

Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству. Обязанность составлять номенклатуру на каждом предприятии также оговорена Правилами по делопроизводству.

Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.

В это же время структурные подразделения или отделы предприятия должны составить свою номенклатуру и согласовать ее с руководством и работником, который отвечает за ведение архива. Когда предприятие только создается, то номенклатуру дел лучше создавать сразу в начале ее деятельности.

Зачем она нужна для организации?

Для того чтобы ответить на вопрос, зачем нужна номенклатура, необходимо понять, как ее можно использовать.

С ее помощью можно:

1. Сгруппировать документы в делах в соответствии с системой, по которой работает конкретное предприятие. Это позволит не только сохранять документы, но и при необходимости быстро находить их.
2. При регистрации каждого документа присваивать ему не только регистрационный номер, но и индекс дела, в котором он впоследствии будет храниться.
3. Номенклатуру можно использовать, как основной документ, когда дела, срок хранения которых истек, отбираются для сдачи в архив и дальнейшего уничтожения.
4. Использовать, как учетную документацию для дел, которые имеют равные сроки хранения. В таком случае дополнительные описи можно не создавать.
5. Она может одновременно являться основой для составления описи к делам, требующим долговременного и постоянного хранения.
6. Создание актов для уничтожения бумаг намного облегчается при наличии номенклатуры.

Особенно важно создавать номенклатуру на муниципальных предприятиях или в государственных органах, которые обязаны сдавать документы для хранения в специальные архивы. Деятельность нотариусов, акционерных обществ, например, также требует создания номенклатуры в обязательном порядке. Даже на небольшой фирме наличие номенклатуры облегчает ее работу, тем более что в процессе деятельности объем документов на каждом предприятии только увеличивается.

Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура может быть нескольких видов:

1. Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них. Название подразделов номенклатуры должно соответствовать имеющимся на предприятии отделам. От степени важности отдела для работы всего предприятия зависит, на какой позиции в номенклатуре будет значиться его раздел. Обычно в самом низу перечня дел помещают названия отделов, которые менее значимы для работы предприятия, например:
   • в секретариате формируется большинство приказом и документов к исполнению, также здесь формируется сама номенклатура дел;
   • отдел кадров учитывает сотрудников, сюда также можно отнести приказы по назначению на должность, о приеме на работу и другие;
   • бухгалтерия занимается учетом имущества предприятия, к такому разделу номенклатуры могут относиться распоряжения относительно выдачи денег под отчет и другие;
   • охрана труда является отделом, который не приносит предприятию прибыли, но с ним могут быть связаны большие расходы, такой раздел в перечне дел предпочтительно поместить внизу.
2. При использовании производственно-отраслевого вида документы классифицируют по сферам деятельности, которой может заниматься одно предприятие. Этот вид один из самых понятных его руководству, например, перечень дел может выглядеть так:
   • производство бумаги;
   • обслуживание населения;
   • отгрузка товара сторонним организациям;
   • управление кадрами;
   • другое.

   В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным.

3. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так:
   • делопроизводство;
   • руководство;
   • и т. д.

В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.

Типовая

Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть.

Примерная

Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.

Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.

Индивидуальная

Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.

Составление подобного документа возлагается чаще всего на самих сотрудников отделов, которым приходится работать с документами. Индивидуальную форму лучше всего разрабатывать на основе типовой.

Приказ о составлении

Номенклатура дел может быть на предприятии утверждена 2 способами:

Приказ может быть сформулирован по-разному, например, когда:

• утверждается и вводится в действие номенклатура дел, прилагаемая к приказу;
• вводится в действие номенклатура дел, утвержденная директором, при этом к приказу ее прилагать не нужно.

Для составления приказа не существует унифицированной формы, но в нем должна содержаться информация о:

• сроках представления проектов документа структурными подразделениями, на основании которых будет оформлена сводная номенклатура;
• данных сотрудников, которые отвечают за разработку окончательного документа;
• дате представления сводного проекта на рассмотрение специальной комиссии, которая будет выступать от имени архивного учреждения;
• данных сотрудника, отвечающего за исполнение приказа.

Приказ заверяет руководитель предприятия, с ним знакомят должностных лиц и ответственных сотрудников.

Порядок составления и утверждения

Предприятие сможет применить новый документ в 2019 году, если он будет составлен и утвержден к его началу, а подобную работу невозможно выполнить за несколько дней.

Условно процесс разработки делится на 4 этапа:

1. Выбирается оптимальный вид номенклатуры.
2. Оформляются заголовки и подзаголовки.
3. Согласно установленным срокам хранения в форме номенклатуры располагаются заголовки и подзаголовки.
4. Документ утверждается руководством.

Процесс составления и утверждения поэтапно может выглядеть следующим образом:

1. Изучается содержание документов, которые формируются на предприятии.
2. Создается приказ для руководителей подразделений или отделов, которые ответственны за разработку проектов, в нем устанавливаются четкие сроки подачи документов.
3. Руководители отделов или структурных подразделений, в свою очередь, составляют список всех документов, которые были сформированы в процессе работы подотчетного им отдела, и составляют индивидуальную номенклатуру. Если предприятие только начинает свою работу, то это может быть проект. Документ следует заверить руководителю и передать в головной офис.
4. На основании индивидуальных документов или проектов, разработанных в отделах предприятия, создается сводная форма. Ее должна заверить экспертно-производственная комиссия и архивное учреждение.
5. После согласования сводного проекта он заверяется руководителем предприятия, после чего номенклатура приобретает юридическую силу.
6. Далее номенклатуру дел следует распечатать в 4 экземплярах – два для службы делопроизводства и по одному для ведомственного и государственного архива.
7. Затем на основании документа оформляются выписки, которые распечатываются для соответствующих отделов предприятия, как руководство для формирования дел, а также поиска необходимых документов.

Каждый раз перед началом нового календарного года номенклатуру, которая уже была ранее согласована с архивным учреждением, необходимо снова уточнять, перепечатывать и утверждать у руководителя.

Несмотря на это, государственный и ведомственный архив должны давать согласие на ее использование только 1 раз в 5 лет. Если в номенклатуре будут наблюдаться коренные изменения, ее необходимо пересогласовывать и утверждать независимо от того, на протяжении какого срока она используется.

Ответственный за оформление

Если предприятие не привлекает специалиста для составления номенклатуры, то традиционно этот вопрос поручается:

• секретариату;
• общему отделу;
• канцелярии;
• другому.

Лица, которые в силу должностных обязанностей формируют и сортируют документы, могут наилучшим образом распределить их. Никто лучшее не подберет названия разделам номенклатуры, как сотрудники, знакомые со спецификой работы предприятия. Так, руководитель предприятия может назначить ответственным за проведение важного поручения сотрудника, который руководит одним из отделов на протяжении многих лет.

Ему удастся быстрее других изучить состав документов, которые требуется расформировать по делам, а также другие бумаги предприятия. В связи с тем, что утверждается документ не только руководителем, но и архивным учреждением, для проведения работы потребуется выделить достаточно времени.

Пример и форма для скачивания

В оформлении документа нет ничего сложного, для начала можно использовать базовую форму, которую легко найти в интернете.

Документ вверху должен содержать название – «Номенклатура дел», а также:

• название предприятия;
• дату оформления;
• регистрационный номер;
• поле для руководителя с грифом «Утверждаю» и местом для подписи.

Сам документ необходимо оформить в виде таблицы, где должны быть колонки для:

1. Индексов.
2. Заголовков дел.
3. Количества единиц. Например, дело может состоять из 2–5 томов, где в каждом будет по 300 страниц.
4. Сроков, в течение которых необходимо хранить те или другие документы в данном деле.
5. Примечания.

В конце документа должна быть подпись сотрудника, который его составлял, и руководителя. Так, образец номенклатуры дел организации, занимающейся малым бизнесом, можно найти в интернете.

Из примера видно, что его номенклатура состоит всего из 2 разделов, куда вносятся различные подразделы по мере расширения деятельности компании:

Из представленного примера видно, что документы предприятия не подлежат государственному хранению, а значит номенклатура не должна согласовываться с ведомственным или государственным архивом.

Сроки хранения

Законодателем установлены сроки хранения для различных документов, которые в обязательном порядке формируются на предприятии, или в случае необходимости.

Они устанавливаются на основании Типовых перечней, в которых указаны документы:

• изданные государственными органами и местного самоуправления, муниципальными предприятиями, подлежащие хранению в течение определенного периода;
• сформированные в результате деятельности производственных предприятий, проектно-строительных организаций, а также других, которые занимаются научно-технической деятельностью.

Структура перечней продумана законодателем.

Но помимо вышеуказанных перечней на территории РФ действуют:

• ведомственные, где указаны документы, издаваемые Налоговой службой РФ, Федеральным органом, учреждениями, относящимися к уголовно-исправительной системе или образовательной, другими, имеющими государственное значение;
• указанные в отраслевых нормативных актах, издаваемых государством в виде законов, правил, инструкций;
• устанавливаемые экспертной комиссией на случай, когда руководителем предприятия или ответственным сотрудником не найден срок хранения определенных документов в нормативных актах;
• определенные генеральным директором предприятия на основании приказа при отсутствии возможности пригласить экспертов из архивного учреждения.

Сроки, указанные в нормативных актах, не могут быть уменьшены или увеличены на усмотрение конкретного предприятия. Если вдруг срок хранения документа устанавливается неодинаковый на основании разных нормативных актов, то лучше выбрать больший.

Номенклатура дел, которую должна составить каждая организация, является важным документом, призванным улучшить качество ее работы в области документооборота и делопроизводства. Составить ее несложно, а в интернете лучше скачать типовой образец.

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно. Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

• Она оформляется на листе бумаги А-4.
• Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
• Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
• Далее идет табличная часть документа.
• В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
• При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
• В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей , рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела	Примечание
01. Планово-экономический отдел
	Устав АО		Постоянно	Переходящее с 2017 года
	Штатные расписания		Постоянно	Переходящее с 2017 года
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции		75 лет
	Приказы по сотрудникам		75 лет
03. Бухгалтерия
			3 года
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно

Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Не знаете свои права?