Главная » Страхование » Можно ли сложить бумагу больше 7 раз. Делаем конверт из бумаги своими руками

Можно ли сложить бумагу больше 7 раз. Делаем конверт из бумаги своими руками

Нам так и не удалось найти первоисточник этого широко распространённого поверья: ни один лист бумаги нельзя сложить вдвое больше семи (по некоторым данным — восьми) раз. Между тем текущий рекорд складывания – 12 раз. И что удивительнее, принадлежит он девушке, математически обосновавшей эту «загадку бумажного листа».

Разумеется, мы говорим о бумаге реальной, имеющей конечную, а не нулевую, толщину. Если складывать её аккуратно и до конца, исключая разрывы (это очень важно), то «отказ» складываться вдвое обнаруживается, обычно, уже после шестого раза. Реже – седьмого. Попробуйте проделать это с листком из тетради.

И, как ни странно, от размеров листа и его толщины ограничение мало зависит. То есть, просто так взять тонкий лист побольше, да и сложить его вдвое, раз допустим 30 или хотя бы 15 – не получается, как ни бейся.

В популярных подборках, типа «А знаете ли вы что…» или «Удивительное рядом», факт сей — что вот больше именно 8 раз сложить бумагу нельзя — до сих пор можно найти очень во многих местах, в Сети и вне. Но факт ли это?

Давайте рассуждать. Каждое сложение удваивает толщину кипы. Если толщину бумаги принять равной 0,1 миллиметра (размер листа мы сейчас не рассматриваем), то сложение её вдвое «всего» 51 раз даст толщину сложенной пачки в 226 миллионов километров. Что уже очевидный абсурд.

Мировая рекордсменка Бритни Гэлливан и бумажная лента, сложенная вдвое (в одном направлении) 11 раз (фото с сайта mathworld.wolfram.com).

Кажется, тут-то мы начинаем понимать, откуда берётся известное многим ограничение на 7 или 8 раз (ещё раз – бумага у нас реальная, она не тянется до бесконечности и не рвётся, а порвётся – это уже не складывание). И всё же…

В 2001 году одна американская школьница решила вплотную заняться проблемой двойного складывания, а получилось из этого целое научное исследование, да ещё и мировой рекорд.

Собственно, началось всё с вызова, брошенного педагогом ученикам: «А вот попробуйте сложить хоть что-нибудь пополам 12 раз!». Мол, убедитесь, что это из разряда совершенно невозможного.

Бритни Гэлливан (Britney Gallivan) (заметим, сейчас она уже студентка) поначалу отреагировала как Алиса Льюиса Кэрролла: «Бесполезно и пробовать». Но ведь говорила Алисе Королева: «Осмелюсь сказать, что у вас не было большой практики».

Вот Гэлливан и занялась практикой. Порядком намучившись с разными предметами, она сложила-таки лист золотой фольги вдвое 12 раз, чем посрамила своего преподавателя.

Пример складывания листа вдвое четыре раза. Пунктир – предыдущее положение трёхкратного сложения. Буквы показывают, что точки на поверхности листа смещаются (то есть, листы скользят друг относительно друга), и занимают в результате не то положение, как может показаться при беглом взгляде (иллюстрация с сайта pomonahistorical.org).

На этом девушка не успокоилась. В декабре 2001 года она создала математическую теорию (ну, или математическое обоснование) процесса двойного складывания, а в январе 2002 года проделала 12-кратное складывание пополам с бумагой, используя ряд правил и несколько направлений складывания (для любителей математики, несколько подробнее — ).

Бритни заметила, что к этой проблеме ранее уже обращались математики, но правильного и проверенного практикой решения задачи ещё никто не предоставлял.

Гэлливан стала первым человеком, который правильно понял и обосновал причину ограничений на сложение. Она изучила накапливающиеся при складывании реального листа эффекты и «потерю» бумаги (да и любого иного материала) на сам сгиб. Она получила уравнения для предела складывания, для любых исходных параметров листа. Вот они.

Первое уравнение относится к складыванию полосы только в одном направлении. L — минимально возможная длина материала, t – толщина листа, и n — число выполненных сгибов в два раза. Разумеется, L и t должны быть выражены в одних и тех же единицах.

Гэлливан и её рекорд (фото с сайта pomonahistorical.org).

Во втором уравнении речь идёт о складывании в различных, переменных, направлениях (но всё равно – вдвое каждый раз). Здесь W – ширина квадратного листа. Точное уравнение для складывания в «альтернативных» направлениях – более сложное, но здесь приводится форма, дающая очень близкий к реальности результат.

По умолчанию в документе MS Word установлен формат страницы A4, что вполне логично. Именно этот формат чаще всего используется в делопроизводстве, именно в нем создается и распечатывается большинство документов, рефератов, научных и прочих работ. Однако, иногда возникает необходимость изменить общепринятый стандарт в большую или меньшую сторону.

В MS Word присутствует возможность изменения формата страницы, причем, сделать это можно как вручную, так и по готовому шаблону, выбрав его из набора. Проблема в том, что найти раздел, в котором эти настройки можно изменить, не так уж и просто. Дабы все прояснить, ниже мы расскажем, как в Ворде сделать формат A3 вместо A4. Собственно, точно таким же образом можно будет задать и любой другой формат (размер) для страницы.

1. Откройте текстовый документ, формат страницы в котором требуется изменить.

2. Перейдите во вкладку “Макет” и откройте диалоговое окно группы “Параметры страницы” . Для этого нажмите на небольшую стрелку, которая находится в нижем правом углу группы.

Примечание: В Word 2007-2010 инструменты, необходимые для изменения формата страницы, находятся во вкладке “Разметка страницы” в разделе “Дополнительные параметры” .

3. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Размер бумаги” , где в разделе “Размер бумаги” выберите из выпадающего меню необходимый формат.

4. Нажмите “ОК” , чтобы закрыть окно “Параметры страницы” .

5. Формат страницы изменится на выбранный вами. В нашем случае это A3, а страница на скриншоте показана в масштабе 50% относительно размеров окна самой программы, так как иначе она попросту не влезает.

Ручное изменение формата страницы

В некоторых версиях форматы страницы, отличные от A4 по умолчанию не доступны, по крайней мере до тех пор, пока в системе не будет подключен совместимый принтер. Однако, размер страницы, соответствующий тому или иному формату, всегда можно задать вручную Все, что для этого от вас потребуется, так это знание точного значения по ГОСТу. Последнее с легкостью можно узнать благодаря поисковым системам, но мы решили упростить вам задачу.

Итак, форматы страницы и их точные размеры в сантиметрах (ширина x высота):

A0 — 84,1х118,9
A1 — 59,4х84,1
A2 — 42х59,4
A3 — 29,7х42
A4 — 21х29,7
A5 — 14,8х21

А теперь о том, как и где их указать в Ворде:

1. Откройте диалоговое окно “Параметры страницы” во вкладке “Макет” (или же раздел “Дополнительные параметры” во вкладке “Разметка страницы” , если вы используете старую версию программы).

2. Перейдите во вкладку “Размер бумаги” .

3. Введите в соответствующие поля необходимые значения ширины и высоты страницы после чего нажмите кнопку “ОК” .

4. Формат страницы изменится согласно заданным вами параметрам. Так, на нашем скриншоте вы можете видеть лист A5 в масштабе 100% (относительно размеров окна программы).

К слову, точно таким же образом вы можете задать любые другие значения ширины и высоты страницы, изменив ее размер. Другой вопрос, будет ли это совместимо с принтером, который вы будете использовать в дальнейшем, если вы вообще планируете это делать.

Вот и все, теперь вы знаете, как изменить формат страницы в документе Microsoft Word на A3 или любой другой, как стандартный (ГОСТовский), так и произвольный, заданный вручную.

Как правильно складывать чертежи

Процесс складывания чертежей в профессиональном типографском деле называется фальцовкой. Слово происходит от немецкого falzen – сгибать. В типографии фальцовка применяется для сгибания тетрадей, книг, газет, чертежей и любой другой печатной продукции. Цель сгибания печатных листов – приведение к единому формату, для получения готового печатного издания. Ну и собственно линия сгиба является фальцем. Число сгибов может быть различным, в зависимости от исходного формата и того, к какому формату нужно прийти. Методы фальцовки различаются по взаимному расположению сгибов относительно друг друга, это параллельный метод, перпендикулярный и комбинированный. При параллельном варианте все сгибы параллельны друг другу, в перпендикулярном варианте - перпендикулярны, ну а в комбинированном методе используются два предыдущих.

Следует отметить, что фальцевание может быть выполнено как вручную, так и при помощи специальных устройств. Ручная фальцовка чертежей – это операция, которая полностью выполняется человеком. При этом сам процесс происходит согласно определенным нормам, регламентирующимся ГОСТом, но об этом чуть ниже. Важным аспектом ручного складывания является внимательность и точность. Что же касается автоматического метода, то для этого используются специальные машины, воспользоваться услугами которых можно лишь в типографиях. В Санкт-Петербурге, например такие есть в Копицентре . Смысл автоматизированной фальцовки такой же – складывание большого объема в маленький, только весь процесс происходит в автоматическом режиме, но под наблюдением специалиста. Многие считают, что ручной метод более точный, так как опытный фальцовщик полностью контролирует процесс, но современные машины для складывания дадут фору любому профессионалу за счет скорости и качества.

Для чего вообще необходимо складывать большие листы в маленькие? К примеру, выполнение курсовых или дипломных проектов практически всегда сопровождается несколькими чертежами формата А1 или А0, так вот после защиты работы все они должны быть сложены специальным образом. Так, любой формат должен быть приведен к формату А4, потому что чертежи закрепляются в конце папки с самой дипломной работой. Это существенно экономит место в архивах, так как нет необходимости заводить отдельный стеллаж для их хранения. Чаще всего в технических ВУЗах на предметах, посвященных черчению объясняют, как сложить чертеж А1 в А4 по ГОСТу . Если со временем беда, что нередко бывает во время сессии, или объем материала очень большой (допустим штук 100) - можно быстро напечатать и сложить нужное количество чертежей в специальных компаниях. В Питере адреса где производят печать и фальцовку есть на сайте .

Собственно требования стандарта позволяют произвести фальцовку двумя методами: складывание в папку, либо складывание непосредственно для брошюрования. Как правильно сложить чертеж формата А1, А2, А3? Да очень просто, для этого необходимо руководствоваться размерами формата А4, а именно 210 мм на 297 мм. При складывании в папку любой формат просто приводится к формату А4, отличие же фальцовки для брошюрования состоит в том, что шириной формата А4 пренебрегают, ориентируясь только на высоту – 297 мм. Это делается для того, чтобы с левой стороны оставить определенное расстояние для отверстий, через которые чертежи и будут сброшюрованы.

Для того чтобы правильно сложить чертеж любого формата, необходимо придерживаться основных правил. После складывания сам лист должен выглядеть таким образом, чтобы на лицевой стороне оказалась основная надпись, которая располагается в нижнем правом углу. Складывание же необходимо производить сначала по линиям перпендикулярным основной надписи и только после этого по параллельным линиям. Можно также считать эти линии продольными и поперечными соответственно. Если придерживаться этих простых правил, то никогда не возникнет вопроса о том, как правильно складывать чертежи А1, А2, А3.

Как упоминалось выше, многие признают, что ручное складывание чертежей является простым, хоть и довольно трудоемким методом. Плюс в том, что сам «укладчик» контролирует весь процесс. Сделать ручную фальцовку достаточно просто, если руководствоваться принципами, описанными выше, а также при складывании посматривать в ГОСТ 2.501-88. Описания самого процесса там нет, зато довольно наглядные схемы помогут в этом процессе. Да и если представить себе защиту дипломного проекта или курсовой работы, то после рассказа докладчика (в случае если все хорошо и пересдача не намечается) необходимо на месте «упаковать» все схемы в папку с работой, у докладчика будет повод «блеснуть» дополнительными знаниями о том, как складывать чертежи для подшивки вручную .

Теперь еще ближе подберемся к вопросу складывания, можно сказать вплотную, и поговорим о схеме фальцовки. Схемы для каждого из форматов А0, А1, А2 и А3 также можно увидеть и в ГОСТе. Но ГОСТ это маленькая и неудобная книжечка с мелким почерком. Поэтому ниже попробуем «на словах» объяснить процесс ручной фальцовки.

Фальцовка формата А0 – это самый сложный процесс складывания листа бумаги из-за его размеров. Вариантов складывания, как выше говорилось – два, это фальцовка в папку и фальцовка для брошюрования. При складывании в папку (это более простой метод) необходимо начать с правой стороны, с той, где расположена основная надпись чертежа. Не забываем, что приводим мы все к формату А4. Итак с правой стороны отмеряем ширину формата А4 - 210 мм. На формате А0 получится 5 таких отрезков, шестой будет короче 210 мм. Производим складывание по этим продольным линиям «гармошкой», но, не забывая о том, что основная надпись должна остаться на лицевой стороне. Далее поперечное складывание. Также от правого нижнего угла отмеряем вверх высоту формата А4 – 297 мм. Таких отрезков получится два, а третий будет короче 297 мм. Фальцовку осуществляем так же, «гармошкой», при этом отрезок, который короче 297 мм должен в итоге оказаться внизу, ну и основная надпись на лицевой стороне. Если же складывание производится для брошюровки, то схема аналогична, за исключением длины отрезков. Начинаем также с нижнего правого угла и отмеряем 4 отрезка по 190 мм, далее от левого конца листа отмеряем 210 мм. Между четырьмя отрезками с правой стороны и одним отрезком с левой останется небольшой отрезок, который необходимо поделить пополам. Поперечное складывание ведется аналогично методу «в папку», но на верхнем левом угле необходимо отмерить 105 мм и сделать небольшой загиб. Далее производим фальцовку «в гармошку», не забывая о том, что основная надпись должна оказаться на лицевой стороне.

Фальцовка формата А1 может выполняться для горизонтально расположенных чертежей и вертикально расположенных, методом «в папку» и для брошюрования. На горизонтальном чертеже с правого угла отмеряются тир отрезка по 210 мм для продольного складывания, четвертый отрезок будет короче. И вверх от правого нижнего угла отмеряется один отрезок 297 мм, остаток опять же будет короче. Складывание производим аналогично складыванию формата А0, с учетом того, что основная надпись должна оказаться на лицевой стороне. Вертикальный чертеж складывается немного иначе. От правого угла вверх отмеряются уже два отрезка по 297 мм плюс остаток, а по ширине два отрезка по 210 мм. Складывание производим «гармошкой», таким образом, чтобы отрезок короче 210 мм оказался в итоге с правой стороны. При складывании для брошюрования для горизонтального чертежа отмеряем от правого нижнего угла два отрезка по 190 мм, далее с левой стороны 1 отрезок 210 мм, а оставшееся между ними расстояние делим пополам. Вверх же откладываем один отрезок 297 мм. И не забываем сделать небольшой отгиб у верхнего левого угла, отмерив 105 мм. Складывание производим аналогично формату А0. При брошюровании вертикального чертежа А1 от нижнего правого угла вверх отмеряем два отрезка по 297 мм, а от нижнего левого угла один отрезок 210 мм, оставшееся расстояние делим пополам. Также у верхнего левого угла делаем сгиб, на расстоянии 105 мм. Производим складывание, не забывая об основной надписи на лицевой стороне.

Фальцовка формата А2 еще более простая, хотя это уже итак понятно, что чем меньше исходный лист, тем проще его сложить. Метод «в папку» также возможен для горизонтального и вертикального чертежа. При горизонтальном расположении аналогично описанию выше отмеряем снизу два отрезка по 210 мм, вверх один – 297 мм. Складываем «гармошкой», но в данном случае верхний остаток просто загибаем после продольного складывания. Если чертеж вертикальный, то снизу отмеряем один отрезок 210 мм, вверх также один отрезок, но 297 мм. Основную надпись оставляем на лицевой стороне и фальцуем, сначала продольно, потом поперечно. При брошюровании горизонтального чертежа с левой стороны отмеряем 210 мм, оставшееся расстояние делим пополам, вверх отмеряем 297 мм. У верхнего левого угла делаем отгиб на 105 мм и складываем, сначала продольно, потом поперечно. Если же изображение вертикальное, то вверх отмеряем 297 мм, от левого края 105 мм, а от правого 190 мм плюс у верхнего левого угла делаем сгиб, производим фальцовку.

Фальцовка А3 формата. При методе «в папку» и для горизонтального и для вертикального выполненного чертежа по нижнему краю отмеряем 210 мм, вверх отмеряем 297 мм. Фальцуем продольно, затем поперечно. Если же складываем для брошюрования, то в обоих вариантах исполнения чертежа вверх отмеряем отрезок 297 мм. Для горизонтального чертежа справа отмеряем 190 мм, слева 105 мм, для вертикального чертежа справа так же 190 мм, а слева 43 мм. Складываем аналогично описанным выше методам. И тут же отметим, что фальцовка А4, как самостоятельного формата не выполняется, так как такой чертеж идеально подшивается в папку с дипломной или курсовой работой.

Итак, мы разобрались с вопросом, как можно самому, с использованием требований ГОСТа сложить чертеж любого формата. Но стоит отметить, что можно прибегнуть и к автоматизированной фальцовке чертежей, которая также выполняется по ГОСТу. О том, как распечатать чертеж и сложить чертеж знают специалисты профессиональных типографий. Например, можно прийти в Копицентр, на месте распечатать и сделать фальцовку. ГОСТ фальцовка чертежей довольно распространенная услуга, которая постоянно пользуется спросом. При этом задействуются специальные машины, запрограммированные на размеры, которые были описаны выше в фальцовке чертежей различных форматов. Кроме того подобные машины чаще всего могут выполнять и биговку, но это необходимо при складывании плотных сортов бумаги или картона. До процесса фальцовки производится бигование – вдавливание бумаги, перед складыванием, что значительно упрощает процесс. Скачать чертежи, чтобы дальше была возможность их распечатать и сложить можете .

И еще один немаловажный вопрос. Если нет необходимости в складывании и дальнейшей брошюровки чертежей, то можно просто свернуть его в тубус. Небольшой нюанс в том, как свернуть чертеж А1 , самое главное это свернуть стороной с изображением вовнутрь, для того, чтобы не повредить его. Тубус – это чаще пластмассовая труба с ручкой для переноски, которая с обеих сторон открывается. Внутри она конечно максимально гладкая, но все же есть шанс поцарапать чертеж. Поэтому, если нет необходимости в фальцовке и вас интересует вопрос: как сворачивать чертежи А1 и других форматов, то наилучшим решением будет использование специального тубуса для переноски.

Можно ли сложить лист более 7 раз? February 20th, 2018

Уже давно ходит такая распространённая теория, что ни один лист бумаги нельзя сложить вдвое больше семи (по некоторым данным — восьми) раз. Источник этого утверждения уже сложно найти. Между тем текущий рекорд складывания - 12 раз. И что удивительнее, принадлежит он девушке, математически обосновавшей эту «загадку бумажного листа».

Попробуйте проделать это сами с листком из тетради.

И, как ни странно, от размеров листа и его толщины ограничение мало зависит. То есть, просто так взять тонкий лист побольше, да и сложить его вдвое, раз допустим 30 или хотя бы 15 - не получается, как ни бейся.

Мировая рекордсменка Бритни Гэлливан и бумажная лента, сложенная вдвое (в одном направлении) 11 раз

Кажется, тут-то мы начинаем понимать, откуда берётся известное многим ограничение на 7 или 8 раз (ещё раз - бумага у нас реальная, она не тянется до бесконечности и не рвётся, а порвётся - это уже не складывание). И всё же…

Пример складывания листа вдвое четыре раза. Пунктир - предыдущее положение трёхкратного сложения. Буквы показывают, что точки на поверхности листа смещаются (то есть, листы скользят друг относительно друга), и занимают в результате не то положение, как может показаться при беглом взгляде

Первое уравнение относится к складыванию полосы только в одном направлении. L — минимально возможная длина материала, t - толщина листа, и n — число выполненных сгибов в два раза. Разумеется, L и t должны быть выражены в одних и тех же единицах.

Во втором уравнении речь идёт о складывании в различных, переменных, направлениях (но всё равно - вдвое каждый раз). Здесь W - ширина квадратного листа. Точное уравнение для складывания в «альтернативных» направлениях - более сложное, но здесь приводится форма, дающая очень близкий к реальности результат.

Для бумаги, которая не является квадратом, вышеупомянутое уравнение всё ещё даёт весьма точный предел. Если бумага, скажем, имеет пропорции 2 к 1 (по длине и ширине), легко сообразить, что нужно сложить её один раз и «привести» к квадрату двойной толщины, а затем воспользоваться вышеупомянутой формулой, мысленно держа в уме одно лишнее складывание.

В своей работе школьница определила строгие правила двойного сложения. Например, у листа, который свёрнут n раз, 2n уникальных слоёв обязаны лежать подряд на одной линии. Секции листа, не удовлетворяющие этому критерию, не могут считаться как часть свёрнутой пачки.

Так вот Бритни и стала первым в мире человеком, сложившим лист бумаги вдвое 9, 10, 11 и 12 раз. Можно сказать, не без помощи математики.

А в 2007 году команда "Разрушителей легенд" решила сложить огромный лист, размером с половину футбольного поля. В итоге они смогли сложить такой лист 8 раз без специальных средств и 11 раз с применением катка и погрузчика.

И еще любопытное:

источники

Утвержденным в феврале 2006 г. (ИУС 9-2006)

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 4, 2009 год

Поправка внесена изготовителем базы данных

Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов (далее - документы), выполненных в бумажной и электронной формах, изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.

1.2. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд.2 и приложением 2*.
________________
Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.
Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

1.1, 1.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102 ;

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткости текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102 и ГОСТ 13.1.002 .

Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .

Примечание. На конкретное изделие выполняется только один комплект подлинников конструкторских документов, которые должны храниться на предприятии-разработчике или на предприятии-изготовителе по их договоренности*.

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

- инвентарный номер документа;

- дата регистрации;

- обозначение документа;

- наименование;

- число листов в документе;

- формат документа по ГОСТ 2.301 ;

- кем выпущен документ;

- подпись о приемке документа на хранение;

- примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер*.

2.1-2.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3.

Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.

2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201 .

2.6-2.9. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: "(Подпись)" и "(Дата)".

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

"Восстановлен с подлинника.

"Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)".

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

3.3-3.7. (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: "Восстановленный подлинник N ... " с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... " с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Раздел 4. (Исключен, Изм. N 1).

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл.1 и 2 цифрами на линиях сгибов.

4. Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки в соответствии с табл.1;

2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл.2.

Таблица 1

Складывание в папки

Размеры, мм


Схема складывания	Складывание
	продольное	поперечное

Таблица 2

Складывание для непосредственного брошюрования

Размеры, мм


Схема складывания	Складывание
	продольное	поперечное

1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.

1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3).

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе.

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).

1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают.

Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.).

На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

1.1-1.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

1.5. (Исключен, Изм. N 1).

1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3*.

Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3*.

1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4.

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1.

1.6., 1.7. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации, основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.

1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в приложении 4*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.

1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп.2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

2.4. Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии с приложением 3.

2.3, 2.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.

2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (рекомендуемое). ФОРМЫ ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ, КАРТОЧЕК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И АБОНЕНТСКОЙ КАРТОЧКИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма 3а

Абонентская карточка (оборотная сторона)

Примечание. В карточке учета документов указывают:

1) в графе "Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

2) в графе "Разовые выдачи" формы 2а - абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (рекомендуемое). ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ

1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.

2. Штамп "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... , ... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.

3. Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... , извещ. N ... от... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.

4. Штамп "ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

6. Штамп "ЭКЗ. N ... " ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп "ИНВ. N ... , ЭКЗ. N ... , ... г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.

8. Штампы "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.

11. (Исключен, Изм. N 1).

12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (справочное). КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Справочное

К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.

Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).

Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.

К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.

К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с ГОСТ 2.102 , по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.

Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".

К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.

К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. (Введено дополнительно, Изм. N 1).