Лимит подотчетных сумм. В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства. Подозрительные операции с подотчетниками

Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2019 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или представительские расходы.

Но для того чтобы контролировать финансы предприятия, необходимо вести правильный учет расходов. Все это – обязанность бухгалтера.

Тем более что в 2019 году начали действовать новые правила выдачи средств под отчет, о которых следует знать.

Необходимые сведения

Следует знать, что в 2019 году начали действовать некоторые изменения. К примеру, теперь подотчетные средства можно легко перечислять на банковскую карту ().

Для этого сотрудник обязан уточнить в своем заявлении, что деньги следует перечислить на его зарплатную карту.

Бухгалтеры часто допускают роковую ошибку, не оформляя возврат денег в кассу предприятия. Еще чаще сотрудники просто не возвращают средства по незнанию или специально.

Чтобы перестраховаться, лучше прописать этот пункт в или обязать работников предоставлять .

В некоторых случаях его отсутствие может повлечь за собой серьезные последствия для компании. К отчету должны быть приложены бумаги, которые могут подтвердить произведенные расходы (чеки, и т. д.).

Бухгалтер или другое уполномоченное лицо проверяет отчет и подтверждает, что средства были потрачены без нарушений.

Форма этого документа утверждена законодательством и без него производить подобные расчеты нельзя ().

Поэтому выдача денег из кассы предприятия может расцениваться налоговыми органами как серьезное нарушение процедуры. А что делать, если сотрудник не вернул остаток денег?

В этой ситуации есть только один выход – удержание определенной суммы с его зарплаты. Все это происходит исключительно на законных основаниях ().

Но следует знать, что необходимо придерживаться следующих правил:

• получить на удержание средств из заработной платы согласие работника ();
• не позднее, чем через месяц, издать соответствующий приказ;
• обязательно ознакомить с этим документом сотрудника.

Если он не дает своего согласия на вычет долга из зарплаты, этот вопрос следует решить в судебном порядке. Также не стоит затягивать с приказом, иначе также придется обращаться в суд.

Согласно Трудовому кодексу () одноразовое удержание из заработной платы не должно быть более 20 %. А если работник уволился и не погасил задолженность?

Законодательством установлено, что срок исковой давности равен 3 годам, в течение которых организация может обратиться в суд ().

Если же этот срок закончился, то предприятию придется списывать эти деньги. Согласно эта сумма должна быть включена в так называемые внереализационные расходы.

Нередко бухгалтеры настаивают на том, чтобы сотрудник подписал специальный .

Считается, что такой документ сможет гарантировать предприятию полный возврат средств. На самом деле при выдаче денег под отчет эта процедура совершенно ни к чему. Деньги и так можно будет удержать из заработной платы.

Перечень работников, с которыми договор о материальной ответственности действительно следует заключать, содержится в приложении к .

Определения

Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Под такими расходами подразумевают:

• хозяйственные нужды;
• командировочные;
• представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам. Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило.

Поэтому с 2019 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2019 г.).

Получая средства от организации на осуществление или другие нужды, подотчетное лицо берет на себя определенные обязательства.

В первую очередь, они касаются траты денежных средств согласно целевому назначению. Это должно быть подтверждено документально. Невозврат денег или нецелесообразные траты приводят к серьезным последствиям.

Основания для выдачи

Естественно, что в организации проводится учет все расходов, в том числе и незапланированных. И все должно быть в обязательном порядке задокументировано.

Поэтому основанием для выдачи денег является заявление сотрудника или (при начислении денег на карту).

Предварительно необходимо проверить, нет ли у сотрудника долга за ранее выданные ему денежные средства. Если же он имеется, то средства такому сотруднику не выдаются.

В случае, когда задолженностей нет, бухгалтер предприятия выдает и выдает деньги. Форма заявления законом не установлена, поэтому его пишут в произвольной форме.

Чаще всего этот документ выглядит так:

Если же денежные средства подотчет понадобились руководителю предприятия, он также обязан написать заявление.

Это необходимо, даже если о выдаче средств просит генеральный директор фирмы. Придерживаясь установленной процедуры, можно в будущем избежать проблем с налоговыми органами.

Законные основания

Законодательство РФ контролирует выдачу денежных средств подотчет с помощью .

Кроме того, процедуру выдачи денег подотчет регламентируют .

Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2019 году

В Российской Федерации все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей.

И считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Многих все-таки интересует вопрос о том, какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет более 100000 рублей?

Дело в том, что этот лимит на расходы установлен для расчетов между организациями и ИП. А на расчеты с физическими лицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.

Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет.

Видео: расчеты с подотчетными лицами

Главное, чтобы лимит в 100 тысяч сотрудник не превышал при расчетах с другими компаниями или частными предпринимателями.

А значит, что законодательством РФ эта сумма не ограничивается. Поэтому максимальный размер денежных средств, выдаваемых подотчет, устанавливается руководителем организации.

Это же касается и того, какую сумму можно выдать в подотчет 2019 директору. Все зависит от финансовых возможностей предприятия.

Кто устанавливает ограничение?

Если в бюджетной организации

Получение денежных средств под отчет в бюджетных организациях ничем не отличается от этой процедуры в частных организациях.

Если деньги идут на командировочные расходы, то их размер определяют либо , либо соответствующий нормативный акт ().

Сумма также выдается исключительно на основе заявления сотрудника. Обязательно следует удостовериться, что работник отчитался за предыдущие траты бюджетных денег.

Единственное, о чем необходимо помнит сотруднику, что при расчетах от лица организации с частными предпринимателями и юридическими лицами нельзя превышать лимит в 100 тыс. рублей.

Ответственность за нарушения

Организация обязана нести ответственность за нарушения любого из пунктов Положения № 373. Она заключается в наложении на компанию следующих штрафов:

Выдача денег под отчет – важный участок бухгалтерского учета, без которого не может обойтись ни одно предприятие.

Время от времени в эти правила законодательством вносятся различные изменения, о которых необходимо знать.

Иначе любая, даже самая небольшая ошибка, может привести к нарушению закона и последующей ответственности.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

На какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, сколько времени отведено сотруднику на составление авансового отчета, что делать, если сотрудник не отчитывается и не возвращает подотчет обратно: обо всем об этом расскажем в статье.

Подотчет - это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Уазания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании.

В документе-основании должны быть прописаны:

• ФИО и должность сотрудника;
• цель выдачи;
• сумма;
• а также срок, на который подотчет выдается.

Деньги могут быть выданы наличными либо перечислены на банковскую карточку работника.

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении срока, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

• либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
• либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день истечения срока подотчета отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу также в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форма может быть разработана и утверждена компанией самостоятельно, а может быть использована унифицированная № АО-1, утвержденная Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Подотчетное лицо не отчиталось в срок

Нередки ситуации, когда сотрудник не возвращает подотчетные суммы вовремя и не отчитывается. В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса. Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании подотчетных сумм из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). Именно в течение этого времени у компании есть возможность невозвращенные деньги взыскать в судебном порядке.

Обращаем ваше внимание, что неподтвержденный документально расход в интересах организации, невозвращенный и невзысканный своевременно подотчет с точки зрения ИФНС является доходом работника, и с него должен быть удержан НДФЛ. Это позиция изложена в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, и судьи ее поддерживают: Подробнее - в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

1. «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
2. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
3. Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
4. Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УКАЗАНИЕ

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

1. Настоящее Указание на основании Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9, ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696, ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873; N 43, ст. 5973; N 48, ст. 6728; 2012, N 50, ст. 6954; N 53, ст. 7591, ст. 7607; 2013, N 11, ст. 1076; N 14, ст. 1649; N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3438, ст. 3476, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 49, ст. 6336; N 52, ст. 6975) определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

В целях настоящего Указания под субъектами малого предпринимательства понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 года N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 31, ст. 4006; N 43, ст. 5084; 2008, N 30, ст. 3615, ст. 3616; 2009, N 31, ст. 3923; N 52, ст. 6441; 2010, N 28, ст. 3553; 2011, N 27, ст. 3880; N 50, ст. 7343; 2013, N 27, ст. 3436, ст. 3477; N 30, ст. 4071; N 52, ст. 6961), к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

2. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 23, ст. 2758; N 48, ст. 5739; 2010, N 19, ст. 2291; 2011, N 27, ст. 3873) (далее - платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 27, ст. 3872; 2012, N 53, ст. 7592; 2013, N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4084) (далее - банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках денежные средства сверх установленного в соответствии с абзацами вторым - пятым настоящего пункта лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее - организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции с физическими лицами, являющимися инвалидами по зрению, с использованием факсимильного воспроизведения их собственноручной подписи, проставляемого с помощью средства механического копирования, осуществляются с учетом требований статьи 14.1 Федерального закона от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 48, ст. 4563; 1999, N 2, ст. 232; N 29, ст. 3693; 2001, N 24, ст. 2410; N 33, ст. 3426; N 53; ст. 5024; 2002, N 1, ст. 2; 2003, N 2, ст. 167; N 43, ст. 4108; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 1, ст. 25; 2006, N 1, ст. 10; 2007, N 43, ст. 5084; N 49, ст. 6070; 2008, N 9, ст. 817; N 29, ст. 3410; N 30, ст. 3616; N 52, ст. 6224; 2009, N 18, ст. 2152; N 30, ст. 3739; 2010, N 50, ст. 6609; 2011, N 27, ст. 3880; N 30, ст. 4596; N 45, ст. 6329; N 47, ст. 6608; N 49, ст. 7033; 2012, N 29, ст. 3990; N 30, ст. 4175; N 53, ст. 7621; 2013, N 8, ст. 717; N 19, ст. 2331; N 27, ст. 3460, ст. 3475, ст. 3477; N 48, ст. 6160; N 52, ст. 6986; 2014, N 26, ст. 3406; N 30, ст. 4268) кассиром в присутствии работника, определенного в распорядительном документе юридического лица, индивидуального предпринимателя и не осуществляющего эту кассовую операцию. В этом случае указанный работник до проведения кассовой операции устно доводит до сведения физического лица, являющегося инвалидом по зрению, информацию о характере осуществляемой кассовой операции и сумме операции (сумме наличных денег).

(в ред. Указания Банка России от 03.02.2015 N 3558-У)

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.

4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы).

Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 21, ст. 1957; 2009, N 23, ст. 2776; N 29, ст. 3599; 2010, N 31, ст. 4161; 2011, N 27, ст. 3873; 2012, N 26, ст. 3447; 2013, N 19, ст. 2316; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165; 2014, N 19, ст. 2316; 2015, N 10, ст. 1421; 2016, N 27, ст. 4223). Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер 0310001.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

(пп. 4.1 в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

4.2. Кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;

бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе .

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу 0310004.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью .

Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу 0310004 не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением кассовой книги 0310004 осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.

4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889) (далее - электронная подпись). В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.

5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера 0310001 на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001. При оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает (в случае оформления приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде - проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера 0310001) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

5.2. Утратил силу. - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001.

6. Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

6.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

6.2. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. В случае оформления расходного кассового ордера 0310002 в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Абзац утратил силу. - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

6.4. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002.

6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Выдача наличных денег работнику проводится в порядке, предусмотренном в абзацах первом - третьем подпункта 6.2 настоящего пункта, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляется расходный кассовый ордер 0310002.

7. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 28 февраля 2014 года N 5) вступает в силу с 1 июня 2014 года, за исключением абзаца пятого пункта 4.

8.2. Со дня вступления в силу настоящего Указания признать утратившим силу Положение Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", зарегистрированное Министерством юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года N 22394 ("Вестник Банка России" от 30 ноября 2011 года N 66).

Председатель

Центрального банка

Российской Федерации

Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры. Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

• Кому, кроме штатных работников можно выдать наличные под отчет
• Как составить заявление на выдачу денег под отчет 2016
• Как заполнить авансовый отчет 2016

Правило № 1. Можно выдавать деньги под отчет подрядчикам, работающим по гражданско-правовым договорам

До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).

Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»- это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее - Указания № 3210-У). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданко-правовому договору.

Правило № 2. Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления

Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:

• сумма денег под отчет;
• срок, на который выдается подотчет;
• подпись руководителя;
• дата написания заявления.

Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). Образец заявления на выдачу подотчетных сумм смотрите ниже.

Образец заявления на выдачу денег под отчет 2016

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».

02.02.2016 Иванов Е.В. Иванов

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Прохорова А.С. Прохорова

Директор Морозов В.П. Морозов
02.02.2016

Правило № 3. Проверьте, нет ли у работника старых подотчетных сумм

Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье.

Правило № 4. Можно перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета

Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:

• закрепите в бухгалтерской учетной политике, а так же в локальных нормативных актах (например, в положении о расчетах с подотчетными лицами), что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника;
• попросите работника, чтобы он написал в заявлении, что просит перечислить подотчетную сумму ему на карту и указал реквизиты своего счета;
• в платежном поручении в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными;
• разработайте и закрепите в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту;
• попросите подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.

Сколько денег можно выдать под отчет вы узнаете из статьи.

Правило № 5. Отразите выдачу наличных под отчет в бухгалтерском и налоговом учете

Как отразить выдачу денег под отчет из кассы (с расчетного счета на личную карту работника)

Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции вы можете в статье.

В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71

– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.

Пример. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту

Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».

Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.

Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.

Учет операций по корпоративной карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».

На дату списания денег с карты сделайте проводку:

– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.

Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту

Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2016 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.

Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете

Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).

Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).

Правило № 6. Следите за сроками предоставления авансового отчета

Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

Внимание! Отчет по командировочным расходам нужно предоставить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Правило № 7. Возьмите у работника авансовый отчет

Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.

Образец авансового отчета 2016. Собственная форма

Отметим, что каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.

Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Общество с ограниченной ответственностью «Миг» Приказ № 18 об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила: 1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки: – по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег; – по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки; 2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению. 3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут выдаваться под отчет в пределах 100 000 руб. по распоряжению руководителя. 4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера организации. Генеральный директор Савин М.В. Савин