Кому можно предоставлять выписку из штатного расписания. Назначение и правила составления выписки из штатного расписания. Кто может попросить сделать выписку

Вопрос о том, что такое выписка из штатного расписания, является актуальным не только для работодателей, но и для рядовых сотрудников. Это обусловлено тем, что данный аспект затрагивает не только отдел кадров и проверяющие органы. Подобный документ может получить любой сотрудник компании в зависимости от необходимости. Она возникает по личным обстоятельствам, или к примеру для решения трудовых споров в судебном порядке.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Выписка из штатного расписания является отдельным документом, который предоставляет часть информации по основному нормативу. Если такой образец нужен сотруднику, то работодатель оформляет его по текущему документу. При этом данные предоставляются только касательно самого заявителя.

Обычно такая документация оформляется в качестве отдельной справки. Однако не запрещается использовать копию основного норматива. Такой образец не является строго унифицированным, однако чаще всего используется форма, аналогичная утвержденному бланку Т-3.

Оформление такого образца может понадобиться в следующих случаях:

• по письменному заявлению работника;
• для предоставления в органы налоговой и трудовой инспекции;
• в качестве подтверждающих данных в Пенсионный фонд или фонд социального страхования.

Возможны и иные случаи, в которых возникает необходимость сделать подобную справку. При этом если проверяющие учреждения обычно запрашивают данные по отделам или подразделениям, то фондам нужна информация по конкретным лицам.

Однако в обоих вариантах необходимое оформление требует включение определенных аспектов:

• период действия документа и актуальность информации;
• соблюдение правильности и соответствия наименований должностей и подразделений;
• правильное указание количества должностей в штате, особенно если речь идет о вакансиях по совместительству;
• предоставление информации по окладам, а также существующим надбавкам к ним.

Обычно данный документ составляется сотрудником отдела кадров, который следит за правильностью внесения общих данных. Вместе с ним документ подписывает и главный бухгалтер, в компетенции которого находится проверка данных по начисляемой заработной плате.

Как получить выписку из штатного расписания по форме Т-3

Правила оформления такого документа не регламентируются законодательством. А потому если возникает необходимость получить выписку из штатного расписания по форме Т-3, то об этом необходимо сообщить в подаваемом заявлении. Именно на его основе работодатель и оформляет данную справку.

Для сохранения юридической силы такой документ должен быть оформлен с учетом следующих параметров:

• вверху указывается полное название организации, вместе с ним приводится и сокращенная форма;
• далее указывается тип справки, а также приводятся реквизиты приказа, которым было утверждено положение по структуре компании ;
• проставляется дата создания, а также вступление в силу, срок действия указывать необязательно;
• затем прописывается полное количество сотрудников, зачисленных в штат, и заполняется таблица;
• в конце проставляются подписи ответственных лиц.

Основная информация справки указывается при заполнении граф таблицы. В данном вопросе следует полностью руководствоваться основным положением и приводить данные по указанному лицу в соответствии с ним.

Выписка из штатного расписания без окладов

Унифицированная форма Т-3 хотя и предписана законодательством, однако не является обязательной. Работодатель вправе составить собственный образец штатного расписания, при условии, что все требуемые данные в бланке будут указаны в должном порядке.

Аналогичным образом не имеется строгих требований к составлению образца документации с выписанной информацией. Предписывается лишь необходимость соответствия всех указываемых данных с оригиналом, а также ссылка на тот приказ, которым был утвержден основной норматив.

Указание заработной платы в отдельной должности является одним из основных аспектов составления такого документа. Однако если необходимость в таких данных отсутствует, справка составляется с пропуском данного момента.

Оформление выписки из штатного расписания с замещением

Отдельный вопрос возникает при оформлении должностей с замещением. Часто в организации функциональные обязанности по отдельной должности распределяются между другими специалистами. Это может быть обусловлено как нехваткой кадров, так и иными причинами.

При оформлении выписки в данном случае необходимо обратить внимание на правильность общей суммы совместительства. То есть все приводимые дробные составляющие, 0,25, 0,5 и подобные, в итоговой сумме должны составлять целую единицу.

Разница между выпиской из штатного расписания и штатным расписанием

В итоговой редакции между информацией, которая приводится в выписке и в штатном расписании не должно быть никакой разницы. Если имеются неточности, то производный документ теряет свою силу.

Отдельно необходимо указать на издание соответствующих нормативов. Составление и утверждение штатного расписания может осуществляться в целом в организации, или в отдельном филиале. В первом случае для каждого подразделения и филиала составляется отдельная выписка, относящаяся исключительно к их структуре. Во втором случае каждое подразделение имеет собственный документ.

Вопрос о том, кем составляется такая справка для работников — центральным офисом или филиалом, решается внутренними нормативами компании по ведению документации.

Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.

Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в , ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.

Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:

• полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
• название документа и дату его составления;
• номер и дату штатного расписания;
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
• запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
• подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.

Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Кто может попросить сделать выписку

Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.

В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства. Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании. В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию . При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера. Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах. Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.

В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.

Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.

Если работник оспаривает , то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.

Кто подготавливает выписку из штатного расписания

При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:

• бухгалтер;
• юрист;
• руководитель.

Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

• распоряжение руководства компании;
• заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
• запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

21.06.2018 №154/78

Распоряжение

Начальнику отдела кадров подготовить выписку из действующего штатного расписания, в соответствии с докладной запиской и. о. начальника юридической службы от 20.06.2018 №758/96.

Директор Никиморов А. З.

Затем ответственный исполнитель готовит документ, при необходимости подает на подпись главному бухгалтеру.

Пример заявления работника

Директору ООО «Медстайл»

Протопопову Н. М.

Начальника цеха формовки

Епикурова К. С.

Заявление

Прошу предоставить мне выписки из действующего и архивных штатных расписаний, с указанием занимаемых мной должностей и окладов за период с 01.01.2007 по 01.06.2018. Документы необходимы мне для предоставления в Переславское районное отделение ПФР, для подтверждения стажа работы во вредных условиях.

15.06.2018 Епикуров

Пример докладной записки для подготовки выписки

Генеральному директору ОАО «Престрой»

Микронову В. Г.

Юридический департамент

Служебная записка

26.06.2018 №12357

Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:

Выписку нужно подготовить не позднее 02.07.2018 года.

Начальник департамента Григорян П. Д.

Пример оформления выписки из штатного расписания

Открытое акционерное общество «Переяславльмаркет»

ИНН 12457548 ОГРН 1368752035479

Выписка № 12 от 29.06.2018

из штатного расписания

утвержденного приказом от 17.02.2018 № 68

действующего с 18.02.2018

срок действия до 01.09.2018

Подготовил: специалист кадровой службы Полуэктова П. С.

Прежде всего, необходимо разобраться с терминами. Выписка – это документ, оформленный в установленном порядке с точным воспроизведением части документа, с которого она делается. Выписку делают в том случае, если копию документа не целесообразно по каким-либо причинам выдавать на руке запрашивающей стороне.

Штатное расписание – это внутренний документ, по кадровому составу, отображающий сведения о структуре, составе и штатных единицах в количественном виде по всей организации, и естественно, ставки и . Штатное расписание вводится приказом по организации. Традиционно его составляют не более чем на год.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26). Эта форма необязательна к применению в организации, но в то же время имеет все необходимые реквизиты, легка в заполнении и использовании на практике.

Штатное расписание по форме имеет следующие требования к заполнению:

1. Обязательные реквизиты, или шапка документа. Эта часть документа должна содержать: название предприятия, краткие реквизиты, номер, дату составления и утверждения, период действия.
2. Основная часть. Состоит из следующих граф для заполнения: наименование и код структурного подразделения; должность или квалификация работника; штатные единицы в количественном составе; тарифные ставки, надбавки и всего; примечания.
3. Подпись, должность и ФИО.

Выписка

Нет четких правил для выписок из любых документов. Поэтому следует опираться на требования к заполнению унифицированной формы штатного расписания и на общие требования выписки из документа.

Порядок составления выписки из штатного расписания:

1. В выписке должны быть воспроизведены все реквизиты штатного расписания, только перед «наименованием документа» ставится слово «выписка». Пример, вместо слова «Штатное расписание», пишется «Выписка из штатного расписания».
2. Обязательно должна содержать регистрационный номер и дату оригинального документа – штатного расписания, но ни в коем случае, дату выписки и ее номер.
3. Руководитель, утверждающий расписание, не подписывает выписку. В конце выписки прописывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего само штатное расписание.
4. Выписка из любого документа приравнивается к копии обычного документа. Для придания выписке легитимности ее заверяют печатью и ставят отметку о заверении копии документа.

Правила составления выписки

Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.

Соответствие выписки оригинальному расписанию

Если выписка из штатного расписания будет использоваться исключительно внутри предприятия, то заверять ее печатью не следует.

Следует знать, если выписка состоит из нескольких листов, то можно не заверять каждый лист печатью и надписью, а воспользоваться особым порядком заверения: все листы сшиваются между собой, на последнем листе (на обороте) пломбируется нить и ставиться надпись следующего содержания: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов», ниже подписывается начальником или уполномоченным лицом и ставится печать. При этом часть оттиска печати должна захватывать пломбу.

Образец заполнения

1. Шапка документа должна содержать наименование документа и дату его издания: «Выписка из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ за 01 февраля 2015 г.»
2. Наименование организации издавшей выписку: «ООО «АБВГ».
3. Далее, заполняются графы в точном соответствии со штатным расписание:
   • Структурное подразделение: «Администрация».
   • Код, при наличии: «001».
   • Должность: «Директор по производству».
   • Количество штатных единиц: «1».
   • Оклад (), руб.: «10000».
   • Надбавка, при наличии: «5000».
   • Месячный фонд заработной платы, руб.: «15000».
   • Примечания.
4. Должность, и расшифровка подписи (ФИО).
5. Заверительная «мокрая» печать и надпись.

Вопросы

Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.

Кто может запрашивать выписку из штатного расписания

Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.

При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.

Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.

Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании

Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.

Можно ли указывать в штатном расписании вакантные должности

Ответ однозначный не только можно, но и нужно. На самом деле нельзя принять человека, если нет вакантной должности.

Можно ли изменять унифицированную форму

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах

Если предприятие имеет структурные подразделения , без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.

В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2019 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную .

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

• в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
• в ПФР при оформлении пенсии;
• в ФСС для расчета пособий;
• при вступлении в саморегулируемую организацию;
• для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
• в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
• в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

• название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
• занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
• общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
• размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

• При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
• Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
• При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
• При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание? .

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

• инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
• главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
• офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
• генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

• надпись: «Верно»;
• должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
• дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

• приказам о приеме на работу;
• выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

• Полное название предприятия.
• Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
• Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
• Информация о лицах, подписавших исходный документ.
• Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
• Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов .

О собенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

• название предприятия;
• данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
• информация о подписантах основного документа;
• полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
• подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.