Компенсация за отпуск меньше чем отпускные. Сравнение величины выплат компенсации за неиспользованный отпуск и отпускных: что больше. Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск

В случае прекращения трудовых отношений работодатель должен рассчитать сотрудника по всем видам выплат, а также предоставить оставшиеся дни неиспользованного отдыха. По согласованию между сторонами отпуск в натуре может быть замене компенсацией в денежной форме. О том, какой вариант будет наиболее выгоден для участников трудовых отношений, расскажем в этом материале.

Чем они различаются

Несмотря на схожий правовой характер отпуск и денежной компенсации, порядок расчета выплат будет отличаться. В ряде случаев, это повлияет на итоговый размер выплаты, поэтому все последствия необходимо тщательной просчитать. Выделим ключевые моменты, которыми отличаются денежная компенсация и отпуск в натуре:

• , момент увольнения будет определен в , как последний день отпуска – при , дату прекращения трудовых отношений определяются стороны по соглашению или по закону;
• после ухода в отпуск, увольняемый специалист уже не может отозвать свое заявление – при варианте с компенсацией такое право существует до последнего дня работы, если иной сотрудник не был приглашен по официальному письменному приглашению;
• при определении или компенсации, работодатель будет использовать разные правила расчета оставшихся дней – при отпуске в натуре дни предоставляются в виде целых чисел, а дробные числа округляются в большую сторону.

Также существенные изменения присутствуют в документальном оформлении увольнения и .

• Отпуск в натуре оформляется в виде самостоятельного приказа, поэтому руководитель предприятия будет издавать два разных распоряжения.
• При увольнении и выплате компенсации можно указать все обязательные моменты в одном распорядительном акте.

Нужно учитывать и порядок предоставления дней отдыха или денежной выплаты. По нормам ТК РФ, каждому сотруднику гарантировано предоставление отпуска в натуре за фактически отработанное время.

Выплата компенсации является исключением из общего правилам, поэтому допускается только при согласии обеих сторон. Следовательно, руководство может решить, какой из вариантов наиболее предпочтителен для производственного процесса. Обязать работодателя выдать денежную компенсацию нельзя даже в судебном порядке.

Что лучше — отпуск с последующим увольнением или компенсация

Преимущества и недостатки обоих вариантов необходимо оценить, исходя из особенностей трудового договора, локальных актов предприятия, разницы в размере выплат и иных факторов. На практике, рассчитывать на денежную компенсацию будет невозможно на или . Бюджет этих структур заранее рассчитывается вышестоящими ведомствами и не предусматривает дополнительных выплат при увольнении.

Для работника

Ключевым преимуществом денежной компенсации для работника будет являться сразу после увольнения. В этом случае увольнение состоится не позднее двух недель с момента подачи заявления, а работник сможет оптимально спланировать время.

Еще одним преимуществом компенсации может стать незначительное увеличение суммы к выдаче. Если при расчете количества дней неиспользованного отдыха получится дробное число, обязан округлить его в большую сторону.

Отметим еще несколько важных нюансов, которые нужно учесть работнику:

• отпуск в натуре включается в страховой стаж – если уволенный работник не сможет сразу оформиться на новое место, он потеряет стаж;
• при оформлении на другое место работы у гражданина с первого же дня будет начисляться новый отпускной период;
• если в период отпуска в натуре работник заболел, в ряде случаев он сможет рассчитывать на продление периода трудовых отношений.

Чтобы оценить все возможные последствия при выборе компенсации или отдыхе в натуре, необходимо располагать данными о новом месте работы и начислениями в текущем предприятии.

Для начальника

Руководство предприятия, согласившись на выплату компенсации и издав приказ, уже не сможет отменить своего решения. Отметив наиболее важные преимущества и недостатки, которыми сопровождается для руководства выдача компенсации или предоставление отпуска специалисту:

• если в бюджете предприятия отсутствует фонд для выплаты компенсаций, руководитель не сможет самостоятельно перевести средства с других статей расходов;
• при выплате компенсации и увольнении сотрудника практически сразу возникает возможность принять нового специалиста – на весь период отпуска в натуре такая возможность отсутствует, поэтому организация временно останется без специалиста;
• варианты с отпуском или денежной компенсации по-разному отражаются в документах кадровой службы, бухгалтерских проводках и – в ряде случаев, и сделают вариант с компенсаций невыгодным для работодателя.

Как правило, определять целесообразность выплаты денежной компенсации начальник будет с учетом мнения финансиста или бухгалтера.

Выбрать оптимальный вариант увольнения можно только с учетом мнения работодателя. Если заявление будет подано до ухода отпуск, период двухнедельной отработки будет включен в продолжительность отдыха. Следовательно, обязанность отработки фактически устраняется, что является преимуществом для работника.

Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет ряд прав и свобод, которые защищаются трудовым законодательством. В частности, это касается права на заслуженный отдых или его компенсацию в денежном эквиваленте.

Право на компенсирование

Согласно трудовому законодательству, замена отпуска денежной компенсацией возможна в том случае, если работник добровольно дал на это согласие. Например, в 2016 году сотрудник не отгулял положенный ему отпуск или его часть, тем самым перенеся его на 2017 год.

Не каждый работодатель может предоставить работнику отдых более 28 календарных дней в году, поэтому оставшуюся часть обычно компенсируют в денежном эквиваленте. Фактически не потраченная часть отдыха заменяется дополнительными выплатами. Статья 126 Трудового Кодекса подразумевает, что денежная компенсация положена только за ту часть отпуска, которая превышает установленные законодательством 28 календарных дней. Например, работникам Крайнего Севера дополнительно положены 24 календарных дня отдыха. Именно их работодатель может заменить денежной выплатой, из расчета средней заработной платы.

Компенсация при увольнении

Трудовое законодательство в статье 127 четко указывает на то, что денежная компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выплачена работодателем в пользу сотрудника при увольнении. Окончательный расчет включает в себя выплаты за отработанное время, причитающиеся премии и дополнительные средства, выплаты за отдых, который не был использован. Правом работника остается отпуск с последующим увольнением. Например, перед тем, как покинуть рабочее место, гражданин имеет право получить все причитающиеся дни отдыха, а не материальную компенсацию. Трудовой стаж в период отпуска не прерывается, а рабочее место сохраняется за сотрудником. Уволить его в этот промежуток времени нельзя. Работник имеет право передумать увольняться по собственному желанию, написав соответствующее заявление не менее, чем за 14 календарных дней до окончания трудового договора.

У кого отпуск более 28 календарных дней

Отпуск госслужащих

Согласно закону, госслужащие имеют право на дополнительный отпуск за выслугу лет и ненормированный рабочий день. Дни отдыха за выслугу лет начисляются в зависимости от стажа работника. Подробнее читайте в этой

Помимо работников Крайнего Севера существуют категории работников, которым положен отдых более 28 календарных дней. Эти категории имеют право на замену отпуска денежной компенсацией в 2019 году по собственному желанию. Такими специалистами являются:

1. работники педагогической сферы;
2. работники медицинской сферы;
3. работники с инвалидностью;
4. научные работники высших учебных заведений;
5. государственный служащие государственной гражданской службы;
6. работники, выполняющие научно-исследовательские работы.

Каждый из сотрудников этой сферы имеет право отдохнуть 28 календарных дней в году за счет работодателя, а за остальные дни получить компенсацию в денежном эквиваленте. Работодатель в свою очередь вправе отказать в выплате, настояв на полноценном отдыхе работника.

Как получить компенсацию

Поскольку работодатель вправе отказать в замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, сотрудник обязан знать, как именно ему получить причитающиеся средства. Прежде всего, необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором указывается период дополнительного оплачиваемого отпуска, который должен быть заменен материальной выплатой. Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трех рабочих дней, после чего издать соответствующий приказ.

Кому не положено компенсирование

Работники, занятые на сложных, вредных и опасных производствах, и имеющие отпуск более 28 календарных дней, не имеют право заменить дополнительные дни материальной выплатой. Прежде всего это связано с условиями труда, которые являются трудными и вредными для здоровья. Именно поэтому работодатель вправе отказать в предоставлении выплат на законном основании. Как показывает практика, частично компенсации выплачиваются сотрудникам, занятым на вредном производстве, однако суммарно не превышают семи календарных дней отпуска.

Еому и когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск — смотрите в видео ниже:

Работники, которым не исполнилось 18 лет на момент отдыха, не могут требовать замены отпуска деньгами. Статья 126 Трудового Кодекса запрещает несовершеннолетним получать компенсацию вместо ежегодного оплачиваемого отдыха. Это же правило касается беременных женщин, уходящих в декретный и оплачиваемый работодателем отпуск.

Оформление компенсации

После получения, рассмотрения и подписания заявления сотрудника работодатель обязан издать приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск по установленному образцу. Приказ включает в себя описание периода, который должен быть заменен материальной выплатой, точные даты прописываются в тексте приказа. Кроме того, указывается срок, до которого выплаты должны быть начислены в полном объеме.

Как рассчитывается сумма

За неиспользованный отпуск компенсация рассчитывается, исходя из средней заработной платы сотрудника. Суммарная годовая заработная плата разделяется на 12 календарных месяцев, после чего разделяется на среднее число дней в одном месяце. Полученная сумма является средней дневной заработной платой, которая является основой для расчета компенсации за неиспользованный отпуск. Количество неотгулянных дней умножается на среднюю дневную заработную плату, где результатом и будет сумма выплаты.

Все интересующие вопросы вы можете задать юристу в комментариях ниже

Трудовой кодекс РФ, а именно гласит, что каждый член коллектива имеет право на ежегодный отпуск.

При этом у него есть возможность выбора:

• использовать время отдыха по назначению;
• отказаться от отпуска в пользу получения денежного возмещения.

Компенсация и отпускные рассчитываются в конкретном порядке, который регулирует ст.139 Трудового кодекса . При этом учитывается размер средней зарплаты и отработанное время.

Таким образом, компенсация за неиспользованный отдых при уходе - это денежные выплаты, который сотрудник получает в том же размере, как если бы он получил их при использовании отпуска. Законодательно закреплено, что член коллектива имеет право на получение пособия в полном объеме.

Впрочем, если работник уходит по своему желанию, никаких других компенсационных и стимулирующих выплат для него не будет.

Законом Российской Федерации предусмотрено 2 варианта для получения компенсации за отдых в случае ухода:

1. если работник вовсе не использовал отдых;
2. если он не догулял какую-то часть отпуска в нынешнем или предыдущих годах.

Важно знать. Наниматель при расчете обязан выдать все компенсации, которые причитаются сотруднику, не смотря на срок давности этой задолженности.

Однако если сотрудник уже использовал весь отдых и получил отпускные, но не доработал год до конца (или хотя бы 11 рабочих месяцев года), при расчете излишняя сумма этих выплат будет удержана. На это у работодателя есть все законные основания.

Стоит учесть. Не редко возмещение отпуска, которое выплачивается при увольнении, путают с возмещением остатка компенсаций. Однако это не тождественные понятия. В последнем варианте возместить необходимо отпускные дни, которые превышают обязательные 28 дней. Остальные случаи - это возмещение основного периода отпускных дней.

Такая замена не допустима для некоторых видов трудящихся:

• беременные;
• несовершеннолетние;
• работники на опасном или вредном для здоровья производстве.

Особенности отпускных выплат при увольнении по собственному желанию

При оформлении таких выплат стоит учесть:

Как выплачивают?

Отпускная компенсация формируется на основе среднедневной зарплаты на протяжении действующего календарного года.

Пример заявления сотрудника

Если сотрудник решил уйти по своей воле, он обязательно должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме. В документе нужно указать свои данные, должность и причину ухода.

При этом не обязательно прописывать требование о компенсации за не потраченный отпуск. Данные выплаты по умолчанию положены по закону. Однако эта формулировка необходима, если работник хочет воспользоваться отпуском перед увольнением.

Заявление об уходе имеет такую структуру:

• Шапка;
• заголовок;
• основная часть текста;
• дата, подпись работника.

Ниже приводим пример формулировки данного документа.

Пример документа об увольнении

Приказ об увольнении необходимо оформить по форме Т-8. В нем указываются данные работника, причина ухода, дата увольнения, ставится роспись работодателя и печать фирмы.

Ниже приводим пример документа.

Итак, расчеты компенсации за неиспользованный отдых – это многоэтапный процесс, который требует от бухгалтера знаний и опытности.

Полезное видео

Компенсация неиспользованного отпуска при увольнении — подробнее в видео ниже:

Чтобы правильно провести расчет, нужно точно следовать всем правилам, установленным российским законодательством. Важно помнить, что любое отклонение от установленных норм приводит к штрафам.

В соответствии с действующим законодательством всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. И именно летом большинство сотрудников уходят в отпуск. Но, к сожалению, не все работники имеют возможность полностью отгулять ежегодный отпуск, поэтому его остатки накапливаются годами. При этом существует категория работников, которые сознательно копят дни отпуска, рассчитывая получить за него денежную компенсацию.

Можно ли заменить отпуск денежными выплатами? Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск? Можно ли учесть выплаты в виде данной компенсации при УСНО?

Нормы законодательства о замене ежегодного отпуска денежной компенсацией

Согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам на 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска полагаются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; имеющим особый характер работы; с ненормированным рабочим днем; работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено названными нормативными документами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы. Перечень категорий работников, которым устанавливается такой отпуск, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ.

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней. То есть если в трудовом договоре режим работы охарактеризован как ненормированный рабочий день, работодатель обязан предоставить работнику как минимум три дополнительных дня отпуска.

Обратите внимание:

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у него по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику может быть предоставлен и до истечения указанного срока.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

Временной нетрудоспособности работника;

Исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

В других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо он был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, работодатель по его письменному заявлению обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. И только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание:

ТК РФ запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ).

Согласно действующему законодательству часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении такого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Обратите внимание:

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) (ст. 126 ТК РФ ).

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Как сказано в Письме Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1 , принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении в случае, когда рабочий год полностью не отработан, закреплен в Правилах об очередных и дополнительных отпусках , утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (далее - Правила ) (п. 28 и 29 ). Поскольку в ТК РФ это правило напрямую не установлено, следует руководствоваться указанным документом в части необходимости пропорциональной выплаты компенсации.

Согласно пп. «а» п. 28 Правил полную компенсацию получают, в частности, работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных его частей, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ.

Во всех остальных случаях, за исключением указанных в пп. «а» - «д» п. 28 Правил , работники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, ее получают работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются по каким-либо другим причинам, кроме названных выше (в том числе по собственному желанию), а также все работники, проработавшие менее 5,5 месяца, независимо от причин увольнения. В данном пункте определен порядок выплаты компенсации работникам, проработавшим в организации менее года. Компенсация за второй рабочий год выплачивается пропорционально отработанному времени.

Отпуск, подлежащий замене денежной компенсацией при увольнении работника, рассчитывается исходя из того, что полный отпуск полагается сотруднику, отработавшему полный рабочий год, который составляет 12 полных месяцев и, в отличие от календарного года, исчисляется не с 1 января, а со дня поступления лица на работу к конкретному работодателю. Это правило было установлено более 70 лет назад в правилах, действующих в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ.

Как указано в п. 1 Правил , очередной отпуск предоставляется один раз в течение года работы лица у данного нанимателя, считая со дня его поступления на работу, то есть один раз в рабочем году.

В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил ).

ВС РФ в Решении от 01.12.2004 № ГКПИ04-1294 и Определении от 15.02.2005 № КАС05-14 подтвердил правомерность применения п. 28 Правил , указав, что федеральный закон не регулирует вопрос о механизме расчета компенсации за неиспользованный отпуск работникам, проработавшим до увольнения не менее 11 месяцев, а положения, которые бы запрещали регулировать этот вопрос таким образом, в федеральном законодательстве не содержатся.

С учетом названной нормы работникам, проработавшим у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, должна выплачиваться полная компенсация. Положениям ТК РФ это не противоречит, поскольку в соответствии со ст. 121 ТК РФ время ежегодного оплачиваемого отпуска включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (Письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1 ).

Получается, что компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается лишь при увольнении работника. И только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Порядок расчета компенсации

за неиспользованный отпуск при увольнении

Согласно ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Обратите внимание:

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть преду-смотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы, установленного ст. 139 НК РФ , определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Исчисление средней заработной платы осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» . На основании данного документа рассчитываются и отпускные, поэтому он хорошо знаком бухгалтерам.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск. Следовательно, суммы компенсации за неиспользованный отпуск подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 18.04.2012 № 03-04-05/9-526 ).

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ ).

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (п. 6 ст. 226 НК РФ ).

Из приведенных норм следует, что НДФЛ, удержанный с сумм выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск, а также с сумм заработной платы за последний рабочий месяц, следует перечислять в бюджет в день получения средств в банке для расчета с увольняющимся работником либо в день перечисления на счет работника, но не позднее дня его увольнения.

Страховые взносы. В соответствии с абз. «д» пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.

Таким образом, компенсационная выплата работнику за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в общеустановленном порядке.

Аналогичная норма предусмотрена пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» . Соответственно, компенсация за неиспользованный отпуск также облагается страховыми взносами от несчастных случаев и профзаболеваний в общеустановленном порядке.

Учет компенсации за неиспользованный отпуск при УСНО

В соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСНО и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе при исчислении налоговой базы учесть расходы, предусмотренные п. 1 данной статьи. Перечень расходов, приведенный в ней, является закрытым.

На основании пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» при определении налоговой базы могут уменьшать полученные доходы на расходы, связанные с оплатой труда, в порядке, пре-дусмотренном ст. 255 НК РФ . В пункте 8 ст. 255 НК РФ сказано, что к расходам на оплату труда относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Значит, расходы в виде суммы компенсации за неиспользованные в течение нескольких лет дни отпуска, выплачиваемые сотруднику при увольнении, включаются в расходы на оплату труда, которые учитываются при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО (Письмо УФНС по г. Москве от 30.12.2010 № 16-15/135170@ ).

Отметим, что если речь идет о выплате компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении работника, все суммы выплачиваемой компенсации (включая компенсацию за прошлые годы) подлежат принятию в целях обложения налогом, уплачиваемым при УСНО.

Если же работник не увольняется (например, если с ним закончился срочный трудовой договор, но без перерыва заключается новый срочный трудовой договор), говорить можно только о применении положений ст. 126 ТК РФ , то есть о замене денежной компенсацией части отпуска, превышающей 28 календарных дней (письма Минфина РФ от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212 , УФНС по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049788@ ).

Г. И. Демидов, эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение»

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Может ли работник настаивать на выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при условии, что он продолжает работать в организации? В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы?

О предоставлении отпуска

По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.

В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован им в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без его заявления, так как отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления работника.

К сведению

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у него есть право:

– на досрочное предоставление отпуска;

– на выбор времени отпуска;

– на продление или перенос отпуска (например, в случае болезни).

В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем или на основании графика отпусков. Если сотрудник не использует все отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении.

Если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, за ними сохраняется право на использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 114, 122, 124 ТК РФ).

На практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не уходит в очередной отпуск, а затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при условии, что работник продолжает работать в организации), и работодатель не вправе выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Может ли работник настаивать на выплате компенсации за неиспользованный отпуск при его переводе из головной организации в филиал? В данном случае также отсутствуют основания для выплаты компенсации. Дело в том, что филиал не является юридическим лицом, следовательно, у сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

Нужно помнить, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473‑6‑0).

Например, работник был принят на работу в организацию 10 января 2013 года. В силу различных причин ему не предоставлялись ежегодные отпуска до 2016 года. По графику с 1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за рабочий период с 10 января 2016 года по 9 января 2017 года. По заявлению работника к этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за рабочий период с 10.01.2015 по 09.01.2016. Затем в сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за рабочий период с 10.01.2013 по 09.01.2014.

К сведению

В отличие от календарного года, рабочий год исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (Письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519‑6‑1)).

О замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что 28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в соответствии с ТК РФ обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на компенсацию части отпуска может только тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а именно работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

имеющим особый характер работы;

с ненормированным рабочим днем;

работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также при самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с определением порядка и условий их предоставления в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

К сведению

Частью 2 ст. 116 ТК РФ предусмотрено право работодателя с учетом своих производственных и финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не определено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Часть 2 ст. 126 ТК РФ содержит уточнение, согласно которому при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

К сведению

Формулировка «может быть заменена» в ст. 126 ТК РФ подразумевает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473‑6‑0). Следовательно, работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате ему компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.

В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются:

– на беременных женщин;

– на работников в возрасте до 18 лет;

– на работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

По общему правилу замена отпуска компенсацией для названных категорий работников возможна при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Обратите внимание

Статьей 117 ТК РФ предусмотрено, что на основании отраслевого (меж­отраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч. 2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

Организация не вправе выплатить компенсацию, не связанную с увольнением, за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. В Решении от 30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для таких работников являются мерой социальной поддержки и предоставляются ежегодно. Они не связаны с выполнением трудовых обязанностей и предоставляются независимо от того, содержатся ли соответствующие положения в трудовом договоре.

Минтруд в Письме от 26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что компенсация за неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в такой ситуации не предусмотрена.

Следует помнить, что компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания для увольнения. В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ).

С учетом норм п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, а также писем Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ, от 02.07.2009 № 1917‑6‑1 при расчете компенсации за неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Количество не использованных за время работы дней отпуска определяется из расчета 2,33 дня отпуска за месяц (Письмо Рос­труда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

К сведению

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск

По общему правилу компенсация за неиспользованный отпуск определяется исходя из среднего заработка, рассчитываемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок.

Количество неиспользованных дней отпуска за рабочие годы (за исключением года увольнения), в которых отпуск был использован не полностью, можно рассчитать по формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска в году увольнения (если работник в последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

Если в году увольнения отпуск был частично использован, из полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за этот период.

К сведению

Если в последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но меньше года (без учета округления в большую сторону), он имеет право на компенсацию за полный ежегодный оплачиваемый отпуск за вычетом компенсации за использованные за этот год дни отпуска (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Пример.

Работник устроился на работу в организацию 10.01.2013, а уволился 11.06.2016.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За время работы в организации работник использовал:

– 14 календарных дней отпуска – в сентябре 2013 года;

– 28 календарных дней отпуска – в июле 2014 года.

Средний дневной заработок – 2 750 руб.

Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

– за рабочий год с 10.01.2013 по 09.01.2014 – 14 дней (28 - 14);

– за рабочий год с 10.01.2014 по 09.01.2015 – отпуск использован полностью;

– за рабочий год с 10.01.2015 по 09.01.2016 – 28 дней (отпуск за рабочий год не использован);

– за период с 10.01.2016 по 11.06.2016 – 12 дней (после округления)
(28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

Сумма компенсации за не использованный работником отпуск при увольнении – 148 500 руб. (2 750 руб. х 54 дн.).

Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы? Независимо от того, выплачивается ли компенсация при увольнении работника или производится выплата по его письменному заявлению за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС по общему правилу (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ ).

В справке 2-НДФЛ сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается с кодом дохода «4800» (Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 № 3‑5‑04/380@).

Итак, в заключение перечислим основные моменты:

– работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков;

– если работнику ежегодно положено по ТК РФ только 28 дней отпуска, независимо от продолжительности не использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при увольнении (ст. 127 ТК РФ);

– в некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не допускается;

– нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет привлечение работодателя к административной ответственности.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».