Как выглядит документ заверенный. Как заверить копию документа? Нотариально заверенные копии документов
Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства. Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.
В чем отличие копии от оригинала документа?
Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом. Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом. В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.
В каких случаях требуется заверить копии документов?
Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.
Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.
для заверения
Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения. В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов. Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.
К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?
За оказанием данной услуги нужно обращаются к самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.
Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров. Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной. Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.
В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.
Удостоверительная надпись и порядок заверения
Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество. Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы. "Копия верна" - это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант - "верно". Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа. Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.
Нотариальное удостоверение подлинности документа
В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.
Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.
В каких случаях нотариус откажет в заверении?
Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости. Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну. Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.
Заверение выписок из документов
В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.
Порядок заверения документов в нотариальной конторе
Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.
Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.
Переводы документов и их заверение
В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.
Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.
В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.
Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.
Документ - это бумага, которая служит подтверждением определенного факта либо основанием для претензии на определенные права. Под документом в таком случае подразумевается подлинник, действительно выпущенный таким образом, что он получает соответствующее значение. Однако существует возможность получить копию, которая будет обладать не меньшим значением, нежели оригинал. Разумеется, ее необходимо оформить только с соблюдением особой процедуры.
Когда нужно заверять
Существуют следующие ситуации, когда нужно удостоверить копию документа.
Гражданину это необходимо когда:
- ему требуется поступить на учебу или устроиться на работу , ему понадобится копия диплома или трудовой.
- нужно оформить льготу или пособие;
- при вступлении в наследство;
- при заключении договора купли-продажи объекта недвижимости.
Правила процедуры
Заверенное копии производится в соответствии с определенной процедурой , речь о которой пойдет далее в этом разделе.
Какие документы можно заверять самостоятельно
В организации допускается самостоятельно заверять в основном те документы, которые в ней и были оформлены. Речь идет о бумагах бухгалтеров, письмах, приказах и т.п.
Также существуют и ситуации, когда на предприятии допускается заверение копий в отношении документов, которые были составлены вне их пределов.
Такое возможно, когда в настоящее время они хранятся у них. Речь идет в частности о трудовых книжках сотрудников.Во всех прочих случаях необходимо обращаться к нотариусу.
Кто вправе ставить надпись
В общем случае заверение копии любых бумаг в организации производит ее отдел кадров. При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности.
В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.
Правила по ГОСТу
Заверение копии с 1 июля 2018 года происходит согласно новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в действие с этого дня. В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ.
Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить , скрепив сложенные листы по левому краю.
Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги. Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии , а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.
Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:
- На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
- Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель );
- Также нужно указать наименование его должности;
- Пишется число, когда произошло это заверение;
- Новация с 1 июля 2018 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
- Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.
Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).
Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой , и в ситуации, когда банку требуется подобное указание - и желательной.
Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании .
В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.
Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.
При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:
- пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
- при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
- требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
- листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.
При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты , о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов» (их количество выражается словами, а не цифрами).
Удостоверение копии у нотариуса
Удостоверение копии у нотариуса придает ей безусловную официальную силу. При этом эту процедуру может заказать не только владелец документа, но и любое иное лицо, если только нет оснований предполагать, что бумага попала к нему незаконно. Сам юрист должен проверить личность обратившегося к нему, оценивать его дееспособность в данном случае не требуется. При этом допускается заверение копии по доверенности, но лишь в том случае, если такое полномочие в этой документе оговорено.
Также нотариусу необходимо определить, что в самом документе не содержится ничего нарушающего российское законодательство.
Обязательные случаи
Нотариальное удостоверение документа является обязательным в том случае, когда очевидно, что выполнение такой процедуры на предприятии недопустимо, поскольку бумага не была оформлена внутри данной организации и не хранится там.
Нотариальный порядок
Нотариус принимает документ у его владельца, проверяет его соответствие всем требованиям (см. следующий раздел), далее ставит на нем полагающийся штамп и следом заверительную надпись.
На что обратить внимание
Нотариус предъявляет целый ряд требований к документам, которые подаются ему на заверение. При их несоблюдении он имеет право отказать в выполнении соответствующей процедуры. В частности, не допускается следующее:
Также нотариус не заверяет рукописных документов, бумаг, имеющих гриф «Секретно» и ряда документов, имеющих медицинский характер.
Подробнее о заверении копий документов смотрите ниже на видео.
помощник руководителя
по налогам
ООО «Рамзес»
Как заверять документы?
С 01 июля 2017 года должен был вступить в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст . Он заменяет ГОСТ Р 6.30-2003, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст . Следовательно, оформлять и заверять документы с июля мы должны были по новым правилам. Однако за несколько дней до 01 июля 2017 года вступление в силу нового ГОСТа отложили на год.
Новый стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.
К обязательным требованиям оформления можно отнести следующие:
1. Оформление документов.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
- Times New Roman №№ 13, 14;
- Arial №№ 12, 13;
- Verdana №№ 12, 13;
- Calibri № 14 и приближенные к ним.
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
2. Наименование организации и должностей.
При оформлении организации и должностей важно следующее.
Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
3. Указание даты документа.
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
- словесно-цифровым способом, например: 05 июня 2016 г.
4. Подписание документа.
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Генеральный директор
АО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Подпись И.О. Фамилия
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Как нужно будет заверять копию трудовой книжки с 01 июля 2018 года
Документ касается и вопросов заверения копий.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за... год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Приведем пример.
Примеры заверения копий различных документов
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Например, вас приглашают на работу, но вы потеряли письмо и вам выдана копия.
Исх. № 210913-3 Предоставляется по месту требования
от «21» июня 2018 г. Гарантийное письмо
Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами с 01 июля 2018 г.
Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24 000 руб. оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от несчастных случаев, оплата больничных листов и отпусков.
Директор ООО «Маркет плюс» Филяев А. П. Филяев
Главный бухгалтер Мороз Е. П. Мороз
Начальник отдела кадров Симонова
Спорным моментом является вопрос печати на документах, например на декларациях. Во всех случаях на копии делают заверительную надпись: «Копия верна» с подписью руководителя (или иного лица, уполномоченного доверенностью) и указанием даты заверения.
Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее - ФЗ № 82-ФЗ) внесены изменения в Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе, но не обязаны иметь печать.
В связи с этим с 07.04.2015 (даты вступления в силу ФЗ № 82-ФЗ) документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС России от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@).
Приведем пример заверительной надписи на декларации.
Но что произойдет, если заверить документ ненадлежащим образом? Если мы по какой-то причине отнесем такую копию в суд, то суд может просто не принять такие документы в качестве доказательств.
Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 № А57-9000/2010 суд не принял в качестве доказательства копию декларации. Представленная заявителем копия налоговой декларации заполнена и рукописным, и машинописным способами, не содержит необходимых реквизитов в соответствии с требованиями «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст. Должность лица, заверившего копию, и расшифровка подписи (инициалы, фамилия) отсутствуют, отметка о верности копии имеется только на втором листе, остальные листы не заверены. В связи с чем суды пришли к правомерному выводу о том, что такой документ не может являться копией налоговой декларации, поданной в налоговый орган, поскольку не воспроизводит полностью информацию подлинника документа и его внешние признаки, так как электронный вид налоговой декларации исключает ее рукописное заполнение, в том числе и частичное.
Аналогичный вывод сделан в Кассационном определении Пермского краевого суда от 18.07.2011 № 33-7178 , в п. 3.26 названного ГОСТа установлено, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Согласно п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» требования данного ГОСТа носят рекомендательный характер. Как следует из текста доверенности от 01.07.2010, С. уполномочивает Б. быть его представителем, в том числе представлять интересы в службах судебных приставов со всеми правами, какие предоставлены законом заявителю. Копия данной доверенности на момент ее представления в Управление Федеральной службы судебных приставов по Пермскому краю заверительной надписи не имела. Таким образом, необходимые реквизиты, указанные в п. 3.26 указанного ГОСТа, отсутствовали, что свидетельствует об обращении в Управление Федеральной службы судебных приставов лица, полномочия которого не были удостоверены надлежащим образом.
Таким образом, как старый, так и новый стандарт имеют большое значение с точки зрения правильности оформления документов, их заверения.
Часто при ведении деятельности в организации требуется предоставить заверенную копию документа. Заверенная документация может потребоваться где угодно: при участии в тендере, при предоставлении документации контрагентам, даже при выдаче работнику копии трудовой книжки. Как правильно заверить копию документа разберем в этой статье.
Для чего нужна заверенная копия документа?
Любая компания сталкивает с тем, что нужно предоставить контрагенту или отправить налоговой или другим инстанциям копию документации. Более того, для некоторых инстанций требуется копия, которая заверена особым образом.
В современных нормативных актах термин, как «копия» не найти. Однако в ГОСТе Р 51141-98 под этой трактовкой понимается документ, который содержит всю информацию с оригинала и повторяет его внешне.
К сожалению, в отличие от подлинника, заверенная ксеро- или фотокопия не могут иметь должной юридической силы. Для того чтобы копия стала практически полноправным документом на нем нужно проставить необходимые реквизиты.
Заверенная копия может понадобиться в следующих случаях:
- для предоставления документации в государственные учреждения;
- для предоставления документации работнику (например, трудовая книжка);
- для предоставления документации контрагентам (например, договор);
- для того чтобы принять участие в тендере (обычно в тендерную комиссию направляется пакет документации).
Конечно, это далеко не полный перечень того, когда вам может потребоваться проставить реквизиты на документации.
В зависимости от случая различают обычное и нотариальное заверение. Так, чтобы выдать работнику копию трудовой книжки достаточно обычного, однако, при участие в тендере часто требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация обязана заплатить пошлину, а также подождать какое-то время пока нотариус совершить данную процедуру. Если того не требует закон или конкретный контрагент организации, то бумага может быть заверена прямо в компании, проставлением необходимых реквизитов на ней.
Как правильно заверить копию документа в организации?
Организация имеет право самостоятельно проставить необходимые реквизиты только на те бумаги, которые принадлежат ей (договоры, письма и т. д.), а также ту документацию, оригиналы которой хранятся непосредственно в организации (например, трудовые книжки работников).
Для того чтобы проставить реквизиты в организации на бумаге необходимо указать:
- Надпись, подтверждающая, что на документации проставлены надлежащие реквизиты. Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
- Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
- Подпись должностного лица и её расшифровка.
- Печать компании.
- Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.
Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить. Прошить документацию можно как с помощью дырокола и ниток, так и с помощью различных станков.
После того как документация прошита нужно проставить сквозную нумерацию (обычно номера страниц ставятся либо внизу в центре, либо в правом углу).
Нитки на последней странице нужно скрепить специальным стикером, на котором указывается что документ прошит и пронумерован. При скреплении ниток убедитесь, что их кончики выглядывают из-под стикера. Стикер крепится на бумагу обычным клеем.
После того как вы приклеили стикер, выполните действия по проставлению необходимых для заверения реквизитов. Как правило, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации обязательно должна заходить на него.
Оформление документов у нотариуса
Для того чтобы проставить реквизиты на бумаге нотариальным способом нужно найти нотариальную контору, которых в любом крупном городе сейчас много. С собой вам необходимо будет взять бумагу, паспорт, а также деньги для оплаты пошлины (для каждого типа бумаги размер пошлины свой).
Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса вам не сразу. Как правило, в нотариальных конторах длинные очереди, более того, после того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, вам нужно будет подождать какое-то время пока над документом совершат все необходимые сверяющие и фиксирующие действия.
У каждого нотариуса существует реестр, в котором он ведет учет всех заверенных у него документов. При получении от вас потребуют расписаться в реестре. Копия, заверенная нотариусом, не имеет срока действия.
Конечно, далеко не все документы могут быть заверены нотариально. Так, не допускаются исправления, в том числе поправки, внесенные карандашом или ручкой. Текст, а также другие составляющие части, должны быть четкие и легко читаемые.
Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации.
Нотариус не может заверить любые медицинские бумаги, договоры, документацию, имеющую надпись «Секретно» и бумаги, с которых запрещается снимать копии.
Как заверить электронные документы?
Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров. Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен.
Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии. Заверить электронным способом можно любые бухгалтерские и юридические бумаги (например, договоры, счета-фактуры, накладные и проч.).
Нельзя электронно заверять документы, относящиеся к бумагам строгой отчетности. На самом деле бумажные документы – это пережиток прошлого. Сегодня существует такое понятие, как электронный документооборот, при котором контрагенты могут обмениваться только электронными версиями необходимых бумаг, полностью исключив бумажный обмен. Даже если налоговая попросит предоставить счета-фактуры и акты для отчетности, вы всегда сможете направить им их электронные версии, заверенные ЭП.
Даже договор благодаря существованию такого инструмента как ЭЦП может быть представлен и подписан только в электронном виде. Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения.
Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны
Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.
Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса. Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.
После документ следует направить в Министерство юстиций для удостоверения подлинности реквизитов. Затем документ проходит процедуру в Министерстве иностранных дел, где на нем ставится соответствующая печать. Только теперь бумага готова к отправке в другую страну. Более простым вариантом легализации бумаги является апостилирование.
Апостиль – это штамп, на котором присутствует название страны, данные должностого лица, название организации и прочие нужные для легализации реквизиты. Более того, у каждого апостиля есть свой номер, который также будет указан в штампе. Чаще всего апостиль ставиться либо на английском, либо на французском языке. Апостиль ставиться либо на самой бумаге, либо к ней прикрепляется отдельный лист со штампом. Апостиль можно поставить в Министерстве юстиций.
Вконтакте
Зачастую у гражданина России возникает потребность заверить какой-либо документ. Или организация собирается заверить свои копии документов и выписки из них. В этих разных случаях и заверение происходит по-разному.
Для заверения документа частное лицо должно обратиться к нотариусу. Последний заверит копию документа, если обратившийся принесет с собой оригинал, который будет изучен нотариусом на предмет его подлинности. Нотариусы заверяют не все документы. Например, выписку из трудовой книжки или все копии ее листов заверяются на предприятии, где работает гражданин. Если возникла необходимость в заверение документа, то предварительно можно позвонить в любую юридическую фирму и узнать, в чью компетенцию входит заверение того или иного документа. На юридическом интернет-портале ЗонаЗакона.RU можно найти информацию о том, какие документы заверяют нотариусы. Копии документов предприятия, которые требуют собственного заверения, должны заверяться согласно существующим правилам делопроизводства. Ниже текста документ на свободном месте пишется:- Вверху – слово «Верно»;
- Ниже – наименование должности лица, который заверяет (директор, бухгалтер, начальник ОК и др.), его фамилия и место для подписи;
- Под фамилией ставится дата, когда происходит заверение документа.
Ниже числа и подписи ставится печать предприятия, при этом её часть должна попасть на написанное. Если документ, который заверяется, находится в выделенной папке, так называемом «Деле», то после слова «Верно» необходимо написать, что подлинник находится в Деле №__.
Заверение документов происходит в том случае, если того требует законодательство. Для того чтобы не пришлось переделывать тот или иной документ, заверить его изначально нужно правильно.
