Как составить номенклатуру дел бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии Номенклатура дел в бюджетной организации образец

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .

Как оформлять заголовки дел

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей , рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Не знаете свои права?

Номенклатура дел бухгалтерии – это упорядоченный перечень всех документов, используемых в любой организации. Она используется для решения спорных вопросов и предъявления дел по требованию проверяющей комиссии.

Цели номенклатуры. Её составитель

Для чего нужен этот перечень дел? Составление номенклатуры преследует следующие цели:

1. Систематизировать все дела компании.
2. Иметь возможность предъявить документ при первой необходимости.
3. Возможность сохранения оригинала на определённый срок хранения.

Таким образом, номенклатура приносит огромную пользу для любой организации.

Составлением перечня всех дел занимается один из двух отделов:

1. Канцелярия. Данное подразделение берётся за составление и разработку перечня только в случае большого производства. Например, огромный завод либо супермаркет.
2. Секретариат. Этот отдел занимается номенклатурной работой в случае малого производства. Например, школа или магазин.

Виды

Несмотря на общее название «Номенклатура дел бухгалтерии», порядок составления перечня разделяется на три вида:

• Общий для всех. Такая номенклатура представлена в документах, утверждённых органами государственного управления. Все, что необходимо канцелярии или секретарю – это составить перечень с теми наименованиями и столбцами, которые представлены в образце.
• Примерный. Этот вид перечня необходим в случае, когда у организации нет большого количества дел, но в будущем ожидается. Такой вид характерен для недавно открывшихся организаций, которые следуют курсом государственной политики.
• Индивидуальный. Номенклатура такого плана подходит только для систематизации дел данного предприятия. Зачастую ею пользуются коммерческие структуры.

Кроме этих трёх, основных, видов у номенклатуры планового — или общего – характера выделяют два подвида:

1. Сводная. Она утверждается начальником архива, руководителем предприятия и ответственными государственными лицами.
2. Структурная. Её подписывает только руководство архива и государственные структуры.

Использование одного из этих подвидов зависит от следующих критериев:

1. Масштабность предприятия. При огромном производстве используется сводный перечень дел.
2. Разновидность организации. Государственная использует сводную, а коммерческая – структурную.
3. Количество документооборота. При небольшом наличии документов используется структурная.

Таким образом, каждая организация может выбрать для себя максимально удобный способ ведения перечня дел.

Структурная составляющая номенклатуры

Номенклатура хранится в архиве и, при необходимости, предоставляется по первому требованию уполномоченным для этого лицам. Несмотря на разнообразие видов номенклатуры, порядок её составления примерно одинаков для всех.

В первом столбце всегда пишется индекс. Это необходимо для того, чтобы облегчить поиск нужных дел, а также их нумерацию.

Во втором – наименование всех дел. Здесь пишется полное название. Кроме того, разрешено вносить пояснения в скобках.

В третьем – количество. Есть некоторые разновидности документов, которые хранятся вместе. Например, годовые отчёты или зарплатные ведомости.

В четвертом столбике указываются сроки хранения документов.

Дело в том, что некоторые документы имеют свойство устаревать и являться недействительными. Определить их точный срок можно с помощью специально утверждённого Перечня.

Достаточно найти в нём тот документ, который входит в номенклатуру, и переписать статью, а также сам промежуток времени.

Всего выделяют три вида срока:

1. С небольшим временем сохранности. Такие документы хранятся около 3 лет. К ним можно отнести командировочные листы, различные договоры и соглашения, акты по проверке кассы и так далее.
2. С длительным сроком хранения. Они остаются в архиве в течение 5-10 лет. К таковым сможет отнести акты по приемке долголетних растений, книгу по учёту материалов и товаров и так далее.
3. Бессрочные. Такие документы хранятся вплоть до закрытия организации. К ним относятся все бухгалтерские документы по финансам, приход и расход товарно-материальных ценностей и многое другое.

За обновление, пополнение и утилизацию устаревших документов отвечает канцелярия и архивный служащий.

1. Составление перечня начинается с раскладывания дел по наименованиям.
2. После этого производится подсчёт всех дел, объединённых одним индексом. Цифра вписывается в специальный столбик.
3. Записываются сроки хранения, а также необходимые примечания.
4. В конце каждого года или квартала – в зависимости от политики предприятия – производится итоговый расчёт всех документов. Для этого составляется новая таблица, в которой указываются следующие пункты:

• Сроки хранения.
• Количество дел по промежутками времени.
• Те дела, которые можно продлить и те, которые относятся к проверяющей комиссии.
• Внизу, напротив каждого столбика, пишется итоговая цифра. Она получается путём сложения абсолютно всех дел.

Эту таблицу, также, утверждает начальник архива и руководитель предприятия.

Работа любой организации сопряжена с множеством документов, которые отражают ее хозяйственную деятельность. Если изначально на этапе становления работы предприятия не организовать делопроизводство, то спустя время найти какой-либо документ будет сложно. С этой целью создается номенклатура дел организации. Фактически это перечень дел, в которых хранятся документы.

Для ее составления были разработаны нормативные акты. К 3 базовым относятся 2 Перечня, утвержденных Министерством культуры, о типовых управленческих документах, которые должны храниться в архивах, и номенклатуре дел, изданные в 2007 и 2010 гг. К третьему относится Акт о правилах, на основании которых необходимо строить работу архива любой организации, он был издан в 2002 г.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Примерная и типовая номенклатура может быть составлена на основании этих нормативных актов всего предприятия в целом. В каждом отделе предприятия должна быть составлена своя номенклатура дел. В этом случае делопроизводителю будет легко анализировать документы и подготавливать те, что на данный момент запрашивает руководство, контролирующий орган, другая инстанция или должностное лицо.

Организация может создать систему дел для хранения документов самостоятельно. Зачастую каждое предприятие работает по своей схеме, именно под нее должна быть настроена номенклатура. В другом случае это можно поручить за отдельную плату специальной компании.

При составлении необходимо учесть, что каждому разделу документа должен соответствовать отдел предприятия или структурное подразделение. Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.

Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам. Для составления придется воспользоваться не только уставными документами, но и , планами о работе, различными отчетами, перечнем документов, где будут указанными сроки хранения каждого, номенклатурами, которые были составлены ранее.

Что это за документ?

Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах. Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок.

Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.

Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству. Обязанность составлять номенклатуру на каждом предприятии также оговорена Правилами по делопроизводству.

Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.

В это же время структурные подразделения или отделы предприятия должны составить свою номенклатуру и согласовать ее с руководством и работником, который отвечает за ведение архива. Когда предприятие только создается, то номенклатуру дел лучше создавать сразу в начале ее деятельности.

Зачем она нужна для организации?

Для того чтобы ответить на вопрос, зачем нужна номенклатура, необходимо понять, как ее можно использовать.

С ее помощью можно:

1. Сгруппировать документы в делах в соответствии с системой, по которой работает конкретное предприятие. Это позволит не только сохранять документы, но и при необходимости быстро находить их.
2. При регистрации каждого документа присваивать ему не только регистрационный номер, но и индекс дела, в котором он впоследствии будет храниться.
3. Номенклатуру можно использовать, как основной документ, когда дела, срок хранения которых истек, отбираются для сдачи в архив и дальнейшего уничтожения.
4. Использовать, как учетную документацию для дел, которые имеют равные сроки хранения. В таком случае дополнительные описи можно не создавать.
5. Она может одновременно являться основой для составления описи к делам, требующим долговременного и постоянного хранения.
6. Создание актов для уничтожения бумаг намного облегчается при наличии номенклатуры.

Особенно важно создавать номенклатуру на муниципальных предприятиях или в государственных органах, которые обязаны сдавать документы для хранения в специальные архивы. Деятельность нотариусов, акционерных обществ, например, также требует создания номенклатуры в обязательном порядке. Даже на небольшой фирме наличие номенклатуры облегчает ее работу, тем более что в процессе деятельности объем документов на каждом предприятии только увеличивается.

Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура может быть нескольких видов:

1. Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них. Название подразделов номенклатуры должно соответствовать имеющимся на предприятии отделам. От степени важности отдела для работы всего предприятия зависит, на какой позиции в номенклатуре будет значиться его раздел. Обычно в самом низу перечня дел помещают названия отделов, которые менее значимы для работы предприятия, например:
   • в секретариате формируется большинство приказом и документов к исполнению, также здесь формируется сама номенклатура дел;
   • отдел кадров учитывает сотрудников, сюда также можно отнести приказы по назначению на должность, о приеме на работу и другие;
   • бухгалтерия занимается учетом имущества предприятия, к такому разделу номенклатуры могут относиться распоряжения относительно выдачи денег под отчет и другие;
   • охрана труда является отделом, который не приносит предприятию прибыли, но с ним могут быть связаны большие расходы, такой раздел в перечне дел предпочтительно поместить внизу.
2. При использовании производственно-отраслевого вида документы классифицируют по сферам деятельности, которой может заниматься одно предприятие. Этот вид один из самых понятных его руководству, например, перечень дел может выглядеть так:
   • производство бумаги;
   • обслуживание населения;
   • отгрузка товара сторонним организациям;
   • управление кадрами;
   • другое.

   В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным.

3. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так:
   • делопроизводство;
   • руководство;
   • и т. д.

В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.

Типовая

Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть.

Примерная

Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.

Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.

Индивидуальная

Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.

Составление подобного документа возлагается чаще всего на самих сотрудников отделов, которым приходится работать с документами. Индивидуальную форму лучше всего разрабатывать на основе типовой.

Приказ о составлении

Номенклатура дел может быть на предприятии утверждена 2 способами:

Приказ может быть сформулирован по-разному, например, когда:

• утверждается и вводится в действие номенклатура дел, прилагаемая к приказу;
• вводится в действие номенклатура дел, утвержденная директором, при этом к приказу ее прилагать не нужно.

Для составления приказа не существует унифицированной формы, но в нем должна содержаться информация о:

• сроках представления проектов документа структурными подразделениями, на основании которых будет оформлена сводная номенклатура;
• данных сотрудников, которые отвечают за разработку окончательного документа;
• дате представления сводного проекта на рассмотрение специальной комиссии, которая будет выступать от имени архивного учреждения;
• данных сотрудника, отвечающего за исполнение приказа.

Приказ заверяет руководитель предприятия, с ним знакомят должностных лиц и ответственных сотрудников.

Порядок составления и утверждения

Предприятие сможет применить новый документ в 2019 году, если он будет составлен и утвержден к его началу, а подобную работу невозможно выполнить за несколько дней.

Условно процесс разработки делится на 4 этапа:

1. Выбирается оптимальный вид номенклатуры.
2. Оформляются заголовки и подзаголовки.
3. Согласно установленным срокам хранения в форме номенклатуры располагаются заголовки и подзаголовки.
4. Документ утверждается руководством.

Процесс составления и утверждения поэтапно может выглядеть следующим образом:

1. Изучается содержание документов, которые формируются на предприятии.
2. Создается приказ для руководителей подразделений или отделов, которые ответственны за разработку проектов, в нем устанавливаются четкие сроки подачи документов.
3. Руководители отделов или структурных подразделений, в свою очередь, составляют список всех документов, которые были сформированы в процессе работы подотчетного им отдела, и составляют индивидуальную номенклатуру. Если предприятие только начинает свою работу, то это может быть проект. Документ следует заверить руководителю и передать в головной офис.
4. На основании индивидуальных документов или проектов, разработанных в отделах предприятия, создается сводная форма. Ее должна заверить экспертно-производственная комиссия и архивное учреждение.
5. После согласования сводного проекта он заверяется руководителем предприятия, после чего номенклатура приобретает юридическую силу.
6. Далее номенклатуру дел следует распечатать в 4 экземплярах – два для службы делопроизводства и по одному для ведомственного и государственного архива.
7. Затем на основании документа оформляются выписки, которые распечатываются для соответствующих отделов предприятия, как руководство для формирования дел, а также поиска необходимых документов.

Каждый раз перед началом нового календарного года номенклатуру, которая уже была ранее согласована с архивным учреждением, необходимо снова уточнять, перепечатывать и утверждать у руководителя.

Несмотря на это, государственный и ведомственный архив должны давать согласие на ее использование только 1 раз в 5 лет. Если в номенклатуре будут наблюдаться коренные изменения, ее необходимо пересогласовывать и утверждать независимо от того, на протяжении какого срока она используется.

Ответственный за оформление

Если предприятие не привлекает специалиста для составления номенклатуры, то традиционно этот вопрос поручается:

• секретариату;
• общему отделу;
• канцелярии;
• другому.

Лица, которые в силу должностных обязанностей формируют и сортируют документы, могут наилучшим образом распределить их. Никто лучшее не подберет названия разделам номенклатуры, как сотрудники, знакомые со спецификой работы предприятия. Так, руководитель предприятия может назначить ответственным за проведение важного поручения сотрудника, который руководит одним из отделов на протяжении многих лет.

Ему удастся быстрее других изучить состав документов, которые требуется расформировать по делам, а также другие бумаги предприятия. В связи с тем, что утверждается документ не только руководителем, но и архивным учреждением, для проведения работы потребуется выделить достаточно времени.

Пример и форма для скачивания

В оформлении документа нет ничего сложного, для начала можно использовать базовую форму, которую легко найти в интернете.

Документ вверху должен содержать название – «Номенклатура дел», а также:

• название предприятия;
• дату оформления;
• регистрационный номер;
• поле для руководителя с грифом «Утверждаю» и местом для подписи.

Сам документ необходимо оформить в виде таблицы, где должны быть колонки для:

1. Индексов.
2. Заголовков дел.
3. Количества единиц. Например, дело может состоять из 2–5 томов, где в каждом будет по 300 страниц.
4. Сроков, в течение которых необходимо хранить те или другие документы в данном деле.
5. Примечания.

В конце документа должна быть подпись сотрудника, который его составлял, и руководителя. Так, образец номенклатуры дел организации, занимающейся малым бизнесом, можно найти в интернете.

Из примера видно, что его номенклатура состоит всего из 2 разделов, куда вносятся различные подразделы по мере расширения деятельности компании:

Из представленного примера видно, что документы предприятия не подлежат государственному хранению, а значит номенклатура не должна согласовываться с ведомственным или государственным архивом.

Сроки хранения

Законодателем установлены сроки хранения для различных документов, которые в обязательном порядке формируются на предприятии, или в случае необходимости.

Они устанавливаются на основании Типовых перечней, в которых указаны документы:

• изданные государственными органами и местного самоуправления, муниципальными предприятиями, подлежащие хранению в течение определенного периода;
• сформированные в результате деятельности производственных предприятий, проектно-строительных организаций, а также других, которые занимаются научно-технической деятельностью.

Структура перечней продумана законодателем.

Но помимо вышеуказанных перечней на территории РФ действуют:

• ведомственные, где указаны документы, издаваемые Налоговой службой РФ, Федеральным органом, учреждениями, относящимися к уголовно-исправительной системе или образовательной, другими, имеющими государственное значение;
• указанные в отраслевых нормативных актах, издаваемых государством в виде законов, правил, инструкций;
• устанавливаемые экспертной комиссией на случай, когда руководителем предприятия или ответственным сотрудником не найден срок хранения определенных документов в нормативных актах;
• определенные генеральным директором предприятия на основании приказа при отсутствии возможности пригласить экспертов из архивного учреждения.

Сроки, указанные в нормативных актах, не могут быть уменьшены или увеличены на усмотрение конкретного предприятия. Если вдруг срок хранения документа устанавливается неодинаковый на основании разных нормативных актов, то лучше выбрать больший.

Номенклатура дел, которую должна составить каждая организация, является важным документом, призванным улучшить качество ее работы в области документооборота и делопроизводства. Составить ее несложно, а в интернете лучше скачать типовой образец.

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

01. Канцелярия
	Устав общества и учредительные документ		Постоянно	Перечень типовых управленческих архивных документов…
	Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Штатные расписания и изменения в них		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Положения о структурных подразделениях		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности		Постоянно
	Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов
	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним		Постоянно1
	Инструкция по делопроизводству		Постоянно	Переходящее с 2010 г.
	Номенклатура дел		Постоянно
	Переписка по вопросам основной деятельности
	Резервный номер
	База данных для регистрации входящих документов			В электронной форме
	База данных для регистрации исходящих документов			В электронной форме
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции сотрудников
	Штатные расписания и изменения в них. Копии			Подлинники в деле 01-03
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии		До минования надобности	Подлинники в канцелярии в деле 01-05
	Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК
	Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

Ответственный за архив

С.П. Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним , продолжайте читать наши статьи!