Как сделать выписку из графика отпусков образец. Как сделать выписку из графика отпусков? Выписка из графика отпусков

Выписка — это документ, в котором говорится об отпуске конкретного сотрудника . Сам по себе график отдыха целого предприятия очень объемен и громоздок по содержанию. Выписка позволяет из него быстро получить информацию по одному сотруднику.

Кроме того она может потребоваться:

• Во время суда чтобы доказать свое алиби официальным документом об отсутствии на рабочем месте.
• Чтобы осуществить перерасчет выплат.
• Военнослужащим чтобы супруги могли совместить время своего отдыха.
• Для получения данных в другом подразделении.

Как правило, такой документ запрашивается у начальника самим работником.

Справка! Пригодиться она может, например, если сотрудник работает на двух работах по совместительству, и выписка необходима с основного места работы для предоставления в тоже время для отпуска на другом месте занятости.

Как правильно оформить?

Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года . Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует . Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.

Шапка

На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.

Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016 «.

Основная часть

В «теле» прописывается:

1. Название структурного подразделения — «цех по сборке мебели «.
2. Должность так, как прописано в штатном расписании: «Мастер по сборке корпусной мебели «.
3. ФИО — Абашев Андрей Викторович .
4. Табельный номер — 456 .
5. Продолжительность отпуска, указанная в календарных днях в две строчки — 14 и 14 .
6. Плановая дата, когда должен начаться отпуск — 14.02.2017 (первая строчка), и вторая плановая дата, когда сотрудник должен начать отдыхать (вторая строчка) — 15.03.2017 .
7. Фактическая дата начала ставится на первой строчке — 16.02.2017 . Во второй строке проставляется прочерк
8. Далее ставятся примечания так, как указано в графике.

Внимание! Документ нужно дать сотруднику не позднее трех дней с того момента, когда поступило обращение.

Сколько печатей ставят?

Печати ставят 2:

Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

Кто подписывает?

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда , но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.

На основании чего можно сделать?

Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.

Пример запроса

Официальный бланк запроса оформляется произвольно с соблюдением правил деловых переписок в виде заявления с указанием:

1. Данные начальника, от которого хотят получить сведения.
2. Информация об отпуске — его месте и дате предоставления.
3. Сведения куда предоставляется документ.
4. Дата, подпись.

Приведем пример: «Начальнику отдела по производству корпусной мебели ООО «Весна» Алексину Анатолию Валерьевичу табельный номер №765. Заявление. Прошу предоставить мне выписку из графика отпусков за ноябрь 2015 года для предъявления в ООО «Тритон», где я работаю как совместитель. Ставится дата, подпись».

Заключение

Выписка из графика отпусков — очень полезный документ, который может потребоваться для самых различных целей. Составляется он чаще всего на бланке организации и заверяется должностным лицом.

23.08.2019

— это документ, регулирующий последовательность периодов отдыха персонала. Его составление обязательно для всех компаний. Данный бланк содержит даты начала и их длительности по каждому сотруднику фирмы.

Возможно оформление выписки из этого документа по письменному запросу работника или представителя руководящего состава организации. Составленный бланк обязательно нужно заверить.

Для чего нужна?

Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.

Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.

Наиболее частые причины запроса выписки работником:

• предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
• передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
• использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, без согласия сотрудника и т.д.).

Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:

• бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
• начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.

Причины могут быть и другие.

Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.

Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.

Как сделать?

Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.

Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.

В заявлении сотрудник должен указать:

• свои ФИО, именно на этого человека будет представлена информация;
• просьбу на оформление выписки;
• причину запросу — для чего нужна, куда будет предъявляться;
• дату составления и подпись.

Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.

Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.

После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.

Как правильно сделать выписку из графика, нигде не закреплено. Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней. Что касается внешнего оформления, то никаких категоричных и строгих правил не предусмотрено.

Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.

При этом нужно обеспечить наличие:

• подходящее наименование документа;
• номер, дата и год, на который составлена форма Т-7, переписываются из исходного графика;
• табличная часть по аналогии с основным бланком, в котором приводятся данные только по запрашиваемым лицам, вся информация полностью переписывается из графика;
• если в утвержденный график вносились какие-либо в связи с переносом отпускных дней или , то эти сведения также включаются в выписку.

Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.

Как сделать заверение:

1. На бланке написать слово «Верно», например, в нижней части.
2. Рядом указать ФИО и должность ответственного лица, составившего документ, поставить подпись.
3. Указывается дата внесения заверяющей записи.
4. Поставить печать организации рядом с записью «верно», если печати нет, то ставить ничего не нужно.

После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.

Образец

Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.

Для чего может пригодиться? График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия. Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам. А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

• для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска.

Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу. В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.
ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Теперь, когда вы знаете о важности выписки из графика отпусков, образец – следующий вопрос, которым вы возможно зададитесь.

Как получить выписку из табеля учета рабочего времени?

Именно на основании табеля производится начисление зарплаты, поэтому сдаются эти документы обычно дважды в месяц - перед выплатой аванса и непосредственно самой зарплаты. Выписка же содержит лишь часть информации, касающейся только определенного работника и определенного времени.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник вправе затребовать выдачу копий всех документов, которые касаются его самого. Именно поэтому по его запросу выдается не копия табеля, а лишь выписка из него.

Выдавать копию - значит, без разрешения других работников передавать информацию о них, что прямо запрещено законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Как оформляется выписка? Для того чтобы оформить выписку из табеля, можно воспользоваться применяемой на предприятии формой (Т-12, Т-13 или иной - с 2013 года разрешается разрабатывать свои образцы, если в них отражается вся необходимая информация).

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

Однако если запрошенный формат предоставления данных невозможен, в том числе по причине соблюдения законодательства о защите персональных данных, то работодателю нужно предоставить сведения в другом формате, например в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Кемеровского областного суда от 16 апреля 2015 г.
№ 33-3852, Московского городского суда от 8 октября 2013 г. № 11-33795. Из ответа «Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника» 3.
Ответ: Как составить график сменности в организации Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Копия, выписка, дубликат

В выписке должна иметься следующая информация:

• название организации в целом и подразделения, в котором работает сотрудник;
• номер документа и дата его оформления;
• период, за который сделана выписка;
• имя, инициалы и должность работника;
• его табельный номер;
• отметки о явке или неявке на работу с использованием кодировки, применяемой в табеле;
• количество отработанных дней и часов;

Выписка заверяется подписью руководителя либо иного ответственного лица, а также печатью организации.

Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х. Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…».

На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка. Рассмотрим пример оформления выписки: ВЫПИСКА Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И.

25 ноября 2014 года Далее приводятся все данные по запросу. Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица: Председательствующий В.В. Селиверстов По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

Чтобы составить корректный график, необходимо определить учетный период, например месяц, квартал или год. С учетом количества сотрудников, объема выполняемых работ и общего числа смен в сутки распределите смены и определите их примерную продолжительность.

Определите число рабочих дней (смен) за учетный период. Затем рассчитайте суммарное количество часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде.
Сравните полученный результат с нормой рабочего времени за учетный период. С учетом сравнения скорректируйте график в части продолжительности смен и их частоты (при необходимости). Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

Копия выписка из графика работы сотрудника образец

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом. И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.

Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ВЫПИСКИ ИЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.

Составление большинства управленческих документов при оформлении отпуска не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса.
Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

Для выписок используют следующие правила, указывая:

• полное наименование и коды предприятия или организации;
• заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»;
• перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»);
• данные по запросу.

Заверяются выписки так же, как и копии:

• штамп «Копия верна»;
• фамилия и должность заверителя, его подпись;
• печать организации.

Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков.
Отдельная статья о том, как заверить копию документа - по ссылке, а здесь - статья о том, по каким правилам осуществляется хранение копий документов. Повторно выданный документ – «дубликат» Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.

Рассмотрим пример:

• если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
• если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.

Выписка из документа Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена.