Как сделать дубликат трудовой книжки образец. Потеряли документы? Оформляем дубликаты

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 9

Копия основанием для выписки дубликата трудовой книжки не является!

Документ-основание должен обладать юридической силой!

Добрый день!

Помогите, пожалуйста. У нас в организации возникла сложная ситуация. Сотруднику для оформления загранпаспорта была выдана на руки его трудовая книжка. Через неделю сотрудник сказал, что этот документ был им случайно утерян. В отделе кадров организации осталась ксерокопия его трудовой книжки. Может ли наша организация выдать сотруднику дубликат трудовой книжки с указанием предыдущих мест работы и сведений о стаже на основании ксерокопии? Или необходимо собирать документы с предыдущих мест работы сотрудника для подтверждения его стажа и только после этого вносить соответствующие записи о стаже? Очень прошу ответить на вопросы и заранее благодарю.

М.А.Александрова

Поводом для написания этой статьи послужил вопрос, заданный нашим читателем. Попытаемся ответить на него. Существующий порядок восстановления трудовых книжек на сегодняшний день установлен такими документами, как Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее по тексту - Инструкция).

Фрагмент документа. Пункты 31 - 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Фрагмент документа. Подпункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разд. "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Итак, исходя из данных нормативно-правовых актов, можно сделать вывод, что в случае, описанном автором вопроса, никаких проблем с восстановлением трудовой книжки быть не должно. Ведь для восстановления трудовой книжки нужны документы, содержащие все необходимые записи. А этот документ имеется. Но это - взгляд лишь с одной стороны. Ведь любой документ может гордо называться этим именем только тогда, когда он имеет юридическую силу. Рассмотрим, действительно ли обладает юридической силой копия документа, которая есть у сотрудников отдела кадров. С этой целью обратимся к следующему нормативному акту - "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основным положениям. Общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 (далее по тексту - ГСДОУ). В пп. 2.3.1.1 написано, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Есть ли юридическая сила у копии,

Фрагмент документа. Абзац 4 пп. 2.3.2.5 "Государственной системы документационного обеспечения управления. Основных положений. Общих требований к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Итак, пп. 2.3.1.1 ГСДОУ содержит одно из требований, которое должно быть соблюдено для того, чтобы документ считался имеющим юридическую силу. Обратите внимание на порядок выдачи копии для придания ей юридической силы. Человек, который делает копию, должен поставить отметку на копии, что подлинник хранится в данной организации (к сожалению, мой опыт свидетельствует о том, что такое требование практически никогда не соблюдается). То есть только при наличии такой отметки можно смело утверждать, что копия действительно имеет юридическую силу. Иначе говоря, юридическая сила копии производна от юридической силы подлинника. А самого-то подлинника (того, с которого была снята копия трудовой книжки) у нас нет! То есть в связи с исчезновением подлинника потеряла юридическую силу и копия.

Эту же мысль подтверждают нормы и другого серьезного документа - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. В п. 29 данного нормативно-правового акта можно найти следующие высказывания относительно копии документа.

Примечание. Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

А содержание п. 30 ГОСТ Р 51141-98, которым раскрывается термин "заверенная копия", только подтверждает приведенный выше пп. 2.3.2.5 ГСДОУ: "...копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу". То есть и здесь говорится, что для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, на ней следует проставить соответствующие реквизиты, в том числе отметку о подлиннике.

Чтобы работодатели правильно вели , вкладыши к ним, а также оформляли дубликат трудовой книжки, помимо Трудового кодекса необходимо использовать:

• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Если трудовые книжки утрачены работодателем в результате пожара, хищения или иного чрезвычайного происшествия, для их восстановления понадобится еще и Постановление Минтруда России от 24.06.1994 N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций".

Основания для выдачи дубликата

Первая причина, по которой работодателю придется заниматься оформлением дубликата, - утрата трудовой книжки работником . Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В таком случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Довольно часто при определении последнего места работы возникает вопрос: таковым считается место, где работник трудится сейчас, или предыдущее место работы? А кто должен выдавать дубликат трудовой книжки, если работник нигде не работает? Если работник трудится, то потерять трудовую книжку он не может, так как данный документ находится у работодателя. А если он нигде не работает, то ему следует обратиться к работодателю, совершившему последнее увольнение, причем неважно, сколько времени прошло с момента такого увольнения. Например, Омским областным судом рассматривалось дело по иску об обязании работодателя выдать работнику дубликат трудовой книжки. Суд установил, что работник уволился из организации в 2005 г. и больше нигде не работал. Но в 2012 г. он потерял трудовую книжку и обратился в эту организацию с заявлением о выдаче ему дубликата. Однако дубликат выдавать ему отказались, сославшись на то, что работник не представил доказательств того, что работа в данной организации является его последним местом работы. Суд при разрешении спора указал, что действующее законодательство не наделяет работодателя правом требовать от работника представления каких-либо письменных документов в доказательство того факта, что эта работа является для него последней. Поэтому требования работника были удовлетворены (Апелляционное определение от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

Также работнику должен быть выдан дубликат, если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) . На основании п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек в таком случае работодатель по последнему месту работы оформляет дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи. При этом на первой странице (титульном листе) пришедшей в негодность трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Выдать дубликат, возможно, придется и в случае наличия записи в трудовой книжки, впоследствии признанной недействительной . Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и указываются его серия и номер.
Отметим, что недействительными могут быть признаны и записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности вследствие незаконного привлечения к уголовной ответственности, которые установлены оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. В таком случае работодатель также обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформляем дубликат

Прежде всего напомним, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 10 февраля 2014 г., в его трудовой книжке делается запись: "10.02.2014".

Обратите внимание! Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь нужно заполнить титульный лист трудовой книжки. На нем указываются:

• фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
• дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном). Запись вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
• сведения о профессии и (или) специальности (отражаются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов).

Примечание. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных документов, заверенных надлежащим образом (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.д.).

Не забудьте в правом верхнем углу титульного листа сделать надпись "Дубликат".

Как и в обычной трудовой книжке, после указания даты заполнения дубликата работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений. Кроме работника эту страницу подписывает сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать ).

После заполнения титульного листа переходят к заполнению раздела "Сведения о работе". В этот раздел нужно внести:

• информацию об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Отметим, что общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Сведения о таком стаже берутся или из документов, представленных работником (копий приказов о приеме на работу, увольнении, трудовых договоров, справок и пр.), или из трудовой книжки (если дубликат выдается взамен испорченной трудовой книжки либо в случае признания записи недействительной).

Обратите внимание! Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Как устанавливать стаж при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств), сказано в п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В частности, для этого органы исполнительной власти субъекта РФ создают комиссию по установлению стажа, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Примечание. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносится только имеющаяся в документах информация.

После указания общего трудового стажа работника производятся записи по отдельным периодам работы в следующем порядке:

• в графе 2 проставляется дата приема на работу;
• в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Пошаговая процедура выдачи дубликата

1. Подача работником заявления . Чтобы работодатель мог исполнить свою обязанность по выдаче дубликата трудовой книжки, работник должен обратиться к нему с соответствующим заявлением (устной просьбы недостаточно). На это обращают внимание и суды. Например, Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 06.08.2012 N 33-10497/2012 указал, что обязанность работодателя выдать новую трудовую книжку без заявления работника ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрена.

Если дубликат будет оформляться в связи с признанием записи недействительной, дополнительно работник представляет трудовую книжку с этой записью.

2. Регистрация заявления в установленном в компании порядке (например, в журнале регистрации заявлений или журнале регистрации входящей документации).

3. Оформление дубликата трудовой книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

4. Внесение сведений в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней , которая ведется бухгалтерией организации. Именно в этой книге регистрируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (с указанием серии и номера каждого бланка).

5. Выдача дубликата трудовой книжки работнику на руки при условии, что он уволен из организации. Если он продолжает работать, дубликат хранится у работодателя до момента увольнения работника. Также не выдается на руки работнику оформленный дубликат трудовой книжки в случае, когда перевод признается незаконным и работник остается трудиться у работодателя.

Выдача дубликата трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В заключение

Подводя итог, скажем, что не стоит игнорировать требования работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, так как в случае возникновения трудового спора суд встанет на сторону работника и помимо возложения на работодателя обязанности по оформлению и выдаче дубликата может взыскать с него не полученный работником заработок за задержку выдачи дубликата. Отметим, что в судебной практике немало подобных решений. Например, Приморский краевой суд в Определении от 12.02.2013 по делу N 33-519 указал: несмотря на обращение истца с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки, ЗАО <...> не приняло никаких мер по восстановлению его трудовой книжки, нарушило установленные законом сроки выдачи дубликата, в связи с чем суд пришел к правильному выводу о возложении на ответчика обязанности по возмещению истцу утраченного им заработка за указанный период.

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2018 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки . С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере ? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки .

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам , могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий :

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку .

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги .

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2018-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

Иногда возникает ситуация, когда трудовая книжка утеряна или испорчена, и работнику требуется получить новый документ. Рассмотрим подробнее процесс выдачи дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата

Работник утерявший трудовую книжку сразу после увольнения может обратится по последнему месту работы для получения дубликата книжки. Отдел кадров этой организации должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявлении (п. 31 ).

На титульном листе книжки (в верхнем правом углу) должна быть проставлена отметка "Дубликат" и заполнены сведения о работнике.

Примечание: Необходимо указывать данные (Ф.И.О., образование и т.д.) актуальные на момент заполнения книжки, согласно представленных документов.

После чего производится заполнение раздела "Сведения о работе", где необходимо отразить общий и непрерывный трудовой стаж работника до поступления в организацию. Общий отображается суммарно, без уточнения периодов работы и занимаемых должностей. После чего производится отображение трудовой деятельности работника по отдельным периодам.

Заполнение граф производится следующим образом:

• В графе 2 - дата приема на работу или увольнения;
• В графе 3 – при приеме на работу - наименование организации, структурное подразделение и должность на которою принят работник. При увольнении – основание увольнения;
• В графе 4 – указываются реквизиты документов, на основание которых внесена запись.

Образец заполнения

После заполнения всех граф, на следующий строке проставляются подписи сотрудника отдела кадров (производившего заполнение трудовой книжки) и владельца книжки. После чего книжка заверяется печатью организации.

Дубликат трудовой книжки регистрируется в «книге движения трудовых книжек и вкладышей» и под расписку выдается работнику.

Случаи выдачи дубликата

Рассмотрим подробнее основные случаи в которых производится выдача дубликатов трудовых книжек

1. Утеря работником трудовой книжки . Работник утративший книжку, должен незамедлительно обратится для ее восстановления по последнему месту работы с соответствующим заявлением.

Примечание: Даже если трудовая будет впоследствии найдена работником, после оформления дубликата, записи о последующей трудовой деятельности должны производится в дубликате.

2. Порча трудовой книжки . В даной ситуации на титульном листе книжки делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера.

В дубликате вносятся записи в точном соответствие с оригиналом. После чего испорченный оригинал снимается с учета (с регистрацией в «книге движения трудовых книжек и вкладышей») и возвращается владельцу.

3. Причина увольнения, признана недействительной . В этом случае так же может быть выдан дубликат. В оригинале трудовой книжки делается запись о недействительности увольнения. После чего указывается верная формулировка увольнения.

Если решение суда требует сделать запись в новой формулировке, то организация-нарушитель обязана оформить дубликат книжки с верной формулировкой увольнения. Запись признанная недействительной в дубликат не вносится. Остальные записи переносится в точном соответствие с оригиналом. На титульном листе делается отметка «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера. Книжка снимается с учёта и выдается владельцу.

4. Наличие записи об освобождении от должности в связи с незаконным осуждением .

Подтверждение в данном случае является оправдательный приговор или постановление о прекращении уголовного дела. В остальном порядок выдачи трудовых книжек аналогичен случаям 2 и 3.

5. Массовая утрата трудовых книжек работодателем . Чаще всего такие ситуации возникают в результате действия пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии.

В данном случае стаж работников будет определен на основании акта комиссии по установлению стажа. Данная комиссия формируется органами исполнительной власти РФ. В состав данной комиссии включатся представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Периоды работы и занимаемые должности устанавливается на основании сохранившихся документов, либо на основание показаний 2-х или более свидетелей. При наличии спора между работником и комиссией стаж может быть также подтвержден в судебном порядке.

Документы, подтверждающие стаж

Для подтверждения периодов трудовой деятельности работник может использовать широкий спектр документов:

• Трудовые договоры;
• Копии приказов;
• Справки с места работы;
• Членские билеты профсоюзов;
• Справки из ПФР;
• Выписки из личных дел и личных карточек (форма Т-2);
• Выписки из зарплатных ведомостей и лицевых счетов;
• Расчетные книжки и расчетные листки;
• Иные документы, содержание сведения о периодах трудовой деятельности работы.

Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2017 - вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

• оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье .

• книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
• если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае утраты трудовой книжки лицо, утратившее ее (а это может быть как работник, так и сотрудник, ответственный за ее хранение в компании), обязано обратиться к работодателю по последнему месту работы за выдачей дубликата. Если же листы книги испачканы либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2017 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.

Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).

Как оформить дубликат трудовой книжки - образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».