Главная » Дтп » Как формируются документы в дела. Группировка документов в дела. Количество единиц хранения

Как формируются документы в дела. Группировка документов в дела. Количество единиц хранения

Формированием дел дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

оформление обложки дела.

Формирование дела начинается с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.

На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) - наименование вышестоящей организации, под наименованием организации - наименование структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.

Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.

Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

Образец обложки дела приведен в примере

В дальнейшем формирование дел делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела:

номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;

предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;

корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;

хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;

географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.

5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.

Основные требования к формированию дел . Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела .

Основные требования к формированию дел .
Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам , расположения документов внутри дел в определенной последовательности.

Основные требования к формированию дел . Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с ном. Составление и оформление номенклатуры дел .

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования .
4. Каждый документ, помещенный в дело , должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.

Основные требования к формированию дел .
Принципы систематизации документов внутри дел . Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам , расположения документо... подробнее ».

Основные требования к учителю. Основная роль в воспитании подрастающего поколения возложена на школу, где важнейшую воспитательную функцию выполняют учителя.

Библиотечное дело – отрасль информационной, культурно-просветительской и образовательной деятельности, в задачи которой входят
Их изучение требует исторического подхода, который позволит проследить возникновение и основные этапы формирования ...

Различают четыре основных подхода к формированию команды: целеполагающий; межличностный; ролевой; проблемно-ориентированный.
Примерный состав команды и требования к менеджерам проекта.

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям : прохождени.
Основные этапы документооборота. Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до
- формирование дел в соответствии с номенклатурой

Эстетические (художественные) дела - общее название дел , доминирующая цель которых - формирование эс... подробнее ».
Принципы процесса обучения– основные требования к организации образования, которыми руководствуется... подробнее ».

Найдено похожих страниц:10

Введение

Я рассмотрела такие процессы, как формирование и оформление дел, правила, которые установлены для них, а также то, как составлять описи для дальнейшего хранения дел, их оперативное хранение и использование, а также передача их в архив.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГДС. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещаются.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02 , бухгалтерия - 04 и т. д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляется заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчёты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятие решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносят в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов их них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учёту кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учёту кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагаются по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т. д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учёту кадров в личное дело не помещают.

Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1)помещать в дело только исполненные документы;
2)помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции. Неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;

в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;

каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела, о чем в основном документе делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов.

Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г. Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Главным ее назначением является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:

· Номинальному;
· Предметно-вопросному;
· Авторскому;
· Корреспондентскому;
· Хронологическому

Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида (приказы, протоколы и тд)

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу (например, судебное дело или документы о строительстве нового учебного корпуса).

Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом (например, переписка с фабрикой «Новая заря»).

Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов (отчеты об отгрузке товара за январь).

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные(для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителем подразделения.

Составляется в четырех экземплярах:

· Первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
· Второй в государственном архиве;
· Третий в ведомственном архиве;
· Четвертый является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, срок хранения и статья по перечню. Сведения, внесенные на обложку дела в начале года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела может быть поставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество лисов и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование гос.архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архиве организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительной падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например: Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы). При изменении наименования организации либо структурного подразделения в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (подразделения) на обложке дописывается новое наименование организации или организации -приемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки. Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:

· Получение исполнительных документов;
· Проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
· Распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основные требования, которое всегда должно соблюдаться - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 20 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

· Распорядительные документы формируются в дела по с относящимися к ним приложениям;
· Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
· Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается пометка на документе;
· Утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
· При формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
· Дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшиваются к данной группе документов.
· Внутри документы располагаются в хронологическом порядке;

Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделения). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до 21.10.2014г. старое название.

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку с строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указывается их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).

· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве, т.е. работа по ним завершена. По мере исполнения документы раскладываются лицом, ответственным за эту работу, только в те дела, которые заведены для них номенклатурой дел. Подшивку документов в дело следует производить в тот же день к концу рабочего дня. Исполненные документы, подшиваемые в дело, должны иметь отметку об исполнении.

2. В дело подшиваются по одному экземпляру каждого документа.

3. Дела ведутся в пределах календарного года (с января по декабрь). Исключение составляют дела, переходящие на другой год, например: личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении); документы, отражающие работу постоянных комиссий; судебные дела; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). Плановая и отчетная документация независимо от времени ее составления помещается в дело того года, к которому она относится, например, отчет за 2013г, составленный в 2014г., помещается в дело 2013г.; план на 2015г, составленный в 2014г., помещается в дело 2015г.

4. В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.

5. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся. Дополнения должны иметь документационный вид. В случае, когда число приложений насчитывает большое количество, они могут формироваться в самостоятельные дела. Например, протоколы заседаний коллегии за год объединяются в одно дело, а документы к этим протоколам – в другое дело.

6. Документы, находящиеся в деле, должны быть подлинными. Копии подшиваются в том случае, если они оформлены в установленном порядке: на них есть визы, резолюции и другие служебные отметки. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются на доработку. Документы, подлежащие возврату, черновики (за исключением черновых экземпляров особо ценных документов), варианты, размноженные копии в дело не помещают.

7. Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером.

8. При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам (например, при большом количестве контрактов их можно разделить на несколько дел: «Контракты по доставке леса», «Контракты по доставке стройматериалов» и т.п. Одно большое дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки»).

9. Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному документу, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация. Она пишется после заголовка с красной строки. В аннотации сначала указывается вид документа, затем поясняется, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание. Например, в деле «Годовой отчет работы кафедры за 2013/2014 учебный год» может присутствовать аннотация: «К отчету приложена докладная записка с ретроспективным анализом развития кафедры с момента создания ее в 2000г».

10. Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке.

Кроме общих правил формирования дел, существуют правила формирования конкретных дел:

1. Распорядительные документы подшиваются строго по хронологии. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

2. Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документов располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Документы, имеющие порядковый номер (квитанции, накладные), группируются в нумерационном порядке.

4. В переписке документ-ответ будет подшит за документом-запросом, хронология, таким образом, соблюдается по инициативным документам.

5. Устав и другие учредительные документы формируются в отдельное дело.

6. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания советов директоров.

7. Контракты предприятий делятся на две группы, каждая из которых хранится в разных делах: коммерческие контракты и трудовые контракты.

8. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Формирование дел заканчивается по завершении года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела еще год хранятся в структурных подразделениях.

9.3. Система хранения документов.

Подготовка дел к сдачи в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Организация хранения осуществляется централизованно и децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов. Специфика этой работы определяется характером документов, их ценностью, которая влияет на определение срока хранения документов и соответственно формы хранения.

Срок хранения любого документа всегда начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, для документов делопроизводства 2014г. срок хранения начнется с 2015г.

Различают три формы хранения документов:

· оперативное;

· длительное;

· постоянное.

Оперативное - текущее, временное хранение документов сроком до 10 лет. Данные документы хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре, сама же номенклатура дел прикрепляется к внутренней дверце шкафа. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы могут хранится отдельно в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших учреждениях все дела могут хранится централизованно у секретаря.

В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства. Документы могут быть выданы лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель, в котором указывается, какой документ, кому, когда и на какой срок выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения (бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера). На выданное дело заполняют лист заместитель, где указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется лист-заместитель, в котором указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дела, расписка в его получении.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов, находящихся в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая – передаче в ведомственный архив.

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

· экспертизу научной и практической ценности документов

· соответствующее оформление дел

· описание документов постоянного и долговременного хранения

· передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив, который осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи определенной их части на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов производится в три этапа:

1. при составлении номенклатуры дел определяются сроки хранения создаваемых документов;

2. подготовка документов к сдаче в архив организации;

3. уточняется ценность документов для передачи на постоянное хранение из ведомственного архива в государственный.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в каждой организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Возглавляет экспертную комиссию руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии входят от трех до шести человек (как правило, это заместитель руководителя, юрист, сотрудник отдела кадров, бухгалтерии, заведующий канцелярией, заведующий архивом организации и др.). Комиссия заседает примерно два раза в год. Это коллегиальный орган, поэтому заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации. Функции экспертной комиссии определены в правилах, которые разработаны государственным архивным учреждением (Положение об экспертной комиссии, Положение о Центральной экспертной комиссии).

Основными задачами работы экспертной комиссии являются:

· рассмотрение порядка оформления номенклатурных дел в организации и ее структурных подразделениях;

· организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

· рассмотрение годовых описей документов и дел, оформленных на постоянное хранение;

· рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· рассмотрение перечня документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

Подготовка дел к их сдаче в архив осуществляется в два этапа. На первом этапе происходит сдача дел в ведомственный архив, на втором этапе осуществляется подготовка документов постоянного срока хранения к сдаче в государственный архив. Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат полному оформлению.

Они должны быть оформлены следующим образом:

1. Документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

2. Необходимо произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.

3. В конце дела должен быть подшит заверительный лист (рис. 9.4.) с заверительной надписью, которая составляется с целью учета количества входящих в дело документов (указывается количество пронумерованных листов дела цифрой и прописью). Отдельно через знак «+» указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

4. Для дел, содержащих специфическую документацию (особо ценные, личные документы, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса, даты, краткого содержания и номера листа).

5. Дело должно быть переплетено или подшито в четыре прокола.

6. Обложка дела должна быть оформлена строго по стандарту. На ней необходимо дополнительно указать количество листов согласно заверительному листу, уточнить заголовок и крайние даты дела, поместить архивный шифр дела. Шифр ставится в верхнем правом и левом нижнем углах обложки и состоит из номера архивного фонда, номер описи, номера дела по описи. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных Центральной комиссией (экспертной комиссией учреждения), согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения, государственной архивной службой и утвержденных ими, а также руководителем учреждения (до этого он проставляется карандашом). Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива.

Рис. 9.4. Образец оформления листа-заверителя дела.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные и подготовленные к сдаче в архив, вносятся в описи.

Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (оформленных дел), раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет, кроме того, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно- справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел.

Опись составляется в пределах структурного подразделения за один год. Она оформляется отдельно на дела постоянного и длительного сроков хранения и на дела по личному составу. Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если готовят дела за несколько лет, то сначала их располагают по годам, а в пределах года – по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически структурной. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в ней документов. При систематизации дел необходимо пользоваться номенклатурой дел.

По каждому делу в опись вносятся порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, в том числе аннотация, даты дела, количество листов, примечания. В описи дел со сроком хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа «срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки также включается в опись.

На предприятиях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Опись подписывается руководителем делопроизводственной службы, проставляются визы экспертной комиссии и архивной службы, после чего она утверждается руководителем учреждения (рис. 9.5.). Последняя часть описи – расписка службы делопроизводства в сдаче дел и расписка сотрудника архива в принятии дел.

Рис. 9.5. Образец оформления описи.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники службы ДОУ обязаны их устранить. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Дела принимает заведующий архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника службы ДОУ, сдающего дела. Сдача дел в архив проводится по графику, составляемому заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Передача дела производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив записи о передаваемом деле делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Сдача дел в архив оформляется актом в двух экземплярах. Экземпляр акта и два экземпляра описи дел передаются в архив. Один экземпляр акта и один экземпляр описи дел передаются в службу ДОУ.

Дела, не подлежащие сдаче в архив, подвергаются уничтожению. Акт об уничтожении документов (рис. 9.6.) рассматривается на заседании экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой дел, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводятся только одновременно с рассмотрением и утверждением описи дел постоянного хранения за тот же период. В акте не требуется перечислять заголовки всех дел, в него могут включатся обобщенные заголовки, например: Переписка отдела за … г., при этом необходимо указывать, сколько папок уничтожается. В конце делается запись: Итого: … дел за … год.

Рис. 9.6. Образец оформления акта об уничтожении документов.

Правильное формирование дел - залог успешной работы любой компании. Рекомендуем освоить порядок и правила формирования дел для того, чтобы всегда иметь быстрый доступ к документам.

В этой статье вы узнаете:

порядок формирования дел;
процесс формирования дел;
формирование номенклатуры дел.

Чтобы организовать правильный и быстрый доступ к организационным документам следует знать порядок оформления дел. Именно благодаря правильному оформлению можно избежать многих проблем. Рекомендуем ознакомиться с порядком и процессом формирования дел.

Порядок формирования дел

Порядок формирования дел состоит в следующем:

Формирование и хранение дел в организации может осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами одновременно. Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтерская, юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих подразделениях.

Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации.

Очень важно правильное формирование и оформление дел, ведь при проверке контролирующих органов данному вопросу уделяется немалое внимание. Особенно это касается государственных организаций, для которых соблюдение правил оформления является обязательным.

Процесс формирования дел

В процессе формирования дел организации следует уделить особое внимание составу документов, входящих в одно дело. Так, при малом документообороте допускается группирование документов за один календарный год. Исключением в данном случае считаются судебная документация, личные дела сотрудников, и прочие деловые бумаги, группирующиеся в период их созыва.

Также при минимальном документообороте можно группировать документацию за последние несколько лет в одно дело. В этом случае необходимо добавлять в дело соответствующие отметки и следить за сроками хранения. Чтобы избежать путаницы со сроками хранения документов, рекомендуется раздельно формировать дела из документов временных и постоянных сроков хранения. Возможна временная группировка документации с разными сроками в одно дело в том случае, когда они относятся к одному вопросу. После решения данного вопроса дело следует расформировать в самостоятельные дела.

При формировании дела включается только один экземпляр документа. В дело не включаются черновики, проекты и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Неправильно оформленные документы также не подлежат формированию в дело.

Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Также документы допустимо располагать в деле в хронологическом порядке или по порядковым номерам. Если оформление документов велось своевременно и по всем правилам, то порядковые номера будут расположены от более старых к более новым документам.

Формирование номенклатуры дел

Формирование номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры используются СДОУ при наличии подведомственной сети. В данном случае служба документации может конкретизировать типовой и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, что позволяет добиться единой методики в оформлении дел и классификации документов.

Использование типовой и примерной номенклатур позволяет значительно оптимизировать и сократить состав документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. Например, при поступлении в госархив документации от подчиненной и вышестоящей организаций, дублирование будет обнаружено при составлении их номенклатур дел. В этом случае в номенклатуре сделается отметка о том, документация какой организации будет принята на хранение.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и устанавливает рекомендуемый состав и индексацию дел в делах организаций, на которые она распространяется.

В качестве оказания методической помощи типовая и примерная номенклатуры могут быть разработаны Федеральным архивным агентством на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с экспертной комиссией конкретной компании, рассмотрены и согласованы в комиссией соответствующего архивного органа и утверждены руководством компании отраслевого, административно-территориального органа управления.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно - для организаций районного звена и ниже. Переутверждение примерной номенклатуры проводят раз в 10 лет.

Каждая организация должна разработать собственную номенклатуру независимо от наличия типовой или примерной номенклатур. Как правило, разработкой занимается СДОУ организации, а архив оказывает методическую помощь и осуществляет контроль над правильностью формирования дел.