Главная » Штрафы » Инструкция по согласованию документов в организации. Порядок согласования документов. при Верховном Суде Российской Федерации

Инструкция по согласованию документов в организации. Порядок согласования документов. при Верховном Суде Российской Федерации

Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может быть внешним (с подведомственными и неподведомственными органами) и внутренним (с различными подразделениями, службами и должностными лицами) (7).

Внешнее согласование может быть оформлено:

· грифом согласования;

· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа;

· листом согласования или справкой согласования.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа» может быть оформлен двумя способами.

1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования.

СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета финансов

Личная подпись И.С. Иванов

Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй - через 40 печатных знаков от него.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 40 Директор школы № 128

Личная подпись И.В. Иванов Личная подпись Б.Н. Прохоров

08.04.2007 09.04.2007

2) Для ускорения процесса согласования копии проекта документа могут рассылаться заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом (протоколом, решением и др.), а название, дата и номер документа, которым осуществляется согласование, включаются в гриф согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1-1,5 межстрочных интервала друг от друга.

Гриф согласования располагают на последнем листе первого экземпляра проекта документа и на копии отправляемого документа (например, письма) ниже реквизита «Подпись».

При большом числе инстанций допускается оформление отдельного листа согласования. Лист согласования оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке). Он должен иметь название ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ или СПРАВКА О СОГЛАСОВАНИИ. В нем приводятся все справочные сведения о согласуемом документе (наименование вида и автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту) (8).

На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования или справки о согласовании. Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.

Реквизит 24 «Визы согласования документа» используются для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.

Виза включает личную подпись, должность визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования.

Руководитель технического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе. В этом случае на нем указывается, к какому документу этот лист относится. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

При наличии компьютерной сети визирование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Отказываться от согласования (внешнего и внутреннего), а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний или дополнений лицо, визирующее документ, излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.

Замечания прилагаются

Начальник ОК

Личная подпись Н. П. Шаталова

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .

Гриф утверждения

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

утверждение документа руководителем;

утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание.

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами.

Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

В процессе согласования документа его текст корректируется и изменяется по замечаниям, уточнениям и дополнениям, вносимым специалистами в первоначальный вариант проекта документа.

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

ü Например:

ü СОГЛАСОВАНО

ü Директор Государственного

ü учреждения «Национальный

архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

ü СОГЛАСОВАНО

ü Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2008 № 13

ü СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета

по стандартизации, метрологии и

сертификации Республики Беларусь

03.10.2008 № 11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, котор

txt fb2 ePub html

Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству - и никакой экзамен вам не страшен!

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа - воспользуйтесь этой формой.

Реквизит № 26 «Печать» Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, к

. и делопроизводство — Как оформляется согласование документа ?
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования .
. и делопроизводство — Какой порядок проставления на документах .
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д.
Документоведение и делопроизводство — Какой порядок оформления .
Как оформляется согласование документа ?
Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа .
Шпаргалки по документоведению и делопроизводству
Как оформляется согласование документа ?
Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) — совокупность документов , в которых зафиксирова. подробнее ».
Документоведение и делопроизводство — Обработка исходящих документов
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на.
. и делопроизводство — Порядок прохождения внутренних документов
Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
В необходимых случаях проводится внешнее согласование .
. Какой порядок оформления приложений к документу ?
Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
. Какими способами оформляется утверждение документа ?
Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом.
. и делопроизводство — Назвать виды организационных документов .
Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
номер (10); — место составления или издания документа (12); — заголовок (17)1; — текст (19); — отметка о наличии приложения (20)2; — подпись (21); — гриф согласования (22) или.
. направления на исполнение и работы исполнителя с документами
— сбор и обработку информации; — подготовку проекта документа ; — оформление ; — согласование ; — представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений

Найдено похожих страниц:10

Гриф и виза согласования документа

Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.

Кто такие согласующие лица?

Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.

Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.

Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.

Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.

Как проводится согласование?

Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про электронное согласование документов доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.

Гриф или виза?

Согласование оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы ставятся в той же компании, в которой создается документ. Еще раз:

Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.

Как оформить гриф согласования?

Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:

Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое сопроводительное письмо с элементарным текстом:

Прошу согласовать проект…

Подписывает письмо генеральный директор.

Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:

Направляем вам согласованный проект …

На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).

Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:

Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области

Колесов И.Н. Колесов

Обязательные составные части реквизита:

слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
его личная подпись;
инициалы, фамилия;
дата согласования.

Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:

Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4

Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.

Как оформить визу согласования?

Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.

Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.

Начальник управления по персоналу

Дробышева А.В. Дробышева

Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:

Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6

Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется лист согласования.

Где располагаются виза и гриф?

Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.

Вариантов расположения виз согласования больше:

под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).

Всегда ли ставят «согласовано»?

Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:

«не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
«согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.

«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.

thebestsecretary.ru

Реквизит 23 — гриф согласования документа

Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. 1

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 3

Письмо ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 430

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа»

Схема расположения реквизита «Гриф согласования документа» приведена на рисунке 2.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4

Лист согласования может оформляться следующим образом: 5

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. 6

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. 7

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области. 8

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. 9

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 56.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.
3 Там же. – Пункт 3.23.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5-7 Там же.
8 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
9 Там же.

Дополнительная информация:

Согласование документов

При согласовании документа по результатам ознакомления с файлами документа согласующим лицом устанавливается одна из резолюций:

документ согласован
документ отклонен

Участник согласования документа может документировать свои замечания и предложения. Согласовывая документ юрист может внести необходимые изменения как в текст самого документа, так и оформить свои предложения отдельным документом.

Необходимые правки и комментарии по согласуемому документу могут быть внесены на вкладке Обсуждение карточки документа.

Если согласующим лицом документ был отклонен в связи с необходимостью его доработки, то после исправления замечаний документ может быть направлен на повторное согласование документа .

Повторное согласование документа

При нахождении ошибок при предыдущем согласовании в программе IT Audit после доработки документ может быть направлен на повторное согласование.

ознакомиться с предыдущими результатами согласования
посмотреть внесенные замечания и предложения согласующими лицами

Повторное согласование может производиться неограниченное количество раз. На повторное согласование документ может быть направлен в любой момент за исключением случаев, когда он уже находится на выполнении или в архиве. При необходимости повторное согласование может быть предусмотрено в справочнике Маршруты документов .

Маршрут согласования документа

Инициатор согласования может направить договор на согласование:

по заранее настроенному маршруту согласования документа
определенным сотрудникам

Может быть создано несколько собственных маршрутов согласования документов. При движении документа по маршруту инициатор согласования будет получать уведомления о результатах согласования документа. При создании маршрута согласования договора может быть указан:

контретный сотрудник (например, Петров Игорь Викторович)
роль, должность сотрудника (например, финансовый директор, начальник юридического отдела и т.д.)

На движение документа по маршруту может влиять сумма договора . Например, договоры до определенной суммы могут проходить процедуру согласования в упрощенном порядке.

Направление уведомлений участникам согласования документа

После подготовки документа согласующим лицам автоматически направляются уведомления о согласовании документа на электронную почту и в виде всплывающего сообщения в программе. После получения уведомления о направлении документа на согласование согласующее лицо открывает согласуемый документ и приступает к его согласованию.

История согласования документа

Информация о результатах согласования всеми согласующими лицами может быть представлена в отчете История визирования / согласования документа .

xn--b1aaebdmgx1aadcfovq.xn--p1ai

Как можно оформить согласование?

Ушанов Александр | руководитель административного подразделения Группы компаний

Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике

Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Образец визирования документа

2. Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации

Образец классического листа согласования

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4. Согласование в СЭД

Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Страховой стаж в псо Трудовой стаж – учитываемая при определении права на отдельные виды пенсий по государственному пенси txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему […]
Кавказ и переселение народов Отношения германцев с их южными соседями, римлянами, носили достаточно сложный характер. Нельзя их с txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря […]
Формы реагирования прокурора на выявленные нарушения законов Главный военный прокурор и подчиненные ему прокуроры обладают в пределах своей компетенции полномочи txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к […]
Характеристика субъектов права собственности Земельные правоотношения необходимо воспринимать не только в статике, но и в динамике Основанием воз txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и […]
Задачи с решением по налогам и сборам Упрощен система налогооблож орг-циями и индивид предпр-ми прим-ся наряду с иными режимами налогообло txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. […]
Понятие и виды криминалистической экспертизы Образцы необходимы для того, чтобы установить связь объектов, для сравнения с которыми их получают, txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. […]

Просмотров