Инструкция для работодателей: восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем. Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения

Иногда случаются такие непредвиденные ситуации, когда сотрудники отдела кадров выдают трудовую книжку работника на руки (под расписку либо в день увольнения), а работник ее теряет. Бывает, что сам работодатель в силу определенных причин, не зависящих от его воли, потерял некоторое количество трудовых книжек. В этой связи возникает объективный вопрос, что нужно делать, к кому обращаться за помощью, как оформить дубликат трудовой книжки после её утери, а также какие именно записи подлежат внесению в дубликат.

Законодательно закреплена обязанность лица, которое утратило трудовую книжку, сообщить об этом факте работодателю, у которого сотрудник был трудоустроен в последний раз. Сделать это нужно как можно быстрее, что позволит избежать лишней бумажной волокиты и временных затрат. Ведь бывший работодатель может отсутствовать на месте или, что еще больше усугубит ситуацию, ликвидирован либо реорганизован.

1. Общая информация о личности сотрудника (фамилия, имя, отчество сотрудника, день, месяц и год его рождения, полученное образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационных характеристик и т.д.).
2. Основная информация о профессиональном стаже сотрудника, накопленного им в течение жизни и до момента поступления к данному работодателю.
3. Информация о работе, свидетельствующая о функциональных обязанностях, а также различных награждениях и поощрениях за трудовую деятельность, которые были записаны на предыдущем рабочем месте.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что стаж трудовой деятельности учитывается комплексно без указания наименования организации, должностей и периодов. Иными словами, в дубликат по общим правилам вписывается общее количество рабочих лет, месяцев и дней.

Каждая вносимая в дубликат запись должна быть произведена на основании подтверждающих документов. К таким документам можно отнести следующие:

• трудовой договор}
• выписки из лицевого счета}
• грамоты}
• личное дело или карточка}
• ордена}
• соответствующие справки и т.д.

Чтобы доказать свою трудовую деятельность, работник должен предоставить работодателю или сотруднику отдела кадров оригиналы имеющихся документов о своем профессиональном стаже для снятия копий. После этого копии должны быть заверены в установленном порядке: на каждой странице с оттиском проставляется запись или штамп «Копия верна», подпись удостоверяющего с расшифровкой, печать и дата. При этом правом заверить их обладает как сам руководитель предприятия, так и начальник или уполномоченный сотрудник отдела кадров. Затем оригиналы возвращаются их владельцу.

В том случае, если предоставленные документы не полностью раскрывают сведения о рабочих моментах в прошлом, то в дубликате отражаются только имеющиеся данные.

Особенности оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Многие работники и работодатели не знают точно, надо ли писать заявление, чтобы сделать дубликат трудовой книжки при утере работником. Законодательством, регламентирующим порядок ведения, заполнения и учета движения трудовых книжек, в том числе содержание записей в дубликатах, установлено, что дубликат выдается работодателем в течение 15 дней с того дня, когда работник подал письменное заявление об утере трудового документа.

Таким образом, для получения дубликата взамен утерянной трудовой книжки, обязательно нужно написать соответствующее заявление и представить его в отдел кадров или непосредственно работодателю.

Помимо заявления, написанного работником, в отдел кадров предоставляются все документы, которые прямо или косвенно подтверждают его трудовую деятельность. На основании этих документов воспроизводятся все необходимые записи, а именно:

1. графа 1: ставится порядковый номер производимой записи}
2. графа 2: отражаются дата зачисления на работу, а также дата увольнения из организации}
3. графа 3: записываются наименование предприятия, в котором был трудоустроен работник, подразделение, а также вписывается должность, специальность, профессия и квалификационные характеристики} причина увольнения, а также возможный перевод работника в иное подразделение в рамках трудовой деятельности у одного и того же работодателя}
4. графа 4: вносятся наименование документа, являющегося правовым основанием для совершения каждой записи, его порядковый номер и дата составления.

Еще одной принципиальной особенностью при оформлении дубликата является то, что необходимо знать, пишется ли слово «дубликат» в новой трудовой книжке, если она утеряна, или нет. Правовыми нормами закреплено положение, в соответствии с которым в дубликате трудовой книжки, на титуле с правой стороны в верхнем углу, ставится отметка в виде надписи «Дубликат».

Трудовая книжка – это важный документ, за которым ведется строгое наблюдение и учет: выдавать на руки ее оригинал работодатель вправе только в день увольнения работника, что прописано в действующем законодательстве. Именно поэтому в книге учета движения данных документов необходимо сделать соответствующую пометку о том, что взамен оригинала выдан его дубликат.

Субъект, осуществляющий выдачу дубликата трудовой книжки

У лица, потерявшего трудовую книжку, может возникнуть мысль о том, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Это самый простой момент, который прямо прописан в законодательстве, в частности в части 32 Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках». На основании данной правовой нормы, работодатель в последнем рабочем месте человека, утратившего документ, должен выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем срок, в течение которого должна быть произведена выдача, составляет максимум 15 дней.

Более сложный процесс выдачи дубликата связан с ситуацией, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих сотрудников. В этом случае создается специальная комиссия, в которую включаются представители разных работодателей, у которых были трудоустроены работники, члены профессиональных союзов, а также иные заинтересованные субъекты. По результатам совещания комиссии выясняются все необходимые сведения, которые имеют непосредственное отношение к сути вопроса, и составляется акт. На основании этого акта работодатель выдает дубликаты трудовых книжек работникам.

Таким образом, в любом случае, выдача дубликата трудовой книжки при утере осуществляется работодателем только после того, как в него внесены все необходимые записи. Причем независимо от своего личного желания работодатель должен оказать возможное содействие лицу, утратившему трудовой документ.

Трудовая книжка – это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря, на планы по ее отмене, данный документ продолжает использоваться в обязательном порядке. Однако на практике возникают ситуации, когда трудовая книжка приходит в негодность или может быть утрачена. В этом случае оформляется дубликат. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, - читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в ситуациях, когда дальнейшее использование действующего документа уже не представляется возможным. Это происходит в случае:

• утраты трудовой книжки;
• порчи документа. Например, документ может быть порван, испачкан или же страницы документа могут обгореть.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Скачайте документы по теме:

Таким образом, в том случае, если документ утерян или пришел в негодность и по нему уже невозможно или проблематично определить период работы сотрудника, оформляется дубликат.

Отметим, что трудовое законодательство содержит еще одно основание для оформления дубликата. Происходит это в ситуации, когда в документе имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, но эта запись была признана недействительной. В этом случае сотрудник также вправе написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки, а работодатель, в свою очередь, обязан такой документ оформить.

Нормативные акты

Оформление и заполнение дубликата трудовой книжки регулируется двум нормативными актами:

• Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Отметим, что данные документы регулируют как порядок заполнения самих трудовых книжек, так и правила оформления дубликата. Образец оформления дубликата трудовой книжки мы приведем ниже.

Итак, для оформления дубликата необходимо наличие факта о невозможности дальнейшего использования трудовой книжки , а также заявления работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Как правило, большинство вопросов возникает в ситуации, когда происходит восстановление трудовой книжки при утере работником. Образец оформления дубликата приведен ниже. Объясняется это тем, что работнику в этом случае потребуется собрать документы, подтверждающие его прежний трудовой стаж.

Отметим, что организации хранят трудовые книжки как документы строгой отчетности, в сейфе, поэтому случаи утраты и порчи этих документов происходят крайне редко. Между тем, работники, в период перерыва между работами получают трудовую книжку на руки и хранят документ дома. В результате неаккуратного хранения ситуации, когда трудовая книжка утеряна, не так уж редки. В этой связи предусмотрен специальный порядок действия для восстановления сведений о трудовом стаже и оформлении дубликата документа.

Для того, чтобы оформить дубликат, надо предпринять ряд действий, который состоит из нескольких шагов. Оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы сотрудника.

Сотрудник должен самостоятельно собрать документы, подтверждающие его трудовой стаж. Так, периоды работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Если у сотрудника возникли проблемы с оформлением этих документов, работодатель должен оказать ему содействие. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Здесь отметим, что работодатель не должен собирать документы за работника. Но он может рассказать сотруднику порядок действий, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать. Также кадровик может помочь составить официальный запрос бывшим работодателям.

Сотрудник должен написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Образец этого документа приведен ниже. К заявлению надо приложить документы с прежних мест работы, подтверждающие трудовой стаж сотрудника.

Работодатель на основании заявления и представленных документов, оформляет дубликат трудовой книжки. Отметим, что при оформлении документа, организация должна руководствоваться представленной сотрудником подтвержденной информацией.

Работник не смог собрать нужные данные.

Если те документы, которые предъявил сотрудник, не содержат полных сведений о трудовой деятельности или же работник вообще не смог собрать нужные данные, то в дубликат надо внести только ту информацию, которая подтверждена надлежаще оформленными документами. Это установлено пунктом 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Образец дубликата трудовой книжки

Итак, получив подтверждающие документы от работника и заявление, кадровику необходимо правильно оформить дубликат трудовой книжки. Для помощи в практической работе приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Начнем с того, как правильно оформить дубликат трудовой книжки (образец). В первую очередь отметим, что для оформления дубликата необходимо взять чистый бланк трудовой книжки. Специальных бланков – дубликатов не предусмотрено.

Начнем с оформления титульного листа. Для того, чтобы обозначить, что происходит оформление именно дубликата, на титульном листе в правом верхнем углу надо написать слово «Дублика т». Далее происходит заполнение титульного листа по общим правилам. Но здесь надо обратить внимание на следующие нюансы.

Данные о работнике, которые вносятся в документ должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.

Кадровик на титульном листе проставляет свою подпись и текущую фактическую дату заполнения дубликата трудовой книжки.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

После оформления титульного листа необходимо внести информацию о стаже работника. Для этого существуют специальные правила. Так, в разделе «Сведения о работе » (это графа 3) надо вписать суммарный стаж работы сотрудника, который он имел до поступления в вашу организацию. Иными словами, надо просто указать общее количество лет, месяцев и дней работы. Здесь уточнять в какой именно организации был получен этот стаж не надо.

Следующий этап – это уже уточнение стажа и разбивка периодов работы по конкретным организациям. На этом этапе надо стаж разбить по отдельным периодам работы. Эта информация вносится на основе представленных сотрудником документов.

Порядок внесения этой информации следующий:

• в графе 2 надо указать дату приема на работу;
• в графе 3 отразить наименование организации- работодателя, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.

В графе 4 после каждой записи надо указать наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы получить трудовую книжку, работник должен обратиться в организацию с соответствующим заявлением. Специальная форма такого документа отсутствует. Работник составляет заявление в произвольной форме. В заявлении следует отразить причину, по которой работник просит оформить дубликат. Например, в качестве причины может быть указана утеря трудовой книжки.

В заявлении надо проставить дату и подпись. Также в заявлении могут быть перечислены документы, которые к нему прилагаются.

Трудовое законодательство не предусматривает оформление специального приказа на выдачу трудовой книжки. Отметим, что по общему правилу, никакой приказ не оформляется и при выдаче трудовой книжки сотруднику, который впервые устраивается на работу.

Между тем, если правилами организации предусмотрено составление такого приказа, этот документ может быть подготовлен.

Вместе с тем для оформления дубликата кадровому сотруднику надо получить новый бланк трудовой книжки. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию заявку о выдаче такого бланка.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку. Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб. На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере. В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов. Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации. Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме. А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации. Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

• информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов}
• информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии. Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника. То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции. Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным. Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

Итак, дубликат трудовой книжки выдается:

Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

По вине самого работника;

утрачена по вине работодателя или в результате обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение, массовые беспорядки и т. д.);

она пришла в негодность и не может быть использована дальше;

в книжку внесены записи или переводе, признанные недействительными;

признаны недействительными записи о привлечении работника к уголовной ответственности.

Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.

Кто его выдает?

Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.

Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2 . В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.

Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.

Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.

Если сотрудник еще не уволился

Однако из этого порядка есть одно исключение.

В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.

Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.

Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.

Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.

В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.

Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.

Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.

Как выписать?

Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней .

Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.

Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.

Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.

Исключениями являются следующие случаи :

• если трудовая утрачена работодателем;
• если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
• если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.

В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.

Оформление

Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал.

Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.

В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.

Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов :

1. При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном трудовом стаже на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
2. В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
3. Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.

Пример оформления дубликата трудовой книжки :

Что делать при массовой утрате?

В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.

Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.

Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.

После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.

В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.

Заключение

Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.

Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:

Трудовые книжки и их бланки – это документы строгой отчётности . Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.

Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.

Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.

Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.

Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.

Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Сотрудники обращаются к работодателю с просьбой выдать дубликат трудовой книжки. Многие путают его с копией трудовой. Поэтому просят побыстрее подготовить дубликат, например на следующий день. Как объяснить работнику, что такое дубликат. Как его правильно оформить и в какой срок, расскажем в статье.

В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки

Дубликат подтверждает трудовую деятельность и трудовой стаж работника, как и трудовая книжка. В этом главное отличие дубликата от копии трудовой книжки.У копии нет статуса официального документа. Без оригинала книжки даже заверенная копия не подтверждает периоды работы.

В дубликат трудовой книжки вносят только те сведения, которые отражены в представленных документах. Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить информацию, не подтвержденную документами.

Дубликат трудовой книжки оформляют в случаях, когда:

• оригинал испорчен, порван, обгорел, утерян, уничтожен;
• произошла массовая утрата трудовых книжек;
• внесли запись об увольнении или переводе на другую работу, которую впоследствии признали недействительной.

В последнем случае в дубликат из трудовой книжки переносят все записи, кроме той, которую признали недействительной. Но в нем не будет печатей бывших работодателей и подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.

Кто вправе выдать дубликат

Оформить дубликат трудовой книжки обязаны по последнему месту работы. Как правило, это тот работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку.

Если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, помогите ему получить документы, которые подтвердят стаж работы. Форму, в которой работодатель должен оказать помощь, закон не определяет. Можно самостоятельно собрать информацию о трудовом стаже работника или помочь написать письма-запросы. По ним сотрудник получит два вида документов: подтверждающие трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица и подтверждающие страховой стаж после такой регистрации.

Если вы не последний работодатель, то имеете право отказать в оформлении дубликата

Предпоследний работодатель не обязан оформлять сотруднику дубликат трудовой книжки, даже в случае ликвидации последнего работодателя. На них такую обязанность не возлагают, и отказ в оформлении дубликата трудовой книжки будет правомерен. Однако работодатель может не знать о последнем месте работы сотрудника. В этом случае он оформляет дубликат трудовой книжки, восстановив трудовую биографию работника до момента увольнения от этого работодателя.

Если сотрудник поступит на другую работу, он обращается к работодателю с письменным заявлением оформить новую трудовую книжку, указав причину ее отсутствия. Можно попросить нового работодателя внести записи о пропущенном периоде трудовой деятельности. Основанием послужат документы, подтверждающие работу у бывших работодателей. В том числе у работодателя, прекратившего деятельность. Чтобы получить необходимые документы о работе в ликвидированной организации, рекомендуйте сотруднику обратиться в архив.

Какие документы подтвердят стаж работы

Записи в дубликат вносите на основании документов, которые подтверждают работу или стаж сотрудника:

• трудовых договоров с предыдущими работодателями;
• копий приказов или выписок из них, заверенных надлежащим образом;
• справок, подтверждающих факт и длительность трудовых отношений с предыдущими работодателями, архивных справок;
• решений суда об установлении трудового стажа.

Если необходимо подтвердить факт и стаж работы в ликвидированной компании, направляйте запрос в архив. При наличии сведений выдадут архивную справку.

Если нужной информации в архиве нет, посоветуйте работнику обратиться в суд. Сотрудник может подать заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение. Например, подтвердить время работы в определенной организации. Перед обращением в суд или архив выясните, действительно ли организация ликвидирована, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации. В этом случае вопросы нужно решать с правопреемником юридического лица.

Обратите внимание. Проверьте, чтобы все документы, подлинники или копии имели оригинальные подписи и печати работодателя, который их предоставил.

Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы у других работодателей, верните сотруднику, после того как снимите и заверите копии. Надпись, которой заверяется копия, должна содержать реквизиты, установленные пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В них входят:

• надпись «Верно»;
• должность;
• личная подпись;
• расшифровка подписи лица;
• заверившего копию (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

Как оформляют дубликат

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки, если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением. Проверьте, чтобы сотрудник указал причину обращения. Если трудовая книжка испорчена, попросите приложить ее к заявлению и сделать об этом отметку в тексте заявления.

Если сотрудник оформил в двух экземплярах заявление о выдаче дубликата, на втором поставьте отметку о получении. Обязательно укажите дату. Это поможет избежать спора о сроке выдачи дубликата.

Изготовьте и выдайте дубликат трудовой книжки в течение 15 дней с даты обращения. Если оформляете дубликат взамен утерянной или утраченной трудовой книжки работающему сотруднику, документ выдайте на руки при увольнении.

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставьте запись «Дубликат». На ней же укажите сведения о работнике.

В дубликат трудовой книжки внесите сведения об общем или непрерывном стаже работы до поступления к работодателю. Его подтверждают документами. Сведения о работе и награждении по последнему месту работы тоже впишите в дубликат.

Если работник до поступления в организацию уже работал, то, заполняя раздел «Сведения о работе», сначала в графу 3 внесите запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы. Напишите общее количество лет, месяцев, дней работы. Когда вносите стаж, не указывайте названия компаний, занимаемые должности, периоды работы у бывших работодателей. После этого общий или непрерывный трудовой стаж работы, который подтвержден документами, записывайте по отдельным периодам работы.

Обратите внимание. После оформления дубликата трудовой книжки внесите сведения о нем в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В графу 2 впишите дату приема на работу; в графу 3 – наименование организации, где работал сотрудник, структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации. Если работника переводили на другую постоянную работу в той же организации, то сделайте об этом запись. Затем в графе 2 укажите дату увольнения, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесли записи в дубликат.

Какие особенности учесть в дубликате трудовой книжки

В зависимости от причины, по которой работнику требуется дубликат, его оформление имеет особенности. Если трудовая книжка обгорела или порвалась, записи в дубликат просто переписывают из трудовой книжки.

Если запись об увольнении или переводе признали недействительной, из трудовой книжки в дубликат после заполнения титульного листа переносят все сведения. Исключение составляет запись, которую признали недействительной.

В случае массовой утраты трудовых книжек при чрезвычайной ситуации дубликаты оформляют на основании акта комиссии. Ее создает орган исполнительной власти субъекта РФ с участием работодателей и иных заинтересованных лиц и организаций. Стаж у данного работодателя подтверждают справкой, профсоюзным билетом, показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Нормативная база

Важные выводы:

1. Если трудовая книжка работника утрачена или испорчена, то по письменному заявлению сотрудника оформляют дубликат.
2. Дубликат выдают по последнему месту работы в течение 15 дней с даты обращения работника.
3. В стаж работы включают периоды работы, которые подтверждают официальные документы.