Информационно справочная документация. правила составления и оформления. Московский государственный университет печати Оформление информационно справочной документации

Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ 1. Введение. Краткая истерическая справкаПримеры проведения первых дезинформационных мероприятий мы можем найти уже в произведениях древнегреческого поэта Гомера. Описанная им в «Одиссее» спецоперация

Основные справочные файлы Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если

Приложение 1 Справочные материалы Ваше финансовое положение 1. Как Вы оцениваете свои доходы? Отличные Очень хорошие Хорошие Удовлетворительные Достаточные Плохие Очень плохие2. Как Вы оцениваете свое имущество? Отлично Очень

Справочные материалы The new college Latin and English Dictionary by John C. Traupman - Bantam Books, 1996, ISBN 0-553-57301-2 Microsoft Encarta Encyclopedia 2002 Encyclopedia Britannica 2001, CD Standard Edition История общественно-политических партий и движений в России. / ред. А.В.Хорунжий - Система государственных образовательных порталов,

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем Проблематика построения корпоративных информационно-управляющих систем (КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли

Информационно-аналитические системы Назначением систем данного класса является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа. В состав информационно-аналитической системы

Справочные материалы

Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки Маловероятно, что вам в одиночку удастся провести успешную кампанию краудфандинга, а затем реализовать профинансированный проект. Нужна команда, каждый член которой способен помочь своими специфическими

Справочные руководства по ролям в ТАМ Как только все роли были упорядочены, лидеры организации начали разрабатывать систему оценки показателей для менеджеров каждого уровня.Отдел персонала разработал, выпустил и вручил каждому из них карманное руководство по ролям для

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Виды

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

письма;
докладные (служебные) и объяснительные записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.

Составление и оформление

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, приня­тым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

— письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

— письма, не требующие ответа (письмо-извещение, пись­мо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи опре­деленные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некото­рых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка — документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссия­ми, как постоянно действующими, так и назначенными при­казом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию — руководителем или заместителями руководителя.

В результате изучения данной главы студент должен:

– знать виды справочно-информационной документации, необходимой для осуществления управленческой деятельности в организации;

состав обязательных и дополнительных реквизитов справочно-информационных документов и особенности их оформления;

• – уметь разрабатывать бланки справочно-информационных документов, составлять тексты справочно-информационных документов;
• – владеть навыками подготовки документов справочно-информационного характера, разработки текстов справочно-информационных документов организаций с применением методов унификации.

Служебные документы, обеспечивающие информационный обмен между структурными подразделениями и организациями

Деятельность любой организации сопряжена с подготовкой и обработкой большого количества служебных документов. Правильное документирование должно точно фиксировать все процессы в организации. Документы должны передвигаться в организации с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени персонала. Хранение документов должно осуществляться таким образом, чтобы любая справка или служебная записка могли быть подготовлены в кратчайшие сроки.

Рационально организованная работа с документами начинается с четкого определения их видов и разновидностей, в которых отражаются управленческие функции.

Служебный документ – документ, создаваемый или используемый в деятельности организации и носящий официальный характер.

Дадим характеристику некоторых видов документов справочно-информационного характера, присущих управленческой деятельности, так как именно эти документы выполняют служебную функцию по отношению к организационным и распорядительным документам. Эти документы не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительная документация, не содержат каких-либо поручений, но только сообщают сведения, побуждающие к принятию управленческих решений.

Другой особенностью документов справочно-информационного характера является процесс их движения – не сверху вниз, а наоборот, снизу вверх по иерархии управления: от работника к руководителю подразделения, от заместителя руководителя к руководителю и т.д.

Справка – документ, содержащий описание или констатацию каких- либо фактов. Например, справки содержат данные о количестве произведенной продукции или объеме оказанных услуг на определенную дату, о штатной численности, о заработной плате и т.д.

Справки подразделяют на внешние и внутренние, в зависимости от того, куда буду представлены.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние на листе бумаги с применением всех необходимых реквизитов. Для оформления справок может использоваться формат бумаги А4 или А5.

В справках используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "отдел осуществляет функции...", "в состав объединения входят..." и т.п.

Основные реквизиты справки:

• – наименование организации или структурного подразделения (для внутренней справки);
• – название вида документа;
• – дата документа;
• – регистрационный номер;
• – заголовок к тексту (кроме справок формата А5);
• – адресат;
• – подпись;
• – отметка о приложениях (при их наличии).

Текст справки может состоять из двух частей: вводной, содержащей основание для ее составления, и основной, где приводятся конкретные сведения по сути вопроса. Если справка содержит систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы, или в виде трафаретного текста с постоянной информацией и специально отведенным местом для переменной информации.

Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию, подписываются исполнителем. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Сводка – документ справочного характера, в котором сконцентрирована информация из различных источников по заранее установленным показателям, связанным одной темой. Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка.

Докладная записка – документ, который составляется при необходимости отразить мнение должностного лица или организации но конкретному вопросу (событию) на определенную дату с выводами и предложениями, а также при обобщении различных сведений о результатах командировок, обследований и т.п. Как правило, докладные записки представляются должностному лицу для принятия определенного решения. Так, докладная записка начальника структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки служит основанием для издания приказа о командировании сотрудника.

Обратите внимание!

В Трудовом кодексе РФ в ч. 2 и 3 ст. 72.2 перечислены докладные записки, которые фиксируют определенные события или предупреждают о наступлении таких событий, например, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) (далее – Перечень архивных управленческих документов) указано несколько разновидностей докладных записок, например:

• – ст. 774 О нарушении правил внутреннего распорядка;
• – ст. 587 О трудовой дисциплине;
• – ст. 636 О сокращении рабочего дня;
• – ст. 573 Об организации труда;
• – ст. 585 Об учете рабочего времени;
• – ст. 610 Об условиях труда.

Докладные записки бывают двух видов: внешние и внутренние. Внешняя докладная записка оформляется для предоставления в вышестоящую организацию, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние – на чистом листе бумаги, можно рукописно, но с применением основных реквизитов, характерных для общего бланка. Внутренняя докладная записка создается для повышения эффективности деятельности организации.

Основные реквизиты докладной записки:

наименование организации (наименование структурного подразделения – для внутренней докладной записки);

• – дата и номер документа;
• – место составления (обязательно для внешней докладной записки);
• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – подпись;
• – адресат;
• – резолюция.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) проставляется прописными буквами ниже наименования структурного подразделения.

Датой документа является дата подписания докладной записки. Дата проставляется цифровым (19.09.2014) или словесно-цифровым способом (19 сентября 2014 г.).

В случае, когда докладная записка содержит упоминание о приложении, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров:

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего докладную записку, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей, в которых будут отражены:

• – факты, события, причины, ставшие основанием для ее написания;
• – анализ сложившейся ситуации, варианты развития событий (эта часть может отсутствовать);
• – выводы с предложениями конкретных действий, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять руководителю.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации, внутренняя – составителем.

Для оформления всех докладных записок используют, как правило, угловое расположение реквизитов.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

• – записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его; чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации; подписываются такие объяснительные записки руководителями организации;
• – записки, составляемые отдельными работниками или структурными подразделениями для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

• – в первой части указываются факты, послужившие поводом к ее составлению;
• – во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Таким образом, текст объяснительной записки формируется по схеме причинно-следственной связи.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка такого типа может быть составлена от руки на чистом листе бумаги формата А4.

Основные реквизиты объяснительной записки:

• – наименование структурного подразделения;
• – наименование вида документа;
• – дата составления;
• – номер (если автор – руководитель структурного подразделения);
• – заголовок к тексту (если текст документа более одной фразы);
• – текст;
• – подпись составителя – автора документа;
• – адресат;
• – резолюция.

Служебная записка – это письменное сообщение для использования внутри организации.

По некоторым исследовательским данным 80% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. В крупных организациях внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации развиваются, штатная численность растет, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают всем подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного структурного подразделения в другое, поддерживают связь между филиалами. Такие документы могут быть подшиты в архив для обращения к ним при необходимости.

Из практического опыта

В связи с тем, что служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, может показаться, что легче просто переговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

• – служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ;
• – служебная записка удобна для передачи сложной информации в случаях, когда устное сообщение содержит много специфических деталей, его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание;
• – служебные записки могут быть доступны сразу нескольким адресатам одновременно. Если автор хочет передать сообщение нескольким работникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

При подготовке служебной записки необходимо помнить, какое значение она может иметь как для организации в целом, так и лично для работника. Автор документа производит впечатление не только на тех сослуживцев, с кем он непосредственно общается; определенное впечатление об авторе документа создается у всех, кто читает его служебные записки. Можно воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения об авторе. Иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию всей организации, однако не может быть поводом для отказа от применения служебных записок.

Служебную записку, как и любой другой служебный документ, необходимо начинать с ее планирования, независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка. Прежде всего, определить цели, затем проанализировать предполагаемую аудиторию (кому пишется служебная записка) и, наконец, выбрать основные идеи, подумав, что конкретно автор хочет донести до адресата.

Служебная записка как документ появилась для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при се подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно работники, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при подготовке служебных записок следует руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем. В служебных записках, как и в письмах, информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке.

Стандартными целями подготовки служебных записок являются:

• – запрос информации;
• – выдача инструкций;
• – сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• – объявление (извещение).

Служебная записка с запросом информации – это часть внутренней документации любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос работнику требуются часы работы, в других случаях работник может написать ответ прямо на подлиннике и вернуть отправителю. Этапы подготовки служебной записки с запросом информации включают:

• – обозначение основной мысли – запрос;
• – изложение необходимых деталей;
• – напоминание адресату основной мысли и предоставление уточняющей информации.

Эффективность служебной записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче с помощью служебной записки инструкций автор должен попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого адресата не осталось без ответа.

Сопроводительная служебная записка представляет собой более развернутое сообщение. При этом автор может выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его адресату, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещение персонала, встречи или изменения в деловой политике организации. Служебные записки-извещения могут распространяться по всей организации или предназначаться только для конкретного круга лиц, иногда их вывешивают для всеобщего ознакомления на доске объявлений организации.

Формат служебной записки предназначен для ускорения и упрощения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

• – наименование автора;
• – название вида документа;
• – дату;
• – номер документа;
• – адресат;
• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – подпись.

Используя этот формат, организация обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем сократит время на подготовку и обработку данного документа. Например, служебная записка о графике отпусков позволит организовать бесперебойную работу всех структурных подразделений в течение календарного года и оформить в короткие сроки график отпусков в соответствии со всеми требованиями, установленными для данного вида документов.

Служебные записки могут быть разными по объему: краткие не превышают нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать номер страницы, так же как и все многостраничные служебные документы.

Для регистрации докладных, служебных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например журналы регистрации докладных, служебных и объяснительных записок.

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Отличительной особенностью такой регистрации является запись сведений о документах в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

К служебным запискам в некоторой степени можно отнести такой вид служебной переписки как записки и сообщения по электронной почте. Конечно, электронная почта широко используется и во внешней коммуникации, однако служебные записки в электронной форме чаще применяются для внутрифирменной коммуникации.

Большинство организаций старается поддерживать свой собственный стиль и формат таких документов, так как не все организации используют одинаковое программное обеспечение. Однако существуют некоторые общие правила внутрифирменной электронной коммуникации.

Электронная служебная записка должна содержать:

• – краткий заголовок поднимаемого в записке вопроса, что позволяет адресату сразу понять смысл документа. В современном обществе любой человек просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них;
• – электронные записки должны быть краткими; в них можно опускать официальные обращения-приветствия (например, "Уважаемый..."), обязательные для деловых писем;
• – некоторым авторам нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что автор отправил окончательный вариант документа, а не более ранний черновик. Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи;
• – если содержание записки считается конфиденциальным, необходимо сделать об этом отметку в заголовке записки или сообщения по электронной почте. Для обеспечения конфиденциальности получаемой электронной почты необходима система входных номеров и паролей (login) для ограничения доступа к личному почтовому ящику.

В случае если автор электронной служебной записки предполагает получить ответ от своего корреспондента, необходимо в электронном сообщении установить конкретный срок, достаточный для подготовки ответа, объяснив причину. Пример: "В целях успешной подготовки рабочего совещания, пожалуйста, подтвердите свое участие до четверга 24 июля". Следует избегать неопределенных значений типа "...в нужное время...". Получатели будут интерпретировать это, как подтверждение низкого приоритета сообщения и не будут отвечать на него. Заголовок с отметкой "СРОЧНО" остается эффективным до того момента, пока не начинает использоваться слишком часто.

Особенностью электронных служебных записок является то, что ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будут приходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможности автоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения, однако, возможно, автору придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа.

Обзор – краткое сообщение, содержащее информацию для сторонних или подведомственных организаций о работе в той или иной области или о деятельности организации за определенный период времени.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания (плана, поручений руководства, должностных обязанностей и т.п.), а также о проведении конкретных мероприятий. Основные принципы составления письменных отчетов едины. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, "объем продаж за последний месяц"). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому работники, оформляющие их, часто используют отчет в форме служебной записки. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят от его цели. Отчет редко предназначен только для записи информации, обычно он должен информировать или объяснять, рекомендовать, мотивировать, убеждать, усиливать предшествующее обсуждение или сообщение, инструктировать.

Отчет может иметь несколько целей, которые являются желаемыми результатами; все они должны быть ясны и иметь приоритеты. Они помогают точнее выбрать объем, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.

Все отчеты можно условно разбить на три группы:

• – информационные отчеты (представляют данные без какого-либо их пояснения и используются постоянно);
• – аналитические отчеты (содержат анализ ситуации, например, описание явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых те или иные показатели выше, а также причин);
• – информационно-аналитические отчеты (в таких отчетах не только представлены данные и разъяснена их суть, но также проведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации). Информационно-аналитические отчеты являются наиболее сложными, так как, по сути, они содержат в себе два других типа отчетов.

Отчеты в форме служебной записки применяют для обмена информацией внутри организации. Документ должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функции отчета в форме служебной записки и служебной записки очень близки. К числу документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебной записки, относятся промежуточные, пояснительные, периодические отчеты, которые необходимы для успешного функционирования организации.

Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный отчет может быть либо разовым, либо входить в комплект отчетов. Если предполагается написание нескольких промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всех, чтобы отчеты было удобно обрабатывать. Промежуточные отчеты (ежедневные, еженедельные или ежемесячные) обычно направляются вышестоящему руководству. Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет.

Пояснительный отчет применяется, когда необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо, например, изменение правил выполнения процедуры, причины изменения бюджета и т.п. Большинство организаций широко используют короткие, функционального типа отчеты, например, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции или услуг. Наиболее часто используемые виды коротких отчетов – это информационные отчеты, представляемые работниками на регулярной основе. Например, в конце каждой недели все страховые агенты, как правило, должны представить руководителю отчет о контактах с клиентами. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто, многие организации разрабатывают для этой цели унифицированный бланк, который нужно заполнить. С точки зрения организации использование бланка гарантирует, что представляемая информация будет единообразной, и, следовательно, удобной для обработки. С точки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что в бланке четко указано, какую информацию нужно представить.

Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей. Они могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе). Стили подачи информации отличаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете. Отчеты, над которыми работала группа авторов, отличаются по стилю от индивидуально подготовленных и могут содержать разделы, написанные разными авторами.

Структура отчета всегда логична. Используют три способа расположения введения, основной части и выводов (см. табл. 7.1).

Таблица 7.1

Способы последовательности изложения материала в отчете

Как по расположению, так и по степени важности, основная часть отчета должна занимать центральное положение в нем. Объем основной части может составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста распределяют между введением и заключением. Периодически необходимо подводить итоги, делать выводы, например, в конце каждого важного раздела. При написании отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые автор использовал в процессе исследования. В официальных отчетах ссылка на источник обязательно располагается в сносках, помещенных либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте.

Во введении, как правило, разъясняется важность темы, которой посвящен отчет, может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Здесь же помещают параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета.

В разделе "Заключение" проводится обобщение сказанного в основной части отчета и подведение итогов. В этом разделе уделяют внимание наиболее важной информации, и делаются необходимые акценты.

При наличии приложения к отчету, оно имеет титульный лист, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография в отчете представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались отрывки из них в отчете или нет. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на которой упоминалось то или иное понятие. Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Содержание является обязательной частью любого отчета. В нем перечислены все разделы, входящие в отчет (например, список таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти. В аннотации дается изложение содержания отчета в краткой форме, в объеме обычно одной страницы.

Перечень – систематизированный список документов, объектов, предметов, составляемый в случае распространения определенных норм или требований па этих лиц или предметы .

Перечень оформляется на общем бланке; его форма, как правило, табличная. В ряде случаев его составляют и не в табличной форме (тогда он состоит из разделов).

Перечни подписывают составившие их должностные лица. Конкретные разновидности перечней могут требовать проставления грифа утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он нс подлежит утверждению, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются:

• – наименование организации;
• – наименование вида документа;
• – дата и номер документа;
• – место составления;
• – заголовок к тексту;
• – подпись.

Подготовка перечня начинается с разработки классификатора, который представляет собой систематизацию обособленных вопросов деятельности всех структурных подразделений организации. Разделы классификатора могут содержать названия структурных подразделений организации, либо основные направления работы и функции при отсутствии четко выраженной структуры (например, в малых организациях с количеством штатных единиц до десяти человек). Внутри разделов вопросы систематизируются по степени их значимости, трудоемкости и взаимосвязи. Обязательным элементом такого классификатора должны являться комплексы документов, необходимых и достаточных для документирования работы по каждому вопросу. Такой классификатор позволит, в дальнейшем, провести унификацию документов и руководству организации осуществлять контроль по реализации функций, выполняемых в каждом из подразделений.

Список – документ, составляемый для регистрации предметов и лиц в определенном порядке или для информирования. Списки оформляются по единым правилам с перечнями.

Стенограмма – дословная запись всех выступлений. Стенограммы используют при записи официальных встреч, конференций, заседаний коллегиальных органов управления. Стенограмма обязательно содержит дату проведения заседания, место проведения, состав присутствующих, текст и может являться официальным приложением к протоколу заседания.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую группу в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается принимающей стороной). Телефонограммы применяют для оперативной передачи информации служебного характера, составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Рассмотрим макет телефонограммы.

Обязательные реквизиты телефонограммы:

• – наименование организации;
• – вид документа;
• – дата;
• – исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы (при наличии);
• – адресат;
• – текст;
• – подпись лица, принявшего телефонограмму;
• – входящий регистрационный номер;
• – отметки о времени передачи и приема с указанием должностей, фамилий, инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия специальных бланков для телефонограмм применяют листы формата А5. Текст телефонограммы не должен содержать более пятидесяти слов. Пример:

Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список организаций, структурных подразделений и номеров телефонов.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Заявление оформляется, как правило, по кадровым вопросам (прием на работу, предоставление отпуска, увольнение и т.п.) и адресуется руководителю организации или его заместителю; оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами заявления являются:

• – наименование подразделения;
• – название вида документа;
• – дата;
• – текст;
• – адресат;
• – подпись (включает наименование должности, роспись и расшифровку подписи заявителя);
• – визы согласования.

Текст заявления всегда начинается с обращения "Прошу...". Заявление подписывает автор документа. Пример:

Без виз согласования данный документ не будет иметь юридической силы.

Акт – документ коллегиального характера, в котором, в отличие от протокола, подтверждается определенный факт или событие, что фиксируется в документе группой лиц, принимавших участие в актировании. Акты составляют по результатам проверок, ревизий, при приеме-передаче дел, сдаче-приеме материальных ценностей, проведении испытаний (технологий, систем) или обследований (условий труда, состояния техники безопасности), приемке законченных объектов, ликвидации организации и т.д.

Акты оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа (АКТ), если в организации предусмотрена унифицированная форма такого документа с трафаретным текстом .

Основные реквизиты акта:

• – наименование вида документа (акт);
• – место составления;
• – дата;
• – номер документа;
• – заголовок к тексту;
• – подписи;
• – гриф утверждения.

Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события, а заголовок к тексту акта в краткой форме отражает содержание актируемого события или факта.

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и констатирующей (основной). Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова "Основание" указывается распорядительный документ или устное предписание. После слова "Составлен" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Ели акт готовился комиссией, то первой указывается фамилия председателя, а фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова "Присутствовали" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части указываются цели и задачи составления акта, характер проделанной работы, установленные факты и выводы с заключением. В конце текста акта перед реквизитом "подписи" необходимо указать сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Пример:

Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон, если другое не определено соответствующими нормативными документами.

Образец акта представлен ниже:

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении; при оформлении подписи должности не указываются, но фиксируется распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, присутствовали). При наличии особых мнений у составителей акта или присутствовавших их следует излагать ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе.

Заключение – документ, содержащий мнение организации, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу или документу. Пишется по проектам положений, инструкций, постановлений и других документов, таких как отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части следует изложить конкретные замечания по рассматриваемому вопросу или документу. Вторая часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение должно быть оформлено на общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги формата А4, если заключение подписывается работником или группой работников организации. Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются:

• – наименование вида документа;
• – дата и номер;
• – место составления;
• – заголовок к тексту;
• – подпись;
• – оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Извещение – сообщение заинтересованному лицу или организации о предстоящем мероприятии (конференции, совещании и т.п.) с предложением принять участие в нем. Можно применять форму извещения вместо сообщений о повестке дня и других аналогичных документов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений па собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях.

Макет протокола представлен ниже:

Протокол занимает особое место в системе управленческих документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный документ в группе служебных документов справочно-информационного характера.

Протоколы документируют деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов, так и временно образованных. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации организаций с любой организационно-правовой формой и любой формой собственности.

Широко применяется составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов – конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т.д.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная, краткая или стенографическая.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, замечания, предложения. Полный протокол позволяет отразить полную информацию о заседании. Рассмотрим образец оформления полного протокола:

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Рассмотрим образец оформления краткого протокола.

Любой протокол оформляет секретарь заседания; подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или стенографистом вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовят материалы к обсуждению.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает весь процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня завершения заседания.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие основные реквизиты:

• – наименование организации;
• – название вида документа;
• – дату заседания (крайние даты заседания);
• – индекс документа;
• – место заседания;
• – гриф утверждения (при необходимости);
• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – подписи.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2015.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) заседания совета директоров; (чего?) совещания руководителей структурных подразделений.

Текст протокола включает две части: вводную и основную.

Во вводной части протокола после заголовка должны быть приведены фамилии и инициалы того, кто руководил проведением протоколируемого мероприятия и кто вел протокол, т.е. председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), присутствовавших на совещании (заседании, собрании). Все фамилии располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал:

Фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание, как из числа работников организации, так и из других организаций перечисляются следующим образом:

При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников, фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников по отдельному списку, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу.

Необходимо подчеркнуть, что разделы "Присутствовали" и "Приглашенные" имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения данного коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (совещания, заседания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (обычно простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны.

Повестку дня также включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, а также фамилии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов (из которых основных не более двух), которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".

По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляют в соответствии с последовательностью вопросов, определенных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит количество разделов, соответствующих пунктам, включенным в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫ́СТУ́ПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), Названия частей печатают от левого ноля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания).

В части "СЛУШАЛИ" дается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступавшего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение текста выступления отделяют от фамилии дефисом, и оформляют от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (выступлений, сообщений), по допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается". В этом случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы, задаваемые докладчику в ходе выступления, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. В случае, если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем обязательно оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к конкретному вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка включает (повторяет) все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, но которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Макет выписки из протокола выглядит следующим образом:

Выписку из протокола подписывает только секретарь, и он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Образец оформления выписки из протокола представлен ниже:

В случае если выписка готовится для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации.

Унификация текстов служебных документов. Оформление любых документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов, а также их последующего использования в справочных и других целях. Каждый из перечисленных документов состоит из отдельных реквизитов. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, электронный документ должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу (идентификатор электронной копии документа, специальные коды). При этом в разных документах один и тот же реквизит может занимать различное место. Реквизиты в документе располагают с учетом последовательности операций по его подготовке, оформлению и использованию.

Так, в извещениях, заключениях, различных записках обязательно указывается адресат. Дата является непременным реквизитом при оформлении справочно-информационных документов, так как лишенный даты документ в определенной степени теряет юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (все документы справочно-информационного характера, кроме акта, который может подлежать утверждению). Дата служит поисковым признаком и применяется при ссылках на данный документ вместе с его названием и регистрационным индексом (при наличии) .

Подпись также является обязательным реквизитом всех документов справочно-информационного характера. Именно подпись подтверждает ответственность определенного должностного лица или просто работника организации за его содержание.

Важно знать!

Задача любых специалистов организации – затруднить возможность фальсификации любых служебных документов организации, не провоцировать мошенника с легкостью совершать фальсификацию, обеспечить уверенность в данных документографической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры:

• 1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цветными чернилами (фиолетовыми, синими).
• 2. Проставление оттиска печати цветными чернилами на документах, требующих удостоверения печатью.
• 3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи. Печать не должна затруднять прочтение этих элементов. Это позволит установить их взаимное соответствие в случае необходимости, а, следовательно, добавит и гарантии их подлинности.
• 4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов (за исключением служебных документов, связанных с решением финансовых вопросов).
• 5. Желательно выработать читаемую подпись, хотя бы на первые 3–5 букв.

При оформлении справочно-информационных документов, как и других видов управленческой документации, реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа:

• – заголовочной (начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе):
• – содержательной (главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение);
• – оформляющей (совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений). В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Текст документа является основным элементом справочно-информационного документа и располагается в содержательной части документа. Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Унификация текстов документов является одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации в условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, а также в связи с широким применением персональных компьютеров и в связи с этим высокими показателями производительности труда.

Унификация текстов – организованная деятельность, направленная на повышение эффективности работы с документами в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на их составление, восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многовариантного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, следовательно, при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

Тексты управленческих документов имеют целый ряд особенностей, связанных со спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся процедур; зависимость лексики управленческих документов от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальными терминами; отсутствие эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

К основным этапам унификации текстов относятся:

• – определение объекта унификации;
• – унификация структуры текста – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, в наибольшей степени отвечающей назначению документа;
• – унификация языковых средств изложения содержания в тексте документа;
• – разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или соединения этих структур;
• – подготовка сборника унифицированных текстов как обобщение результатов проведенного анализа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет основу управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в управлении организацией, считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

При анализе текстов с точки зрения содержания выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год. Данные о каждом повторяющемся документе заносятся в специальную карточку обследования, содержащую наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотацию текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

На этом же этапе определяется форма представления текста. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов: связный текст, трафаретный текст, анкета, таблица.

Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом – изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

Связный текст – это текст, содержание которого повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок, командировочных удостоверений.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Трафаретная часть документов заранее изготавливается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, или печатается на компьютере. Таким образом, исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются "template" и переводятся как "шаблон".

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных документов широкому кругу адресатов. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных организаций. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одной организации, предприятия, учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в нашей стране, позволяет выявить основные моменты их определения, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов включает:

• – выявление типовых управленческих задач;
• – сбор информации, необходимой и создаваемой в процессе их решения;
• – составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;
• – согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними, при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов;
• – окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТ.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность.

Текст-трафарет справки может выглядеть следующим образом:

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в случае, если главной является информация об объекте и его признаках. Анкета и таблица – эго результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

Анкета – способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых основное слово – существительное, стоящее в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности; их легко обрабатывать с помощью ПК. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и однозначно сформулированных вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы обработать будет крайне сложно. Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией в анкете располагаются вертикально:

Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, резюме и т.д.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Например: неодинакова синтаксическая организация речи. Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете.

В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально:

Таблица – способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали – общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали – конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Таблица является наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений, в том числе в документе справочно-информационного характера.

Фраза в справочно-информационном документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого – их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Таблицы в зависимости от характера заполнения граф разделяют на следующие виды:

• – цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);
• – текстовые (содержат только текст);
• – смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая – числа);
• – математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);
• – таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек, называется закрытой; если линейка обрамления имеется только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой; если обрамляющая линейка только сверху – открытой. При оформлении управленческой документации чаще всего используют закрытые таблицы.

Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь ее часть – клочковой.

Необходимо отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты справочно-информационных документов, определяется характером содержащейся в них информации.

При составлении текстов справочно-информационных документов используется официально-деловой стиль со специфическими признаками:

• – нейтральный тон изложения (желательно без эмоциональных окрасок);
• – краткость текста, исключение повторов, лишних подробностей, слов, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков;
• – точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); следует употреблять слова, точно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований;
• – безличный характер изложения текста;
• – исключение из текста архаизмов (устаревших слов, например "сего года"); диалектных, разговорных, а также слов профессионального жаргона;
• – употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что...", "проверкой установлено, что...", "направляем на рассмотрение и утверждение...");
• – ограниченная сочетаемость слов ("вносить предложения", а не "давать предложения"; "предоставить кредит", а не "выдать кредит"; "обладать правом", а не "владеть");
• – использование отглагольных существительных ("оказать содействие", а не "посодействовать"; "оказать поддержку", а не "поддержать"; "произвести ремонт", а не "отремонтировать");
• – употребление специальных терминов;
• – использование сокращенных слов;
• – использование универсальных слов с неопределенным значением;
• – исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке ("продлить", а не "пролонгировать"), и др.

Важно помнить!

При составлении акта придерживаются правил официально-делового стиля, используя такие формулировки: не "настоящий акт", а "акт"; не "при этом направляем", а "направляем"; не "упомянутое на 3 л.", а "на 3 л."; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"; не "развернуть работу по разъяснению...", а "разъяснить"; не "практические мероприятия", а "мероприятия"; не "повседневная работа", а "работа"; не "исправить имеющиеся ошибки", а "исправить ошибки"; не "результат проведенных испытаний", а "результат испытаний".

При унификации текстов необходимо учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным раскрытие информации в тексте при максимально возможной краткости выражения. Пример: "разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)"; "освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)"; "комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)".

В унифицированных текстах документов употребляется довольно большое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: "разработка унифицированной системы документации (УСД)".

При унификации связных текстов наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является грамотный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения. Например: "Отдел снабжения сообщает, что в 2015 году службе управления персоналом будет выделено два многофункциональных устройства типа МФУ" (придаточное изъяснительное).

Документы справочно-информационного характера оформляются, как правило, на бланках формата А4 или А5. Документы, оформляемые на бланке А5, не содержат заголовок к тексту. Для большинства документов справочно-информационного характера используется общий бланк организации, но в ряде документов встречаются и элементы бланка письма (например, в докладных и объяснительных записках, а также в справках присутствует реквизит "адресат"). Тексты служебных документов на формате А4 обычно оформляются через 1–1,5 интервала шрифтом № 12, 13, 14 (для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 10–12). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений:

• – нельзя делать переносы более чем в четырех строках подряд;
• – исключаются переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста;
• – исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов;
• – не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (запятой, дефисом, точкой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого условия следующие 3–4 строки не должны содержать переносов.

Готовые проекты унифицированных текстов формируются в сборник.

Результаты разработки унифицированных текстов должны быть обязательно согласованы с руководителями тех структурных подразделений организации, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой организации. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

В целом при подготовке служебных документов необходимо соблюдать десять основных правил работы, которые включают:

• – актуальность вопроса;
• – достоверность информации;
• – краткость в изложении материала;
• – качество носителя информации;
• – минимизацию затрат на подготовку проекта документа;
• – придание юридической силы документу;
• – обоснованность тиражирования;
• – оперативность обработки;
• – своевременность исполнения;
• – результативность.

Цель документационной деятельности считается достигнутой, если эти десять условий выполнены, т.е. нужный документ необходимого содержания на соответствующем носителе с заявленным тиражом доставлен определенному исполнителю в нужное время и место с минимальными затратами и своевременно исполнен с реальным результатом.

• Андреева В. И. Делопроизводство: практическое пособие / 10-е изд., перераб. и доп. М.: Управление персоналом, 2005.
• Организация работы с документами: учеб. для вузов / под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2003.
• ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «документационное обеспечение управления»

Вариант №13

Набережные Челны – 2014

1. Особенности оформления информационно-справочных документов………...3

2. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Самарскому производственному кооперативу «Ветерок» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа…19

Список Литературы………………………..……………………………………….20

Приложение…………………………………………………………………………22

Особенности оформления информационно-справочных документов

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки и переписку, а также протоколы, предложения, представления.

1. Протокол – понятие, реквизиты, формы, порядок оформления(образец: приложение 1, 2 стр.22-24).

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Различают следующие виды протоколов:

Протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;

Протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;

Протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов:

Полный протокол - содержит запись всех выступлений на заседании;

Краткий протокол - содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

Слушали:

Выступили:

Постановили (решили):

В разделе «слушали» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «выступили» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «постановили (решили)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Слова «слушали», «выступили», «постановили (решили)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «слушали», «выступили», «постановили (решили)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

1. Предложение и представление как виды справочно-информационной документации (образец: приложение 3, 4 стр. 25,26).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Такие предложения касаются служебной и административной деятельности.

Коммерческие предложения, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Предложение по служебной (административной) деятельности составляется аналогично докладной записке, где содержание разделяется на две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, оформляются на стандартном листе бумаге, подписываются составителем, представляются руководству.

Кроме того, предложения могут представляться и в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в их компетенции. Оформляются такие предложения на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации, если адресованы в вышестоящую организацию), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (если адресованы в вышестоящую организацию), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако - это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.

Обязательными реквизитами представления являются:

Наименование подразделения;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Подпись.

3. Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления (образец: приложение 5-7 стр. 27-29)

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

От работника к руководителю подразделения;

От руководителя подразделения к руководителю организации;

От подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила . Любой из этих документов должен иметь:

Адресат (кому направляется документ);

Название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);

Дату составления и номер регистрации;

заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);

Подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

Второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка , в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

Основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;

Подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

4. Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление (образец: приложение 8-11 стр. 30-33).

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:

- Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

- Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

- письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

- обычные письма направляются одному получателю;

- циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

- В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

- Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления деловые письма разделяют на:

- традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);

- электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

- регламентированные , форма которых строго оговорена ГОСТом;

- нерегламентированные , не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

- информационные , создаваемые с целью передать информацию;

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем :

Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.

Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.

Согласование проекта текста письма, редактирование.

Подписание письма руководителем.

Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).

Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов :

Наименование организации.

Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Дата и регистрационный номер.

Адресат.

Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).

Текст письма.

Подписи составителей письма.

Отметка об исполнителе.

Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).

Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

- Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.). В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!». Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

- Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

- Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Как известно, деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи фирмы с внешними структурами. Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

Особого рассмотрения в обширной классификации деловых писем заслуживают, так называемые, инициативные письма, которые являются не только разновидностью деловых писем, но и носителями печатной рекламы. К инициативным письмам обычно относят информационные и рекламные письма, коммерческие предложения.

Информационное письмо – это письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте, мероприятии или содержащее конкретное предложение данному корреспонденту. Это может быть перечень предлагаемых к продаже новых товаров, услуг; информация о снижении цен на ранее предлагавшиеся товары и услуги, информация об открытии новых филиалов, расположенных вблизи корреспондента и т.п.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма - это письмо, содержащее подробное описание рекламируемых товаров (услуг). Цель рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести рекламируемый товар.

Коммерческое предложение по содержанию близко к информационному письму. Особенность его состоит в том, что оно направляется корреспонденту, который уже знаком с фирмой-отправителем по предыдущим контактам, сделкам, переписке. Содержит обычно одно или несколько коммерческих предложений: купить, заключить договор (контракт) . Такое письмо содержит подробное описание объекта коммерческого предложения.

Рекламные письма следует оформлять как и обычные деловые письма – на белой бумаге хорошего качества формата А4. Возможно оформление на бланке организации . Желательно, чтобы рекламное письмо не превышало одной страницы. При необходимости дополнительную информацию можно изложить в материалах, приложенных к письму.

Текст рекламного письма, как и текст любого делового письма, должен быть информативным и убедительным. Но при этом информативность рекламного письма должна отличаться ориентированностью (нацеленностью) на интересы и потребности потенциального заказчика, покупателя, партнера. На это должно быть направлено все содержание письма.

Заголовок - очень важная часть рекламного письма. Именно заголовок должен отражать суть рекламного обращения и главный аргумент. Привлечь внимание адресата и вызвать интерес, побудить к дальнейшему чтению письма - основная задача заголовка.

Безусловно, чтобы привлечь внимание, заголовок должен быть оригинальным и содержать информацию, актуальную для потребителя. Если реклама основывается на уникальном торговом предложении товара, его нужно включить в заголовок. Или это может быть основной рекламный аргумент.

Различают заголовки прямого действия и косвенные заголовки:

- Заголовки прямого действия – информативные заголовки - представляют преимущества товара, дают рекламное обещание, определяют категорию товара. Например, «Впервые в России обширная коллекция изделий из меха Gianfranco Ferre» - сообщение о новинке, «Столичный гуманитарный институт - современный уровень образования!» - утверждение (в том числе обещание), «Сделай организм чище!» - команда (просьба).

- Косвенные заголовки - это заголовки-провокации, интриги, двусмысленности. Главная задача таких заголовков - заинтриговать, вызвать любопытство. Например, «Как сделать жизнь Ваших волос блестящей?» заголовок-вопрос, «Перхоть? Какая перхоть?» - заголовок-парадокс, «Спросите профессора Фон Моменталя!» - призыв и интрига.

Оптимальная длина заголовка 7-9 слов. Однако в действительности большинство заголовков длиннее: это связано с тем, что потребители часто ограничиваются прочтением только заголовка и в него рекламодатели стараются вложить максимум информации.

Обращение к адресату - не менее важная часть рекламного письма. Если речь идет о деловом письме, которое направляется конкретному адресату, к нему обращаются по имени, в крайнем случае - по названию должности. Например, «Уважаемый господин Степанов!», «Иван Иванович, добрый день!», «Уважаемый директор по персоналу!».

Хороший психологический эффект дает форма личного обращения к адресату с указанием его должности, степеней и званий, фамилии, имени и отчества.

Если письмо начинается с безличного «Добрый день!», «Здравствуйте!» или «Уважаемый клиент!», то адресат понимает, что пишут не ему, а значит, и читать не обязательно.

Основная мысль рекламного письма лучше и полнее воспринимается в том случае, если она четко сформулирована в начале или в конце текста. Это объясняется психологически законом памяти: лучше всего запоминается то, что находится в начале или конце текста.

То, что наиболее важная информация располагается в начале текста, является большим преимуществом рекламы, так как, по мнению специалистов, средний потребитель не склонен читать весь текст, а, как правило, пробегает глазами только его начало.

Повышает эффективность рекламного текста и прием амплификации - в начале текста другими словами повторяется мысль, вынесенная в заголовок. Амплификация, с одной стороны, усиливает выразительность, а с другой - увеличивает запоминаемость.

Восприятие длинного текста значительно облегчает его четкое структурирование - введение параграфов (от 3 до 5), каждый из которых может иметь свое название - подзаголовок. Подзаголовки выполняют следующие функции :

Улучшают читаемость текста, разбивая его на фрагменты;

Выражают основную мысль параграфа;

Вызывают интерес и «переводят» просматривание текста в прочитывание.

Подзаголовками могут быть не только отдельные слова или словосочетания. Интересны подзаголовки - вопросы, подзаголовки - предложения. При этом необходимо помнить, что весь текст должен восприниматься как единое целое, а не как собрание отдельных, не связанных между собой частей.