Электронная трудовая книжка. Электронная трудовая книжка: когда введут и что изменится. Планируется ли переход на электронный аналог

Общепринято, что трудовая книжка – это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом – в нашем актуальном обзоре.

Новый формат старого документа

На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе – это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала.

С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.

Таким образом, что это – электронная трудовая книжка – остаётся открытым вопросом.

Статус документа на сегодня

В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.

Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.

Если наниматель – обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.

Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ 16 апреля 2003 года № 225, где она была зафиксирована сразу же после разработки. Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:

• того, как вести и хранить рассматриваемые бланки;
• каким образом изготавливать эти бланки;
• освещения вопросов снабжения работодателей формулярами книжек.

Правила для бумажного экземпляра

Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге. Это записи, фиксирующие:

1. Взятие работника на должность.
2. Уход с работы (с отметкой о том, на основании чего произошло увольнение).
3. Переводы с одной позиции на другую.

4. Данные о награждениях.

Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте. По этой причине на работодателе лежит ответственность за:

• безопасность документа;
• его фактически верное заполнение и оформление.

В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.

Также крайне значимо для правильного оформления трудового формуляра учитывать порядок изменения существующих записей с целью исправления в них неточностей или ошибок. В первую очередь, следует строго помнить: зачёркивание ошибочных отметок категорически запрещено! Допустимы только корректировочные записи, которые признают уже обозначенные сведения недействительными. И одновременно взамен приводят верные данные.

Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.

Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.

Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы

Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.

Так, по приказу Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.

В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое – также нигде не определено.

Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:

• соответствовать всем утверждённым законом требованиям;
• быть уточнена и заверена подписью работодателя.

Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.

К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.

По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.

Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.

Электронная трудовая книжка – планируемое нововведение электронного документооборота, которое призвано облегчить деятельность отдела кадров. Какие изменения повлечет за собой подобное новшество, какими преимуществами и недостатками обладает электронная версия трудовой книжки и с какими трудностями придется столкнуться участникам трудовых отношений?

Электронная трудовая книжка - что за документ

В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ, трудовой книжкой называется документ, в котором отражена информация о трудовой деятельности гражданина и периоде ее осуществления. Здесь указываются личные данные сотрудника, сведения об образовании, характере трудовой деятельности, официальном переводе в другую организацию и освобождении от должности.

Кроме того, в трудовой должны быть за успехи в труде. Если сотрудник получает дисциплинарное взыскание, данные об этом в документе не фиксируются, если мерой наказания выступает не освобождение от занимаемой должности (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Правительство РФ планирует ввести электронный формат данного документа, в котором будут содержаться те же сведения, что и в бумажном аналоге. Сведения о сотрудниках будут регистрироваться в единой базе, что минимизирует риск потери информации и существенно упростит восстановление документа, если бумажный носитель будет утерян.

Электронная трудовая книжка в законопроекте

На сегодняшний день готового законопроекта по внедрению электронной трудовой книжки в 2017 году нет. Несмотря на то, что подобный переход планируется с начала 2018 года, подписанного указа все еще нет. Существуют некоторые разногласия между работодателями и профсоюзами, которые находятся в стадии урегулирования.

При этом вопрос об отмене использования трудовой книжки поднимается на правительственном уровне не в первый раз.

В августе 2011 года было внесено предложение полностью упразднить данный документ и заменить его трудовым договором, заключение которого и является началом официальных трудовых отношений. Однако на тот момент было решено, что бюджет не предусматривает такой возможности, и предложение было отклонено.

Сейчас чиновники ведут речь не о полной отмене трудовой книжки, а о ее переводе в электронную версию. Планируется внести поправки в ТК РФ и приступить к постепенному переходу на компьютерную версию.

Отмечается, что при этом бумажный вариант не будет отменен, а введение электронных трудовых книжек будет плавным и добровольным. За каждым работником будет сохранено право иметь как бумажный вариант трудовой, так и электронный.

Посмотрите видео по теме:

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка

Планируется изменение только варианта хранения документа, его структура и оформление не потерпят существенных корректировок. Общими для заполнения в каждой версии трудовой книжки останется информация:

• об образовании (какое учебное заведение окончил кандидат и в каком году);
• о стаже работы;
• об истории трудовой деятельности (все предыдущие места работы с указанием занимаемых должностей);
• об основаниях для увольнений с предыдущих мест работы.

При этом будут внесены изменения в:

• формат документа (будет введена электронная версия трудовой, но при этом сохранена возможность иметь оба варианта);
• форму заполнения ( с обязательным использованием синей ручкой будет заменено на печатное);
• возможность автозаполнения для электронных трудовых книжек;
• возможность направления сведений из ПФРФ без необходимости вызова работника.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Введение трудовых книжек в электронном формате предполагает определенные плюсы как для работников, так и для работодателей.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателей

• будет существенно упрощен документооборот (данные на работника вносятся один раз при первом приеме на работу, в дальнейшем они просто дополняются);
• благодаря навигации по базе, найти сведения о кандидате на должность и проверить их можно очень быстро;
• предполагается автоматическое заполнение форм, что также способствует облегчению ведения документов;
• минимальный риск ошибок в заполнении;
• отсутствие опасности потери данных о конкретном сотруднике.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников

• отсутствие риска потери трудовой книжки (главный аргумент, потому что при потере документа полное восстановление данных может вызвать серьезные затруднения);
• отсутствие необходимости получать документ при увольнении (зачастую это становится проблематичным, если прекращение трудовых отношений происходит не по взаимному согласию);
• , которые не делают отчислений в пенсионный фонд;
• при желании можно дополнить информацию о себе сведениями об образовании и пройденных курсах;
• особенно удобно введение электронной версии трудовой книжки для сотрудников, которые работают удаленно либо вахтовым методом (не нужно отправлять книжку почтой и переживать о возможности ее потери в пути).

Недостатки электронных трудовых книжек 2017

Несмотря на то, что введение электронных трудовых книжек имеет существенные плюсы, у данной процедуры есть и минусы, которые важно учитывать.

Минусы электронных трудовых книжек 2017 для работодателей

• отсутствие необходимых ресурсов для ведения электронного документооборота (не у всех организаций есть возможность работы со специализированной базой);
• необходимость дополнительного обучения персонала работе с системой, что влечет за собой расходы.

Минусы электронных трудовых книжек 2017 для работника

• если будут , исправить их будет сложнее.

Других недостатков для работника данное нововведение не предусматривает.

В целом, соотношение плюсов и минусов электронной версии трудовой книжки для всех участников трудовых отношений говорит о целесообразности его введения.

Возможные трудности при переходе на электронную версию трудовых книжек

Главная цель введения трудовых книжек электронного формата - . Такое нововведение также избавит работодателей от ответственности за хранение трудовых книжек и упростит документооборот.

Но осуществлению планируемого перехода мешают такие факторы, как:

• необходимость создания специальной системы и обеспечение высокого уровня ее защиты (для этого нужны большие затраты, которые не предусмотрены бюджетом);
• для того чтобы переход был полноценным, необходимо внести в базу все действующие трудовые книжки (это затруднительно для некоторых регионов без доступа в интернет);
• риск потери всех данных при сбое программы (несмотря на относительно невысокий уровень риска подобного поворота, он все же существует и его необходимо учитывать).

Таким образом, введение электронной базы трудовых книжек предполагает определенные трудности. Именно поэтому данный законопроект находится в стадии разработки и отсутствуют точные данные о возможностях и сроках его принятия.

Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.

Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.

В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.

Обратите внимание

Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.

Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.

Целесообразность отмены трудовых книжек

Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.

Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.

Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.

Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.

«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и проф­союзы.

Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.

В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.

В целом за переход на электронный кад­ровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.

Плюсы и минусы электронной книжки

Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.

А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.

Обратите внимание

Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?

Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.

Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.

Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).

Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.

Вице-премьер Ольга Голодец заявила о том, что в 2017 году начнется плавный переход на электронные трудовые книжки. Предложения по этому вопросу будут сформулированы и внесены на рассмотрение до конца текущего года.

По словам Голодец, не исключается возможность пока использовать два документа — бумажный и электронный. Она уточнила, что моментальной отмены трудовых книжек на бумажном носителе не будет.

Комментируя введение электронных трудовых книжек, Голодец напомнила о плавном переходе к системе дистанционного труда. Вице-премьер считает, что для развития системы дистанционного труда необходим электронный документооборот в трудовом праве.

Голодец сообщила, что идея введения электронных трудовых книжек нашла поддержку у представителей профсоюзов и у работодателей. Вице-премьер-министр добавила, что у них есть хорошие возможности для принятия этого закона.

Кроме Ольги Голодец за введение электронных трудовых книжек высказался и министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров. Он заявил, что поддерживает такую инициативу и выступает за отход от архаичного и бумажного, которое следует устранить. Министр добавил, что введение электронных трудовых книжек — это логично.

Н. Никифоров выразил мнение о том, что для перевода трудовых книжек в электронный вид не требуется никакой особой платформы. При этом министр не исключил, что в дальнейшем трудовые книжки можно будет интегрировать с порталом Госуслуги.ру.

Недавно Герман Греф, глава Сбербанка, сделал заявление о том, что трудовые книжки в своем нынешнем виде мешают не только работодателям, но и гражданам, и ПФР. Греф подверг критике бумажные трудовые книжки, на заполнение которых уходит много времени при заполнении от руки. При потере человеком трудовой книжки, ему необходимо обойти множество организаций для ее восстановления, что проблематично.

Всеволод Вуколов, глава Роструда, заявил о том, что ведение кадрового делопроизводства будет способствовать защите трудовых прав граждан, в особенности дистанционных работников и вахтовиков. Глава Роструда считает, что нужно создать условия, упрощающие документооборот. Он добавил, что «это особенно актуально для крупных компаний».

Вуколов отметил, что переход на электронные трудовые книжки должен быть добровольным и позволит снизить объемы бумажной пересылки документов. Минтруд 18 апреля пообещал рассмотреть этот вопрос. В ведомстве считают, что следует учитывать, интересы работников, работодателей и защитить их трудовые права.

В завершении добавим, что инициатива отменить трудовые книжки впервые появилась в 2011 году. С ней выступил глава Минздрава Александр Сафонов. Он высказал мысль о том, что документ утратил часть своих функций. В остальных моментах трудовые книжки смогут заменить документ об образовании и трудовые договоры.