Документы по делопроизводству в доу. Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях. Принципы, которые необходимо соблюсти при издании приказа
Наталья Коркина
Организация делопроизводства в ДО
Н. В. Коркина
г. Челябинск
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАК СТРУКТУРА ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ПОТРЕБНОСТЬ ДОШКОЛЬНОЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИИ
Аннотация : Статья посвящена проблеме организации делопроизводства как структуры , обеспечивающей потребность дошкольной образовательной организации в документировании информации. В данной статье рассмотрены задачи делопроизводства , особенности его организации и нормативные документы, которые используются в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения, проблемы документационного обеспечения управления и условия повышения его эффективности.
Ключевые слова : делопроизводство , дошкольная образовательная организация , документирование, электронная система документооборота.
Работа с документами представляет собой одну из составных частей в процессе управления и при принятии управленческих решений, она оказывает существенное влияние на оперативность и качество осуществления управления. Каждый этап в процессе принятия управленческого решения в рамках дошкольного образовательного учреждения имеет тесную взаимосвязь с документационным обеспечением процесса управления.
Сегодня для документационного обеспечения процесса управления в дошкольном образовательном учреждении требуется создание большого количества различных управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.
Основная задача делопроизводства в дошкольных учреждениях заключается в сокращении информационного потока до оптимального минимума и обеспечения упрощения процесса, связанного со сбором, обработкой и передачей информации посредством современных технологий, позволяющих автоматизировать данные процессы.
Можно выделить следующие задачи, которые решаются в процессе делопроизводства :
документирование, связанное с составлением, оформлением, согласованием и изготовлением документов;
организация работы с разными документами при осуществлении управления, что связано с обеспечением движения, контролем исполнения, хранением и использованием документов;
систематизация архива документов.
Документационное обеспечение процесса управления осуществляется специальной службой, действующей как самостоятельное структурное подразделение. Поскольку в штатах образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство – составление и организацию работы с документами – осуществляет руководитель учреждения или делопроизводитель .
Делопроизводитель – это служащий , который ведет канцелярские дела, занимается делопроизводством . На должность делопроизводителя обычно назначается лицо, которое обладает средним общим образованием и стажем работы в аналогичной должности.
К сожалению, на сегодняшний день нет конкретных стандартов по оформлению локальных актов в дошкольных учреждениях. Поэтому необходима разработка требований, определяющих общие принципы процесса управления документацией в рамках ДОУ.
К важнейшим нормативным документам, которые используются в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения, относятся : Закон Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации» , Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», и др.
К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т. д.
Важное условие, позволяющее повысить эффективность управленческой деятельности, состоит в использовании процесса управления информационных технологий, которые отличает высокая гибкость, мобильность и способность приспособиться к разным условиям работы. Эффективность такой составной части управленческого труда как делопроизводство , также существенно повысится при переходе на использование компьютерной обработки деловой документации :
1) Прежде всего, это касается процесса, связанного с созданием и оформлением деловых документов посредством текстового редактора. Текстовый редактор способствует повышению скорости при оформлении документов, но и существенному повышению его качества относительно «докомпьютерных» технологий;
2) Информационные технологии дают возможность удобного хранения документов, что может быть реализовано посредством использования папок, имеющих многоуровневую структуру на диске компьютера. В рамках операционной системы Windows данную задачу можно выполнить, к примеру, посредством программы Проводник;
3) Не менее важной задачей делопроизводства является организация регистрации (учет) документов, и организация контроля сроков по их исполнению. При этом учет и хранение всех документов нужно организовать так , чтобы можно было быстро и эффективно найти любой документ. Данную задачу могут решить табличные редакторы;
4) Уровень автоматизации при организации делопроизводства может быть существенно повышен, если осуществить установку компьютеров, связанных посредством локальной сети. Необходимое условие при функционировании данной системы – существование потока электронных документов, представляющих собой файлы, а не бумажные копии, что позволяет существенно повысить скорость при прохождении документов, осуществлять обработку поступающих документов. Этот способ организации делопроизводства и называется безбумажной технологией;
5) Документы, которые поступили в организацию через каналы электронной почты или которые созданы в данном «электронном офисе» , уже имеют форму, которая доступна для компьютерной обработки. Документы же, которые поступили в организацию как бумажные копии , можно отсканировать и обработать.
Конечно, в данный момент полный переход на использование электронной системы документооборота не возможен, поскольку еще многие учреждения используют бумажный способ организации и ведения делопроизводства . Но посредством развития современных технологий появляется уверенность, что данная проблема постепенно будет решена.
Таким образом, эффективность такой составной части управленческого труда как делопроизводство существенно повысится при переходе на использование компьютерной обработки деловой документации . Уровень автоматизации при организации делопроизводства может быть существенно повышен, если осуществить установку в каждом подразделении учреждения компьютеров, связанных посредством локальной сети.
Список литературы
1. Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство ) : Учебник / М. И. Басаков. - Рн/Д : Феникс, 2013. - 350 c.
2. Басовская, Е. Н. Делопроизводство : Учебное пособие / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева. - М.: Форум, 2012. - 256 c.
3. Газизова, М. Л. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении / М. Л. Газизова Электронный ресурс. URL: http://festival.1september.ru/articles/650271/ (Дата обращения : 18.01.2017) .
4. Организация делопроизводства как структура , обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации Электронный ресурс. URL: http://www.vuzllib.su/books/4865 (Дата обращения : 18.01.2017) .
ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
Федотова Н.Н., Хрипунова Е.А.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Орловский государственный университет»
[email protected], [email protected]
Правильное и грамотное ведение документов, создаваемых в процессе деятельности дошкольного учреждения, а также поступающих в учреждение, успех решения поставленных перед ним задач.
Заведующий дошкольного образовательного учреждения должен грамотно организовать ведение делопроизводства в своем учреждении в соответствии с нормативно-правовыми актами, определяющими порядок данной деятельности на территории Российской Федерации .
Законодательство в сфере муниципальных дошкольных образовательных учреждений составляют Конституция РФ, Гражданский кодексРФ, Семейный Кодекс РФ, Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Федеральный закон от 25 июля 2006 г. № 152-ФЗ) «О персональных данных», Федеральный закон РФ от 24 июля 1998 года № 124-ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в РФ», Федеральный закон от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» и другие законы и иные нормативные правовые акты РФ.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию деятельности дошкольного образовательного учреждения, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста .
Базой исследования является муниципальное бюджетное дошкольное общеобразовательное учреждение детский сад комбинированного вида № 11 г. Мценска.
Делопроизводство в дошкольномучреждении строится по принципу правильной систематизации документов. Порядок организации документооборота и шаблоны приведены в соответствующих инструкциях и должны соответствовать определенным требованиям и предусматривать:
1. Единообразие в постановке этой работы во всех образовательных учреждениях и их подразделениях;
2. Правильное и своевременное исполнение распорядительных документов в соответствии с действующим законодательством;
3. Обязательную организацию: учета, регистрации, контроля исполнения, соответствующей обработки, систематизации документов, подготовки их для сдачи в архив, соблюдения порядка хранения и исполнения .
В процессе изучения документооборота учреждения были выявлены следующие системы документации:
- организационно-правовые документы (устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание; договор с учредителем; и др.);
- распорядительные документы (протокол, приказ);
- информационно-справочные документы (заявление, план, отчет, справка, акт, докладная, служебная записка, письмо, договор; и др.););
- отчетные документы (отчет о финансово-хозяйственной деятельности; и др.);
- кадровые документы (заявление о приеме на работу; выписка из приказа о приеме на работу; листок по учету кадров; и др.);
- специфические документы дошкольного образовательного учреждения (книги учета личного состава педагогических работников; материалы для проведения аттестации - педагогических работников; и др.);
- бухгалтерские документы (сметы расходов по бюджету, отчеты по налогам, лицевые счета работников, оборотные ведомости и др.).
Помимо традиционных для каждого учреждения организационных документов, в дошкольном образовательном учреждении издаются такие организационные документы :
1. Локальные акты по обеспечению деятельности воспитателя:
1.1 Должностная инструкция воспитателя.
1.2 Инструкция по охране жизни и здоровья детей.
1.3 Инструкция по охране труда.
2. Документация по организации работы воспитателя:
2.1 Основная общеобразовательная программа дошкольного образования
по возрастным группам.
2.2 Перспективное и календарное планирование в соответствии с Положением о планировании.
2.3 Расписание НОД.
3.Документация по организации работы с воспитанниками ДОУ.
3.1 Табель посещаемости детей (ведется в отдельной тетради от набора детей до выпуска в школу, табель посещаемости прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью).
3.2 Сведения о детях и родителях.
3.3 Лист здоровья на воспитанников группы.
4.Документация по организации взаимодействия с родителями и семьями воспитанников.
4.1 Социальный паспорт семей воспитанников группы.
4.2 План взаимодействия с родителями воспитанников группы.
4.3 Протоколы родительских собраний группы.
Форма работы с документами в образовательном учреждении смешанная: Педагогическая документация оформляется воспитателем под руководством заместителя заведующего по воспитательно–образовательной и методической работе, медицинской сестры ДОУ ежегодно до 1 сентября, а то, что не касается педагогической деятельности, выполняет делопроизводитель . Документация образовательного учреждения должна быть своевременно оформлена, сведения внесены разборчивым почерком без подчисток, вызывающих сомнения в правильности данных. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочную цифру или слово зачеркивают, но так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишут выверенные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, ответственных за оформление документов . За достоверность сведений, содержащихся в документах, надлежащее их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ. В ряде документов (банковские документы и др.) исправления не допускаются. За достоверность сведений, качество оформления документации несет ответственность воспитатель. Контроль за ведением документации осуществляет заведующий, заместитель заведующего по воспитательно – образовательной и методической работе, медицинская сестра ДОУ согласно системе контроля дошкольного учреждения . Ответственность за организацию делопроизводства учреждения, своевременное и качественное исполнение документов, их оформление и сохранность несет заведующий дошкольного образовательного учреждения.
Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций.
Использование информационных технологий в дошкольном образовательном учреждении позволяет реализовать принципиально новые и наиболее рациональные методы управления, вывести на более высокий уровень качество государственных услуг, предоставляемых учреждением.
Список использованных источников:
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева. - М., 2010. - 296 с.
2. Доронина JI.A. Основы делопроизводства / Л.А. Доронина. - М., 2007. - 182 с.
3. Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении / Л.М. Маневцева. - М., 2007. - 215 с.
4. Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях / Т.С. Орлова. - М.,2006. - 384 с.
5. Янковская В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковская // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 21-25.
6. Иритикова B.C. Делопроизводство / В.С. Иритикова // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 20-27.
7. ГОСТ Р 6.30-2-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - URL: http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml (дата обращения: 27.03.2011).
8. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М., 2008. – 148 с.
9. Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении / Л.М. Маневцева. - М., 2007. – 81 с.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!
Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.
Обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.
- Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
- Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
- Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
- Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
- Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
- Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
- Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
- Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
- Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.- Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
- В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
- С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
- Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.- Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
- Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
- Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
- Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
- Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
- Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.
Вывод
Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании». - URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011). получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.
Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 77..
В управленческой деятельности МДОУ №19 можно выделить следующие виды документов:
Организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
Распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
Информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
Документы по личному составу;
Предложения, заявления, жалобы граждан;
Финансово-бухгалтерские документы;
Технико-технологические документы;
Контрольно-ревизионные документы.
Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы: организующие деятельность МДОУ №19 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности (приложение 7, 8), личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы - письма (приложение 9), протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).
Деятельность любого дошкольного образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №19 по управлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы с документами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 23..
Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:
Организация документооборота;
Контроль исполнения документов;
Составление номенклатуры дел;
Архивное хранение документов Там же..
Организация делопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:
Отсутствием службы документационного обеспечения;
Незначительным объемом документооборота;
Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;
Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;
Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
Рассмотрим подробнее особенности оформления разных видов документов в МДОУ № 19.
1. Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.
Организационная документация -- документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников Галахов В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы. - М., 2004. - С. 7..
В состав организационных документов МДОУ №19 учреждения входят:
Договор с учредителем;
Должностные инструкции сотрудников;
Структура и штатная численность;
Штатное расписание;
Правила внутреннего трудового распорядка.
Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 15.. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.
Общие положения;
Цели и предмет деятельности;
Организация образовательного процесса;
Участники образовательного процесса;
Управление учреждением;
Финансовая и хозяйственная деятельность;
Регламентация деятельности;
Реорганизация и ликвидация.
Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образо-вании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации» Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».- URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011)..
Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ».- URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата обращения: 24.04.2011)..
В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.
Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатная численность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы.
Правила внутреннего трудового распорядка -- нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2008. - С. 22..
Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ №19, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Структура этого документа следующая:
Общие положения;
Порядок приема, перевода и увольнения работников;
Основные обязанности работников;
Рабочее время и его использование;
Поощрения за успехи в работе;
Взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
Внутриобъектный режим;
Организация работы.
Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.
Инструкция -- правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 64..
Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией) Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 65..
Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой -- у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.
Правовое положение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10..
При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждая инструкция заверена подписью заведующего и подписью сотрудника.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:
Общие положения;
Функции;
Должностные обязанности;
Ответственность;
Взаимоотношения, связи по должности.
Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.
2. Распорядительные документы. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 81..
Приказ -- это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов Там же.. Все приказы фиксируются в книге приказов.
При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:
Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;
Следование нормам официально-делового стиля речи.
Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:
Наименование данного учреждения (организации, предприятия);
Наименование вида документа (приказ);
Дата издания;
Регистрационный номер;
Место издания;
Заголовок;
Подпись;
Книга приказов -- один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 92..
В МДОУ №19 все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц» , -- которая подписана заведующим ДОУ.
Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2001. - С. 54..
В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:
Действующее законодательство;
Подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
Локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
Акты проверок.
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М., 2002. - С. 84..
Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказы по личному составу регламентируют назначение на долж-ность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказы-ваю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа опреде-ляется спецификой распорядительного действия Галахов В.В. Делопроизводство. - М., 2009. - С. 122. . Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинар-ных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.
Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки Там же..
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии - исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения - по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.) Быкова, Т.А. Делопроизводство: уч. пособие. - М., 2006. - С. 348.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
3. Кадровая документация.
На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:
Внутренняя опись документов дела;
Заявление о приеме на работу;
Выписка из приказа о приеме на работу;
Листок по учету кадров;
Копии документов об образовании;
Выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
Аттестационный лист (копия) Доронина Л.А. Основы делопроизводства. - М., 2007. - С. 121..
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки Жеребенкова А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2006. - С. 20.. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» -- в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них Борискин В.В. Официальное делопроизводство. - М., 2006. - С. 63..
Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию -- документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МДОУ №19 издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.
Заведующий несет ответственность перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации и свое-временное оформление соответствующих документов Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 45..
Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.
Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются пол-ностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 69..
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с тру-довыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.
4. Планирование деятельности.
При анализе программы развития дошкольного образовательного учреждения обращают внимание на следующие параметры:
1. Визитная карточка МДОУ.
2. Информационная справка.
3. Анализ учебно-воспитательной работы.
4. Концепция и ее основные положения.
5. План действий на три ближайших года.
6. Критерии оценки проделанной работы.
7. Перспективы развития.
8. Структура и содержание программы.
9. Приложения, касающиеся:
Системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;
Составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;
Характеристики социума и контингента;
Составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;
Качественного состава педагогического коллектива;
Оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;
Оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;
Описания форм работы с родителями;
Анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;
Анализа выполнения программы за предшествующие три года Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 80..
Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).
Кроме этого, в МДОУ №19:
Осуществляется перспективное планирование;
Осуществляется оперативное планирование;
Воспитатели имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;
Освобожденные специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;
Тематические планы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.
Годовой план согласован в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:
Расстановка кадров на учебный год;
Анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
Формы работы по этим задачам;
Методические разработки педагогов по выбранным направлениям;
Анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;
Изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;
Участие в окружных и городских мероприятиях;
Качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;
Данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;
Запланированные годовые задачи и мероприятия Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 92..
В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений -- контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются Там же..
Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 40..
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
ГОСТы по делопроизводству 2020
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
