Документы необходимые для проверки закупок в учреждении. Подготовка документов для тендера. Документы для тендера, которые готовит заказчик

Все документы, которые нужны для тендера нумеруются и прошиваются, а затем вместе с описью они пакуются в конверт, он оформляется специальным образом. Чтобы все сделать правильно, следует использовать образец описи документов для тендера. В противном случае есть вероятность, что заявку отклонят.

Документы, необходимые для открытого конкурса

Подготовка документов для участия в тендере в 2016 - 2017 годурегламентирована статьей 51 ФЗ №44. В данном случае важно, чтобы содержание и оформление документов отвечали требованиям, которые прописаны в тендерной документации, а также в извещении о . Здесь будет иметься информация о месте и времени приема заявок.

Заявка должна включать опись документов. При этом у заказчика нет прав требовать от участника документы, которые не оговорены статьей 51 ФЗ №44. Участник, который подает заявку, должен предоставить:

1. фирменное наименование и название - для юридических лиц, включая юридический и фактический адрес вместе с индексом. ФИО, место жительства, данные паспорта, а также номер телефона - для физического лица;

2. выписка из ЕГРИП (для ) или ЕГРИП. Также это может быть нотариально заверенная копия. Физическим лицам будет нужно отправить документы, которые удостоверяют личность;

3. документы, которые подтверждают соответствие компании требованиям заказчика (лицензии, сертификаты и тому подобное);

4.доверенность на право подписи документов для тендера: приказ об избрании или назначении на должность и так далее;

5. копии учредительных документов;

6. коммерческое предложение: фирма-производитель, страна, объем, цена предлагаемого товара и тому подобное;

7. если у заказчика имеются конкретные требования к качеству услуг или товаров, то участнику будет нужно предоставить документальное подтверждение того, что он способен выполнить условия;

8. может потребоваться обеспечение заявки: это банковская гарантия или подтверждение перечисления денег.

У участника появляется ответственность за подлинность отправляемых документов, так как они подписываются, нумеруются и прошиваются.

Документы для индивидуального предпринимателя регламентируется статьей 30 ФЗ № 44.

Документы для электронных торгов

Основные правила, а также порядок проведения устанавливаются статьей 66 ФЗ № 44. Главная особенность указанных торгов – вся процедура выполняется на электронной торговой площадке. Предоставить документальный пакет и подать заявку для торгов в этом случае может лишь участник, который прошел аккредитацию. Заявка включает две части:

1. первая часть определяется формулировкой тендерной документации. При необходимости детализации определенной услуги, технологии – участнику нужно подтвердить оговоренный пункт.

2. документация второй части включает информацию об участнике. В данном случае будет нужно подготовить все бумаги, которые включают список документов на тендер. Он соответствует требованиям для проведения открытых торгов. При этом вся необходимая информация для электронных торгов следует предоставлять в электронном виде. Для идентификации участника документы для участия подлежат заверению электронной подписью представителя организации, у которого есть соответствующие полномочия.

11.06.2019

Какие закупочные процедуры может использовать заказчик?

Закон № 223-ФЗ практически не регламентирует процедуры закупок, устанавливая лишь требования к размещению информации. Обязательными для включения в «Положение о закупке» являются конкурс и аукцион. Обязательными для включения, но не обязательными для проведения. Т.е. кроме конкурса и аукциона будут прописаны другие способы закупок, которыми можно пользоваться. Следует предусмотреть процедуру для закупок в электронной форме (не обязательно открытый аукцион в электронной форме), так как Правительство может установить перечень продукции, закупаемой в электронной форме.
Процедуры закупок могут быть конкурентные и неконкурентные.

К конкурентным процедурам относятся:

1. Торги:
   - Открытый (закрытый) конкурс, двухэтапный конкурс, селективный конкурс.
   - Открытый (закрытый) аукцион, в том числе электронный.
2. Иные способы: -Запрос котировок, запрос предложений, конкурентные переговоры.
   К неконкурентным процедурам относится закупка у единственного источника.

Наиболее популярные процедуры закупок

Селективный конкурс является своеобразным компромиссом между открытым и закрытым. Подать заявку на участие в нем может любой поставщик, однако до участия в конкурсе допускаются лишь претенденты, выбранные заказчиком.

При относительно небольших объемах закупок серийной продукции используется способ запроса ценовых котировок (ценовых предложений), в ходе которого, после запроса цены на одну и ту же продукцию у разных поставщиков, выбирается самое дешевое предложение. Запрос ценовых котировок производится не менее, чем у трех поставщиков, причем сравниваться должна однотипная продукция. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку.

Запрос предложений и конкурентные переговоры чаще всего используются при закупке консультационных услуг и, по своей сути, представляют собой формализованные процедуры переговоров на базе требований заказчика и предложений поставщиков, подготовленных на их основе.

Аукционы изначально использовались для продажи ценностей, имущества, а также, например, квот. Для закупок применяется редукцион (аукцион наоборот).

Некоторые включают в число способов закупок тендер. Обычно это копия конкурса под другим названием. Используется для того, чтобы вывести закупку из-под действия Гражданского кодекса (ст. 447-449). Однако суды, как правило, воспринимают тендер как конкурс (как и запрос предложений) с соответствующими правовыми последствиями.

Документы и сведения, которые заказчик обязан размещать на официальном сайте

Документы, регламентирующие закупочную деятельность заказчика:

1. Положение о закупке - в течение 15 дней со дня утверждения.
2. Изменения в Положение о закупке - в течение 15 дней со дня утверждения.
3. План закупки товаров, работ, услуг на срок не менее, чем один год. Порядок формирования такого плана, сроки его размещения, требования к его форме устанавливаются Правительством РФ.
4. План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств - на период от пяти до семи лет. При этом критерии отнесения продукции к инновационной и (или) высокотехнологичной устанавливаются федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.
5. С 1 января 2013 года до 1 января 2015 года планы закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств размещаются заказчиками на официальном сайте на трехлетний срок.

Документы конкретной закупочной процедуры:

1. Извещение о закупке (при проведении торгов - не менее чем за 20 дней до дня окончания подачи заявок на участие в таких закупочных процедурах. Для остальных процедур срок определяет сам заказчик);

2. Документация о закупке с проектом договора;

3. Изменения, вносимые в извещение и документацию, разъяснения документации (размещаются не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия). Если проводятся торги и изменения в извещение или документацию внесены позднее чем за 15 дней до даты окончания подачи заявок, срок подачи заявок должен быть продлен так, чтобы со дня размещения на официальном сайте внесенных в извещение о закупке, документацию о закупке изменений до даты окончания подачи заявок на участие в закупке такой срок составлял не менее чем 15 дней;

4. Протоколы, составляемые в ходе закупки - не позднее, чем через 3 дня со дня подписания таких протоколов;

5. Сведения об изменении существенных условий договора (объем, цена, сроки) - не позднее, чем в течение 10 дней со дня внесения изменений в договор;

6. Отчеты о закупках - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным;

7. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком;

8. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

9. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации о не размещении информации.

Случаются ситуации, когда официальный сайт недоступен по разным причинам в течение более, чем 1 рабочего дня. В таком случае заказчик обязан разместить всю информацию на своем сайте. Это не обязательно должен быть официальный сайт заказчика, но должно быть четко обозначено, что конкретный сайт имеет отношение к конкретному заказчику. Доступ ко всей информации должен быть бесплатным.

Документы и сведения, которые заказчик не обязан размещать на официальном сайте

1. Сведения о закупке товаров, работ, услуг, стоимость которых не превышает 100 тыс. руб., а в случае, если его годовая выручка за отчетный финансовый год составляет более чем пять миллиардов рублей - 500 тыс.руб.

2. Не подлежит размещению на официальном сайте и сайте заказчика информация, составляющая государственную тайну, а также определенная соответствующим решением Правительства РФ.

Отнесение заказчиком информации к коммерческой тайне не является основанием для ее не размещения на официальном сайте.

Первым документ, который заказчик оформляет при осуществлении закупки, является извещение.

1. Способ закупки (открытый конкурс, открытый аукцион или иной предусмотренный положением о закупке способ).

2. Наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер контактного телефона заказчика.

3. Предмет договора с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг.

4. Место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.

5. Сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота). Обратите внимание, что речь идет не о самой цене, а о сведениях о ней.

6. Срок, место и порядок предоставления документации о закупке, размер, порядок и сроки внесения платы, взимаемой заказчиком за предоставление документации, если такая плата установлена заказчиком, за исключением случаев предоставления документации в форме электронного документа.

7. Место и дата рассмотрения предложений участников закупки и подведения итогов закупки.

Заказчик вправе указывать дополнительно иные сведения.

1. Установленные заказчиком требования к качеству, техническим характеристикам товара, работы, услуги, к их безопасности, к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика.

2. Требования к содержанию, форме, оформлению и составу заявки на участие в закупке.

3. Требование к описанию участниками закупки поставляемого товара, который является предметом закупки, его функциональных характеристик (потребительских свойств), его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками закупки выполняемой работы, оказываемой услуги, которые являются предметом закупки, их количественных и качественных характеристик.

4. Место, условия и сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.

5. Сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота).

6. Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги.

7. Порядок формирования цены договора (цены лота) (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей).

8. Порядок, место, дата начала и дата окончания срока подачи заявок на участие в закупке.

9. Требования (разумные) к участникам закупки и перечень документов, представляемых участниками закупки для подтверждения их соответствия установленным требованиям.

10. Формы, порядок, дата начала и дата окончания срока предоставления участникам закупки разъяснений положений документации о закупке.

11. Место и дата рассмотрения предложений участников закупки и подведения итогов закупки.

12. Критерии оценки и сопоставления заявок на участие в закупке.

13. Порядок оценки и сопоставления заявок на участие в закупке.

Заказчик имеет право указывать дополнительно иные сведения.

Вместе с документацией должен быть размещен проект договора, который формально является его частью.

Все, что размещается в планах и планах-графиках , связано с описанием объекта закупки . Проект контракта полностью зависит от того, какой объект закупки необходим заказчику, как будут реализовываться в дальнейшем отношения с поставщиками, к какому результату заказчику необходимо прийти. В состав документации входит извещение о проведении закупки (конкурса, запроса котировок или аукциона), а также другая закупочная документация , раскрывающая все детали закупки. Контракт всегда входит в закупочную документацию и сопровождается дополнительными документами. Завершается закупочная деятельность заказчика отчетностью .

Требования к документации

Отличительная особенность контрактной системы — внушительный по объему документооборот. Требования к документации предъявляются серьезные, хотя конкретные формы документов закон не указывает. Документация составляется произвольно, но с соблюдением правил и ограничений № 44-ФЗ.

Важное правило, о котором нужно помнить: форма, состав и содержание документации зависят от объекта закупки и способа определения поставщика (и конкурсы, и аукционы, и запросы котировок содержат свои дополнительные условия, которые будут отражены в документации).

Что обязательно должна содержать документация:

• единые требования к участникам в соответствии ;
• порядок предоставления разъяснений и внесения изменений в уже опубликованную документацию (у участников есть возможность обратиться к заказчику с запросом дать объяснения, и заказчик обязан им ответить);
• требования к оформлению и содержанию заявки (документация напоминает участникам, как им надо действовать);
• права и обязанности заказчика, комиссии, участников;
• порядок подготовки и размещения в ЕИС извещения и документации;
• порядок подачи, изменения и отзыва заявок;
• порядок рассмотрения и оценки заявок;
• порядок заключения контракта.

Общая информация о закупке включает: общие сведения о заказчике (о наименовании, местонахождении, режиме работы); общие сведения о закупке (о способе определения поставщика в соответствии с ч. 1 ст. 24 Закона № 44-ФЗ, цели закупки согласно ст. 13 Закона № 44-ФЗ, источнике финансирования, нормативно-правовой базе, на основании которой производится закупка), а также дополнительные пояснительные сведения.

Но правильное составление документации — это только полдела. Ее еще необходимо разместить в ЕИА, поскольку заключение контракта и его дальнейшее исполнение осуществляется именно на основании того, что находится в ЕИС.

Описание объекта закупки

Эту часть документации часто еще называют техническим заданием. В ней заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. Это обязательный документ, поскольку именно на его основании участники закупки могут разработать наиболее подходящее для заказчика предложение.

Помимо того, что описание объекта закупки обозначает способ выбора определения поставщика, диктует порядок формирования НМЦК, определяет требования к участникам закупки и другие особенности проведения тендера, оно еще, как юридически значимая информация, определяет состав извещения, документации, проекта контракта и в конечном итоге выбор лица, который станет победителем закупочной процедуры.

• описание объекта закупки
• основное назначение и обоснование
• характеристики, параметры
• требования к качеству
• указания на количество и объем
• гарантийные требования
• сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг

В ст. 33 Закона № 44-ФЗ указаны положения, которые обязательно нужно соблюдать при составлении описания объекта закупки. В целом описание должно нести объективный характер, использовать понятную терминологию, опираться на доступные информационные источники, указывать на следующие характеристики: функциональные (назначение объекта закупки и условия его использования по назначению; форма, производственное исполнение и др.), технические (конкретные данные, параметры, исходные и конечные величины, физические величины показателей, регламент и порядок действий при поставке товара, выполнении работ, оказании услуг), качественные (совокупность свойств, характеристик, признаков товаров, услуг, работ, обусловливающих их способность удовлетворять потребности и запросы заказчика, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям), эксплуатационные (характеристики надежности и работоспособности, условия эффективной эксплуатации, прочность, долговечность, объемно-планировочные, санитарно-гигиенические, экономические характеристики), стандартные показатели (технические и качественные характеристики объекта закупки, установленные в соответствии со стандартами, техническими регламентами и законодательством о техническом регулировании). Поставляемый товар должен быть новым.

Кроме того, при осуществлении закупки заказчик, согласно ст. 31 Закона №44-ФЗ, устанавливает единые требования к участникам закупки. Это и наличие лицензий, допусков, специальных разрешений и согласований, документов (например, сертификатов, связанных с безопасностью использования объекта закупки), и др.

Чего не должно быть в техническом задании

В техническом задании не должны содержатся требования или указания на:

• товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, место происхождения товара, наименование производителя;
• требования к товарам, информации, работам, услугам при условии, что данные требования влекут за собой ограничение количества участников закупки.

Исключения составляют случаи, когда не имеется другого способа, обеспечивающего более точное и четкое описание характеристик объекта закупки. Однако если содержится указание на товарный знак, знак обслуживания, фирменное наименование, патент, полезные модели, промышленные образцы, наименование места происхождения товара или наименование производителя, заказчик должен добавить слова «или эквивалент» и указать критерии эквивалентности. Именно по этим критериям можно судить, нарушены или нет нормы ст. 33 Закона №44-ФЗ.

Документация для конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок

Важно обратить внимание на особенности документации, которая зависит от способа определения поставщика — конкурсы, электронные аукционы, запросы котировок.

Конкурсы считаются самым сложным видом закупочной процедуры и включают следующие документы: извещение, документация — информационная карта, техническое задание на объект закупки, форма заявки с инструкцией по ее заполнению, проект контракта.

Извещение о проведении конкурса

Это краткий документ, который включает:

• идентификационный код закупки (с 1 января 2017 года)
• используемый способ (открытый конкурс)
• срок, место и порядок подачи заявок участников закупки
• размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта
• требования к участникам и их документации
• способы получения конкурсной документации
• место, дата и время вскрытия конвертов с заявками
• преимущества для участников
• условия национального режима (ограничения и запреты на приобретение продуктов иностранного производства)
• реквизиты счета для внесения обеспечения

Документация — информационная карта

В отличие от извещения, представляет собой развернутую информацию со следующими необходимыми деталями:

• описание объекта закупки и условий контракта в полном объеме
• требования к содержанию и описанию предложения участника, к форме, составу заявки и инструкцию по ее заполнению
• дополнительные требования к объекту закупки: гарантийные сроки, условия эксплуатации
• НМЦК с обоснованием
• форма, сроки и порядок оплаты ТРУ
• порядок подачи заявок, сроки отзыва и изменения заявок
• порядок предоставления участникам разъяснений положений конкурсной документации
• финансовые условия конкурса: размер обеспечения заявки, размер обеспечения контракта, условия банковской гарантии
• информация о возможности изменения объема и количества ТРУ

Заявка с инструкцией

Инструкция позволяет заказчику облегчить себе работу. Имея такой документ, который позволяет упорядочить информацию, участники делают меньше ошибок. Необходимость включения инструкции в конкурсную документацию установлена п. 4 ч. 1 ст. 50 Закона № 44-ФЗ.

Форма инструкции произвольная, требования к ее составлению законодательством не предусмотрены, тем не менее существует целый ряд позиций, которые в ней необходимо прописать: порядок заполнения заявки на участие в конкурсе, требования к ее оформлению, в частности, язык составления заявки, способ указания предлагаемой цены контракта, количество экземпляров заявки.

Важно помнить, что при описании предложений участники должны использовать общепринятые обозначения и наименования, сведения, содержащиеся в заявке, не должны допускать двусмысленного толкования. Документы, представляемые участниками закупки, должны быть заполнены по всем пунктам, предусмотренным формой заявки.

Аукцион и аукционная документация

В составле аукционной документации есть извещение, аукционную документацию — информационную карту, техническое задание на ТРУ, форму заявки для участия в электронном аукционе с инструкцией по ее заполнению (как правило, разработку этих документов берет на себя электронная площадка), проект контракта.

Закон не прописывает структуру документации об аукционе. При этом в ст. 64 приводится перечень информации, которая в обязательном порядке должна быть отражена.

Аукцион проводится в том случае, если заказчик закупает ТРУ, поименованную в перечне, установленном .

Извещение о проведении аукциона

В извещении о проведении электронного аукциона указываются следующие сведения:

• адрес электронной площадки
• сроки приема и рассмотрения заявок
• дата проведения аукциона
• размер обеспечения заявок и контракта
• требования и исчерпывающий перечень документов для участников
• информация об объекте закупки и условиях контракта

Аукционная документация — информационная карта

Раскрывает все детали будущей закупки, поэтому включает много уточняющей информации:

• сведения о заказчике
• сведения об электронной площадке
• сведения об объекте закупки — предмете контракта
• НМЦК приводится в соответствии с расчетом и обоснованием заказчика
• форма, срок и порядок оплаты контракта, выплата аванса
• требования к участникам закупки
• сроки подачи заявок на участие в аукционе
• сроки рассмотрения первых частей заявок и вторых частей заявок
• дату проведения аукциона
• требования к составу заявки на участие в электронном аукционе
• размер обеспечения заявок на участие в аукционе
• сведения об обеспечении исполнения контракта

Котировочная документация

Отличается от конкурсной и аукционной тем, что в запросе котировок выкладывается сразу вся информация. Форма заявки для участия в запросе котировок разрабатывается заказчиком и входит в котировочную документацию.

Содержит запрос котировок, форму заявки для участия в запросе котировок, проект контракта.

В запросе котировок должны быть отражены:

• сведения о заказчике и контрактной службе, источник финансирования
• форма котировочной заявки
• наименование, характеристики и количество поставляемых товаров, объем выполняемых работ, оказываемых услуг, требования к качеству, техническим характеристикам, к безопасности, к функционалу и потребительским свойствам, размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели
• требования к предоставлению гарантий, к монтажу и наладке, к обучению
• место и сроки доставки товаров, выполнения работ, оказания услуг
• сведения о НМЦК, расходах на перевозку, страхование, уплату налогов
• место и срок подачи котировочных заявок
• срок и условия оплаты поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг
• срок подписания победителем контракта
• информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта
• преимущества для определенных участников
• требование об отсутствии в РНП
• документы, подтверждающие соблюдение национального режима

В том случае, если участникам требуются пояснения по закупочной документации или они обнаруживают какие-то несоответствия, неточности и ошибки, они вправе обратиться к заказчику за дачей разъяснений. Порядок, возможности и сроки обращения за разъяснениями в каждом способе закупки свои. Но заказчик обязан отвечать на запросы в установленные сроки.

Контракты

Задача контракта заключается в достижении цели осуществления закупки ТРУ. Он может быть как в электронной, так и в бумажной форме.

О проекте контракта и его содержании рассказывает Юлия Межникова, ведущий вебинара « »:

-

Приемка товара

На приемку товара, как важнейшее условие контракта, следует обратить особое внимание. Юлия Межникова разъясняет некоторые ошибки, которые допускают заказчики на этом этапе.

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram . Присоединяйтесь!