Что такое ретроконверсия в пфр. Ретроконверсия для пфр. Как это работает

Ретроспективная конверсия представляет собой преобразование бумажных каталогов в полноценные электронные базы данных. Компания Биорг переводит около 3 миллионов документов заказчиков в месяц.

Применение ретроконверсии

В архивах различной направленности внедряют перевод бумажных документов в электронные в следующих целях:

• Обеспечение сохранности уникальной информации — например, оригинальных чертежей оборудования.
• Унификация и ускорение доступа к данным. Например, электронные каталоги в библиотеках ускоряют процесс нахождения нужной книги.
• Соблюдение приватности использования. Доступ к электронным документам легко ограничивается на программном уровне.
• Получение удалённого доступа к нужной информации. Просмотр бумажных документов предполагает физическое присутствие пользователя. Электронную информацию с помощью интернета легко просмотреть в любой точке мира.

Предприятия оборонного комплекса, а также некоторые коммерческие структуры используют многоступенчатые права доступа к документу в зависимости от должности будущих пользователей этой базы данных.

Основные этапы

В зависимости от типа документов, их количества и сложности распознавания, ретроконверсия проводится вручную (с помощью сканеров высокого разрешения). Затем документы сохраняются в виде файлов с дополнительными атрибутами — номером, датами, ключевыми словами и др.

1. Начальный этап состоит из разбора бумажного архива и его классификации . Как правило, документы распределяют по периодам, функциональным направлениям и степени важности.
2. Бумаги подготавливают к обработке : разобранный архив освобождают от папок, скрепок, ниток и других элементов, мешающих работе электронной техники.
3. Сканирование проводится вручную, при этом нужно следить за работой оборудования, чтобы не пропустить листы многостраничных документов и соблюдать порядок их следования.
4. Перенесённые в компьютер изображения перепроверяют на предмет полноты, качества полученных материалов, а также обрезают ненужные части с помощью графических редакторов. Затем изображениям присваиваются уникальные имена.
5. Готовые к внесению в электронную базу, материалы индексируются и происходит их перенос в систему документооборота.
6. Обработанный бумажный архив группируют согласно структуре, при необходимости избавляются от лишних листов.

Перевод данных из бумажных носителей в электронные проводится в больших объёмах, поэтому услуги ретроконверсии предоставляют специализированные организации, такие, как Биорг.

Виды ретроспективной конверсии документов

Ручной ввод информации с бумажных носителей в электронные применяется для небольших объёмов переносимой информации. Такой способ требует значительных временных затрат, а также чреват ошибками.

Процесс оптического распознавания состоит из ручной редакции заранее подготовленных на сканере изображений. В роли редакторов выступают профессиональные библиографы и научные сотрудники, следящие за полнотой и достоверностью информации.

Например, работники отдела ретроконверсии ПФР рассылают пользователям старые отчёты для дополнительной проверки и заверения электронной подписью.

Некоторые учреждения предпочитают заимствование данных из других источников. Например, сотрудники библиотеки одного из факультетов дополняют общеуниверситетский электронный каталог данными о книгах, хранящихся именно у них.

Заключение

Технология ретроспективной конверсии документов широко применяется в библиотеках образовательных учреждений, промышленных предприятий, музеев. Кроме этого, владельцы редких рукописей и уникальных изданий предпочитают делать электронные дубликаты бумажных экземпляров, чтобы обеспечить их сохранность.

Качественно выполненная процедура облегчает доступ к документам, ускоряет процесс работы, а также экономит массу времени и пространства в производственных помещениях.

Услуги ретроконверсии предполагают чёткую формулировку технического задания со стороны заказчика. Далее согласовываются сроки выполнения сканирования, оговариваются дополнительные требования, и проект запускается.

Ретроконверсия является одной из категорий писем неформализованного электронного документооборота. В рамках этого документооборота страхователь получает от органа ПФР электронные документы, содержащие индивидуальные сведения о застрахованных лицах, ранее представленные в ПФР на бумажном носителе информации. Полученные электронные документы заверены ЭЦП уполномоченного специалиста управления ПФР.

При получении сообщения, содержащего файлы отчетности, страхователь должен проверить их и подтвердить достоверность сведений. Для этого нужно провести сверку на соответствие полученных электронных документов первичным данным, заверить полученные электронные документы ЭЦП руководителя организации (главного бухгалтера) и в указанный срок направить в управление ПФР.

В случае выявления несоответствия полученных электронных документов первичным данным страхователю необходимо представить в УПФР корректирующие индивидуальные сведения.

Полученные из УПФР документы ретроконверсии отображаются на закладке «ЭДО ПФР» программы «Референт». Для просмотра документа ретроконверсии нужно выбрать строчку с названием «Ретроконверсия для ПФР» и раскрыть папку, щелкнув мышью по знаку «+» слева от названия комплекта документов, затем дважды щелкнуть мышью по строке с названием «Неформализованные данные» . В результате откроется окно «Просмотр неформализованного сообщения» , которое имеет следующий вид:

В открывшемся окне в поле «Текст письма» отображается текст информационного сообщения органа ПФР. В поле «Прикрепленные файлы» отображаются файлы отчетности, содержащие информацию, достоверность которой нужно подтвердить. Для просмотра содержимого файла отчетности нужно выделить курсором мыши нужный файл и нажать кнопку «Просмотреть». Содержимое документа отобразится в окне обозревателя Internet Explorer. Для сохранения файла отчетности используется кнопка «Сохранить как…» , для сохранения сразу всех файлов отчетности – кнопка «Сохранить все» .

В случае если индивидуальные сведения в полученных электронных документах соответствуют первичным данным, нужно в поле «Действия с ретроконверсией» установить переключатель в положение «отправить по Email» и нажать кнопку «Принять» . В результате будет сформировано ответное сообщение, подписанное ЭЦП страхователя, и начнется процесс отправки его в орган ПФР.

В случае если страхователем выявлены несоответствия в полученных электронных документах, следует нажать кнопку «Отклонить» и при необходимости указать причину отклонения документов. Сформированный ответ по ретроконверсии, подписанный ЭЦП страхователя, также будет отправлен в ПФР.

Для того чтобы выгрузить сформированный ответ по ретроконверсии в произвольный каталог, нужно установить переключатель в положение «выгрузить в каталог» и нажать на кнопку «Принять» или «Отклонить» соответственно.

По результатам приема документа ретроконверсии орган ПФР отправляет страхователю Подтверждение получения ответа по ретроконверсии, подписанное ЭЦП органа ПФР.

Получили от фонда письмо с требованием ретроконверсии. Фонд переделал всю старую бумажную отчетность компании в электронную и потребовал от нашей читательницы подписать новые файлы электронной подписью. Соглашаться или нет, рекомендуют специалисты ПФР, спецоператоры и независимые эксперты.

Региональный ПФР

— Ретроконверсия — это перевод бумажных сведений в электронные документы силами фонда, данный процесс позволяет ПФР уничтожить ранее сданные сведения на бумаге. Скорее всего компания получила такое письмо, потому что заключила с фондом дополнительное соглашение. По этому договору специалисты фонда обязуются сделать выгрузку из своей базы всех сведений персучета, ранее полученных на бумаге, и направить их страхователю. А от компании требуется проверить данные, поставить свою электронную подпись под готовыми файлами и отправить их в ПФР. Но если компания просьбу проигнорирует, то ответственности за это нет.

Спецоператор

— Требование фонда необходимо исполнить. Файлы для подписи ПФР выгружает именно те, которые в свое время представил страхователь. Но, перед тем как подписать, стоит все же просмотреть содержимое файла и убедиться, что данные не искажены. Для этого надо открыть прикрепленные к письму фонда документы. А после проверки отправить ответное письмо в ПФР. Причем программа спросит, верны ли сведения. Если все в порядке, то их можно отправить обратно в фонд.

Независимые эксперты

— Порядок взаимодействия компаний и ПФР при ретроконверсии определен распоряжением Правления ПФР от 11.10.07 № 190р . Для перевода архивов из бумажного вида в электронный фонд направляет их страхователю. Компания проверяет и, если нет расхождений, заверяет своей электронной подписью и отправляет отчеты назад в фонд. В то же время сейчас нет нормативных актов, которые бы обязывали страхователей проводить по инициативе фонда ретроконверсию. А значит, нет и ответственности, если компания не подпишет сведения.

— Ответственности за то, что компания не отреагирует на письмо, в законодательстве нет. Но я рекомендую уточнить в своем отделении ПФР, как компании ответить на полученное требование, что проверить в отчетности и как ее исправить, если там имеются неточности. Если специалист не сможет объяснить, то можно обратиться к спецоператору электронной отчетности за подробными инструкциями.

Наше мнение

— Компании стоит уточнить, какие документы она подписывала с фондом при переходе на электронную отчетность. Если среди документов было соглашение о переводе ранее сданной бумажной отчетности в электронную, то стоит ответить на письмо фонда. Ведь таким образом компания согласилась с возможной ретроконверсией. Но даже если требование проигнорировать, за это ничего не грозит. Но компании все же выгоднее подписать файлы. После этого сведения за прошлые годы можно хранить только в компьютере, а бумажные архивы уничтожить. Это нам подтвердили в ПФР. Но перед отправкой сведений их безопаснее проверить, поскольку при ретроконверсии фонд мог с ошибками перенести данные из бумажной отчетности в электронную. Если ошибки есть, надо направить в управление фонда письмо о недочетах. Он все поправит и пришлет сведения еще раз.

Одним из важнейших задач внедрения систем электронного документооборота считается перевод бумажных документов в электронный вид. Кроме того для решения задач атрибутивного и контекстного поиска возникает необходимость частичного или полного перевода документа в машиночитаемый вид, например при организации электронных картотек и каталогов.

Ретроконверсия или ретроспективная конверсия подразумевает промышленный (т.е. в больших объемах) перевод текстовых данных из графического вида в цифровой машиночитаемый вид путем сканирования и автоматического распознавания, либо вручную. Наиболее частые проекты по ретроконверсии библиотечных каталогов .

Виды ретроконверсии:

Ручной ввод с клавиатуры текстовой информации и создание структуры электронных записей (с оригиналов карточек, с отсканированных образов карточек);

В случае обработки отсканированного текста хорошего качества (не менее 300 dpi, высокий контраст, минимум графических шумов и артефактов) – оптическое распознавание символов (OCR) и приведение записей к стандартному виду вручную или автоматически;

Заимствование данных из других источников. Использование уже готовых записей из других электронных каталогов, приобретаемых на оптических дисках или получаемых по сетям) и доввод собственных данных библиотеки (индексов классификации, предметных рубрик, шифров хранения и т.д.);

Технологию можно назвать промышленной в случае если она способна выдержать большие нагрузки и одинаково эффективна при работе как с единичными документами, так и с сотнями тысяч. При необходимости ввода в информационную систему большого объема документов никто не готов ждать долгие годы, максимум несколько месяцев, полгода. Учитывая, что каждый проект по сканированию оригинален и неповторим, к их реализации применимы все современные методики проектного управления.

Любой проект по сканированию начинается с процесса Инициации , на котором происходит технико-экономическое обоснование проекта. Сканирующая компания выезжает к Заказчику и проводит тщательно обследование существующего архива документов: качественный и количественный анализ, описание существующих процессов, определяет с заказчиком конечную цель проекта и условия наиболее быстрого и качественного достижения данной цели. Пишется Техническое задание , под которым подписываются Заказчик и Исполнитель.

На этапе Планирования определяется состав и последовательность работ, пишется расписание всего проекта, планируются человеческие и финансовые ресурсы, определяется необходимое качество электронных документов и описательных метаданных. Очень часто скорость и качество выполнения сканирования документов зависит от правильного выбора сканирующей техники. Поэтому на данном этапе обязательно проводится тестовое сканирование различных партий документов для выбора оптимального оборудования. Немаловажным элементом является планирование всех рисков проекта: техника при высоких нагрузках может выйти из строя, люди могут заболеть, при передаче часть данных может потеряться и т.д. На все риски должны быть подготовлены ответные действия в виде возможности кинуть на проект дополнительную технику, людей, выделить другие помещения, перестроить взаимодействие с заказчиком, привлечь внешних специалистов.

На этапе Исполнения наиболее важно придерживаться плана проекта, вести постоянный контроль качества сканирования, распознавания и ввода данных. Последнее может выполняться различными методами, начиная от многоуровневых выборочных проверок и отбраковок целых партий, до дублирования действий над одними и теми же документами и сравнения результатов. Очень важно чтобы полученные электронные документы были в целости и сохранности переданы Заказчику, в связи с чем на проектах используются мобильные RAID-накопители, неоднократно дублирующие данные. Данные не стираются до тех пор пока не произойдет передача документов и не наладится бэкапирование данных на серверах Заказчика.

При необходимости все работы проводятся исключительно на территории Заказчика для достижения максимальной конфиденциальности в работе с документами.