Что такое факсимильная подпись. Факсимильная подпись

Факсимиле – это точная копия подписи человека, который расписывается на различных документах. Также можно воспроизвести точную копию любого рисунка, штампа, клише и т.п.

Где ставится факсимильная подпись?

Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:

• на актах;
• на приходных накладных;
• на расходных накладных;
• на договорах;
• на различных счетах.

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

В каких случаях нельзя использовать факсимиле?

• если предприниматель оформляет контракт на достаточно большую сумму;
• когда предприниматель либо бухгалтер сдает отчетность в налоговые органы;
• когда оформляют платежные документы;
• когда на предприятии проводят операции с вексельными документами;
• при работе с денежными чеками в иностранной валюте.

Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально.

Рассмотрим пример

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано. Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.

Рассмотрим подробнее, какие именно документы можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:

• документ по аккредитиву;
• чек, в котором указана иностранная валюта;
• любые кассовые документы;
• документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
• документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
• документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
• акт приема-передачи работ либо услуг.

Как использовать факсимильную подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Преимущества факсимильной подписи

Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:

• Используя факсимильную подпись сотрудникам, а также другим предприятиям не придется затрачивать очень много времени для того, чтобы изучить переданные документы;
• Данная подпись сразу позволяет определить человека, который ее поставил;
• Вся информация, которая указана в документе, является конфиденциальной, за счет этого у компании могут снизиться финансовые риски потерь;
• Можно оформить и заключить достаточно быстро любые сделки между компаниями;
• В сформированном документе будет содержаться только достоверная информация;
• Обмениваться документами внутри компании, а также за ее пределами станет намного проще и быстрее;

Факсимильная подпись очень сильно облегчает и ускоряет работу на предприятии, как для предпринимателей, так и для бухгалтеров.

Автокредитование

Законодательство

Бизнес-идеи

• 

  Содержание Срочное изготовление печатей и штампов Кто будет выступать в качестве покупателей Где открывать бизнес Оборудование для ведения бизнеса Существует много разновидностей бизнеса, которые могут быть начаты людьми, обладающими предпринимательскими способностями. Причем каждый вариант обладает своими уникальными особенностями и параметрами. Срочное изготовление печатей и штампов Бизнес-идея изготовления печатей и штампов считается достаточно привлекательной в плане..

• 

  Содержание Бизнес-идея по изготовлению открыток Как открыть бизнес, основанный на создании открыток на заказ Сотрудники Помещение Как продавать созданные открытки Многие люди, обладающие определенными предпринимательскими способностями, задумываются об открытии собственного бизнеса, а при этом оценивают и рассматривают большое количество различных вариантов для открытия. Довольно интересной считается бизнес-идея изготовления открыток, поскольку открытки являются такие элементы, спрос..

• 
• 

  Содержание Выбор помещения для тренажерного зала Что нужно для того, чтобы открыть тренажерный зал? Тренажерный зал становится все более популярным в современном мире, поскольку все больше людей задумываются о том, чтобы вести здоровый образ жизни, предполагающий правильное питание и занятия спортом. Поэтому открыть тренажерный зал может любой бизнесмен, однако для получения хороших доходов необходимо продумать..

• 

  Содержание Место расположения магазина Ассортимент товаров Продавцы Бижутерия является обязательным предметом гардероба каждой женщины, которая следит за собой и старается выглядеть привлекательно и ярко. Поэтому открыть свой магазин бижутерии хочет практически каждый предприниматель, который осознает возможность получения хороших прибылей. Для этого необходимо изучить все имеющиеся перспективы, составить бизнес-план и спрогнозировать возможный доход, чтобы решит, будет..

Изготовление факсимиле и подписи

Факсимиле - точная копия подписи должностного лица или частного предпринимателя, которую он оставляет на документах, актах, приходных накладных и договорах, не имеющих материальной ценности.

Не всегда целесообразно откладывать подписание документов из-за отсутствия начальника, и тем самым задерживать партнера по бизнесу. Для таких ситуаций предусмотрены подписи факсимиле. Гражданское законодательство разрешает использовать их во многих случаях.

Факсимильный штамп обеспечивает абсолютное воспроизведение личной подписи должностного лица и позволяет исключить его присутствие при оформлении документов.

Поэтому изготовление подписи факсимиле, как услуга, сегодня востребована компаниями и предпринимателями Москвы и России в целом. Ниже можно узнать сколько стоит факсимиле, а на странице контакты - где именно можно купить его в Москве.

Стоимость нового факсимиле

* в цену НЕ входят: оснастка, нестандартная краска, аксессуары, доставка и прочие доп. услуги

Многочисленные компании предлагают сделать факсимиле подпись черного или синего цвета. Наша компания - одна из немногих на рынке, которая предоставляет услугу "Цвет краски на заказ", мы можем смешать практически любой цвет в Вашей печати или штампе - это тоже одна из степеней защиты от подделки, т.к. краски нестандартных цветов не продаются в магазинах. УФ (невидимая) краска и УФ фонарики также всегда в наличии!

Факсимильная подпись помогает:

• облегчить и ускорить работу предприятия;
• идентифицировать человека, который поставил ее на документе;
• обеспечить конфиденциальность информации и снизить финансовые риски;
• подтвердить полномочия владельца подписи;
• оперативно обмениваться бумагами внутри компании и за пределами фирмы;
• сэкономить время и избежать канцелярской волокиты.

Заказать факсимиле подписи в компании «МоиПечати»

Учитывая требования, предъявляемые данному изделию, мы изготовим факсимиле любой степени сложности так аккуратно, что оно будет полностью соответствовать вашей оригинальной подписи.

Используя современные технологии и специальное оборудование, мы превращаем создание факсимиле в качественную, надежную, доступную процедуру. Это достигается за счет применения автоматической оснастки, чтобы готовая подпись проставлялась с идеальной точностью.

Чтобы дешево купить штамп факсимиле в Москве, необходимо подъехать к нам в офис и оставить свою подпись на бумажном носителе. Заказать можно онлайн, просто заполнив форму на сайте и прикрепив сканированное изображение (лучше сделать подпись черной или синей гелевой ручкой).

Работа с нами — это:

1. Безупречное качество и гарантия на произведенную продукцию — изделие прослужит вам не меньше 5 лет!
2. Срочное изготовление — мы выполним заказ как за сутки, так и всего за один час!
3. Удобный график работы: 24 часа в сутки, без выходных и праздников - заказать штамп факсимиле в нашей компании вы можете в подходящее для вас время.
4. Время — это деньги, потому вам не обязательно ехать к нам в офис в Москве. Заполните форму заказа на сайте и менеджеры компании «МоиПечати» свяжутся с вами в течение 30 минут.

Купить печать факсимиле у нас — это значит получить качественную продукцию, демократичные цены и оперативность работы!

Обращаем ваше внимание на то, что данный сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Ст. 437 (2) ГК РФ. Наличие на складе товара, его характеристики (цвет, форма) могут отличаться от представленных на сайте. Просим уточнять у менеджеров все детали заказа и доставки

Подпись подходит для заверения отчетно-кассовой документации (ее можно ставить на отчетах, ордерах, актах выполнения работ, договорах). Также ее часто используют индивидуальные предприниматели, и даже врачи, комбинируя с личной именной печатью. Факсимиле - это практичный помощник в работе любого руководителя или топ-менеджера, где ведется обработка документации.

На факсимиле цена в Москве от нашей компании зависит от выбранной оснастки. Базовые модели начинаются от 350 руб. Заказать в Москве факсимиле в автоматике можно за 650 рублей. При срочном заказе стоимость увеличивается на несколько сотен рублей. В этом случае доставка будет выполнена через 2-3 часа после оформления заказа и одобрения клише.

Как сделать заказ

Изготовление факсимиле срочно возможно только после одобрения конечного варианта подписи, оставленной на белом, чистом листе бумаги. Учитывая, что клише производится по ручному рисунку, отпечаток на факсимиле сохранит все детали и обеспечит каллиграфическую точность.

Чтобы заказать факсимиле подписи, стоит обратиться к специалистам нашей компании по контактному номеру телефона или же посетить офис для передачи готового образца. После оформления заказа эскиз будет передан на производство. Изготовление в Москве факсимиле осуществляется по выбранному типу готового клише. Заказчик самостоятельно выбирает цвет будущей подписи, ее габариты. Мы гарантируем качество и соответствие готового изделия всем желаемым параметрам.

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное» . В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно , ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

• отсутствие руководства либо высокая загруженность;
• большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии . Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ , где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года , что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций , как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

Спорные позиции

Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем .

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи , как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно . Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Возможные риски

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

Когда разрешается и когда запрещается

Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

• письма благодарности;
• грамоты, приглашения;
• подтверждение оплаты по аккредитиву;
• патенты, свидетельства, сертификаты;
• результаты ЕГЭ.

При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

• законодательные акты;
• декларации для налоговой;
• трудовые договоры;
• доверенности;
• первичные документы;
• счета-фактуры;
• заявления физ и юрлиц.

Порядок применения

При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия :

1. использование;
2. хранение.

Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

Самостоятельно разобраться в назначении штемпельной продукции (оснасток, самонаборных штампов, нумераторов и проч.), широко представленной сегодня на рынке, достаточно сложно. Возможно, поэтому нередко возникает вопрос, как называется печать с подписью руководителя ? ГК РФ чётко указывает, что такая печать носит название «факсимиле».

Клише-печать – маленький помощник для среднего и малого бизнеса. Facsimile представляет собой точную копию росчерка, выполненную в виде печати. Благодаря штампу руководитель сможет свести к минимуму время работы со служебной документацией. В Москве, например, можно заказать факсимиле не выходя из дома или с рабочего места. Ситуации, когда боссу приходится визировать колоссальное количество деловых бумаг, не являются редкостью. Качественная и недорогая печать с образцом подписи станет оптимальным решением проблемы, позволит существенно упростить документооборот.

Особенности и преимущества использования факсимильной подписи

По мнению юристов, использование факсимиле руководителем и его доверенным лицом допустимо , если речь идёт о работе с любой внутренней документацией компании/организации: с актами, с бланками, с подписанными в установленном порядке копиями деловых бумаг (справок, пропусков), с приветственными и поздравительными письмами. Во исполнение регламентов, в соответствии с нормативными актами, определяющими порядок ведения делопроизводства, нежелательно применять такой оттиск подписи для :

• оформления отчётности, подготовленной для сдачи в налоговые органы;
• векселей;
• заявок на участие в тендерах;
• оформления доверенностей;
• трудовых договоров;
• платёжных поручений;
• банковских документов.

Чтобы придать факсимиле юридический статус, следует заранее подготовить приказ , определяющий порядок хранения, учёта и использования, указывая, в каких докум-тах допустимо применение клише-подписи . Проставление факсимильной подписи, к примеру, не предусмотрено налоговым законодательством, поэтому компании не смогут получить вычет по НДС, если в счёте-фактуре фигурирует facsimile. Налоговики (инспекторы ФНС) указывают, что общества с ограниченной ответственностью не имеют права принимать к вычету входное НДС , используя счёт-фактуру с печатью клише. И доначисляют таким фирмам налог. Факсимиле высокого качества, как правило, практически не отличается от подписи, сделанной собственноручно первым лицом компании.