Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow. Технология оптического распознавания текстов документов. Расходы на электронный документооборот

DocTrix DocFlow включает автоматизацию основных процессов делопроизводства, договорной деятельности, контроля исполнения поручений.
В качестве основы для построения системы электронного документооборота используется платформа автоматизации бизнес-процессов DocTrix Platform.В качестве редактора бизнес-процессов может использовать графический редактор рабочих-процессов Nintex Workflow или собственный редактор рабочих процессов ZFlow, интегрированные с DocTrix Platform. Такой подход даёт ряд существенных преимуществ по сравнению с другими решениями:

• Система настраивается, а не разрабатывается.
• Быстрый запуск системы.
• Снижается совокупная стоимость владения системой.
• Заказчик имеет возможность самостоятельно развивать и расширять систему, осуществлять техническую поддержку и не привязан к стоимости или занятости сотрудников Исполнителя.
• Заказчик получает среду (DocTrix Platform + ZFlow (или Nintex Workflow)), которая даёт возможность автоматизации других процессов компании и построения экосистемы бизнес-процессов компании.

Обновлённый личный кабинет

Главная страница системы может быть настроена индивидуально под каждого пользователя: при авторизации сотруднику становится доступна информация, соответствующая его роли в системе. В личном кабинете отображаются актуальные данные по документам и задачам, находящиеся в процессе выполнения или на контроле пользователя.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

DocTrix DocFlow автоматизирует все функции канцелярии, связанные с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрацию, направление по маршруту рассмотрения, подготовку проектов документов, их регистрацию, отправку, хранение и поиск. Для каждого документа в системе создаётся карточка, к которой можно прикрепить один или несколько файлов. Такое упорядоченное хранение корреспонденции позволяет быстро искать нужные документы, исключает риск потери, и обеспечивает быструю обработку данных.

Что появилось в 2016 версии?

• Повышена скорость работы системы
• Возможность автоматического создания карточек входящих документов из исходящих документов других обществ холдинга.
• Поддержка нескольких адресатов.
• Настраиваемые интерфейсы журналов документов для пользователей и делопроизводителей.
• Улучшенная система поиска.
• Улучшенная эргономика карточки.

Входящие документы

Жизненный цикл входящего документа состоит из следующих стадий:

Номера входящих писем формируются автоматически при регистрации документа – это может быть как простая последовательность, так и составной номер, в зависимости от подразделения назначения, адресата или других параметров.

Входящий документ может быть отправлен на рассмотрение адресату. Адресат изучает документ, после чего может подготовить резолюцию и передать письмо своим коллегам для ознакомления или выполнения поручений.

После исполнения поручений по письму, документ считается исполненным. По истечению срока давности входящего документа Делопроизводитель может перенести его в Дело.

1. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
2. Автоматическое создание карточки из исходящего документа. Для холдинговых или распределённых предприятий в DocTrix DocFlow 2016 реализована возможность автоматического создания внутренних входящих из исходящих документов других обществ. Делопроизводителю необходимо только зарегистрировать документ.

Исходящие документы

Исходящее письмо может быть создано в системе с нуля, или же быть подготовлено в ответ на входящий документ. В системе реализована возможность связывания документов, администратором могут быть настроены разные типы связок.

У исходящего письма есть ответственный исполнитель, который может отправить его по маршруту согласования и подписания. После прохождения по маршруту письмо попадает к делопроизводителю на регистрацию, прикрепеление скан-копий и отправку Получателю. В системе поддерживается возможность контроля получения письма Получателем.

Согласование писем доступно без входа в систему, по средствам email-сообщений.

В DocTrix DocFlow 2016 мы реализовали несколько особых функций для данного модуля:

1. Отложенный номер. Эта функция позволяет зарегистрировать документ, как только он поступает к делопроизводителю. Документу присваивается номер, который секретарь может сообщить передающей стороне. В дальнейшем секретарь сотрудник может снять пометку «отложенный номер» и согласовать документ, при этом его номер останется прежним.
2. Подписание вне системы. Эта функция удобна в случае подписания документа вне системы. Такой документ регистрируется в системе, не инициируя при этом процессов согласования и подписания.
3. Формирование документа по шаблону. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. При создании карточки, делопроизводитель может выбрать один их них, что приведёт к изменению набора полей карточки и автоматическому заполнению части реквизитов. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
4. Подтверждение отправки исходящего документа. Делопроизводителю доступна функция подтверждения отправки и получения письма.

Организационно-распорядительный и нормативный документооборот

DocTrix DocFlow автоматизирует работу со всеми видами организационно-распорядительных документов (ОРД).

Жизненный цикл ОРД включает в себя стадии:

Что появилось в 2016 версии?

• Модуль ОРД включил в себя функционал работы с нормативными документами.
• Реализованы процессы подготовки и согласования нормативных документов.
• Стали доступны операции над документами, связанные с решениями по другим документам: замена, отмена, ввод в действие и прочее.
• Реализована функция пересмотра и актуализации нормативных документов.
• Расширены функции согласования и утверждения протоколов, добавлено автоматическое формирование поручений по принятым решениям.

В DocTrix DocFlow реализован справочник организационно-распорядительных и нормативных документов. Он включает в себя такие виды документов как приказы, распоряжения, регламенты, инструкции и другие. Список видов документов может быть расширен ответственным сотрудников.

В справочнике также определяется порядок согласования, подписания и формат регистрационного номера каждого вида документа.

Совместная работа с проектом документа обеспечена дополнительными возможностями ведения обсуждения непосредственно в карточке документа. При соответствующей версии Microsoft SharePoint становится доступна функция одновременного редактирования документа несколькими пользователями в режиме реального времени. Внутри модуля ОРД и НД есть собственный контроль исполнения, который предусматривает более широкие возможности контроля поручений.

Внутренняя корреспонденция

Жизненный цикл исходящего документа включает в себя стадии:

Что появилось в 2016 версии?

• Возможность создания собственных видов внутренних документов (служебных записок) ответственными сотрудниками.

Работа с договорами

Жизненный цикл договора включает в себя стадии:

В системе предусмотрена возможность отслеживания состояния договора на всех этапах его жизненного цикла, а также контроля выполнения поручений по договору. Электронный архив договоров позволяет быстро находить нужный документ по любым реквизитам.

DocTrix DocFlow поддерживает работу с версиями документов: в системе всегда можно увидеть, какие изменения были внесены в договор тем или иным сотрудником.

Что появилось в 2016 версии?

• Улучшены внешний вид и эргономика карточек.
• Добавлена возможность создания контрольных точек по договору.
• Расширена система уведомлений.
• Расширены возможности работы с контрагентами (отслеживание статуса и благонадёжности, комментарии, хранилище связанных документов).
• Возможность отслеживания циклов согласования договоров.
• Настраиваемые маршруты с параметрами очереди согласования, просмотр статуса согласования.

Работа с основными договорами

Карточка договора имеет расширенный набор полей. В ней, как и в модуле входящих документов, возможна работа с шаблоном карточки, когда заполнение многих полей происходит автоматически. Маршруты обработки договоров отличаются для каждого заказчика, но логика процесса одинакова: подготовка проекта, согласование, подписание, фиксация согласования с контрагентом, ознакомление, сопровождение договоров.

Система отслеживает срок действия договора, автоматически отправляет напоминания соответствующим сотрудникам. Карточка договора содержит в себе множество признаков, таких как местоположение оригинала, параметры авто пролонгации, подписан ли оригинал и другие.

Работа с приложениями

Предусмотрена работа с несколькими видами приложений (приложение к рамочному договору, допсоглашение, соглашение о расторжении, спецификации). В зависимости от выбора приложения изменяются маршруты согласования и утверждения.

Приложения имеют логическую связь с договорами и могут изменять их статус. К примеру, при подписании какого-либо соглашения основной договор перестаёт действовать.

Контрагенты

Этот модуль позволяет вести расширенную информацию о контрагенте. Сотрудники могут делиться опытом о работе с организацией, вносить контрагентов в чёрный список, работать с расширенным набором полей.Справочник контрагентов

Справочников контрагентов DocTrix DocFlow может быть интегрирован с внешними учётными системами.

Контроль исполнительской дисциплины

Данный модуль предназначен для назначения и контроля исполнения поручений.

Что появилось в 2016 версии?

• Реализована возможность подтверждения исполнения поручения контролёром.
• Реализована подсветка просроченных поручений в представлениях.
• Улучшена эргономика карточки поручения.
• Добавлена возможность просмотра вложенных документов и связанных записей документа непосредственно из карточки поручения.
• Реализована возможность созданий периодически повторяющихся поручений.
• Возможность отмены исполнения поручения.

Поручения по документу

По любому документу системы (кроме исходящих писем) можно создать поручение на исполнение. Поручение может быть назначено конкретному сотруднику, группе сотрудников или адресована на роль в системе. Первый из перечисленных исполнителей назначается ответственным исполнителем, остальные соисполнителями.

Каждый из исполнителей в рамках своего поручения может создавать дочерние поручения своим подчинённым, формируя цепочку исполнения.

Для модуля протоколов можно создавать отсроченные поручения. Это удобно при проведении совещаний: принятые решения вносятся в систему с пометкой о необходимости создания поручения. После согласования протокола совещания, система автоматически создаёт поручения указанным исполнителям.

Свободные поручения

Свободные поручения создаются для выполнения заданий, не связанных с документом. Инициатор указывает исполнителей и контролёра, которым приходят соответствующие уведомления. При выборе автором поручений нескольких исполнителей – первый из них назначается в качестве ответственного, остальные – в роли соисполнителей. Поручение получает статус завершённого только в случае соответствующей визы контролёра.

Подсистема напоминаний и уведомлений

В DocTrix DocFlow 2016 реализована гибкая система напоминаний.

• Уведомления по почте о назначении задачи или поручения. Письмо содержит ссылки на вложения карточки документа, основные реквизиты документа, лист согласования (для задач согласования и подписания), а также кнопки принятия решения по документу.

• Уведомления о просроченных задачах и поручениях. Администратором могут быть заданы основные настройки периодичности отправки напоминаний, а также задана групповая отправка сведений по просроченным задачам.

Отчетность

Система DocTrix DocFlow позволяет направлять пользователям задачи по документам, а также контролировать сроки и объёмы их исполнения. Информация о выполненных и просроченных поручениях представляется в виде отчетов в формате Excel с различными фильтрами и группировками.

Полученные данные можно использовать для анализа затрат рабочего времени каждого сотрудника и равномерного распределения нагрузки персонала. DocTrix DocFlow обеспечивает прозрачность всей цепочки исполнения заданий, включая связанные и подчинённые задачи.

В DocTrix DocFlow 2016 появилась возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине и статистике работы с документами в Microsoft PowerBI.

Электронный архив

В DocTrix DocFlow реализован удобный структурированный архив, позволяющий хранить документы и их атрибуты, осуществлять поиск, формировать ведомости и реестры документов.

Расширенный поиск по архиву помогает быстро найти нужный документ по его реквизитам или содержанию вложенных файлов.

Дополнительно ведется учет места хранения и перемещения документа в архиве.

СЭД для государственных организаций

На платформе DocTrix создана специализированная АИС DocFlow Government , удовлетворяющая требованиям и стандартам госорганов и организаций местного самоуправления. Функции системы не ограничиваются процессами электронного документооборота: это полноценная АИС, включающая работу с обращениями горожан, межведомственное взаимодействие и функции электронного правительства.В 2012 года АИС DocFlow Government передана в промышленную эксплуатацию Администрации г. о. Самара.

Демонстрация работы АИС DocFlow Government.

IS-DocFlow – это система автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.

DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
регистрация документов - позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;
электронный документооборот - позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;
контроль исполнительской дисциплины - предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.

Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:
настроиться на организационную структуру любой сложности;
реализовать любые последовательности и правила обработки документов;
создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;
настраивать удобный режим автоматического напоминания;
создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;
использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;
выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;
подключать дополнительные модули отчетов;
создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;
настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.

Связь с почтовыми серверами предоставляет возможность рассылки сообщений и документов из системы IS-DocFlow через почтовый сервер всем клиентам, имеющим аналогичную систему.

Основным назначением системы IS-DocFlow является обеспечение автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним. Целью создания и внедрения системы на объекте автоматизации является:
1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов работы с документами. Современный порядок ведения производственных процессов на предприятиях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений. Формирование сводных отчетов и журналов позволит составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений. Увеличение скорости принятия решений и повышение качества принимаемых решений достигается за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Основная функциональность системы IS-DocFlow реализуется с использованием следующих основных подсистем (рис. 1).

Сервер криптографирования и электронной цифровой подписи обеспечивает возможность генерации ключей, их протоколирование для последующего применения электронно-цифровой подписи. Хранение документов и интеграция с офисными приложениями обеспечивает хранение электронных документов, созданных приложениями MS Office (*.doc, *.xls и др. как бинарный массив в централизованном хранилище данных), и интегрированный вызов соответствующего приложения.

Традиции западного делопроизводства отличаются от наших и ориентируются в первую очередь на высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
отсутствие централизованного в рамках всего предприятия контроля;
регистрация документов производится непосредственными исполнителями, когда поручитель и исполнитель ведут собственные журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов на предприятии, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Система электронных документов (СЭД) поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте предприятия, формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов на предприятии, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: LanDocs, PowerDOCS, DOCS Open, WorkRoute II.

Анализ действующих систем позволил выделить три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице 1 приведена оценка анализируемых систем с точки зрения решения данных задач.

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное ведение данных о документах всего предприятия, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач, используя их в качестве отдельных компонент. Опыт наших разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод - наиболее распространенными являются следующие специализированные системы СЭД E-Hujjat, IS-DocFlow, GERMES (таблица 1).

Эти решения стали такими же привычными, как системы электронного документооборота, а новизну в программу привнесли Большие Данные, бизнес-аналитика, совместная работа и распознавание данных, мобильность и облака.

Вендоры представляли самые свежие продукты из своего ассортимента, такие как, например, облачное решение для автоматизации документооборота в средних компаниях DirectumRX и система «1С:Документооборот 2.0» с интерфейсом «Такси». Всего доклады на Docflow представили 19 организаций, в том числе компания «Ферреро Россия», сумевшая перейти на новую платформу без остановки согласования документов, Евразийский банк, где переход на новую СЭД в 16 филиалах занял всего четыре дня, и «Такеда», серьезно инвестирующая в кастомизацию WSS Docs. Один из наиболее масштабных и эффектных проектов реализован в холдинге «Комплексные энергетические системы», там консолидировали поддержку и разработку, заменив единой системой порядка 20 решений. При этом стоимость внедрения единой системы оказалась сопоставима с затратами только на поддержку одной из прежних СЭД.

Места хватит всем

Основная особенность российского рынка СЭД/ECM – использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом, в том числе мобильных и облачных решений, отметила в своем обзорном докладе Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС по управлению документацией. Такая многоукладность означает, что на рынке по-прежнему существуют ниши для продуктов разного класса. Одни компании только осваивают простенькие системы, а другие уже ставят перед собой задачу интеграции созданного ПО.

Но большинство внедренных СЭД ориентированы на «конвейерное производство» бумажных и подобных им организационно-распорядительных документов и не рассчитаны на потребности сегодняшнего дня - применение в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В них нет развитых инструментов структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не предусмотрено отслеживание сроков хранения, проведение экспертизы ценности, уничтожение документов и передача на архивное хранение. Между тем именно эти возможности все чаще и чаще необходимы пользователям.

Меняются не только технологии – законодательство переписывается каждый квартал, оставаясь при этом достаточно «дырявым». А потому в ряде случаев, например при разработке ПО для длительного хранения документов, разработчикам и заказчикам приходится действовать на свой страх и риск, отметила Храмцовская.

Выступления на Docflow подтверждают: организации, в том числе государственные, постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота и обмена неструктурированными электронными документами, переходя к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. При этом центр тяжести автоматизации смещается с организационно-распорядительной документации на поддержку основной деятельности – от бухгалтерской «первички» до научно-технической документации. К примеру, ФНС фактически отказалась от прежней системы и перешла на технологии массовой обработки документов от ABBYY, уменьшив потребность в персонале, занятом в этом бизнес-процессе, в десять раз.

Кризис ECM не помеха

Кризисные явления не подрывают интерес к СЭД/ECM и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование и ПО, полагает Храмцовская. Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работы заставляют организации, включая государственные, автоматизировать свои рутинные процессы.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, в том числе бизнес-аналитики и Больших Данных. Причем для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Надежды на то, что единым хранилищем электронных документов сможет стать корпоративная система ECM, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (учетных, почтовых, мгновенных сообщений). Попытки заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию влекут за собой большие затраты, которые не всегда окупаются, даже под угрозой увольнения сотрудники не делают того, в чем не видят практического смысла. По мнению Храмцовской, концепция централизованного управления документами с использованием одной системы не оправдала ожиданий, и СЭД/ECM нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем информационным ресурсам, необходимым в принятии управленческих решений: государственным реестрам и регистрам, электронным архивам, социальным сетям и сайтам.

Вопрос об интероперабельности решений различных производителей при оперативном обмене документами или переносе базы в новую систему сегодня перешел в практическую плоскость: интероперабельности требуют клиенты, так что поставщикам предстоит вплотную заняться стандартизацией СЭД/ECM.

Курс на импортозамещение значительно облегчил российским разработчикам конкуренцию с иностранными поставщиками, дал определенное преимущество отечественным производителям и собственникам инфраструктуры, а также повысил интерес к вопросам информационной безопасности, в частности к защите персональных данных.

Рискованное счастье

Наряду с ростом интереса к современным решениям Храмцовская отметила еще одну немаловажную тенденцию, несущую риск участникам рынка СЭД/ECM. Активный переход государства и бизнеса на электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков ПО массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. В результате компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха: они тратят много сил на обслуживание «экосистемы», сложившейся вокруг старых решений, но уделяют недостаточно внимания созданию и продвижению инновационных продуктов. В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен такое поведение чревато отставанием.

Через пять-семь лет технологии, законодательство и деловые процессы настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся в лучшем случае в продукты для начинающих, уверена Храмцовская. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика ПО завтрашнего дня. «Нам придется решать проблему долговременного хранения, никуда не денемся», – констатировала она.

Масштабы использования облаков, вероятнее всего, будут расти относительно спокойно, а мобильные технологии переориентируются с руководителей на поддержку деятельности основной массы сотрудников. В среднесрочной перспективе можно ожидать появления обязательных требований к электронным документам и системам, где они хранятся. Поставщикам придется разработать новые продукты либо существенно переработать старые, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, прогнозирует Храмцовская.

Возможности системы
Единая картотека документов, электронный архив
Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:

• Прикрепление произвольного количества файлов (с текстом, изображением или другим форматом представления документа);
• Множественное отнесение к иерархической структуре каталогов;
• Определение произвольного количества характеристик, свойственных этому типу документа.

Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.

Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.

Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.

Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.

Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.
При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.

Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.

Среди встроенных отчетов необходимо отметить:

• отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
• отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
• диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;

Кроме того, система предлагает пользователю весь спектр возможностей для получения и анализа информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах - таблицы, графики, диаграммы и т.д.
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета.

Юрий Шкумат,
консультант по управленческим технологиям
украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Электронный документ

Прежде чем детально обсуждать как происходит автоматизация электронного документооборота, его функции и реализацию отдельных компонентов системы и технологии workflow, необходимо кратко остановиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям:

«Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.

Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Электронный документ – в отличие от образа документа, также представляющий собой файл, внутри содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word , таблица Excel , сообщение в формате электронной почты Internet . Файлы документов могут быть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word , электронные таблицы, документы в формате XML ).

• Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Документооборот этодвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не очень корректно.

Зачем нужна автоматизация документооборота

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. По некоторым статистическим данным:

• на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени;
• рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени;
• 70% документов создаются заново вместо изменения существующих;
• 6% документов безвозвратно теряются;
• каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
• стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными;
• общие потери времени, связанные с документооборотом – 8 часов в неделю (20%) на каждого сотрудника.

Очевидно, что в зависимости от многих факторов (страна, время, компания, и т.д.) проценты могут быть разными. Но неопровержимым фактом является то, что проблема существует и ее нельзя игнорировать.

Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота.

Наиболее распространены в западной практике следующие термины:

EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота.

DMS (Document Management Systems ) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов;

Enterprise -centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word , Excel , электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)

Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet.

Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

DocFlow Management – системы маршрутизации движения документов;

• WorkFlow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий.

Также существует большое количество смежных тем, например:

• Document Warehousе (Хранилища документов)
• Knowledge Management (Управление знаниями)

Поэтому, говоря о системах документооборота необходимо уточнять, о какой именно функциональности идёт речь.

Перечень наиболее распространенных подсистем документооборота:

• Системы автоматизации делопроизводства;
• Архивы документов;
• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
• Системы управления стоимостью хранения документов;
• Системы маршрутизации документов;
• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация делопроизводства

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота.

В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве».

Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.

В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.

Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.

К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Ввод и обработка образов документов

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

Стоимость хранения документов

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.

Маршрутизация документов

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.

В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.

WorkFlow - автоматизация бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы , или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow .

Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем.

Программное обеспечение для автоматизации документооборота

Существует большое множество информационных систем, относящихся к классу систем электронного документооборота (СЭД), но можно выделить наиболее распространенные типы таких систем:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF ). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. Объект, движущихся в системе, может видоизменяться во время своего следования по маршруту, поэтому его называют общим словом «работа» (work ). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем (в отличие от электронных архивов). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Такие системы обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.

Для каждого типа систем можно выделить наиболее известные программные продукты, хотя существует множество систем, совмещающих в себе функции разных типов систем электронного документооборота.

1. Электронные архивы

• Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

• Humminbird . Данная компания является владельцем группы продуктов PC Docs – корпоративного сервера архива документов и Fulcrum – мощной поисковой системы. Система поддерживает работу с распределенными архивами, в том числе территориально удаленными. Осуществляется поддержка работы с оптическими, магнитооптическими и ленточными накопителями и библиотеками. Отличается хорошей масштабируемостью, возможно увеличение количества пользователей системы до нескольких тысяч без изменения структуры данных.

2. Системы класса Workflow

StaffWare . Ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (до нескольких тысяч) в рамках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе Staffware предусмотрены развитые средства маршрутизации документов, назначения конкретных исполнителей и прав доступа, передачи информативных и управляющих сообщений, мониторинг и контроль исполнения работ.

• Optima . Разрабатывают и продвигают систему Optima Workflow. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange . Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

3. Комплексные системы коллективной работы и управления организацией

Microsoft . Компания Microsoft в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота предлагает использовать продукт Microsoft Exchange сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook . Помимо этого предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Также компания предоставляет полный набор средств для организации On-line взаимодействий.

IBM/Lotus . Компания IBM предлагает в качестве базового средства автоматизации документооборота использовать платформу Lotus Notes , помимо этого имеется возможность дополнить базовую функциональность средствами организации архива документов Domino.doc , WorkFlow подсистемой Domino .Workflow , и рядом дополнительных средств для организации групповых взаимодействий.

«ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» (см. ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент). Решает следующие основные задачи: электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний), управление бизнес-процессами (потоки задач и потоки информации), координация работ и коллективное взаимодействие.

? : Управление документами. Enterprise Content Management и Управление бизнес-процессами и workflow. Business Process Management

Выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации документооборота

Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев:

• Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных
• Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т.д.
• Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста
• Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов
• Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов
• Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов
• Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т.д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям
• Открытость – возможности по расширению функциональности

Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.