Акт сверки является первичным документом. Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения. Заполнение акта сверки документов

Документально оформленная сверка расчетов с партнером – важный элемент коммерческой деятельности, способный помимо периодического структурирования обязательств по договору закрепить позицию кредитора в суде. В этой статье мы расскажем о тонкостях оформления такого документа и подводных камнях на стыке и действий в правовом поле.

Что такое акт сверки?

Сверка расчетов с контрагентом может быть произведена по любому из имеющихся договоров либо обобщенно - по определенному периоду взаимоотношений с одним из партнеров. Обязательного применения акта сверки взаимных расчетов при исполнении обязательств законодательство не предусматривает, но такие документы очень популярны в документообороте субъектов коммерческой деятельности.

Сверка расчетов и ее оформление в виде отдельного документа – полезное действие, которое, во-первых, наглядно представит состояние расчетов между партнерами, предотвратит ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, во-вторых, позволит выявить задолженность и закрепить ее наличие документально.

Формально акт сверки – это бухгалтерский документ, но его унифицированной формы не существует. В связи с чем акт сверки взаимных расчетов может быть составлен в свободной форме, но должен обязательно содержать следующую информацию:

• наименование;
• период сверки взаимных расчетов;
• реквизиты участников правоотношений, которые проводят сверку расчетов;
• ссылки на договор, первичные документы (товарные накладные, акты, платежные поручения и т.п.);
• суммы каждой операции;
• конечное сальдо с указанием обязанного лица (должника) по результатам сверки;
• подписи сторон.

Отличительной особенностью описываемого документа является то, что каждый из партнеров заполняет сведения об обязательствах и их исполнении по своим собственным данным, в результате в акте сверки можно увидеть обе позиции либо тот факт, что стороны не спорят по суммам.

Само собой, отсутствие какого-либо из вышеуказанных элементов не влечет недействительности сверки (за исключением подписей уполномоченных лиц). Однако комплекс информации в документе должен выполнять главную функцию – показывать состояние расчетов по договору (договорам) за определенный период в разрезе отдельных действий сторон.

Акт сверки составляется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается уполномоченными лицами с проставлением печатей. Следует иметь в виду, что подписание документа главными бухгалтерами (бухгалтерами) организаций может быть не принято в суде в случае отсутствия у них оформленной доверенности.

Акт сверки – основание для нового срока исковой давности.

Общий срок исковой давности по денежным обязательствам, то есть срок, в течение которого можно обратиться в суд за защитой, составляет 3 года. Он начинает исчисляться с момента, когда должно быть исполнено обязательство.

Акт сверки взаимных расчетов является очень важным документом в случае возникновения спора об исполнении обязательств между сторонами, особенно при исчислении срока исковой давности, поскольку расценивается как один из документов, фиксирующих признание долга виновной стороной.

Во-первых, момент подписания акта сверки взаимных расчетов прерывает течение срока исковой давности, который начинает исчисляться заново.

Во-вторых, если срок исковой давности прошел, а кредитор в суд не обратился, подписание акта сверки взаимных расчетов, равно как и иного документа о признании долга, свидетельствует о том, что течение исковой давности заново началось.

В каких случаях акт сверки не поможет.

Несмотря на универсальность, акт сверки не является волшебной палочкой, способной подтвердить наличие в следующих случаях:

• если отсутствуют сведения об основаниях возникновения задолженности, в суде может быть сложно доказать, что ответчик признал долг по конкретному договору;
• акт сверки не может быть единственным доказательством задолженности в отсутствие первичных документов, подтверждающих выполнение обязательств со стороны кредитора (товарных накладных, актов, счетов и т.п.);
• наличие разногласий сторон в расчетах либо отсутствие подписи одного из контрагентов лишает акт сверки доказательственной силы;
• подписание акта сверки неуполномоченными лицами не может свидетельствовать о признании долга.

Акт сверки обычно составляют организации, между которыми установлено долговременное сотрудничество. Если одна компания периодически отгружала другой товары, выполняла для нее работы или оказывала услуги, а вторая неоднократно перечисляла денежные средства, причем «круглыми» суммами, то наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. А уточнить ее сумму поможет акт сверки. О том, для каких целей еще пригодится этот документ, в каком порядке проводится сверка и как оформляются ее результаты, — в нашей статье.

Законодательство не обязывает контрагентов периодически сверять свои учетные данные для определения суммы задолженности. Стороны проводят сверку по собственной инициативе. А результаты этой сверки оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволит избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по вашим данным и данным контрагента, это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно, и никакие отгрузки или платежи не пропущены и не «задвоены».

Кроме того, акт может пригодиться не только для налогового и бухгалтерского учета. Например, организация подписала акт сверки расчетов с покупателем, и в документе подтверждена сумма его задолженности. После выяснилось, что покупатель этот свою задолженность в срок не погасил. В данном случае организация сможет предъявить акт сверки расчетов в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки расчетов является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давнос­ти. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Например, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частнос­ти, со дня, когда должник совершил действия, свидетельствую­щие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к подобным действиям. Об этом сказано в п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18 . Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Пример 1

ООО «Трио» на 1 февраля 2015 г. имеет дебиторскую задолженность в сумме 118 000 руб. за реализованные товары. Товары были проданы 20 декабря 2011 г., по условиям договора покупатель должен был расплатиться не позднее 20 января 2012 г. Акт сверки расчетов с покупателем, свидетельствующий о наличии задолженнос­ти, был подписан 15 июля 2012 г. Когда долг покупателя можно считать безнадежным и списать по причине истечения срока исковой давности?

Срок исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства по договору. ООО «Трио» выполнило свои обязательства и поставило товары покупателю 20 декабря 2011 г. Последний день, когда по договору покупатель должен был оплатить товар, — 20 января 2012 г. И после указанной даты нужно было отсчитывать срок исковой давности. Однако покупатель признал свою задолженность и подписал акт сверки 15 июля 2012 г. С этого дня течение срока исковой давности было прервано, и отсчет пошел заново. Поэтому окончание срока исковой давности в три года приходится на 15 июля 2015 г. На следующий день, то есть 16 июля 2015 г., если задолженность не будет погашена и покупатель не проведет каких-либо действий по ее признанию, дебиторскую задолженность можно будет списать как безнадежную.

Есть и еще ситуация, когда сторонам потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между двумя лицами заключено хотя бы два договора, и по ним имеются взаимные задолженности друг перед другом, то проще не перечислять денежные средства, а заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по договорам. При этом погашается взаимозачетом меньшая из двух задолженностей. А уточнить сумму взаимных задолженностей, которую можно зачесть, поможет акт сверки расчетов.

Пример 2

ООО «Альфа» по договору поставки отгружало товары ООО «Бета» в течение всего 2014 г. Сумма задолженности ООО «Бета» на 1 февраля 2015 г. составила 150 000 руб. Однако в январе 2015 г. ООО «Бета» оказало ООО «Альфа», транспортные услуги стоимостью 158 000 руб., срок оплаты по договору — не позднее 20 января 2015 г. Стороны решили провести взаимозачет задолженнос­тей. На какую сумму можно составить соглашение о взаимозачете?

У ООО «Альфа» и ООО «Бета» есть взаимные задолженности друг перед другом. Меньшую из них можно погасить взаимозачетом. По учетным данным ООО «Альфа», меньшей является задолженность ООО «Бета» перед ООО «Альфа» за поставленные товары в сумме 150 000 руб. На эту сумму стороны вправе составить соглашение о взаимозачете. Однако, так как товары поставлялись неоднократно в течение всего 2014 г., во избежание ошибок сумму задолженности лучше уточнить, составив акт сверки расчетов между ООО «Альфа» и ООО «Бета».

За какой период следует проводить сверку

Перед тем как проводить сверку, нужно определить период, за который следует включать данные в составляемый документ. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, то все просто. Данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае когда сверка между контрагентами проводится впервые, самое разумное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но затруднительно. В частности, операций было слишком много. Тогда сверку можно провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам текущей сверки не придут к единой сумме задолженности.

В каком порядке обычно проходит сверка

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию, ее делового партнера, о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности и сообщает об этом представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации формирует акт, распечатывает его в двух экземп­лярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить по-другому. Предлагаем следующий алгоритм действий:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит в свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый уже скорректированный акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземп­лярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Пример 3

ООО «Ромашка» реализует товары ООО «Резеда» по договору поставки. ООО «Ромашка» составило акт сверки расчетов между организациями, в котором отразило сумму задолженности ООО «Резеда» перед ООО «Ромашка», равную 315 800 руб. ООО «Резеда», получив документ по электронной почте, не согласилось с суммой долга. По данным ООО «Резеда», задолженность составила 256 800 руб. Оказалось, что в учете ООО «Ромашка» реализация товаров на сумму 59 000 руб. была внесена два раза. Что необходимо сделать бухгалтеру ООО «Ромашка»?

Прежде всего следует внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. «Задвоенная» реализация может привести к переплате НДС и налога на прибыль. Поэтому, если налоговые декларации за период, когда была допущена ошибка, уже сданы, целесообразно будет сдать уточненные декларации. Напомним, что при переплате налога подавать уточненную декларацию налогоплательщик не обязан, но имеет право на это (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однако при подаче «уточненки» налоговый инспектор внесет изменения в налоговую карточку организации, в которой отражаются суммы задолженности по налогам, поэтому данным правом лучше не пренебрегать.

После внесения исправлений в учет бухгалтер ООО «Ромашка» должен сформировать новый акт сверки, в котором будет верная сумма задолженности ООО «Резеда» — 256 800 руб. Готовый акт сверки в двух экземплярах подпишут руководители обеих компаний.

Что отражается в акте сверки

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности. Унифицированной формы акта сверки расчетов между контрагентами нет. Организация должна разработать форму акта самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике. Отметим, что, по мнению ФНС России (письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955), акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно. Рекомендуем включить в акт следующую информацию:

— наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);

— дата и место составления документа;

— номер документа;

— период, за который проводилась сверка;

— реквизиты договора, заключенного между сторонами;

— сумма задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;

— суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);

— даты совершения хозяйственных операций между контр­агентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— сумма задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;

— наличие расхождений в учетных данных сторон;

— подписи и печати сторон.

Отметим, что если между сторонами заключено несколько договоров, они могут выбрать: включать в акт данные только по одному договору или сразу по всем. Во втором случае при указании данных об отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) или об оплате необходимо уточнить, по какому именно договору проводилась данная хозяйственная операция. Кроме того, конечную сумму и начальную сумму задолженностей можно разбить в соответствии с договорами.

Еще один нюанс. Суммы хозяйственных операций, показанных в акте сверки, обычно группируют так же, как они отражены на счетах бухгалтерского учета задолженностей: по дебету или по кредиту. Например, поставщик будет отражать стоимость реализованных товаров на бухгалтерском счете 62 и в акте сверки по дебету, а покупатель — на бухгалтерском счете 60 и в акте по кредиту. Наоборот, сумму оплаты поставщик занесет в графу «кредит», а покупатель — «дебет».

Образец составленного акта сверки дан в приложении .

К сведению

Для того чтобы акт сверки впоследствии можно было предъ­явить в суде в качестве доказательства признания долга контрагентом, он должен быть подписан руководителями обеих компаний (или лично индивидуальным предпринимателем). Кроме того, акт может подписать лицо, уполномоченное на это руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании специально выданной доверенности.

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

• по выданным ранее авансам;
• по доходам;
• по взятым на себя обязательствам;
• по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

1. Название документа.
2. Период, за который он составлен.
3. Наименование контрагентов.
4. Основание сделки (договор, соглашение).
5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
4. Сделать пометку «Сверка согласована».
5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.

Для обязательной инвентаризации кредит. и дебет. задолженностей необходимо перед перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить сверки и контрагентами. Если не будет сверок, может последовать штрафы? Кто и когда может оштрафовать?

При проведении инвентаризации задолженности (дебиторской, кредиторской) обязательного наличия подписанных актов сверок с контрагентом законодательством не установлено.

Учитывая тот факт, что в разных случаях организации может быть как выгодно, так и невыгодно наличие подписанного акта сверки, Вы вправе сами решать, направлять ли контрагентам акты сверки и настаивать ли на их подписании, или нет.

Санкций (штрафов и пр.) за отсутствие актов сверок с контрагентами (в том числе и при проведении обязательной годовой инвентаризации) не установлено.

Обоснование

Из статьи Инвентаризацию долгов можно провести без сверки с контрагентом

«…Два раза в год проводим инвентаризацию расчетов и списываем просроченную «дебиторку» и «кредиторку». Обязательно ли в этом случае рассылать контрагентам акты сверки? И надо ли сверяться с контрагентами, по которым в учете сложилось нулевое сальдо?..»

- Из письма главного бухгалтера Натальи Колосовой, г. Москва

Наталья, ваша компания не обязана рассылать акты контрагентам, в том числе тем, по которым значится нулевое сальдо.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в бухучете (п. 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Требований к порядку проведения проверки нет, поэтому компания устанавливает их сама. Значит, вправе просто сверить данные учета с суммами в «первичке» (накладных, актах на работы и услуги, платежках, выписке банка и т. д.).

Заметим, что иногда такие акты подписывать невыгодно. Если контрагент подтвердит задолженность, которую не собирается погашать, компания не сможет ее списать как безнадежную (п. 2 ст. 265 , п. 2 ст. 266 НК РФ). Ведь срок давности начнет исчисляться заново (

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как:

• урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
• проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Результатом сверки могут быть:

• подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
• акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

Главная причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

1. документы не дошли до контрагента
2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

• в учете вашей компании
• в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1 : компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый . Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй . Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Шаг третий . Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

• проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
• не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
• исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

• не отражен первичный документ в учете должника
• есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет .

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

С какими сложностями вы сталкиваетесь при сверке? Если у вас есть вопросы, как сделать сверку с контрагентами, задавайте их в комментариях!

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт