Журнал выдачи справок сзв стаж образец. Как заполнить сзв-стаж при увольнении. Установленный порядок заполнения сзв-стаж при увольнении

Бланк заполняется, как правило, автоматически, с использованием программных средств, и представляет собой копию выписки из отчета, который работодатель ежемесячно направляет в ПФР. Но если под рукой не окажется нужной программы, то для начала необходимо взять форму отчета.

Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении

Шаг 1. Заполняем сведения о работодателе

Здесь просто указываем уставные реквизиты организации и переходим к заполнению оставшихся граф СЗВ-М на уволенных.

Шаг 2. Указываем период

Пишем месяц и год, в котором человек увольняется.

Шаг 3. Пишем тип формы

При увольнении ставим код “исход” - в смысле, документ исходящий.

Шаг 4. Заполняем сведения о работнике

Здесь пишем персональные данные увольняющегося человека.

Шаг 5. Подписываем и отдаем работнику

Так выглядит СЗВ-М, если работник уволился. Печать на документ ставится при её наличии. Если печати нет - значит, и ставить ничего не надо, это не является нарушением.

Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники

При выдаче копии увольняемому на руки

Данная форма персонифицирована, то есть при прекращении трудовых отношений документ выдается уходящему персонально. Включать других людей сюда не надо, потому что эти сведения относятся к персональным данным и охраняются законом.

Кроме того, в соответствии с законодательством работодатель должен не только выдать этот документ, но и получить документальное свидетельство, что СЗВ-М был выдан человеку.

При предоставлении отчета

Как показать уволенных в СЗВ-М при предоставлении отчетов, заботит многих. При сдаче отчета в ПФР за отчетный период в нем указываются все работники, в том числе и уволенные. В дальнейшем сведения об уволенных исключаются, но если человек уволился первого апреля, то при подаче отчета за апрель сведения о нем должны быть в форме СЗВ-М.

Ответ на вопрос:

В разделе 3 отразил сведения о периодах работы Смирновой в графах 6 и 7. В графе 9 поставил код «ЗП12Г». Код взял из классификатора в приложении к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Работница трудилась в особых условиях труда, и за нее компания платила взносы по доптарифу.

Как сделать копии раздела 3 нового расчета по взносам

Копии раздела 3 из расчетов по страховым взносам сформируйте за период с 1 января 2017 года по день увольнения работника.

Пример 3

Раздел 3 расчета по взносам на увольняемого сотрудника

Продолжим пример 2. Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года с окладом 28 000 руб. 28 апреля 2017 года она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

К моменту увольнения работницы у бухгалтера есть готовый раздел 3 расчета за I квартал 2017 года. Он распечатал его из бухгалтерской программы. Расчет по взносам за полугодие бухгалтер будет заполнять только в июле. У него есть сведения о выплатах Смирновой за апрель и май (см. табл. 3 ниже).

Таблица 2. Данные о выплатах Ю.А. Смирновой за май и апрель

По результатам спецоценки условиям труда на рабочем месте Смирновой присвоен подкласс 3.3. Компания платит взносы по общим тарифам и с выплат работнице взносы по доптарифу 6%.

Как заполнить на Смирнову раздел 3 за период с апреля по май 2017 года?

Решение

Работница увольняется 12 мая 2017 года. Бухгалтер сформировал на Смирнову раздел 3 расчета по взносам на двух страницах.

Первая страница раздела 3. На первой странице бухгалтер в поле 020 «Расчетный (отчетный) период (код)» указал код 31. Это код полугодия из приложения № 3 к Порядку заполнения расчета. , смотрите в журнале «Зарплата», 2017, № 4.

Вторая страница раздела 3. В подраздел 3.2.1 бухгалтер внес данные о выплатах Смирновой и начисленных на них взносах по тарифу 22%. В подразделе 3.2.2 показал выплаты и начисленные взносы по доптарифу 6%.

Как бухгалтер заполнил вторую страницу раздела 3 расчета по взносам, смотрите в образце 3 ниже.

Образец 3. Вторая страница раздела 3 расчета по взносам при увольнении работника (скачать)

Какие документы нужно выдать по заявлению работника

По письменному заявлению работника вы обязаны выдать справки и копии документов, связанных с его работой (ст. 62 ТК РФ). Закрытого перечня таких документов нет. Работник вправе потребовать любые документы, которые имеют отношение к его работе и оплате труда (см. табл. 1 в начале статьи). Например, по заявлению работника вы обязаны выдать:

• - справку 2-НДФЛ (см. пример 4 ниже);
• - справку о среднем заработке для службы занятости по форме из письма Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• - копию приказа о переводе на другую работу.

В какой срок выдать. Все справки и копии документов, связанных с работой, вы обязаны выдать сотруднику в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления. Копии документов заверьте и выдайте работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Как удостоверить копии документов. Удостоверьте копии подписью директора и печатью. Вместо директора удостоверить копии документов может работник компании, которого уполномочил директор. На каждой копии укажите дату ее выдачи и сделайте отметку о том, что подлинник находится у работодателя (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Раздел 3 справки 2-НДФЛ на увольняемого сотрудника

Пример 4

Продолжим пример 3. Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года с окладом 28 000 руб. 28 апреля 2017 года она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

Как заполнить на Смирнову 2-НДФЛ по доходам за 2017 год?

Решение

Бухгалтер заполнил на Смирнову справку 2-НДФЛ по ее доходам с начала года по день увольнения (см. образец 4 ниже).

Образец 4. Вторая страница раздела 3 расчета по взносам при увольнении работника

Как подтвердить, что работнику выдали документы при увольнении

Попросите работника письменно подтвердить, что он получил все обязательные и затребованные документы, связанные с работой. Это избавит вас от претензий работника и судебных разбирательств. Оформить подтверждение можно одним из трех способов.

Способ 1. Предложите работнику написать расписку в произвольной форме, например: «Я, Смирнова Юлия Александровна, подтверждаю, что при увольнении получила справку о заработке, копии сведений персучета: выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, копии разделов 3 из расчетов по взносам, справку 2-НДФЛ. Подпись. Дата» .

Способ 2. Распечатайте все справки и документы в двух экземплярах. Один - выдайте работнику, на втором - попросите написать «Экземпляр получен», поставить подпись и дату. Этот способ трудоемкий, если вместе увольняются много сотрудников.

Вариант 3. Заведите специальный журнал для учета справок и копий, которые выдаете работникам при увольнении. В журнале предусмотрите столбцы для ФИО работника, даты выдачи справки/документа, ее названия и подписи получателя.

За невыдачу справок и копий документов, связанных с работой, - штраф

Если в день увольнения вы не выдадите работнику документы, связанные с его работой, компании и ее директору грозит штраф. Размер штрафа по статье 5.27 КоАП РФ для компании составляет от 30 000 до 50 000 руб., для директора - от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение штраф для компании вырастет до 70 000 руб. А директору грозит штраф до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Статья рассматривает выдачу формы СЗВ СТАЖ сотруднику при увольнении, предусмотренный порядок ее заполнения, а также сроки ее сдачи в таком случае. Информация предоставляемая в статье актуальна на 23 октября 2017 г.

Нормативное регулирование вопроса

В январе 2017 г. ПФР ввел новую форму отчетности, которая пришла на смену ранее используемой работодателями форме . В этом году страхователи впервые будут сдавать ежегодный отчет о страховом стаже нанятых сотрудников и подрядчиков по указанной форме СЗВ СТАЖ до 1 марта 2018 г.

Правовыми источниками при рассмотрении указанной темы являются:

• закон №27-ФЗ;
• закон №255-ФЗ;
• ТК РФ;
• постановление ПФ №3п.

Нужно ли при увольнении выдавать СЗВ-СТАЖ

В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан выдавать сотруднику пакет документов под роспись, среди которых наряду с трудовой книжкой, приказом о прекращении трудовых отношений, расчетом имеется и эта форма, названная СЗВ-СТАЖ, которая предоставляет информацию о его страховом стаже.

Форма выдаваемая сотруднику на руки, содержит следующие сведения, впоследствии она предоставляется работодателем в пенсионный фонд до 1 марта за прошлый год:

• индивидуальный страховой номер застрахованного лица;
• даты поступления на службу и увольнения;
• сведения о работе в особых условиях, если применимо;
• суммы взносов за субъекта в досрочный НПФ и периоды его работы;
• если применимо, подтверждающие документы для получения пенсии по старости досрочно.

Все вышеуказанные документы передаются сотруднику лично под роспись. Если увольнение имеет место в течение 2017 г., то представляется целесообразным вручение сотруднику форм существовавших до внедрения этой новой формы, по которой отчетность формируется и сдается впервые в этом году.

Как заполнить форму

Бланк заполняется от руки или на компьютере, темной ручкой или чернилами, начисто без помарок и исправлений на всех застрахованных сотрудников осуществляющих трудовую деятельность в организации работодателя, с указанием начисленной им заработной платы и периода работы. Форма нумеруется, а затем обобщается в пакет с аналогичными документами, подписывается исполнителем, как правило, это главный бухгалтер и затем визируется руководителем организации.

Форму можно заполнять от руки или на компьютере, в зависимости от того какой метод предпочитает главный бухгалтер предприятия. Также, ее можно сдать в электронном виде.

В форме указываются следующие базовые данные:

• сведения о страхователе: номер, КПП, название и ;
• год представления формы;
• ФИО застрахованых и их СНИЛС, период трудовой деятельности;
• код территории по классификатору, если применимо, особые условия работы, отражение сезонности и т.д.;
• сведения об увольнении: дата;
• суммы начисленных и пенсионных взносов;

Далее, в форме находят отражение все роды трудовой деятельности сотрудника, например: подводная, летная, геологоразведочная, и воспитательская и т.д., а также или подверженность последствиям чернобыльской аварии. Для уточнения подробностей и получения кодов для указания этой информации главному бухгалтеру необходимо тщательно изучить вышеуказанное постановление №3п.

Образец формы приведен ниже, а бланк его можно скачать .

Образец СЗВ-СТАЖ при увольнении

Срок сдачи

Законодательством установлено требование для работодателя по умолчанию предоставить указанную форму сотруднику в день увольнения. В случае нарушения этого правила, у сотрудника будет право обжаловать нарушение процедуры увольнения по ТК РФ.

Также, сотрудник может письменно попросить в форме заявления о предоставлении этой формы без увольнения, на что работодателю отводится срок 5 дней. Предоставляемые данные относятся к разряду конфиденциальных, поэтому делается выборка только по индивидуальным сведениям о начислениях только по этому сотруднику.

Если сотрудник уволился

Работодатель сдает отчетность по этой форме за отчетный год до 1 марта в следующем году в территориальное отделение ПФР, к которому он относится по всем сотрудникам и подрядчикам – физическим лицам.

Если число работающих сотрудников у работодателя не достигает 25 человек, форму можно сдавать в распечатанном виде, во всех других случаях она сдается в электронном формате. За нарушение данного требования предусмотрен штраф. Таким образом, можно сделать вывод, что государство всячески стимулирует переход отчетности в электронный формат для удобства, прозрачности и экономии расходов для обеих сторон: государственных органов и организаций.

В случае , когда имеет место массовое увольнение сотрудников, отчетность по данному виду сдается за отчетный период, начиная с первого января на дату ликвидации, не дожидаясь наступления 1 марта. Это представляется целесообразным уточнением в законодательстве, поскольку ликвидированная организация физически может не существовать до наступления срока, предусмотренного для сдачи отчета.

Роструд напомнил всем кадровикам и индивидуальным предпринимателям с наемными работниками об обязанности выдавать на руки выписку СЗВ-СТАЖ при увольнении. Неисполнение этой обязанности является грубым нарушением и наказывается крупным штрафом.

Специалисты Роструда напомнили всем работодателям, что они обязаны выдавать в день увольнения своим работникам выписки из формы СЗВ-СТАЖ. Такие требования содержатся в новой редакции статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Чиновники отметили, что оформлять такие выписки необходимо также тем гражданам, которые выполняли работы или услуги по договором гражданско-правового характера, в день окончания таких договоров. При этом не имеет значения, попросил гражданин выдать ему такую выписку или нет. С 1 января 2018 года это является обязанностью работодателя. Форма документа утверждена постановлением ПФР от 11.01.2017 N 3п.

Правила оформления выписки СЗВ-СТАЖ

Сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Однако, в отчетную форму СЗВ-СТАЖ входят сведения по всем работникам организации, поэтому, для одного работника необходимо сделать выписку из этого документа с его индивидуальными сведениями. Если в один день увольняются сразу несколько сотрудников, выписки необходимо изготовить индивидуально для каждого. Они составляются в двух экземплярах. На втором экземпляре необходимо получить личную подпись работника о том, что он получил этот документ.

Кроме того, у работников есть право затребовать сведения о стаже в процессе работы. В этом случае на изготовление выписки у работодателя есть пять дней с даты получения соответствующего заявления. В документе обязательно должны быть приведены данные о том, когда работник болел, был в отпуске или выполнял работы по договорам ГПХ.

Хотя прямая ответственность работодателей за невыдачу этой выписки не предусмотрена, специалисты предупреждают, что они могут быть оштрафованы на 50 тысяч рублей, как грубые нарушители требований трудового законодательства.

Форма СЗВ-СТАЖ появилась совсем недавно – в 2017 году.

У многих ещё нет чёткого понимания того, для чего нужен этот документ, и следует ли выдавать форму СЗВ СТАЖ или наступлении пенсии. Эти моменты, как и то, кто и по каким правилам должен заниматься её заполнением, как должна происходить сдача отчётности в Пенсионный фонд, и будут прояснены далее.

Сотруднику во время увольнения должны быть оформлены и выданы определённые документы. Это:

• Расчетный лист – выдаётся во время расчёта, в нём следует указать, сколько начислено, удержано и итоговую сумму к выплате работнику.
• – в ней делается запись об увольнении работника, сам он расписывается в своей личной карточке, а также книге учёта трудовых, после чего трудовая выдаётся ему на руки непосредственно при увольнении. Удерживать её у себя работодатель не может, поскольку она нужна для поиска нового места. Если в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте, оформляется уведомление о необходимости забрать документ либо же согласиться на его отправку по почте. Работодатель не понесёт ответственности за задержку, если трудовая не была получена вовремя, лишь если он сделал уведомление в день увольнения.
• Медицинская книжка – в некоторых профессиях для допуска к работе необходимо её предоставление. Соответственно, в таких случаях её тоже следует вернуть при увольнении без какой бы то ни было задержки.
• Справка о заработной плате – процедура выдачи такая же, как с трудовой – выдаётся в последний день на работе либо делается уведомление.
• Расчёт по страховым взносам – из его третьего раздела делается выписка о взносах за уволенного работника.
• СЗВ-М – выдаётся за месяц, в котором работника уволили, данная форма будет необходима при выходе на пенсию.
• СЗВ-СТАЖ – из отчёта делается выписка за период с начала года.
• По заявлению – есть также документы, выдающиеся сотруднику, если он оформляет заявление о необходимости их выдачи. Это копии приказов о приёме, переводе, увольнении, справка по форме 2-НДФЛ и некоторые другие.

Если работодатель при увольнении , которые обязан выдать, ему грозит штраф в соответствии с Кодексом об административных нарушениях, его статьи 5.27: для ИП или руководителя организации он составит 1 000 – 5 000, для юридического лица – 30 000 – 50 000. При повторных нарушениях штраф ужесточается.

Для чего необходима форма СЗВ-СТАЖ?

Форма СЗВ-СТАЖ типа «исходная» подаётся предприятием каждый год за всех своих сотрудников. Подать форму следует не позднее 1 марта следующего года (например, сведения за 2017 год разрешается подать до 1 марта 2018 года включительно). Полученные из неё сведения помогут Пенсионному фонду с обобщением данных о работе граждан, а также уплаченных ими взносах.

При этом, если гражданин устраивается на новую работу, ему вовсе нет необходимости предъявлять СЗВ-СТАЖ – работодатель не может требовать от него этот документ, а для работы не потребуются сведения из него – при оформлении СЗВ-СТАЖ он должен будет включить в него лишь данные за время работы сотрудника на новом месте (так, если работник устроился к нему в мае, то и оформлять СЗВ-СТАЖ он будет за период с мая по декабрь).

Кто должен заполнять форму?

Заполнение и сдача формы возложена на работодателя либо на индивидуального предпринимателя.

Каждое юридическое лицо либо ИП должны оформлять отчёт на всех работников, трудившихся в году, за который он сдаётся, причём не только по , то также и по гражданско-правовым.

Если гражданин трудится в одиночку, будучи, к примеру, адвокатом или нотариусом, то есть взносы делает лишь непосредственно за себя, то для него нет необходимости подавать сведения СЗВ-СТАЖ. Интересно, что отчётность сдаётся и по безработным также, если они стоят на официальном учёте. Предоставлением данных в этом случае должна будет заниматься служба занятости.

Приведём порядок выдачи формы увольняемому:

• Сохранение персональных данных – обычно в форме СЗВ-СТАЖ фигурируют данные по всем сотрудникам компании, однако при выдаче отчёта уволенному работнику в нём должны быть данные лишь о нём, а то время как данные о других лицах запрещено разглашать без их согласия.
• Заполнение отчёта.
• Выдача – форма может быть выдана как на руки в последний день работы, так и отправлена по почте, включая электронную.

Оформлением отчёта занимается бухгалтерия, в то время как непосредственно выдаёт их работнику отдел кадров.

При увольнении в один день выписка для каждого из них выполняется отдельно. Помимо увольнения, можно попросить у работодателя сделать выписку и продолжая работать на предприятии – подаётся заявление об этом, после чего документ должен быть предоставлен в течение пяти дней.

Оформляется отчёт в двух экземплярах – один для сотрудника, а во втором он ставит подпись, свидетельствующую, что документ был им получен.

Правила заполнения

Есть три типа сведений, предоставляемых по данной форме, в зависимости от которых она будет называться:

• исходная – при первой подаче;
• дополняющая – требуется при ошибках в исходной, либо если предоставлены оказались не все требующиеся данные;

При увольнении выдаётся исходная форма.

Что до периода, то заносится лишь временной отрезок в рамках отчётного года.

То есть, если сотрудник уволился 16 августа 2017 года, то и в отчёте СЗВ-СТАЖ у него должны быть указаны сведения с 1 января по 16 августа 2017 года. При этом, если в обычном случае заполнить форму нужно будет до марта 2018 года, то это придётся сделать раньше срока.

Хотя отчёт и называется СЗВ-СТАЖ, однако ключевые сведения из него о том, какие за работника были уплачены страховые взносы. Потому во многом он будет повторять сведения из подаваемого в Налоговую службу расчёта. Само заполнение не представляет серьёзных трудностей. Образец бланка для заполнения прилагается к статье, из него можно узнать, какими именно сведениями необходимо обладать. Бланк заполняется строго по одному сотруднику, заполнивший его сотрудник должен будет его заверить. Заполнение может выполняться как на компьютере, так и вручную, но во втором случае следует пользоваться печатными буквами, чтобы всё чётко читалось. Исключается заполнение ручками красного, зелёного или иных сложно читаемых цветов. Желательно применять ручку чёрного либо синего цвета.

Когда заполнение завершено, отчёт заверяется подписью руководителя с расшифровкой, если у организации есть печать, то она также должна быть поставлена. При отправке в Пенсионный Фонд к заполненным формам составляется опись по форме ОВД-1 – они принимаются только при её наличии.

Сдача отчетности в Пенсионный фонд

Как должна сдаваться отчётность в ПФ, в деталях прописано в законодательстве. Отметим, что желательна подача в электронном виде, для предприятий, имеющих штат более чем в 25 человек это единственная возможная форма, а вот компаниям с меньшим штатом разрешено также подавать сведения и на бумаге.

Годовой отчёт с исходными сведениями подаётся до 1 марта, а вот срока для корректировок нет – это значит, что можно подать изменённые документы в любой момент, если обнаружены ошибки в уже отправленных.

Если работник отправляется на пенсию, соответственно СЗВ-СТАЖ подаётся типа « ». На это даётся три дня с того момента, как работодателю было подано заявление о необходимости предоставить в ПФ соответствующие сведения работника.

Если срок сдачи оказался нарушен, работодатель будет оштрафован на 500 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором он не сумел представить в отведённый законом срок. То же самое – если какой-то из сотрудников будет не указан в форме либо сведения по нему окажутся неверными.