Заявление на получение денежных средств подотчет. Как происходит выдача денег в подотчёт. Ндфл с подотчетных сумм

Заявление на подотчет - образец 201 7-2018 годов можно скачать в этой статье. В процедуру составления такого заявления внесен ряд изменений, ознакомиться с которыми вы можете в материале ниже.

Изменения в заявлении на подотчет в 2017 году

Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

Выбранный порядок должен найти отражение в .

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет - по какому документу?» .

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Подробности - в статье .

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления - тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после - подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Итоги

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Зачастую хозяйствующие субъекты осуществляют свои текущие расходы через подотчетных лиц. Ими, как правило, являются работники организаций (ИП), которые пишут , получают N-ую сумму, тратят ее на конкретные цели:

• на покупку товарно-материальных ценностей (например, канцтоваров);
• на оплату услуг, работ;
• на командировочные расходы;
• на отправку корреспонденции и пр.,

а затем отчитываются об израсходованных средствах.

Порядок выдачи подотчетных сумм в наличной форме регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (далее - Указания № 3210-У). Разберем, какие именно правила подотчета устанавливает данный документ.

Кому можно выдать деньги под отчет

Выше было упомянуто, что «подотчетниками» могут быть работники юрлица или ИП. Это следует из Указаний № 3210-У. Но это не только те физлица, с которыми компания состоит в трудовых отношениях. Согласно Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 года к работникам относятся еще и исполнители по гражданско-правовым договорам. Например, организация вправе выдать денежные средства под отчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по договору ГПХ (письмо ЦБ РФ от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).

Как можно выдать деньги под отчет

Денежные средства под отчет можно выдать не только наличными из кассы предприятия, но и перечислить на банковскую карту (зарплатную или корпоративную). Это подтверждают письма: , ).

При этом порядок безналичных расчетов по подотчетным суммам должен быть прописан в локальном нормативном акте компании (например, в учетной политике или положении о расчетах с подотчетными лицами).

На какой срок можно выдать деньги под отчет

Закон не устанавливает каких-либо ограничений по сроку, на который выдаются деньги подотчетному лицу. Поэтому его продолжительность может быть любая, хоть год. По желанию руководитель может самостоятельно ввести соответствующие ограничения, закрепив это приказом.

Проверьте задолженность по подотчетным суммам

• компанию - на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• должностное лицо или ИП - на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

Хотя такая мера наказания может быть оспорена в суде, поскольку предусматривает ответственность за нарушение кассовой дисциплины, а не за порядок выдачи денежных средств под отчет (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 г. № А03-14372/2013, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2013 г. № 09АП-34612/2012). Но не факт, что решение будет в Вашу пользу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 г. № 09АП-2451/2013).

Если компания не готова к судебным тяжбам, то лучше соблюдать последовательность: сначала работник гасит долг по старому подотчету (или компания возмещает ему перерасход), а уже потом он получает новую сумму.

Основание для выдачи денег под отчет

Без письменного заявления от работника выдать деньги под отчет нельзя. На это указывает абз.1 Указаний № 3210-У. Документ составляется в произвольной форме. При это в нем обязательно указываются:

• необходимая сумма;
• срок, на который выдаются средства;
• подпись руководителя;
• дата написания заявления.

Обратите внимание! В соответствии с новым кассовым порядком ( Указаний № 3210-У) «подотчетник» (или бухгалтер) может сам указать в заявлении сумму подотчета и срок, на который он выдается. До 1 июня 2014 года заполнять эти реквизиты собственноручно приходилось руководителю (п.4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Теперь же достаточно только его визы.

При составлении заявления на выдачу денег под отчет работники нередко допускают ошибки. Например, не указывают срок, на который выдаются денежные средства. «Подотчетник» должен знать, что если данный реквизит в документе пропущен, то отчитаться о совершенных тратах ему надлежит в течение 3-х рабочих дней с момента получения денег (абз.2 Указаний № 3210-У).

Для того, чтобы документ был оформлен правильно и работнику не приходилось каждый раз сочинять его текст, рекомендуется заранее подготовить шаблоны заявления.

В типовой форме, помимо обязательных реквизитов, следует предусмотреть поля для указания:

• информации о задолженного подотчетного лица (чтобы кассир по незнанию не выдал деньги тому работнику, который их получать не вправе), которую завизирует бухгалтер;
• цели выдачи подотчета.

Кстати, безопаснее написать заявление на выдачу денег под отчет и в том случае, если денежные средства перечисляются на зарплатную карту с расчетного счета. При его отсутствии налоговики могут посчитать, что работнику были переведены не подотчетные суммы, а иные доходы и удержат с них НДФЛ.

Еще раз обратим внимание , что писать такое заявление должны все получатели подотчетных средств, включая руководителя. Ведь в компании он трудится, как и все, по трудовому договору (ч.6 , письмо Роструда от 11.03.2009 г. № 1143-ТЗ).

При этом, бланк документа для директора необходимо составить с другими формулировками.

Дальнейший порядок действий

Одобренное заявление на выдачу денег под отчет передается в бухгалтерию. На его основании производится выдача средств «подотчетнику»:

• в наличной форме - с оформлением расходного кассового ордера (форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88);
• в безналичной форме - с заполнением платежного поручения для перевода денег на банковскую карту.

К сведению ИП, ведущих налоговый учет доходов или доходов и расходов, а также физических показателей. В соответствии с абз.2 Указаний № 3210-У они могут не оформлять кассовые документы.

Предупредите получателя, что ему не следует передавать подотчетные деньги другому лицу. Хотя законодательством не установлен запрет на подобные действие, но, в то же время, не регламентирован и порядок передачи. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, не разрешайте сотрудникам передавать подотчетные суммы своим коллегам

В течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги под отчет (указывается в заявлении), работник должен отчитаться о своих тратах (абз.2 Указаний № 3210-У). Для этих целей он использует авансовый отчет. В соответствии с ч.4 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ компания вправе самостоятельно разработать форму данного документа или использовать унифицированную (форма № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 5).

К авансовому отчету работник прилагает все подтверждающие документы. Если окажется, что он потратил больше, чем получил, то организация (ИП) обязана ему возместить сумму перерасхода. Если у «подотчетника» остались неизрасходованные деньги, то их он должен вернуть предприятию. При возврате остатка наличными средствами оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88).

В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.

Цель

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

• покупки ТМЦ;
• оплаты командировочных расходов;
• расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

Заявление на выдачу в подотчет: образец

Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».

Баланс расчетов по ранее выданным суммам:

задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Лимиты

Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:

ООО «(наименование)»

Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

• по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
• по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Операция	Решение
Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует	На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор
Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства	Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно
Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.)	Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику	С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет
Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности	Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты.

Проверка отчета

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.

Кассовый чек

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

Товарный чек

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

ТОРГ-12

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.

Подотчетные вправе получить сотрудники и подрядчики

Подотчетные получают работники (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но работники в новом кассовом порядке — это не только штатные специалисты, но и «физики», с которыми заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, выдавать деньги под отчет можно и подрядчикам, которые в штате компании не числятся. Согласны с этим и в ЦБ РФ (письмо от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).

Правда, у компании нет таких же мер воздействия на подрядчика, как на работника. В частности, она не может удержать у него деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Поэтому не исключено, что «физик» выполнит работы, а отчет так и не сдаст. Избежать таких ситуаций помогут формулировки в договоре. Например, в тексте можно записать: «Подрядчик получает деньги под отчет на покупку материалов, необходимых для выполнения работ. В течение трех рабочих дней после истечения срока Подрядчик обязуется представить Заказчику авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. В случае нарушения данного срока Заказчик начисляет неустойку в размере 1 процента от выданных средств».

Правило № 2

Деньги можно выдать наличными или перечислить на карту

Деньги под отчет можно выдавать любым способом — наличными или перечислить на карту (зарплатную или корпоративную). Но порядок выдачи подотчетных денег на личные карты безопаснее прописать в учетной политике. А при заполнении поручения в назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. (письма Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13 , Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Правило № 3

Форма заявления зависит от способа выдачи подотчетных

Для выдачи подотчетных надо получить от работника письменное заявление. Заявление о выдаче денег под отчет оформляется произвольно, а содержание зависит от способа выдачи денег — наличными или на карту (см. образцы 1 и 2).

Если компания выдаст деньги из кассы без заявления, то налоговики считают это нарушением кассового порядка. Логика следующая: если нет заявлений, то нет и самих подотчетных. Значит, их сумму надо прибавить к остатку по кассовой книге. Если полученное сальдо выше лимита, значит, он превышен. За это инспекторы штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, многие судьи уверены, то отсутствие заявления — это лишь нарушение порядка выдачи наличных, а не ведения кассовых операций. За такие действия штраф не установлен (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

Если не будет заявления на выдачу средств на зарплатные карты, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них потребовать НДФЛ. У работников стоит брать заявление, если они тратят свои деньги, а потом просят их возместить. Но в заявлении не надо писать, что это подотчетные. Ведь до покупки работник не получал деньги от компании, а значит, отчитываться ему не за что.

Правило № 4

Выдать деньги можно после получения отчетов за прошлые покупки

Выдать наличные под отчет можно, если сотрудник полностью погасил долг за ранее полученные деньги (п. 3 Указания № 3210-У). За нарушение некоторые налоговики на местах штрафуют компании до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, такой штраф можно оспорить. Ведь ответственность предусмотрена только за нарушения кассовой дисциплины (превышение лимита кассы, неполное оприходование наличности и т. д.), а не за порядок выдачи денег под отчет. С этим согласны судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.13 № 09АП-34612/2012).

Если же компания не готова к спорам, а работника надо срочно отправить в командировку, безопаснее сначала оформить документы на возврат его долга. Для этого надо составить приходный кассовый ордер. А затем взять заявление, в котором он увеличит сумму, необходимую на командировку, на задолженность по предыдущему подотчету. За работником так и останется долг, но компания ничего не нарушит.

Правило № 5

Работник вправе вернуть остаток подотчетных любым способом

Работник, который получил подотчетные на карту, вправе вернуть их наличными в кассу компании. И наоборот, если ему выдали наличные, то он может со своей карточки зачислить деньги на счет компании. Это нам подтвердили и специалисты банков.

Правда, некоторые банки отказываются принимать наличные, если компания перечисляла деньги на карту. Они ссылаются на банковские правила. В числе прочих поступлений прямо названы только подотчетные, которые клиенты получили по чекам (приложение 1 к Указанию Банка России от 12.11.09 № 2332-У). А при перечислении денег на карты компания не заполняет чек. На практике коллеги решают проблему разными способами. Первый — в объявлении на взнос наличными можно не упоминать, что это возврат подотчетных. Вместо этого лучше написать, например, прочие поступления. Вариант второй — можно аннулировать приходный ордер, вернуть работнику неизрасходованные деньги и взять у него заявление на удержание долга из зарплаты.

Правило № 6

Лимит в 100 тыс. рублей не действует для подотчетных

Компания вправе выдать подотчетные в сумме свыше 100 тыс. рублей. Этот лимит действует только при наличных расчетах по сделкам с компаниями и предпринимателями (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Сотрудник же от своего имени может сделать покупки в розницу на любую сумму. В то же время если сотрудник едет к контрагенту заплатить наличные от имени компании, то он может передать не более 100 тыс. рублей. И только если по тому же договору компания ранее не рассчитывалась наличными. Иначе за расчеты сверх лимита налоговики могут оштрафовать и поставщика, и покупателя на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, письмо ФНС России от 09.07.14 № ЕД-4-2/13338).

Лимит расчетов наличными продолжает действовать, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок договора аренды или поставки, но за компанией остался долг. Поэтому безопаснее проверить расчеты по договору, так как погасить долг наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.

Правило № 7

Заявление на подотчет обязательно для всех работников

Заявление о выдаче денег под отчет обязательно для всех получателей, включая директора. Ведь он тоже работник (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Но стандартную формулировку можно немного изменить, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешил выдать деньги самому себе. В правом верхнем углу вместо фразы «Директору ООО «Компания» Астахову И.И." можно написать, к примеру, просто «В ООО „Компания“». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись руководителя под заявлением сама по себе будет разрешающей.

Правило № 8

Подотчетные деньги нельзя передавать другим сотрудникам

Но нет и порядка передачи. А значит, возможны споры на кассовой проверке. Чтобы их избежать, надо проинструктировать работников, что им запрещается передавать деньги своим коллегам. Это же правило можно записать во внутреннем положении о подотчетных.

Правило № 9

Авансовый отчет нужен, только если компания выдавала деньги

Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании (см. образец справа) и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет. И уже к нему нужно приложить документы на расходы.

Документы могут быть двух видов. Во-первых, подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.). Во-вторых, подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это нам подтвердили опрошенные налоговики.

Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.14 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.14 № А35-2638/2013).

Правило № 10

Расходы в валюте надо пересчитать в рубли

Сотрудникам надо компенсировать фактические затраты (ст. 168 ТК РФ). Но сложность в расчетах возникает, если работник ездил за рубеж. Как правило, компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту (евро, доллары и т. п.). Чтобы определить расходы работника, их надо пересчитать в рубли.

Есть два возможных варианта. Первый — у работника есть документы, подтверждающие курс обмена валюты. Например, справка об обмене валюты или выписка со счета, если работник оплачивал покупки картой. Тогда расходы надо пересчитать по курсу, установленному в этих документах.

Второй способ определения валютных расходов действует, если курс обмена подтвердить нечем. Тогда расходы работника надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения его авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

• Сумму;
• Срок на который она берется;
• Наличие или отсутствие задолженности;
• Подпись руководителя.

Образец заявления для сотрудников

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ - должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого - должность и Ф.И.О. сотрудника.

Затем посередине страницы идет название – .

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество - как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок - тоже цифрами и прописью.

После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

Образец заявления для директора

Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.

После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.