Всё о дополнительном соглашении к трудовому договору о смене фамилии: образец документа. Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника Изменения в трудовой договор при смене паспорта

Вопрос

Сотрудник поменял паспорт, в котором указана другая дата рождения. Какие предпринимать действия: изменения в трудовой книжке, надо ли заменять СНИЛС, ИНН и на какой документ ссылаться об изменении даты рождения

Ответ

Кадровик должен исправить внутренние кадровые документы по работнику, данные в компьютерной базе и трудовую книжку . В большинстве кадровых документов содержатся личные данные работников, в том числе и фамилия. Соответственно, если эти данные изменились, то нужно подкорректировать и сами внутренние бумаги. Например, личную карточку сотрудника, график отпусков, табель учета рабочего времени и пр. (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Кроме того, изменения следует внести и в компьютерную базу, где отображается информация по работнику.

Чтобы подкорректировать сведения, работодатель издаст соответствующий приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью кадровика. Вообще законодательство не обязывает это делать, тем не менее, чтобы избежать недоразумений с проверяющими, лучше внести коррективы.

В трудовую книжку исправительные записи делаются так (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). На титульном листе зачеркивается одной чертой прежняя фамилия и рядом записывается новая. Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты паспорта. Кадровик поставит свою подпись и печать организации.

Бухгалтер должен заказать новое страховое пенсионное свидетельство на работника. Если сотрудник поменяла паспорт, на него нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. На этот номер идут все взносы, которые формируют будущую пенсию сотрудника. Таким образом, чтобы данные о работнике в Пенсионном фонде были достоверны и впоследствии у него не возникло проблем с назначением пенсии, свидетельство нужно поменять (п. 26 Инструкции, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н). Кроме того, СНИЛС указывается в расчете РСВ-1 ПФР, поэтому, если номер будет оформлен на старые реквизиты, сотрудники фонда могут не принять этот расчет, обнаружив ошибку.

Чтобы поменять СНИЛС на сотрудника, бухгалтер заполнит заявление по форме АДВ-2, подписав его у работника, и подаст его в ПФР вместе с описью по форме АДВ-6-1. Обе формы утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. В заявлении бухгалтер укажет прежние данные сотрудника, а также реквизиты нового паспорта. Данные, которые не меняются, вносить в форму не нужно. Оставьте эти поля пустыми.

После того как новое свидетельство будет готово, бухгалтер его получит и выдаст работнику.

А вот новое свидетельство об ИНН заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 Приказа ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@).

Смежные вопросы:

1. 
   Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
   ✒ По вопросу о…...
2. 
   Прошу проконсультировать по вопросу оплаты труда. Работник нашей организации работал вахтовым методом 15*15 с 16 числа каждого месяца до его окончания; с 1 по 15 число каждого месяца —…...
3. 
   Что нужно для подтверждения ПРОФстандарта для бухгалтера? Нужно ли учиться на ПрофБухгалтера?
   ✒ Профессиональный стандарт «Бухгалтер» утвержден Приказом Минтруда России от 22.12.2014 N 1061н. В п. 3.2 этого…...
4. 
   В организации происходит сокращение 2 отделов и переименование 2 других отделов: 1) процедуры сокращение штата и переименования отделов (поэтапно) 2) какой срок между предложением вакансии и уведомлением о сокращении…...

Из этой статьи вы узнаете: Необходимо ли проводить изменение фамилии в трудовом договоре; Каким образом внести корректировки об изменении фамилии в трудовом договоре; Каков образец документов об изменении фамилии в трудовом договоре.

Довольно часто на предприятии возникают различные ситуации, которые требуют вносить определенные изменение в кадровую документацию. Трудовые договора, заключенные между работодателем-компанией и соискателем-работником, не становятся исключением, так как у человека иногда могут меняться паспортные данные и, в таком случае, необходимо знать, как правильно вносить изменения в важные бумаги, касающиеся порядка сотрудничества между начальником и подчиненными.

Вносить ли изменения в трудовой договор в случае изменения фамилии?

Подобная ситуация является одной из наиболее распространенных, и вызывает серьезные проблемы для ответственных сотрудников, которые не знают, требуется ли вносить изменения в трудовой договор и, если да, то каким образом это необходимо сделать, дабы минимизировать риски возникновения проблем с проверяющими органами.

Смена фамилии сотрудницы должна быть обязательно отражена в любом документе, где фигурируют инициалы подчиненной (трудовая книжка, личная карточка, трудовой договор). Работником, в таком случае, необходимо предъявить соответствующие документы, утверждающие действительность смены фамилии (свидетельство о браке или паспорт). Само собой, при составлении трудового договора нужно обязательно указать пункт, что в документ могут быть внесены изменения в случае смены каких-либо паспортных данных работника.

Каким образом внести корректировки об изменении фамилии в трудовом договоре?

После того, как кадровой службой (или бухгалтерией, если ответственность за ведение подобных документов возложена на бухгалтеров) получены подтверждающие от сотрудника документы о смене фамилии (паспорт, свидетельство о вступлении в брак), ответственное лицо снимает с данных бланков копии, заверяет подписью и штампом предприятия, и подкрепляет их к трудовому договору. Для более точного соблюдения Законодательства настоятельно рекомендуется получить от сотрудника специальное заявление, оформленное в произвольном стиле, образец которого будет описан ниже.

Также требуется, чтобы подчиненный заполнил второе заявление, которое позволит заменить полис социального и пенсионного страхования. В принципе, данную процедуру можно проводить и не сразу, но рекомендуется все необходимые правки провести в одно время, дабы после не забыть и не отвлекать в дальнейшем работницу от выполнения своих обязанностей.

Работодатель - директор предприятия, издает специальный приказ, после которого можно начинать процедуру смены данных в трудовом договоре. Далее, составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается дополняющая информация (по усмотрению начальника).

Образец документов об изменении фамилии в трудовом договоре

Следует начать с первого документа - заявления, на основании которого ответственный орган может начать процедуру смены данных сотрудника в трудовом договоре. Заявление от работницы, оформленное в произвольной форме, должно содержать информацию о предыдущей и новой фамилии, дату события (замена паспорта или вступления в брак). К данной бумаге человек подкрепляет копию официального документа, подтверждающего необходимость замены информации. Копия должна быть заверена самим работником, кадровой службой и директором. На каждой странице откопированного бланка необходимо проставить печати организации.

Следом идет второе заявление, заполненное в форме АДВ-2 (Постановление правления ПФ РФ № 192 от 31 июля 2006 года), служащее поводом для обращения в Пенсионный Фонд с целью замены полиса об обязательном пенсионном страховании.

Приказ, изданный директором предприятия, служит окончательной формой документации, закрепляющей законность смены официальных данных в трудовом договоре, трудовой книжке, табеле учета посещения и прочих бланках компании. Заполненный в произвольной форме, Приказ должен содержать информацию о дате подачи сотрудником соответствующих заявлений и причины для изменения персональной информации в официальных документах компании. В Приказе указывается перечень поддающихся замене информации документов, порядок уведомления коллег подчиненного и назначается ответственный за проведение процедуры смены трудового договора.

Важно помнить, что любые изменения в кадровых бланках проводятся следующим методом: устаревшая информация зачеркивается одной сплошной линией, а рядом или над строкой пишутся актуальные данные (новая фамилия подчиненного и причина изменений).

В конце, по усмотрению директора, составляется дополнительное соглашение между компанией и работницей, заполненное в произвольной форме с указанием важной дополнительной информации.

Вложенные файлы

• Трудовой договор (фрагмент). Изменение данных в связи со сменой фамилии.doc
• Личная карточка (фрагмент). Изменение личных сведений в связи со сменой фамилии сотрудника.doc

Доступно только подписчикам

• Трудовой договор (образец). Изменение данных в связи со сменой фамилии.doc
• Личная карточка (образец). Изменение личных сведений в связи со сменой фамилии сотрудника.doc

Работница вышла замуж. Предстоит смена фамилии. Трудовой договор оформлен на старую фамилию сотрудницы. Как внести изменения в трудовой договор в связи с изменением фамилии? Нужно ли делать дополнительное соглашение к договору или можно обойтись внесением корректировок в текст? С этими вопросами кадровиков, давайте, будет разбираться вместе.

Алгоритм действий при изменении фамилии

Работник может выйти замуж или развестись. Эти обстоятельства могу послужить основанием для смены фамилии. Также сотрудник может просто сменить фамилию по своему желанию. Например, вследствие неблагозвучия предыдущей.

В этой ситуации кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе и в трудовой договор, заключенный с работником.

Изменение фамилии в трудовом договоре

Одним из вариантов изменения фамилии в трудовом договоре является непосредственное внесение исправлений в действующий трудовой договор. В частности, внести корректировки нужно во все разделы документа, в которых содержится фамилия сотрудницы. На практике это преамбула договора и его последний раздел, где содержатся адреса, реквизиты и подписи сторон.

Если изменения в трудовой договор при смене фамилии решено вносить путем корректировок, то неактуальные сведения (старую фамилию) нужно зачеркнуть одной чертой и указать новую фамилию. Исправления нужно заверить подписью уполномоченного кадровика. Также необходимо указать дату внесения корректировок.

Такие правила внесения исправлений должны применяться на каждой странице документа, где есть фамилия сотрудницы.

Прежние сведения зачеркните одной чертой и сверху впишите новые. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения изменений

Внесите новые сведения также в реквизиты сторон. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения изменений при смене фамилии в трудовом договоре. Образец, разработанный нашими специалистами, поможет, кадровику сделать все правильно.

Обязан ли работодатель издавать приказ по предприятию в случае изменения у работника личных данных (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства)?Или же достаточно просто внести необходимые изменения на основании предоставленных документов, без заявления (с просьбой об изменении) работника и приказа по предприятию?

Ответ

Ответ на вопрос:

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация ".

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

У вас не останется вопросов о приказе о награждении почетной грамотой после прочтения статьи по ссылке.

В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные и прописку, подпись лица, который внес новые данные и дату.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа» , именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича , действующего на основании устава , с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна , именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012 ».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

При изменении фамилии:

Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт. Соответственно , сначала работница должна внести изменения в нег- получить новый паспорт.

После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

• паспорт;
• свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке , об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника.

Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить?

В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Что исправляем?

Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку № Т-2, дополняем трудовой договор.

Основания для изменения личных данных работника

Действие	Дата начала действия изменений	Подтверждающий документ	Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения
Заключение брака	День государственной регистрации (ст. 10 СК РФ)	Свидетельство о заключении брака
Расторжение брака	День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст. 25 СК РФ)	Свидетельство о расторжении брака	Паспорт (документ, удостоверяющий личность)
Перемена имени	День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу	Свидетельство о перемене имени	Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет)

Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (уполномоченного лица) и печатью работодателя* (образец ниже).

Личная карточка (форма № Т-2). При изменении сведений о работнике в его личной карточке данные заверяются подписью работника кадровой службы**. Не забудьте указать дату внесения изменений (образец ниже).

Трудовой договор. Итак, на очереди этот важный документ. Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец).

* Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

1. Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
2. Формы документов:

1. Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :

г. Москва 25.08.2010

Закрытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ЗАО «ПФ
"Мастер"»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова
Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой
стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее - Трудовой
договор) следующие изменения:

1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака (Свидетельство о браке серия ____________ № ________________ выдано _______________________________ «___»_____________________________________________) изменить в преамбуле трудового договора
фамилию «Иванова» на «Зайцева».

2. Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «фамилию работника «Иванова « на «Зайцева».

3. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для
исполнения сторонами.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному
экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года. Оба
экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) В.Н. Зайцева
25.08.2010

3. Правовая база:

"Основы законодательства Российской Федерации о нотариате"

(утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)

(ред. от 05.04.2013)

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91

4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

(ред. от 23.07.2013)

"О бухгалтерском учете"

Статья 9. Первичные учетные документы

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Смена фамилии влечет замену паспорта, что фактически обозначает изменение персональных данных сотрудника (ст. 3 ФЗ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных… ). Практически вся документация по кадровым вопросам и по бухгалтерии привязана к фамилии человека, без приведения всех этих бумаг в соответствие с новыми данными может возникнуть неразбериха.

Об изменении паспортных данных в трудовом договоре гласит ч. 3 ст. 57 ТК РФ . В ней сказано, что следует недостающие сведения вносить непосредственно в договор. С другой стороны, смена фамилии относится не к недостающим, а к измененным данным.

Чтобы не нарушить закон, правильнее всего произвести действия так: внести изменения в контракт выполнив составление дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии, что не противоречит закону и дает возможность на законных основаниях продолжать сотрудничество с гражданином, персональные данные которого претерпели изменения.

Случаи смены фамилии

Для смены фамилии есть немало поводов.

К таким случаям можно отнести:

• заключение брака , в результате чего чаще всего жена, а иногда и муж берут фамилию супруга;
• неблагозвучную фамилию меняют на другую ;
• перемена пола и др.

Эти и иные случаи влекут корректировку бумаг.

Порядок внесения изменений

Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии?

Для всех этих действий должны быть основания , которыми являются наличие оригиналов документов и обращение самого сотрудника, персональные данные которого изменились.

Документы

Сменивший паспорт сотрудник должен предоставить:

1. Заявление с просьбой изменить персональные данные во всех бумагах.
2. Паспорт с измененными данными.
3. Бумагу, подтверждающую факт изменения фамилии и являющуюся основанием (свидетельство о браке и др.).
4. Форму АДВ-2.

Обращение к администрации обычно пишут от руки, в свободном изложении . Адресуется бумага руководителю предприятия, с указанием должности и наименования фирмы, ниже – от кого поступает просьба, с конкретизациейсвоей должности и новых ФИО, соответствующими тем, которые есть в только полученномудостоверении личности.

Далее по центру – Заявление , ниже идет с абзаца текстовая часть: Прошу откорректировать с такой-то даты в кадровые и иные документы, в которых содержатся мои персональные данные, изменившиеся вследствие вступления в брак и принятия фамилии супруга (новая фамилия такая-то, прежняя такая-то).

Оригиналы документов также нужно взять с собой и предоставить их испектору по кадрам или иному должностному лицу, выполняющему функции кадровика.

На копиях этот сотрудник поставит печати и удостоверит подлинность бумаг своей подписью.

Заявление зарегистрируют и поставят на нем входящий номер, если в предприятии принята такая система учета кадрових бумаг.

В любом случае, с входящим номером или без него, это заявление вместе с приложениями послужит основанием для корректировки документации, затем будет находиться в папке с личным делом работника, данные которого изменились.

Заявление по форме АДВ-2 – это бумага, утвержденная ПФ РФ от 31.07.06 № 192п. Необходим этот бланк для того, чтобы заменить страховое свидетельство пенсионного фонда.

Эта бумага имеет специальную форму, в которую следует вписать свои данные:

1. Страховой номер.
2. ФИО прежние и новые.
3. Пол, дату и место рождения, гражданство.
4. Адрес регистрации и фактический.
5. Контактные телефоны.
6. Реквизиты паспорта, кем и когда выдан.
7. Дату составления, подпись.

Составление этих бумаг требует совсем немного времени, нужна только внимательность.

Приказ

Приказ по предприятию готовит должностное лицо, ведающее кадровыми вопросами.

На крупных фирмах это инспектор ОК, часто его обязанности достаются бухгалтеру или секретарю.

Приказ составляется в свободном изложении , его суть и форма примерно таковы:

• наименование организации;
• заглавными буквами «ПРИКАЗ»;
• номер слева, дата – справа;
• в связи с поступлением заявления от (ФИО сотрудника), в котором он (а) сообщает администрации (название фирмы) об изменении своих персональных данных, приказываю:
  в срок до такого-то числа (срок в 4-5 дней):

1. Подготовить доп. соглашение к трудовому договору (об изменении фамилии) с таким-то.
2. Внести изменения в трудовую книжку и в личную карточку такого-то.
3. Откорректировать табель, лицевой счет, график предоставления отпусков.
4. Оформить документы на замену банковской карточки, полиса мед. страхования.
5. В дальнейшем всю документацию вести с учетом изменившихся личных данных такого-то.
6. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить такого-то.

Дополнительное соглашение

Этот документ касается только той части трудового договора, которая содержит ФИО сотрудника. Выглядит дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии примерно так:

Название располагают посередине: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № такой-то, дата». Ниже с абзаца справа – населенный пункт, слева дата.

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту договора фамилию такую-то заменить на такую-то.
2. В связи с вышеизложенным преамбулу договора изложить в следующей редакции.

Здесь следует повторить пункт из договора, изменив в нем ФИО и данные паспорта работника на новые , внизу подписи обоих сторон.

Доп. соглашение к трудовому договору при смене фамилии составляется всегда в 2-х экземплярах , по одному для каждой из сторон.

Номер присваивают ему 1,2, или иной, в зависимости от того, какое это по счету дополнение к договору. Ключевую роль играет в нем дата.

Получив от сотрудника заявление, следует в ближайшие дни откорректировать все бумаги по предприятию, поменяв изменившиеся персональные данные. Тогда исключается любая путаница, все будет правильно, что подтвердит любая проверка.

Даже если сменится сотрудник, ведущий кадровые дела, то он найдет документацию в полном порядке, исключающем вопросы.