В каких случаях оформляется новая трудовая книжка. Как оформлять трудовую книжку впервые: порядок ведения записей

В нашей стране книжки для работников различных организаций и предприятий появились давно. Раньше их можно было приобрести в свободной продаже. Начиная с 2004 года правила для трудовых изменились и ужесточились. Несанкционированная торговля или незаконный выпуск бланков (подделки) караются законом. Исходя из этого, у работников и возникает вопрос, как получить трудовую книжку.

Понятие о трудовой книжке

Трудовая книжка – это особый документ, где происходит фиксирование всей рабочей деятельности гражданина и его успехи, награждения. Для руководителя компании, куда человек пришел устраиваться, если он до этого работал, данная информация полезна тем, что прочитав трудовую, работодатель сразу сможет определить, подходит этот человек для вакантной должности или нет.

Для владельца этот документ содержит сведения о его рабочем стаже, а значит, впоследствии повлияет на начисление пенсионных выплат. К тому же в различных организациях, в частности, в банках, требуется копия трудовой для подтверждения информации о работе гражданина.

Где взять трудовую книжку

Сейчас продажа трудовых книжек производится лишь в организациях, которые имеют определенное разрешение на распространение подобных документов. Это делается для того, чтобы свести фальсификацию трудовых до минимума. Как правило, работодатели приобретают бланки и вкладыши в строго определенных местах, отправив заранее заявку. При этом цена на них должна быть указана в договорном соглашении.

В компании производится строгий учет данной документации. Процедуры, связанные с этим проводятся бухгалтерией. Здесь в обязательном порядке должны быть:

• книга по приходу и расходу книжек,
• книга по учету движения книжек.

По окончанию месяца должностное лицо, занимающееся трудовыми, ведет подсчет приобретенных и выданных бланков. После учета бланков и вкладышей результат докладывается в бухгалтерию.

Получение трудовой книжки

Гражданин, который пришел устраиваться в компанию на определенную должность и не имеет трудовой, может получить свой бланк книжки у руководителя. При этом, организация взимает с него сумму стоимости трудовой. Для начала будущему работнику нужно написать заявление на выдачу книжки. После этого работодатель в течение пяти дней оформляет рабочий документ на специалиста.

В первую очередь записываются данные на основной странице книжки (титульном листе):

• фамилия,
• отчество,
• рождение,
• образование,
• профессия,
• специальность.

Соблюдая правила по ведению данной документации, прежде чем делать какую-либо запись в трудовую, владелец предъявляет:

• паспорт,
• аттестат,
• диплом.

Только на основе этих документов, подтверждающих информацию, можно фиксировать сведения о сотруднике в его рабочей книжке.

После того, как руководитель или иной специалист сделает все соответствующие записи в титульнике, сотрудник ставит свою подпись внизу страницы. Затем пишется должность заполняющего человека и ставится его подпись. Заверяются сведения печатью, которая работодателя или кадрового отдела.

Когда первичное оформление рабочего документа завершено, нужно сделать запись о том, что работник принимается в компанию. Данные сведения вносятся на следующей странице в порядке, который установлен законодательством.

Записывается название предприятия в графе третьей. Также здесь фиксируется и аббревиатура компании. У многих работодателей есть печать, на которой имеются эти данные – она используется для экономии времени. Затем прописывается номер записи в графе первой – нумерация идет последовательно в любых ситуациях. В графе второй фиксируется дата. Далее под наименованием фирмы необходимо сделать запись информации о том, что человек принят на определенную должность. Здесь же устанавливается испытательный срок для сотрудника. В четвертой графе указывается номер, серия и дата документа, который является основой записи в книжке. Печать в разделе о работе ставится тогда, когда работник увольняется из организации.

При оформлении книжки на работника также записывается:

• служба в армии,
• служба в особых подразделениях (налоговая, полиция, наркологический контроль и другие),
• учеба в учреждениях, повышение квалификации, подготовка кадров.

Если гражданин устроился на работу, являясь студентом, то в графе об образовании сначала пишется «неполное», а затем (при предъявлении диплома или другого документа) «оконченное».

Делая выводы, можно отметить, что получение трудового документа обязательно для всех граждан, устраивающихся в какую- либо компанию на определенную должность. Добросовестный работодатель должен обеспечить своих сотрудников рабочими книжками и оформить их по всем правилам и инструкциям. Вся информация, которая была записана в трудовую, пишется и в личное дело. После этих процедур рабочий бланк остается у руководителя или передается в отдел организации, занимающийся ведением и хранением книжек.

В.И. АНДРЕЕВА,

канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Заполнение титульного листа

Внесение изменений в титульный лист

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соот­ветствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работода­телем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу преду­смотрены две различные ситуации:

У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, за­регистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо офор­мить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуа­ция, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудо­вую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подле­жит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликви­дации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе ан­кетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), от­сутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправле­ния в сведениях о работе и т. п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внима­ния требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии до­кументов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготов­ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присут­ствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой служ­бы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Мин­фина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречают­ся случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что от­ветственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки тру­довых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (1974 г.). когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требова­лось ""предъявить администрации справку о последнем занятии, выдан­ную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...", в настоящее время никаких справок о периоде, пред­шествовавшем поступлению на работу, не требуется.

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина тру­довой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей - физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взно­сов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, ак­тами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об упла­те страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответству­ющими отделениями Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа

В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность граждани­на РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверя­ющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, води­тельские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работни­ка (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтоже­нию по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабски­ми цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения - 09.04.1962.

Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государствен­ной (итоговой) аттестации:

Аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпуск­ников XI (XII) классов;

Диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профес­сиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также дип­лома о неполном высшем профессиональном образовании).

Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, за­четной книжкой или студенческим билетом).

На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - "Профессия, специальность". При заполне­нии этой строки нужно учитывать следующее:

диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза "степени бакалавра" по определенному "направлению" его профессио­нальной подготовки, а не о "присвоении квалификации" по определен­ной "специальности", как это указано в дипломе специалиста;

гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специально­сти (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книж­ку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или вы­полняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником про­фессионального образования с присвоением квалификации по соот­ветствующей специальности;

многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда - типич­ная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наиме­нования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпуск­нику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошиб­ка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадро­вых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требо­вания Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недо­статочно в самом титульном листе. Думается, что государственным инс­пекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек не­обходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общерос­сийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой нача­ла работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____"____________20___г.), явно требующая

смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соот­ветствует самому определению термина "подпись" как "собственноруч­ной росписи" (по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись - разборчиво" (ста­вят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее рас­шифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим мож­но порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.

И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впер­вые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой служ­бы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Внесение изменений в титульный лист

При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рожде­ния одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при заме­не личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви­детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель­ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадро­вой службы.

В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на измене­ние уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачер­кивания уже внесенных записей (п. 2.4).

По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работ­ником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки ста­рого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи.

Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением.

Образец заявления

В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее).

Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ , трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Правда, для этого нужно получить разрешение родителей подростка и органов опеки.

Вторая трудовая книжка

Вопрос как завести вторую трудовую книжку встает перед гражданином, когда он:

• решил скрыть от работодателя неприятные факты из своей профессиональной деятельности;
• пытается сменить профессию;
• потерял первый бланк и не хочет тратить время на его поиски;
• пытается устроиться на две работы одновременно.

Единственно законный способ завести второй бланк — это написать заявление работодателю об утрате первого экземпляра.

Если утерянный документ впоследствии будет найден, его придется принять и продолжить его ведение. Второй экземпляр необходимо будет уничтожить.

Если слова о пропаже окажутся ложью, работодатель вправе уволить такого работника за предоставление заведомо ложной информации и сокрытие документов. Поэтому перед тем, как задуматься: "Могу ли я завести вторую трудовую книжку?", нужно узнать про ответственность за принятое решение.

Ответственность

Что будет, если завести вторую трудовую книжку? Вот несколько вариантов.

Гражданин, предоставивший заведомо ложные сведения при приеме на работу, может быть уволен на основании пункта 11 статьи 81 ТК РФ .

Так как налоговые вычеты производятся по одному месту работы, стоит знать, что в случае, если человек работает где-то еще, второй по времени работодатель будет вправе взыскать сумму налогового вычета с такого работника в судебном порядке.

При оформлении пенсии, ПФР не примет второй документ о стаже человека.

С гражданина в принудительном порядке могут быть взысканы компенсационные выплаты, которые он получил по больничному листу, потому что пособие по временной нетрудоспособности можно получать только по одному месту работы. Попытки получить пособие в двух местах сразу могут быть расценены как незаконное обогащение.

Человек может быть привлечен к уголовной ответственности в порядке статей 159 и 327 УК РФ. Конечно, второй бланк назвать фиктивным трудно, если в него по всем правилам вносились записи сотрудниками отдела кадров. Но то, что он является вторым документом, действующим в роли первого, незаконно.

Трудовая книжка - один из основных документов, в котором фиксируется рабочая деятельность. Открытие, ведение и хранение трудовой книжки регулируется законодательством. Как получить трудовую книжку или восстановить ее в случае утраты расскажем в статье.

С 2002 года для подтверждения стажа и начисления пенсии трудовая книжка уже не требуется, так как изменилась форма расчета пенсионных выплат и механизм учета стажа. Однако сам документ не упразднен. Наличие трудовой книжки может облегчить процесс устройства на работу, в ней удобно фиксировать трудовую деятельность и факты повышения квалификации.

Как получить трудовую книжку впервые

Первую трудовую книжку работнику обязан завести его первый официальный работодатель (п. 8 гл. II постановления правительства РФ № 225). ИП или юридическое лицо обязаны выдать бланк государственного образца, внести в него данные о работнике и сделать первую запись о приеме на работу. Таким образом, вопрос “как сделать трудовую книжку?” будущего работника волновать не должен.

На практике, тем не менее, есть и другие варианты получения трудовой книжки, например:

Получение трудовой книжки вместе с дипломом об окончании учебного заведения. Студентам, проходившим практику, зачастую не надо думать где взять трудовую книжку. Большинство учебных заведений имеют договоренности с организациями, в которых студенты получают практические навыки работы. В таком случае, трудовую книжку заводит ВУЗ и хранит её в собственном отделе кадров. При вручении диплома студент получает трудовую с записью о том, где, когда, сколько времени и по какой специальности он проходил практику.

Самостоятельное приобретение бланка. Нередко случается, что небольшие компании или ИП, не имеющие собственного кадрового отдела, не предоставляют бланк трудовой книжки. Тогда работник имеет право купить его самостоятельно. Здесь очень важно купить бланк, соответствующий всем нормативным требованиям. Обычно отдел кадров приобретает бланки у лицензированных поставщиков, что исключает риск подделки.

Лицевая страница и титульный лист трудовой книжки действующего образца

Где взять бланк трудовой книжки

Бланки трудовых книжек продаются в магазинах канцтоваров и на различных интернет-ресурсах. Чтобы не ошибиться при покупке бланка трудовой книжки, обратите внимание на детали и факторы защиты. Каждый бланк документа имеет персональный номер на титульной странице. Он состоит из 44 страниц, сшитых специальным швом, исключающим возможность замены листов. Сами страницы защищены водяными знаками, на каждом листе при просвете можно увидеть две большие буквы - ТК.

Голограмма в трудовой книжке

Этот вид защиты не является обязательным, на законодательном уровне требования вклеивать голограммы нет.

Чаще всего несколько голограмм идет в комплекте с бланком, вклеивать их имеет право работодатель для защиты данных:

• печатей и штампов организации;
• подписи работника;
• подписей руководителей с расшифровкой;
• водяных знаков.

Голограмма создана так, что при попытке ее отклеить, разрушается структура бумаги, в этом случае документ будет считаться недействительным.

Как получить трудовую книжку, если прежняя утрачена

Если трудовая книжка утеряна или испорчена у работника есть возможность ее восстановить. Следует учитывать, что понятия восстановления в законодательстве нет, поэтому в данном случае речь идет о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок выдачи дубликата регулируют пункты

В постановлении № 225 вопросы порядка выдачи дубликата решаются пунктами 31 и 32 главы III. В случае утраты документа работник должен обратиться в отдел кадров или напрямую к руководителю последнего места работы с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выполнить просьбу в течение 15 рабочих дней (пп. 31, 32 гл. III постановления правительства РФ № 225).

Образец заявления на восстановление трудовой книжки

Как правильно сделать дубликат трудовой книжки описывает п. 32 гл. III Постановления № 225:

В верхнем правом углу ставится надпись “Дубликат”.

На титульный лист вносятся персональные данные работника в соответствии с документами личности.

В графы о работе записываются сведения, которые есть в отделе кадров последнего места работы. Данные берутся из личной карточки работника (форма Т2), приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, штатного расписания. Разрешено вносить только те сведения, которые подтверждаются документами.

Можно вносить данные о награждении, поощрении, трудовых достижениях, повышении в должности, если эти данные могут быть подтверждены документами, хранящимися у работодателя.

В ситуации, когда трудовая книжка утеряна, а прежней организации больше не существует, очередной работодатель должен выдать новую трудовую книжку.

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку. Это основной документ, в котором отражаются все сведения о трудовой деятельности. Она должна быть правильно оформлена. Существуют правила, которые утверждены на законодательном уровне: Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Трудовая книжка является документом, который необходимо предъявить при трудоустройстве. Но где её взять, если человек выходит на работу впервые? В п. 8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве, трудовую книжку на своего нового работника заводит сам работодатель. Он не может попросить работника её купить, она должна быть приобретена за счёт средств работодателя. Запись о приёме на работу должна быть обязательно отражена в трудовой. У кадровика есть 5 дней на это. Если он этого не сделает в отведённый срок, ему грозит штраф.

Как получить трудовую книжку

В п. 3 Постановления № 225 сказано, что каждая компания, планирующая принимать в свой штат работников и заключать с ними трудовой договор, должна закупить бланки трудовых книжек. Делается это за счёт собственных средств самой компании, а не за счёт средств молодых работников.

Бланки трудовых книжек должны храниться в отеле кадров. За их сохранность отвечает отдельный работник, хотя ответственности за утерю бланка трудовой не предусмотрено. Это не бланк строгой отчётности, поэтому особых условий хранения не требуется.

Для кого нужны новые бланки?

1. Для тех работников, которые трудоустраиваются на работу в первый раз. Так как трудовая книжка – это обязательный документ при трудоустройстве, то её необходимо получить. На основании имеющихся у нового работника документов работник отдела кадров заполнит титульную страницу;
2. Для тех работников, кто потерял или утратил документ. Работодатель должен выдать дубликат. Трудовая книжка должна быть правильно оформлена и заполнена. Этим занимается работник отдела кадров, в чьи обязанности входит ведение и заполнение данной книжки.

В первую очередь нужно заполнить титульный лист. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта, в котором указаны личные данные нового работника;
• диплома или иного документа об образовании, подтверждающего квалификацию и прочие «трудовые» качества.

Запись о приёме на работу делается от руки, на основании приказа, выпущенного по предприятию. Работник должен знать, что писать заявление с просьбой выдать ему бланк трудовой книжки, по тем или иным причинам, он не должен.

Однако на некоторых крупных предприятиях заявление о выдаче новой трудовой книжки нужно будет написать. Но это необходимо сделать не при первичном трудоустройстве, а при утере или механической гибели документа. То есть при получении дубликата. Такая мера необходима потому, что на предприятии большой кадровый учёт.

Где получить трудовую книжку

У работодателя в отделе кадров хранятся бланки трудовых книжек. А работодатель может приобрести их в любом месте:

• в магазине канцелярских товаров;
• в киосках с печатной продукцией;
• в иных местах.

Трудовые книжки доступны для покупки. Не нужно предъявлять документы при их приобретении. Купить можно сколько угодно бланков. Придя в первый раз устраиваться на работу, молодой специалист должен обговорить этот факт с работодателем. Последний должен взять на себя предоставление и оформление трудовой книжки.

Работодатель не имеет права просить или требовать у работника приобретения этого документа за его деньги. Бланки трудовых книжек приобретаются за счёт собственных средств работодателя.

Как получить трудовую книжку впервые

Чтобы получить свою первую трудовую книжку, необходимо трудоустроиться. Согласно ст. 63 ТК РФ, приём на работу несовершеннолетних возможен, но при соблюдении определённых правил и предоставлении им льгот и гарантий. Минимальный возраст, с которого возможно трудоустройство, это 14 лет. Следовательно, и трудовую книжку можно завести с 14 лет.

Но есть несколько нюансов при выдаче книжки несовершеннолетнему работнику:

• если он ещё не получил паспорт, то сведения на титульном листе отражаются на основании свидетельства о рождении;
• работник вряд ли успел получить какое-либо образование, кроме школьного, поэтому данные будут внесены на основании справки из школы (или иного учебного заведения).

Работник может сам заранее позаботиться о себе и приобрести бланк трудовой книжки, но заполнять самостоятельно титульный лист он не может. Кадровик примет документ, если он будет чистый. Если же работник сделает запись своей рукой, то книжка уже будет недействительна. Первая запись делается в течение 5 дней после того, как будет издан приказ о приёме. То есть сначала работник пишет заявление о приёме на работу, потом работодатель заключает с ним трудовой договор, потом издаётся приказ. И только после этого делается первая запись.

Запись должна выглядеть так:

• графа 1 – это порядковый номер. Как правило, ставится цифра «1»;
• графа 2 – это дата приёма на работу. Здесь указывается дата заключения трудового договора;
• графа 3 – название работодателя, оно указывается полностью, как в учредительных документах. Затем указывается должность, на которую принят соискатель;
• графа 4 – реквизиты приказа о приёме на работу. Это номер приказа по порядку и дата его издания.

После того как первая запись будет внесена, трудовую книжку необходимо зарегистрировать в журнале движения книжек. Сюда вносятся:

• личные данные работника;
• реквизиты трудовой книжки – серия и номер;
• дата поступления нового сотрудника на работу;
• должность, на которую он принят.

Форма журнала утверждена Постановлением № 69. Все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.

Как получить копию трудовой книжки

В обязанность работодателя входит выдача документов (или их копий), связанных с трудоустройством и осуществлением трудовой деятельности. Нередко бывают ситуации, когда человеку нужна копия его трудовой книжки. Например, для представления в органы соцзащиты или в банк, для оформления кредита. Чтобы взять копию трудовой книжки у работодателя, необходимо составить письменное заявление. Оно передаётся в отдел кадров, регистрируется в качестве входящего документа. В течение 3 дней копия должна быть выдана. Если начальство отказывает в выдаче или просто игнорирует запрос, то следует пожаловаться в инспекцию по труду.

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно письменно. Оно должно отвечать требованиям, которые прописаны в ст. 7 Закона № 59-ФЗ. То есть в нём должна быть следующая информация:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• название документа;
• просьба о выдаче копии трудовой книжки;
• подпись заявителя;
• дата подачи заявления.

Рекомендуется составить 2 экземпляра обращения. Один остаётся у работодателя, а второй, содержащий дату регистрации и номер входящего документа, - у заявителя. Если работодатель откажется выдавать копию документа или же проигнорирует просьбу, экземпляр работника будет доказательством того, что он должным образом излагал свою просьбу.

Работодатель несёт ответственность за хранение оригиналов трудовых книжек, поэтому выдачу копии (или оригинала, по необходимости) он должен зарегистрировать. Нужно сделать соответствующую пометку в журнале движения трудовых книжек.

Копия трудовой книжки работнику выдаётся так:

• составление письменного заявления;
• регистрация его в отделе кадров;
• издание приказа;
• ознакомление работника с копией приказа;
• выдача на руки копии.

Копию трудовой книжки можно сделать так:

• на ксероксе;
• отсканировать, а потом распечатать;
• самостоятельно сделать на компьютере, потом распечатать. Она должна быть такого же размера и формата, как оригинал.

В зависимости от цели получения, снять копии нужно со всех страниц или только с части. При этом наличие титульного листа является обязательным требованием. Оформляется копия так:

• на титульном листе нужно указать, где хранится оригинал. Указывается название фирмы, номер личного дела работника и дата, когда копия была сделана;
• на каждом скопированном листе нужно сделать запись «копия верна», а удостоверить эту запись должен работник отдела кадров. Она может быть сделана вручную или поставлена штампом;
• на последней странице копии руководитель делает пометку, что данный сотрудник сейчас работает в этой фирме. Обязательно нужно указать дату.

Все листы нумеруются и сшиваются. На месте сшива ставится печать фирмы, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), должность, которую он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать. Копия действительна в течение одного месяца. Если речь идёт о крупном кредите в банке, то в течение 2 недель.

Как получить трудовую книжку при увольнении

Когда работник увольняется, вне зависимости от оснований, работодатель должен произвести с ним окончательный расчёт и выдать ему все документы, в том числе и трудовую книжку. Сделать это работодатель должен в последний рабочий день увольняемого. Если этот день не совпадает с днём фактического пребывания на работе (например, уход в отпуск с последующим увольнением), то расчёт и выдача документов происходит в последний день фактического нахождения на рабочем месте.

Книжка должна быть правильно оформлена. В неё должны быть внесены все необходимые записи, в том числе и об увольнении. Все они должны отвечать требованиям:

• каждая запись, которая делается в книжке, должна быть заверена подписью того работника отдела кадров, который за это ответственен;
• на каждой подписи должна стоять печать организации или отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему, либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются строго так, как это прописано в Правилах. Делать запись в «свободной» форме запрещено;
• последней будет запись об увольнении из той организации, из которой книжку забирают;
• записи могут вестись и на одном из языков субъекта РФ. Но в этом случае, каждая запись на региональном языке должна быть продублирована на русском, и они обе должны быть правильно оформлены и заверены.

Получить трудовую книжку на руки при увольнении, может:

• сам работник:
• его родственник.

Можно воспользоваться услугами Почты России, или сохранить документ в установленном порядке. В любом случае, в журнале должна быть сделана пометка о выдаче книжки. Также должна стоять подпись лица, её получившего.

Всегда книжку получает сам уволившийся. Близкие родственники могут получить документ лишь в том случае, если уволившийся работник умер, не успев получить книжку, или его рабочий стаж прервался по причине смерти.

Можно отправить документ Почтой, но с соблюдением следующего порядка:

• получив письменное согласие;
• оформив заказное (или ценное) письмо с описью вложенного. Корреспонденция отправляется на тот адрес, который работник указал в письменном согласии. Обязательно нужно оформить уведомление.

Итоги

Чтобы получить трудовую книжку впервые, необходимо:

• официально трудоустроиться;
• обратиться устно к работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки;
• дождаться издания приказа о найме на работу, получить его копию и ознакомиться с ней под подпись;
• удостовериться в том, что работник отдела кадров сделал соответствующую запись в книжке, а саму книжку зарегистрировал должным образом.

Для правильного оформления книжки работодателю даётся 5 дней. За нарушение сроков его ожидает штраф.