В чем заключается работа приемной комиссии. Оптимизация документационного обеспечения деятельности приемной комиссии вуза. Прием поступившего в экстренном порядке

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Введение

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" .

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" . Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества .

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

Председателем приёмной комиссии, как правило, является ректор ВУЗа. Именно его приказом и назначается состав приёмной комиссии, куда входят:

• заместители председателя (обычно это проректоры);
• ответственный секретарь и его заместители;
• деканы факультетов;
• сотрудники от преподавательского состава университета.

По решению ректора в приёмную комиссию могут быть также включены люди, не являющиеся сотрудниками университета: например, члены городской или районной администрации или сотрудники других высших учебных заведений.

Приёмная комиссия университета формируется ежегодно. Всю её деятельность регулирует ответственный секретарь, чьи функции не может исполнять один и тот же человек более трёх лет подряд.

Права и обязанности приёмной комиссии

Работа приёмной комиссии должна быть основана на федеральном и местном законодательстве, а также уставе университета. Учитывая данные нормативные документы, формируется протокол приемной комиссии, где описываются правила приёма абитуриентов на текущий год. Помимо этого в обязанности комиссии входят:

• сбор и опубликование сведений о том, на какие специальности проводится набор, сколько выделено бюджетных мест, общее количество набираемых на первый курс студентов, перечень и программа вступительных испытаний;
• распространение этой информации среди потенциальных абитуриентов (в школах, информационных порталах);
• подготовка необходимых документов и справочных материалов для поступающих;
• приём документов, регистрация, вынесение решения о допуске абитуриентов к вступительным экзаменам;
• формирование экзаменационных комиссий;
• зачисление абитуриентов по результатам вступительных испытаний;
• ведение всех сопутствующих документов, формирование отчёта, статистики.

Режим работы приёмной комиссии

Режим и сроки работы приёмной комиссии оговариваются в положении о работе этой комиссии. Каждый университет устанавливает свои сроки и порядок работы комиссии. Как правило, для абитуриентов работа комиссии становится доступной с даты официального начала приёма документов. В этот период в университетах открываются центры по приёму и регистрации абитуриентов, где вчерашние школьники могут задать интересующие их вопросы, получить информацию о вступительных экзаменах или подать документы.

Часы работы приемной комиссии — стандартные для всех официальных учреждений, с перерывом на обед. После даты окончания приёма документов комиссия продолжает свою работу, но для абитуриентов она уже недоступна. В этот период проводится сбор и сортировка документов, формирование отчёта, вынесение приказа о зачислении студентов, распределение их по группам и другая организационная работа.

Приём документов

В каждом университете существует собственный перечень необходимых для поступления документов. Члены приёмной комиссии обязаны предоставить абитуриенту список этих документов, анкету для заполнения, а также помочь в правильном их оформлении. Все полученные документы комиссия формирует в личное дело абитуриента, которое обязательно регистрируется и в случае поступления, хранится в университете в течение всего периода обучения.

Перечень лекций

1. Прием пациента в стационар.

2. Медикаментозное лечение в сестринской практике.

3. Питание и кормление пациента.

4. Личная гигиена пациента и сестринский уход за тяжелобольными и неподвижными пациентами.

Лекция № 1 Тема «Прием пациента в стационар»

Цели

Образовательная: Ознакомить с устройством, функцией приемного отделения и должностными обязанностями медсестры приемного отделения и документацией.

Развивающая: Способствовать формированию ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

Воспитательная: способствовать формированию ОК 11. Быть готовым брать на себя нравственные обязательства по отношению к природе, обществу и человеку.

План

1. Устройство и функции приемного отделения.

2. Документация приемного отделения.

3. Пути госпитализации пациента в стационар.

4. Противопедикулезные мероприятия.

5. Антропометрия.

УСТРОЙСТВО ПРИЕМНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

1. Зал ожидания - для пациентов, их сопровождающих. Здесь должно быть достаточное количество стульев, кресел, телефон справочной службы больницы.

2. Кабинет дежурной медсестры - здесь производится регистрация поступающих пациентов, оформление необходимой документации.

3. Смотровые кабинеты - для осмотра пациентов врачами (терапевт, хирург, гинеколог).

4. Процедурный кабинет.

5. Перевязочная, малая операционная.

6. Санпропускник - для санитарной обработки пациентов (ванна, комната для переодевания).

7. Изолятор с отдельным санузлом - для пациентов с неясным диагнозом.

8. Рентгенкабинет.

9. лаборатория.

10. Санузел.

Функции приемного отделения

1. Прием и регистрация пациентов.

2. Осмотр, первичное обследование пациентов, предварительный диагноз (т.н. «диагноз приемного отделения»).

3. Оказание квалифицированной медицинской помощи.

4. Санитарно-гигиеническая обработка вновь поступивших пациентов.

5. Транспортировка пациентов в лечебные отделения больницы.

Пути госпитализации пациентов в стационар могут быть различны.

В центральное приемное отделение пациентов доставляют:

Машиной скорой медицинской помощи при возникновении острого или обострении хронического заболевания, несчастного случая или травмы, требующих квалифицированного экстренного лечения в условиях стационара;

По направлению участкового врача поликлиники или амбулатории в случае неэффективности лечения в домашних условиях (так называемая плановая госпитализация). В зависимости от тяжести состояния пациенты могут являться в приемное отделение самостоятельно, или их доставляет санитарный транспорт;

Переводят из других лечебных и профилактических учреждения по договоренности с администрацией больницы;

Без какого-либо направления лечебно-профилактического учреждения на госпитализацию, если человеку стало плохо на улице, недалеко от больницы, и он самостоятельно обратился в приемное отделение. Такая госпитализация называется «самотеком».

Всю медицинскую документацию оформляет сестра приемного отделения после осмотра пациента врачом и решения о его госпитализации в данное лечебное учреждение, или амбулаторного приема. Медицинская сестра измеряет температуру тела пациента и записывает сведения о пациенте в «Журнал учета приема больных (госпитализации) и отказа от госпитализации» (форма № 001/у): фамилия, имя, отчество пациента, год рождения, данные страхового полиса, домашний адрес, откуда и кем доставлен, диагноз направившего учреждения (поликлиника, «скорая помощь»), диагноз приемного отделения, а также в какое отделение направлен.

Кроме регистрации пациента «Журнал учета приема больных», сестра оформляет титульный лист «Медицинской карты стационарного больного» (форма № 003/у). На нем записывают практически те же сведения о пациенте, что и в «Журнале госпитализации», регистрируют данные страхового полиса, паспортные данные (в случае плановой госпитализации он обязателен при приеме пациента). Здесь следует записать контактные телефоны пациента или его ближайших родственников.

В некоторых лечебных учреждениях, внедряющих в практику сестринский процесс, в приемном отделении сестра проводит первичную оценку состояния пациента и заполняет соответствующую документацию (в зависимости от избранной модели сестринского дела).

Заполнение паспортной части и лицевой стороны «Статистической карты выбывшего из стационара» (форма № 006/у) также входит в обязанности сестры приемного отделения.

Медицинскую карту стационарного больного с вложенными в нее направлением на госпитализацию врача поликлинического учреждения или сопроводительным листом «скорой помощи», а также «Статистической картой выбывшего из стационара», температурным листом сестра передает врачу.

Если пациент доставлен в приемное отделение в состоянии средней тяжести, то кроме оформления перечисленной документации, сестра приемного отделения обязана оказать пациенту первичную доврачебную помощь в пределах своей компетентности (остановка наружного кровотечения, сердечно-легочная реанимация , удаление инородного тела при закупорке дыхательных путей и т.п.). Оказывая помощь, она должна послать кого-нибудь за врачом.

Если пациент не в состоянии сообщить сведения , необходимые для регистрации, их можно получить у сопровождающих его лиц и/или медицинского персонала скорой медицинской помощи. Дополнить или уточнить сведения о пациенте можно после улучшения состояния его здоровья. Если у тяжелобольного пациента есть документы и/или ценности, сестра принимает их на хранение, составляя соответствующую опись в двух экземплярах. Один остается в «Медицинской карте стационарного больного», другой - у пациента. Документы и ценности пациента, находящегося в бессознательном состоянии и доставленного «скорой помощью», принимают по описи, сделанной в сопроводительном листе персоналом «скорой помощи».

Если человека доставили в приемное отделение с улицы в бессознательном состоянии и без документов, сестра приемного отделения после осмотра врачом, оказания экстренной помощи и заполнения необходимой документации, обязана позвонить в отделение милиции по месту происшествия, указав приметы поступившего (пол, приблизительный возраст, рост, телосложение), описав одежду. Во всех документах до выяснения личности пациент числится «неизвестным». В «Журнале телефонограмм», помимо текста, даты и времени ее передачи, указывается, кем она принята.

При поступлении пациента в отделение реанимации (минуя приемное отделение) оформление необходимой документации производит сестра отделения реанимации с последующей регистрацией пациента в приемном отделении (соответствующие сведения заносят в «Журнал госпитализации»).

Если пациент доставлен в лечебное учреждение по поводу внезапного заболевания, возникшего вне дома, особенно угрожающего его жизни, а также в случае смерти пациента, сестра приемного отделения обязана дать телефонограмму родственникам, сделав соответствующую запись в «Журнале телефонограмм». Так же следует поступить при госпитализации (переводе) пациента в другое лечебное учреждение.

Если после осмотра и наблюдения пациента врачом данных для госпитализации нет, пациента отпускают домой, о чем делают запись в «Журнале отказов от госпитализации» (форма журнала та же, что и «Журнала учета приема больных» - № 001/у).

Основные сведения о пациентах, которым в приемном отделении была оказана амбулаторная помощь, медицинская сестра приемного отделения записывает в «Журнал регистрации амбулаторных больных» (форма № 074/у).

По окончании дежурства сведения обо всех госпитализированных и находящихся в диагностических палатах приемного отделения пациентах сестра заносит в Алфавитную книгу (для справочной службы): указывает фамилию, имя, отчество, год рождения, дату поступления в отделение, куда направлен пациент.

После осмотра пациента врачом часто возникает необходимость в дополнительных инструментальных или лабораторных клинических исследованиях, а также в консультации другого специалиста (невропатолога, хирурга, травматолога и т.д.). Вызов лаборанта, а также специалистов для уточнения диагноза - это же входит в обязанности сестры центрального приемного отделения.

После регистрации пациент направляется в смотровой кабинет для осмотра врачом и постановки диагноза. Если диагноз не ясен, врач может назначить дополнительные исследования (лабораторные, эндоскопические, УЗИ ) или консультацию узкого специалиста. Дежурный врач решает, в какое отделение должен быть направлен пациент. Если диагноз остается неясным, пациента после санитарной обработки помещают в диагностическую палату приемного отделения, где обследуют, наблюдают, диагностируют, а затем направляют в соответствующее отделение. Пациенту, не нуждающемуся в стационарном лечении, оказывают помощь, направляют на лечение в поликлинику по месту жительства.

Результаты осмотра , обследования, назначения врача, а также характер санитарной обработки и вида транспортировки пациента вписываются врачом в историю болезни пациента. После осмотра пациента врачом и оценки его состояния он переводится в другое помещение, где проводится санитарная обработка пациента: осмотр волосистой части головы на педикулез, кожи «на наличие гнойничковой сыпи, верхних и нижних конечностей на наличие грибковых заболеваний». В зависимости от состояния, пациенту назначают гигиеническую ванну, душ или обтирание наиболее загрязненных участков кожи, а также производят антропометрические измерения, измерение температуры тела, с целью оценки функционального состояния и профилактики внутрибольничной инфекции.

Осмотрев пациента , врач записывает в «Медицинскую карту стационарного больного» результаты осмотра, назначенное лечение, а на титульном листе указывает способ санитарной обработки и транспортировки, наименование или номер отделения.

Приемное отделение (приемный покой) - это "лицо" любого стационара. От того, как тут встретят больного специалисты, зависит его психологический настрой на выздоровление, общее самочувствие. будет неотъемлемой составляющей любой больницы, клиники в ряду с лечебными пространствами, административными и хозяйственными помещениями. В статье мы подробно разберем структуру приемного отделения, его функции, организацию работы специалистов.

Что это?

Приемный покой - лечебно-диагностическое отделение клиники, где непосредственно начинается обслуживание пациента. Предназначено оно для следующего:

• Регистрация больного.
• Прием и первичный осмотр пациента.
• Антропометрия (вес, рост больного), измерение важнейших показателей жизнедеятельности - артериального давления, температуры тела и проч.
• Санитарная, гигиеническая обработка поступивших пациентов.
• Оказание медицинской

Структура приемного отделения такова, что действия персонала здесь характеризуются слаженностью, четкостью, быстротой, взаимосвязанностью. От всего этого зависит не только успех дальнейшего лечения в стационаре, но порой и жизнь человека, если он поступил в больницу в критическом состоянии.

Структура приемного отделения

Как правило, приемный покой расположен в отдельном здании или в одном из лечебных корпусов. Теперь о его собственных составляющих. Структура приемного отделения (состав помещений, наполняющих корпус) такова:

• Зал ожидания. Здесь ждут приема пациенты, не нуждающиеся в постельном режиме, а также лица, их сопровождающие. Обязательно наличие удобных сидений, стола для заполнения документации. На стенах в помещении развешаны стенды со всей необходимой для пациентов, посетителей информацией - график работы учреждения, часы бесед с лечащим доктором и встреч с пациентами, перечень продуктов, что можно принести гостинцем больному, и проч.
• Регистратура. Продолжаем рассматривать структуру приемного отделения стационара. Здесь проходят регистрацию вновь поступившие пациенты. Персонал занимается заполнением соответствующих документов.
• Смотровой кабинет (в зависимости от масштабности клиники может быть как один, так и несколько). Здесь происходит врачебный осмотр больных. Специалист ставит вновь поступившему предварительный диагноз. Далее доктором определяется тип санитарной, гигиенической обработки нового пациента, необходимые мероприятия по антропометрии, термометрии, проведение дополнительных исследований (к примеру, снятие электрокардиограммы).
• Санитарная комната (санпропускник). Здесь будут душевые кабины, ванные, помещение для переодевания.
• Диагностический кабинет. Тут дополнительно обследуются пациенты с неустановленным в смотровом кабинете диагнозом.
• Изолятор. В данное помещение направляют вновь поступивших с подозрением на наличие инфекционного заболевания.
• Процедурный кабинет. Специальное помещение, где поступившим в критическом состоянии оказывается первая медицинская помощь.
• Операционная (или же перевязочная). Еще одна комната для оказания первой помощи - уже специализированной (для поступивших с кровотечениями, ножевыми, огнестрельными ранениями).
• Кабинет рентгенологии.
• Лабораторное помещение.
• Комната дежурного доктора.
• Кабинет, где находится заведующий приемным покоем.
• Туалетные комнаты.
• Склад, хранилище одежды, личных вещей поступивших в стационар пациентов.

Таков общий план структуры приемного отделения больницы. Теперь перейдем к частностям.

Специфика структуры

Структура приемно-диагностического отделения многопрофильного стационара может быть дополнена и рядом других элементов. Например, реанимационным, травматологическим кабинетом, кардиологической комнатой (для поступивших с инфарктом миокарда) и проч.

В целом же, структура и организация приемного отделения напрямую зависят от специфики чей составной частью оно является. Какие кабинеты, помещения характерны для приемного покоя в общем, мы с вами рассмотрели.

Последовательность работы приемного покоя

Каждый поступивший в приемное отделение пациент обязательно должен пройти три стадии. Строгая последовательность работы приемного покоя следующая:

1. Регистрация вновь поступившего гражданина.
2. Врачебный осмотр пациента стационара.
3. Мероприятия санитарно-гигиенической обработки в отношении больного.

Как вы заметили, структура приемного отделения (БСМП Новочеркасска тут будет служить примером) соответствует этой строго заданной последовательности.

Раскроем теперь деятельность данного элемента стационара.

Основные функции приемного покоя

Продолжаем разбирать структуру и функции приемного отделения. К последней категории относится следующее:

• Прием и регистрация вновь поступивших пациентов.
• Учет госпитализированных, лиц, которым оказана амбулаторная помощь, граждан, кому было отказано в госпитализации.
• Первичный осмотр, обследование, экспресс-лабораторная диагностика - в отношении всех обратившихся в больницу (вне зависимости от канала поступления).
• Распределение поступивших на экстренных и плановых, по тяжести, профилю, характеру травм, патологии, заболевания.
• Оказание неотложной квалифицированной медицинской помощи, реанимационные мероприятия.
• Оказание медицинской помощи лицам, что обратились в приемный покой, но не нуждаются в пребывании в стационаре.
• Заполнение необходимой для пребывания в стационаре документации.
• Ведение документов, что заполняются при факте отказа больного от госпитализации.
• Транспортировка пациента в соответствующее лечебное отделение.
• Наблюдение за больными, находящимися в приемном отделении, ожидающими постановки диагноза.
• Оформление протоколов по факту медосвидетельствования алкогольного, наркотического опьянения поступивших.
• Передача сведений в полицию, ГИБДД о гражданах, доставленных с телесными повреждениями насильственного характера, жертвах ДТП, несчастных случаев, лицах, привезенных без сознания, без документов, трупах.
• Получение сведений о движении больных в стационаре, взаимосвязь с иными отделениями больницы, а также с прикрепленными поликлиниками.
• Санитарно-гигиеническая обработка поступивших граждан.

Организация деятельности приемного покоя

Организация работы приемного отделения стационара, его структура, оснащенность, документация - объекты для контроля заместителя главврача по медицинской части.

Работой отделения руководит врач приемного покоя. Непосредственное руководство может стать также прерогативой дежурного доктора. Как правило, это прием в выходные, праздничные дни, ночное и вечернее время суток.

Для четкой организации работы с больными, особенно поступающими в отделение в критическом состоянии, оно должно быть обеспечено полным набором необходимой документации.

Обязательные инструкции для организации деятельности отделения

Сюда относится следующее:

• Папка с инструкциями персоналу по поведению в чрезвычайных ситуациях.
• Методические указания вышестоящих инстанций, главного врача клиники.
• Папка с инструкциями по выявлению особо опасных инфекционных заболеваний.
• Инструктивная документация на случай пожара, террористического акта и иной ЧС.
• Инструкции по алгоритму действий среднего медицинского персонала до прихода доктора по оказанию неотложной медицинской помощи вновь поступившему.
• Инструктивные документы по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима.
• Стандарты по осмотру, обследованию больного.
• График дежурств.
• Положения об ответственном враче.
• Таблица ядов и соответствующих противоядий.

Задачи врача приемного покоя

Главными обязанностями специалиста отделения являются:

• Прием, осмотр и обследование вновь поступивших граждан.
• Установление диагноза.
• Решение вопроса о госпитализации обратившегося.
• Регистрация как поступающих, так и выбывающих из стационара пациентов.
• Заполнение паспортной части истории болезни.
• Экспресс-лабораторные анализы.
• Санитарная обработка пациентов.
• Консультация обратившихся, справочно-информационная деятельность.
• Наблюдение за больными, находящимися в приемном покое.

Первичный осмотр планового больного

В отношении плановых поступивших проводятся следующие мероприятия:

1. Осмотр нового пациента.
2. Проверка наличия у него всех нужных для госпитализации документов.
3. Запись в историю болезни, постановка предварительного диагноза.

Прием поступившего в экстренном порядке

Мероприятия, что должен предпринять доктор, в данном случае следующие:

1. Немедленный тщательный осмотр.
2. Проведение необходимых лабораторных и - анализа мочи и крови, ЭКГ, УЗИ, рентген отдельных зон и проч.
3. Вызов специалистов госпитальных отделений по поводу поступившего, установка диагноза которого затруднена.
4. Постановка предварительного диагноза, направление больного в профильное лечебное отделение.
5. Оформление медицинской карты стационарного пациента.
6. Организация транспортировки больного.

При подозрении на инфекцию дежурный доктор вызывает врача-инфекциониста, проводит необходимый объем диагностический исследований, после чего принимает решение о необходимости помещения вновь поступившего в изолятор.

Работа с документацией

Мы разобрали структуру приемного отделения. Документация тут тоже играет немалую роль. Ее оформлением занимается дежурная медицинская сестра - после осмотра больного доктором, постановки предварительного диагноза и решения вопроса о необходимости госпитализации.

Будет также антропометрия, термометрия и проч. Затем она оформляет документы больного:

• Внесение контактной информации о новом пациенте - Ф.И.О., дата рождения, место жительства, прописки.
• Откуда и кем был доставлен новый пациент.
• Диагноз, поставленный учреждением, что направило больного в клинику.
• Предварительный диагноз врача приемного покоя.
• Время поступления.
• Адрес дальнейшей госпитализации - отделение лечебного корпуса.
• Заполнение титульного листа истории болезни - практически те же сведения. Дополнительно указывается контактная информация о близких, родственниках поступившего.

Приемный покой - важная составляющая любого стационара. Здесь не только регистрируются вновь прибывшие больные, но и оказывается неотложная медпомощь, прописывается предварительный диагноз, проводится санитарная обработка пациента.

Желая быть современными, отечественные наниматели очень часто заимствуют наименования должностей из зарубежной практики, чаще всего российской. К примеру, в последнее время можно встретить такие новые должности, как «офис-менеджер» или «секретарь-ресепшионист», которых, увы, мы пока не найдем в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (далее - ЕКСД).

Между тем российские квалификационные справочники и классификаторы давно носят рекомендательный характер. В то время как белорусское законодательство, а именно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) содержит строго требование о том, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь. В свою очередь, и в п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД), говорится о том, что ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

О неприятных правовых последствиях, которые могут возникнуть в связи с нарушением вышеуказанных требований законодательства, мы писали в предыдущем номере нашего журнала и здесь повторяться не будем. Однако настоятельно советуем: прежде чем вносить должность секретаря в штатное расписание организации и делать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу, стоит изначально заглянуть в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, и убедиться, что такая должность предусмотрена этим документом, а затем уточнить по ЕКСД, соответствуют ли обязанности вашего секретаря той должности, которую вы ему подобрали.

ОКРБ 006-2009 предусмотрено более десятка должностей, в наименовании которых присутствует слово «секретарь». Среди них есть такое, например, как «Секретарь президиума», «Секретарь ученого совета» или «Секретарь судебного заседания». Нас же интересуют те секретари, без которых невозможна работа офиса, канцелярии, приемной руководителя и т.п. Должностные обязанности таких секретарей, а также квалификационные требования к данным должностям изложены в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с многочисленными изменениями и дополнениями, последнее из которых внесено постановлением от 03.09.2012 № 95).

Секретарь приемной руководителя

ВНИМАНИЕ: изложенная здесь информация несколько устарела, об изменениях см. !

Секретарь приемной руководителя (код должности по ОКРБ 006-2009–24690), пожалуй, самая распространенная секретарская профессия. Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Правда, насколько это необходимо, мы утверждать не беремся.

Данная должность относится к категории специалистов и не категорируется. Согласно ЕКСД в должностные обязанности секретаря приемной руководителя входит осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Секретарь приемной руководителя осуществляет также следующие функции:

• принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
• организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;
• ведет контрольно-регистрационную картотеку;
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
• печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• копирует документы на персональном ксероксе;

Для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В соответствии с квалификационными требованиями ЕКСД на должность секретаря приемной руководителя может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Секретарь-референт

Должность секретаря-референта (код должности по ОКРБ 006-2009–24692) также относится к категории специалистов, однако ЕКСД предъявляет к ней более высокие требования по сложности функциональных обязанностей и уровню подготовки.

Секретарь-референт в соответствии со своими должностными обязанностями организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы); рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя; ведет делопроизводство; подготавливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, классифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье; обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам, а также:

• контролирует своевременное исполнение документов;
• готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы);
• осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации;
• организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений;
• готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем;
• обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени;
• ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь-референт согласно требованиям ЕКСД должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1–2 иностранных, русский и белорусский языки; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

К должности секретаря-референта ЕКСД предъявляет следующие квалификационные требования: высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы. По данной должности категорирование также не предусмотрено.

Помощник руководителя

В данном контексте будет логичным упомянуть и такую должность, как «помощник руководителя организации» (код должности по ОКРБ 006-2009–24347), которая по своим функциональным обязанностям значительно схожа с секретарской, но отличается от последней более высокой сложностью функциональных обязанностей. Хотя данная должность также относится к категории специалистов, ее часто считают пиком секретарской карьеры.

Согласно ЕКСД помощник руководителя выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя; осуществляет информационно-техническую работу с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью; подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения; участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принимает меры по его соблюдению, а также выполняет следующие функции:

• осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.);
• сопровождает руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий;
• ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;
• осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, СМИ для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя;
• по поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение;
• осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю;
• получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;
• контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;
• выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;
• выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Помощник руководителя организации должен знать: нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики; внутреннюю и внешнюю политику организации; профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации; структуру и оборудование современного офиса; принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях; принципы и методы управления; организацию делопроизводства, связей с общественностью, СМИ; основы этики и эстетики; порядок делового общения; порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Согласно квалификационным требованиям ЕКСД лицо, назначаемое на должность помощника руководителя организации, должно иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы. Категории по данной должности ЕКСД также не предусматривает.

Секретарь. Просто секретарь…

До недавнего времени в справочниках и классификаторах существовала такая должность, как «секретарь-машинистка». В отличие от вышеперечисленных относилась она к категории других служащих (технических исполнителей), поэтому и тарифицировалась значительно ниже.

Пожалуй, не стоит объяснять, почему в последнее время эта должность не пользовалась популярностью и встретить ее было практически невозможно даже в самых захудалых организациях. Не сказать, чтобы оперативно, но законодатель, тем не менее, отреагировал на новые веяния и разделил эту должность на две: секретарь и машинистка. Про последнюю говорить не будем, поскольку она по характеристике своих должностных обязанностей никак не относится к нашей сегодняшней теме.

А вот что касается должности «секретарь» (код по ОКРБ 006-2009–24658), то нужно отметить, что ее появление в ЕКСД вполне оправдано. К слову, применение этой должности будет вполне к месту, когда в организации нет как таковой приемной руководителя и название «секретарь приемной руководителя» вызывает сомнения, о чем говорилось выше. Или как, к примеру, назвать человека, который сидит в приемной заместителя руководителя организации, или в приемной руководителя структурного подразделения? Вот тут как раз и нужен просто секретарь.

Секретарь в соответствии с должностными обязанностями, прописанными в ЕКСД, выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений), в том числе:

• собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
• организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
• осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
• печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
• при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
• передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
• оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
• принимает документы на подпись руководителю;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
• осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
• ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;
• обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
• соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

ЕКСД установлено, что секретарь должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

На должность секретаря может назначаться лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Еще раз обратим внимание читателей, что эта должность относится к категории 3 - «Другие служащие» - и она должна тарифицироваться ниже, чем все перечисленные раньше, которые относятся к категории 2 - «Специалисты». Иными словами, «секретарь» на ступеньку ниже, нежели «секретарь приемной руководителя».

Возможно, отечественные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы наименования должностей, отстают от жизни, что вполне естественно, так как нормы права, регулирующие определенные отношения, появляются только после появления самих отношений. Не исключено, что в должностных обязанностях вышеперечисленных профессий не предусмотрены все функции современного секретаря, либо перечисленные функции не соответствуют текущему моменту. Тем не менее при наименовании должностей следует придерживаться требований законодательства о соответствии этих наименований квалификационным справочникам и классификаторам.