Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку. Правильный образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения. Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без трудовой;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в организации. Но когда он увольняется, у работодателя возникает обязанность своевременно вернуть ему этот документ. Однако не всегда это просто сделать. Иногда работник намеренно или в силу обстоятельств не спешит забирать свою «корочку». В таких случаях ему необходимо отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой .

Требование закона о возврате трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ установил краткий срок для передачи трудовой книжки сотруднику, покидающему организацию. По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ), работодатель обязан вернуть ее гражданину в день увольнения. Документ должен содержать четкую формулировку о причине расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт 77-й статьи ТК РФ.

О получении своей трудовой книжки увольняющийся расписывается в личной карточке и журнале регистрации трудовых книжек (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодателю нужно направить ему письменное уведомление о необходимости это сделать. Это поможет ему избежать материальной и административной ответственности за задержку документа.

Нерасторопная компания будет материально отвечать перед работником, если без книжки тот не сможет вовремя трудоустроиться и получать зарплату на новом месте. В этом случае он вправе потребовать компенсации недополученных доходов от прежнего работодателя (ст. 234 ТК РФ). Ее рассчитают исходя из количества рабочих дней, прошедших со дня увольнения и до момента выдачи трудовой книжки, и среднего заработка гражданина на последнем месте работы.

Административная ответственность бывшего работодателя может наступить в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Максимальный штраф для юридического лица по данной статье составляет 50 тысяч рублей, для должностных лиц и ИП - 5 тысяч рублей.

Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).

Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.

В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:

• либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
• либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).

Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:

Документ подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия.

Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.

Выдача на руки трудовой книжки – важный момент делопроизводства, задержка может быть представлена бывшим сотрудником не в пользу работодателя. При несвоевременной выдаче трудовой книжки возможен вариант восстановления на рабочем месте работника по решению суда с выплатой сумм, причитающихся за дни вынужденного простоя.

Обнаружение трудовой инспекцией книжек уволенных сотрудников грозит штрафом в 50 000 рублей в соответствии с КоАП.

Процедура уведомления

В день, следующий за днем увольнения, необходимо выслать уведомление бывшему работнику в виде письма через почтовое отделение. Отправка производится на адрес регистрации или фактического проживания при его наличии.

Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Документ представляет собой бланк кадрового документооборота, назначение которого – оградить организацию от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Оформляется с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.

Письмом удостоверяется причина, по которой не произведена выдача: неявка, отсутствие, отказ и прочие.

Уведомлением бывшему работнику предлагается явиться в организацию для получения документа или дать согласие в письменном виде на отправку по почте. Также указывается то, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книжки со дня отправки письма. При получении согласия от работника на высылку документа почтой необходимо сделать это по возможности быстро.

Если бывший работник не ответил на уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Законодательством запрещена пересылка по почте трудовой книжки работника в том случае, если лицом не дано согласие на пересылку. При отсутствии реакции на уведомление работодатель должен продолжать хранение документа до волеизъявления бывшего работника. Трудовая книжка останется в архиве организации на период, равный 50 годам.

Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.

О времени начала отпуска

О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).

О привлечении к сверхурочной работе

Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ). По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).

О введении режима неполного рабочего времени

Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ). Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

О необходимости работы в выходной день

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).

О временном переводе на другую работу

Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):

• для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
• по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
• по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).

По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.

О праве отказаться от служебной командировки

Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).

Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно - при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:

• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
• работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).

О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте

Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте. Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).

О сокращении штата

О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ). При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к. увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).

Об отсутствии вакантных должностей

Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.

Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания

В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня. При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к. его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4\642-6-1).

Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора

В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

О необходимости получить трудовую книжку

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по поч­те. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).

Уведомление – вид документа, который характеризует официальную передачу сведений о чём-либо. Сопровождает многие юридические процедуры.

В ситуации, когда работник не желает забрать трудовую книжку при увольнении, выступает в роли напоминания о необходимости забрать документ с прошлого места работы.

Уведомление играет двоякую роль. Для уволившегося лица оно служит предупреждением о необходимости получить документ, играющий существенную роль в дальнейшем трудоустройстве.

Вероятны случаи, когда граждане действительно забывают о том, что не получали трудовую. Так же нередко увольнению предшествовала суматоха, в которой они просто упустили из виду данное действие. После получения уведомления они могут:

• подойти за получением документа;
• послать запрос о пересылке документа почтой.

Ещё более важно отправление уведомления для работодателя: этим действием он констатирует факт добросовестного отношения к процедуре увольнения, что позволит избежать правовых последствий в случае возникновения трудового спора.

Нередки случаи мошенничества со стороны бывших работников, которые требуют материального или морального возмещения за задержку трудовой.

Цель составления уведомительного оповещения – предупредить бывшего работника, или напомнить таковому об ответственности за принадлежащий ему документ. Так же это действие по делегированию ответственности работодателя – владельцу книжки.

Уведомление составляется в следующих случаях:

1. если увольняемый работник принципиально не получил документ в последний рабочий день.
2. Если лицо уволено по инициативе работодателя за прогулы и отсутствовало на рабочем месте по неуважительной причине.
3. Когда владелец трудовой работает в филиале, в том числе – за пределами города.
4. В иных ситуациях, когда работник не получил трудовую в последний рабочий день или на протяжении последующих двух дней.

Если назавтра после увольнения, книжка не получена, допускается устное напоминание:

• по телефонному звонку;
• через сотрудников – друзей или соседей.

Так же допускается передача уведомления по электронной почте.

На третий день требуется обязательно оформить документ на бумажном носителе, в официальном виде, удостоверив подписью работодателя или лица, уполномоченного на выдачу трудовых, и передать его владельцу книжки.

Сроки и нормы передачи уведомления ориентируются на нормы статей 62 , , , 127 и т.п. А так же – на Правила № 225 , утверждённые ПП РФ 16.04.03 г.

ТК РФ, Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу?

Составление этого документа не подчиняется особому регламенту, трудовое законодательство не указывает на особенности его оформление.

Основными критериями являются:

• письменная форма;
• вид официальной бумаги;
• удостоверение уполномоченным лицом;
• текст сообщения.

Его можно составить на фирменном бланке организации, или поставить штамп организации, с её реквизитами. Если это невозможно, или по усмотрению работодателя – в верхней части листа следует вписать наименование предприятия или компании.

В правой верхней части, под наименованием организации указываются:

• Ф.И.О. владельца книжки;
• его бывшая должность.

Строкой ниже, посередине листа вписывается наименование настоящего документа: «Уведомление». Ниже располагается основной текст. Он составляется в свободной форме и может иметь следующую формулировку: «Настоящим уведомляем Вас о необходимости срочно подойти в отдел кадров для получения трудовой книжки лично, или передать письменное согласие на её пересылку, с указанием адреса получателя».

После основного текста следует подпись ответственного лица и печать отдела кадров.

Если речь идёт о работнике индивидуального предпринимателя, у которого отсутствует кадровая служба, он оформляет документ самостоятельно, собственноручно расписывается и ставит свою печать.

Текст уведомления может исходить из конкретной ситуации и отражать её специфику, что допускает замену «подойти» на «отправить доверенное лицо» и т.п., если документально зафиксирован факт невозможности личного прибытия уволившегося работника.

Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а второй отправляется адресату.

Регистрация документа

Составленное сообщение требуется зарегистрировать, чтобы оно имело полностью правоспособный вид.

При регистрации документ вносится в соответствующий журнал исходящей корреспонденции. В результате сведения о документе вносятся очередным порядковым номером и датой составления, которая не должна быть позже, чем три дня, отсчитываемые от последнего рабочего дня владельца книжки.

При регистрации адресатом выступает уволившийся, которому требуется получить документ.

Здесь указывается его фамилия с инициалами и домашний адрес, извлечённый из личного дела или иного информационного банка с кадровыми сведениями о сотрудниках.

Регистрационный (порядковый) номер исходящего документа и дата его регистрации в учётных записях кадрового делопроизводства вносятся в верхнюю часть уведомления.

Как правильно отправить?

Отправление уведомления обязательно должно подтверждаться официальным документом или подписью владельца книжки. Поэтому его недопустимо просто бросить в почтовый ящик адресата, передать через знакомых сотрудников или иных третьих лиц.

Правоспособной процедура передачи может считаться в следующих случаях:

1. подойти лично по адресу проживания бывшего работника с двумя экземплярами документа, в одном из которых он сделает личную подпись: «получено мною лично», с указанием даты и подписью. Подписанный экземпляр остаётся у работодателя, а второй передаётся владельцу трудовой.
2. Передать документ через курьерскую службу, с официальным оформлением документации.
3. Переслать заказным письмом Почтой РФ, с уведомлением о получении.

Если уведомление пересылается по почте, то предварительно нужно сообщить содержание текста по сотовой связи или электронной почте, чтобы избежать обвинений в нарушении сроков. Для подтверждения достаточно факта совершения звонка или скриншота электронного сообщения.

Для эффективного проведения данной процедуры, работодатель заведомо должен иметь в своей базе все контактные данные своих сотрудников.

Что делать, если сотрудник проигнорировал уведомление?

Главная задача работодателя – уведомить бывшего работника о необходимости получить книжку.

После того, как им получено подтверждение о передаче уведомления владельцу трудовой, он должен продолжать хранить трудовую.

Возможно бывший сотрудник получит ее позже, когда у него появится необходимость устроиться на работу и забрать документ.

После надлежащего оформления и отправления уведомления, работодатель обязан её хранить до момента вручения работнику лично или его представителю по нотариально удостоверенной доверенности, независимо от того, когда он обратится за её получением.

Если владелец трудовой пришлёт официальное согласие или заявление на пересылку документа – отправить заказным письмом.

Если он так и не запросит свой документ – хранить трудовую книжку следует отдельно от остальных, в течение 75 лет.

Заключение.

Если трудовая книжка не получена, работодателю нужно принять меры к уведомлению её владельца о том, чтобы он её обязательно получил, или дал письменное согласие на пересылку по почте.