Уведомление направлении трудовой книжки по почте. Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении? Нежелание сотрудника получить книжку на руки

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя - об увольнении, продавца - о претензии к качеству товара, соседей - о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить - тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

• готовы довести дело до суда;
• достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это - прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

• уведомление различных государственных и муниципальных органов;
• юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ . Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

• обязательные способы доставки,
• форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату . Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он. Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что - уведомляйте письменно !

Оптимальные варианты письменного уведомления - те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

• заказным письмом с уведомлением о вручении;
• ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
• курьерской службой;
• вручение адресату лично.

Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без трудовой;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.

О времени начала отпуска

О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).

О привлечении к сверхурочной работе

Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ). По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).

О введении режима неполного рабочего времени

Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ). Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

О необходимости работы в выходной день

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).

О временном переводе на другую работу

Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):

• для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
• по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
• по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).

По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.

О праве отказаться от служебной командировки

Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).

Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно - при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:

• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
• работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).

О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте

Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте. Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).

О сокращении штата

О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ). При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к. увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).

Об отсутствии вакантных должностей

Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.

Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания

В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня. При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к. его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4\642-6-1).

Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора

В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

О необходимости получить трудовую книжку

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по поч­те. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).

Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.

Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Что говорит закон?

Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.

Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

Нормативная база

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каких случаях требуется?

Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день ().

Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.

Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

Расторжение трудового договора

Работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.

При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

Увольнение осужденного работника

Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.

Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

Но для этого потребуется нотариально заверенная . В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

Работника забрали в армию

Если сотрудника , трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

В связи со смертью

Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.

Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

Нежелание сотрудника получить книжку на руки

Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

Оформление уведомления о получении трудовой книжки

Как написать такое письмо?

Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

• наименование и реквизиты организации;
• номер документа;
• дата создания;
• ФИО сотрудника;
• адрес, на который будет отправлено письмо;
• название документа;
• просьба забрать документ;
• предложение переслать документ по почте;
• подпись должностного лица и печать предприятия.

Пошаговая инструкция

Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.

В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

Образец и форма

Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:

Пример уведомления

Каким числом и в какие сроки нужно оформить?

Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.

Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.

И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.

Способы направления документа

Уведомление сотруднику можно отправить почтой.

Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:

• во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
• во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.

Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.

Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.

Снятие ответственности с работодателя

Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.

Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.

Когда пересылать трудовую книжку?

Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.

Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.

Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.

Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.

К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.

Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.

В каких случаях оформляется акт об отказе?

Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.

Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.

Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.

Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (235) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (27) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (17) 10. Онлайн-кассы (14) 2. Предпринимательство и налоги (413) 2.1. Общие вопросы налогообложения (27) 2.10. Налог на профессиональный доход (7) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (36) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (8) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (64) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (86) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (103) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (6) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (22) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (82) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (12) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (25) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)