Учет материальных ценностей, выданных в личное пользование (Фимина Н.В.). Госсектор. Новые правила учета имущества, переданного в личное пользование сотрудников Счет 27 материальные ценности выданные личное

Новой редакцией Инструкции, утвержденной (далее – Инструкция), предусмотрено требование об обязательном забалансовом учете материальных ценностей, выданных в личное пользование сотрудникам организаций госсектора для выполнения ими служебных обязанностей. Действует данная редакция Инструкции с 16 ноября 2014 года. До этого момента на федеральном уровне не существовало каких-либо единых, утвержденных нормативным правовым актом правил учета имущества, переданного в личное пользование сотрудникам. Вопрос решался путем включения соответствующих положений в учетную политику государственного (муниципального) учреждения (с учетом требований органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя). При этом в ряде случаев в балансовом учете продолжали числиться как переданные в личное пользование объекты основных средств (стоимостью более 3000 рублей), так и материальные запасы.

Напомним, что показатели бухгалтерской (бюджетной) отчетности за 2014 год должны быть сформированы уже с учетом новых положений Инструкции, а также с учетом Методических рекомендаций, доведенных .

Согласно новой редакции Инструкции такое имущество в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением подлежит учету на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" ().

Действующие в настоящее время нормативные правовые акты, регулирующие вопросы бухгалтерского учета в организациях госсектора, не содержат указания на то, каким образом следует трактовать понятие "личное пользование". Соответственно, данная проблема должна быть урегулирована в учетной политике. К имуществу, выданному в личное пользование и подлежащему учету на счете 27, должно быть отнесено имущество, отвечающее следующим критериям:

1

имущество подлежит выдаче сотруднику в связи с выполнением обязанностей по определенной должности;

2

право на получение имущества, а также количественные и качественные нормы обеспечения установлены соответствующим локальным нормативным актом организации госсектора;

3

имущество не находится "под контролем" каких-либо материально ответственных лиц – то есть, как правило, во время исполнения соответствующим сотрудником служебных обязанностей оно находится у этого сотрудника, а в иное время - вне территории организации – например, в месте постоянного проживания сотрудника и т. п.

В то же время ни Инструкция, ни Инструкции по применению Планов счетов (утв. Приказом Минфина РФ от 6 декабря 2010 г. № 162н " ", Приказом Минфина РФ от 16 декабря 2010 г. № 174н " ", Приказом Минфина РФ от 23 декабря 2010 г. № 183н " ") не содержат требования об обязательном учете на счете 27, в частности, таких видов имущества:

ПРИМЕР

На счете 27 могут учитываться выданные сотрудникам, занимающим определенные должности, в личное пользование:

• мобильные телефоны, планшетные компьютеры, ноутбуки;
• специальная одежда, специальная обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь.

• выдаваемого сотрудникам на временное пользование в связи с какими-либо разовыми поручениями или заданиями (например, телефон и ноутбук, выданные на время командировки; специальная одежда, полученная для выполнения в течение дня определенной работы и т. п.);
• находящегося в помещениях (кабинетах) сотрудников организации и непосредственно используемого ими для выполнения должностных обязанностей, но закрепленного на постоянной основе за материально ответственными лицами (мебель, оргтехника и т. п.).

Таблица 2. Основания выбытия имущества со счета 27

В бухгалтерском учете выбытие имущества из личного пользования сотрудников отражается путем уменьшения показателя счета 27.

Возврат имущества в места хранения одновременно отражается в общеустановленном порядке на балансовых (забалансовых) счетах: как внутреннее перемещение по счету 101 00 (при возврате основных средств стоимостью более 3 тыс. руб.), как увеличение показателя забалансового счета 21 (при возврате основных средств стоимостью до 3 тыс. руб. включительно) и т. д. Выбытие имущества, переданного в личное пользование, в связи с его списанием также отражается на балансовых (забалансовых) счетах в общеустановленном порядке.

В соответствии с положениями аналитический учет по счету 27 ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) по количеству и стоимости каждого вида имущества в разрезе:

• пользователей имущества;
• мест его нахождения.

Анна Шершнева , эксперт направления "Бюджетная сфера" службы Правового консалтинга ГАРАНТ, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

Забалансовый счёт 27 в бухгалтерском учёте организации предусмотрен для бухгалтерского учёта бюджетных учреждений. Данная статья пояснит как правильно с ним работать и что можно перенести на забалансовый счёт 27.

Что такое забалансовый счёт?

Согласно приказу Минфина РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» бюджетные организации обязаны вести бухгалтерский учёт в соответствии с утверждённой Инструкцией.

Забалансовый счёт характеризуется:

• отсутствием корреспонденции;
• простой системой ведения учёта.

При простой системе ведения учёта забалансовые суммы проходят только по кредиту или только по дебету.

Забалансовые счета создаются с целью:

• обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование;
• обеспечения управленческого учёта.

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

Учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета.

Как использовать забалансовый счёт 27?

В чём особенность инвентаризации забалансового счёта?

Каждое бюджетное учреждение в обязательном порядке должно применять забалансовые счета. Для того, чтобы убедиться в правильности использования имущества, проводится регулярная инвентаризация.

Инвентаризация имущества, находящегося за балансом, проводится в то же время и с такой же периодичностью, как и инвентаризация имущества, находящегося на балансе.

Вопросы и ответы

1. Можем ли мы сами разработать документацию, которая позволит нам вести забалансовый учёт 27?

Ответ: Да, организация вправе разработать собственную документацию, основываясь на которой, будет проводиться учёт имущества и ценностей по забалансовому счёту 27.

1. После того, как мы выдали спецодежду сотрудникам, сколько времени сотрудник должен нести за её сохранность персональную ответственность?

Ответ: Сотрудник должен нести персональную ответственность за сохранность спецодежды на протяжении того периода, на который она выдана (даже если за указанный период одежда не пришла в негодность). У каждого вида спецодежды существует период амортизации.

Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. №157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее - Приказ 89н) введен новый забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Счет предназначен для учета имущества, выданного учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением. В соответствии с разъяснениями, данными на учебе, на этом счете, кроме материальных запасов должны учитываться основные средства (в нашем случае - сотовые телефоны, высотомеры, стропорезы), выданные работникам, без списания их с балансового счета 101 00. Когда данное положение будет реализовано в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»?

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по всем счетам счета 101 00 «Основные средства» ведется аналитический учет не только по основным средствам, а также по центрам материальной ответственности – материально ответственным лицам и местам хранения (ответственным подразделениям) – см. рис. 1.

При выдаче основных средств в пользование, в том числе в личное пользование, в документе «Внутреннее перемещение ОС и НМА » указывается получатель имущества – сотрудник, в личное пользование которого передается имущество (рис. 2).

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по смене МОЛ (ЦМО).

В отчетности имущество отражается по ЦМО, которому оно передано.

Если ОС не списывается со счета 101 00, зачем его учитывать еще и на счете 27? Письмом Минфина России от 19.12.2014 № 02-07- 07/66918 доведены Методические рекомендации по переходу на новые положения инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.08.2014 № 89н, далее – Методические рекомендации.

В Методических рекомендациях приведены бухгалтерские записи по принятию к балансовому учету в соответствии с Изменениями 157н активов, ранее не учитываемых при формировании баланса учреждения (постановка на учет объектов, не числящихся на балансе, в том числе учитываемых на забалансовых счетах) , которые требуется отразить в учете до 31.12.2014. В частности в пункте 2.5 Методических рекомендаций сказано: «Выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальная одежда, специальная обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.), отражается по дебету счетов 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 00 272 "Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".».

Соответствующие изменения внесены в документы программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по учету материалов как на балансовых, так и на забалансовых счетах, - добавлен функционал для работы с забалансовым счетом 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", в частности в документе «Списание материалов » предусмотрена операция «Выдача в личное пользование (401.20.272 (109.00) - 105.00) (оприходование на счет 27) »; в документе «Поступление материалов прочее » предусмотрена операция «Возврат из личного пользования (105.00 - 401.10.180, забалансовый счет 27) ».

Кроме того предусмотрено автоматическое списание вещевого имущества, выданного в личное пользование работникам до 31.12.2014, со счета 105 00 и принятие к учету на счет 27 при переносе данных из программы «1С:Вещевое довольствие 8» в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Следует отметить, что Методические рекомендации не содержат требования отражать на счете 27 стоимость основных средств, выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. Поэтому у «1С» нет оснований для автоматического формирования бухгалтерских записей по счету 27 при выдаче основных средств в эксплуатацию в личное пользование работникам.