Содержит указание. Распорядительные документы. Реквизиты распорядительных документов

Указание - это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организа­цией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок указания включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст указания обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания указания. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания указания излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если указание издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть указания не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть указания начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение указания предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты указания излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Распорядительная часть указания заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты указаний подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты указаний в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Регистрируются указания отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом указания является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года.

Действителен ли вексель, содержащий указание на основание своей выдачи?

Нет, недействителен, но только в том случае, когда такое указание обусловливает предложение (или обязательство) уплатить вексельную сумму. В иных случаях такое указание для целей вексельного права просто не рассматривается. "...Наличие на векселе любых пометок, не преследующих цель обусловить содержащееся в нем предложение (обязательство) уплатить, не влечет недействительности векселя" (п. 3 Обзора № 18).

Там же рассмотрен пример с векселем, на бланке которого "...в верхнем углу векселедателем совершена надпись “сумма на депозите”" Суд указал, что такая пометка "...никак не соотносится с предложением уплатить и не может быть расценена как условие", стало быть, ей просто не нужно придавать юридического значения. И здесь, как видим, конфликт формальной стороны (буквы) закона с его содержанием (духом) разрешен в пользу духа. Наложенную на вексель резолюцию красного директора – в недавнем прошлом красного же то ли матроса то ли кавалериста – из знаменитого анекдота ("Разобраться – что за вексель?!") современные арбитражные суды уж конечно не посчитали бы пометкой, лишающей документ вексельной силы.

Какие обозначения рассматриваются арбитражной практикой как нарушения требования о безусловности содержания векселя, а какие нет?

• 1. Нарушают требования о безусловности содержания векселя :
• 1) Обозначение срока платежа как "...по истечении 20 дней с момента поступления денежных средств на расчетный счет векселедателя" (п. 5 Обзора № 18). Подобное назначение срока, а также всякое иное "...включение в вексель указания, связывающего обязанность оплаты с наступлением события, относительно которого не известно, наступит ли оно, свидетельствует об условном характере обязательства "; кроме того, это обозначение не соответствует ст. 33 Положения о векселях, "...является нарушением требований к форме векселя и влечет его недействительность".
• 2) Обозначение срока как "...в течение 60 дней от даты составления продукцией АООТ У.".
• 3) Включение в документ, постулирующий денежное обязательство, указания об основании его возникновения, например, о том, что речь идет об "...обязательстве оплатить вексельную сумму за поставку газа ".

Противоположное решение принял ФАС МО , нашедший возражения о выдаче векселя под условием, "...о чем свидетельствует фраза “за полученную сумму”", несостоятельными. Суд указан следующее: "...безусловность вексельного обязательства относится лишь к обещанию (в простом векселе) или предложению (в переводном векселе) уплатить определенную сумму. Слова "за полученную сумму" не относятся к обещанию уплатить и не являются условием, обусловливающим обещание уплатить сумму по векселю, а лишь указывают на фактор, имевший место до выдачи векселя, т.е. на свершившееся событие, а не событие, от которого зависит обещание уплатить в будущем при наступлении срока платежа". Думается, что решение это правильно, а слова "за полученную сумму" отнюдь не следует считать эквивалентом выражения, типа "за поставку газа". Почему? Потому что, во-первых, упоминание об уже полученной сумме никак не может обусловить вексельного обязательства, а во-вторых, оно слишком явно обусловливается и объясняется традициями составления векселей. Фраза типа "валюта получена" когда-то была непременной принадлежностью всякого векселя и помещалась в него даже тогда, когда на самом деле получена она не была. На мысль о влиянии традиций наталкивает текст постановления, упоминающий среди прочих любопытных вещей, некий "заверенный перевод" векселя. О чем это говорит? О том, конечно, что вексель составлялся где-то за границей – там, где влияние подобных традиций куда сильнее, чем у нас.

• 4) Снабжение документа содержанием иным, чем простое и безусловное обещание (предложение) уплатить определенную денежную сумму, например, воплощение в документе обязанности "...отгрузить по этому векселю товарную продукцию на общую сумму 500 000 рублей".
• 5) Включение в документ, по форме соответствующий требованиям вексельного законодательства, предъявляемым к форме простого векселя, оговорки об оплате его суммы только определенной продукцией .

"...Как следует из материалов дела, ООО И. посредством индоссамента приобрело простой вексель ЗАО Р. № 915175, составленный 07.02.97 со сроком платежа по предъявлении, но не ранее 25.03.97, по которому ответчик обязался уплатить 500 млн рублей, с условием оплаты только шинной продукцией. – Данное условие включено в текст бланка векселя и расположено перед подписью лица, выдавшего вексель.... – Согласно п. 2 ст. 75 Положения о переводном и простом векселе вексель удостоверяет простое и ничем не обусловленное обещание уплатить определенную сумму, причем ценная бумага является строго формальным документом, содержащим исчерпывающий перечень реквизитов. – Излишние сведения, включенные в вексельный текст и обусловливающие предложение уплатить вексельную сумму, несовместимы с природой векселя. – В данном случае содержащаяся пометка об оплате векселя только шинной продукцией удостоверяет не денежное обязательство, а обязательство по передаче шинной продукции на определенную сумму. – Это обстоятельство подтверждается гарантией к вышеуказанному векселю... где ответчик гарантирует оплату своего векселя шинной продукцией в ассортименте со своих складов в Московском регионе по отпускным ценам за"Наличие в тексте векселя записи: "выплата продукцией АООТ У. осложнила обязанности выплатить, исчезла простота обещания оплатить. Следовательно, такие документы не могут быть признаны имеющими силу простого векселя, но могут иметь силу иного долгового обязательства".

Постановлениями ФАС ПО была констатирована недействительность векселя, подлежавшего оплате согласно содержащемуся в нем условию, – "...продукцией ОАО Н.". Совершенно справедливо.

Также ФАС ПО признал недействительными "векселя", "...но которым векселедатель обязался обеспечить поставку товаров на общую сумму 1 600 000 (деноминированных) руб., с указанием на этих векселях о том, что они принимаются АО П. для оформления зачета недоимок ио налоговым платежам в федеральный бюджет в соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.09.96 г. № 1152 и порядком, установленным Министерством финансов РФ", т.е. документы, вообще не содержавшие какого-либо денежного обязательства.

Постановлением ФАС УО признан недействительным вексель с условием об оплате его суммы "...продукцией ГПО “У.”; его же постановлением – векселя с оговоркой об оплате их сумм металлопродукцией ОАО “М .”", при этом констатировано еще, что "...не удостоверяют данные бумаги и обязательства ОАО “М.” по передаче металлопродукции, так как не содержат наименования и количества товара ".

В постановлениях ФАС ВВО и многих других судебных актах рассказано об исследованных судом документах, которые содержали "...условие (оговорку) об оплате... товарной продукцией" – оговорку, которая "...обусловливает денежное обязательство, что не совместимо с природой векселя". В постановлении от 27.03.2001 суд обратил внимание на неправильность позиции апелляционной инстанции, высказавшейся в том смысле, что коль скоро "...слова “товарной продукцией” включены в вексель вне текста обязательства по оплате" они "...не меняют его существа и не имеют правового значения". Суд кассационной инстанции справедливо указан, что "...условие об оплате товарной продукцией, внесенное в вексельный текст в разделе о сроке платежа, явно указывало бы на неденежный способ исполнения обязательства", т.е. хотя и не обусловливало бы (не усложняло) денежного обязательства, но попросту лишало бы его денежного содержания.

6) Включение в документ, по форме соответствующий требованиям вексельного законодательства, предъявляемым к форме простого векселя, оговорки о том, что таковой "...принимается эмитентом только в уплату за поставленную продукцию".

"...Содержащаяся в документе запись о принятии векселя только в уплату за поставленную продукцию удостоверяет не денежное, а иное обязательство. – При таких условиях документ, оформленный на бланке простого векселя, следует рассматривать как письменное обязательство, правоотношения сторон по которому регулируются нормами общегражданского, а не вексельного законодательства" (указанные акты Президиума). "Излишние сведения, включенные в вексельный текст и обусловливающие обещание уплатить вексельную сумму, несовместимы с природой векселя".

"Кассационная инстанция, проверяя законность обжалуемого судебного акта в полном объеме, полагает необходимым отметить, что в векселе, являющемся предметом купли-продажи по рассматриваемому договору, содержится запись о том, что данный вексель принимается только от МПС России за поставку пассажирского подвижного состава. – Это условие включено в текст бланка векселя и расположено перед подписью лица, выдавшего вексель.... – Внесение в документ указанной записи свидетельствует о наличии дефекта формы векселя ", т.е. о том, что представленный документ не является векселем.

Подчеркиваем, что речь идет об оговорке, включенной в сам документ, претендующий на статус векселя. Подобного рода оговорки, содержащиеся в иных актах – например, регламентирующих выпуск и обращение векселей определенного типа или гарантийных письмах-приложениях к векселям – юридического значения не имеют.

7) "В каждом из спорных векселей содержится особая отметка о том, что вексель товарный, обеспечивается только продукцией ОАО “П.”. Это условие включено в текст векселей и расположено перед подписью лица, выдавшего вексель".

"...Из существа принятого решения следует, что учиненную на векселях особую отметку суд посчитал излишней, не влекущей признания векселей дефектными но форме, и не рассматривал ее как написанную. – Такая оценка учиненной на спорных векселях особой отметки является неправомерной. – Согласно п. 2 ст. 75 Положения простой вексель содержит простое и ничем не обусловленное обещание уплатить определенную денежную сумму. – Вексель является строго формальным документом, содержащим исчерпывающий перечень реквизитов. Излишние сведения, включенные в текст векселя и обусловливающие предложение уплатить вексельную сумму, несовместимы с природой векселя. – В данном случае векселедатель принял на себя обязательство рассчитаться с векселедержателем продукцией на определенную сумму. – ... Векселедатель изначально имел намерение расплачиваться по своим векселям не в денежной форме. – При таких условиях документ, оформленный на бланке простого векселя, следует рассматривать как долговое письменное обязательство, правоотношения сторон по которому регулируются нормами гражданского, а не вексельного законодательства".

8) "Из имеющейся в деле ксерокопии векселя следует, что уплата 50 000 руб. должна быть осуществлена путем уплаты налогов в бюджет города. Указанные обстоятельства лишают выданный финансовым управлением документ силы векселя по основанию несоответствия его закону, поскольку содержащая пометка об оплате векселя путем уплаты налогов удостоверяет не денежное обязательство, а обязательство о зачете налогов. ... При таких обстоятельствах документ... названный векселем, следует признать ничтожным в силу дефекта формы. Он может рассматриваться как долговое письменное обязательство, и правоотношения сторон в этом случае регулируются нормами гражданского права".

Аналогичная ситуация: "Судом первой инстанции установлено, что векселя администрации Брянской области выпускались только в счет погашения задолженности областному бюджету по налоговым и неналоговым платежам, в связи с чем в текст бланка векселей включена запись о таи, что вексель принимается исключительно [!!!] в счет погашения задолженности по налогам, ссудам и кредитам в областной бюджет. – Исходя из п. 2 ст. 75 Положения о переводном и простом векселе, судом обоснованно сделан вывод о том, что включение в документ дополнительной записи делает форму векселя дефектной, поэтому запись о принятии векселя исключительно в счет погашения задолженности перед областным бюджетом удостоверяет не вексельное, а иное обязательство. В этой связи документ, оформленный на бланке простого векселя, суд оценил как письменное обязательство, правоотношения сторон по которому регулируются нормами гражданского, а не вексельного законодательства".

• 2. Однако не имеют юридического значения , т.е. не препятствуют признанию документа векселем и не влияют на содержание вексельного обязательства оговорки:
• 9) о дополнительных возможностях держателя документа – возможностях, существующих у него наряду с безусловным требованием денежной суммы.

Так, например, постановлением ФАС ЗСО разрешено дело с векселями, содержавшими "...запись о принятии их “для расчетов за электроэнергию”". Суд указал, что таковая "...не влияет на правовую природу представленных для оплаты векселей", не объяснив, правда, мотивов своего решения. Можно предположить, что данный вывод суда был обусловлен именно дополнительным характером "расчетной" возможности – характером, не исключающим существования и не обусловливающим осуществления требования о платеже. Если бы такая возможность была не дополнительной, а исключительной – если бы оговорка была сформулирована как "вексель принимается только для расчетов за электроэнергию" или каким-нибудь иным аналогичным образом – она бы разделила судьбу иных, выше рассмотренных здесь условий.

ФАС МО указал, что "...находится за пределами вексельного обязательства и не обусловливает обещание уплатить вексельную сумму, потому не является дефектом формы векселя" условие о возможности досрочного погашения векселя нефтепродуктами. Возможность – она на то и возможность, чтобы без каких бы то ни было вредных для себя последствий решить, воспользоваться ли ею или нет. Ни существования, ни осуществления простого и безусловного права денежного требования она не исключает, не усложняет и не обусловливает;

10) о том, что таковой выдан в целях обеспечения исполнения обязательств векселедателя – оговорок типа "валюта в залог". Согласно господствующему в кассационных судах мнению такая оговорка должна считаться ненаписанной, но не влекущей при этом ни недействительности, ни каких-либо иных проблем для содержащего ее векселя.

В постановлении ФАС ВВО эта позиция мотивируется следующим образом: "...ссылка векселедателя на недействительность выданных им векселей ввиду наличия в них оговорки “валюта в залог” обоснованно отклонена судом... – Статьей 76 Положения о переводном и простом векселе предусмотрено, что не имеет силы простого векселя документ, в котором отсутствует какое-либо из обозначений, указанных в ст. 75 Положения. – Анализ текста спорных векселей показывает, что каждый из них содержит все необходимые реквизиты, установленные вышеназванной нормой. Таким образом, признавать ценные бумаги дефектными по форме нельзя. – Внесенная векселедателем в вексельный текст оговорка “валюта в залог” не меняет характера принятого им на себя безусловного денежного обязательства и, следовательно, не влечет недействительности векселей. – Поскольку согласно Положению о переводном и простом векселе оговорка “валюта в залог” имеет правовое значение лишь в случае учинения ее индоссантом (ст. 19 Положения), суд обоснованно посчитал сделанную векселедателем надпись ненаписанной". И как бы в развитие последней части тезиса о том, что хотя оговорка "валюта в залог", включенная в индоссамент, исключает дальнейшее индоссирование векселя (см. комментарий практики применения ст. 19 Положения), но будучи включенной не в индоссамент, а в сам вексель, всякого (в том числе и подобного – ограничивающего) правового значения лишена, ФАС, можно сказать, "добил" недовольного кассатора: "...ссылка заявителя жалобы на отсутствие у первого приобретателя векселей права на их дальнейшую передачу несостоятельна, ибо векселя содержат обязательства уплатить по ним денежные суммы ООО “М.” или по его приказу любому другому предприятию (лицу). Оговорки, запрещающие передачу векселей по индоссаменту, векселедателем в текст ценных бумаг не включены".

Наверное, с такой трактовкой спорного векселя можно согласиться. Очевидно, что она имела в виду максимально быстро и эффективно вывести начавшую было у нас прививаться практику неправильного применения ст. 19 Положения о векселях (см. первый вопрос комментария к ней). Своей цели арбитражные суды очень скоро достигли – с этой стороны никаких вопросов нет. Нужно, однако, иметь в виду, что то положение, от которого отталкивается занятая судами позиция, само нуждается в объяснении, без которого смотрится весьма неоднозначно. "Внесенная векселедателем в вексельный текст оговорка “валюта в залог” не меняет характера принятого им на себя безусловного денежного обязательства..." – а что же она, спрашивается, делает? Фраза "валюта в залог" как раз указывает именно на то, что принятие лицом, учинившим такую оговорку, вексельного обязательства, отнюдь не безусловно – что оно делается только на случай вполне определенного развития событий – случай нарушения обеспеченного таким способом обязательства. Снабдить вексель фразой "валюта в залог" – это, следовательно, все равно, что написать: обязуюсь заплатить только в том случае, если будет нарушено известное обязательство. Трудно сыскать обязательство, которое было бы еще более условным!

11) Включение в документ, по форме соответствующий требованиям вексельного законодательства, предъявляемым к форме простого векселя, указания о "...безусловной обязанности... [векселедателя] оплатить вексельную сумму [!!!]" – ее "...нельзя рассматривать как оговорку, чем-то обусловливающую векселедателя произвести вексельную плату, поскольку... сам вексель является безусловным денежным обязательством. Наличие на векселе любых дополнений, не преследующих цель обусловить содержащееся в нем предложение (обязательство) уплатить, не влечет недействительности векселя". К сожалению, цитированный текст не отличается таким качеством, как ясность, из-за чего дать какие-то комментарии к нему затруднительно.

В том же постановлении ФАС ЗСО обратил внимание еще и на следующий аспект: "...что касается надписи на векселях: “администрации Кемеровской области”, совершенной векселедателем под датой оплаты и свидетельствующей, по мнению заявителя кассационной жалобы, о порядке оплаты векселей в соответствии с утвержденным администрацией области положением, то ее нельзя расценивать как доказательство вышеуказанного утверждения ответчика о возмещении векселями задолженности бюджета. Оплата по простым векселям производится только в порядке, регламентированном Положением о переводном и простом векселе. В то же время ее можно рассматривать как дефект формы векселя, который ничем не обусловливает содержащееся в векселях обязательство уплатить вексельную сумму, следовательно, не влияет на действительность векселей". По цитированному описанию опять-таки не особенно понятно, как именно выглядела и была расположена спорная надпись, а также как она "смотрелась" (читалась) в общем контексте векселя, из-за чего точно сулить о правильности принятого судом решения затруднительно. Но, несомненно, именно это направление – все сомнения в пользу векселя! – следует признать практически наиболее целесообразным.

12) "...никак не влияет на абстрактный и безусловный характер обязательства по векселю" "...то обстоятельство, что в... векселе имеется оговорка [типа] “отдельной серии по постановлению мэрии г. Томска № 599 от 30.10.97”". Она "...не может свидетельствовать ни о дефекте формы векселя, ни о его ничтожности, ни о том, что векселедателем является мэрия города Томска. – Вексельное законодательство не содержит норм, согласно которым названная оговорка влечет дефектность формы векселя".

Сходную "оговорку", но не при составлении, а при предъявлении векселя к платежу, учинило Министерство финансов Удмуртской Республики: на предъявленных ему к платежу векселях оно отметило дату предъявления и приписало "в соответствии с “Условиями выпуска и обращения векселей восьмой серии”". "В самих же условиях указано, что векселя принимаются для погашения задолженности по налогам, а также в счет погашения кредитов, полученных в Министерстве финансов УР", – отметил ФАС УО1. Описанные перипетии не помешали суду принять правильное решение, констатировав соответствие векселя установленной форме и, стало быть, его действительность, а выполненную векселедателем приписку рассмотреть как ненаписанную.

13) Нам представляется несколько странным то, что ФАС МО не увидел ничего "криминального" в условии векселя "...о том, что вексельная сумма могла выплачиваться только другому юридическому лицу, а не физическому "; более того, по мнению суда, "...ответчику следовало обратить внимание" на это условие и не приобретать вексель от физического лица. Разумеется, условие об ограничении круга потенциальных векселедержателей только юридическими лицами ничтожно – оно хотя и не делает недействительным вексель в целом, однако само должно считаться ненаписанным.

Можно предположить, что столь либеральное отношение к обсуждаемой формулировке было обусловлено аналогичным (неграмотным, строго говоря) словоупотреблением, характерным для бланков векселей единого образца: те, что были утверждены постановлением Президиума Верховного Совела РСФСР от 24.06.1991 "Об использовании векселя в хозяйственном обороте", называли участников вексельных отношений "предприятиями (гражданами)", а те, что были утверждены постановлением Правительства РФ от 26.09.1994 № 1094 "Об оформлении взаимной задолженности предприятий и организаций векселями единого образца и развитии вексельного обращения", говорили о "предприятиях (лицах)". И если слово "гражданин" может быть истолковано довольно широко (о термине "лицо" нечего и говорить), то понятие о "предприятии", которое и само-то по себе является довольно специализированным, в то время имело еще и специальное, установленное законом значение. Во всяком случае включало оно далеко не любые юридические лица, а включает ли какие-либо теперь – большой вопрос. Таким образом, строгое критическое отношение судов к векселям, ограничивающим круг своих потенциальных держателей, ставило под косвенный удар и органы Российского государства, в частности, Правительство. Делать этого суды по вполне понятным причинам не захотели – вексельные отношения с участием российских предпринимателей и без того запутаны и спорны, чтобы создавать новые поводы к их дальнейшему усложнению.

Весьма примечателен тот факт, что в поздней практике по вексельным спорам практически не встречается дел, в которых бы судами исследовалось отклонение от принципа безусловности вексельного обязательства. По крайней мере, нам не удалось выявить хоть сколько-нибудь заслуживающих внимания дел, аналогичных тем, которые рассматривались судами на раннем этапе становления вексельного оборота в России (о различных "вексельных экзотах", перечисленных выше). По всей видимости, это является следствием повышения общего уровня юридической грамотности векселедателей, на что очень хотелось бы надеяться...

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении любых форм собственности.

Распорядительные документы принимаются для решения важнейших задач (производственных, оперативных, кадровых и др.), стоящих перед организацией. Все распорядительные документы носят административный характер.

Для руководящих работников они являются средством исполнения распорядительных функций по отношению к подчиненным учреждениям, предприятиям, организациям и отдельным лицам.

Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою административно-управленческую деятельность в распорядительных документах.

Важной особенностью распорядительных документов является то, что они должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

К распорядительным документам относятся постановления, решения, указания, распоряжения, приказы, инструкции, циркуляры. Подготовка основных видов распорядительных документов осуществляется в основном аналогичным образом.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:

Изучение существа вопроса;

Подготовка проекта документа;

Согласование проекта документа;

Подписание документа.

Для постановлений и решений к перечисленным выше стадиям добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам или структурным подразделениям. При разработке сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. При этом должно соблюдаться главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования к его составителям.

Подготовка проекта документа требует изучения различных законодательных актов, нормативных документов, справок, отчетов, т.е. требует сбора всей необходимой информации по существу поставленного вопроса.

Реквизиты распорядительных документов:

Герб РФ или субъекта РФ;

Наименование организации, издающей документ;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Заголовок к тексту;

Текст документа;

Подпись;

Визы согласования документа.

Оформление реквизитов распорядительных документов и их месторасположение на листе бумаги формата А4 или на общем бланке производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Текст распорядительных документов состоит из двух частей констатирующей и распорядительной (директивной).

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, какими причинами вызвано издание данного распорядительного документа, н-р дается ссылка на какой-либо нормативный документ или событие, послужившие основанием для издания этого документа. В этой же части отражаются цели и задачи предписываемых действий.

Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В связи...», «В соответствии...», «Во исполнение...»

Текст констатирующей части завершается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.

Эти слова обычно оформляют прописными буквами, посредине следующей строки, от левого поля или в конце предыдущей строки, после этого ставится двоеточие и далее следуют пункты распорядительной части документа.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме. К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования: они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение этих действий и сроки исполнения.

Распорядительная часть, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо, структурное подразделение или конкретное учреждение) и срок исполнения, который должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения . Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

Последний пункт распорядительного документа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение всех распоряжений данного документа в целом.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации или с момента доведения их содержания до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия распорядительного документа указывается в самом документе.

Оформляются распорядительные документы на бланке организации. Руководителем организации или структурного подразделения, издающего данный документ, подписывается первый экземпляр документа.

В определенных случаях проект распорядительного документа может требовать визы согласования должностных лиц и специалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера организации и самого исполнителя.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (см. Приложение).

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Очень часто постановления утверждают различного рода нормативные документы, которые оформляются как приложения к ним.

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

Герб РФ или субъекта;

Наименование организации, издавшей документ;

Наименование вида документа;

Место составления или издания документа;

Дата документа, регистрационный номер документа;

Заголовок к тексту;

Подписи;

Визы согласования документа.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Постановление печатают на общем бланке формата А4., но может содержать визы согласования исполнителя, юридической и финансовой службы. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ и распоряжение

Приказ - это правовой документ, издаваемый организациями, действующими на основе принципов единоначалия, руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений объединений, организаций и предприятий для решения оперативных задач, стоящих перед ними (см. Приложение).

Приказ - самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Это один из наиболее важных документов организации.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений (отделов), утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для исполнения всеми работниками данной организации или отрасли, которых он касается. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности (по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам) и приказы по личному составу (приказы по кадровым вопросам - увольнение, прием, перемещение работников с должности на должность и т.д.).

Приказами оформляются решения руководителя организации по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Распоряжения издают заместители руководителя организации, руководители структурных подразделений, а также главные специалисты организации (коммерческий директор, главный инженер, главный механик) по вопросам находящимся в их компетенции.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его я либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личным вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, а в случае, если ведение кадровой документации возложено на службу ДОУ, - сотрудник службы ДОУ.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений,

Подготовка проекта приказа,

Согласование проекта,

Подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов или на общих бланках документов.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».

Н-р: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части указываются основания издания приказа (нормативные документы государственных органов - правительства, налоговой инспекции и др. - решения Совета директоров, общих собраний акционеров, производственная необходимость). Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В констатирующей час кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться слова «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается от границы левого поля вразрядку строчными буквами или без разрядки прописными буквами: ПРИКАЗЫВАЮ. После слова «приказываю» ставится двоеточие. В преамбуле распоряжений используются слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

В распорядительной части приказа, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия оков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Если поручение исполнителю дается на постоянной основе, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Если в тексте приказа содержится несколько поручений, то текст приказа делится на пункты. Каждый пункт должен начинаться с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), действие которых данным приказом отменяется (в целом или по отдельным пунктам).

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются как приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится отсылка.

Н-р: «Приложение к приказу директора АО «Эра» от 01.03.2008 г.»

После составления проекта приказа необходимо провести его согласование и подписание с соответствующими заинтересованными службами организации, издающей приказ. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы.

Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ организации и секретарь руководителя.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юрисконсультом (он визирует проекты всех нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. «Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляют адресатам в соответствии с указателем, который составляется и подписывается исполнителем. Копия подписанного приказа направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ оформляется на общем бланке организации или специальном бланке приказа и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа (ПРИКАЗ);

Дата и номер приказа;

Заголовок к тексту;

Подпись.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал, н-р:

Об утверждении инструкции

По делопроизводству

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений (см. Приложение).

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ (указание), только в констатирующей части используется одно слово - «Предлагаю». Структура распорядительной части распоряжения аналогична структуре приказа (указания).

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5-2 интервала от левой границы текстового поля (при угловом расположении реквизитов) или по центру (при центрованном) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Размер и тип шрифта для оформления документов выбирается в каждой организации произвольно (сделанный выбор фиксируется в инструкции по ДОУ в данной организации). Нормативными актами использование какого-либо определенного шрифта не регламентируется, однако предпочтительным является использование шрифта Times размером 13-14 пт, рекомендованного Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

В приказ и распоряжение не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечислятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Распоряжение подписывает заместитель руководителя организации, руководитель структурного подразделения или главный специалист (главный энергетик, директор по персоналу, главный механик).

Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается. Образец приказа приведен в приложении.

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый органом исполнительной власти или организацией, имеющей ряд нижестоящих организаций, по вопросам информационно-методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкции и других актов.

Указание - это распорядительный документ, издаваемый на предприятиях и в учреждениях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и Других актов органов управления (см. Приложение).

Указание оформляется на общем бланке организации или специальном бланке указания и содержит следующие реквизиты:

Наименование вида документа (УКАЗАНИЕ);

Дата и номер указания;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложений (если они имеются);

Подпись.

Если указание рассылается в подведомственные организации (если их не больше трех), то в реквизите «Адресат» указываются наименования организаций, в которые направляется данный документ.

Если подведомственных организаций больше трех, адресат определяется обобщенно, н-р:

Заведующим аптек

аптечной сети «Знахарь»

Право подписи указания имеют первый руководитель, главный инженер и их заместители. Текст указания, как и приказа, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Текст констатирующей части завершается словами «Обязываю», «Предлагаю». Слово «Предлагаю» включается в констатирующую часть в том случае, когда исполнителя нельзя обязать к выполнению действий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой должности. Распорядительная часть указания строится так же, как и в приказе.

Решение

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальным органами в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.

Решение - это нормативный документ, издаваемый коллегиальным органом по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.

Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. (см. Приложение).

Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.

Следует учесть, что такой вид документа, как решение, в практике работы организаций используется все реже.

Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального органа или лицами, ответственными за его издание.

Решения принимают органы МСУ; а также другие коллегиальные органы - советы директоров акционерных обществ, коллегии федеральных органов исполнительной власти и т.д. Проект решения коллегиального органа визируется составителем, руководителем коллегиального органа, руководителем подразделения, вносящего проект решения, юрисконсультом, а также должностными лицами, ответственными за исполнение решения.

Текст решения состоит, как и текст приказа, из констатирующей и распорядительной частей. В первой части указывают причины и цели принятия данного решения. Во второй части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем на отдельной строке прописными буквами слово РЕШИЛ: или вразрядку строчными буквами: р е ш и л:

Распорядительную часть допускается делить на пункты, в каждом из которых указывают действие, исполнителя (организацию, структурное подразделение или должностное лицо) и срок исполнения. В последнем пункте решения указывают наименование должности, инициалы и фамилию лица, на которое возложен контроль за исполнением решения.

Решения оформляются на общих бланках коллегиального органа или на специальных бланках решения и имеют следующие реквизиты:

Название вида документа (РЕШЕНИЕ);

Дата (датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято);

Место издания;

Дата и регистрационный номер документа;

Заголовок к тексту;

Подпись (решение подписывает председатель коллегиального органа)

Глава

Администрации

Ростовской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10.09.2008 № 519

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении перечня объектов

коммунально-бытового назначения,

передаваемых из федеральной

собственности в муниципальную

собственность Цимлянского района

Ростовской области

С целью освобождения государственного учреждения «Управление водными ресурсами Цимлянского водохранилища» от несвойственных ему функций в порядке, установленном распоряжением Президента Российской Федерации от 18.03.92 №114-рп,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить перечень объектов...

2. Поручить Комитету по управлению государственным имуществом области...

Н еобходимо помнить, что в России нормы документирования устанавливаются децентрализованно. То есть требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными государственными органами, каждым для своей сферы деятельности.

Соответственно, требования к оформлению (в том числе и способу написания) отдельных реквизитов могут отличаться для разных видов документов. Так, реквизиты некоторых видов документов могут оформляться только чернилами синего или фиолетового цвета, в других - также могут использоваться и черные чернила. А для большинства документов такие требования правовыми актами не установлены.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69)

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила нотариального делопроизводства (утверждены приказом Минюста России от 19.11.2009 № 403)

176. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего или фиолетового цвета.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Административный регламент Министерства внутренних дел РФ исполнения государственной функции по контролю и надзору за соблюдением участниками дорожного движения требований в области обеспечения безопасности дорожного движения (утвержден приказом МВД России от 02.03.2009 № 185)

36. Бланки процессуальных документов должны заполняться разборчиво шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо с использованием печатающего устройства.

Для организационно-распорядительных документов вышеуказанные правила написания (печати) реквизитов нормативными правовыми актами, действующими на общегосударственном уровне, сейчас не установлены.

Однако на внутренних и исходящих организационно-распорядительных документах, регистрируемых сотрудниками, не являющимися подписывающими лицами и разработчиками, регистрационный номер и дату, как правило, действительно пишут от руки. Это происходит потому, что в момент подготовки и печати проекта документа исполнитель в большинстве случаев не знает, когда документ будет подписан (утвержден) и зарегистрирован, какой ему будет присвоен регистрационный номер. Соответственно, распечатанный проект документа сначала не имеет заполненных реквизитов «регистрационный номер документа» и «дата документа». Они оформляются в момент регистрации подписанного (утвержденного) документа. При этом сотруднику, производящему регистрацию, быстрее и удобнее написать на документе дату и регистрационный номер авторучкой, чем класть «готовый документ» в принтер и допечатывать в определенной области эти два реквизита. Кроме того, написать дату документа может и сам руководитель в момент его подписания (утверждения).

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

• нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• конкретные поручения вышестоящих органов;
• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

• единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
• коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.