Сколько лет хранятся счета фактуры в архиве. Перечень сроков хранения, учет и уничтожение документов, дело, договор. Как восстановить утерянный документ

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. Выездная налоговая проверка

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

. Выемка документов и предметов

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение. Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г. На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2. указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены. Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2. Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021. Срок хранения актов выполненных работ Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд.

В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы. Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет.

Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Онлайн журнал для бухгалтера

Напомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914». Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137).

Журнал состоит из двух частей: части 1 – «Выставленные счета-фактуры» и части 2 – «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Вы писали:msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде францу… Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде французский, нет? …

Внимание

Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего Бурбон вроде французский, нет? Король - да, а напиток - совсем нет. Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США.

Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные

Поскольку вместе … Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что «ошиблись». Идет вой… Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял «няню» для своих поросят в сарае. Эта «няня», просто чистит наво…

Сколько лет надо хранить счета-фактуры

Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо… Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю. Года 4 назад в очереди в спр… Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться … Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и…

Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные

С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю. Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур…», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому

Срок хранения книг покупок и продаж Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Срок хранения счетов фактур

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам. Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.

Сроки хранения счетов-фактур в организации

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.

Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.

Сколько хранить счета-фактуры

У вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Сколько лет их хранить? Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

Представим, что дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.

Как долго хранить счета-фактуры

Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени). При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры Мнение специалиста СвернутьПоказать Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления.

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
6. Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

• штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
• от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню

Срок хранения счетов-фактур, как и любых других учетных документов, обусловлен большим количеством различных факторов. Учитывая возможный разброс в периодах хранения при изменяющихся условиях, компаниям следует внимательнее относиться к данному вопросу, чтобы избежать ошибок и последующих штрафных санкций от проверяющих органов.

Документооборот в частных компаниях

Основой любого учетного процесса служат документы, поэтому ни одна организация не может обойтись без их создания и накопления. Оформить документ и подшить его в папку недостаточно. Необходимо также обеспечить его надлежащее хранение в течение заранее оговоренного срока. Реализуя указанную задачу, компаниям приходится оборудовать специальные места для складирования документации, содержать сотрудников, контролирующих ее движение и обеспечивающих ее сохранность. Срок жизни бумажного или электронного носителя информации не ограничивается периодом функционирования компании, даже после ее закрытия документы должны сохраняться в течение некоторого времени.

Минимальный срок работы компании, ограниченный даже месяцем функционирования, не является основанием для отказа от ведения документации. Даже при таком развитии событий в организации формируются декларации, бумаги по оприходованию и списанию материальных ценностей, начисляется вознаграждение за труд. Фирмы, платящие НДС, формируют также счета-фактуры. Порядок обеспечения сохранности бумаг при ликвидации предприятия имеет ряд особенностей.

Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП

О том, как не следует обходиться с бумажными носителями учетных данных, проще всего объяснить на примере.

Пример 1

Частный предприниматель Серебряков А. А. занимался посредническими торговыми операциями, но в процессе ведения бизнеса у него возникли проблемы с арендой помещений. В результате он вынужден был складировать документацию в своем гараже, поскольку иных свободных личных помещений у него не было.

Поскольку торговый оборот фирмы формировался из мелкооптовых операций, количество счетов-фактур росло и достигло астрономического количества. Естественно, хранение в гаражных условиях во влажной среде с неудовлетворительной вентиляцией не пошло документам на пользу, они начали выцветать, появились потеки от влаги, некоторые символы стали плохо читаться.

Ответственность за обеспечение сохранности документации в течение всего законодательно установленного срока хранения документов закреплена ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ за всеми хозяйствующими субъектами. Меры наказания за несоблюдение данной нормы отражены в ст. 13.20 КоАП РФ. Одновременно нужно помнить о праве органов ФНС провести проверку документов, связанных с начислением и уплатой налогов, в течение 3 лет с момента совершения операции. Завершение деятельности ИП не будет являться для этого препятствием. Основанием для этого служит п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/ БГ-3-04/430.

Обязательные периоды обеспечения сохранности документов

Периоды, в течение которых следует поддерживать нормальное состояние хозяйственной документации компании, могут существенно отличаться в зависимости от целей создания документов и содержания отраженных в них операций. Стандартными сроками при этом являются:

• 4 года - для регистров налогового учета (в ряде ситуаций, например для бумаг по инвестиционным проектам, срок может быть продлен до 6 лет);
• 5 лет - для бухгалтерских регистров, включая акты аудиторских проверок.

Отдельно следует выделить документы по личному составу компании, а также бумаги, связанные с учетом начисления и выдачи заработной платы. Как правило, для них установлены более продолжительные периоды хранения, значительно отличающиеся от стандартных. В частности, документация по расследованию несчастного случая должна быть сохранена в течение 45 лет, а бумаги, описывающие случай возникновения профзаболевания, - 75 лет.

Самовольно урезать установленные временные промежутки хранения документации запрещено, подобные действия относятся к нарушениям, упомянутым в ст. 15.11 КоАП.

Требования к организации архивов счетов-фактур

Указанный вопрос также лучше отразить на основе примера, который позволит получить наглядное представление о допустимых условиях хранения документации по НДС.

Пример 2

Госпожа Лунева Е. А., работающая главным бухгалтером у ИП Серебрякова А. А., всегда была недовольна уровнем оплаты труда и считала свою работу недооцененной. Спустя некоторое время ей удалось успешно пройти собеседование в головном офисе крупной компании ООО «Мир», имеющей сеть отделений по всей России, в результате чего бухгалтер получила новую работу. Лунева Е. А. помнила, что на предыдущем месте работы наибольшее раздражение у нее вызывало пренебрежительное отношение предпринимателя к обеспечению сохранности счетов-фактур, поэтому на новом месте она приняла решение устранить подобный недочет.

Поскольку четких указаний о порядке содержания в архиве именно счетов-фактур Лунева Е. А. в нормативной базе не обнаружила, она решила организовать данный процесс по аналогии с бухгалтерской документацией. Взяв в качестве основы п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105, она пришла к выводу, что счета-фактуры нужно складировать в специально отведенных комнатах, сейфах или картотеках.

Однако счет-фактура не относится к категории бланков строгой отчетности, в связи с чем применение металлических сейфов и картотек для их хранения избыточно. Поэтому в новой компании ограничились выделением для подобных нужд отдельного помещения со стеллажами. Исполняя указания пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105, и пп. 3.2, 3.6 положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, компания назначила сотрудника, несущего ответственность за их сохранность. Поскольку с 2015 года компании, не занимающиеся девелоперской или экспедиционной деятельностью, а также не являющиеся посредниками, не обязаны сшивать счета-фактуры с соответствующими журналами полученной/выданной документации, процедура передачи на хранение документов в ООО «Мир» была немного упрощена. Сшивать их в отдельные папки также не стали, ограничились формированием папок из всего комплекта документов, с которыми документация поступала либо выписывалась.

Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур

Наиболее сложным моментом при определении срока хранения счетов-фактур является фиксация даты начала его отсчета.

Пример 3

Компания приняла на баланс материальные ресурсы 14.06.16 на основании накладной, к которой был приложен счет-фактура. С определением срока хранения накладной проблем не возникло - она должна находиться в архиве 5 лет. Касательно счета-фактуры есть пояснения в письме Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104, согласно которому отсчет срока его хранения начинается по завершении налогового периода, в котором он применялся для расчета налога и его уплаты, составления декларации или подтверждения проведенных операций. То есть если НДС по указанному документу найдет свое отражение в отчетности за 2-й квартал, то период обязательного хранения начнется с 01.07.2016. В связи с тем, что компания не хранит счета-фактуры отдельно от накладных, было решено уравнять сроки их нахождения в архиве, сделав их равными 5 годам. Это приведет к продлению стандартного срока хранения счетов-фактур, но несоответствий с нормами закона здесь нет.

Условия увеличения сроков хранения

Несмотря на то что установлен стандартный четырехлетний период обязательного хранения счетов-фактур, при наступлении ряда обстоятельств он может быть продлен. Обусловлено это возможностью с 2015 года принять НДС к возмещению в течение 3 лет с момента завершения соответствующей сделки.

Исходя из этого и опираясь на данные предыдущего примера, предъявить налог к возврату по описываемой операции фирма сможет до 2-го квартала 2019 года. Срок хранения счета-фактуры при этом нужно отсчитывать с 01.07.19 (4 года), то есть в общей сложности документ должен будет находиться в архиве 7 лет. При этом нужно помнить, что на возмещение НДС по авансам компаниям отводится только 1 год.

Как должна храниться электронная документация

Для сокращения издержек, связанных с оборотом документации, многие фирмы используют электронные форматы для их создания, не являются исключением и счета-фактуры. При этом, согласно п. 1 ст. 169 НК, созданные таким образом регистры имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Правила заполнения электронной версии документа сформулированы в приказе Минфина «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» от 25.04.2011 № 50н. Основное требование к правильному оформлению - наличие надлежаще зарегистрированной цифровой подписи.

Сроки хранения электронных версий установлены те же, что и для бумажных документов (4 года), распечатывать их на принтере для целей хранения компания не обязана.

Для счетов-фактур установлен единый период обязательного хранения, равный 4 годам. Возможно его увеличение в связи с переносом даты предъявления налога к вычету по полученным счетам-фактурам.

И зучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.). Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно. Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы. Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Общее правило для хранения...

...бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные , к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня i>личные карточки ­работников .

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

Свернуть Показать

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

...срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов , в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень. Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

• Переченем Минкультуры,
• Законом о бухгалтерском учете и
• Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Исключения из общего правила

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Отсчет срока хранения для счета-фактуры в обоснование налогового вычета по НДС начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз. Вспомним, что НДС рассчитывается поквартально, и мартовская счет-фактура участвует в расчете НДС за I квартал 2014 г. Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 01.04.2014, закончится он по истечении 4 лет, то есть 31.03.2018. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2018) и только потом отражают в акте к уничтожению.

Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет (п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения – накладную – также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры (до 31.12.2018).

В целях бухгалтерского учета товарная накладная (обычно применяется по унифицированной форме № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, и срок ее хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения более длительный. Срок хранения начинает отсчитываться после года, в котором она использовалась для составления отчетности, то есть с 01.01.2015, и заканчивается 31.12.2019.

Как видим, у одного документа (накладной) может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться (в данном случае для целей налогового учета – 31.12.2018 и для целей бухгалтерского – 31.12.2019). Тогда выбираем максимальный из них – 31.12.2019.

Казалось бы, все понятно. Но жизненная ситуация может усложниться.

Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже

У налогоплательщика может отсутствовать реализация в каком-то квартале (налоговом периоде по НДС). В результате суммы начисленного НДС отсутствуют, а суммы для принятия НДС к вычету есть, например, суммы НДС с арендной платы, приобретенных материалов и т.д.

Официальное мнение налоговых органов таково, что нельзя принять НДС к вычету в периоде отсутствия реализации у налогоплательщика (письмо Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-07-14/124).

Хотя справедливости ради отметим, что в письме ФНС РФ от 28.02.2012 № ЕД-3-3/631@ изложено противоположное мнение. Ему же вторят постановление Президиума ВАС РФ от 03.05.2006 № 14996/05 (в нем указано, что реализация товаров (работ, услуг) не является в силу закона условием применения налогового вычета) и постановление Десятого арбитражного апелляционного суда 12.07.2012 по делу №А41-41514/11. Но в этом случае организации не избежать налоговой проверки, так как по итогам налогового периода (квартала) в декларации по НДС она ­отразит сумму НДС, исчисленную к возмещению из бюджета.

Не хочется налоговой проверки? Что делать? Вспомним о том, что налоговый вычет по НДС – это право налогоплательщика, а не обязанность. И он может воспользоваться этим правом в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода (п. 2 ст. 173 НК РФ и письмо Минфина РФ от 30.04.2009 № 03-07-08/105).

Другими словами, если воспользоваться условиями примера, организация может применить налоговый вычет по НДС по полученному счету-фактуре в течение трех лет начиная с 01.04.2014, например, через год в I квартале 2015 года. В результате данной операции сроки ­хранения по документам должны отодвинуться тоже на год:

• по счету-фактуре, датированному мартом 2014, – с 31.12.2018 на 31.12.2019;
• по товарной накладной – с 31.12.2019 на 31.12.2020.

Если бы мы воспользовались правом на вычет НДС еще позже, например, в III квартале 2016 года, то:

• счет-фактуру пришлось бы хранить до 31.12.2020;
• а товарную накладную – до 31.12.2021.

Если счет-фактура получен позже товара и накладной

Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару (услуге, работе) в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной. Но при этом важным условием для вычета является подтверждение более позднего факта получения счета-фактуры – им может стать конверт со штемпелем ­почтового ­отделения.

Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются (например, накладная). Ведь одним из условий налогового вычета по НДС, как мы ­говорили выше, является факт принятия материала на учет.

Если купленный материал отдан в производство на следующий год

Допустим, организация приобрела материал в марте 2014 г. (как в нашем первом, самом простом примере), накладную и счет-фактуру получила тогда же, но отдала материал в производство в следующем году – в январе 2015 г. Тогда и сроки хранения первичного документа (товарной ­накладной) также следует сдвигать на год – в ­бухгалтерском и ­налоговом учете.

В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее. И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта 2014 г. То, что материал передан в производство в более поздние сроки, отражается только на ­производственном процессе, а не на подтверждении права вычета по НДС.

Если материал получен, но не оплачен

Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами (накладная, счет-фактура), но он остался неоплаченным.

По истечении срока исковой давности (три года) задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, – в общем случае семь лет (три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета). Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 по делу № ­А11-2321/2011 и ФАС ­Поволжского округа от 03.10.2012 по делу № А72-7995/2011).

Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т. е. с даты подписания акта. В результате он может сдвигаться ежегодно и таким образом длиться до бесконечности, то же самое ­происходит и со ­сроком хранения документов (накладной и счетом-фактурой).

У организации, отгрузившей товар, но не получившей оплаты, аналогичная ситуация – «зеркальное отражение». Ей тоже придется хранить документы «до бесконечности» при подписании ежегодных актов сверки. Тем более что могут возникнуть встречные проверки со стороны ­налоговых органов.

Приобретение основного средства (амортизация)

Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например, здание и установила срок его полезного использования 31 год. В течение этого срока будет начисляться амортизация по данному основному средству, значит, акт приема-передачи и иные документы, связанные с покупкой здания, должны храниться в течение данного срока, и только после его окончания начнется отсчет четырехлетнего срока хранения ­документов по ­НК РФ . В результате срок хранения ­документов ­составит 35 лет.

В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству (сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию) при проверке, проводимой налоговой инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009, № КА-А40/1255-09 по делу № ­А40-32554/08-129-101).

Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам

В письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также ­полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен ­убыток.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос ­убытков ­будет считаться неправомерным.

Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 и Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12. Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 по делу № А32-8964/2007-12/190 и ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 по делу № А56-10982/04.

У вас есть два пути: хранить документы по максимуму либо быть готовыми к битвам в судебных инстанциях, исход которых не гарантирован.

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № ­09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55), где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат ­восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 по делу № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налого­плательщиков (постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № ­КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 по делу № ­А55-967/2011).

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № ­КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от пожарной службы), ограбления, взлома (справка из ­полиции) и т.п.

Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документы уничтожены, а требование пришло

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, ­оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

Судебная практика

Свернуть Показать

В постановлении ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу № А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных ­документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101).

Судебная практика

Свернуть Показать

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

Условие проведения проверки

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент. В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст. 362 Перечня).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

В данном случае речь идет о налоговых проверках. О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ). При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: производит доначисление ­налогов, ­оплачивает пени и штрафы и т.д.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем ­истекшие три года, налоговые периоды.

Но, как известно, срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 113 НК РФ). Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока. При выявлении нарушений за более ­ранние периоды с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы.

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это право налогоплательщика. А проверка налоговых ­органов может вообще не произойти.

Как поступать организации? Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика. Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать). В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально.

Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку. Ведь, как мы помним, даже стандартные сроки хранения для документов бухгалтерского и налогового учета (пять лет и четыре года) длиннее, чем срок исковой давности (три года), не говоря уже о других ­особенностях и исключениях, когда стандартные сроки ­хранения увеличиваются.

Ответственность

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № ­209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет ­применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

• если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
• если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть ­оштрафована в ­размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы ­налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не ­будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов , фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных ­документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, ­утвержденное ­постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО , за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

• от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
• от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.

Применение данной статьи маловероятно в ситуации отсутствия первичных документов, хотя совсем исключить такую возможность нельзя.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то на винов­ных должностных лиц будут возложены санкции в размере от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если по НК РФ (ст. 120 и 126) наказывают юридических лиц, то за то же правонарушение виновное должностное лицо могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ, но только один раз (согласно ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ дважды за одно и то же административное правонарушение никто не ­может нести административную ответственность).