Сколько хранить транспортные накладные. Хранение документов ип. срок хранения налоговых документов
Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.
Хранение счетов-фактур: основы
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).
Изменения с 1 октября 2017 года
Этот документ вводит в действие:
- форму счета-фактуры;
- форму книги продаж;
- форму книги покупок;
- форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.
Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.
Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке
Сроки хранения счетов-фактур
Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:
- комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
- заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
- заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.
Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).
Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур
Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.
| Операция | Что хранить |
| Импорт из стран ЕАЭС | Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС. |
| Импорт из других стран | Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне. |
| Командировочные расходы на аренду жилья и проезд | бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. |
| по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик | Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий. |
| по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ | бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ. |
| – по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств | бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ). |
Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.
Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;
. Выездная налоговая проверкаПри наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).
. Выемка документов и предметов1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.
Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.
2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.
До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.
4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.
7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.
8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.
При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.
10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.
С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.
Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
Общие сроки сохранения документации
Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:
- временный – до 10 лет;
- долгосрочный – более 10 лет;
- постоянный.
Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.
Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.
Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.
Основная цель экспертизы:
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.
В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
I и IV разделы
Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
Учет кадровых документов (I)
Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.
Период сохранения документации:
- 1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
- 3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
- 5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
- 75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
- 50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
- Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.
Бухгалтерские документы(IV)
К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.
Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.
В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.
Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.
Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | ||
| по основной деятельности | постоянно | присланные для сведения – до минования надобности |
| по личному составу | 75 лет | ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | ||
| сводные годовые | постоянно | |
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – постоянно |
| передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним |
постоянно | |
| аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам |
Постоянно | |
| переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов |
5 лет | |
| документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов |
постоянно | квартальные — 5 лет |
| сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
5 лет после снятия с учета | |
| отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) |
постоянно | |
| Отчеты по налогам: | ||
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – 5 лет |
| документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов |
5 лет | ЭПК |
| документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам |
5 лет | ЭПК |
| документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним |
5 лет | |
| Отчеты об исполнении сметы расходов: | ||
| сводные годовые | Постоянно | |
| годовые | Постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности | ||
| синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета |
5 лет | |
| документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
5 лет | в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.) |
5 лет | |
| первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки) |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями |
5 лет | |
| переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) |
||
| переписка о выдаче и возврате ссуд |
5 лет | |
| документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях |
5 лет | |
| гарантийные письма | 5 лет | |
| документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
постоянно | |
| документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей |
постоянно | |
| договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) |
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК | |
| договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально-ответственного лица | |
| документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности |
5 лет | ЭПК |
| По учету кадров, оплаты труда и т.п. | ||
| лицевые счета работников | 75 лет | ЭПК |
| положения о премировании работников | 5 лет | ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми |
| документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) |
5 лет | Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет |
| переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности |
5 лет | |
| документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
до минования надобности, но не менее 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета: | ||
| ценных бумаг | постоянно | |
| основных средств (зданий, сооружений) | 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) | |
| приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
||
| хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| депонированной заработной платы |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость |
||
| депонентов по депозитным суммам; доверенностей |
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | |
Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
Форма товарно-транспортной накладной
Согласно п. 1.2. Постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 автотранспортные организации при перевозке грузов должны оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т.
Форма товарно-транспортной накладной состоит из двух разделов:
1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Оформление товарно-транспортной накладной
Составление товарно-транспортной накладной
Грузоотправитель обязан составлять товарно-транспортные накладные на каждый рейс автомобиля. При этом неважно, является ли автотранспортное средство собственностью грузоотправителя или он воспользовался услугами третьего лица для оказания автотранспортных услуг.
В заполнении товарно-транспортной накладной участвуют грузоотправитель-продавец, грузополучатель-покупатель и перевозчик.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в четырех экземплярах:
- первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
- второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
- второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Заполнение товарно-транспортной накладной
При отгрузке товара продавец-грузоотправитель составляет товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т в четырех экземплярах.
В таблице товарного раздела отражаются данные о товаре и его стоимости (за единицу и всего), единица измерения, количество мест, вид упаковки и т.д.
При этом:
Столбец 2 «Номер прейскуранта и дополнения к нему», столбец 3 «Артикул или номер по прейскуранту» заполняется, если организация-продавец утверждает цены на товары в специальном прейскуранте и присваивает товарам определенный артикул. Однако заполнение этих граф не является обязательным.
В столбце 5 «Цена, руб. коп.» указывается цена товара с учетом акциза, НДС (если товары этими налогами облагаются).
В Столбце 10 "Масса, т" указывается брутто масса груза в тоннах (всех товаров в сумме в данной строке).
Столбец 11 "Сумма, руб. коп." считается как умножение столбца 4 на столбец 5.
В строке «Наценка, % » указывается процент торговой надбавки, установленной организацией-продавцом. Эту графу заполняют только торговые организации.
Со стороны грузоотправителя документ подписывают лица, ответственные за отпуск товара, и , ставится печать.
К документу, как правило, прикладываются также счет-фактура и по форме N ТОРГ-12.
В таблице "Погрузо-разгрузочные операции" транспортного раздела грузоотправитель вносит данные о способе погрузки (ручной) и времени прибытия под погрузку и убытия автомобиля.
Время прибытия определяется по времени предъявления водителем-экспедитором на контрольно-пропускном пункте путевого листа.
Время убытия проставляют в момент подписания накладной и передачи ее экспедитору.
При приеме товара к доставке водитель-экспедитор проставляет в первых трех экземплярах накладной свои данные под таблицей транспортного раздела. Первый экземпляр транспортной накладной остается у поставщика. Он служит основанием для списания товара. Остальные экземпляры передаются водителю.
Если при доставке груза грузополучателю никаких расхождений или отклонений по количеству и качеству товара, указанным в документах не было обнаружено, то в соответствующих полях накладной проставлены прочерки.
Далее, грузополучатель ставит подпись и печать в товарном разделе накладной, а также заполняет свою часть таблицы "Погрузо-разгрузочные операции" транспортного раздела: способ разгрузки, время прибытия автомобиля на разгрузку и его убытия со склада грузополучателя после разгрузки.
Второй экземпляр товарно-транспортной накладной (и прилагаемые документы) остается у покупателя и служит основанием для оприходования товара.
Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной водитель доставляет в свою автотранспортную компанию.
При этом столбцы 20-44 заполняют водитель и бухгалтер транспортной организации. Здесь указывается километраж пробега автомобиля, время простоя, расценки на транспортные услуги и т. д.
Исходя из данных, указанных в этих столбцах, рассчитывается стоимость транспортных услуг и водителя.
В Столбце 26 «За транспортные услуги с клиента» указывается общая стоимость транспортных услуг.
В Столбце 27 «За транспортные услуги причитается водителю» указывается сумма заработной платы, начисленной водителю за перевозку груза.
Автотранспортная компания после указания в ТТН данных, необходимых для расчетов за транспортные услуги (расстояние перевозки, стоимость услуг, время простоя под погрузкой и разгрузкой и т.д.), направляет заказчику транспортных услуг один (третий) экземпляр ТТН и счет на оплату услуг перевозки.
На основании оставшегося (четвертого) экземпляра ТТН и путевого листа автотранспортная компания начисляет заработную плату водителю.
ТТН при транзитной поставке
Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик - отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.
При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором - его продавцом.
В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.
В строке «Плательщик» указывается торговая компания.
Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.
Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.
Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.
Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.
Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.
В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.
Сроки хранения товарно-транспортных накладных
Срок хранения первичной учетной документации составляет не менее пяти лет.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т): подробности для бухгалтера
- Договор транспортной экспедиции при перевозке по России: оформление документов и учет
... " в товарно-транспортной накладной в товарном разделе? Каков порядок составления товарно-транспортной накладной при транзитной...
- Когда могут отказать в вычете НДС при отсутствии ТТН?
В каких случаях нужна товарно-транспортная накладная (далее по тексту – ТТН)? По... бюджета? В каких случаях нужна товарно-транспортная накладная (далее по тексту – ТТН)? По... заказчиком перевозки, отсутствие у него товарно-транспортной накладной по форме №1-Т не...
- Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?
Подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при соблюдении определённых условий (рассмотрено... нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле... факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
И правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров... частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) (форма N 1-Т...
Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде? На эти вопросы мы ответим в статье.
В деятельности любой компании документооборот играет важную роль. От его эффективной организации в немалой степени зависят финансовые и налоговые риски, своевременность расчетов с контрагентами и выполнения требований контролирующих органов. Одной из важных составляющих документо-оборота в организации является обеспечение сохранности документов.
Обязанность хранить документы, создаваемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, в течение сроков хранения, установленных законодательством, вытекает из положений ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).
По истечении сроков хранения первичная бухгалтерская документация может быть уничтожена. Главное — не допустить ошибки и не уничтожить документы, которые на законном основании могут потребовать налоговики. Иначе штрафов и доначислений не избежать…
Сколько хранить первичку…
Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение первичных учетных документов дано в ст. 9 Закона № 129-ФЗ . А в пункте 2.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 № 105 (документ применяется и сейчас в части, не противоречащей Закону № 129-ФЗ), сказано, что первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
Налоговый кодекс не содержит понятия первичных учетных документов, но, по сути, использует его в том же значении, что и законодательство о бухучете (это позволяют сделать нормы п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет для целей исчисления налога на прибыль — это система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ . Расходы для целей налогового учета обязательно должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет основываются в первую очередь именно на первичных учетных документах. А вот сроки хранения первички для целей бухучета и налогообложения различны.
Общие сроки хранения первичной учетной документации содержатся и в бухгалтерском, и в налоговом законодательстве. Так, положения ст. 17 Закона № 129-ФЗ устанавливают обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, но не менее пяти лет. При этом отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом составления документа (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ , п. 1.4 Перечня).
Статьей 362 Перечня также установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых сделаны записи бухучета (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, акты о приеме, сдаче и списании имущества, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) хранятся пять лет.
Налоговый кодекс устанавливает обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это требование распространяется равным образом и на налогоплательщиков, и на налоговых агентов (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
…а сколько счета-фактуры?
Счета-фактуры нужно хранить четыре года (ст. 368 Перечня). Напомним, что счета-фактуры к первичной учетной документации для целей Закона № 129-ФЗ не относятся (см., например, письмо Минфина России от 12.07.2005 № 03-04-11/154). Это документ, необходимый для получения вычетов по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ) и относящийся, соответственно, исключительно к сфере налогового учета. В постановлении ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05 высшие арбитры тоже отметили, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.
Таким образом, норма ст. 17 Закона № 129-ФЗ , согласно которой первичные документы хранятся не менее пяти лет, на счета-фактуры не распространяется. Это подтверждается и тем, что счета-фактуры отдельно поименованы в Перечне.
Получается, что счета-фактуры могут быть уничтожены раньше других документов по сделке. Посмотрим, как это может выглядеть на практике.
пример
Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.
Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.
Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г.
Обратите внимание: если до истечения срока хранения счетов-фактур инспекция начала проверку по НДС за период, в котором налог по этим счетам-фактурам заявлен к вычету, их необходимо сохранить до завершения проверки и урегулирования всех спорных вопросов по ней.
Отметим, что документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, организация обязана хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения 4, п. 22 раздела II приложения 5 и п. 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Анализируя судебную практику, можно прийти к выводу, что уничтожение счетов-фактур может привести к негативным последствиям даже в случае, когда налогоплательщик, казалось бы, соблюдал установленные НК РФ сроки хранения. А уж если документы уничтожены до истечения таких сроков, арбитры наверняка встанут на сторону инспекции.
Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 04.07.2012 по делу № А33-5433/2011 поддержал налоговиков, отказавших предпринимателю в вычете НДС из-за отсутствия счетов-фактур. Выездная проверка была назначена в 2009 г. за периоды 2006—2008 гг. При этом в 2006 г. предприниматель заявил к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным им еще в 2005 г. Инспекция доначислила НДС, посчитав, что налог к вычету мог быть предъявлен только в соответствующих периодах 2005 г. В региональном управлении ФНС России инспекторов поправили, указав, что вычет можно заявить и в более поздний период, но из-за отсутствия спорных документов оставили доначисления в силе. Суды встали на сторону фискалов. Они отклонили доводы бизнесмена о том, что требование инспекции о представлении документов вынесено за пределами установленного Налоговым кодексом срока хранения первички и счетов-фактур. Ведь суды нижестоящих инстанций установили, что на момент начала выездной проверки срок хранения документов не истек. Однако предприниматель, в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ , не обеспечил сохранность документов и не принял меры по их восстановлению для подтверждения права на вычеты, несмотря на то что был ознакомлен с решением о проведении проверки, в том числе в отношении НДС. Небрежность обошлась коммерсанту почти в 1,3 млн руб. налога и пеней.
Отметим, что в данном случае бизнесмену за точку отсчета для хранения документов следовало брать 2006 г., поскольку именно в периодах 2006 г. он использовал счета-фактуры, полученные в 2005 г., для целей исчисления НДС. Кстати, предприниматель не удовлетворился проигрышем в трех судебных инстанциях и подал заявление о пересмотре дела в ВАС РФ. Заявление принято к производству (Определение ВАС РФ от 30.08.2012 № 11843/11), и, даже если спор не дойдет до Президиума ВАС РФ, узнать мнение высших арбитров по данному вопросу будет небезынтересно.
ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 30.01.2012 № А53-19232/2010 согласился с правомерностью определения налоговиками расчетным методом НДС, подлежащего восстановлению и уплате в бюджет со стоимости реконструкции здания, переданного в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Нижестоящие суды установили, что на момент передачи основных средств в 2008 г. у компании имелись соответствующие первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета. Однако на момент выездной проверки в 2010 г. документы, подтверждающие стоимость проведенной в 2003 г. реконструкции, налогоплательщик уже уничтожил. Арбитры указали, что установленный подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для сохранности документов по данной операции, в том числе срок хранения первичных документов, отражающих реконструкцию спорных зданий, следовало исчислять с периода передачи имущества — 27 августа 2008 г. Поэтому уничтожить документы налогового учета компания могла не ранее 2012 г.
Специальные сроки хранения
На практике у организаций нередко возникает необходимость сохранения первички далеко за пределами общих сроков, установленных законодательством. В некоторых случаях это прямо установлено правовыми нормами, а иногда вытекает из правоприменительной практики.
Так, организация для целей учета расходов на обучение работников в целях налогообложения прибыли обязана хранить подтверждающие документы в течение всего срока действия соответствующего договора обучения. А после окончания обучения — еще и в течение одного года работы сотрудника, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены компанией согласно заключенному с организацией трудовому договору, но не менее четырех лет. Об этом говорится в п. 3 ст. 264 НК РФ .
На существование специальных сроков хранения документов, установленных главой 25 НК РФ , указал и Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 .
По мнению финансистов, для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации. То есть, например, при приобретении компьютера, который с учетом Классификации основных средств включается во вторую амортизационную группу (имущество со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно), срок хранения документов, подтверждающих расходы на приобретение объекта ОС (если компьютер будет признан таковым) может составить до семи лет. Исходя же из требований Перечня срок хранения документов об определении амортизации основных средств не может быть менее десяти лет.
При переносе убытков на будущее организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда база текущего налогового периода уменьшается на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). При этом сохранять, по мнению чиновников, нужно и первичку, подтверждающую размер понесенного убытка. Такого подхода придерживаются и некоторые окружные суды (см. постановления ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 № А12-5807/2011 и от 12.04.2011 № А55-18273/2010, Центрального округа от 12.12.2011 № А68-2312/09 и др.).
В то же время есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков, где арбитры указывают, что сохранять первичку не требуется, тем более в случае, когда наличие убытка было подтверждено предыдущей выездной проверкой (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 01.06.2011 № Ф09-2789/11-С3). Недавно точку в этом споре поставили высшие арбитры (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). Судьи решили, что сохранять первичные документы необходимо в течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму понесенного убытка, в том числе и в ситуации, когда убытки понесены правопредшественником компании. Перенос убытков осуществляется на срок до десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ). А значит, с учетом глубины налоговой проверки и срока уплаты налога на прибыль срок хранения первичных документов, подтверждающих сумму понесенного убытка, в таком случае может составлять до 14 лет.
Более длительное хранение первички необходимо обеспечить и при включении в состав внереализационных расходов сумм просроченной дебиторской задолженности. Так, арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.04.2003 № А56-26135/02 указали, что первичные учетные документы, подтверждающие размер и основания возникновения дебиторской задолженности, используются и при осуществлении операции по ее списанию. Получается, что срок хранения этих документов необходимо исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Эта позиция подтверждается и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.09.2007 № А33-12062/2006 (Определением ВАС РФ от 31.01.2008 № 16192/07 отказано в пересмотре дела).
Хранение первички в электронном виде
Чиновники давно ничего не имеют против хранения первичных учетных документов в электронном виде (см., например, письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314). Фактически это стало возможным с момента принятия Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Положения ст. 314 НК РФ предусматривают возможность ведения регистров налогового учета в электронной форме. Согласно нормам п. 2 ст. 93 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ) документы в электронной форме, составленные по установленным форматам, могут быть представлены в инспекцию по ТКС. В бухгалтерском учете также допускается составление первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, с оговоркой, что в таком случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и по требованию госорганов (п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).
Хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, можно. Главное условие — первичка и счета-фактуры должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Такие документы могут подтверждать расходы для целей налогообложения в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 15.09.2011 № 03-02-08/96). Более того, финансисты считают, что документы, составленные в электронной форме по установленным форматам, не нужно хранить на бумажных носителях (письмо от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).
Напомним, что в настоящее время утверждены электронные форматы некоторых первичных документов — товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172). В электронной форме можно представлять налоговикам и выставлять контрагентам и счета-фактуры (формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138). Однако многие другие востребованные в хозяйственной жизни компаний документы пока «осталось за кадром», и если они составлены в электронном виде, их придется представлять налоговикам в бумажном варианте с отметкой о подписании электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1). Бумажные документы придется использовать и при работе с контрагентами, не имеющими соответствующих технических средств. Ведь электронный документооборот — дело добровольное.
Сроки хранения бумажных и электронных документов едины — никаких особенностей для последних законодатель не предусмотрел. На это указывают и чиновники (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Электронные документы в архиве организации
Напомним, что право организации создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, прописано в п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ . Деятельность созданного в компании архива должна быть организована в соответствии с упоминавшимися выше Правилами работы архивов. На возможность создания архива, в котором хранятся только документы организации и ее предшественников, указано в п. 1.2.1 данных Правил.
В разделе 3.3 Правил работы архивов приведен состав документов, подлежащих передаче в архив. Так, архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до десяти лет по общему правилу не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях компании и по истечении сроков хранения уничтожаются. Однако, как мы сказали выше, в особых случаях первичные документы могут сохраняться более десяти лет, и тогда они не должны включаться в состав актов о выделении документов с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
Поскольку документы компании можно хранить в электронном виде, то нет и никаких препятствий для формирования электронного архива организации. В пункте 1.2.2 Правил работы архивов указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов (ЭД) рекомендован п. 2.1.4 Правил. Отбор документов на электронных носителях для передачи в архив производится экспертной комиссией организации после того, как эти документы перестали использоваться в работе компании. Экспертизу ЭД комиссия проводит во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. При этом учитывается, в частности, отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения документации и затраты на хранение. Все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Об этом говорится в п. 1.3.4 Правил работы архивов. Необходимые для этого формы приведены в приложениях к Правилам. Так, для учета электронных документов используется форма учетной карточки, приведенной в приложении 31. За единицу учета ЭД может быть принят носитель с записью файла или нескольких файлов, образующих единый программно-информационный объект, и сопроводительная документация к ним (она может быть оформлена в электронном виде или на бумаге). Носителем может быть компакт-диск, жесткий диск компьютера (винчестер) и пр. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).
