Система евфрат 97 является продуктом. Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum. Описание и возможности
«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Работа в локальном офисе
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Работа в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:
АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
- «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
- «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
- «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
- средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
- «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительные модули системы:
«HTTP-сервер»
В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.
APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
Архитектура системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.
Преимущества системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
- Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
- Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
- В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
- Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
- Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
- Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
- Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
- Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
- Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
- Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
- Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».
Предыдущие наши публикации были посвящены преимуществам, которые способна принести такая система как отдельным сотрудникам и всей компании в целом. Также мы рассмотрели ключевые параметры , которые позволят остановиться на наиболее подходящем вашей фирме варианте. В данной статье мы предлагаем вам обзор популярных решений СЭД.
Опираясь на собственный опыт в делопроизводстве, могу уверенно сформулировать следующий вывод о том, что выбор первоначально стоит обратить на основные системы документооборота:
Евфрат-Документооборот. Расширенный список автоматизированных процессов обеспечивает весьма высокую функциональность системы, что позволяет использовать ее не только в малых компаниях, но и в достаточно крупных организациях, с любой формой собственности, в целях обеспечения качественного электронного оборота документации.
Легко справляется с основными задачами традиционного делопроизводства и документооборота. В частности позволяет осуществлять контроль над исполнительной дисциплиной, налоговый и бухгалтерский учет, организует взаимодействие по работе с различными документами, имеется функция «быстрый поиск», для сканирования и распознавания созданы специальные встроенные средства, автоматизирует регистрацию входящей и исходящей документации, формирует журналы и отчеты по работе организации. Кроме того есть функция электронного архива, что значительно упрощает и ускоряет работу офиса. Система позволит наладить работу, как небольшой структуры (канцелярия, отдел), так и в целом всей организации. Разработанная подсистема удаленных серверов и их взаимодействия позволит осуществлять работу не только в локальном офисе, но и в филиалах при их наличии.
С пользовательской точки зрения стоит отметить простую и удобную настройку программного обеспечения с легко воспринимаемым и понятным интерфейсом.
Фирмы, имеющие слабую IT-службу, так же вполне могут воспользоваться системой Евфрат. Она может быть как в виде «коробочного» готового решения, так и спроектирована под отдельного заказчика, что является несомненным плюсом. Те кто не уверен в способностях системы, могут ограничиться пробной демо-версией E1 Евфрат. Эта система предназначена для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых типов и видов организаций. Программа "Е1 Евфрат" абсолютно бесплатна и доступна к скачиванию.
DocsVision - система для автоматизации процессов, область применения не зависит от размера и вида компании, а потому, безусловно, заслуживает внимания. Позволяет осуществлять работу в сфере основного делопроизводства, в том числе доступны: регистрация и рассмотрение документации, документооборот договорного характера, ведение архивной работы, управление поручениями. Помимо этого может похвастаться большим количеством различного рода приложений, настройка или доработка которых возможна для каждого случая индивидуально, что позволяет развить требующийся функционал. Возможна репликация данных и процесс интеграции с другими системами аналогичного характера. С более подробными характеристиками и особенностями можно ознакомиться на официальном сайте компании-разработчика http://www.docsvision.com/ .
DIRECTUM - это еще один заслуживающий внимания программный продукт. Обладая достаточно высоким потенциалом, он позволяет управлять документооборотом по полной форме. В список основных функций входит добавление из различных источников необходимых документов (например, из электронной почты или файловой системы), изменение и архивирование документов различного формата в большом объеме. Настроен эффективный поиск нужных документов и механизмы их согласования, обмен электронными документами ЭЦП, а так же разграничение права доступа к системе.
Стоит также отметить, что система DIRECTUM станет отличным выбором для бизнес-компаний, с ее помощью легко построить работу с договорами (регистрация, согласование, анализ и пр.), спланировать график совещаний (время, место, состав участников) и документально оформить результаты их проведения в виде протоколов, с последующим контролем за их осуществлением. Специально разработанные функции позволяют организовать работу по взаимодействию с клиентами - это и переписка, и единая база данных, и ведение продаж и т.д.
ДЕЛО - это еще одна отечественная разработка, легко справляющаяся с ведением документооборота как в полностью электронном виде, так и в комбинации с бумажными носителями.
Качественно разработанная система может эффективно использоваться в компаниях любых размеров (от нескольких сотрудников до огромных холдингов с тысячами служащих). Система обладает гибкостью в плане настроек и способна легко адаптироваться к индивидуальному документообороту компании. Отличительная черта и несомненный плюс - простота установки, настроек и дальнейшего использования.
Компания-разработчик выпускает как «коробочный» продукт, легко решающий задачи по автоматизации делопроизводства и документооборота, так и допускает возможность индивидуальной доработки по просьбе заказчика. Дополнительные сведения о системе ДЕЛО уточняйте на официальном сайте: http://www.eos.ru/ .
Не забывайте о том, что любая система, обеспечивающая электронный документооборот, имеет свои минусы. Поэтому подходить к выбору надо с точки зрения о том, способны ли вы под них подстроиться. Только при подробном изучении темы и применении полученной информации на практике возможно эффективное внедрение СЭД в работу для успешной оптимизации процесса делопроизводства.
Часто задаваемые вопросы
вопрос
Скажите, для каких отраслей подходит система электронного документооборота е1 евфрат?
ответ
Е1 Евфрат - программа, которая обеспечивает электронный документооборот для всех типов и видов предприятий.
вопрос
Подскажите, пожалуйста, программу для реализации системы электронного документооборота евфрат.
Ведение.................................................................................................................................2
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3
2 Область применения и приемущества............................................................................4
3 Заключение......................................................................................................................11
4 Список используемой литературы................................................................................12
Введение
Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы - у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».
1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».
Разработчик: Cognitive Technolodies
Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/
Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)
Платформы: Win9x, Win2K/XP
Статус: Commercial
Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)
«ЕВФРАТ-Документооборот» - первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки
Отлаженность и стабильность работы
Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)
Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге
Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения
Низкая стоимость владения системой
Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:
Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования
(«Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия
Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных
рабочих мест под требования заказчика.
2 Область применения и приемущества.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:
создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
проектирование типовых маршрутов движения документов.
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
криптографического шифрования;
протоколирования действий пользователей в системе.
Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:
прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» ;
отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:
создание единого пространства управления распределенной структурой;
сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.
Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.
«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших
производственных ресурсов:
организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;
экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
администрирование хранилища форм документов.
Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот» , необходимые для ее нормального функционирования:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;
256 Mb оперативной памяти;
от 180 Mb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;
Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.
Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:
Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;
1 Gb оперативной памяти;
15 Gb свободного дискового пространства;
Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;
Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;
Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.
Рабочее место пользователя
в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
организовано так, что вся необходимая
в данный момент времени информация
предоставляется сотрудникам в главном
окне при загрузке системы. Подобный
бизнес-ориентированный интерфейс
обеспечивает удобную навигацию по
документам и поручениям и позволяет
сократить время, требуемое на выполнение
операций. В системе реализована структура
пользовательских и общих папок. Общие
папки - номенклатура дел организации
- настраиваются администратором системы
или пользователем, имеющим права
администратора документооборота. Личные
папки предназначены для использования
только на рабочем месте пользователя
и позволяют обеспечить сотрудникам
удобную работу с необходимой им
информацией. Электронный документ в
системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
представляет собой совокупность карточки
(формы) с описывающими документ
реквизитами, прикреплённых файлов,
связок с другими документами и контрольной
информации. Система позволяет
регистрировать новые документы, изменять
и удалять существующие. При регистрации
документов ведётся контроль заполнения
полей регистрационной карточки и
автоматический контроль дублирования
документов. Регистрировать новые
документы можно также на основе
существующих, что сокращает время
регистрации однотипных документов.
В
системе имеется возможность задавать
маршрут прохождения документа среди
исполнителей и согласующих. Сотрудник
может выбрать типовой маршрут из списка
заранее созданных или составить новый
маршрут, указав для него необходимые
условия и его участников. При этом
поддерживается параллельна
(имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение задани друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов». В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения коллегам, подчиненным.
Особое место в любой информационной системе занимает контроль. И так, в «ЕВФРАТе» удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). При этом реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, когда система не запущена.Сотрудники, получая уведомления и напоминания о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения". Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.В системе реализована функция автоматизации процесса приема поручения на исполнение. Сотруднику, при поступлении нового задания, в специальном окне программы необходимо принять или отказаться от исполнения, при этом есть возможность оставить комментарий или указать причину отказа. После этого происходит отсылка соответствующего уведомления лицу, выдавшему задание. Таким образом, становится понятно, получил или нет сотрудник задание, началась ли работа по
документу, и если нет,
то по какой причине произошел отказ.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот»
предоставляет возможность отправки
промежуточного и окончательного отчета
по поручениям контролеру, который при
необходимости может отправить документ
на доработку. С помощью специального
поиска по контрольным заданиям и
документам есть возможность найти
задания и поручения, отвечающие
определенным условиям, по времени, по
определенным сотрудникам, видам документа
и т.д. Возможность использовать в системе
электронную цифровую подпись (ЭЦП)
позволяет согласовывать и утверждать
документы на должном уровне безопасности,
так как ЭЦП позволяет заменить печать
и подпись, гарантируя авторство документа
после его подписания. Пользователи
системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
могут вести переписку между собой при
помощи встроенной почтовой службы.
Сотрудники организации могут рассылать
документы другим пользователям системы.
Также в системе реализована возможность
отправки зарегистрированных документов
по электронной почте внешним адресатам
с использованием адресных книг почтовых
программ. Средствами системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
осуществляется мгновенный поиск
документов и поручений в больших архивах
информации по их содержанию и любой
комбинации реквизитов с использованием
встроенной технологии морфологического
анализа русскоязычного текста. При
формировании поискового запроса
пользователи задают перечень и интервалы
значений реквизитов. Кроме того, возможен
поиск по форме документа, для этого
необходимо заполнить на ней нужные поля
информацией из искомого документа. В
расширенном поиске предусмотрена
возможность гибкого задания условий
для поиска. В частности, пользователь
может задавать сложные запросы с
использованием логических условий.
Часто повторяемые запросы можно сохранять
и использовать при следующем
поиске.
Встроенный в
систему «ЕВФРАТ-Документооборот»
генератор отчётов предоставляет
возможность построения различных
аналитических отчётов и журналов.
Пользователи могут формировать отчёты
и журналы как по всей базе документов,
так и по отдельной выборке, что позволяет
анализировать работу по различным
сферам деятельности. При построении
отчетов доступны данные о ходе
исполнения каждого поручения
и подпоручения. Для отслеживания
результатов работы по выданным заданиям
в системе предусмотрено построение
отчетов по результатам поиска контрольных
документов и поручений.
Возможность использования диаграмм
при построении отчётов делает их более
наглядными и прозрачными. Отчеты могут
быть экспортированы в форматы DOC, RTF,
HTML, XLS. Все сформированные отчёты можно
распечатать непосредственно из окна
просмотра отчётов или уже из экспортированных
файлов. Важной характеристикой системы
электронного документооборота является
обеспечение безопасности работы. Система
«ЕВФРАТ-Документооборот»
обладает всеми необходимыми
средствами для достижения должного
уровня безопасности. Благодаря парольной
идентификации каждого пользователя
исключен несанкционированный доступ
посторонних лиц. Механизм распределения
прав доступа на документы и на действия
с ними позволяет ограничить доступ к
документам в соответствии с должностными
компетенциями пользователей и, тем
самым, обезопасить документы. Отличительной
особенностью системы является наличие
встроенного модуля «Монитор безопасности»,
который позволяет в режиме реального
времени следить за действиями
пользователей, а также настраивать
фильтры на отображение определенных
событий в системе и оперативно реагировать
на нештатные ситуации. Кроме того, в
системе предусмотрены временные права,
на тот случай, если возникнет необходимость
привлечь сотрудника к работе по документу,
доступа к которому у него нет. При этом
сотрудник получает полномочия для
работы только с этим документом, и по
окончании работы автоматически лишается
их.
Заключение
«ЕВФРАТ» способен обрабатывать приактически все существующие форматы документов: тексты (в форматах DOC, XLS, HTML, RTF, PPT, WRI, TXT /ASCII, ANSI, KOI-8/), таблицы, картинки (в форматах TIF, PCX, JPG, BMP, GIF и др.), графики, страницы Интернет, звуковые и видеофайлы и т.п. Плюс к этому: «ЕВФРАТ» не просто создает на вашем коомпьютере «виртуальный архив», но и добросовестно индексирует содержимое всех документов. Таким образом данную информационную систему можно применять и в качестве поисковика, с помощью которого можно за считаные секунды найти любой документ по ключевому слову или словосочетанию.
Наряду с виртуальными папками в «ЕВФРАТе» можно сосздавать и индексировать так называемые «папки-образы». Если на компьютере имеются основные папки, в которых чаще всего сохраняется документация, или любимые страницы Интернет, можно создать ее «образ» в ЕВФРАТе. Программа будет сама следить за обновлением содержимого этих папок, добрососвестно индексируя все изменения в них. И в любой момент можно будет найти нужный файл всего за пару секунд. «ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.
«ЕВФРАТ» выпускается в нескольких модификациях: самый простой вариант, @HOME, способен обрабатывать массив до 50 тыс. документов. Профессиональный же вариант Server позволяет обрабатывать документы во всей локальной сети и включает в себя специальные средства для групповой работы.
Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.
Список используемой литературы
1Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.
2 Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер - Пресс, 2001, №10, с. 58-62.
1. Общая информация
Тип: Системы автоматизации документооборота
Разработчик: Cognitive Technologies
Лицензия: Проприетарная
Размер дистрибутива: 350 Мбайт
2. Основные модули и архитектура
Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:
- АРМ «Пользователь»
- рабочее место для доступа к системе; АРМ «Администратор»
- рабочее место настройки и администрирования системы; модуль «Графический дизайнер маршрутов»
- инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; модуль «Дизайнер форм»
- средство настройки регистрационно-контрольных карточек; модуль «Менеджер журналов и отчетов»
- инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий
пользователей; модуль «Почтовый клиент»
- средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:
- APM «Архивариус»
- рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов; ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер
- средство организации полнофункционального доступа к системе через Интернет.
Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
3. Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:
· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
Регистрация нового документа на основе существующего;
Автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
· ведение номенклатуры дел;
· сканирование и распознавание документов:
Поддержка потокового сканирования;
Распознавание «на лету» (Drag&Recog);
· работа со словарями и справочниками:
Поддержка иерархических словарей и справочников;
· постановка документов на контроль:
Назначение контролера и ответственного по документу;
· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:
Настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
Автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка :
Сохранение поисковых запросов;
Использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
· подготовка и печать журналов и отчетов:
Формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
Возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
Возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
§ экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.
4. Возможности 14 версии системы
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» имеет 14 основных отличий от своей предыдущей версии:
Бизнес-ориентированный интерфейс
В «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь, удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.
Новые возможности анализа информации
В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.
Интеграция с 1С
В новой версии реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи системы 1С могут получить всю необходимую им информацию из системы электронного документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.
Настраиваемая структура пользовательских и общих папок
В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователя. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.
Бизнес-роль «Администратор документооборота»
«Администратор документооборота» - новая роль в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». В компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов документального обеспечения управления на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.
Поддержка версионности документов
В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.
Работа с проектами документов
Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.
Тесная интеграция с MS Office и Проводником MS Windows
В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» из традиционных средств создания документов.
Монитор безопасности
Встроенный в систему монитор безопасности позволяет следить за действиями пользователей в режиме реального времени, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.
Развитие подсистемы Workflow
В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.
С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.
Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту
В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.
Работа под управлением Windows Vista
Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.
Новая стандартная конфигурация системы
В основу базовой конфигурации для новой версии системы взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в систему электронного документооборота (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).
5. Преимущества
- Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
не требуется наличия дополнительного программного обеспечения . В отличие от других программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки. Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition). Система «ЕВФРАТ-Документооборот»
обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании. Наличие в системе встроенного инструментария («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов») для адаптации системы под требования организации. В системе реализована функциональность для работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow. Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»). Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста. Наличие в системе встроенного генератора отчётов. Наличие в системе подсистемы обмена документами для работы в территориально-распределённых организациях. Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира. Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи. Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей». Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование. Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
.
Интеграция с приложениями - MS Office 2003 и 2007 и программой «1С: Предприятие».
Использованная литература
«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела или локальной организации в целом, так и в рамках территориально- распределенной организации со сложной схемой информационных потоков
Функции системы автоматизация регистрации документов и заданий; осуществление мгновенного поиска информации; контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями; мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов; разграничение прав доступа сотрудников к информации; аналитика и подготовка отчетов
Преимущества системы Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы; Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»); Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста; Поддержка версионности файлов; Гибкие возможности управления правами доступа; Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП);
Модули Базовые модули: 1. АРМ «Пользователь»; 2. АРМ «Администратор»; 3. «Графический дизайнер маршрутов»; 4. «Дизайнер форм»; 5. «Менеджер журналов и отчетов» ; 6. Модуль ЭЦП; 7. «Монитор безопасности»; 8. «Почтовый клиент» Дополнительные модули: 1. «Web-сервер»; 2. APM «Архивариус »
