Счет за проживание в гостинице. Как получить отчетные документы за проживание в гостинице. БСО для гостиниц: обязательные реквизиты

Обязательное использование формы 3-г было отменено ещё с 2008-го года. Такой формы, как обязательной , более не существует. Это память о давно ушедшем.

Несмотря на то, что в некоторых бухгалтериях "форму 3-г" продолжают настойчиво требовать в качестве гостиничной квитанции. Дело в том, что по текущему законодательству, использование данной формы, предоставлено на выбор именно гостиницы выдающей документы за проживание. Гостиница по желанию и принятому внутреннему распорядку может предоставлять подтверждающие документы как в форме 3-г, так и в любой другой форме. Ниже в этой статье вы сможете прочитать подтвержденное законодательно необязательность предоставления формы 3-г.

В настоящее время данная форма недействительна. Она была утверждена приказом Министерства финансов РФ от 13.12.93 № 121. Действие формы было отменено п.2 постановления Правительства РФ №359 от 06.05.08 в котором сказано сказано, что (дословно) "Установить, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", могут применяться до 1 декабря 2008 г."

При отсутствии контрольно кассового оборудования гостиницы должны самостоятельно разработать форму документа, подтверждающего прием денег за проживание. Документ обязан содержать обязательные реквизиты, оговоренные в положении об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ, а именно: а) наименование документа, шестизначный номер и серия; б) наименование и организационно-правовая форма - для организации; фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя; в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия его отсутствия - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности); г) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю); д) вид услуги; е) стоимость услуги; ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты; з) дата осуществления расчета и составления документа; и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя); к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

По материалам сайтов гарант плюс и квитокру

Просим забронировать для сотрудников нашей организации Ильина П.М. и Федорова Н.С. два одноместных номера с 15.08.05 года до 20.08.05 года, заезд в 15 –00ч.

Цель приезда - командировка.

Оплату гарантируем.

Просим подтвердить бронирование по факсу 345-56-73.

Директор ООО «Сегмент» Мишин Ю.В.

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в специальном журнале «П» по форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности», содержащей следующие реквизиты :

Заявки, полученные от организаций, регистрируются в специальном журнале «П» по следующей форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»:

В Правилах предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» не оговаривается размер платы за бронирование. Этот размер устанавливается администрацией гостиницы. Как правило, он составляет от 30% до 50% от тарифа номера или места в номере за сутки.

Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. И хотя процесс регистрации клиента в гостиницах разных категорий различен (в основном он различается по времени и качеству обслуживания), но информация о госте везде одинаковая.

Время регистрации зависит от того, какой гость прибыл в гостиницу: тот, который предварительно забронировал номер или нет. Естественно, что поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке.

Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то в соответствии с Правилами, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на оказание услуг.

Затем клиент решил выехать из гостиницы досрочно. Такая ситуация часто встречается на практике. Пунктом 20 вышеупомянутых Правил указано:

«Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги».

Таким образом, если постоялец выезжает ранее указанного срока, излишне уплаченная им сумма должна быть ему возвращена. При этом возврат может быть осуществлен с помощью двух возможных вариантов:

· в день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета);

· в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу.

Если возврат осуществляется по первому варианту, то потребителю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «старые» документы, а именно счет, который был выписан первоначально и чек контрольно-кассовой техники (далее ККТ) должны быть истребованы работниками гостиницы у проживающего.

На сумму возврата по первоначальному чеку оформляется акт по форме КМ-3, утвержденный Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин» (форма данного акта приведена далее в разделе «Оформление наличных расчетов с клиентами»). Погашенный чек, наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначальным счетом сдается в бухгалтерию.

Сумма, на которую осуществлен возврат, заносится в специальный (форма КМ-4) в графу 15 и на данную сумму уменьшается сумма выручки за день.

Такая процедура возврата предусмотрена Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104.

Если же возврат осуществляется не в день оплаты, то есть, после снятия Z-отчета, то возврат денежных средств клиенту производится только из главной кассы гостиницы, на основании письменного заявления и документа, удостоверяющего личность. При этом кассиром организации составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным заполнением всех реквизитов данного документа. К расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление на возврат, первоначально пробитый чек и первоначально выписанный счет.

Исходя из нашей консультационной практики, можно судить о том, что нередко работники гостиницы допускают ошибки, связанные с возвратом денежных средств, при досрочном выезде гостя из номера.

Самая распространенная ошибка состоит в том, что при возврате денежных средств, кассир-операционист пробивает возвратный чек и тем самым увеличивает итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.

Возвращенный потребителем чек (его сумма уже содержится в фискальной памяти ККТ) с составлением всех необходимых документов, является свидетельством того, что потребитель отказался от услуги, разорвал договор, заключенный с гостиницей и получил денежные средства назад. Оформленная правильно процедура возврата документально подтверждена возвращенным чеком, актом и записью в книге кассира-операциониста.

Если кассир-операционист пробивает «возвратный чек», сумма по нему опять фиксируется в памяти ККТ, однако в этом случае отсутствует документально подтвержденный факт расторжения договора. В результате гостиница имеет разницу в сумме выручки и итогов блока фискальной памяти.

И еще один момент, на котором хочется остановиться, ведя разговор о гостиничном бизнесе. Нередко случается так, что по вине постояльца имущество гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гостиницы обязаны составить Акт о порче имущества гостиницы (форма №9-Г) (форма по ОКУД 0790209). Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

Более подробно с вопросами, касающимися бланков строгой отчетности, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Бланки строгой отчетности ».

С выходом постановления Правительства от 6 мая 2008 года под № 359 изменились правила расчетов с физическими лицами при оказании им платных услуг. Появилась необходимость использовать ККТ. Альтернативным вариантом подтверждения сделки по оплате являются бланки строгой отчетности. Для гостиниц счет формы 3-Г считается устаревшим, его не рекомендуется использовать на практике, но на его основе разрешено разрабатывать свои БСО.

БСО для гостиниц: обязательные реквизиты

Законодательно установленных унифицированных форм БСО в гостиничной отрасли нет. Каждое предприятие создает их самостоятельно с учетом требований постановления № 359. Второй вариант – использовать форму БО-18 – бланк строгой отчетности для гостиниц, образец вы найдете ниже.

Документ БО-18 разработан частным предприятием «Росбытсоюз». Вариант предложенной формы оказался удачным – он устраивает и юридических лиц, и налоговые органы (письмо, изданное УФНС РФ по Краснодарскому краю, под регистрационным номером 23-12/31467-472 от 10 декабря 2008 г.).

При создании собственного проекта БСО следует придерживать правил постановления № 359:

• у документа должно быть название и серия с номерным кодом;
• в одном из полей бланка надо предусмотреть место для наименования юридического лица и указания его реквизитов, юридического адреса;
• в БСО обязательно прописываются типы услуг, приводится их стоимость;
• в отдельной графе проставляется сумма, полученная от физического лица по факту;
• дата операции, подпись и расшифровка подписи должностного лица, принявшего наличность от клиента, печать – неотъемлемые элементы оформленного бланка строгой отчетности.

В БСО для гостиниц разрешается вводить дополнительные графы для указания информации о:

• датах въезда или выезда постояльцев;
• номерах занимаемых комнат;
• перечне дополнительных услуг, которые были оказаны за время проживания в гостинице.

Все бланки должны изготавливаться одним из способов:

• в типографии;
• с помощью автоматизированных средств.

В первом случае бланк гостиница заказывает у сторонней организации, которая при распечатке партии БСО указывает свои реквизиты и основные сведения о заказе. Самостоятельная распечатка на принтере законодательно запрещена.

Какой может применять бланк строгой отчетности гостиница?

Образец по форме БО-18, как мы писали выше, и есть тот бланк. Его могут использовать:

• компании, основным видом деятельности которых является оказание услуг по проживанию в номерном фонде гостиниц;
• предприятия, выполняющие роль посредников между гостиницами и их постояльцами.

Бланк строгой отчетности для гостиниц (скачать его можно ниже), состоит из следующих разделов:

1. Блок с информацией о компании-поставщике услуг, в рамках которого в документ вписываются название фирмы, ее адрес и ИНН.
2. Графы для наименования документа и уникального номерного кода из 6 цифр, серии бланка.
3. Основная часть документа, в которой идентифицируется постоялец, приводятся номера корпуса и занимаемой им комнаты, точная дата заезда, заполняется табличный блок. В таблице предусмотрены ячейки для видов платежей, стоимости каждой услуги и фактически начисленных к оплате сумм.
4. Бланк строгой отчетности гостиница обязана предъявить для подписи постояльцу. Должно быть три подписи клиента: подтверждающие ознакомление с содержанием заполняемого документа, знание норм ГК РФ, факт оказания конкретных услуг.
5. Подпись и сведения о должностном лице, оформляющем сделку.
6. Информация по оплате счет с указанием итоговой суммы цифрами и прописью, даты получения денег.

В конце бланка предусмотрено место для печати.

А если научным языком, то это «форма 3-г гостиничная квитанция бланк 2019». Скачать образец можно ниже.

Сразу заметим, что данная форма 3-г уже не является образцом документа строгой отчетности и не обязательна к применению для владельцев и работников гостиничного бизнеса. На ее основе можно разработать собственный бланк строгой отчетности (БСО).

Например, часто гостиничные сотрудники используют БО-18. Также при формировании собственного БСО стоит учитывать требования постановления № 359.

Что это за бланк и как он применяется

Квитанция-договор на услуги мотелей, кемпингов, гостиниц - это официальное наименование формы БО-18 (бланк отчетности). Такая форма всегда применялась наряду с 3-г для оформления оплаты за проживание. БО-18 никогда не была законодательно утверждена, в отличие от 3-г, однако на практике весьма распространена.

3-г очень часто использовалась командировочными гражданами для подтверждения целевого расходования средств. Однако, времена изменились, и в документы также потребовалось внести изменения. Начнем с того, что ранее квитанция за проживание в гостинице, бланк которой представлен ниже, могла самостоятельно подтверждать факт оплаты, дополнительный кассовый чек не требовался. Теперь же гостиничный чек Санкт-Петербург , Москва, Калининград, Казань и другие города выдавать обязаны.

Ранее гостиницы, кемпинги или мотели могли работать без контрольно-кассовой техники (ККТ), сейчас же это положение отменено. Многие гостиничные работники выдают и чек ККТ, и 3-г или БО-18, так как она достаточно удобна и может заменить собой громоздкий договор.

Если гражданин намерен купить дополнительно какие-то продукты в месте временного проживания или оплатить услуги, может использоваться просто кассовый чек. При формировании брони гостиничные работники, как правило, выписывают счет, а затем выдают подтверждающие пребывание и полную плату документы.

Реквизиты договора

Квитанция на гостиницу должна включать некоторые реквизиты, рекомендованные в вышеуказанном постановлении:

• наименование документа и серия с номерным кодом;
• полное наименование гостиницы (кемпинга, мотеля) и владельца (юридического лица или ИП), его реквизиты, ИНН, ОРГН, юридический адрес;
• тип услуги и стоимость с учетом налогов;
• полученная сумма по квитанции;
• указание, от кого и за что получены средства;
• дата составления этого договора, печать и подпись (с расшифровкой) ответственного лица, принявшего средства.

Могут быть включены дополнительные графы, указывающие на время проживания (заселения и выселения), полный перечень оказанных в кемпинге услуг, занимаемый в мотеле номер, но это не обязательно.

Изготовить квитанции можно в любой типографии по образцу.

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).