Распорядительные документы предприятия их табель форм. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами. Для чего необходим табель форм документов организации

Назначение табеля унифицированных форм документов, его роль в унификации управленческой документации. Характеристика основных этапов подготовки табеля унифицированных форм документов. Предпроектное обследование документации организации. Структура табеля унифицированных форм документов. Механизм внесения изменений и дополнений. Взаимосвязь табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов.

Табель унифицированных форм документов - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации .

Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.

Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.

Табель является:

справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;

справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;

справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);

справочником контроля за деятельностью исполнителей;

справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение организации; создается реальная возможность классификации и кодирования форм документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

предпроектное обследование;

выбор формы Табеля;

формирование структуры Табеля;

отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования :

определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель составляется в табличной форме . Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы.

Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы : наименование формыдокумента, наличие унифицированной формы: кем утверждена, дата и № документа, номер формы; код формыпо классификатору, подразделение, готовящее проект документа, примечание, в котором можно указать с кем согласовывается, кем подписывается, утверждается документ.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующиеграфы : место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются исходя из основных задач и функций управления .

Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).

В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель включаются формы документов, утвержденные законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).

Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и придания им юридической силы, заполняются на основании ТК РФ, действующих правил организации делопроизводства и требований ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При заполнении граф Табеля необходимо соблюдать следующие правила.

Графа 1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.

Графа 2-3-4: Наличие унифицированной формы : вносятся сведения кем утверждена форма, дата номер документа, номер формы.

Графы 5-6-7 Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД, с отраслевым классификатором или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов - ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.

Таким образом, в Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

Графа 8. В графу записываетсяимя файла, содержащего унифицированную форму , и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм. Если электронный вариант Альбома не ведется, графа не заполняется.

В Графу 9 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.

Графа 10. Подпись записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).

Графа 11. Примечание: помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности. Записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).

Также в табель можно включить графы:

Н азвание структурного подразделения , которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.

Утверждение: заполняется для документов, подлежащих утверждению.

Графа заполняется в том случае, если документ подлежит утверждению: указывается должность утверждающего. Если документ утверждению не подлежит, в графе проставляется прочерк.

Печать: проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается.

Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству. В ГСДОУ установлено проставление гербовой печати, в частности, на документах, удостоверяющих права должностных лиц, командировочных удостоверениях, договорах, представлениях, ходатайствах и др.

Проект Табеля унифицированных форм документов согласовывается с кадровой службой, со службой ДОУ и архивом организации и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отделадолжен содержать гриф утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.

Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.

Отработанная на нормативной основе система документации трудовой деятельности работников является гарантией юридической силы всех документов и единственной реальной базой построения действительно эффективной автоматизированной системы.

Альбом форм документов организации - это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор­ганизации.

Все унифицированные формы документов группируются в Аль­бом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табе­лю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково­дителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организа­ции (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под­разделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер­сия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте.

Одной из функций службы делопроизводства является совершенствование форм и методов работы с документами. Для ее реализации должен быть разработан ряд внутренних нормативных документов, в частности табель форм документов и альбом унифицированных форм документов, которые утверждает руководитель учреждения. Ведение этих документов, то есть внесение в них изменений и контроль за их применением, также возлагается на службу делопроизводства.

Разработка табеля форм документов

Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности учреждения, с характеристикой их статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов нормативно закрепляет состав документов, применяемых в учреждении, и процедуру их подготовки.

Разработка табеля дает возможность решить одновременно несколько задач, в частности:

o оптимизировать состав форм документов, применяемых в учреждении, и закрепить их в едином нормативном документе;

o классифицировать формы документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

o унифицировать состав и формы управленческих документов, уменьшить количество форм документов, применяемых в учреждении, удалить с них показатели, дублирующие друг друга;

o унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные важнейшие этапы) управленческих документов в учреждении;

o упорядочить документальную базу учреждения с целью повышения эффективности использования в управленческой деятельности информационных технологий.

Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде названия форм документов, используемых в процессе деятельности учреждения. Это способствует оперативному поиску необходимых форм документов, а также контроля за деятельностью исполнителей, исключая при этом возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель форм документов составляется в форме таблицы и содержит графы, в которых указывают сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Работа по подготовке табеля форм документов включает несколько этапов.

1. Обследование.

На этом этапе изучают: состав документов, применяемых в учреждении; управленческие функции и ситуации, которые подлежат обязательному документированию; действующие нормативно-правовые акты и методические документы, которыми регламентированы процедуры документирования; организационные документы (положения, уставы, регламенты, инструкции и т.д.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в учреждении.

Во время обследования выявляют:

o функции и задачи, которые раскрывают направления деятельности учреждения;

o документы, создаваемые в учреждении в процессе реализации ее функций и задач;

o документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Информацию о документы собирают в структурных подразделениях учреждения по всем направлениям деятельности. Сведения о каждый выявленный документ фиксируются в карте документа (см. пример 1).

Карта содержит следующие сведения:

o полное название формы документа, включая заголовок, если он есть;

o имя файла (при наличии электронного варианта документа);

o функции управления и задачи (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;

o код формы;

o сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверения документа (подпись, гриф утверждения, печать), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроль, место хранения оригинала (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Пример 1. в

Карты документов, собранные на первом этапе, используются для разработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора в него форм документов.

2. Выбор формы табеля.

На втором этапе подготовительной работы, после изучения карт и анализа приведенной примерной формы табеля (см. пример 2) избирают его найдоцільнішу форму.

Пример 2. в

Выбор формы табеля зависит от функций и задач, которые выполняет учреждение. В случае необходимости регламентирования процедуры работы с документами табель может быть дополнен графами: "Вид бланка", "Внутреннее согласование", "Внешнее согласование", "Подпись", "Печать", "Утверждения".

В случае необходимости совершенствования документооборота учреждения табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрацию документов, постановку на контроль, сроки исполнения, место хранения оригинала и копий документов.

При отсутствии в учреждении собственного локального классификатора графу С выпускают.

3. Определение структуры табеля.

Разделами табеля могут быть названия структурных подразделений учреждения или управленческих функций и задач (организация системы и процессов управления, прогнозирования и планирования деятельности, финансовое обеспечение, кадровое обеспечение, материально-техническое снабжение и т.п.). Построение табеля по функциональному признаку является целесообразной, поскольку исключает необходимость его корректировки в случае изменения структуры учреждения. В разделах документы систематизируют по степени важности или по алфавиту.

4. Отбор форм документов для включения в табель.

Как правило, табель форм документов содержит:

o формы документов, утвержденные общегосударственными нормативно-правовыми актами, вышестоящими отраслевыми органами, органами межотраслевой координации, надзора и контроля;

o формы документов, применяемых в учреждении, которые предусмотрены Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98 (далее - ДКУД) ;

o формы документов, утвержденные распорядительными документами организации.

В табель вносят документы всех структурных подразделений по всем направлениям работы учреждения.

Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.

Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями – разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.

Он представлял собой таблицу со следующими графами:

Код формы по ОКУД;

Отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;

Наименование и индекс формы;

Способ представления;

Периодичность;

Кто представляет;

Кому представляет;

Срок представления;

Разработка по линии ОАСУ.

Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в ГСДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».

В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):

Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.

В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов»:

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.

Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

Упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.

Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:

Сбор и анализ материала;

Выбор формы Табеля;

Формирование структуры Табеля;

Составление Табеля.

На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:

Документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

Организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

Распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

Документация организации как минимум за последний год ее существования.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:

Полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

Сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель форм документов представляет собой перечень тех документов, которые формируются в организации на регулярной основе. Его использование позволяет оптимизировать состав документации, обеспечивающей управленческую и организационную деятельность предприятия, унифицировать используемые для их оформления формуляры.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходим табель форм документов организации

Табель форм документов, которые используются в конкретной организации, это оформленный в табличном виде перечень. В него входят те формы, использование которых полностью обеспечивает реализацию функций и задач управленческой деятельности предприятия. Кроме наименований документов, табель содержит информацию о юридическом статусе каждого из них, области применения, этапов подготовки, обработки и согласования.

На многих предприятиях, как правило, тех, что создавались относительно недавно, табель форм документов не используется и делопроизводство организовано без обязательного соблюдения табельной формы документирования.

Результатом отсутствия системного подхода и необходимых знаний является использование нестандартизированных форм, не отвечающих требованиям государственных регламентов. Кроме того, внутренними нормативными документами не устанавливается четких требований применения таких форм, в результате чего одна и та же организационная операция может оформляться документами, имеющими разные формы и формуляры.

Дело осложняется еще и тем, что обязательное применение унифицированных форм документов отменено. Работодатели имеют право разрабатывать их самостоятельно. Участие в разработке таких форм непрофессионалов приводит к отсутствию единого подхода к организации делопроизводственных процедур и процессов, оформлению документированной информации. Эти недостатки не лежат на поверхности и, чаще всего, остаются незамеченными и воспринимаются как малозначащие. Но, в конечном итоге, они снижают степень оперативности обработки документов, прохождения управленческих сигналов и, как следствие, качество управления предприятием.

Табель форм документов организации позволяет на уровне норматива установить как состав документов для каждой управленческой операции, так и процедуру их прохождения. Он содержит описание только тех документов, которые формируются регулярно или с периодическим повторением.

Использование табеля форм документов позволяет установить единые типовые правила оформления для всей организации, действующие для каждого из ее структурных подразделений. Следование этим правилам является своего рода нормоконтролем и гарантией правильности оформления. А это особенно важно, когда речь, например, идет о кадровых или бухгалтерских документах, ошибки в оформлении которых могут обойтись предприятию слишком дорого.

Таким образом, табель форм документов организации необходимо разработать с целью:

1. оптимизации пакета применяемых на предприятии форм документов;
2. унификации используемых форм документов;
3. классификации форм документов по управленческим операциям и функциям, а также, при необходимости, по структурным подразделениям предприятия;
4. стандартизации процессов подготовки, обработки и прохождения каждой из форм документов;
5. рационализации применения установленных форм в процессе автоматизации управленческой деятельности;
6. упорядочения процесса документооборота для повышения эффективности управленческой деятельности.

Разработка табеля форм документов

Если уж речь зашла о необходимости жесткой стандартизации составления и оформления внутренних документов, упорядочивании процесса документирования информации, целесообразно говорить именно о табеле унифицированных форм документов. То есть о таких формах, которые, в соответствии с ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактуются как утвержденный формуляр.

То есть, как совокупность набора обязательных реквизитов и их расположения, установленных для обеспечения юридической значимости того вида документов, который предназначен для обеспечения конкретной управленческой операции. Разработка табеля форм документов - процесс, который проходит в несколько этапов.

Читайте также:

Этапы разработки табеля унифицированных форм документов организации

Таких этапов будет семь:

1. Предпроектное обследование, сбор информации о производственных и организационных процессах, сопровождающихся регулярной подготовкой разных форм документов;
2. Анализ собранного материала, оптимизация состава форм документов, выбор содержания Табеля;
3. Выбор оптимальной формы Табеля и его структуры;
4. Определение перечня тех форм документов, которые будут включены в Табель;
5. Формирование Табеля;
6. Согласование Табеля с руководителями подразделений и лицами, назначенными ответственными за делопроизводство в компании;
7. Утверждение Табеля руководителем предприятия.

Предпроектное обследование - важный этап разработки табеля форм документов

Первый этап - предпроектное обследование, является самым важным, поэтому остановимся на нем подробнее. Его также можно разбить на три этапа.

Определение тех управленческих и организационных задач, которые определяются спецификой деятельности предприятия, и тех форм документов, которыми эти задачи сопровождаются. Чем более полной будет информация о формах документов, которые используются в процессе организационной и управленческой деятельности компании, тем большую помощь окажет табель для реализации функций и задач этих видов деятельности предприятия.

Изучение нормативно-правовых актов (государственных, органов местной исполнительной власти, отраслевых), регламентирующих процессы делопроизводства. Анализ организационной документации предприятия, локальных нормативных актов, регламентирующих его производственную деятельность. Изучение распорядительной документации, выявление тех форм документов, которые вводились в действе распорядительными актами;

Изучение и анализ документов, составляющих методическую и правовую базу, регламентирующую состав и процедуры документооборота в компании, правила оформления и составления разных форм документов. Анализ утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Карты форм документов, используемые при формировании Табеля

Значительно облегчит и ускорит процесс разработки табеля форм документов в организации использование специальных карт форм документов. С их помощью можно будет быстро определить, какие документы и с какой периодичностью составляются на предприятии, какие из них характеризуются постоянством формы. Сведения о документах собираются во всех структурных подразделениях и фиксируются в картах, в которых отражается такие сведения, как:

наименование формы, в том числе ее заголовок и краткое содержание;

код формы по классификатору;

название файла, если форма представлена в электронном виде;

управленческая функция данной формы документа, задача, для которой она сформирована. Так, например, форма «Штатное расписание» создана для реализации управленческой функции «Организация системы управления», задача ее формирования (назначение формы) - «регламентация численного и должностного состава»;

информация о всех основных этапах составления, оформления, прохождения данной формы документа: в каком подразделении составляется, кем согласовывается и утверждается, кто является адресатом, кем регистрируется, кто осуществляет контроль исполнения, где хранится оригинал или электронный вариант формы документа.

Затем карты форм анализируются с целью оптимизации и исключения дублирующих друг друга форм документов. После этого отобранные формы можно будет уже вносить в Табель.

Табель форм документов образец

Утвержденного на государственном уровне образца табеля форм документов, который был бы обязательным для на всех предприятиях, не существует. Но есть Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которой устанавливается обязательное использование такого табеля в подобных учреждениях. Целью использования табеля форм документов Типовая инструкция определяет:

оптимизацию количества используемых в организации форм документов;

унификацию их содержания;

стандартизацию процессов работы с разными формами документов.

Инструкция содержит и табель форм документов, образец которого приведен в таблице ниже.

В зависимости от потребностей конкретного предприятия, предлагаемый образец также может содержать следующую информацию:

адресат документа;

лицо, ответственное за контроль его исполнения;

код формы по государственному классификатору;

тираж, которым отпечатаны бланки документа в типографии.

Графа «Примечание» предназначена для внесения в нее информации о порядке подписания, согласования и утверждения документа, его форме или формате и пр.

Практикующий юрист и экономист, директор ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг", член Национального союза кадровиков России, эксперт-рецензент СПС "КонсультантПлюс".

Семинары М.В. Черенковой в первую очередь рекомендованы руководителям отделов управления персоналом (кадров), руководителям, специалистам структурных подразделений, участвующим в разработке коллективных договоров, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, систем оплаты труда, в разрешении трудовых споров.

Образование

• 1986-1991 гг. — Новосибирский институт советской кооперативной торговли; специальность: "Экономика торговли";
• 1992-1993 гг. — Международная школа менеджеров (г. Москва); специальность: "Внешнеэкономическая деятельность";
• 1997-2002 гг. — Юридический институт Красноярского государственного университета (в настоящее время — ЮИ СФУ) с отличием; специальность: "Юриспруденция".

Самый массовый семинар лектора был проведён в Новосибирске в апреле прошлого года (298 чел.) на тему: "Последние изменения трудового законодательства РФ: обзор новаций, анализ практики".

Самый популярный семинар-практикум 2015 г.: "Эффективный контракт: ключевые моменты переходного периода" — организаторы: ЗАО "Квадро Плюс" (Кемерово), ООО "Центр корпоративного обучения" (Кемерово), УМЦ "Союз промышленников" (Барнаул), АНО ДПО "СЦПР" (Красноярск), ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг" (Красноярск).

За 15 лет работы в области трудового права М.В. Черенковой подготовлено 35 обучающих программ, слушателями которых стали более 10000 человек в разных городах страны (Красноярск, Лесосибирск, Минусинск, Шарыпово, Канск, Ачинск, Архангельск, Вельск, Северодвинск, Вологда, Пермь, Иркутск, Санкт-Петербург, Новосибирск, Кемерово, Новокузнецк, Барнаул и др.).

В 2014 году вышла в печать первая книга М.В. Черенковой "Трудовая книжка: сложные вопросы ведения" (издательство "Мысль", Новосибирск, тираж 5000 экз.).

В настоящее время продолжается работа над второй книгой с рабочим названием: "Кадровые документы организации: оформляем правильно".