Продление отпуска в 1с 8.3. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Самовольное продление отпуска
Остаток дней отпуска в 1С ЗУП 8.3 можно посмотреть в кадровых отчётах в разделе Главное – Кадровые отчеты – Остатки отпусков:
Отпуск в 1С ЗУП 8.3 оформляется документом Отпуск в разделе Зарплата, выбрав Отпуска. Для редактирования НДФЛ или среднего заработка следует использовать «Карандашик»:
На вкладке Начислено можно увидеть подробный расчёт начисления:
Формируем отчет Табель учета рабочего времени из раздела Зарплата – Отчеты по зарплате. В нем отражается введённый отпуск «ОТ»:
Оформление больничного листа во время отпуска в 1С ЗУП
Больничный лист оплачивается и отражается в программе 1С ЗУП 8.3 только при выполнении условий:
- Сотрудник уходил в ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Сотрудник болел сам.
Последовательность:
- При отправлении сотрудника в отпуск оформляем документ Отпуск;
- Сотрудник предоставил больничный лист – оформляем документ Больничный лист;
- Корректируем или сторнируем отпуск, зависит от ситуации:
- Если период не закрыт и не было выплат по документу Отпуск, то корректируем документ Отпуск;
- Если период закрыт или были выплаты по документу Отпуск, то вносятся изменения в документе Отпуск с помощью ссылки Исправить в корректируемом отпуске. При этом создается новый документ Отпуск, в котором вносятся необходимые изменения.
Более подробно данный алгоритм будет рассмотрен ниже.
Если больничный лист предоставлен, когда период не закрыт
Для регистрации больничного в 1С ЗУП 8.3 заносим документ Больничный лист из раздела Зарплата, выбрав Больничные листы:
Важно! Если период не закрыт, то сторнирование отпуска не производится. Необходимо зайти в документ Отпуск и его откорректировать, сделать перерасчёт.
Если после окончания отпуска, сотрудник ещё болеет
Если сотрудник не вышел после окончания отпуска на работу, а необходимо сделать расчёт заработной платы, то для корректного расчёта зарплаты в 1С ЗУП 8.3 необходимо воспользоваться документом Прогул, неявка из раздела Кадры, выбрав Все отсутствия сотрудников:
В документе отражаем вид отсутствия Отсутствие по не выявленным причинам, даже если сотрудник предупредил о больничном. И период отпуска и прогулов в отчете Табель:
Важно! Для возможности учёта прогулов и неявок, необходимо настроить программу 1С ЗУП 8.3 для этих целей.
Раздел Настройка – выбираем Расчёт зарплаты – переходим по ссылке Настройка состава начислений и удержаний. В новом окне переходим на Учёт отсутствий и устанавливаем галочку Прогулы и неявки:
Регистрация больничного листа, если период закрыт
Больничный лист заносится из раздела Зарплата – Больничные листы. В нем необходимо занести период болезни и причину выхода на больничный:
На закладке Начислено (подробно) отражаются суммы начисления:
Важно! Если месяц начисления не совпадает с месяцем начисления отпуска, то производится перерасчёт прошлого периода.
Данные перерасчёта отражаются на вкладке Перерасчёт прошлого периода:
В отчете Табель учета рабочего времени отражается вместо отпуска больничный:
Продление или перенос отпуска в связи с больничным в 1С ЗУП
Продление отпуска, если период не закрыт
Для продления отпуска в 1С ЗУП 8.3 вносятся исправления в документе Отпуск. Если период не закрыт, то необходимо зайти в документ Отпуск и установить новую дату окончания отпуска с учетом больничного:
Продление отпуска, если период закрыт или есть выплаты по отпуску
Если была произведена выплата по отпуску или период закрыт, то необходимо воспользоваться ссылкой Исправить:
В исправленном отпуске указать новый период, проверить начисления и перерасчёт. Период отпуска увеличивается на количество дней болезни:
Рассмотрим расчет дней на данном примере:
- Отпуск – с 25.06 по 17.07; Больничный с 11.07 по 18.07; Отпуск с учетом продления на дни болезни с 25.06 по 25.07;
- Оплачено дней за июнь 2016 г. – 6 дней;
- Оплачено дней в июле до больничного – 10 дней и 7 дней после больничного. В итоге 17 дней.
Отпуск с учетом продления на дни больничного:
Перенос отпуска
Если по согласованию с руководством решено не продлевать, а перенести отпуск, то создаётся новый документ Отпуск в том периоде, когда сотрудник пойдет в отпуск. При этом количество дней отпуска на период болезни увеличивается.
Проконтролировать в 1С ЗУП 8.3 это можно отчётом Остатки отпусков:
Или отчетом Как сотрудник использовал отпуск:
Материал актуален для слушателей курсов профессиональной переподготовки по направлениям:
Работник взяла в отпуск на 2 недели – четырнадцать дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), и во время отпуска заболела. В поликлинике ей выдали больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней, из которых 4 дня захватили отпуск).
Разбираем ситуацию:
Статья 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.) указывает, что работник может выбрать что-то одно из двух вариантов:
- продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
- выйти на работу по графику (через 14 дней), а дни по больничному перенести на другой период.
Во всех этих случаях работник должен предоставить в бухгалтерию или в кадровую службу лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный оплачиваются отдельно. Сам работник должен известить работодателя о болезни, сообщив о дальнейшем варианте оформления этих больничных: перенести или продлить отпускные дни.
Продление отпуска из-за больничных
Здесь бухгалтерам не нужно пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.
Продлевая отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, регистрируем невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился.
- Открываем кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».
- В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».
Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.
При выходе на работу пятого июня, предоставив больничный лист, начисляем пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует (исправляет) зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.
После этого исправляем исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности.
Конец отпуска у работника выпадает на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.
Отпуск в мае, больничный в июне
Обратите внимание, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только тогда, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а вот больничный уже отражается в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.
Перенос отпуска на другой период с перерасчётом отпускных
Дни отпуска, которые совпали болезнью переносятся на другой период. Здесь необходим перерасчет отпускных. Например, сотрудница решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. Перерасчет отпуска необходим, так как отпускные дни разрываются, где меняются расчетные периоды.
В «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при оформлении данного случая предусматривает почти такие же действия, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно:
- сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист».
- Исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не нужно, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Начисление дней отпуска будет происходить в будущем периоде, соответственно в отдельном документе «Отпуск».
Переплата отпускных
Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Внимание! Бухгалтеры, руководители организаций могут посетить бесплатный образовательный вебинар по теме " Налоговая оптимизация". Мероприятие пройдет 3 августа 2018 года. Начало 13-00 по московскому времени. Семинар проведет Шестакова Екатерина Владимировна (кандидат юридических наук).
О чем семинар?
Слушатели узнают о практике использования законных способов налоговой оптимизации. Вы узнаете, на чем попадаются "оптимизаторы" в налоговой службе. Значение темы семинара особенно актуально на фоне повышения НДС. На семинаре слушатели рассмотрят такие темы, как:
- Налоговое планирование в организации и понятие налоговых рисков.
- Методические вопросы учетной политики для целей налогообложения.
- Учетная политика для целей налогообложения.
- Отраслевые схемы налоговой оптимизации.
Продление отпуска в связи с болезнью в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3)
Пример
Сотруднику ООО «Швейная фабрика» предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016 (14 календарных дней). Находясь в отпуске, сотрудник заболел, временная нетрудоспособность продолжалась с 25.05.2016 по 31.05.2016 (7 календарных дней). Отпуск был продлен на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности, в связи с чем сотрудник вышел на работу 06.06.2016.
Необходимо зарегистрировать в программе продление отпуска сотрудника в связи с болезнью.
Регистрация и начисление очередного ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника
Согласно условиям нашего примера, сотруднику Крючкову С.М. был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016 (рис. 1). Регистрация отпуска сотрудника, оформление соответствующего приказа и начисление отпускных производятся с помощью документа Отпуск (раздел Кадры - Отпуска или раздел Зарплата - Отпуска ).
Рис. 1
Регистрация невыхода на работу сотрудника после окончания отпуска
После окончания отпуска Крючков С.М. должен был выйти на работу 30.05.2016, однако, в связи с болезнью на работу не вышел. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Прогул, неявка (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников - кнопка Создать - Прогул, неявка или раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Прогул, неявка ). В документе установите переключатель в положение Отсутствие по невыясненным причинам (т.к. сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил) и укажите дату начала и окончания отсутствия сотрудника на работе (для корректного расчета зарплаты за май отсутствие сотрудника нужно зарегистрировать 30.05.2016 и 31.05.2016).
Рис. 2
Обратите внимание , что регистрация факта невыхода на работу по окончании отпуска как отсутствия по невыясненной причине может и не потребоваться. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки сотрудника. В нашем примере сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил, зарегистрировать его временную нетрудоспособность мы не можем. Для того чтобы зарплата сотрудника за период невыхода не начислялась, этот период необходимо зарегистрировать в программе как отсутствие по невыясненной причине.
В нашем примере сотруднику Крючкову С.М. начислена заработная плата за май документом (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов - кнопка Создать - Начисление зарплаты и взносов ) за период с 01.05.2016 по 15.05.2016, т.к. сотрудник находился в отпуске с 16.05.2016 по 29.05.2016, а с 30.05.2016 отсутствовал на работе по невыясненной причине.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности
В июне сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 25.05.2016 по 31.05.2016. Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы - кнопка Создать или раздел Зарплата – Создать – Больничный лист ) (рис. 3).
При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия по невыясненной причине, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются, если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в нашем примере (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, "закрыт") (рис. 3). Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, "не закрыт"), то сторнирование не производится. Необходимо только сделать перерасчет ранее введенного документа Отпуск .
Рис. 3
Начисление отпуска (регистрация продления отпуска) сотрудника
Для продления отпуска, когда расчетный период "не закрыт", необходимо зайти в первоначальный документ Отпуск и изменить в нем только дату окончания отпуска, увеличив ее на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (например, отпуск с 23.05.2016 по 29.05.2016, больничный – с 25.05.2016 по 27.05.2016, отпуск продлевается на 3 дня, т.е. с 23.05.2016 по 01.06.2016). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.
В нашем примере отпуск должен быть продлен на 5 дней. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016, больничный – с 25.05.2016 по 31.05.2016, отпуск продлевается на 5 дней, т.е. новый период отпуска - с 16.05.2016 по 05.06.2016).
Т.к. в нашем примере расчетный период "закрыт", то для продления отпуска необходимо зайти в первоначальный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить . В документе - исправлении необходимо установить текущий период – июнь 2016 г. (согласно нашему примеру) и изменить дату окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и для оплаты основной части отпуска (за период с 16.05.2016 по 29.05.2016). Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, т.е. 43 003,38 руб. (т.к. ранее начисленный отпуск был сторнирован при расчете больничного листа в сумме 15 358,35 руб. за период 25.05.2016 по 29.05.2016 и в исправленном документе Отпуск в сумме 27 645,03 руб. за период с 16.05.2016 по 24.05.2016 (рис. 4). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.
Рис. 4
Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска на другой период, то ясно, что это период нового отпуска, и для этого требуется ввод нового документа Отпуск .
Вопрос:
Сотрудник в отпуске. В 1С ЗУП 3.1 проведен документ Отпуск
. Сотрудник приносит больничный после отпуска, который приходится на несколько дней отпуска. При вводе больничного начисления по отпуску корректируются, а период нахождения в отпуске в личной карточке Т-2
сотрудника не меняется.
Как внести изменения в карточку сотрудника Т-2, чтобы реально использованный им отпуск (с учетом корректировки в больничном) отражался правильно?
Ответ:
✅
✅
✅
В 1С ЗУП 3.1 существует несколько вариантов регистрации больничного во время отпуска. Рассмотрим тот вариант, который позволит формировать корректные сведения в отчете Личная карточка Т-2.
Сотруднику в ФЕВРАЛЕ введен отпуск на 14 дней на период с 12.02.2018 по 26.02.2018.
Этот период и отразился в отчете Личная карточка Т-2.
Сотрудник в отпуске заболел и после возвращения из отпуска в МАРТЕ предоставил больничный за период с 19.02.2018 по 05.03.2018 (т.е. отпуск был перекрыт больничным на 7 дней).
В документе Больничный лист произошло сторнирование отпускных, приходящихся на больничный.
Однако в отчете Личная карточка Т-2 этот перерасчет отпуска в больничном листе никак не повлиял на данные. Отпуск так и остался 14 дней за период с 12.02 по 26.02.
Если нам требуется, чтобы период скорректировался, то необходимо ввести на основании исходного документа Отпуск докмуент-исправления с периодом 12.02.2018 — 18.02.2018.
В этом документе реально не произойдет никакого уменьшения начисленной суммы (сколько сторнируется, столько и начислится), поскольку перерасчет произошел уже в документе Больничный лист.
Однако этот документ скорректирует сведения для Т-2.
Ещё хотелось бы сказать несколько слов по поводу продления отпуска в связи с «наложением» больничного. Если отпуск продлевается сразу, т.е. сразу после больничного, то можно отразить это двумя способами:
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
1. Ввести отдельный документ Отпуск месяцем МАРТ, в котором указать период продления (в рассматриваемом случае это 7 дней с 06.03.2018 по 13.03.2018 — с учетом праздника). В этом случае в Т-2 это продление отразится отдельной строкой.
ПРИМЕЧАНИЕ: при таком варианте важно помнить, что период расчета среднего должен быть таким же, как у исходного февральского отпуска, т.е. его надо скорректировать в калькуляторе расчета среднего заработка. Также необходимо указать дату выплаты такую же, как в исходном документе.
2. Отразить продление непосредственно в докмуенте-исправления. т.е. указать в нем период с учетом продления отпуска: 12.02.2018 — 13.03.2018, т.е. 7 календарных дней (с учетом праздника) после окончания больничного.
В этом случае на основной вкладке мы видим, как будто отпуск составил 28 дней. Однако это не так, он начисляется за 14 дней, т.е. с учетом больничного. Это видно на вкладке Начислено (подробно).
В этом случае в Т-2 будет зарегистрирован весь период одной строкой 14 дней с 12.02.2018 по 13.03.2018.
Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:
При продлении отпуска, во время которого был больничный важно не забывать тот факт, что это можно сделать только если на больничном был непосредственно сотрудник!
Для начала создадим документ, в котором сможем зафиксировать начисления отпускных. Пусть, к примеру, наш сотрудник берет отпуск на 10 дней в какой-то период. Переходим на вкладку Кадры и выбираем пункт Отпуска . В открывшемся окне нажимаем Создать . Заполняем форму документа: месяц, организация, сотрудник, дата. Затем указываем период отпуска.
После внесенных данных документ автоматически рассчитывает необходимые суммы. Так, в поле Начислено видим сумму 22184,30. Представим, что наш работник на второй день отпуска заболевает и хочет взять больничный на 5 дней (до 6 марта). После окончания отпуска он со своим больничным заключением хочет продлить отпуск на количество дней равных по болезни.
В этом случае, у того, кто будет рассчитывать зарплату этому сотруднику есть два варианта начисления:
1. Больничный учитывается следующим месяцем .
Создаем новый документ на вкладке Кадры – Все кадровые документы - Больничный лист (за апрель 2015 г.)
Заполняем необходимые поля. Видим, что программа самостоятельно сделала перерасчет за последний период. После этого в табличной части документа на вкладке Пересчет прошлого месяца можем просмотреть детальную информацию.
Наши действия привели к тому, что программа ново созданным больничным отстрочила отпуск. Но все равно автоматически отпуск не продлится.
Рассмотрим вариант, где сотрудник все-таки хочет продлить отпуск. Переходим в документ под названием «Отпуск» , который мы создали ранее. После закрытия периода корректировка документа происходит следующим образом: для проведения данной операции внизу окна есть специальная гиперссылка с сообщением:
Нажимаем Исправить , и видим новый документ с теми же данными только другим месяцем. Увеличиваем количество дней на 5 по болезни и наблюдаем за автоматическим пересчетом.
Доступ к просмотру предыдущего документа находится по гиперссылке в правом нижнем углу.
2. Учет больничного тем же периодом, что и отпуск .
В этом случае нужно создать документ Больничный лист (за март) . Программа самостоятельно пересчитает и начислит больничные не затронув отпускные.
Данная операция не совсем корректна, поэтому сделаем пересчет документа Отражение зарплаты в бух.учете .