Приказ мвд 465 об использовании сэд. Система для полицейских: что представляет собой исод мвд россии
Разработка использующейся в МВД СЭД началась в 2010 г.
2012: Уголовное дело и старт промышленной эксплуатации
В марте 2012 г. МВД сообщала об обнаруженных нарушениях при закупке на выполнение этих работ и возбуждении уголовного дела. Сообщалось, в частности, что ведомство закупило значительно больше ПО (500 тыс. лицензий), чем ему тогда реально требовалось.
В промышленную эксплуатацию система была введена осенью 2012 г., говорится в документе, опубликованном ГЦСиЗИ МВД.
2013
Старт нового СЭД-проекта
В октябре 2013 г. в МВД стартовал новый проект по созданию СЭД, которая должна автоматизировать подготовку, обработку, хранение и использование документов в подразделениях центрального аппарата МВД и его территориальных органах, отвечающих за делопроизводство.
Впоследствии МВД планирует автоматизировать процессы документооборота во всех органах внутренних дел, в связи с чем одним из требований к создаваемой в рамках нового проекта СЭД указана ее масштабируемость: система должна быть спроектирована таким образом, чтобы обеспечить необходимое быстродействие при одновременной работе в ней не менее 1 млн пользователей, из которых не менее 50 тыс. - сотрудники делопроизводственных подразделений.
Подробности о системе
23 декабря 2013 г. Главный центр связи и защиты информации МВД (ГЦСиЗИ МВД) опубликовал данные о СЭД ведомства, которое в майском отчете Минкомсвязи числилось одним из отстающих среди федеральных органов исполнительной власти по использованию электронного документооборота.
В системе обрабатываются входящие и исходящие документы, обращения граждан, поступающие, в том числе, через правоохранительный портал и портал госуслуг, приказы МВД. Также она содержит реестр отправки документов, приказов и разносную книгу. В общей сложности в системе реализовано 20 отчетных форм.
Базовым элементом СЭД МВД является программно-технический комплекс федерального уровня, а его функциональные возможности используются в подразделениях органов внутренних дел в соответствии с архитектурой «Клиент-сервер: тонкий клиент».
Сервер управления базами данных системы использует СУБД Oracle Database 10g и работает под управлением ОС Red Hat Enterprise Linux Server . На базе последней работают также сервер приложения, индексный сервер и сервер специализированного ПО.
2015: Закупка оргтехники на полмиллиарда рублей
В конце апреля 2015 года МВД объявило аукцион на поставку оргтехники для системы электронного документооборота. Начальная цена закупки составляет более 523,5 млн руб., а поставить весь объем товара, предусмотренного контрактом, требуется до 1 марта 2016 года.
За указанную сумму ведомство рассчитывает закупить 10,235 тыс. сканеров штрих-кода и 5,094 тыс. принтеров штрих-кода, 9,546 тыс. малых настольных потоковых сканеров и 395 больших потоковых сканеров.
Из документации к закупке следует, что техника должна быть поставлена в Центральное окружное управление материально-технического снабжения МВД, базирующееся в Москве, а также в аналогичные окружные управления на Дальнем Востоке, в Приволжском, Уральском, Сибирском, Северо-Западном и Северо-Кавказском округах. Часть техники будет также поставлена в Центральную объединенную базу хранения ресурсов МВД в Балашихинском районе.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Правительства Ульяновской области
___________________
_____ ______________________ 2009 г.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.1. Настоящая Инструкция определяет принципы построения и правила совместного использования системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее - СЭД).
1.1.1. В СЭД исполнительных органов государственной власти Ульяновской области могут осуществлять электронный документооборот: Правительство Ульяновской области, исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, органы местного самоуправления Ульяновской области, иные организации, подведомственные Правительству Ульяновской области. Указанные организации далее по тексту именуются организациями, подключенными к СЭД.
1.2. Требования настоящей Инструкции обязательны для сотрудников Правительства Ульяновской области (далее Правительства области), исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее ИОГВ).
1.3. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями ИОГВ и структурных подразделений Правительства области.
1.4. Инструкция не распространяется на порядок работы с секретными документами, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
1.5. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Правительства области возлагается на руководителей этих подразделений, а в ИОГВ – на руководителей этих ИОГВ.
1.6. Ответственность за использование СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.
1.7. Ответственность за использование СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.
1.8. Методическое руководство организацией электронного документооборота и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет подразделение, уполномоченное по внедрению, сопровождению и развитию СЭД.
1.9. За общую работоспособность системы и настройку доступа к документам отвечает администратор СЭД.
2.1. Общая структура СЭД
2.1.1. СЭД организована на серверной информационной платформе Lotus Notes Domino и прикладном программном обеспечении CompanyМedia.
2.1.2. Все данные, циркулирующие в СЭД, обрабатываются централизованно на сервере Правительства области.
2.1.3. Программное обеспечение СЭД CompanyMedia включает в себя модули:
Делопроизводство;
Контроль заданий;
Оперативные поручения;
Уведомления;
Ознакомления;
Система оповещений «Notka».
2.1.4. Модуль «Делопроизводство» включает в себя базы данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения».
2.1.5. Каждый из перечисленных модулей использует общую инфраструктуру СЭД, которая в свою очередь состоит из справочников, служебных сервисов и модулей администрирования.
2.1.6. В состав системы входят справочники общего пользования: «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки».
2.1.7. К служебным сервисам относится базы данных «Ознакомления» и «Согласования», которые содержат соответственно листы ознакомления и согласования.
2.1.8. База данных «Уведомления» содержит сообщения пользователю о появлении новых документов, поручений, отчётов, касающихся данного пользователя. Оповещение происходит путём появления всплывающего окна «Notka» со списком документов, нуждающихся в обработке. В базе данных «Уведомления» содержатся только те сообщения, которые поступили за последние 2 недели.
2.1.9. Модуль «Контроль заданий» обобщает информацию о ходе исполнения всех заданий, поставленных на контроль.
2.1.10. Модуль «Отчёты» предназначен для формирования статистических и аналитических отчётов, вывода бланков на бумагу.
2.1.11. Модуль «Портал» отображает документы пользователя системы с разбивкой по категориям документов и их статусу. Модуль «Портал» является точкой доступа к основным сервисным и делопроизводственным базам данных.
2.1.12. Для делопроизводственных баз данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения» на каждый год создаётся новый экземпляр, что отражается в имени базы данных.
2.2. Базы данных и виды регистрируемых документов
2.2.1. Документы разных видов регистрируются в разных базах данных:
В базе данных «Входящие» регистрируются входящие документы, поступившие в адрес организации, подключенной к СЭД;
В базе данных «Внутренние» регистрируются документы, циркулирующие внутри организации, подключенной к СЭД;
В базе данных «Исходящие» регистрируются документы, направляемые из организаций, подключенных к СЭД в адреса других организаций и граждан;
В базе данных «Распорядительные» регистрируются Законы Ульяновской области, организационно-распорядительные документы, изданные в организации, подключенной к СЭД., протоколы заседаний и совещаний организации.
В базе данных «Обращения граждан» регистрируются обращения граждан, поступившие в организацию, подключенную к СЭД.
2.3. Взаимодействие организаций, подключенных к СЭД
2.3.1. Все организации подключаются к единой СЭД Правительства области и считаются одной «системной организацией» под общим названием «Органы власти Ульяновской области».
2.3.2. Объединение организаций в «системную организацию» выражается в том, что:
Все данные хранятся и обрабатываются на одном сервере;
Все организации, подключенные к единой СЭД, используют общие информационные справочники «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки», имеющие разделы для каждой организации;
Сотрудники организации, подключенной к единой СЭД, включаются в справочник «Структура организации» под общим названием «Органы власти Ульяновской области»;
2.3.3. Разделение документов и полномочий между организациями, подключенными к СЭД, выражается в том, что:
Каждый документ регистрируется с указанием регистрирующей организации;
Правила нумерации документа формируются каждой организацией самостоятельно;
Статистические и аналитические отчеты формируются по документам, отнесённым к указанной организацией;
Доступ к документам устанавливается с учётом организации, зарегистрировавшей документ.
2.3.4. Пользователи любой организации, подключенной к СЭД, могут направлять документы любым пользователям, подключенным к СЭД. При этом указывается фамилия получателя, а не название организации.
2.3.5. Документы могут быть направлены разными способами:
Как исходящие документы с указанием фамилии адресата ;
Как резолюции по документу с указанием фамилии исполнителя;
По листу ознакомления с указанием фамилий;
Как отчёт об исполнении документа или резолюции;
Как оперативное поручение с указанием фамилии исполнителя.
2.4. Группы участников документооборота
2.4.1. Сотрудники ИОГВ и Правительства области, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их функциональных обязанностей. Основные группы участников и их функции перечислены в таблице №1.
Таблица 1. Группы участников документооборота.
Группа сотрудников | Основные функции в СЭД |
|
Делопроизводитель организации | ||
Делопроизводитель структурного подразделения организации | Обработка и контроль прохождения документов, зарегистрированных делопроизводителем организации и отнесённых к структурному подразделению. Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта на регистрацию делопроизводителю организации. |
|
Руководитель организации | Визирование и подпись документов, изданных в этой организации. Наложение резолюций и контроль исполнения по документам, зарегистрированным в этой организации. |
|
Руководитель структурного подразделения организации | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчётных данному руководителю. |
|
Исполнитель документа | Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта документа на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций. |
|
Делопроизводитель с функциями контроля исполнения документов | Контроль прохождения и исполнения документов и резолюций. Внесение резолюций и поручений в систему, постановка их на контроль и снятие с контроля. Формирование и печать статистических отчётов по документам и исполнительской дисциплине. |
2.4.2. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.
2.4.3. Функции контроля выполняются делопроизводителем, которому делегированы соответствующие полномочия.
2.4.4. Любой участник документооборота может сам вести контроль исполнения документов и поручений, автором которых он является.
2.4.5. Распределение функций и полномочий задаётся учётной карточкой пользователя, согласно пункту 4 настоящего Положения.
2.5. Распределение прав доступа к документам
2.5.1. Правом доступа к любому документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его обработке:
Руководители, получающие или подписывающие документ;
Исполнители резолюций по документу;
Исполнители, подготовившие текст документа;
Сотрудники, согласующие документ;
Сотрудники, которым документ направлен на ознакомление;
Сотрудники, которые включены в список «Читатели» по данному документу;
Делопроизводители, задействованные в обработке документа.
2.5.2. Любой пользователь может подать заявку на предоставление постоянного доступа к своим документам для одного или нескольких пользователей. Заявка подаётся в форме учётной карточки пользователя согласно пункту 4 настоящего Положения.
2.6. Функции обработки документов с использованием СЭД
2.6.1. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:
Подготовка проектов документов в электронной форме;
Согласование документов;
Направление документов на подпись и их подписание;
Регистрация обращений граждан, входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;
Направление документов на ознакомление;
Внесение резолюций и поручений;
Постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений;
Ввод отчётов об исполнении поручений, резолюций и документов;
Контроль исполнения заданий и документов;
Отнесение документов в дела;
Направление документов в архив.
2.6.2. Для документов, в зависимости от вида регистрации в СЭД, создаются следующие электронные описания (карточки и листы):
Карточка документа – создаётся для всех видов регистрируемых документов и содержит основные реквизиты документа;
Карточка поручения или карточка резолюции – содержит реквизиты резолюции или поручения по документу;
Контрольная карточка задания – формируется автоматически для всех поставленных на контроль карточек поручений и резолюций и обобщает информацию о ходе исполнения поручения или резолюции;
Карточка исполнения – для ввода отчёта об исполнении поручения или резолюции;
Лист согласования – для внесения виз согласования документа;
Лист ознакомления – для внесения виз ознакомления с документом.
3. Входящие документы
(прием, учет, обработка и распределение)
3.1. При поступлении входящего документа делопроизводителем организации в СЭД создается карточка документа, и заполняются следующие реквизиты:
Ф. И.О. адресата;
Корреспондент (отправитель документа);
Регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);
Дата регистрации документа корреспондентом;
Заголовок (кратко отражающий содержание документа);
Тематика документа (определяется по его содержанию и выбирается из классификатора).
3.2. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», соответствующая отметка вносится в поле «Особые отметки» карточки документа.
3.3. Если в справочнике организаций отсутствует организация корреспондента, создаётся новая карточка организации. Заполняются наименование организации, адрес и категория. Если на конверте указаны прочие реквизиты (телефон, e-mail и т. д.) они вносятся в карточку организации.
3.4. В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т. д.), получатель добавляется в список адресатов.
3.5. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в карточке документа.
3.6. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически. Повторным документам номер присваивается вручную.
3.7. После присвоения документу номера, делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.
3.8. Делопроизводитель преобразует текст документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа) и прикрепляет к электронной карточке документа.
3.9. В случае необходимости, делопроизводитель любого уровня может направить зарегистрированный документ на ознакомление ряду сотрудников. Для этого делопроизводитель создаёт лист ознакомления, вводит список сотрудников и инициирует процесс ознакомления. Данная процедура рекомендуется, если делопроизводителю необходимо проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭД. Процедура ознакомления может быть досрочно прекращена делопроизводителем.
3.10. Если лист ознакомления создан ошибочно, процедура ознакомления прекращается, а лист ознакомления удаляется из базы данных «Ознакомление».
3.11. После рассмотрения документа, руководитель сам вносит резолюцию в СЭД или возвращает документ с резолюцией в бумажном виде делопроизводителю для внесения резолюции в СЭД.
3.12. Если резолюция контрольная, то указанный срок контроля ставится и в карточке резолюции и в карточке входящего документа на закладке «Контроль».
3.13. Журнал регистрации входящих документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Входящие документы». Пример отчёта приведён в Приложении №13.
9.1. Общие положения
9.1.1. Методы ведения контроля исполнения резолюций и поручений единообразны для всех типов документов и всех авторов поручений и резолюций. Так как методика работы с резолюциями и поручениями аналогична, далее по тексту они именуются поручениями.
9.1.2. Поручения в СЭД могут создаваться в связи с входящими, внутренними, исходящими, организационно-распорядительными документами и обращениями граждан.
9.1.3. Поручения, не связанные с документами и «устные» поручения вносятся в базу данных «Оперативные поручения». Указанные поручения не регистрируются.
9.1.4. Контроль исполнения поручений Губернатора Ульяновской области ведётся с помощью СЭД уполномоченными подразделениями Правительства Ульяновской области.
9.1.5. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов с помощью СЭД в подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области возлагается на ответственных за организацию делопроизводства.
9.2. Порядок внесения поручений в СЭД
9.2.1. Если документ является контрольным, то на закладке документа «Контроль» ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок исполнения документа в целом.
9.2.2. Для внесения поручения по документу, открывается регистрационная карточка документа и создаётся бланк поручения. После этого вносятся обязательные реквизиты: автор, список исполнителей и дата постановки поручения.
9.2.3. Ответственным исполнителем является первый из указанных в поручении исполнителей. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями по документу.
9.2.4. Если исполнителем указан сотрудник организации, подключенной к СЭД, то он выбирается из справочника «Структура организации», куда включены все организации, подключенные к СЭД. Справочник сторонних организаций в данном случае не используется.
9.2.5. Если исполнителем указан сотрудник организации, не подключенной к СЭД, то он выбирается из справочника сторонних организаций. Если такой организации в справочнике нет, то создаётся карточка новой организации и вносится фамилия исполнителя.
9.2.6. Если срок исполнения поручения указан, то он вносится в карточку поручения.
9.2.7. На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль каждого исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий".
9.2.8. При внесении поручения указывается периодичность автоматических уведомлений исполнителю. Для контрольных поручений ставится отметка «Посылать уведомления исполнителям за 3 дня до срока исполнения».
9.2.9. После внесения поручения, оно сразу становится доступно исполнителю, о чём исполнитель получает автоматическое уведомление.
9.2.10. Поручение может быть распечатано с помощью кнопки «Печать» карточки поручения. Примеры бланков приведены в Приложениях №3, №4, №5 по входящим документам, распорядительным документам и обращениям граждан соответственно.
9.3. Исполнение поручений и снятие их с контроля
9.3.1. Получив уведомление, исполнитель приступает к исполнению сам или создаёт поручение своим подчинённым. В этом случае, поручение нижестоящим сотрудникам накладывается не на исходный документ, а на полученное поручение.
9.3.2. После исполнения поручения, исполнитель создаёт отчёт об исполнении. Для этого открывается бланк поручения и с помощью кнопки «Исполнение» создаётся бланк отчёта. Вносятся обязательные реквизиты: автор отчёта и дата исполнения. В поле «краткое содержание» вносится краткое содержание отчёта. Полный текст отчёта вносится непосредственно в поле «Текст». Дополнительно может быть прикреплён один или несколько файлов с информацией об исполнении поручения. Присоединение файла доступно с помощью кнопки «Содержание».
9.3.3. При вводе отчёта об исполнении, исполнитель указывает тип исполнения «Для информации» или «Отчёт об исполнении». Тип «Отчёт об исполнении» задаётся в случае, если исполнитель считает поручение выполненным полностью и просит снять его с контроля.
9.3.5. С помощью кнопки «Печать», исполнитель выводит отчёт на бумагу, используя форму «Отчёт об исполнении поручения». Примеры бланков отчёта приведены в Приложениях №3, №4, №5.
9.3.6. Исполнитель на бланке отчёта ставит собственноручную подпись и передаёт автору поручения.
9.3.7. Если поручение является контрольным, оно может быть снято с контроля только автором поручения. Остальные поручения снимаются с контроля автоматически, если исполнитель создал «Отчёт об исполнении».
9.3.9. Если только один из соисполнителей представил отчёт об исполнении поручения, то на закладке «Контроль» отмечается дата снятия данного исполнителя с контроля.
9.3.10. Если автор поручения принял решение продлить срок исполнения, то это изменение вносится с помощью кнопки «Перенос срока». В бланке этого же поручения старый срок заменяется новым. Старый срок при этом автоматически копируется в журнал переносов сроков.
9.3.11. Если поручение требует регулярной отчётности, то на каждый срок отчётности автор создаёт копию поручения. Исполнители создают отчёты об исполнении каждого из этих поручений. Каждое такое поручение снимается с контроля по отдельности.
9.3.12. Для снятия с контроля документа, на закладке документа «Контроль» отмечается дата исполнения документа в целом.
9.4. Наложение резолюции на отчёт исполнителя
9.4.1. На отчёт исполнителя автором поручения может быть наложена новая резолюция. Для внесения такой резолюции открывается первое поручение и с помощью кнопки «Поручение» или «Резолюция» создаётся новый бланк, куда вносятся реквизиты новой резолюции.
9.4.2. Если новая резолюция требует исполнения, то она ставится на контроль и исполнитель должен внести отчёт об исполнении этой резолюции.
9.4.3. Если новая резолюция носит технический или оценочный характер (например, «в дело…», «на контроль», «где документы?»), то она так же вносится, но на контроль не ставится, а исполнитель в этом случае продолжает работать с первичным поручением.
9.5. Поручения, не связанные с документами
9.5.1. Сотрудники исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений Правительства области могут создавать поручения, не связанные с документами. Такие поручения вносятся в базу данных «Оперативные поручения».
9.5.2. К оперативному поручению можно прикладывать дополнительную информацию в виде файлов. На оперативное поручение можно вводить отчёт об исполнении поручения.
9.5.3. «Оперативные поручения» не регистрируются и могут использоваться для формирования списка текущих дел и контроля их исполнения внутри подразделения.
9.5.4. Для сообщений, которые не носят директивного характера, рекомендуется использовать базу данных «Оперативные сообщения». К сообщению можно прикладывать дополнительную информацию в виде файлов. На карточку «Сообщения» можно создавать карточку «Ответа», таким образом, организуя совместную работу над документами внутри подразделения.
9.6. Использование базы данных "Контроль заданий".
9.6.1. Для комплексного контроля исполнительской дисциплины в органах власти должна использоваться база данных "Контроль заданий".
9.6.2. В базе данных "Контроль заданий " по документу или поручению, поставленному на контроль, автоматически создаётся специальный документ - контрольная карточка задания, отражающая состояние поставленного на контроль документа с указанием исполнителя.
9.6.3. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются на основании информации в базе данных "Контроль заданий". Отчёт «Анализ исполнительской дисциплины» находится в разделе «Контроль заданий» базы данных «Отчёты».
9.7. Использование базы данных "Отчёты".
9.7.1. База данных «Отчёты» используется для вывода на бумагу следующей информации:
Бланков документов, поручений и отчётов по ним;
Перечней документов и поручений с их реквизитами;
Статистических форм.
9.7.2. Все отчёты в базе данных «Отчёты» разбиты на группы, соответствующие типам документов. Имеются группы: «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Обращения граждан», «Организационно-распорядительные (ОРД)», «Оперативные поручения», «Контроль заданий», «Универсальные отчёты».
9.7.3. Для вывода любого из представленных отчётов нужно выбрать тип документа, наименование отчёта, в диалоговом режиме уточнить критерии отбора информации. После чего отчёт сформируется в том офисном приложении, которое установлено на компьютере. Например, в Microsoft Office Word.
9.7.4. Для вывода перечня документов каждого типа - отчёт Ф1.
9.7.5. Для вывода перечня резолюций или поручений - отчёт Ф3.
9.7.6. Для вывода контрольных карточек резолюций или поручений - отчёт Ф4.
9.7.7. Для вывода статистики исполнения резолюций или поручений - отчёт Ф5 или Ф6.
9.7.8. Для вывода отчётов по всем типам документов одновременно, используется группа «Универсальные отчёты».
9.7.9. При построении отчёта, пользователь должен самостоятельно формулировать критерии отбора информации: автор поручений, исполнитель, срок исполнения и т. д.
9.7.10. При подсчёте процента исполнения поручений, поручения, исполненные с нарушением срока, входят в число неисполненных документов.
9.7.11. Карточку любого поручения можно распечатать, непосредственно открыв это поручение. Для этого в карточке поручения нужно нажать кнопку «Печать» и выбрать подходящий бланк.
10. Формирование дел
10.1. Любой документ может быть добавлен (отнесен) в дело средствами СЭД. Информация о принадлежности документа к делу отражается в карточке документа в СЭД.
10.2. Номенклатуры дел организаций, подключенных к СЭД, и их подразделений ведутся в единой базе данных «Номенклатура дел». Для каждой организации в этой базе данных создаются отдельные разделы.
10.3. Исполнитель, подготовивший документ, относит его в дело своего структурного подразделения. Делопроизводитель, регистрирующий документ, относит документ в дело по месту регистрации.
10.4. Информация о принадлежности документов к папкам дел накапливается в базе данных "Формирование дел".
11. Организация делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях.
11.1. Общие положения
11.2. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.
11.3. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.
11.3.1. Ответственные за делопроизводство с использованием СЭД в структурном подразделении осуществляют общее методическое руководство организацией электронного документооборота на уровне своего структурного подразделения и контроль соблюдения требований настоящего Регламента в своём структурном подразделении.
11.4. Основные функции исполнителя документа в СЭД
11.4.1. Создание, согласование, направление на регистрацию проектов документов.
Создание проектов документов описано в пунктах 4.2, 5.2, 6.2.
Согласование проектов документов описано в пункте 8.2.
11.4.2. Приём поступающих по СЭД документов и поручений.
Просматриваются поступающие уведомления в базе данных «Уведомления» или через всплывающие уведомления «Notka»;
Просматриваются актуальные поручения в базе данных «Контроль заданий». Описано в пункте 9.6.
С помощью кнопки «Доставка» карточки поручения вносится дата и время получения бумажного варианта документа.
11.4.3. Ввод отчётов об исполнении поручений. Описано в пункте 9.3.
11.4.4. Создание поручений своим подчинённым, постановка на контроль и снятие с контроля своих поручений. Описано в пункте 9.2 и 9.3.
11.4.5. Ввод виз согласования или ознакомления с документом.
Для листов ознакомления вносится виза ознакомления с помощью кнопки «Ознакомиться».
Для листов согласования вносится виза «Согласен», «Не согласен» или «Особое мнение». Описано в пункте 8.2.
11.4.6. Печать бланков и статистических форм. Описано в пункте 9.7.
11.5.
Основные функции ответственного за делопроизводство
с использованием СЭД
11.5.1. Основным исполнителем документов, адресованных в структурное подразделение или организацию, является руководитель структурного подразделения или организации. На него распространяются функции исполнителя документов, согласно пункту 11.2. настоящей инструкции. Эти функции он может делегировать ответственному за делопроизводство.
11.5.2. Кроме функций, делегированных руководителем, на ответственного за делопроизводство возлагается:
Передача документов на рассмотрение руководителю подразделения.
Ввод в СЭД виз руководителя и резолюций руководителя.
Передача документов исполнителям.
Контроль прохождения и сроков рассмотрения документов в подразделении.
Ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документа.
Контроль своевременного списания в дело исполненных документов.
Учёт исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку с помощью СЭД.
Организация справочно-информационной работы в СЭД по вопросам прохождения и исполнения документов.
Анализ и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении документов и поручений.
Составление номенклатуры дел подразделения в СЭД.
Проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с СЭД, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по СЭД.
11.5.3. В случае если у исполнителя нет доступа к СЭД, ответственный за делопроизводство работает в системе от имени исполнителя: создаёт, согласовывает, направляет на регистрацию проекты документов, печатает контрольные карточки заданий, отправляет отчёты об исполнении поручений.
11.7. В СЭД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм. Средствами СЭД можно осуществлять экспорт результатов поиска или подборки в формат офисных приложений для последующего использования. Для поиска с использованием реквизитов используется кнопка «Поиск по форме».
11.8. Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в карточку документа, так и по вложенным файлам, если они имеют совместимый формат (См. п.12). Можно использовать контекстный поиск по представлению, но без учёта реквизитов.
11.9. Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка , т. е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Подстановка знака звёздочки <*> позволяет найти слова с любым символом вместо звёздочки. Например, при вводе в строку поиска запроса президент*, будут найдены слова "президент", "президента", "президентом", "президентский" и т. д.
11.10. Использование кнопки «Поиск по форме» более предпочтительно, поскольку этот метод более универсальный и выполняется быстрее.
12. Совместимые форматы данных
12.1. При подготовке и размещении текстовых материалов в СЭД, рекомендуется использовать форматы файлов, которые распознаются системой на уровне текста. Это позволит осуществлять поиск по содержанию вложенного файла.
12.2. Совместимыми форматами текстовых файлов являются:
Формат файла | Расширение |
Неформатированный текст (ASCII) | |
Формат текста с разметкой (Rich Text Format) | |
Формат Microsoft Word XP или 2003 | |
Формат гипертекстовой разметки (страница Интернет) | |
Формат электронной таблицы Excel |
Формат файла | Расширение |
Графический формат JPEG | |
Графический формат Graphic Interchange Format | |
Векторная графика Microsoft Windows Metafile | |
Графический формат Tagged Image File | |
Графический формат Adobe Acrobat Reader | |
13. Порядок работы с корпоративными справочниками
13.1. Общие положения
13.1.1. Все пользователи СЭД могут использовать справочники общего пользования (корпоративные справочники):
- «Структура организации» содержит данные об организациях, подключенных к СЭД, иерархию подразделений и сотрудников, сведения о должностях, телефонах, персональных настройках.
- «Справочник организаций» содержит сведения об адресах и руководителях внешних организаций.
- «Номенклатура дел» содержит информацию о номенклатурных индексах организаций, подключенных к СЭД, и их подразделений.
13.1.2. За достоверность и актуальность содержания корпоративного справочника отвечает его редактор. Редакторов корпоративных справочников назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.
13.1.3. Права на редактирование корпоративных справочников настраиваются администратором СЭД по поручению Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области.
13.2. Порядок ведения «Справочника организаций»
13.2.1. Справочник организаций используется для учёта переписки с организациями, не подключенными к СЭД.
13.2.2. Общее ведение справочника организаций осуществляет редактор справочника.
13.2.3. Доступные функции при работе со Справочником организаций:
Поиск организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;
Выбор организации из предложенного перечня введенных в справочник организаций;
Заполнение заявки на добавление сторонней организации в справочник;
Заполнение заявки на объединение разных названий одной и той же организации в одну;
Добавление адресата в карточку сторонней организации.
13.2.4. Внесение изменений справочника происходит в два этапа. На первом этапе любой пользователь может создать проект карточки новой организации или внести изменения в старую карточку. На втором этапе редактор справочника утверждает изменения или отклоняет их.
13.2.5. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод.
13.2.6. Каждая поступившая заявка должна быть обработана редактором справочника в течение рабочего дня. После проверки сведений, заявка на новую организацию должна быть утверждена, объединена с другой организацией или ликвидирована.
13.3. Порядок ведения справочника «Структура организации»
13.3.1. Справочник «Структура организации» содержит данные об организациях, подключенных к СЭД, иерархию подразделений и сотрудников, сведения о должностях, телефонах, персональных настройках.
13.3.2. Основным средством управления СЭД являются карточки сотрудников и подразделений, которые содержатся в указанном справочнике. Изменение карточки сотрудника приводит к изменению прав доступа этого сотрудника к документам и функциям в СЭД.
13.3.3. Общее ведение структуры организации и функции по защите информации осуществляет администратор СЭД на основании «Учётных карточек пользователя СЭД». Форма «Учётной карточки пользователя СЭД» приведена в Приложении №1 к настоящему Положению.
13.3.4. Функции администратора СЭД:
Создание и удаление карточек пользователей СЭД;
Создание и удаление карточек подразделений;
Настройка прав доступа пользователя к документам СЭД;
Настройка прочих функций системы, доступных пользователю СЭД;
Настройка типов документов и счётчиков для их нумерации;
Выдача пользователю реквизитов доступа к СЭД;
Учёт и управление имеющимися лицензиями СЭД.
13.3.5. Функции, не связанные с защитой информации и безопасные для целостности системы возлагаются на редактора справочника.
13.3.6. Функции редактора справочника:
Создание подразделений;
Создание новой карточки пользователя СЭД;
Изменение должности и места работы пользователя;
Изменение наименования подразделения;
Ввод номера телефона, кабинета и места расположения при наличии данной информации;
Перемещение сотрудника в раздел «Уволенные».
13.3.7. Сведения о кадровых перемещениях сотрудников Правительства области редактор справочника получает в управлении государственной службы и кадров Правительства области еженедельно в виде «Листа кадровых перемещений». Форма «Листа кадровых перемещений» приведена в Приложении №2 к настоящему Положению.
13.3.8. При увольнении сотрудника, редактор справочника перемещает карточку пользователя в раздел «Уволенные», но не удаляет её.
13.3.9. На ответственного за делопроизводство ИОГВ возлагаются функции редактора того раздела справочника, который относится к этому ИОГВ.
13.3.10. Редактора раздела справочника по структурному подразделению Правительства назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области по представлению руководителя этого подразделения.
13.4. Порядок ведения справочника «Номенклатура дел»
13.4.1. Редактор справочника «Номенклатура дел» вносит информацию о номенклатурных индексах, папках дел организаций и их подразделений.
13.4.2. На ответственного за делопроизводство организации возлагаются функции редактора того раздела справочника, который относится к этой организации.
13.4.3. Редактора справочника по Правительству области назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.
13.4.4. Редактора раздела справочника по структурному подразделению Правительства области назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области по представлению руководителя этого подразделения.
13.5. Порядок ведения справочника «Списки рассылки»
13.7. На ответственного за делопроизводство организации возлагаются функции редактора списков рассылки, доступных только этой организации.
14. Общее администрирование СЭД
14.1. Уполномоченный орган по внедрению, сопровождению и развитию СЭД назначает главного администратора СЭД.
14.2. Первоочередное подключение к СЭД предусматривается для следующих категорий сотрудников:
Члены Правительства области;
Руководители ИОГВ;
Ответственные за делопроизводство ИОГВ;
Ответственные за делопроизводство структурных подразделений Правительства области.
Руководители структурных подразделений Правительства области.
14.3. Условиями установки СЭД на рабочее место являются: наличие компьютера, подключенного к локальной сети, наличие свободных лицензий, опыт пользователя в использовании компьютера. К пользователю СЭД предъявляются минимальные требования пользователя компьютера: умение пользоваться клавиатурой и мышью, навык работы с файлами и папками, навигация по компьютеру и сетевому окружению, создание и печать текстовых документов.
14.4. Решение о предоставлении пользователю доступа к СЭД принимает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области. Основанием предоставления доступа является ходатайство руководителя ИОГВ или структурного подразделения Правительства области, в котором работает пользователь.
14.5. К ходатайству прилагается «Учётная карточка пользователя СЭД», которая должна содержать фамилию, имя, отчество и другую служебную информацию о пользователе, условия доступа пользователя к документам других сотрудников, условия передачи дел в случае увольнения пользователя. Ходатайство с учётной карточкой передаётся администратору СЭД для исполнения. Форма учётной карточки пользователя приведена в Приложении №1 к настоящему Положению.
14.6. Администратор СЭД выдаёт пароль и другие реквизиты доступа пользователю, о чём пользователь расписывается в учётной карточке пользователя СЭД.
14.7. Пользователь несет персональную ответственность за сохранность своих реквизитов доступа. Индивидуальный пароль запрещено распечатывать, хранить в сети или передавать другим лицам. В случае угрозы раскрытия пароля, пользователь обязан немедленно обратиться к администратору СЭД для смены пароля.
14.8. Изменение прав доступа к чужим документам производится на основании «Учётной карточки пользователя СЭД».
14.9. Перемещение карточек пользователей в раздел «Уволенные» производится на основании «Листа кадровых перемещений».
14.10. Дела уволенного сотрудника и права на его документы передаются сотруднику, указанному в «Учётной карточке пользователя СЭД» в разделе «Кому передать дела».
14.11. Если карточка пользователя в течение тридцати дней находилась в разделе «Уволенные» и «Учётная карточка пользователя СЭД» не была переоформлена, карточка пользователя удаляется с передачей дел по умолчанию:
От руководителя - его первому заместителю;
От заместителя руководителя - руководителю;
От делопроизводителей структурных подразделений - руководителям структурных подразделений;
От сотрудников прочих категорий – их непосредственным руководителям;
В спорных ситуациях – администратору СЭД.
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве и СЭД
Бумажный документ – документ на бумажном носителе.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Система электронного документооборота (СЭД) - система ведения документации, при которой документооборот осуществляется в виде электронных документов с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
Электронная подпись в СЭД – информация об авторе документа, дате и времени подписания электронного документа, которая заносится в карточку документа при нажатии кнопки «Подписать». Обеспечивает дополнительную проверку подлинности авторства документа, средствами СЭД и в рамках СЭД.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – зашифрованная информация об авторе документа, дате и времени подписания электронного документа, которая заносится в карточку документа при нажатии кнопки «Подписать ЭЦП». Имея подписанный ЭЦП документ, независимый удостоверяющий центр может установить, кто и когда внёс изменение в этот документ.
1. Общие положения.. 2
2. Общие принципы работы СЭД.. 3
3. Входящие документы (прием, учет, обработка и распределение) 8
4. Исходящие документы (создание, обработка, согласование и отправка) 9
5. Внутренние документы (создание, согласование и отправка) 11
6. Организационно-распорядительные документы (создание, согласование, регистрация и рассылка) 13
7. Организация работы с обращениями граждан в СЭД.. 15
8. Согласование документов.. 17
9. Постановка поручений и резолюций по документам. Контроль их исполнения. 19
10. Формирование дел.. 23
11. Организация делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях. 24
12. Совместимые форматы данных.. 26
13. Порядок работы с корпоративными справочниками.. 27
14. Общее администрирование СЭД.. 30
Приложение
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
200__ г.
УЧЁТНАЯ КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СЭД
ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Рабочее место пользователя системы электронного документооборота (СЭД) |
|
Фамилия, имя, отчество | |
Организация | |
Должность, подразделение | |
Адрес, кабинет, контактный телефон | |
Имя пользователя для входа в СЭД (выдаётся администратором СЭД) | |
Подготовка пользователя СЭД |
|
Инструктаж проведён в объёме (часов) | |
Пароль выдан (да/нет) | |
Рабочее место установлено (да/нет) | |
Фамилии сотрудников, |
|
Доступ на чтение | |
Доступ на редактирование | |
В том числе получение уведомлений | |
Прочие отметки |
|
Регистрация документов | |
Редактирование справочника | |
Кому передать дела в случае увольнения или перевода пользователя | |
ОЗНАКОМЛЕН: _______________________________ подпись пользователя СЭД | ОЗНАКОМЛЕН: __________________________________ подпись администратора СЭД |
Приложение
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
Наименование должности__________
____________________________
____________________________
____________________________
«_____»________________200__ г.
ЛИСТ КАДРОВЫХ ПЕРЕМЕЩЕНИЙ
Должность | Новая должность | Новое подразделение | Причина и дата изменения |
|||
Практика
"Делопроизводство и режим секретности"
Тема 1. Нормативно-правовая база делопроизводства в органах внутренних дел
Вопросы для обсуждения:
1. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о полиции».
2. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о службе в органах внутренних дел».
Источники:
1. Федеральный закон от 07.02.2011 N 3-ФЗ «О полиции».
2. Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".
3. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
Тема 2. Организация документооборота в органах внутренних дел
Вопросы для обсуждения:
1. Понятие документооборота. Входящие и исходящие документы. Традиционный и электронный документооборот.
2. Регистрационные формы в документообороте.
3. Виды почтовых отправлений.
1. Составить оперограмму движения в УМВД одного из документов (по выбору).
2. Заполнить журнал входящих документов (два-три примера), включая поступления с отметкой «лично», поступление с несколькими документами и поступление с испорченным конвертом.
3. Заполнить журнал исходящих документов (два-три примера).
4. Заполнить страницу разносной книги (два-три примера).
5. Отправить заказное письмо однокурснику и проследить его движение по трек-коду.
Тема 3. Организация электронного документооборота в системе МВД России
Вопросы для обсуждения:
1. Цели, задачи и средства их достижения при введении системы электронного документооборота (СЭД) в МВД.
2. Предоставление госуслуг в МВД в электронном виде.
3. Понятие электронной цифровой подписи.
4. Документы в системе федеральных органов исполнительной власти, создающиеся в электронной форме.
Источники и литература:
1. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
3. Федеральный закон от 28 июня 2014 г. N 184-ФЗ "О внесении изменений в статьи 14 и 17 Федерального закона "Об электронной подписи"".
4. Приказ МВД РФ от 10 апреля 2017 г. N 191 «О порядке эксплуатации унифицированной внутриведомственной информационной системы по обработке электронных заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных услуг».
5. Приказ МВД РФ от 20 октября 2011 г. N 1090 "Вопросы информационно-правового обеспечения деятельности органов внутренних дел Российской
Федерации и внутренних войск МВД России".
6. Приказ МВД РФ от 11 января 2016 г. N 1 «Вопросы эксплуатации программного обеспечения для реализации Сервиса обеспечения охраны общественного порядка».
7. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”.
8. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
9. Янковский С. С. Организация электронного документооборота в системе МВД России // http://www.mvd.informost.ru/2006/st/st11.php.
Дополнительные материалы:
Организация электронного документооборота в системе МВД России
Янковский Сергей Станиславович
, заместитель начальника отдела информационно-технического обеспечения Бюро по защите государственной тайны МВД России,
майор милиции
Управление делами Административного департамента МВД России организует, координирует и контролирует документационное обеспечение деятельности министра внутренних дел Российской Федерации и руководства МВД России с применением современных информационных технологий и программно-технических комплексов для подготовки и обработки документов. Возрастающий поток документооборота и постоянное усложнение автоматизированных систем влечет за собой совершенствование программного и аппаратного обеспечения управления. Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции «Секретариат», введенная в действие в 1993 г., перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. Установленное программное обеспечение позволяло хранить только учетные данные документов, не предусматривая хранения содержания (текста) документа и не было предназначено для организации электронного документооборота с соответствующей маршрутизацией движения документов в организации в зависимости от этапов их обработки. С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля в Управлении делами Административного департамента МВД России была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее – Система).
Целями создания Системы являлись:
Внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении департамента);
формирование единого архива электронных документов и электронных образов документов центрального аппарата МВД России;
обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;
сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;
Сокращение временных затрат на согласование документов внутри центрального аппарата МВД России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;
Сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;
Исключение необходимости дублирования бумажных документов при их рассылке за счет автоматизированной рассылки уведомлений об издании обрабатываемых Системой электронных документов;
снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.
Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе которой лежит работа с электронными документами.
Современный уровень развития информационных технологий позволил обеспечить выполнение электронными документами абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы. Он также позволил организовать работу с электронными документами таким образом, чтобы обеспечить выполнение управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.
Также одним из основных требований остается организация порядка работы с документами ограниченного распространения, в связи с этим в Системе заложено выполнение следующих основных задач: гарантирование сохранности и неизменности документа, исключение несанкционированного доступа, а также возможности утечки закрытой информации. Все это было обеспечено следующими основными средствами:
Аутентификация пользователя – введением пользователем имени и пароля для получения доступа к документам;
авторизация доступа (контроль доступа) – определяет, кто из пользователей и какие документы может просматривать. Система присваивает авторизацию на уровне объектов (документов, папок, хранилищ) посредством списков контроля доступа, которые автоматически применяются к объектам при их создании;
мандатный контроль доступа – метод, обеспечивающий гибкость в предоставлении привилегий доступа на основании принадлежности к группам, которые могут предоставлять любую контекстную информацию, такую как роль, местоположение, средства доступа или IP-адрес пользователя или другие критерии, проверяемые системой;
цифровое уничтожение содержания, хранящегося в файловых системах, а также в адресуемом хранилище содержания посредством многократной перезаписи в место бывшего хранения данных для гарантированной невозможности восстановления данных даже путем анализа остаточного магнетизма;
Электронные подписи – путем создания электронной записи, содержащей информацию о дате, времени, имени и пароле подписавшего лица, а также обоснование подписи и связанной с документом и хранящейся в составе журнала аудита;
Контроль печати – обеспечение контроля печати документа из хранилища с ведением журнала записей о том, кто и когда произвел вывод документа на печать, а также давать права доступа к печати документа только авторизованным пользователям с определенными привилегиями.
Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами – эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.
Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения как Административного департамента, так и всего центрального аппарата МВД России в целом в условиях электронного документооборота (Рис. 1). Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.
©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-12
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат , добавлен 11.12.2010
Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа , добавлен 09.03.2016
Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация , добавлен 16.10.2015
Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа , добавлен 05.01.2012
Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа , добавлен 25.01.2015
Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа , добавлен 09.12.2012
Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
курсовая работа , добавлен 23.11.2014
Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.
27.03.2018, ВТ, 10:10, Мск
Компания AT Consulting стала одним из подрядчиков в проекте по созданию ИСОД МВД России – масштабной системы, которая информатизирует работу полицейских по всей стране. О том, как внедрялась система, как решались задачи импортозамещения и защиты данных, рассказал партнер AT Consulting, заместитель генерального директора Алексей Думнов.
CNews : Какие задачи ставил перед вами заказчик на проекте по созданию системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России?
Алексей Думнов: Начнем с того, что до внедрения ИСОД в 2014 году в МВД не существовало системы, которая бы обеспечивала единую информационную среду для всех территориальных подразделений. Документы или запросы между подразделениями МВД в соседних субъектах РФ пересылались телеграммами или факсами. И это происходило в то время, когда в стране уже с 2011 года был реализован электронный и юридически значимый межведомственный информационный обмен. А здесь внутри одного ведомства не было даже общей электронной почты, не говоря уже о единой системе электронного документооборота или системе оперативной передачи информации между дежурными частями терподразделений. При этом в каждом субъекте функционировали десятки различных программ, никак не интегрированных между собой, и только в отдельных случаях делались попытки обобщения информации на федеральном уровне.
В этой связи существовали очевидные трудности в виде несовместимости форматов данных, проблем внутриведомственного информационного обмена, сложности с защитой информации. Кроме того, автоматизация оперативно-служебной деятельности сотрудников по единым регламентам требовала унифицированного подхода к созданию информационных систем. Ключевым был и вопрос стоимости доработок и эксплуатации, где преимущество единого решения также очевидно. Таким образом, руководство министерства приняло решение о создании единой комплексной системы для повышения эффективности работы всего МВД.
В ходе проекта мы объединили целый ряд сервисов, которые были разработаны в интересах МВД, провели их взаимную интеграцию на базе единой облачной среды ЦОДов. Одновременно решались вопросы обеспечения информационной безопасности и защиты информации. Десятки информационных сервисов были внедрены в территориальных подразделениях МВД России, а пользователей обучили работе с новыми технологиями. Поэтому создание единой системы ИСОД в 2014 году стало колоссальным шагом вперед для ведомства во внедрении информационных технологий в повседневную работу полиции.
CNews : Каковы технологические особенности системы? Что можно сказать о ее защищенности (мы несколько раз были свидетелями ситуаций, когда структуры МВД поражались ransomware и другими зловредами)?
Алексей Думнов: Информационная безопасность и независимость от проприетарных западных разработок – два приоритетных направления, на которые ориентировалось руководство министерства.
На вопросах информационной безопасности я не буду останавливаться детально – в нашей стране хорошо проработаны как нормативная база, так и применяемые подходы. Отмечу лишь, что нашумевшая «эпидемия» вируса WannaCry не нарушила функционирование ни единого сервиса ИСОД МВД России, и ни одна запись в базе данных или хранимый в ЦОДах документ не были повреждены. Как только производители антивирусного ПО обновили сигнатуры, то небольшое количество машин, которые были заражены у конечных пользователей, «вылечились». Вирус затронул менее 1% от общего числа компьютеров МВД.
Алексей Думнов: Информационная безопасность и независимость от проприетарных западных разработок – два приоритетных направления, на которые ориентировалось руководство министерства
Положительным примером успехов ведомства в области информационной безопасности может быть и тот момент, что после того как в 2016 году все территориальные подразделения ГИБДД были переведены на единое федеральное решение, на компьютерных рынках уже не найти «свежие базы данных ГИБДД».
С технологической независимостью от западных решений дела обстоят сложнее. Здесь против нас играет как определенное технологическое отставание, так и де-факто стандарты на западное оборудование и ПО, которые сложились за последние десятки лет. Любой инженер серьезно задумается, когда одновременно с «независимостью» надо решать и основные задачи функционального плана.
Поэтому уход от иностранных технологий поэтапный, но системный. Приятно осознавать, что во многих случаях отечественное ПО даже превосходит по своим характеристикам иностранные аналоги. Видеоконференцсвязь на рабочих местах пользователей, антивирусная защита, электронная почта – это далеко не все сервисы ИСОД, где мы использовали лицензионное российское ПО.
Отдельное направление − переход на технологии с открытым исходным кодом. Система виртуализации и управления облачной инфраструктурой ЦОДов, сервисы управления дежурными частями и основная часть прочих сервисов никак не зависят от проприетарного ПО западных вендоров. А по тем сервисам, где исторически сложилась привязка к западному программному обеспечению, МВД ставит задачу «поэтапного замещения» на отечественное ПО или технологии с открытым исходным кодом.
Особого внимания заслуживает переход на отечественное оборудование. МВД успешно реализовало проект по оснащению системой электронной очереди сотен подразделений по всей стране – полностью на базе российского оборудования с процессором «Байкал-Т1». Вряд ли это заметно посетителям подразделений, но вот с точки зрения технологической независимости и практических шагов по поддержке российского производителя это важная веха. Аналогичным образом дела обстоят с серверным оборудованием на российских процессорах «Эльбрус».
Тут нужно отметить позицию руководства ведомства, его последовательность. Ведь ожидать технологического рывка от наших ученых и инженеров в сфере микроэлектроники можно только в том случае, когда у продукции есть заказчик, который не просто начинает «формально» применять какие-то отдельные элементы в своих задачах, а стремится находить у себя новые ниши для практического применения российской продукции. Так у нас будут появляться новые более мощные процессоры, начнут загружаться наши, российские заводы. Безусловно, только лишь за счет МВД это не осилить. Хорошо, что и другие заказчики, не только государственные, но и частные, стали понимать необходимость развития российских технологий и начали не словами, а реальными заказами поддерживать отечественную науку и производство.
Ну и, конечно, там, где установка российского оборудования пока еще невозможна, максимально применены аппаратные решения на базе открытой архитектуры. Подобные решения получают все большее распространение в крупнейших западных компаниях, начали использоваться и в российской ИТ-индустрии, например, в «Яндексе». Их смысл заключается в использовании стандартных спецификаций x86-оборудования, которые могут производить множество предприятий на базе открытой конструкторской документации. Это означает совместимость компонентов от различных производителей, что дает выигрыш как с точки зрения стоимости закупки и техподдержки решений, так и с точки зрения максимальной независимости от санкционных ограничений каких-либо стран в отношении Российской Федерации.
CNews : Сколько подрядчиков работало над ИСОД МВД России? Какова была роль AT Consulting ?
Алексей Думнов: Свою работу с МВД России AT Consulting начал, выиграв в 2013 году ряд открытых конкурсов в качестве разработчика отдельных ведомственных сервисов, а в 2014 году НИИАА им. Семенихина, являясь головным исполнителем соответствующей работы, включил нас в кооперацию по созданию единой системы. Наша компания на тот момент уже имела за плечами успешный опыт реализации проектов в масштабах всей страны, людей в региональных филиалах, а главное – знания, каким образом решаются задачи внедрения масштабных информационных систем в кратчайшие сроки.
Примером флагманского проекта, выполненного AT Consulting, являлся на тот момент проект по созданию и внедрению типовых решений электронного правительства на федеральном уровне и в субъектах РФ, результаты которого были оценены в т. ч. экспертами ООН, а Россия поднялась в рейтинге E-Government survey на 32 пункта, догнав развитые страны. Таким образом, наша компания была выбрана НИИАА в качестве интегратора. В нашу задачу входило в том числе внедрение в территориальных подразделениях МВД сервисов в составе ИСОД. Всего же в этой масштабной работе участвовало более десятка различных компаний.
CNews : Расскажите, пожалуйста, о вашей проектной команде. Каково было взаимодействие с заказчиком и другими подрядчиками?
Алексей Думнов: На мой взгляд, этот проект можно с уверенностью назвать беспрецедентным. В пиковые моменты проекта команда насчитывала более 1500 человек – это примерно половина всех сотрудников компании. К счастью, опыт эффективного управления большими распределенными командами у нас был.
В нашей компании есть специалисты, которые не раз доказывали, что могут решать подобные масштабные задачи. Безусловно, лидирующая роль принадлежит Сергею Шилову, основателю AT Consulting. Вклад Сергея сложно переоценить как с точки зрения отраслевой экспертизы, так и с точки зрения мотивации сотрудников, которые реализовали поставленную задачу, работая практически в круглосуточном режиме.
Но в проектной команде подрядчики – это не главное. Без грамотного управления и поддержки со стороны руководства министерства, активного и вовлеченного участия сотен сотрудников полиции – внедрять новые технологии в повседневную работу ведомства и осуществить выполнение столь масштабного государственного проекта было бы невозможно в принципе. Руководители министерства лично начали использовать результаты автоматизации, подав тем самым пример своим подчиненным и задав импульс для начала массового применения сервисов во всех подразделениях.
Постоянное взаимодействие как с ответственными сотрудниками центрального аппарата и территориальных органов, так и с непосредственными пользователями сервисов позволяло не только эффективно достигать результатов, но и оперативно получать обратную связь по мере начала использования сервисов и корректировать ход реализации проекта.
CNews : Как вы можете прокомментировать информацию в СМИ, что система была сдана в эксплуатацию не полностью готовой?
Алексей Думнов: Мне это сложно прокомментировать, никогда не говорил ничего подобного. Могу лишь отметить, что все, без единого исключения, информационные системы и сервисы, которые в рамках наших контрактных обязательств должны были быть включены в состав ИСОД МВД России, функционировали. И тому есть письменные подтверждения сотен сотрудников заказчика из всех территориальных подразделений МВД России.
Работы по созданию ИСОД МВД России были полностью приняты заказчиком, и за прошедшие четыре года к нам ни разу не предъявили никаких претензий по их качеству или объему. Более того, наша компания получала десятки благодарственных писем, подписанных руководителями территориальных подразделений полиции, в которых была отмечена наша работа применительно к достигнутым в МВД России результатам. И это отражает мнение сотрудников полиции относительно выполненного проекта, их оценку сделанных работ, которая для меня гораздо важнее, чем просто подписанные акты приемки.
CNews : Какой результат был получен в результате внедрения ИСОД? Как система влияет на работу МВД России и граждан?
Алексей Думнов: Система существенно помогает работе сотрудников полиции. Автоматизирован внутренний документооборот, кадровая деятельность, средства коммуникации, управление дежурными частями, функции охраны общественного правопорядка. Сервисы внедрены во всех территориальных подразделениях МВД России. На сегодняшний день в системе электронного документооборота ведомства еженедельно регистрируются миллионы документов по всей стране. А служба «02» только в Москве каждый день регистрирует в электронном виде тысячи обращений о происшествиях и реагирует на них.
Эффект от внедрения ИСОД почувствовали не только сотрудники полиции, но и рядовые граждане. Так, одним из результатов работы стало создание системы электронных очередей и сервиса мониторинга качества оказания госуслуг. Жители нашей страны могут записаться на прием практически в любое подразделение МВД России через портал госуслуг, а руководство министерства – отследить показатели по уровню оказания услуг гражданам.
CNews : Есть ли в России и за рубежом аналогичные разработки? Какова роль системы в общей структуре электронного правительства? В чем особенность этой системы по сравнению с АСУ других госструктур?
Алексей Думнов: Если анализировать опыт проектов в западных странах, то в открытых источниках непросто найти информацию об успешных внедрениях подобных по масштабу систем в странах, сопоставимых с Россией по численности населения и размеру территории. Но зато можно прочитать про приостановленный проект в Соединенных Штатах Америки. Там рассматривалась возможность создания единой информационной системы, которая должна была объединить порядка 130 подсистем. Работы по этой системе приостановили из-за технических сложностей (различие платформ существующего ПО мешает интеграции разрозненных систем в единое целое) и высокой стоимости (по предварительным оценкам работы по созданию такой системы должны были составить порядка 10 млрд долларов). А вот в России, получается, аналогичная задача по объединению нескольких десятков разноплановых систем на различных платформах в единое решение успешно решается в рамках ИСОД МВД, причем за несопоставимо меньший объем финансирования.
В качестве сравнимого по охвату проекта в нашей стране можно назвать создание инфраструктуры электронного правительства. Помимо министерства связи в нем были задействованы и все остальные федеральные и региональные органы власти Российской Федерации, которые осуществляли подключение своих информационных систем к инфраструктуре электронного правительства с целью обеспечения оказания госуслуг и межведомственного взаимодействия в электронном виде на всей территории РФ. В том числе и отдельные сервисы ИСОД МВД России подключены к единой системе электронного правительства.
Если сравнивать ИСОД с информационными системами иных ведомств или крупных организаций, то ключевой особенностью является масштаб. Эта высоконагруженная ведомственная информационная система, которая используется ежедневно сотнями тысяч сотрудников по всей территории нашей страны, включая самые отдаленные населенные пункты.
CNews : Будет ли система развиваться, и есть ли перспективы участия AT Consulting в этом?
Алексей Думнов: Я не вправе определять вектор дальнейшего развития системы и тем более оценивать перспективы нашего участия – это однозначно относится к решениям заказчика, а также регулируется нормами федерального закона о контрактной системе закупок. Однако наш опыт дает возможность выразить частное мнение: у системы фантастические перспективы развития.
Информационные технологии уже сейчас делают нашей повседневной реальностью то, что когда-то мы видели только в фантастических фильмах. Например, используя технологии нейронных сетей при анализе массива данных, которые обрабатывает система, можно разрабатывать принципы прогнозирования. Это не только повысит раскрываемость преступлений, но и поможет их предотвращать.
Убежден, что технологии в основе ИСОД будут и дальше повышать уровень информатизации МВД России и помогать ведомству обеспечивать безопасность граждан на высоком уровне.
