Право работника на ознакомление с документами. Ознакомление с документами. Форма листа ознакомления с ЛНА

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

1. Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
2. С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
2. Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).

Лист ознакомления с коллективным договором - образец его оформления вы найдете далее в статье - позволяет работодателю зафиксировать факт исполнения им обязанности по ознакомлению работников с положениями договора. Помимо образца в нашей статье вы найдете информацию о применении такого листа, а также порядке его формирования и хранения на предприятии.

Приказ об ознакомлении работников с коллективным договором

Работодатель, в соответствии с положениями ст. 68 Трудового кодекса РФ, обязан знакомить вновь нанимаемых сотрудников с содержанием принятого на предприятии коллективного договора. Причем для того, чтобы предъявить работнику требование об изучении условий документа, не нужно издавать никаких дополнительных приказов. Кроме того, законодатель особо указывает на тот факт, что ознакомить работника с колдоговором необходимо до того, как им будет подписан договор, устанавливающий определенные права и обязанности сторон трудовых правоотношений.

Работодателю стоит ознакомить работника с положениями коллективного договора не только для исполнения обязанности, вмененной ему законом, но и для защиты собственных интересов. Ведь в том случае, если до сведения работника не будут доведены требования, содержащиеся в документе, нельзя будет и привлечь его к ответственности за их неисполнение.

Лист/журнал ознакомления с коллективным договором, образец заполнения страниц

Законодатель не устанавливает точной формы листа ознакомления с коллективным договором, поэтому каждый работодатель может разработать его самостоятельно. В общем случае лист ознакомления может выглядеть следующим образом:

1. Сначала идет заголовок:

   Лист ознакомления

   работников заготовительного цеха

   принятого на общем собрании трудового коллектива 13.12.2016

2. Далее — таблица с указанием даты ознакомления и пр.:

В том случае, если на предприятии существует несколько подразделений, листы ознакомления работников могут храниться в каждом из них (как правило, их подшивают непосредственно к применяемому в данном подразделении экземпляру коллективного договора), но могут быть сформированы и в отдельный документ — журнал ознакомления с коллективным договором.

Не знаете свои права?

При этом в некоторых организациях формируется журнал ознакомления работников с внутренней документацией, содержащий перечень всех имеющихся нормативных актов, в число которых входит и коллективный договор. В этом случае листы журнала ознакомления выглядят следующим образом:

Итак, ознакомление работника с положениями коллективного договора является прямой обязанностью работодателя, определенной положениями действующего Трудового кодекса РФ. В то же время законодательство не уточняет порядок проведения данной процедуры и не регламентирует формы документации, которая может для этого использоваться. Именно поэтому работодатель может самостоятельно как установить форму листа ознакомления, так и определить способ его ведения и хранения.

Вопрос : Можно ли считать правомерны--м создание единого листка ознакомлен--ия, в котором перечислен--ы все локальные акты ?

Вопрос :

Трудовым законодательством не регламентирована процедура ознакомления работника с локальными нормативными актами организации.

Работодатель может использовать любой способ ознакомления работников, предусматривающий наличие подтверждающей подписи работника.

Будет правомерным и использование листа ознакомления (приложения к трудовому договору), в котором будут перечислены все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Правовое обоснование :

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит легального определения понятия локального нормативного акта.

В теории трудового права под локальными нормативными актами понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Такие акты вправе принимать почти все работодатели (ст. 8 ТК РФ), исключение составляют лишь работодатели — физические лица (не предприниматели).

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Кроме того, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
• правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция не указана трудовым законодательством в качестве обязательного локального акта организации. Вместе с тем она является важным документом, регламентирующим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Поэтому рекомендуется ознакамливать принимаемых на работу лиц и с должностной инструкцией.

Кроме того, следует ознакомить принимаемых работников и с нижеуказанными локальными нормативными актами (при их наличии в организации):

• коллективный договор;
• положение о социальном обеспечении работников;
• положение об информационной безопасности;
• положение о коммерческой тайне;
• положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
• положение о документообороте;
• положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;
• иные документы.

Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.

Например, факт ознакомления работников с локальными актами может быть подтверждён следующими способами:

Подписью работника на листе ознакомления. Как правило, в листе ознакомления указываются фамилия, имя, отчество работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Подписью работника в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал может предусматривать возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору, в котором могут быть перечислены все локальные нормативные акты, в которыми ознакомлен работник.

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 Трудового кодекса, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Необходимо помнить, что неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Работодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье.

Когда происходит ознакомление

Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.

Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.

Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.

Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.

Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты

Лист ознакомления

На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.

Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.

Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.

Журнал ознакомления

Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.

Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.

Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.

Отметка в трудовом договоре

Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.

Ознакомление в электронном виде

Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий . Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.

Как правильно проводить ознакомление сотрудников с ЛНА и должностными инструкциями?В частности - обязательно ли вести листы ознакомления после каждого ЛНА, прошивать и нумировать страницы? а по должностным инструкциям каждому сотруднику выдавать оригинал ДИ (а лучше 2 экз) и требовать от него подписать ДИ на каждой странице?Достаточно ли вести журнал ознакомления с ЛНА (в котором на титульном листе обозначить список ЛНА, с которыми ознакомлен сотрудник)и достаточно ли иметь один оригинальный экз. должностной инструкции, и подшивать в личное дело копии ДИ (при этом сотрудника знакомить с оригиналом под подпись?).Как считаете правильнее организовать ознакомление сотрудников с данными документами в обособленных подразделениях? Правильно ведь иметь один оригинальный экз. всех ЛНА - или можно сделать для каждого Обособленного подразделения свой пакет документов.Заранее спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Вопрос: как правильно проводить ознакомление сотрудников с ЛНА и должностными инструкциями?

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией.

Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями.

Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления.

И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

На листе ознакомления, приложенном к каждому локальному нормативному акту (в этом случае прошнуровывать и пронумеровывать нужно).

Вопрос: по должностным инструкциям каждому сотруднику выдавать оригинал ДИ (а лучше 2 экз) и требовать от него подписать ДИ на каждой странице?

Должностная инструкция составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя. Должностную инструкцию работник может подписать в конце документа, ставить подпись на каждом листе не обязательно.

Вопрос: Достаточно ли вести журнал ознакомления с ЛНА (в котором на титульном листе обозначить список ЛНА, с которыми ознакомлен сотрудник)

Работник должен ставить подпись не под списком документов, а под каждым документом, с которым он ознакомлен. В журнале нужно для каждого ЛНА сделать свой раздел, с которым работник будет знакомиться под роспись.

Образец заполнения:

№ п/п	Фамилия, имя отчество работника	Должность (профессия, специальность) работника	Структурное подразде ление	Локальные нормативные акты (наименования)						Для вашей записи
				Правила внутреннего трудового распорядка Подпись работник Дата ознакомления	Положе ние об охране труда Подпись работник Дата ознакомления	Положение о работе с персональными данными Подпись работника. Дата ознакомления	Положе ние о коммерческой тайне Подпись работника Дата ознакомления	Положе ние об оплате труда и премировании Подпись работника Дата ознакомления	Положе ние об изменении норм труда Подпись работника Дата ознакомления
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Ольгина Софья Николаевна	Бухгалтер	Бухгалте рия	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина	15.01.2013 Ольгина

Вопрос: достаточно ли иметь один оригинальный экз. должностной инструкции, и подшивать в личное дело копии ДИ (при этом сотрудника знакомить с оригиналом под подпись?)

Как правило, должностная инструкция составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

У вас не останется вопросов о Утверждении локальных нормативных актов после прочтения статьи по ссылке.

В связи с тем, что каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа, при этом отметим, что кадровая служба несет еще и ответственность за хранение кадровой документации, то непосредственно в отделе кадров рекомендуется хранить именно оригинал должностной инструкции работника.

Вопрос: Как считаете правильнее организовать ознакомление сотрудников с данными документами в обособленных подразделениях? Правильно ведь иметь один оригинальный экз. всех ЛНА - или можно сделать для каждого Обособленного подразделения свой пакет документов.

Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

В соответствии с ч. 3 ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами. Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

Если централизованное кадровое делопроизводство:

Что касается локальных нормативных актов

При централизованном учете, все оригиналы локальных нормативных документов находятся в центральном отделе кадров. При этом, все необходимые заверенные копии локальных документов должны быть в обособленном подразделении организации, с которыми и будут знакомиться сотрудники. Там же в обособленном подразделении должны быть подтверждения того, что работники с данными локальными документами ознакомлены (т.е. журнал ознакомления, реестр на оборотной стороне инструкции и иной способ ознакомления). После ознакомления с данными документами сотрудников, ответственный сотрудник обособленного подразделения должен направить их в центральный офис, при этом, себе необходимо также оставить копии подтверждения с ознакомлением.

Что касается подписания локальных документов (должностных инструкций)

В соответствии со статьей 20 ТК РФ, работодатель - в вашей ситуации юридическое лицо (организация) , вступившее в трудовые отношения с работником.

В свою очередь, генеральный директор организации является представителем юридического лица.

Вместе с тем, генеральный директор, действует на основании Устава, и имеет право на основании доверенности делегировать свои полномочия по регулированию кадровых вопросов директору обособленного подразделения. При этом, полномочия директора обособленного подразделения ограничены управлением и кадровой расстановкой внутри обособленного подразделения.

Однако, в связи с тем, что именно централизованное ведение кадрового делопроизводства, то и локальные акты, и должностные инструкции на работников должны утверждаться директором (уполномоченным лицом) головной организации.

При децентрализованном:

Децентрализованный кадровый учет - оформление кадровых документов в региональных подразделениях компании, наделенных таким правом головной организацией.

Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Кроме того, каждое обособленное подразделение должно быть снабжено печатью организации с указанием его порядкового номера или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в обособленных подразделениях. Заверять записи в трудовой книжке печатью обособленного подразделения допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Для исключения споров с ГИТ, прокуратурой рекомендуется для каждого такого обособленного подразделения оформлять свой пакет локальным актов организации, желательно оригиналы. В самом локальном акте в последнем пункте можно указать, что локальный акт составлен в пяти оригинальных экземплярах (аутентичных).Один экземпляр хранится в головном офисе в отделе _____________________, по одному экземпляру __________________________ передается для хранения в филиалы организации»

На практике в филиалы передают и копии локальных актов, заверенные печатью головной организации. Однако ст. 22 ТК Ф возлагает на работодателя обязанность ознакомить работника с локальными актами организации, а не с их копиями, из чего некоторые инспекторы ГИТ делают вывод, что знакомить работника необходимо именно с оригиналом документа. Хотя такой подход представляется не безупречным, т.к. и слово « ознакомить с оригиналом локального акта) в ст. 22 ТК РФ также отсутствует.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению установлена только для государственных органов (). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ().

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать ;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора : именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как или как . Аналогичные разъяснения содержатся в .

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

• название должности в строгом соответствии со ;
• требования, предъявляемые к сотрудника;

• непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать , утвержденный , и , утвержденный . В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( , ТК РФ).

Совет редактора : составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

Ситуация : В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

2. Правовая база: Трудовой кодекс РФ

<…>

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

<…>

Ситуация : Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем ( , ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника - филиал организации (). Условие о месте работы также должно быть , и сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица ( Инструкции, утвержденной п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации ( , утвержденные ). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 55. Представительства и филиалы

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.