Правила оформления исходящих документов. По экономической безопасности. Направление документов на рассмотрение руководителю

Мы уже не раз рассматривали в статьях виды и особенности исходящих писем. Теперь настало время рассказать о том, как следует вести регистрацию исходящих документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой журнал регистрации исходящих документов, правила его заполнения и оформление.

Из данного материала вы узнаете:

• правила составления журнала исходящих документов;
• как заполнять журнал регистрации исходящих документов;
• регистрация исходящих писем.

Правила составления журнала исходящих документов

1. Регистрационный номер присваивается исходящим письмам начиная с №1 с началом нового календарного года. Также регистрационный номер может содержать индекс дела, в которое будет помещена его копия в компании-отправителе (согласно с номенклатурой дел).
2. Датой письма считается дата его подписания. Ни в коем случае не стоит путать с датой составления. Оформляется дата в виде число/месяц/год.
3. Столбец «Адресат» содержит наименование и название компании-адресата и фактический адрес, на который было отправлено письмо. Если письмо было адресовано конкретному сотруднику, то необходимо указать его фамилию и инициалы (в некоторых случаях указывается и должность).
4. Краткое содержание содержит основные положении из отправленного письма. Если был отправлен пакет документов, то необходимо указать их перечень. Также в данном столбце может быть указан заголовок документа, свидетельствующий о его наименовании.
5. В качестве исполнителя указывается сотрудник, составивший и подготовивший к отправке письмо.
6. Зачастую многие делопроизводители используют дополнительные столбцы при ведении журнала регистрации исходящих документов . К примеру, в журнал может быть добавлена новая графа «Примечание», которая будет содержать необходимую информацию. В данном столбце можно указать дату отправки, способ отправки, количество листов в письме и т.д. Также вся эта информация может быть оформлена в отдельных столбцах под соответствующим названием.
7. Также дополнительный столбец «Куда помещено» в журнале исходящих писем поможет разобраться в том, куда была помещена копия отправленного письма. Как правило, в данной графе указывается номер дела.

Как заполнять журнал регистрации исходящих документов

Не относится к документам строгой отчетности и не имеет законодательно закрепленной формы. В связи с этим в качестве журнала можно использовать как купленный журнал, с готовыми формами, так и заполненную от руки тетрадь. Как правило, для журнала используют альбомы и тетради формата А4.

• Обложка журнала должна содержать наименование (журнал регистрации исходящих документов), дату создания, печать организации и номер, присвоенный согласно номенклатуре организации. Также на обложке довольно часто указывают должность, фамилию и инициалы сотрудника, ответственного за его заполнение.
• Станицы журнала необходимо пронумеровать, при этом сшивать их и скреплять печатью нет необходимости. Нумерация необходима для того, чтобы убедиться в наличии всех листов.
• Процедура заполнения журнала регистрации осуществляется только после подписания ответственным лицом письма. До тех пор, пока в письме отсутствует реквизит «Подпись» смысл в его регистрации отсутствует, так как оно еще может меняться и заново переписываться.
• Необходимо понимать, что ежегодно необходимо заводить новый журнал для регистрации исходящих документов. Более того, журнал регистрации должен помещаться на архивное хранение на срок, установленный согласно типовым перечням.

Регистрация исходящих писем

Следует отметить, что регистрация исходящих писем может осуществляться различными способами, а не только с использованием журнала регистрации. Так, при большом объеме исходящих документов имеет смысл использовать для регистрации средства СЭД (системы электронного документооборота). Заполнение журнала или картотеки исходящих писем в электронном виде позволит сэкономить значительную часть времени, которое бы было потрачено на оформление журнала в рукописном варианте. При отсутствии в организации СЭД можно вести журнал регистрации с помощью таких программ, как Word или Excel.

Необходимо понимать, что журнал регистрации исходящих писем должен иметь такой же срок хранения, как и сами письма, зарегистрированные в нем. Как правило, срок их хранения не превышает 3-5 лет, однако, существуют исключения. Так, приказы по основной деятельности и кадровые документы имеют постоянный срок хранения, что подразумевает и наличие постоянного срока хранения у журнала регистрации.

Чтобы избежать путаницы и не хранить большое количество журналов в архиве, рекомендуем завести отдельный журнал регистрации для исходящих документов с постоянными сроками хранения. В данном журнале будут регистрироваться только те документы, срок хранения которых является постоянным. При этом необходимо сделать на журнале регистрации отметку, согласно которой будет понятно, для регистрации каких документов он предназначен.

Существует еще один способ ведения журналов регистрации исходящих писем. Его отличает наличие журналов регистрации для обособленных категорий документов. К примеру, исходящие документы могут быть распределены по группам, согласно их наименованию (договоры, благодарственные письма, бухгалтерская документация и т.д.). Для каждой из этих групп может быть оформлен отдельный журнал регистрации. Так, даже дальнейшее хранение документов по группам становится значительно удобнее, главное, не запутаться в изобилии журналов регистрации.

ИСХОДЯЩИЙ, исходящая, исходящее. 1. прич. действ. наст. вр. от исходить (книжн.). 2. в знач. сущ. исходящая, исходящей, жен. Документ, бумага, отправляемая из учреждения; ант. входящая (канц.). 3. прил. к исходящая (канц.). Исходящий журнал.… … Толковый словарь Ушакова

И (устар.) нумер, номера, мн. номера, муж. (лат. numerus число) (обозначается знаком №). 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Номер билета. Исходящий номер бумаги. 2. Ярлык, бляха с изображением цифры, выдаваемые в разных… … Толковый словарь Ушакова

ИСХОДЯЩИЙ, ая, ее (офиц.). О корреспонденции: отправляемый из учреждения; противоп. входящий. Исходящая почта. И. номер (регистрирующий исходящее отправление). Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

I м. разг. 1. Документ, отправляемый из учреждения и маркированный соответствующим номером. 2. Номер такого документа. II прил. Отправляемый из учреждения и зарегистрированный под соответствующим номером (о документах, корреспонденции и т.п.).… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Ая, ее. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т.п.; сравни: входящий). И ая почта. И. номер … Энциклопедический словарь

исходящий - ая, ее. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т.п.; сравни: входя/щий) И ая почта. Исходя/щий номер … Словарь многих выражений

Ая, ее. 1. прич. наст. от исходить2. 2. в знач. прил. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т. п.); противоп. входящий. Исходящая почта. Исходящий номер. 3. в знач. сущ. исходящая, ей, ж. офиц. дел. Документ, бумага,… … Малый академический словарь

- (лат. nota знак, замечание) документ дипломатической переписки. В международной практике обычно различают личную и вербальную Н. Первая имеет форму письма, составляется от имени подписывающего ее. Она начинается с обращения к лицу, которому… … Энциклопедический словарь экономики и права

СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ - должностное преступление, предусмотренное ст. 292 УК РФ и представляющее собой внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы… … Словарь-справочник уголовного права

Справка о полном погашении кредита - – официальный документ, который подтверждает отсутствие задолженности по займу. Выдается банком. Справка должна содержать исходящий номер и дату ее формирования, печать кредитной организации, подпись банковского сотрудника, уполномоченного… … Банковская энциклопедия

Такой журнал должен заполняться в каждой или на . Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

• Различные рекламные листовки;
• Ознакомительные материалы;
• Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

• Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
• Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
• Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала .

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
2. От кого получен документ или кому отправлен;
3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
4. Ответственный исполнитель документа;
5. Примечание.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

• Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
• Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
• Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
• Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
• После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

• Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа , и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
• Если письмо оприходовано неверно . Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
• Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки , допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как , и . Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео: